Protokoll frå styremøte

Protokoll frå styremøte Protokoll frå styremøte i Falkeid Idrettslag Møtenummer: 7/2017/18 Dato: 17.01.2018 Klokka: 18-20 Stad: Troppene Til stede: Gro Sørensen, Bjørnar Måleng, Tom Inge Håland og Mikael Benjamin Myklebust. Forfall: Anne Lise Waage Andre til stede: Silje Gismarvik til sak 4, 5 og 6. Falkeid IL sin Visjon: Falkeid IL skal vere eit idrettslag med eit idrettstilbod til alle som ønskjer det. I tillegg, skal vi vere ein viktig miljøfaktor med haldningsarbeidet Kompis. Sakliste Sak 1 Godkjenning av protokoll frå førre styremøte Bakgrunn: Vedtak: Protokoll frå førre møte, vart sendt ut ved innkallinga. Ingen merknader har kome inn. Protokollen godkjennast utan merknadar. Sak 2 Oppgåver fram til årsmøtet Bakgrunn: Mykje må på plass til årsmøtet, for å komme i mål, må oppgåver og ansvar fordelast. Handlingsplan: Vi følger handlingsplan med arbeidsfordeling og fristar: 1. Avslutte rekneskapsåret 2017 Frist: 29 jan. Ansvar: Lene 2. Legge fram endeleg forslag til budsjett. Frist: 7 februar. Ansvar: Mikael 3. Skrive vurdering av måloppnåing v/handlingsplan for 2017. Frist: 7 februar. Ansvar: Bjørnar 4. Revidere forslag til Handlingsplan for 2018. Frist: 21 februar. Ansvar: Mikael 1

5. Gå gjennom og evt. revidere Fullmaktsmatrise. Frist: 21 februar Ansvar: Gro 6. Kontroll på verv hovudstyret og alle grupper Frist: 21 feb. Ansvar: Tom Inge 7. Utsending av mal for Årsmelding Frist: 7 februar Ansvar: Mikael 8. Forberede saksliste. Frist: 7 februar Ansvar: Mikael 9. Annonsere årsmøtedato Frist: 7 februar Ansvar: Mikael 10. Publisere innkalling m/alle saksdokumenta. Frist: 28 feb. Ansvar: Mikael Aksjonsliste: Vi føl Handlingsplanen som skissert over. Forslag til årsmøtedato er 6 mars. Mikael sjekkar med revisor og regneskapsførar. Forslag om justering i organisasjonsplanen, sendast ut til høyring til gruppeleiarane. Målsetninga er å sikre samhald og god samhandling på tvers av gruppene våre. Sak 3 Falkeidhallen AS Bakgrunn: Hallkomiteen ønskjer klare retningslinjer for hvordan dei skal gå ut med førespurnad og utvelgelse av aktuelle entreprenører til Falkeihallen. Hallkomiteen sitt forlag til kriterier som bør inn i vurderingene er: - Pris - Samfunnsansvar - Lokale kontra eksterne leverandørar - Førespurnad til dei som er sponsor i Falkeid - HMS - Gjennomføringsevne Vedtak: Hovudstyret sluttar seg til dei nemnde punkta, men at hallkomiteen i tillegg til å spørje våre sponsorar også forespør andre aktørar som kan gje fordelaktig tilbod. Sak 4 Midlar til avslutning for Senior- og juniorlag Bakgrunn: Alle lag frå 6-16år, har felles avslutningar på klubbhuset medio november, her betaler FIL for pølser, premiar og frukt, og det er loddsal som tilnærma finansierar det heile. Eit spørsmål dukka opp november, kor masse har Seniorlaga til disposisjon til ei avslutning etter sesongen? Vi kom frem til at laga (damelag og herrelag) kunne ha ei felles avslutning på klubbhuset med mat, og dei fekk tilbod om 5000kr (til saman) til å arrangere avslutninga (i 2016 hadde laga avslutning kvar for seg- og fekk pengar kvar for seg, beløp er ukjent). Kvar spiller på seniorlaga får 350kr pr. spiller til kompis midlar, disse blir brukt gjennom hele året. Fotballstyret meiner at dette eigentleg er mykje pengar, sett i samanheng med dei andre laga si avslutting til sjølvkost. Poenget er at det må vedta kor mykje midlar som skal stillast til rådigheit for avslutting til seniorlaga våra. Samstundes har vi i 2018 også juniorlag, så her bør vi fatte vedtak på dette laget også. Vedtak: Seniorlaga skal ha felles avslutning der FIL dekker inntil 5000 kroner, dersom vi eit år berre har er eit seniorlag, eller dei ønskjer delt avslutning, så er det 2500 pr. lag (uavhengig antal spelarar). Juniorlag kan få inntil 1000 kroner pr. lag til ei avslutning. Avslutninga bør finne sted i slutten av november og haldast på klubbhuset. Dette skrivast inn i Klubbhandboka. 2

