Oppstart av butikkdata Rutiner og programmer som er viktige for å kunne starte riktig.
OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Oppstartsdokument for nye brukere. 29.10.2012 AaGH 2.0 3.0
INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 1 VERSJONSHISTORIKK... 1 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord:... 3 Opplæring ved bruk av E-læringsprogrammet:... 3 Oppstart og bruk av menyene... 4 Program menyene... 5 Hvordan ser systemet ut? - Kommunikasjon... 6 Ansvarsforhold... 6 Varebildet... 8 Varebildet Kopiering av annen vare... 9 Varegruppe... 10 Felter i varebildet... 11 Endringer i vareregisteret, ut listet på skjerm:... 11 Sende endringer til kassa... 12 Rutine for markering av eget sortiment og produksjon av hylle-... 13 kanter og vare - etiketter ved oppstart.... 13 Direkte utskrift av etiketter med basis i CSMOBILE.... 15 Kredittsalg... 15 Kredittsalg i kassepunktet er ikke så vanskelig å utføre:... 15 Ordre og Fakturering... 16 Utskrift av fakturaer... 17 Lage anførsler fra kontoret... 18
Forord: Denne rutinebeskrivelsen handler om bruk av CSWEB Butikkdata. Dette er en generell instruksjon som er beregnet for å kunne Komme i gang, og omhandler pålogging og en generell rutinebeskrivelse. Det er forutsatt at du har gjennomført den elektroniske opplæring som din kjede er knyttet opp i mot. Det er viktig å være klar over at oppstart med butikkdata kan være en prosess som ikke er gjort på null komma null, og er en prosess som læres underveis. Det er normalt med en oppstartsopplæring som omfatter de grunnleggende elementer i varestrømmen, samt de rutiner som en kjede har lagt til rette for forenkling av vareajourholdet. Opplæring ved bruk av E-læringsprogrammet: Du får tildelt en påloggingsidentitet og et passord, og kan gjennomføre opplæringen fra hvilken som helst Pc i ditt eget tempo. Kursene baserer seg på dialog på skjermen. Eksempel:
Oppstart og bruk av menyene Når maskinen er startet, kommer du inn i maskinens "Desktop" eller skrivebord. Her ligger det forskjellige symboler eller ikoner, som er startknapper for forskjellige programmer. For å starte ditt butikkdatasystem bruker du din «Browser». Butikkdatasystemet starter da opp, og vil bringe deg inn i dette påloggings skjermbildet : Bruker: Skriv inn ditt brukernummer på systemet trykk <enter> Passord: Fyll inn ditt passord (pass på store og små bokstaver) trykk <enter> Firma: Skriv inn firmabetegnelse (foreslår sist brukte) trykk <enter> Passord: Fyll inn passord for firmaet trykk <enter> Butikk: Fyll ut din butikk-id trykk <enter>
Program menyene Dette bringer deg videre til "Program-menyene" Her velger du det området du skal arbeide med. Her kan du skifte butikk,firma og logge deg av Eksempel: Du velger med musen det aktuelle området, og får frem undermenyer som igjen gir deg adgang til de aktuelle programmer. på toppen av menyene. Etter en tids bruk vil de mest brukte programmene være kjente, og du kan skrive program-navnet rett inn på feltet
Hvordan ser systemet ut? - Kommunikasjon Kommunikasjon I et kjede-systemet vil alle data og all programvare ligge på serveren til kjeden. Det er ingen data lagret i butikkene, slik at dersom en butikk ønsker å gjøre en vareendring, vil systemet knytte butikkens PC opp mot serveren. Dette skjer automatisk. Da kan butikken nå jobbe på sin egen maskin, mens det man egentlig ser på skjermen, er skjermbildet på serveren på kjedekontoret. Når maskinen ikke lenger er i aktivitet, kan den kobles fra, slik at serveren ikke «presse» mer enn nødvendig med antall aktive brukere. Så fort det er aktivitet igjen på butikkens maskin, kobles den automatisk til igjen, og butikken kan fortsette arbeidet, du vil måtte gå via en ny pålogging. Kassepunktene og er også koblet opp mot Hovedkontoret, slik at alt som slåes på kassene automatisk overføres dit, men kassene kan også arbeide helt alene, slik at du alltid kan selge selv om linjene til ditt hovedkontor ikke er åpne. Ansvarsforhold Det vil være fordel å utarbeide en plan for hvordan ansvarsforholdet i en slik organisasjon skal være. For eksempel i en kjede er det bestemt at ansvaret for de regnskapsmessige forhold skal ligge på hovedkontoret. Under posten for regnskapsmessige forhold ligger kunder, leverandører, rabatter, bokføring og total rapportering. Butikken vil ha ansvar for at alle varer er tilstrekkelig merket, og at det er en oppdatert hyllekantetikett på plass på alle varer det er bestemt at dette skal lages for.
