Prosjektplan emeldinger

Prosjektplan emeldinger Bruk av elektroniske meldinger i helse- og omsorgssektoren i SiO-kommunene prosjektplan emeldinger i sio, v. 1.00.docx - utarbeidet av Asle Brustad

Innhold 1. INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Erfaringsmateriale, eksternt og lokalt... 4 1.3 Dagens situasjon... 4 1.4 Politisk vedtak... 5 1.5 Følgende tiltak prioriteres fram mot drift... 5 2 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET... 6 2.1 Forankring i overordnede planer i SiO... 6 2.2 Formål... 6 2.3 Mål... 6 2.4 Omfang og avgrensninger... 7 3 PROSJEKTORGANISERING... 8 3.1 Organisering... 8 3.2 Prosjektstyring... 9 4 FREMDRIFTSPLAN... 10 5 KOSTNADER... 10 6 EKSTRNE SAMARBEIDSPARTNERE... 10 7 RAPPORTERING... 10 8 Vedlegg 1. Sjekkliste: Er vi klar til å sette i gang?... 11 9 Vedlegg 2. Sjekkliste for prosjektgjennomføring... 12 Versjonskontroll Versjon Dato Skrevet av Godkjent av Kommentar 1.0 09.03.2012 Asle Brustad Svein Jarle Midtøy, prosjektansvarlig Side 2

1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Samhandlingsreformen 1, legger opp til utstrakt bruk at IKT som virkemiddel for å nå målene om trygg og effektiv transport av helseopplysninger både internt i kommunene og mellom kommuner og eksterne samarbeidspartnere på helseområdet. Meldingen viser videre til strategien Sampsill 2.0 2 : «De forslag som framkommer i denne meldingen er forankret i Samspill 2.0 som er den siste av fire strategier for økt teknologianvendelse i sektoren.» Statsråd Sylvia Brustad sier i forordet til denne strategien: «Jeg har tro på at tiltakene vi skal i gang med, vil sette fart i arbeidet med å få nasjonale IKTløsninger på plass. Omstillingen vil kreve nytenkning, samarbeid og fleksibilitet både fra offentlige og private aktører. Jeg er sikker på at alle vil legge godviljen til i det omfattende omstillingsarbeid vi skal gjennomføre». Norsk helsenett sier i sin rapport «Veien frem til helhetlig pasientforløp en veiviser» at «Det er en velkjent erfaring at hvis man ikke knytter innføring av IKT til en forutgående eller parallell helsefaglig organisasjonsutvikling forblir samhandlingen lett som før. Det skapes ikke nye måter å samarbeide på og potensialet til å effektivisere og øke sikkerheten ved hjelp av IKT blir ikke utnyttet.» Også Helsedirektoratet sin veiviser legger vekt på dette perspektivet: «Det er mange hensyn som skal ivaretas ved implementering av elektronisk meldingsutveksling i en kommune. Å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling innebærer en endringsprosess for kommunen, og de organisatoriske endringene er en viktig del av denne prosessen. Det er derfor av stor betydning at det legges ned en betydelig innsats.» Vi vil bestrebe oss på å gjennomføre et prosjekt som tar opp i seg denne utfordringen. Det gjør vi ved å innlemme både arbeidsprosesser, kompetanse og personvern som viktige elementer på veien mot en tryggere og mer effektiv meldingsformidling. De som yter tjenestene til innbyggerne er de som vet best hvor skolen trykker. Involvering av disse er en viktig suksessfaktor for å komme fram til forbedrede løsninger. Det er en viktig erkjennelse i denne sammenheng at teknologien skal være en støttespiller og et hjelpeverktøy som understøtter tjenesteproduksjon. 1 Stortingsmelding 47 (2008-2009) 2 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 Side 3