Sak 5 Medlemskontingent og Treningsavgift 2018 Bakgrunn: Medlemskontingenten og Treningsavgifta for 2018, vart vedteke på årsmøtet i 2017. Etter innspel frå fotballstyret, er der tre justeringsforslag i Treningsavgifta for 2018. - Seniorlaga får utstyrspakke (bukse, half-zip og sokkar) inkludert i treningsavgifta på 1300 kroner. Nokre ser det ikkje for naudsynt å få utstyr kvart år, og ønskjer då å få redusert treningsavgifta deretter. - Frå og med 2018, skal alle i ungdomsfotball og ungdomshandball (13-19) få shortsar med Optimeralogoar på kvar år, så lenge avtala varer. Forslaget er at det skal vere 50 kroner i eigeandel for å få shorts. For å krevje inn dette, foreslås det at det i årets Treningsavgift for ungdomsfotball og ungdomshandball leggast på 50 kroner. - Eigenandel for kompisgenser bakst inn i Medlemskontingensen for 10årslaga (100,-), og det same gjer EA (100,-) for kompisbagg for 11 årslaga. Vedtak: For å forenkle innkreving av eigenandel til kompisgenserar, kompisbaggar, klubbpakke m/bukse og genser, og for å gjere det meir fleksibelt dersom det er ein eller fleire som ikkje ønskjer å kjøpe klubbpakken vi tilbyr definerte lag (13, 16 og senior) kvart år, så skal dette fom 2018 bakast inn i Medlemskontingenten og Treningsavgifta som utfakturerast i første kvartal. Nytt av året, er også at alle lag i ungdomsfotball og ungdomshandball, får shortsar til ein eigenandel på 50 kroner, som også bakast inn i Treningsavgifta. Treningsavgift 2018 vert difor justert slik: J13/G13 200,- 650,- (inkl. shorts, genser og bukse) J14/G14 200,- 250,- (inkl. shorts) J15/G15 200,- 250,- (inkl. shorts) J16/G16 200,- 650,- (inkl. shorts, genser og bukse) J19/G19 200,- 250,- (inkl. shorts) Senior 1300,- Uendra Medlemskontingenten 2018 vert justert slik: J10/G10 300,- 450,- (inkl. kompisgenser) J11/G11 300,- 450,- (inkl. kompisbagg) Alle andre lag, har uendra kontingent. Dersom det er einskildspelarar som ikkje ønskjer kompisgenser, kompisbagg, klubbpakke m/bukse og genser, så kan dei trekke frå beløpet dette utgjer. Ved utfakturering informerast det om endringa, dette er ikkje ei auke i korkje medlemskontingent eller treningsavgift. Men det er ei forenkling av innkrevjinga av eigenandel til klubbtøy til definerte årsklassar i idrettslaget. og spesifiserast dersom nokon ikkje ønskjer, så kan dei trekke frå henhaldsvis 400, 150 eller 50 kroner (alt etter kva det 3

