Møtedokument til årsmøte i Lærdal Idrettslag

Transkript

1 Møtedokument til årsmøte i Lærdal Idrettslag Dato: Stad: Strandsitjaren, Lærdal Sak 01/15: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. Sak 02/15: Val av møteleiar Saka vert lagt fram utan tilråding. Sak 03/15: Val av skrivar Saka vert lagt fram utan tilråding Sak 04/15: Val av to til å skrive under møteprotokollen Saka vert lagd fram utan tilråding. Sak 05/15: Årsmeldingar Årsmøte godkjenner årsmeldingane frå gruppene. Årsmeldingane er utarbeida av gruppene og vert lest opp på møtet. Dei er også tilgjengelege på heimesida til laget/gruppene. Hovudlaget Fotball Handball Friidrett Turn og barneidrett Innebandy Skeise Ski Sak 06/15: Rekneskap 2014 Årsmøtet godkjenner rekneskapet for

2 Rekneskapsrapport vert lagt fram i møtet. Sak 07/15: Melding frå revisor Årsmøtet godkjenner melding frå revisor Melding frå revisor vert lagt fram i møtet. Sak 08/15: Medlemskontingent Årsmøtet vedtek å ikkje endre medlemskontingenten Medlemskontingenten i Lærdal Idrettslag har vore uendra i mange år. Følgjande sats gjelder for 2013, 2014 og for 2015, og er foreslått for 2016; Familiemedlem kr 500 Aktiv over 16 år kr 300 Aktiv under kr 150 Støttemedlem, kr 100 Med dette vert utsendingstidspunkt vert med dette endra til hausten frå og med i dette året. Det er viktig at gruppene har system for innkrevjing av treningsavgift. Dette på grunn av forsikring og dekning av driftsutgifter gruppa har. Sak 09/15: Fordeling av tilskot mellom gruppene For 2015 vert tilskotet laget får ikkje fordelt ut til særgruppene. Fordelinga mellom gruppene skal vurderast årlig. Noverande ordning; Styret i hovudlaget disponerer 25% av tilskot/felles midlar. Dei resterande midlane fordeles etter følgjande fordelingsfaktor; Fotball 28% Turn og barneidrett 15% Skeise 14% Handball 14% Friidrett 10% Ski 10% Innebandy 5% Symjing, etter avtale 2

3 Dette er 96 % - resten ligger til diverse. Hovudlaget disponerer resten. For 2014 vart dette samla kr som gikk til utbetaling. På grunn av attreising etter brann er det naudsynt med midlar til å dekke utgifter som ikkje vert dekka av forsikringsoppgjeret og eventuelt forskotering av utgifter som vert dekka av spelemidlar. Dette er kostnader til dømes til auken i areal der ein må inn med eigenandel for å få ut spelemidlar. Forslaget er difor at ein for 2015 ikkje deler ut midlar til gruppene, Sak 10/15: Val av styre i hovudlaget i Lærdal Idrettslag Valnemnda legg fram forslag til nytt styre i møtet Sak 11/15: Godtgjersle til styret i hovudlaget i 2015 Årsmøtet vedtek å ikkje endre godtgjersla til styret i hovudlaget Noverande ordning; Leiar i styret: kr Kasser : kr Skrivar: kr Øvrige medlemmer i styret: kr 0 Sak 12/15: Val av revisor Valnemnda legg fram forslag til 2 revisorar i møtet Sak 13/15: Godtgjersle til revisor i 2015 Årsmøtet vedtek godtgjersle på kr 500 til kvar av revisorane. Samla kr Laget har ikkje hatt godtgjersle til revisor sidan ein nytta konsulentfirma på denne tenesta. Styret i hovudlaget foreslår å gi revisor kr 500 i året. Sak 14/15: Valnemnd i Lærdal Idrettslag for 2016 Årsmøtet vel Leif Åsen (leiar), Anita Bentås og Jan Geir Solheim til valnemnd i Lærdal Idrettslag Valnemnd for år 2014 var Leif Åsen og Jan Geir Solheim. I 2015 vart denne utvida til tre personar. Det er viktig at heile bygdi og begge kjønn er representert i valnemnda. 3

