Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Hvordan sikre landingsplass for prosjektene Orientering om IKT Styringssystem 29. januar 2014
Strategiske programmer med behov for landingsplass Digital Fornying med leveranser til linjen......medfører behov for å etablere styring av forvaltning Digital Fornying etablerer regionale løsninger, som tar HSØ fra HF-separate løsninger til sentrale, felles løsninger Når programmene og prosjektene avsluttes oppstår det behov for regional forvaltning, med tydelige regler for samspill God styring er tett knyttet til mulighet for å ta ut gevinster fra investeringene Pågående arbeid med IKT Styringssystem er nødvendig for å understøte kjernevirksomheten i helseregionen, samt sikre standardiserte og kostnadseffektive løsninger 1
Introduksjon av regionale systemer vil medføre en radikal endring i beslutning og kommunikasjonsveier I dag: Hvert HF sitt system I fremtiden: Felles systemer HF 1 HF 2 HF 3 HF 4 HF 5 HF 1 HF 2 HF 3 HF 4 HF 5 System 1 System 2 System 3 System 4 System 5 System Leveran dør Leveran dør Leveran dør Leveran dør Leveran dør Lev 1 Lev 2 Lev 3 Lev 4 Lev 5 Hvordan berede grunnen for styring av forvaltning fremover? 2
En rekke spørsmål oppstår for ulike typer forvaltning Videreutvikling Prosesser Systemforvaltning Hvordan sikre omforent og enhetlig retning for utvikling mellom HFene? Mellom forvaltning og Digital Fornying? Hvordan sikre dokumentering, og deling av beste praksis i prosesser og at ønsket nytte oppnås? Hvordan sikre standardisering og felles regler i systemforvaltningen som Sykehuspartner er ansvarlig for? Enhetlig, effektiv og standardisert videreutvikling av systemene Gevinstrealisering ved bruk av systemene Smidig, enhetlig og kostnadseffektiv forvaltning 3
Kjernen av IKT-styringssystemer dreier seg om tydelighet i "hvem som beslutter og har ansvar for hva" Hvilke beslutninger må gjøres for å håndtere IT? Samle relevant input for å ta avgjørelser Ha oversikt over teknologi Hvordan er oppfølgingen for å sikre at beslutninger blir tatt? Ha oversikt over og følge opp beslutninger Aksjonsplaner og milepæler Budsjett vs påløpte kostnader Funksjonelt omfang Læring for fremtidige beslutninger Samle og analysere informasjon Monitorere og kontrollere Beslutte Hvem har beslutningsmyndighet og hvordan tas beslutninger? Beslutte IT-strategi, planlegging og budsjett Definer IT-arkitektur og standarder Administrere ITinvesteringsportefølje Definere og prioritere forretningsbehov og tekniske løsninger Administrere infrastruktur og øvrige IT-eiendeler 4
IKT Styringssystem med 11 styringsområder Fokus i første omgang på Forvaltning IKT Styringssystem "Nivå 1": Prinsipper og overordnet struktur "Nivå 2": Beslutningsstruktur og myndighet på tvers av styringsområdene 1 2 3 "Nivå 3": Beskrivelse av styringsområdene Strategi og prioriteringer IKT strategi Budsjett- og økonomistyring Porteføljeprioritering Administrasjon av IKT 4 Utvikling 5 Forvaltning 6 Drift 7 8 9 10 11 Leverandørhåndtering Rammer og krav Arkitektur Risikostyring Informasjonssikkerhet Kvalitetsstyring 5
Prosjekt IKT Styringssystem i rute Oppgaver & leveranser Styringsområdet Forvaltning godkjent av styringsgruppen; videre nkring pågår Følgende øvrige styringsområder under utarbeidelse: Leverandørstyring, Arkitektur, Informasjonssikkerhet, Risikostyring og Budsjett- og økonomistyring for IKT Styring og organisering Styringsgruppe består av Thomas Bagley, Ketil Are Lund, Andreas Brunvoll, Wilfred Østgulen, Thor Gunnar Haug, Kenneth Solstrand, Robert Nystuen, Meetali Kakad og Dag Fredrik Bjørnland Tidsplan Prosjekt forventer ibruktakelse av Styringsområdet Forvaltning i løpet av 1H 2014 Samtlige øvrige styringsområder planlegges også å være utviklet i løpet av 1H 2014 Forankring og ibruktakelse Modellen vil fremlegges for ledergruppen i HSØ i løpet av februar, og også være temasak i Fornyingsstyret den 5. mars 6
Styringssystemet har som formål å sikre... Alle, råd og styrer må ha en tydelig funksjon og et definert mandat Myndighet legges til linjen der mulig Tydelige roller, ansvar og beslutningsmyndighet Effektive beslutningsprosesser Koordinerende organer må sikre innspill uten lange "høringsrunder" Det skal etableres faste regler der det er mulig, for å unngå unødvendig saksbehandling Koordinering og gjennomføringskraft Overholdelse av strategiske målsetninger og arkitekturmålbilde Myndighet for utviklingsretning og bruk i systemene må legges nært den kliniske hverdagen 7