1.2 Erfaringsmateriale, eksternt og lokalt Erfaringer fra Kristiansund kommune og Helse Møre og Romsdal Kristiansund kommune og Helse Møre og Romsdal har utarbeidet et kompendium basert på sine erfaringer ifm. gjennomføring av pilotprosjektet «Elektronisk samhandling mellom kommune og helseforetak». Kompendiet er delt i to. Del 1 er en «Kokebok» for gjennomføring av tilsvarende prosjekt. Del 2 inneholder en oppsummering av de praktiske erfaringer de gjorde gjennom prosjektperioden. Kokeboken fremstår som så godt gjennomarbeidet og anvendelig at vi velger å bruke denne som en rettesnor for vår prosjektgjennomføring. Blant annet har de utarbeidet to sjekklister som kan være nyttige for oss. Sjekkliste «Er vi klar til å sette i gang?» Se vedlegg 1. Sjekkliste for prosjektgjennomføring: Se vedlegg 2. Forfatterne av kompendiet fortjener stor honnør for at de har tatt seg tid til å dokumentere sine erfaringer og sin metodikk og som de selv sier i innledningen: «Så hva har vi gjort for å komme hit og hvilke erfaringer har vi gjort oss underveis? Dette ønsker vi å fortelle om i denne kokeboka. Vi håper andre kommuner og helseforetak som skal i gang med elektronisk samhandling kan finne overførbar kunnskap i våre erfaringer.» Dette er kunnskapsdeling i praksis! Lokale prosjekter på Meldingsløftet 3 Kommunene Meldal og Hitra har vært blant de 46 kommunene som har gjennomført pilotprosjekt på Meldingsløftet i regi av Helsedirektoratet. De sitter derfor med erfaringer som det blir viktig å ta med seg i vårt emeldingsprosjekt. Veiledningsmateriale som legger føringer for prosjektet Det er utarbeidet en del dokumenter som legger føringer for vårt prosjekt. Blant annet har Helsedirektoratet og Norsk Helsenett laget hver sin veileder. Vi vil forsøke å legge disse til grunn for vårt arbeid. Helsedirektoratet: Veiviser «Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling i kommunen» «den skal bidra til at kommunene kan finne informasjon om hvilke forutsetninger som skal være på plass når kommunen tar i bruk elektronisk meldingsutveksling i samhandlingen med andre aktører.» Norsk helsenett: Rapporten Veien frem til helhetlig pasientforløp en veiviser (Kap. 6 «Veileder om innføring av elektronisk samhandling» henviser også til veiviseren fra Helsedirektoratet i tillegg til en del andre veiledere. Særavtaler med St. Olavs hospital (Avtalene er under arbeid) 1.3 Dagens situasjon Sjekkes ut med lokale prosjektledere 3 http://www.helsedirektoratet.no/it-helse/meldingsutveksling/meldingsloftet-i-kommunene/sider/default.aspx Side 4

1.4 Politisk vedtak Prosjektplan for SiO hovedprosjekt (revisjon: 25.01.2012). I kap. 1.5 Vedtak står det under pkt. 6: Samarbeid om kompetanse og IKT er nødvendige forutsetninger for å lykkes i samarbeid. Videreføring av IKT prosjekt. 1.5 Følgende tiltak prioriteres fram mot drift Arrangere prosjektsamling med IKT-ledere og fagpersonell helse, fortrinnsvis prosessveieledere HPH, fra alle 12 kommuner. Kjøre prosess for å velge hvilke meldingstyper prosjektet skal omfatte. Beslutte hvilke innkjøp av kommunikasjonsmoduler fra systemleverandører som må gjøres Beslutte kjøp at installasjonstjenester fra systemleverandører Beslutte kjøp av opplæringspakker fra systemleverandører Utarbeide gjennomføringsplaner sammen med kommuner og leverandører Side 5

2 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 2.1 Forankring i overordnede planer i SiO Prosjektet er forankret i «Prosjektplan for SiO hovedprosjekt - revisjon: 25.01.2012» under kapittel «Avslutning prosjekt og overgang til drift»: Engasjere delprosjektleder IKT Gjennomføre innføringsprosjekt e- meldinger Delprosjektleder e-meldinger ansatt Febr 2012 PL 2.2 Formål Prosjektets formål er å levere løsninger som understøtter samhandling/kommunikasjon mellom aktørene innen helse og omsorgssektoren i SiO-kommunene og mellom kommunene og respektive helseforetak. emeldinger skal komme inn som naturlig støtteverktøy i prosessene i Helhetlig pasientforløp i hjemmet (HPH). 2.3 Mål Implementere og ta i bruk de elektroniske meldingene som kommunenes representanter velger Sørge for teknisk tilkobling og implementering av elektronisk kommunikasjon Sørge for at dette skjer innenfor de rammer som settes i Normen Alle 12 kommuner skal ha tatt i bruk en eller flere av de valgte elektroniske meldingene i løpe av 2012 Norsk helsenett har utarbeidet et flytskjema som beskriver prosessene i Helhetlig Pasientforløp i Hjemmet (HPH). Her har de også definert inn de forskjellige emeldingstypene som må kobles inn for å understøtte prosessen. Prosjektet vil ta denne skissen som utgangspunkt i arbeidet med å velge hvilke emeldinger vi skal ta inn i prosjektet. Se figur 1. Beskrivelse av HPH-prosessen FIGUR 1. SAMHANDLINGSKJEDEN I HPH Side 6