4 Sak 15/15: Val av kandidat til Frivillighetssentralen Årsmøtet vel Henri Henell som kandidat til Frivillighetssentralen Inga endring i forslag til kandidat. Henri Henell var kandidat i Sak 16/15: Val av medlem til Marknadsnemnda Årsmøtet vedtek å velje NN til medlem i marknadsnemnda Forslag til medlem vert lagt fram i møtet av styret. Sak 17/15: Godkjenning av Lovnorm for Lærdal Idrettslag Årsmøtet godkjenner forslaget til ny lovform for Lærdal Idrettslag og sender denne over til endeleg godkjenning i Sogn og Fjordane Idrettskrets Utgreiing; LIL sin Lovnorm er ikkje oppdatert sidan Dette skulle vore gjennomført for mange år sidan. Forslag til ny Lovnorm er utarbeida og ligger vedlagt. Årsmøtet må godkjenna denne før endeleg godkjenning i Sogn og Fjordane Idrettskrets Sak 18/15: Godkjenning av gruppe for handbak og innmelding i Norges Bryteforbund Årsmøtet i Lærdal Idrettslaget tek Handbakgruppa i laget og melder denne inn i Norges Bryteforbund. Gruppa vert organisert inn under hovudlaget. Utgreiing; Styret i LIL har fått førespurnad frå 4 personar i laget som ønskjer å delta i NM i Handbak. For å delta i NM må laget vera medlem i Norges Bryteforbund. Dette er pr i dag ei lita gruppe, og inntil vidare bør denne organiseras under hovudlaget. Sak 19/15: Godkjenning av plan for attreising av klubbhuset etter brann a. Styret får fullmakt til å gjennomføra attreisinga av klubbhuset på skeisebana. 4

5 b. Styret får fullmakt til å nytte kr til eigenkapital frå hovudlaget sine konto til attreising av klubbhuset. c. Styret får fullmakt til å ta skaffe lånegaranti på kr til fullfinansiering av attreising av klubbhuset. d. Styret får fullmakt til å ta opp lån til mellomfinansiering av spelemidlar på kr i ca 1 år. e. Styret får fullmakt til å forhandle og avgjere oppgjersform med forsikringsselskapet Storbrannen i på Øyri resulterte at klubbhuset og skytehuset brann ned. Alt innbu gjekk tapt, saman med arkiv og liknande. Dette er klubbhus for heile laget og skal nyttas som møteplass for alle lag/grupper og, fellesarrangement. Laget har bygningsforsikring med fullverdi. Dette vil seia at forsikringa dekker attreising av tilsvarande areal av klubbhuset, og i tillegg dekker den nye offentlege krav etter Plan og bygningsloven. Forsikringa dekker ikkje; - Meirkostnader med større/anna bygg - Meirkostnader på grunn av endra plassering (f.eks ny infrastruktur på ny tomt) - Areal som går tapt på grunn av krav (endra reguleringsreglar) I prinsippet er det tre mogeleg vegar vidare; a. Styrt prosess. Gjensidige styrer oppføringa av eit likt/tilsvarande bygg. Gjensidige vel prosess og leverandør b. Kontant oppgjer. Takst vert utarbeida av selskapet, og avtale vert gjort mellom partane c. Skjønn. Skaden vert berekna av to uavhengige skjønnsmenn og resultatet er bindande for begge partar Lagets utfordringar: Klubbhuset kunne med fordel vore lokalisert i lag med dei andre anlegg som idrettslaget har. Bruken av skeiseanlegget krev varmestove og bygg for utstyr og anna treningsapparat osv. Vert skeisebana fortsatt liggande under Bergo må det byggast klubbhus her. Dette vart diskutert og vedteke på årsmøtet i Etter ein lang prosess vart det før jul bestemt at skeisebana og klubbhuset fortsatt skulle ligge under Bergo. Dette har medført svært kort tid på å få til ein god spelemiddelsøknad til prosjektet. Dette arbeidet er i sluttfasen. Det er også søkt om rammeløyve til attreisinga. Denne er godkjent I samband med attreising av klubbhuset har me også søkt om idrettsfunksjonell førehandsgodkjenning for prosjektet. Denne er også godkjent. Attreising av bygget vert eit forsikringsoppgjer knytt til areala som gjekk tapt, men for å få betra bruk og funksjonalitet i bygget ønskjer me å auka arealet noko. Dette er tilleggsareal knytt til; Lærdal Stadion Møterom/opphaldsrom 1.etg (60,0 m2) Lærdal Stadion Framtidig møterom/opphaldsrom 2.etg (109 m2) Lærdal Stadion Styrkerom (14,3 m2) 5

