Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Tysdag 23.04.2013 Tid: Kl. 11:00 Stad: De Heibergske Samlinger - Sogn Folkemuseum, Kaupanger MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent:, Laura Kvamme, Anna Jorunn Avdem, Asbjørn Tyssen, Olin Johanne Henden og Arild Hartman Eriksen. Hallvard Oppedal hadde meldt forfall, vara kunne ikkje møte. Direktør Anne-Marie Førde og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. Anne-Marie Førde SAKLISTE: 11/2013: Godkjenning av innkalling og sakliste 12/2013: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet 26.02.2013 13/2013: Orienteringar 14/2013: Revisjon av retningsliner Kunstfagleg råd, SFKM. 15/2013: Godkjenning av sikringsplan, KSF 16/2013: Ymse 08/2013: Evaluering av styreinstruks (saka vart utsett i møte 26.02.2013) 09/2013: Evaluering av styret og leiing i MiSF (saka vart utsett i møte 26.02.2013) SAK 11/2013: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Før ein godkjende saklista, ba Asbjørn Tyssen om at administrasjonen orienterte frå møtet mellom SF fylkeskommune, Bystrup arkitekter og adm. i MiSF om prosjektet «Kløften». Direktør ba også om å få orientere om kontaktmøte med Kulturdepartementet. Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste med utvida liste over orienteringssaker vert godkjent SAK 12/2013: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET 26.02.2013. Protokoll frå styremøtet 26.02.2013 vert godkjent 1
Protokoll frå styremøtet 26.02.2013 vert godkjent SAK 13/2013: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekneskap mot budsjett HMS/internkontroll/sjukefråvær Besøkstal Styret ber om at felles retningsliner for registrering av besøkstal blir utarbeidd og lagt fram for styret i eiga sak. Status betongskade på drifts- og utstillingsbygg KSF Møte med Jølster kommune om framtidig bruk av HV10-bygget på Skei Styreleiar orienterte frå synfaring 02.04.2013, i det tidlegare HV10-anlegget i Jølster med påfølgjande drøftingsmøte med Jølster kommune. Innspelet frå Jølster kommune var med sikte på å nytte «HV10-bygget» som framtidig fellesmagasin. Dette vil i så fall innebere eit nytt museumsbygg i Movika. Styret meiner dette er eit alternativ ein kan utgreie nærare med sikte på å finne ut om dette let seg gjere ut frå faglege og tekniske omsyn og utarbeide ei kostnadskalkyle. Intensjonsavtale med Stiftinga Måløyraidsenteret Utkast til intensjonsavtale er sendt til leiar i hovudutval for kultur og fylkesdirektør for kultur til uttale. Møte om «Kløften» - Fellesmagasin og utbygging av Sunnfjord Museum SF fylkeskommune kalla inn til møte om «Kløften», 07.05.2013 for drøftingar mellom fylkeskommunen, Bystrup arkitekter og MiSF. Styret ber om at arbeidet med planane for fellesmagasin og nye lokale for Sunnfjord Museum, får høg prioritet. Styret ser positivt på at ein arbeider vidare med «Kløften» med sikte på å få dette prosjektet ned i ein akseptabel pris. Ei løysing i Movika vil i så fall vere styret si prioriterte løysing. Møte med kulturdepartementet MiSF og fylkeskommunen har fått invitasjon til å møte departementet som ønskjer å bli orientert om drifta for 2012, status for 2013 og drøfte planer og budsjett for 2014. Orienteringane vert tatt til vitande Orienteringane med vurderingar og uttale frå styret, vert tatt til vitande 2
