Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 22/09/ SAK NR 39- Virksomhetsrapportering per 31.juli Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.juli til etterretning. Skien, 15.september Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 11
1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.juli til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: Forrige styrerapportering var per 31mai og rapporteringen per 31. juli gir en gjennomgang av utviklingen i den mellomliggende perioden. I møtet vil det bli lagt frem tall for perioden frem til og med 31. august. For juni og juli er saksinngangen henholdsvis 10,5 % og 18,3 % under det budsjetterte. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2013 er dette en nedgang i saksinngangen på 5,5%. Saksbehandlingstiden har hatt en negativ utvikling i perioden. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for juni er 17,4 dager og og for juli 18,5 dager. Dette gir gul styringsindikator. Systemene NISSY og PRO har vært stabile i perioden. For begge systemene er det grønn styringsindikator. Regnskapet per juli viser et overskudd på 5,7 millioner kroner som er 1 millioner kroner bedre enn resultatkrav. I investeringsporteføljen er det god fremdrift på prosjekter som er under utvikling og under utredning. Tilstedeværelsen i juni er 91,6 %, mens den i juli er 87,9 %. Dette gir rød styringsindikator for begge månedene. Se nærmere omtale under punkt 2.8. 2.1 Sammendrag styringsindikatorer Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 17,4 18,5 16,8 God økonomistyring - overskudd > 8% 6,7 % 12,7 % 9,6 % Oppetid NISSY 99,3 % 100,0 % 99,5 % 99,5 % Oppetid PRO 99,3 % 99,9 % 100,0 % 99,5 % Tilstedeværelse 95,0 % 91,6 % 87,9 % 92,7 % er og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. Side 2 av 11
2.2 Aktivitet 2.2.1 Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang vs. budsjett I juni og juli ble saksinngangen 10,5 % og 18,3 % under budsjett. er saksinngangen samlet 5,5 % lavere enn budsjettert. Sammenlignet med faktisk akkumulert saksinngang per juli 2013 er saksinngangen 5,5 % lavere hittil i. I tidligere år har saksinngangen vært rimelig forutsigbar fra måned til måned. har så langt vært annerledes enn tidligere år i forhold til variasjon i saksinngang. Etter en økning de tre første månedene av året har det vært en vesentlig lavere saksinngang i perioden april - juli i år enn i samme periode tidligere år. Det er så langt ikke gjort noen nærmere vurdering av hva årsakene til dette kan være. 2.3 Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 17,4 18,5 16,8 Saksbehandlingstiden har hatt en negativ utvikling fra juni til juli. På landsbasis er saksbehandlingstiden i juni 17,4 dager og i juli 18,5 dager. Ved utgangen av juli er det bare to pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målet på 14 dager. Saksbehandlingstiden varierer mellom kontorene fra 12,7 til 36,7 dager. Det er i perioden juni august sendt ut 9. 637 forvaltningsbrev til pasienter som sokner til i alt fire forskjellige pasientreisekontor med saksbehandlingstid over 28 dager. Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav i perioden. Side 3 av 11
Saksbehandlingstid Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Gjennomsnitt alle regioner 16,2 16,8 18,9 9,6 10,9 10,7 12,8 19,0 15,5 14,8 16,2 16,6 17,4 18,5 Helse Sør Øst RHF 14,5 16,0 17,4 8,5 10,3 8,0 10,7 15,9 8,8 9,3 13,2 14,7 15,5 15,8 Helse Vest RHF 15,9 18,0 20,5 8,2 10,4 12,6 15,2 21,6 17,3 17,1 16,4 15,4 16,5 21,5 Helse Midt Norge RHF 19,1 20,6 28,8 14,0 9,1 8,6 10,8 20,6 18,9 17,8 19,1 20,8 17,6 20,1 Helse Nord RHF 17,4 14,7 11,6 9,0 13,8 15,4 15,6 22,4 22,4 18,0 18,4 17,6 21,7 19,6 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i 2013-14. 2.4 Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester I juni og juli var det svært høy aktivitet. Det ble levert saksbehandlingstjenester til seks forskjellige pasientreisekontor tilsvarende 24 månedsverk i juni og 22 månedsverk i juli. Det erfares samtidig en større varisjon i etterspørselen siste tertial i enn samme periode i 2013. Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. For august er det en betydelig reduksjon i etterspørselen på tross av at flere kontor har en saksbehandlingstid langt over 14 dager. Dette har medført en vesentlig reduksjon i innleien. Side 4 av 11