Hver morgen bør butikken lage hyllekanter til nye varer og varer som er endret siste døgn. Butikken har også ansvaret for at alle ansatte kan bruke kassefunksjonen. Butikkleder har ansvar for at det er oversiktlig og ryddig i butikken, og har det overliggende ansvaret for at de pålagte rutiner følges. Når det gjelder vareinformasjonen innen en kjede, kan det avtales at ansvaret for vedlikeholdet av denne skal fordeles mellom nøkkelpersonell med stor varekunnskap. En fordeling av arbeidsrutinene omkring varesiden kan være som nedenstående eksempel. Sortiment vareregister Aktivitet Beskrivelse Ansvar Program Sortimentsoppbygging Bestemme hvilke varer som skal inngå i de aktuelle butikker. BD00 Bestemme hvilke varer som skal inn i de aktuelle varegruppene. Bestemme hvilke varer som skal utgå fra de aktuelle varegruppene Bestemme sortiment Vurdere altenative tilbud på vare. Det bør settes krav til at alle varer som tas inn i sortimentet er EAN kode merket. Innhente grunnlagsdata Innkjøpsansvarlig skal påse at leverandørene melder inn de data som er nødvendige for at varen kan registreres i butikkdatasystemet Registrere varer i Varen må opprettes etter opplsyninger fra leverandør. Alle varer BD00 vareregisteret skal opprettes i butikkdatasystemet Registrere varer med Elektronisk pris og vareinformasjon hentes/mottas fra leverandør basis i elektronisk a. Leverandøren leverer i korrekt CS innlesningsformat OF51/OF50 informasjon b. Leverandører leverer i Excell eller tekstformat Excell mal OF51/OF50 Ferdigregistrere Tilleggsinformasjon som ikke mottas fra leverandøren må registreres BD00 elektroniske i butikkdatasystemet for de aktuelle butikker. informasjoner a. Lokasjon b. Bestillingspunkt c. Bestillingsmaks Registrere varemottak Varer som ikke er bestilt i butikkdatasystemet mottas ved bruk av OF15 registrering av varemottak Reistrere bestilling Varer registrert i vareregisteret kan bestilles ved bruk av bestillings- BIM systemet, og deretter mottas i samme system. Etikettering Varer som ikke har strekkode merking må merkes ved mottak, BIM20 utgangpunktet kan være ved godkjenning av bestilling, og/eller BD00 etiketter utskrevet med basis i vareregisteret CS33 Ansatte med varegruppe - ansvar skal stå for vareregistrering og kontroll av vareinformasjon. 1) Varenavn / søkebegreper / innpriser / utpriser / leverandører 2) Bestillingsinformasjon ant. Pr. pakning / minste best. enhet / max - min lager
Det betyr at det kun er disse som skal kunne legge nye varer inn i systemet. Dette er gjort fordi det er viktig at nye varer registreres riktig. Det må tas hensyn til hvordan varen benevnes, hvilken varegruppe den tilhører, hvilken leverandør den leveres av, at riktig inn og utpris registreres, og det er spesielt viktig at de forskjellige søkebegrepene registreres riktig. Det er ikke bra hvis en vare ligger inne under flere betegnelser!!! Flere og flere kjeder sentraliserer store deler av denne funksjon, slik at registrene i de enkelte butikker blir samstemte for hele kjeden, samt at dette gir store besparelser arbeidsmessig. Sentrale kampanjer kan for eksempel oppdateres automatisk ute i butikkene. Denne oppdateringen er det kjeden som er ansvarlig for, mens det er den enkelte ansvarshavende som er ansvarlig for at prisnivået for utsalgsprisene legges inn riktig. Varebildet Ut fra hva som ble forklart under avsnittet "Program menyene" skal du nå gå inn i varebildet. Du arbeider i programmet som du har lært i E Kurset.
Varebildet Kopiering av annen vare I situasjoner hvor man legger inn mange varer av samme type, vil det være en fordel å kunne kopiere deler av informasjonen fra en annen vare, gjerne flere ganger. Du utfører det fra varekortet BD00. Det har blitt utviklet en kopi funksjon. (Denne virker som en på og av knapp Trykker du knappen viser den kopivarens EAN nummer.. Når du har aktivert denne funksjon, og lager en ny vare, får du en mulighet for å bruke denne etter at du har etablert den nye vares EAN nummer. Du får mye informasjon likt lagt opp. Ofte er det tilstrekkelig kun å legge inn utsalgsprisen på den kopierte varer. Du slår av funksjonen ved å trykke kopitasten på nytt.