Modell under utarbeidelse Styring av Forvaltning: Hovedlinjer Formålet med Styringsområdet Forvaltning 1 er å sikre regional styring og forvaltning av IKT-systemene i helseregionen med formål om å sikre regional samordning, understøtte standardisering og å drive frem gevinster fra utviklede løsninger Styring legges til linjen for å sikre tydelig ansvarsfordeling Regional systemeier i RHFet er ansvarlig for styring av regional forvaltning på tvers av systemer Et Forvaltningsstyre opprettes sammensatt av representanter fra HSØ RHF, helseforetakene og Sykehuspartner, og vil få delegert overordnet beslutningsmyndighet innenfor gitte økonomiske rammer i forvaltningsspørsmål for regionale systemer av administrerende direktør HSØ RHF Et Kompetansesenter etableres for å sikre ivaretakelse av brukernes og foretakenes behov Oppdraget med å etablere Kompetansesenter for kliniske løsninger gis til ett helseforetak (på vegne av helseregionen) for å være tett på klinikkene og brukerne av systemet Kompetansesenteret skal være operativt ansvarlig for føringer for videreutvikling av systemer, definering av beste praksis bruk av systemer, deling av kunnskap, samt være en katalysator for å drive frem gevinster fra utviklede løsninger Det skal finnes et Systemforvalterforum per hovedsystem, bestående av representanter fra HSØ RHF, helseforetakene og Sykehuspartner, som skal fungere som nettverksgruppe for lokale innspill, erfaringer og nkring i helseforetakene Det vil arbeides med å ta i bruk forslått modell, med fokus på sentrale kliniske løsninger Evaluering fra etablering av modell vil gjennomføres før videre utrulling foretas av modellen også for administrative løsninger 8 1. Forvaltning er å administrere og utøve oppgaver innenfor definerte områder for et IKT-system gjennom dens livssyklus, etter at et IKT-system er etablert
Modell under utarbeidelse Styringsstruktur for Forvaltning (Kliniske løsninger) Forvaltningsstyre Forvaltningsstyret vil få delegert overordnet beslutningsmyndighet i forvaltningsspørsmål fra administrerende direktør i HSØ RHF og fungere som styre for forvaltning av regionale løsninger Regional Systemeier Regional systemeier er ansvarlig for den operative styringen av regional forvaltning, og skal fungere som sekretariat og saksforbereder for Forvaltningsstyret RKD Regionalt kompetansesenter LAB RIS/PACS Digital samhandling Kompetansesenteret skal sørge for brukernær styring av videreutvikling av regionale løsninger, for å dokumentere og dele beste praksis bruk mellom HF og SP, samt å sikre gevinstrealisering i bruk Systemforvalterforum skal fungere som nettverksgruppe for lokale innspill, erfaringer og nkring i helseforetakene, med representanter fra alle helseforetakene og Sykehuspartner Sykehuspartner Sykehuspartner: Utfører systemforvaltningen av regionalt system i tråd med oppdragsdokumentet for Sykehuspartner fra RHFet 9
Sykehuspartner HF HSØ RHF Modell under utarbeidelse Overordnet styringsstruktur for regional forvaltning Forvaltningsstyre RHF representant(er) HF representanter Sykehuspartner representant(er) Regional Systemeier (kliniske løsninger) Regional Systemeier (administrative løsninger og felleskomponenter) Strategisk dialog Mandat Mandat RKD Regionalt kompetansesenter, kliniske løsninger 1 LAB RIS/PACS Digital samhandling Regionalt kompetansesenter, adm. løsninger og felleskomponenter 2 Administrative løsninger Felleskomponenter Eksterne systemleverandører forum forum Sykehuspartner Regional tjenesteansvarlig Regional tjenesteansvarlig Regional tjenesteansvarlig Regional tjenesteansvarlig Regional tjenesteansvarlig Regional tjenesteansvarlig Operativ dialog 10 1. Regionalt kompetansesenter vil i første omgang etableres for RKD og LAB for de kliniske systemene. Det vil deretter evalueres når og hvordan det skal utvides til andre områder som RIS/PACS, Digital Samhandling og eventuelt andre. Initielt vil RKD og LAB etableres som selvstendige kompetansesentre, men målbildet er å ha regionalt kompetansesenter for kliniske løsninger samlet i ett kompetansesenter. 2. Etablering og plassering av kompetansesenter for administrative løsninger og fellekomponenter besluttes senere Etableres først Målbilde
Forankring og ibruktakelse neste sentrale områder for Styringsområdet Forvaltning Forankringsaktiviteter for Styringsområdet Forvaltning Prosjektet arbeider med å forberede ibruktakelse Møte VAD-møtet Ledergruppen til ToE IKT-ledermøte Fagdirektører Ledermøtet RHF Fornyingsstyret Dato 20. januar 27. januar 28. januar 19. februar xx. februar 5. mars Prosjektet gjennomfører arbeid for å sikre rask ibruktakelse ved sentrale aktiviteter Utarbeidelse av overordnet ibruktakelsesplan og definering av ansvarlige for aktiviteter knyttet til Styrende dokumentasjon og finansiering Roller og stillinger Organisering og Utarbeide maler for videre dokumentasjon Utvikle og tilgjengeliggjøre materiell, samt forberede kommunikasjon og opplæring Prosjektet arbeider i parallell videre med å utarbeide øvrige styringsområder Neste "bølge" etter forvaltning inkluderer Arkitektur, Informasjonssikkerhet, Leverandørstyring, Risikostyring 11