2.4 Omfang og avgrensninger Prosjektet skal: Utarbeide omforent prosjektplan og handlingsplan Velge hvilke meldingstyper som skal implementeres Dokumentere dagens situasjon mht. teknologi, dvs. systemer og kommunikasjonsløsninger for alle 12 kommuner Utrede og velge tekniske løsninger som er nødvendig for å implementere og sette i drift valgte meldingstyper Kartlegge nødvendig kompetanse og sette opp tiltaksplan der det er nødvendig. Utrede forholdet til Norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren (Normen) og sette opp tiltaksplan der det er nødvendig. Sørge for at de løsninger som blir innført er i overenstemmelse med kravene som stilles i Helsedirektoratets dokument «Krav til elektronisk meldingsutveksling. Versjon 1.0» 4 Avgrensing: Prosjektets mandat omfatter ikke ansvar for å ta ut gevinster gjennom organisasjonstilpasninger. Om prosjektplan: Prosjektleder utarbeider utkast til prosjektplan som bearbeides gjennom prosesser i prosjektgruppen. Planen fremlegges for prosjektansvarlig for videre behandling. Om meldingstyper: Prosjektet skal gjennomføre en prosess for å beslutte hvilke meldingstyper som skal implementeres. Om teknologi: Kartlegge hvilke fagsystemer kommunene bruker pt. innenfor helseområdet og hvilke av disse som blir berørt av prosjekt emeldinger. Dokumentere hvilke kommunikasjonsmoduler* kommunene har pr. i dag. Dokumentere hvilke kommunikasjonsmoduler* kommunene evt. vil ha behov for i tillegg til det som avdekkes i punktet over. Dokumentere hvilke forbindelser kommunene har mot Norsk helsenett pr. i dag. Dokumentere hvilke forbindelser kommunene evt. vil ha behov for mot Norsk helsenett i tillegg til det som avdekkes i punktet over. * Dette kan omfatte både meldingstjener og kommunikasjonsmodul mellom meldingstjener og journalsystem, jfr. eksempel i «Kokebok» fra Møre- og Romsdal side 21-22. Om kompetanse og opplæring: I samarbeid med systemleverandører: Kartlegge kompetansebehov for å kunne ta i bruk de emeldinger som et besluttet tatt i bruk. 4 http://www.helsedirektoratet.no/lover-regler/norm-forinformasjonssikkerhet/dokumenter/prosessdokumenter/documents/krav-til-elektronisk-meldingsutveksling.pdf Side 7

Utarbeide opplæringsplan sammen med bl.a. journalsystem-leverandører. Krav som stilles i Norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren (Normen) relatert til bruken av valgte meldinger skal omfattes av denne opplæringen. Det skal reguleres i avtale med leverandørene hvem som har ansvar for hva. Om informasjonssikkerhet og personvern: Alle aktiviteter skal følge de krav som stilles i Norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren (Normen). Om arbeidsprosesser: Sammen med prosessveilederne skal det gjennomføres en arbeidsprosessanalyse og utarbeides forslag til ny, forbedret arbeidsprosess før en meldingstype tas i bruk. 3 PROSJEKTORGANISERING 3.1 Organisering Prosjektansvarlig: Svein Jarle Midtøy, prosjektleder for SiO-prosjektet. Prosjektgruppe Asle Brustad, prosjektleder (engasjert av Samhandlingsenheten i SiO) Oddvar Løfaldli, prosjektressurs tekniske løsninger (IKT-leder Hemne kommune) Asbjørn Bjørgan, prosjektressurs tekniske løsninger (IKT-leder Agdenes kommune) Heidi Taraldsen, faglig representant for helse- og omsorgssektoren (lokal prosjektleder Hitra kommune) Koordinator for Norsk Helsenett Prosjektgruppens mandat: Prosjektgruppen skal sørge for at det velges hvilke meldingstyper som skal innføres, sørge for at det blir kjøpt og installert nødvendig programvare og sørge for at det blir gjennomført nødvendig opplæring. Utrulling i alle 12 kommuner skal skje i løpet av 2012. Arbeidsgrupper: Arbeidsgrupper etableres etter behov. Side 8