Graf: saksbehandlingstid per pasientreisekontor i juli og bestilte tilleggstjenester i august. Regnskapet for tilleggstjenester viser per 31. juli en omsetning på 6,2 millioner kroner og et positivt resultat på 0,1 millioner kroner. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadskostnader til Pasientreiser ANS. Pr juli er overskuddet i underkant av 2%. Det har i juni vært stor opplæringsaktivitet som ikke har hatt full inndekning som følge av den vesentlige reduksjonen i etterspørsel fra august. Tilleggstjenester Jan14 Feb14 Mar14 Apr14 Mai14 Resultat HiÅ Inntekter tjenester 901 884 803 540 668 1 186 1 245 6 226 Sum Driftskostnader 841 870 777 509 698 1 357 1 076 6 130 DRIFTSRESULTAT 59 14 26 31-31 -172 168 96 Tabell: Resultat pr 31.07.14. Tall i hele 1000. 2.5 IKT rapportering PRO og NISSY 2.5.1 Oppetid PRO Oppetid PRO 99,3 % 99,9 % 100,0 % 99,5 % For både juni og juli er styringsindikatoren for PRO grønn. Det er målt oppetid på 99,9 % i juni og 100 % i juli. Side 5 av 11
Graf: oppetid i PRO 2013-. 2.5.2 Oppetid NISSY Oppetid NISSY 99,3 % 100,0 % 99,5 % 99,5 % For både juni og juli er styringsindikatoren for NISSY grønn. Det er målt oppetid på 100 % i juni og 99,5 % i juli. Graf: oppetid i NISSY 2013-. Side 6 av 11
2.5.3 Tregheter og hendelser som ikke førte til vesentlig produksjonstap Det var i dagene før restarten den 10. juni flere kontorer som meldte om tregheter i PRO. Problemene ble forsøkt løst uten virkning. På bakgrunn av dette ble det besluttet å restarte backend PRO. Det er ikke registrert tregheter i systemet etter dette tiltaket. Frikorttjenesten var nede i åtte minutter den 17. juni og 127 minutter den 24. juli. Nedetiden skyldes feil hos NAV. Dette påvirket PRO og NISSY ved at man ikke fikk gjort oppslag mot registeret. Det er ikke etablert SLA på denne tjenesten, men det er sendt en formell forespørsel til NHN om å etablere dette. 2.5.4 Utførte og planlagte tiltak i NISSY og PRO Det har ikke vært utført tiltak i PRO og NISSY i perioden på grunn av ferieavvikling. I august ble det jobbet med å forberede Sonic-oppgradering og den ble gjennomført 28.august. Videre vil det bli jobbet med å forbrede release av PRO 2.10 og NISSY 4. 6 som er planlagt 28.november. 2.6 Økonomirapportering 31.07.14 God økonomistyring - overskudd > 8% 6,7 % 12,7 % 9,6 % en hittil i år er grønn og innenfor målkravet på 8 % mindreforbruk. 2.6.1 Resultat nasjonale oppgaver REGNSKAP Resultat HiÅ Budsjett HiÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester 58 600 58 600 - DRIFTSUTGIFTER - - Produksjonskostnader 2 625 2 972 347 12 % Innleie av personell 1 363 2 053 690 Lønnskostnader 18 539 18 062-477 -3 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 5 497 4 982-514 -10 % Andre personalkostnader 917 1 172 255 22 % Avskrivninger 5 985 6 184 199 3 % Trykkeritjenester 679 847 168 20 % Nissy, PRO og 05515 9 842 10 553 711 7 % Andre driftskostnader 8 494 7 727-766 -10 % Sum Driftskostnader 53 940 54 552 612 1,1 % DRIFTSRESULTAT 4 660 4 048 612 Netto finansinntekter 1 025 587 438 RESULTAT ETTER FINANSPOSTER 5 685 4 635 1 051 Tabell: Resultat pr 31.07.14. Tall i hele 1000. 9,6 % 8 % I henhold til styresak 57-2013 styres det mot å nå et resultatkrav på 8,7 millioner kroner, tilsvarende 8 % av inntektsbevilgning på 110 millioner kroner. Side 7 av 11