6 Bygget vert utforma med universell utforming i 1.etg. i samsvar med TEK 10, jamfør teikningar. Alle idrettsfunksjonelle funksjonar i bygget skal dekkes av arealet i 1.etg, framtidig areal i 2.etg er tilleggsareal som ikkje er naudsynt for fullverdigbruk av bygget. Området ute er flatt og lett tilgjengelig for alle brukara. Alle p-plassar er lokalisert nær bygget og kan nyttas av brukara med redusert førligheit, sjå teikningar. Enkel kostnadsoversikt og førebels plan for finansiering Førebels kostnadsoversikt og finansieringsplan for tilleggsareala. Nyttar kostnadsoverslag frå MetoPro datert som grunnlag for prising av dei ulike tilleggsareal. Kostnadsoversikt: Anlegg Kostnad Kr/m2 Tilleggsareal (m2) Sum kostnader (kr) Møterom/opphaldsrom 1.etg Framtidig møterom/opphaldsrom 2.etg Styrkerom , Totalt Førebels finansieringsplan: LIL Møterom/ opphaldsrom 1.etg Framtidig møterom/ opphaldsrom 2.etg Styrkerom Kostnadsoverslag Spelemidlar Dugnad Eigenkapital Lånegaranti Lærdal kommune Skeisegruppa og hovudstyret har sett naudsynt eigenkapital inn på prosjektkontoar som er oppretta i samband spelemiddelsøknaden til prosjektet. Praktisk gjennomføring Gjennomføring av attreisinga av klubbhuset er avhengig av avtale med forsikringsselskapet. Målet er å ha bygget opp til neste sommar. Det vidare arbeidet vert organisert som følgjer; 6

7 1. Forhandlingsutval: Ansvar for å hente inn tilbod frå entreprenørar og få avtale med forsikringsselskapet. Rolf Jerving og Finn Hauge etter fullmakt frå styret 2. Byggekomité-klubbhuset: Ann-Hege Eines, Tom Stian Nundal, Kåre Øyri, Finn Hauge, Hallvard Thomassen etter fullmakt frå styret Sak 20/15: Godkjenning av mandat for arbeidsgruppe knytt til ny organisering av Lærdal Idrettslag Årsmøtet gir styret mandat til å legge fram forslag til ny organisering av Lærdal Idrettslag Lærdal Idrettslag har mange særgrupper, og desse har ulike styrer og bemanning. Me registrerar at det er vanskeleg å rekrutere dyktige folk til alle funksjonane som er viktig for eit godt drive lag. Samtidig er det høg aktivitet i mange grupper. Dette medfører stor slitasje på eldsjeler og enkeltpersonar i laget. Styret meiner det er viktig å sjå på om det er andre modelar for organiseringa som kan gjere drifta av laget enklare, saman med at ein får organisert laget slik at drift og aktivitet får hovudfokus. Styret ønskjer å vurdere ulike løysingar for organisering av laget og legge dette fram til avgjer for årsmøtet i Det er viktig å gjennomføre ein god prosess der ein inkluderer breitt i laget. 7