Sluttrapport Forprosjekt DigiRogland 30.08.2018
Forprosjektets oppstart og gjennomføring 23. mai 2017 ble det avholdt oppstartmøte i forprosjektet «Samordnet regional digitalisering», senere navngitt «DigiRogaland». Til stede var rådmenn fra syv kommuner på Nord-Jæren (Gjesdal, Hå, Randaberg, Sandnes, Sola, Stavanger og Time). Klepp kommune var ikke til stede i møtet, men har deltatt fra oppstart. I møtet var det enighet om å etablere et forprosjekt knyttet til samarbeid på digitaliseringsområdet. Fra møtereferatet fremgår det at forprosjektet skulle etablere arenaer og identifisere felles utfordringer, utvikle felles forståelse for utfordringsbildet samt samle innspill til mål, strategier, prosjekter, roller og mulige gevinster ved et slikt prosjekt. Det ble også tillagt forprosjektet å foreslå styring, organisering og framdriftsplan for samarbeidet. Organisering Rådmennene i de åtte deltakende kommunene sammen med en representant fra KS har utgjort forprosjektets styringsgruppe. Styringsgruppens leder har vært Per Kristian Vareide, Stavanger kommune. Det ble etablert en ressursgruppe for arbeidet med et medlem fra hver kommune. Først Olve Molvik så Inger Bjørkum Leigvold fra Stavanger kommune har ledet denne. For å sikre arbeidskapasitet mellom møtene i ressursgruppen ble det i en tidlig fase avklart etablering av en sekretariatsfunksjon med tilknyttet ekstern bistand. Karabin AS, som også leder sekretariatet for Samordnet regional digitalisering i Hordaland, ble valgt som ekstern samarbeidspartner etter utlyst konkurranse i markedet. Styringsgruppen Styringsgruppen har avholdt seks møter. Møtet 24. april 2018 representerte et taktskifte ved at styringsgruppens drøftet erfaringene fra samarbeidet og vedtok i sak 13/18 indirekte videreføring i et hovedprosjekt. Utredning av modell for et videreførende DigiRogaland med syv medlemmer og en representant fra KS i styringsgruppen ble besluttet. I tillegg ble det uttrykt en tydelig ambisjon om å få med alle kommunene i Rogaland i samarbeidet. Styringsgruppen tilkjennega samtidig et ønske om at de store kommunene skulle gå foran i dette arbeidet og at Stavanger, som den største kommunen i Rogaland måtte ha en aktiv og ledende rolle. Samtidig vedtok rådmennene i styringsgruppen å bidra med ressurser inn i samarbeidet og at den fylkesdekkende modellen skulle evalueres etter 12 måneder reell drift. Ressursgruppen Ressursgruppens arbeid gjennom 2017 var fragmentert. Et arbeidsutvalg med representasjon fra kommunene Stavanger og Sandnes søkte å forvalte styringsgruppens signaler og engasjerte Karabin som ekstern samarbeidspartner inn i et samarbeid med kommunene Stavanger og Sandnes med virkning fra januar 2018.
8. mars 2018 ble ressursgruppen revitalisert. I perioden etter er det avholdt fem møter. Det siste fant sted 21. august. Møtested har vært på omgang mellom kommunene. Som fast agendapunkt har vertskommunen presentert digitaliseringscase fra egen kommune. Det er gjennomført et felles tiltak i regi av ressursgruppen knyttet til etablering av felles metode for mottak av nasjonale digitaliseringsprosjekter. Tiltak knyttet til etablering av felles regional digitaliseringsstrategi er vedtatt i styringsgruppen med oppstart høsten 2018. I hovedsak er tiltakene bemannet med ressurser fra de deltakende kommunene. Bidrag fra Fylkesmannen I tilknytning til gjennomføring av forprosjektet mottok Stavanger kommune på vegne av samarbeidskommuene skjønnsmidler fra Fylkesmannen med kr. 600.000. Ved avslutning av forprosjektet ble det også søkt om skjønnsmidler til det videreførende hovedprosjektet. 28. juni tildelte Fylkesmannen kr. 3 millioner til samarbeidet. Status ved avslutning av forprosjektet Ved overgang til hovedprosjektet sommeren 2018 er det etablert et finansielt grunnlag for å videreføre arbeidet. Både Fylkesmannen og de opprinnelige deltakende kommunene på Nord-Jæren har gitt tilslutning til å bidra med finansielle ressurser. Intensjonen er å bygge en sammenhengende struktur som involverer og inkluderer alle kommuner i Rogaland. Like fullt er ikke alle elementer i det videreførende arbeidet avklart. Sentrale tema for videre behandling i «hovedprosjektet» Informasjon og tilrettelegging Den forestående utvidelsen av samarbeidet til å favne alle kommunene i fylket vil innebære nye utfordringer. Det vil måtte påregnes at rådmenn og politisk nivå i de nye kommunene har forventninger til resultater fra deltakelse i DigiRogaland. Geografisk avstand og variasjon i kommunenes kapasitet og erfaring på digitaliseringsområdet forsterker behovet for informasjon, tilrettelegging og forsterket sentral kompetanse og koordinering. Styringsgruppens sammensetning og tiltredelse Styringsgruppen for forprosjektet vedtok 20. juni oppstart av hovedprosjekt DigiRogaland. I den forbindelse ble det besluttet en styringsgruppe bestående av 8 personer; 7 rådmenn samt representasjon fra KS, jfr vedtak sak 23/18. Utkast til samarbeidsavtale tilkjennegir at kommunene Stavanger, Sandnes og Haugesund skal være representert i styringsgruppen. Øvrig sammensetning må avklares. Det bør også avklares hvor lenge den opprinnelige styringsgruppen skal videreføre sitt arbeid og fra hvilket tidspunkt ny styringsgruppe skal være operativ. Ettersom prosjektet skal evalueres etter 12 måneder reell drift vil det være naturlig at styringsgruppens sammensetning er fast i perioden. Ressursgruppens rolle og sammensetning Ressursgruppen består i dag av representanter fra de opprinnelige deltakende kommunene på Nord- Jæren. Dens rolle i en fylkesdekkende modell må avklares samtidig som sammensetning og