Regnskapet per juli viser et overskudd på 5,7 millioner kroner som er 1 millioner kroner bedre enn resultatkravet. Kommentarer til de mest sentrale avvik: Inntekter: Inntekter er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader, positivt avvik på 12%/347 : Lavere kostnader skyldes hovedsakelig lavere enhetskostnad for porto og noe lavere postinngang (volum) enn budsjettert. Lønnskostnader og innleie av personell, negativt avvik på 1 %/-301 Merforbruket er påløpt i forbindelse med innleie av ressurser ved prosjektallokering. Avviket skyldes at kostnaden er budsjettert på annen artskontogruppe. Personalkostnader, negativt avvik på 22%/255: Det er har vært lavere ekstern kursaktivitet enn budsjettert noe som gir et mindreforbruk. Dette kan blant annet ses i sammenheng med høy aktivitet i prosjekter, og hvor kompetanse har vært tilført via tverrfaglig sammarbeid og komptanseoverføring internt. Trykkeritjenester, positivt avvik på 20%/168 : Lavere kostnader grunnet mindre etterspørsel enn budsjettert fra behandlere. NISSY/PRO/05515 positivt avvik på 7%/711 : Avviket skyldes midlertidig reduksjon i driftsavtalen med Norsk Helsenett. Andre driftskostnader negativt avvik på 10%/-766 : Avviket er et periodiseringsavvik knyttet til bruk av eksterne konsulenter i prosjekter og noe høyere reisevirksomhet som følge av en større prosjektportefølje. 2.7 Investeringsportefølje 2013-2015 Porteføljen består av i hovedsak investeringstiltak knyttet til utvikling av nasjonal teknologi innen reiser med og uten rekvisisjon. Porteføljen har startpunkt 1.januar 2013 i forbindelse med kjøp av NISSY og PRO fra Norsk Helsenett SF. Det er godkjent en samlet investeringsramme på 22,3 mill kroner i forbindelse med vedtak av investeringsbudsjett på 9,3 mill kroner for 2013 (sak 56-2012) og 13 mill kroner for (sak 57-2013). Regnskap for perioden 2013 til juli viser et forbruk på ca 13 mill kroner, tilsvarende ca 82 % av porteføljens budsjett på 16 mill kroner. I porteføljen er PRO 2.10 release og NISSY 4.6 release igangsatt. Begge releasene planlegges produksjonssatt høsten og de forventes gjennomført innenfor budsjett. Anbefaling om nye tiltak kan bli forelagt styret i løpet av året. Side 8 av 11
Langtidsplan 2013-2015 investeringer Budsjett totalt Forbruk 2013 Tabell: Investeringer. Tall i millioner kroner. Kommentar til pågående og planlagte tiltak: Forbruk jan-juli Akk. forbruk Forbruk pr. 31.07.14 i % Status 31.07.14 Planlagt levering Formell behandling Investeringsportefølje: PRO 2.7/NISSY 4.4 - releaser 2 000 2 037 0 2 037 102 % Ferdig 2013 2 013 Styrevedtak budsjett 2013 PRO 2.8 funksjonell release 2 400 2 400 24 2 424 101 % Ferdig jan Jan Styrevedtak budsjett 2013 PRO 2.9 funksjonell og teknisk release 2 600 1 141 1 494 2 635 101 % Ferdig mars Mars Styrevedtak budsjett (57-2013) 1 PRO 2.10 funksjonell og teknisk release 1 100 0 58 58 5 % Under utvikling Høst Styrevedtak budsjett (57-2013) 2 NISSY 4.5 - SMS, tilgangsstyring med mer 1 300 117 1 370 1 487 114 % Ferdig mai Mai Styrevedtak 49/53-2013 3 NISSY 4.6 - funksjonell og teknisk release 1 500 0 6 6 0 % Under utvikling Høst Styrevedtak budsjett (57-2013) 4 Rapporteringsportal etablering 2 900 1 238 1 743 2 981 103 % Satt i produksjon i april April Styrevedtak 50-2013 Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2 500 0 0 0 Ikke startet Høst Styrevedtak budsjett (57-2013) Interne investeringer 2013 og 1 700 947 467 1 414 83 % Løpende 2013- Styrevedtak budsjett 2013/14 5 Handlingsplan IKT - samkjøring og bestilling 0 0 0 0 Forprosjekt pågår 2 015 Styrevedtak 48-2013 og 25-5 Handlingsplan IKT - oppgjørskontroll 0 0 0 0 Forprosjekt pågår Vinter 2015 Styrevedtak 48-2013 og 25- Sum tiltak forpliktet/gjennomført 2013-14 16 000 7 880 5 162 13 042 82 % Samlet vedtatt investeringsramme 2013-22 300 Udisponert 6 300 1. PRO 2.10 funksjonell og teknisk release Utviklingen av PRO 2.10 ble påbegynt i mars og er planlagt produksjonssatt siste helgen i november. 2. NISSY4.5 SMS, tilgangsstyring med mer NISSY 4.5 ble levert i mai og inneholdt funksjonalitet for automatisk utsendelse av SMS til pasienter ved reise til behandling. Produksjonssettingen ble gjennomført raskere enn estimert og uten feil. Releasen hadde en budsjettoverskridelse på 14 % som følge av at det oppsto behov for ekstra SMS-utviklingskompetanse. Budsjettet for NISSY 4.6 reduseres tilsvarende. 3. NISSY 4.6- funksjonell og teknisk release Utviklingen av NISSY 4.6 ble påbegynt i juni og planlegges produksjonssatt siste helgen i november. 