Introduksjon NB! Denne malens nummerering er koblet mot nummereringen og oppbygningen i Difis evalueringsskjemaer for bruk under kontraktsoppfølgingen. Vi anbefaler derfor at du ikke endrer på nummerering eller tar bort noen punkter da dette vil føre til vanskeligheter med informasjon til de som skal benytte seg av dette dokument under evaluering av avtalen i avtaleperioden. Formål med dokumentet Hensikten med kontraktsoppsummeringen er å gi et kort sammendrag av kontraktens viktigste punkter, slik at man relativt enkelt kan få et overblikk over kontraktens innhold. Kontraktens viktigste innhold som skal oppsummeres i dette dokument er den signerte avtalen inkludert konkurransegrunnlagets vedlegg samt valgte tilbud. Dokumentet skal kunne fungere som et hjelpedokument i forbindelse med implementeringen av avtalen og avlaste avtaleansvarlig hos både oppdragsgiver og leverandør. Verdien av dette er blant annet en effektiv kommunikasjon av formålet med kontrakten ut til brukerne i de respektive organisasjoner, slik at mål og gevinster kan realiseres gjennom effektiv utnyttelse av kontraktens fulle potensiale. Denne KOMA vil videre kunne tydeliggjøre det mest vesentlige rundt det operative, bestillinger, avvikshåndtering etc, men også hvilke krav leverandøren kan sette til kjøper. KOMAen er ikke ment å omfatte avtalens alle detaljer, kun det som er praktisk vesentlig for å oppnå en felles forståelse for hvordan avtalen skal benyttes i hele avtaleperioden. Målgruppen for dokumentet Hovedsakelig er KOMA et dokument som skal distribueres internt for de type kontrakter som har flere brukere/bestillere i organisasjonen. Det bør vurderes om det er hensiktsmessig å beskrive flere ulike roller i dokumentet f.eks Bestiller, Regnskap, Avtaleforvalter, Innkjøper, Teknisk/Fagperson. Tabellen på den siste siden i dette dokumentet kan brukes som utgangspunkt for å lage en struktur for dette. Veiledning til bruk av dokumentet Selve malen er relativt selvforklarende, men må tilpasses hver enkelt avtale. Ved endring/oppdatering bør dette dokumentet oppdateres og kommuniseres ut til målgruppen/brukerne av avtalen. Avsender/eier av KOMA bør være ansvarlig for å informere om dokumentet hos brukerne. All informasjon i KOMA trenger nødvendigvis ikke komme fra selve avtaledokumentet. I noen tilfeller kan det eksempelvis være nyttig å ha med informasjon om for eksempel praktiske opplysninger som både oppdragsgiver og leverandør er enige om for å få selve leveransen til å bli optimal. Difi anbefaler oppdragsgiver om å skrive utkastet til KOMA basert på denne mal, samtidig som kontrakten for avtalen utformes. KOMA sendes deretter til leverandør, slik at vedkommende kan sikre at all informasjon vedrørende grensesnittet mellom leverandør og kunde blir synliggjort. Dette gjøres for at flest mulig usikkerheter ved den praktiske utførelsen av avtalen blir fjernet. Leverandøren kan med fordel presentere KOMA i oppstartsmøtet hos oppdragsgiver slik at alle brukere av avtalen får en relasjon til dokumentet og dets praktiske informasjon. Husk taushetsplikten! Husk at priser/rabatter regnes som bedriftshemmeligheter og må ikke ligge fritt tilgjengelig, noe dette dokument med fordel kan gjøre. Difi anbefaler derfor at både Oppdragsgiver og Leverandør sikrer at ingen bedriftshemmeligheter blir tatt med i dette dokument før det gjøres tilgjengelig for alle Oppdragsgivers brukere.