3.2 Prosjektstyring Prosjekteiere: Det henvises til kap. 3 i overordnet prosjektplan for SiO hovedprosjekt mht.organisatorisk forankring (se under). Prosjekt emeldinger er underlagt den samme styringsmodellen. Prosjektleder emeldinger: er den som har den daglige ledelsen av prosjektet skal koordinere alle aktører i prosjektet med sikte på målrettet fremdrift og effektiv utnyttelse av tilgjengelige ressurser samt at budsjett, tidsplan og kvalitet holdes skal utarbeide en prosjektplan som skal godkjennes av prosjektansvarlig skal bidra til kvalitetssikring av prosess frem mot endelig resultat rapportere løpende til prosjektansvarlig på status og aktiviteter utarbeide statusrapporter på forespørsel fra prosjektansvarlig, som hovedregel kvartalsvis forberede og planlegge møter sørge for at det blir skrevet referater og at disse formildes til relevante mottakere Arbeidsgrupper: Arbeidsgruppene vil få ansvar for å gjennomføre oppgaver innfor avgrensede områder der det anses nødvendig. Omfang og ansvar defineres løpende. Prosjektansvarlig skal: godkjenne prosjektplan være støttespiller for prosjektets løpende aktiviteter rapportere i henhold til overordnet prosjektorganisasjon Rapporteringsveier: Prosjektet rapporterer til prosjektansvarlig (= prosjektleder for SiO-prosjektet), som rapporterer videre opp i organisasjonen på forespørsel. Side 9

4 FREMDRIFTSPLAN Hva? Når? Arrangere prosjektsamling med IKT-ledere og fagpersonell helse, fortrinnsvis 1. mars 2012 prosessveieledere HPH, fra alle 12 kommuner. Kjøre prosess for å velge hvilke meldingstyper prosjektet skal omfatte. Beslutte hvilke innkjøp av kommunikasjonsmoduler fra systemleverandører som må mars 2012 gjøres Beslutte kjøp at installasjonstjenester fra systemleverandører mars 2012 Beslutte kjøp av opplæringspakker fra systemleverandører mars 2012 Installasjon og test av tekniske løsninger april juni 2012 Utrulling i alle 12 kommuner 2. halvår 2012 Det utarbeides egen, detaljert handlingsplan for prosjektet. 5 KOSTNADER Lønn og sosiale utgifter prosjektleder: kr. 730.000 Andre utgifter: kr. 40.000 Sum: kr. 770.000 Finasiering: Helsedirektoratet kr. 550.000 SiO kr. 220.000 Sum: kr. 770.000 6 EKSTRNE SAMARBEIDSPARTNERE Norsk helsenett Hemit (Helse Midt-Norge IT) Den enkelte leverandør av pasientjournalsystemer Regional arbeidsgruppe (KS,Helseforetaket m.fl.) 7 RAPPORTERING Prosjektet rapporterer til prosjektleder for SiO til daglig (som er prosjektansvarlig for emeldingsprosjektet). Statusrapporter som hovedregel kvartalsvis. Avvikende rapportering kan skje på forespørsel fra prosjektansvarlig. Side 10

8 Vedlegg 1. Sjekkliste: Er vi klar til å sette i gang? Dette er i all hovedsak kopi av Kokebok fra Møre- og Romsdal med noen få lokale tilpasninger. Område, oppgave Frist Ansvar Utført Forberedelser Kartlegg behov Kartlegg kompetanse Interessentanalyse hvem berøres Forankre og lag avtale Avklar økonomi Les Normen Risikoanalyse Aktivitets- og milepælsplan Teknologi Bruk Normen Sjekk funksjonalitet i egne fagsystem Koble til Norsk helsenett Få EDI-adresse og HER - ID Bestill Virksomhetssertifikat Etabler meldingstjener Kjør test Etabler overvåkingssystem Organisasjon Etabler system for mottak Etabler system for sending og overvåking Etabler roller / ansvar / oppgaver Etabler rutiner Sørg for opplæring i: - Ny programvare - Nye rutiner - Avvik Etabler supportsystem: - Daglig support - Ekstern support Bruke motivasjon Forberede bredding Opprette rolle som «pressekontakt» Hold oversikt over ringvirkninger Side 11