4. Prosjekt etablering av rapporteringsportal (RADAR) Radar ble iht. plan satt i drift ultimo april og man valgte å kjøre pilot mot superbrukere og ledere. Utrulling til resten av brukerne ble noe forsinket grunnet responstidsproblemer i løsningen. Feilen ble oppdaget i forbindelse med testing og var isolert til enkelte tabeller. Det tok tid før leverandøren klarte å identifisere problemet. Den siste testfasen viser at tiltakene har løst problemet og at prosjektet nå er i en avsluttende fase. Følgende aktiviteter gjenstår i sluttfasen: Kvalitetsikring av endrede tabeller i forbindelse med tiltak. Rydde i strukturer og datakilder. Gi tilgang til resterende brukere (i alt blir det i første fase innført for 210 brukere). Dette vil bli sluttført i september og styret vil bli forelagt sluttrapport i oktober. 5. Handlingsplan IKT: Samkjøring, bestillerløsning og oppgjørskontroll Dette er prioriterte forbedringsområder innenfor reiser med rekvisisjon. Foranalysen for oppgjørskontroll ble sluttført midten av mars og forprosjekt startet 1. mai. Målsettingen er å etablere en nasjonal løsning for logisk oppgjørskontroll i løpet av vinteren 2015. Foranalysen for samkjøring og alternativ bestillerløsning ble sluttført pr slutten av februar og forprosjekt startet 1. mai. Målsettingen er å implementere et samkjøringsverktøy med alternativ bestillerløsning innen utgangen av 2015. Forprosjektene vil utarbeide detaljerte planer for gjennomføringsfasen som dokumenteres i forprosjektrapporter. Det tas sikte på å forelegge styret beslutningsunderlag og anbefaling om eventuell igangsettelse av gjennomføringsfasene ultimo. Side 9 av 11
2.8 Tilstedeværelse Tilstedeværelsen forsetter å falle i juni og juli. Juni og juli er den perioden med flest feriedager og grunnlaget for mulige dagsverk er i beregningen redusert tilsvarende. Dette påvirker statistikken i negativ retning. Det legemeldte langtidsfraværet har en svak økning i juni og juli, og utgjør størsteparten av fraværet. Egenmeldt fravær har i perioden gått ned. Det er fokus på å redusere sykefraværet i selskapet. For høsten vil det jobbes videre med tiltak for å redusere sykefraværet både preventivt og konkret mot den enkelte sykemeldte. Bedriftshelsetjenesten brukes som bistand i dette arbeidet. Tilstedeværelse 95,0 % 91,6 % 87,9 % 92,7 % Graf: Tilstedeværelse 2013- Tallene for 2013 og inneholder nå ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom Vedlegg: er og grenseverdier Side 10 av 11
KPIer for Brukerperspektivet - Enklere løsninger - Sikre likebehandling og kvalitet Mål Grenseverdier Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 20% < 20 % < 40 % > 40 % Halvårlig Finner bruker den informasjonen de søker på pasientreiser.no > 80% > 80 % > 70 % < 70 % Halvårlig KPIer for Kundeperspektivet (SLA) Grenseverdier - Stabile og kostnadseffektive leveranser Frekvens Mål - Samhandling og kvalitet Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier - Målbar kostnadseffektivisering Frekvens Mål - Kvalitet God økonomistyring - overskudd 8,7 mill/8% > 8 % > 7 % < 7 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 94 % > 92 % < 92 % Mnd Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i Innhold virksomhetsrapportering Tema Frekvens 23.apr 26.jun 22.sep 22.okt 15.des Aktivitet Saksbehandlingstid og saksinngang Mnd x x x x x Tilleggstjenester Aktivitet og økonomi Mnd x x x x x Kvalitet i saksbehandling Andel omgjort klager hos Fylkesmann Halvårlig x x Kvalitet i saksbehandling Finner bruker den informasjon de søker pasientreiser.no Halvårlig x x Kvalitet i saksbehandling Kompetansekartlegging Egen sak x Kvalitet i saksbehandling Kvalitet på vedtak Egen sak x IKT-rapportering SLA Oppetid NISSY og PRO, hendelser Mnd x x x x x Økonomirapportering God økonomistyring Mnd x x x x x Investeringsportefølje Status plan investeringer/prosjekt Kvartal x x x Medarbeidere Tilstedeværelse medarbeidere Mnd x x x x x Medarbeidere Medarbeidertilfredshet Halvårlig x x Kvalitet i tjenesten Pasienttilfredshetsundersøkelse Egen sak x Kostnadsutvikling pasientreiseområdet Sak til AD-møtet i desember Egen sak x Side 11 av 11