Vedlegg X TIL AVTALE NR: XX/XXXX KOMA «KORT OM AVTALEN» Side 2 av 11
Innholdsfortegnelse 1 LEVERANDØROPPLYSNINGER... 4 2 AVTALENS VARIGHET... 4 2.1 AVTALENS OMFANG/HOVEDFORMÅL... 4 3 LEVERING... 5 3.1 LEVERINGSTIDSPUNKT... 5 3.2 LEVERINGSSTED... 5 3.3 LEVERINGSTID... 5 4 KVALITET, LØSNINGSEVNE OG KOMPETANSE I AVTALEN... 5 4.1 DEFINISJON AV DET SOM SKAL LEVERES... 5 4.2 KRAV TIL FORVENTET KVALITET PÅ LEVERANSEN... 5 4.3 KOMPETANSEKRAV TIL EVENTUELLE RESSURSPERSONER SOM SKAL BENYTTES I AVTALEN... 5 4.4 ØVRIGE KRAV TIL AT LEVERING SKAL FUNGERE... 6 5 SAMARBEID OG OPPFØLGING... 6 5.1 KRAV TIL SAMARBEID OG OPPFØLGING... 6 5.2 FEILLEVERING OG FEILBESTILLING... 6 5.3 SAMARBEID OG UTVIKLING I AVTALEPERIODEN... 6 5.4 LOGG / STATISTIKKER OVER UTFØRT ARBEID (VED TJENESTELEVERANSER)... 6 5.5 AVTALT OMFANG AV VARELEVERANSE... 7 5.6 ØVRIGE KRAV TIL AT SAMARBEID OG OPPFØLGING SKAL FUNGERE... 7 5.7 TRANSPORT EMBALLASJE... 7 5.8 RETURMULIGHET FOR EMBALLASJE/BRUKTE VARER... 7 6 IMPLEMENTERING, OPPLÆRING OG UTFASING... 7 6.1 IMPLEMENTERINGSPLAN... 7 6.2 KURSTILBUD OG ANNEN OPPDATERING I LØPET AV AVTALEN... 7 6.3 BESTILLING... 7 6.4 UTFASING/AVSLUTNING AV AVTALE... 8 6.5 ORDREBEKREFTELSE... 8 7 SAMFUNNSANSVAR... 8 7.1 AVTALENS KRAV TIL MILJØHENSYN... 8 7.2 AVTALENS KRAV TIL UNIVERSELL UTFORMING... 8 7.3 AVTALENS KRAV TIL SOSIALT ANSVAR... 8 7.4 AVTALENS KRAV TIL ETISK HANDEL... 8 7.5 AVTALENS KRAV TIL POLITIATTEST OG ANDRE ATTESTER... 8 7.6 AVTALENS KRAV TIL FORSIKRINGER OG GARANTIER... 8 7.7 AVTALENS KRAV TIL KONTROLL AV OVENSTÅENDE PUNKTER... 8 7.8 ØVRIGE KRAV TIL SAMFUNNSANSVAR... 8 8 PRISER, ØKONOMI OG FAKTURERING... 8 8.1 FØLGENDE VILKÅR GJELDER FOR AVTALEN... 8 8.1.1 Reisekostnader... 9 8.1.2 Betalingsbetingelser... 9 8.1.3 Priser... 9 8.1.4 Tilbudsvarer... 9 8.2 PRISREGULERING I AVTALEPERIODEN... 9 8.3 STATISTIKK... 9 9 E-FAKTURA / E-HANDEL / ORDREBEHANDING... 10 9.1 FAKTURERING... 10 9.2 MERKING AV FAKTURA / E-FAKTURA... 10 9.3 KRAV TIL ELEKTRONISK HANDELSLØSNING... 10 9.4 KRAV TIL ELEKTRONISK KATALOG... 10 9.5 KRAV TIL ORDREHÅNDTERING I TILLEGG TIL PUNKT... 10 9.6 ØVRIGE KRAV VEDRØRENDE E-HANDEL... 10 10 KONTAKTPERSONER... 11 Side 3 av 11
1 Leverandøropplysninger LEVERANDØROPPLYSNINGER Leverandør: Gateadresse: Postadresse: Telefonnummer: Telefaks : E-postadresse: Organisasjonsnummer: Kontaktperson avtale: Kontaktperson kundeservice: Kontaktperson logistikkansvarlig: Kontaktperson prosjekt/ordre: Kontaktperson kundeservice: Åpningstider (hverdager): Bestillingstelefon: Ordre mail: Bestillingsfrist: Link til nettbutikk Link til ehandel (Hvis tilgjengelig) 2 Avtalens varighet KONTAKTPERSONER Navn Mobil/Telefon E-post BESTILLINGSDATA Avtalens varighet er fra xx.xx.xxxx tom xx.xx.xxxx, med mulighet til forlengelse på x år av gangen til og med xx.xx.xxxx. Avtalen forlenges automatisk dersom ikke annet blir meddelt skriftlig før utløpsdato, avtalens maksimale totale varighet er x år. I hele avtaleperioden har partene gjensidig rett til å si opp med x (f.eks seks) måneders skriftlig varsel. Etter avtalens utløp plikter Leverandøren å avhjelpe Oppdragsgiver med leveranser til ny avtale er på plass. 