9 Vedlegg 2. Sjekkliste for prosjektgjennomføring Dette er i all hovedsak kopi av Kokebok fra Møre- og Romsdal med noen få lokale tilpasninger. Fas e 1 Planlegging Prosjektplan - idemyldring /planlegging Lage prosjekt målsetting Innkalle nøkkelpersonell til oppstartsmøte Identifisere avdelinger og personell for deltakelse Liste over mulige interessenter Avklare deltakelse av personell - roller Lage arbeidsfordeling- behov for koordinator Informere lokale prosjektledere om tiltaksliste Avgjøre in-house trening/ eller eksternt Prosjektplan inkludert avtaleverk Målsetting/ tiltak og organisering Bekreftet ansvar - totalplan for pilotprosjektet Ressursbehov og tidsplan Forslag/ godkjenning - økonomisk ramme og avtale Nødvendig kompetanse innhold/ nivå Liste over deltakere for godkjenning Knytte kompetansenivå og Work Breakdown Structure Tilbakemelding på lister Endelig prosjektplan og avtale Endelig godkjenning av økonomi for prosjektet Fase 1 - Avslutte planleggingsfasen Fas e 2 Prosjekt introduksjon Oppstartsdato - aktører og ansvar Kunngjøre plan for prosjekt/ referansegruppene Felles help-desk/ kontaktpersoner Søke teknologisk løsning Inkludering av tekniske krav i avtale Arbeidsmøter mellom partene Tilbud fra leverandør på løsning for SiO-kommunene (3 leverandører) Tidsplan for etablering av kommunale servere Bestilling av virksomhetssertifikater EDI-adresser i Norsk helsenett Bestilling av programvare Distribuere forslag til avtale Epost invitasjon til deltakere Avklaring tilknytning Elin-K/ kommuneprosjektet Meldingsløftet Beskrive økonomiske forpliktelser Planlegge tid for kommunale postmestere Interne tilpasning organisering - mottak/ distribusjon Beskrive nye prosedyrer/ rutiner og fullmakter Intern opplæring kommunene Fase 2 - Avslutning av prosjekt- innledning Fas e 3 Systemprosjekt/ gjennomføring og Side 12

prosjektkontroll: Hovedplan for innføring Daglig oppfølging Installasjon og planlegging Installasjon og kontroll Intern opplæring systemdrift Intern planlegging rutiner Intern opplæring brukere Samle tilbakemeldinger og lage presentasjon Samle behov oppfølgende opplæring Oppdatere enhetene med opplæringsresultater Kvalitetskontroll Repeter kvalitetskontroll nødvendig antall ganger Fase 3 - Avslutte delprosjektet Fas e 4 Resultatmål - elektroniske meldinger og elektroniske skjema Etablering av elektroniske laboratoriesvar(?) Etablering mottak laboratoriesvar(?) Utrulling laboratoriesvar(?) Utrulling øvrige kommune enheter(?) Tilsvarende prosesser eepikrise/ røntgensvar(?) Etablering kvalitetsoppfølging Overvåking meldingstrafikk vellykket/ avvist Rapportering av månedlige resultater Etablere avvikssystem for elektroniske meldinger Saksbehandle avviksmeldinger Korrektive tiltak/ aktiviteter ift. avvik Evalueringsrapport påbegynnes for Pilotprosjektet Fase 4 Avslutte delprosjektet Fas e 5 Prosjekt realisering Evaluering, avslutning og konklusjoner Bestemme evalueringsmetode Aktivitets og kvalitets måling - etterprøving av resultater og aktivitetskonsekvenser Diskutere evalueringsmetode, presentasjon resultater, og prosessforbedringer Lag liste over beste praksis og FAQ for oppfølgning/ videre planer Diskutere anbefalinger med prosjektansvarlige Identifisere oppgaver som er problematisk «vranglås» Tilbakemelding på utløste og mulige effekter/ gevinster på investering Sende ROI skjema til deltakerne og lokale prosjektledere Mål oppnådde gevinster på ROI iht. riktige kriterier Sammenstill resultater og presentere disse for opdragsgivere Vurdere innspill på nye aktiviteter til prosjektet Avslutt hele prosjektet og anbefalinger videre OPPDRAG fullført markering Side 13