SAK 14/2013: REVISJON AV RETNINGSLINER KUNSTFAGLEG RÅD, SFKM Morten Johan Svendsen Kunstfagleg råd er forankra i vedtektene til Stiftinga Sogn og Fjordane Kunstmuseum og er ein basis i/for kunstmuseet si verksemd. Kunstfagleg råd og samansettinga av det er eit grunnlag og premiss for samanslåinga / fusjonen av Sogn og Fjordane Kunstnarsenter og Sogn og Fjordane Kunstmuseum. Saman med at kunstnarorganisasjonane har representasjon i styret, skal Kunstfagleg råd sikre ein god kunstnarleg og kunstfagleg evaluerande praksis i kunstmuseet sitt daglege arbeid. Kunstfagleg råd er ein føresetnad for å kunne føre vidare dei så kalla «kunstnarsenterfunksjonane» i Sogn og Fjordane Kunstmuseum. Som ein konsekvens av konsolideringa, og opprettinga av MISF, ser ein det som naudsynt med ein revisjon og oppdatering av rådet sine retningsliner. Rådet meiner at dei reviderte retningslinene vil vere tenleg å arbeide etter i den nye organisasjonen. SFKM får kvart år, som ein del av det generelle statstilskotet, kr 300.000 øyremerka til kunstinnkjøp. Dette er ein «kompensasjon» for at Norsk kulturråd si innkjøpsordning vart nedlagt frå 2008. I tillegg freistar ein innan eigne rammer å kunne kjøpe kunst for kr 500.000 i året i snitt. Denne summen skal gå til kjøp av kunst og er såleis også eit viktig kunstnarpolitisk insentiv. Kostnader til drift av rådet vert dekt over andre postar, som reise- og møtegodtgjersle. På grunnlag av at rådet disponerer økonomiske midlar fordelt gjennom MISF, er det naudsynt at styret har eit overordna ansvar for rådet si verksemd. Dette vert sikra ved at retningsliner for rådet si verksemd vert godkjent av styret. Etter konsolideringa er Kunstfagleg råd også eit rådgjevande organ for styret i MISF i kunstfaglege spørsmål. /. Vedlegg: Retningsliner for Kunstfagleg råd Styret for MiSF vedtar reviderte retningsliner for kunstfagleg råd, SFKM. Styret for MiSF ber administrasjonen om å endre dei framlagde retningsliner jf. drøftingar, og legge dei fram på neste møte. SAK 15/2013: GODKJENNING AV SIKRINGSPLAN, KSF Inge Bent Arnestad Kystmuseet i Sogn og Fjordane har tidlegare ikkje hatt ein felles sikringsplan for avdelinga. 3
Konsulentverksemda Venator AS, som tidlegare har utarbeidd felles Internkontroll/HMT plan for MiSF, vart kontakta hausten 2011. Etter drøftingar og ei samla vurdering vart det inngått avtale om kjøp av bistand for utarbeiding av felles sikringsplan for KSF. Arbeidet med felles sikringsplan 2012 for KSF var ferdigstilt i 2012. Sikringsplanen vert med dette lagt fram for styret i MiSF til godkjenning. /. Vedlegg: Sikringsplan 2012 (Unt. off.) Styret for MiSF vedtar framlagt sikringsplan for KSF. Styret for MiSF vedtar framlagt sikringsplan for KSF. SAK 16/2013: YMSE Ingen saker SAK 08/2013: EVALUERING AV STYREINSTRUKS Saka vart utsett i møte 26.02.2013 Styret evaluerer MiSF sin gjeldande styreinstruks /. Vedlegg: Styreinstruks, vedteken 14.06.2010. Styreleiar sitt framlegg til vedtak: Styret for MiSF vedtar gjeldande styreinstruks for MiSF utan endringar. Styret for MiSF vedtar gjeldande styreinstruks for MiSF utan endringar. SAK 09/2013: EVALUERING AV STYRET OG LEIINGA I MISF Saka vart utsett i møte 26.02.2013 Styret evaluerer eige og administrasjonen sitt arbeid. /. Vedlegg: Oppsummering evaluering av styre og administrasjon (Unt. off.) 4
Styreleiar sitt framlegg til vedtak: Styret for MiSF tek saka til vitande. Styret for MiSF tek saka til vitande. styreleiar Laura Kvamme Olin Johanne Henden Asbjørn Tyssen Anna Jorunn Avdem Arild Hartman Eriksen Anne-Marie Førde Direktør 5