gjeld). Ved alle formar for pengeinnkreving/eigenandel, skriv vi kort om Falkeid Aktivitetsfond. Samt at alle søknadar handsamast konfidensielt av dagleg leiar. Sak 6 Godtgjersle trenarar Bakgrunn: Situasjonen kring A-lag herrar og G19 i år, er spesiell, samanlikna med eit normalår. Dei to laga, skal grunna lita spelargruppe på A-lag herrar, vere ei treningsgruppe, for å få til ei større treningsgruppe, og såleis høgare nivå på treningane. I seriespel i 2018, skal denne gruppa som primært består av spelarar som held alder til å spele G19, er det også meldt på lag i 6 divisjon herrar, for å ha eit godt tilbod til dei som er for gamle til G19, og til dei på G19 som ønskjer å hospitere opp på vår A-lag. Det er med bakgrunn i dette, kome eit samla forslag frå trenarane kring laga, som er som følger: Trenar A-lag herrar, assistenttrenar A-lag herrar og Trenar G19, deler godtgjersla som er budsjettert til A-lag herrar for sesongen 2018 på tre. Vedtak: Hovudstyret har ingen prinsipielle synspunkt på kompensasjonen til trenarane. Uavhengig av dette, så må det sportslege tilbodet til målgruppa drøftast. Fotballstyret og trenarane tek ein diskusjon om vi i 2018 skal ha både Jr. lag og Seniorlag, eller om vi skal kutte eit av laga, fortrinnsvis A-laget. Sak 7 Eventuelt Orienteringssaker O-sak 1 Dagleg leiar har jobba sidan sist Medlemsservice, sponsorarbeid, rekneskap, dagleg drift, registrert og publisert i utleigekalenderen faste leigetakarar og fast bruk av huset i heile 2018, budsjettarbeid, omfattande forsikringsgjennomgang og oppdatering av informasjon om forsikring til medlemmer på nettside, oppdatert trenarar/lagleiarar fotball. Eg har purra alle som manglar politiattest i fotball, handball og allidrett, formalisert samarbeidet med Kolnes. O-sak 2 Ref. aksjon frå Sak 5 Varslingsplan frå protokoll etter møtet 2. november 2017. Så er det ikkje kome nøkkelskap ved hjartestartaren, fordi underteikna i samråd med idrettskonsulenten i kommunen ikkje ser dette som naudsynt, fordi alle naudetatar har nøkkel til porten. O-sak 3 PayTec AS har signert løpande Falk-avtale frå og med 2018. Dei leverte mellom anna ny betalingsterminal til oss ved signering av avtala. Dei vil verte synlege mellom anna på treningsbuksa i ny klubbkolleksjon for 2018. 4

O-sak 4 Vi har skrive samarbeidsavtale med Kolnes, kring samarbeidslaget Kolnes/Falkeid J19, samt fått godkjent søkt kretsen om samarbeidslag og unikt rosa draktsett. O-sak 5 Forsikringar i FIL for 2018 Med bakgrunn i årleg rutinemessig gjennomgang av forsikringane til Falkeid IL. Så har Mikael innhente forsikringstilbod frå ulike aktørar for å konkurranseutsette prisane. I prosessen har eg vore i kontakt med NIF, særforbunda og Idrettens Helsesenter for å få eit overblikk over kva som er dekka via Falkeid sitt medlemskap hjå dei ulike forbunda. Oppdatert forsikringsinformasjon til våre medlemmar leggast tilgjengeleg på nettsida, og det som angår hus, personal og styret/organisasjonens forsikringar vart lagt fram og gjennomgått for styret. O-sak 6 Falkeid FFO Falkeid FFO hadde ein noko trøblete oppstart etter jul, fotballstyret har teke grep for å utbetre ordninga som no primært går fram til påske. O-sak 7 Ny brannvern og gnagaravtale som no er samla hjå Anticimex. Brannvernavtala hjå Alf Lea Brannvern er sagt opp, då det var mykje å spare på å samle desse avtalane hjå ein aktør. Møteplan styret Onsdag 7 februar Onsdag 21 februar Referent Mikael Benjamin Myklebust 5