deltakernes kvalifikasjoner må ses i sammenheng med de oppgaver som ressursgruppen skal ivareta som sentralt organ på vegne av alle kommunene i fylket. Finansiering behov og finansieringsmodell Det finansielle behovet for realisering av samarbeidet gjennom 2019 må avklares sammen med finansieringsmodell. Det vises i den forbindelse til saksunderlag og vedtak knyttet til sak 22/18 fra styringsgruppens møte 20. juni. Regional digitaliseringsstrategi For å etablere fundament for det videreførende arbeidet vil den felles regionale digitaliseringsstrategien være viktig. Den vil sette retning og ambisjonsnivå for arbeidet. Like fullt er det viktig å klargjøre hvordan strategien skal operasjonaliseres og utvalgte tiltak realiseres. Grensesnittet mellom sekretariat, tiltak og den enkelte kommune må klargjøres med sikte på best mulig forankring, gjennomføring og effekt. Kvalifisering og styring av tiltak Tiltak i samarbeidet har så langt vært kvalifisert av ressursgruppen og lagt frem for styringsgruppen for vedtak. Deretter har sekretariatet fulgt opp tiltakene og den regionale styringsgruppen har vært orientert om fremdrift og resultater. For tiltaket digitaliseringsstrategi har styringsgruppen oppnevnt to rådmenn som i fellesskap vil lede tiltaket. Erfaringen fra denne forsterkede knytningen mellom tiltak og styringsgrupperepresentasjon bør evalueres ved avslutning av tiltaket. Hvilke nye regionale tiltak som bør iverksettes påregnes å følge av handlingsplaner for realisering av digitaliseringsstrategien. Prosess for kvalifisering av disse bør etableres. Det bør også etableres en plan for hvilke tiltak som skal gjennomføres i perioden 2018/2019. Bemanning av regionale tiltak I forprosjektet har regionale tiltak vært bemannet med personer fra ressursgruppen samt noe ekstern bistand. Samtlige deltakende kommuner har vært representert. Etter hvert som tiltak iverksettes innenfor ulike fagområder bør deltakernes egnethet legges til grunn. Tilsvarende vil antall deltakere måtte drøftes. Tiltak med representasjon fra samtlige kommuner i alle faser anses ikke hensiktsmessig. Kriteriene for utvelgelse av riktige ressurser må utformes. Mottakende kommuners rolle og ansvar Etter hvert som det regionale samarbeidet opparbeider en portefølje av tiltak som kommunene i Rogaland kan ta del i, vil oppgave- og ansvarsfordeling mellom ulike parter ved mottak at tiltakene i den enkelte kommune måtte klargjøres. Avhengig av tiltakets innhold og form kan dette variere. Det bør tilligge sekretariatet i samarbeid med ressursgruppen å klargjøre forventninger til roller og ansvar basert på de ulike typer tiltak digitaliseringsstrategien tilkjennegir at samarbeidet skal ivareta. Tilknytning av nye kommuner til samarbeidet Styringsgruppen har tilkjennegitt at det er en ambisjon å ha en fylkesdekkende struktur operativ fra 1. januar 2019. Gjennom høsten 2018 må det da arbeides aktivt med forankringsarbeid mot rådmenn, relevante kommunalsjefer og politisk ledelse. Det vil være et behov for å sikre nye kommuner mulighet for innsikt og erfaring med DigiRogaland slik at de kan danne seg en oppfatning
av hva dette innebærer for kommunen, dens ansatte og innbyggere (evt organisasjoner og næringsliv). I den grad det skal åpnes for «bli-kjentkommuner» fra 1. september 2018 har intensjonen vært at en kommune skal kunne følge tiltaket i inntil fire måneder og deretter tiltre ordningen som fullverdig deltaker. Tilsvarende innfasing av nye kommuner har vært tiltenkt å skulle finne sted gjennom første del av 2019 med sikte på fullverdig deltakelse fra kommunene fra 1. juni 2019. Således blir det et planlagt opptak av nye kommuner i DigiRogaland per 1. januar 2019 og 1. juni 2019. Den praktiske gjennomføringen av dette arbeidet må klargjøres og nødvendige aktiviteter iverksettes. Infrastruktur for samhandling Samarbeidet skal støtte opp under kommunene i arbeidet med digitalisering av tjenester og sikre at det blir utviklet nye felles løsningskomponenter. I tillegg til samhandling innenfor tiltakene vil den største utfordringen være å nå de gruppene som ikke er aktive deltakere i tiltakene eller er representert i styrings- og ressursgruppe. Etter hvert som nye kommuner knyttes til samarbeidet og tiltak iverksettes vil behovene for informasjon, innsikt og samhandling øke. Det må i den forbindelse vurderes på hvilke måter samhandlingsbehovene kan ivaretas. Felles ressurspool I henhold til den samarbeidsavtalen som styringsgruppen godkjente i juni 2018 har Stavanger kommune ansvar for etablering av en felles ressurspool som motor for samarbeidet. For å sikre at ressurspoolen innehar riktige kompetanser bør det gjennomføres en kartlegging av hvilke behov kommunene i samarbeidet har.