Varegruppe Disse er som oftest styrt av din kjede, men du kan også selv legge opp varegrupper, konferer informasjoner nedenfor. Når du står i selve varekortet/varebildet, kan du søke opp varegruppene ved å registrere litt av navnet på gruppen, Denne er individuel l for hver kunde av CS Styring av varegruppene skjer i programmet BD01 under Ajourhold og vare menyen. De viktigste elementer i varegruppene er at de styrer regnskapsintegrasjonen mot aktuelle konti, klassen eller prisprofilen og styrer den bruttofortjeneste som brukes for åpne PLU varer i varegruppen, dvs. varer som ikke har fast pris, men som kassen spør etter prisen på.
Felter i varebildet Du legger inn, endrer dette slik du lærte det i E læringen, og bruker de aktuelle knapper til å foreta dine valg og dine veivalg i programmet. Varenummeret er oftest et EAN nummer, men kan også være et kjedebestemt nummer Bemerk at varekortet også har flere faner som styrer informasjonen. Endringer i vareregisteret, ut listet på skjerm: Alle endringer som påvirker pris, mva, bongtekst osv. blir lagret på dato, og det er danne dato som danner grunnlaget for oppdatering til kassene. Selve oppdatering blir beskrevet senere, men hvis du ønsker å se hvilke varer som er aktuelle, eller du ønsker å skrive ut hylleforkanter for disse, bruker du programmet BD12 fra Kasse menyen.
Utskrifts knappen gir deg mulighet for å skrive ut både liste og hylleforkanter i flere formater. Sende endringer til kassa Alle dagens endringer vil gå over til kassene i forbindelse med automatiske rutiner på kveldstid, men du kan sende informasjon til kassene manuelt ved å bruke programmet BD10UT, fra kasse menyen. Da klargjøres endringene i systemet, og overføres straks til kassene.
Rutine for markering av eget sortiment og produksjon av hyllekanter og vare - etiketter ved oppstart. I forbindelse med denne rutinen benyttes en håndterminal. Rutinene nedenfor konsentreres om den nye terminalen CSMOBILE. Etter pålogging møter du denne meny for bruk av terminalen. Det finnes flere muligheter for produksjon av etiketter, men også en mulighet som gir deg en rutine for å markere ditt eget sortiment. Denne rutinen bruker Varetellingsfunksjonen og deretter rutiner i oppdatering for varetelling. Rutinen oppdaterer varetellingsprogrammet og fra dette program kna du foreta både markering av sortiment ved å legge inn et lokasjonsbegrep på de varer du har skannet, tellet., og du kan skrive ut aktuelle etiketter via dannelse av en fil og bruk av programmet for utskrift av etiketter..
Du markerer aktuell telling og Bruker Meny knappen. I denne funksjon velger du alternativ 4, Lage etiketter. Dette danner en fil som kan skrives ut fra etikettprogrammet, samtidig som det oppdaterer de aktuelle varer med den andre valgte etikettene.
Direkte utskrift av etiketter med basis i CSMOBILE. Du bruker isteden rutinen for etikett, denne danner er fil direkte til programmet for utskrift av etiketter, konferer ekmpel bildene ovenfor. Kredittsalg Det kan være bestemt at butikkene selv ikke skal kunne registrere nye kunder, eller endre kundeopplysninger. Dette fordi kundeopplysningene gjelder for alle butikkene, og en feil i registeret vil derfor kunne få store følger. Det som er viktig i forbindelse med kredittsalg, er at kunden identifiserer seg på en måte som gjør at de ansatte er sikre på at kunden er den han utgir seg for å være. Det kan være en idè å benytte kundekort for at kunden skal få varer uten å betale i kassen. Kredittsalg i kassepunktet er ikke så vanskelig å utføre:
Ordre og Fakturering Den videre håndteringen skjer i CSWB programmene, du kan både etter se hva som er registret som kreditt salg over kassen, skrive ut en liste som viser det totale registrerte,( denne er ofte brukt som grunnlag for fakturering), samt utføre selve utskriften av fakturaer Kontroll gjøres ved programmet inneliggende følgeseddler. Du kan gjøre endringer, slette og foreta direkte utskrifter fra dette program. Programmet ordrejournal gir deg en oversikt over alt som ligger klar til fakturering, med god informasjon omkring den enkelte ordre.
Programmet kan også benyttes til å oversikt over totaler for salg og salg med bruttofortjeneste. Utskrift av fakturaer Dette kan du utføre som ovenfor beskrevet fra programmet for kontroll av registrerte ordre, eller fra et eget utskrifts program.
Lage anførsler fra kontoret Du kan selvsagt også lage anførsler, ordres direkte fra en arbeidsstasjon. Du bruker programmet Ordreregistrering til dette. Her lager du først ordrehodet, hvor du finner korrekt kunde, og deretter legger du inn de aktuelle varer som skal med i ordren. Det er deretter de samme rutiner som for ordres som er registrert over kassesystemet. Når du ønsker å oppdatere ordren. Blir du spurt om forskjellige utskifter, du velger selv om du vil skrive en eller
flere av disse ut før du oppdaterer.