Kvinesdal kommune v/ rådmannen Nesgt.11 4480 Kvinesdal

VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 04.05.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Wenche Vik tlf 911 09 533 Kvinesdal kommune v/ rådmannen Nesgt.11 4480 Kvinesdal SKOLEPROSJEKTET MED SKOLEN SOM ARBEIDSPLASS LIKNES BARNESKOLE TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført ved Liknes barneskole i Kvinesdal kommune den 30.03.2009. Til stede fra skolen: Rektor Synnøve Dunsæd, verneombud Leif Jacob Hauge, kontaktlærer Mariann Fjelldal, kontaktlærer Sølvi Bøgwald, kontaktlærer Sonja Egenes, assistent og renholder Anne Lise Ellingsen, og kontorfullmektig Brit Lorvik. Til stede fra Arbeidstilsynet:: Seniorinspektørene Anders Thorstad og Wenche Vik Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med rektor Synnøve Dunsæd og verneombud Leif Jacob Hauge til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 5 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med rektor og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 02.04.2009. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Kvinesdal kommunen, samt informasjon vedrørende inneklima dokumentasjonen, som vi har etterspurt fra POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Gjerpensgt. 20 sor-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 3708 Skien INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 35 52 50 03

VÅR REFERANSE 2 skoleeier. I dette møtet var verneombud Leif Jacob Hauge fra skolen til stede samt representanter fra de andre 2 skolene og representanter fra kommunen. Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Ved Liknes barneskole er det 205 elever. Det er for tiden ca. 35 ansatte ved skolen. Det er høy trivsel blant de ansatte på skolen med et godt og åpent forhold mellom de ansatte og ledelsen. Det tilrettelegges godt for arbeidstakerne og utstøtning er ikke noe problem ved skolen. Det kan også vises til et meget bra vernearbeid. I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: De ansatte vet hvem som er verneombud. De har også god kjennskap til verneombudets rolle og hans arbeid ved skolen. Det er avsatt fast tid til vernearbeidet. Verneombudet har gjennomgått 40 timers kurs. Rektor Synnøve Dunsæd har gjennomgått HMS- opplæring. Arbeidsmiljøutfordringer kartlegges ved medarbeidersamtaler og vernerunder. Medarbeiderundersøkelser gjennomføres også regelmessig ved skolen. Denne er noe omdiskutert med hensyn til at Kvinesdal kommune har valgt å ikke anonymisere denne. Det ble også poengtert at den var omfattende og den måtte gjennomføres innen for en viss tid. Svarprosenten har vært relativ lav. Skolen har et godt systematisk system for den videre oppfølging av de ulike kartleggingene. Ledelsen og ansatte opplever økende stress, mangel på tid, vold/ trusler fra elever og mer ansvar som en stor utfordring. For lærerne har det fysiske arbeidsmiljøet da spesielt problemer vedrørende inneklimaet (støv, dårlig rengjøring, solavskjerming og muggsopp ),vært temaer som skolen har hatt /har fokus på. Kommunen har utarbeidet en vedlikeholdsplan for skolen. Skolen har mange ulike arenaer for kommunikasjon og medvirkning, blant annet morgenmøter, personalmøter,, informasjonsmøter og medarbeidersamtaler. HMS tas opp på disse møtene når det er behov. Assistenter og renholdspersonalet er ikke med på lærerens personalmøter men har egne adskilte møter. Skolen har egen infotavle, og referater fra møter blir sendt på e- mail til alle ansatte. Verneombudet har ingen faste møter med ledelsen, men opplever allikevel å bli tatt med på råd og ha medvirkning i aktuelle saker. Skolen er nå inne i en stor omstilling - og byggeprosess. De ansatte opplever i meget stor grad å få dekket sitt behov for informasjon og medvirkning.

VÅR REFERANSE 3 Det legges tidlig til rette for ansatte med ulike behov, både for de som står i fare for å bli sykemeldt og gravide arbeidstakere. Skolen har også seniorpolitiske tiltak, disse var noe omdiskutert. På egenmeldingsskjemaet kan arbeidstakerne angi om fraværet er arbeidsrelatert. Skolen har skriftlig rutine for oppfølging av sykefravær, og de ansatte har fått informasjon om denne. Skolen utarbeider oppfølgingsplaner senest 6 uker for arbeidstakere som har vært sykemeldt. Oppfølgingsplanen inneholder en vurdering av de forhold loven stiller krav om skal vurderes. Det gjennomføres dialogmøte ved 12 uker. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Det kan vises til skriftlig rutine vedrørende beredskapsplan for vold og trusler. Denne sikrer også en oppfølging av ansatte som har blitt utsatt for vold og trusler. Flere ansatte oppgir å ha liten eller ingen kjennskap til denne rutinen. Liknes barneskole kan også vise til egen konflikthåndteringsrutine og mobbeplan for elever og ansatte. Også når det gjelder denne har de ansatte liten eller ingen kjennskap til rutinen. Skolen har skriftlig rutine på hvordan avvik skal meldes og følges opp. Ansatte informerte om at de stort sett ga muntlig beskjed til leder. Ved ekstrem forhold som ved vold/ trusler fra elever ble det skrevet avvik. Ansatte er usikre på hva som skal meldes som avvik. Enkelte ansatte hadde ikke kjennskap til rutinen. Det foreligger ikke en skriftlig rutine for behandling av elev-/foreldreklager På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse 1. Avvikssystemet fungerer ikke som forutsatt. De ansatte hadde ikke tilstrekkelig kunnskap om deres avvikssystem. Arbeidsgiver plikter å sørge for at de ansatte har kunnskap om systemet og at det fungerer som forutsatt. jfr. Internkontrollforskriften( best. nr. 544) 5, 2. ledd nr.2 og 8. 2. De ansatte hadde varierende/ ingen kjennskap til deres rutiner vedrørende håndtering av vold og trusler, konflikter og mobbing. Det er viktig at arbeidstakerne kjenner til disse slik at systemet fungerer som forutsatt. Jfr. Internkontrollforskriften(best. nr. 544) 5, 2. ledd nr. 2 og 8. 3. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, dette for å sikre at klagene blir behandlet likt og dermed kan være med å forhindre konflikter. jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg:

VÅR REFERANSE 4 1. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 og 8 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er blitt gjennomført. 2. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinene vedrørende vold og trusler, konflikthåndtering og mobbing, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 og 8. Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er blitt gjennomført. 3. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig beskjed om at rutinen er blitt laget. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 01.08.09 Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør- Norge Paul Bjarne Nerheim Tilsynsleder (sign) Wenche Vik Seniorinspektør (sign) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: Liknes barneskole, rektor Synnøve Dunsæd, Prestegardsv.3, 4480 Kvinesdal Liknes barneskole, verneombud Leif Jacob Hauge, Prestegardsv.3, 4480 Kvinesdal

Kvinesdal kommune, hovedverneombud, Nesgt.11, 4480 Kvinesdal VÅR REFERANSE 5