2.1 Avtalens omfang/hovedformål Avtalen omfatter levering av xxxx. Årlig uttak vil være avhengig av økonomiske rammevilkår, politiske vedtak og markedssituasjonen for øvrig. Estimert Avtaleverdi er xxxx,- kr per år. Avtaleforholdet reguleres av følgende kontraktsbestemmelser: Avtaleforholdet vil bli regulert av signerte rammeavtale. Avropene vil reguleres av kontrakten. Avtalen skal gjelde for følgende Oppdragsgivere: x Det er også opsjon for tiltredelse av andre «enheter hos Oppdragsgiver» som naturlig faller innenfor Oppdragsgivers administrasjon/styre. Rammeavtale er en avtaletype der Leverandøren forplikter seg til å levere bestemte varer og/eller tjenester til nærmere bestemte betingelser når Oppdragsgiver har behov for det. Dersom annet ikke er spesifisert i avtalen forplikter Oppdragsgiver seg ikke til uttak av noe bestemt mengde, men Oppdragsgiver forplikter seg til å benytte denne avtale ved behov av de produkter som omfattes av denne. Rammeavtalen medfører i utgangspunktet ingen økonomisk forpliktelse for Oppdragsgiver. Forpliktelsen for Oppdragsgiver oppstår når det gjøres avrop/bestilling på rammeavtalen. Den enkelte bestiller forplikter seg også å følge opp og kontrollere at produktene som blir levert er i henhold til bestilling / avtale. Kommentert [A1]: Kan være rammeavtale, kan også være en kontrakt Kommentert [A2]: f.eks Statens standardavtale for konsulentoppdrag (SSA-O) eller for konsulentbistand (SSA-B eller SSA-B enkel Kommentert [A3]: Oppdragsgiver beskrives, NB! Bør oppdateres iht Kommentert [A4]: Kan legges til OM det er en rammeavtale, ellers fjernes/erstattes dette. Side 4 av 11
3 Levering 3.1 Leveringstidspunkt Leveringstidspunkt tilpasses hvert oppdrag. Leveringer skal foregå på avtalte tidsfrister for å ikke meldes som avvik. 3.2 Leveringssted Alle leveranser skal være fritt levert på angitt plass, monteres på stedet og emballasje skal fjernes av leverandøren. Oppdragsgiver må passe på at det er tilstrekkelig plass for leverandør til å levere varene. Oppdragsgiver kan med fordel beskrive/merke opp hvor de enkelte varer skal plasseres. 3.3 Leveringstid For leveransen gjelder følgende garanti: Garantert leveringstid Ved brudd på leveringstid ut over garantitid vil det inntreffe en dagsbot på XXX kr per dag, maks total ordresum. Ved gjentagende brudd (over XX ganger i hele avtaleperioden) vil dagsboten økes til XXX kr per dag, maks total ordresum. Unntak for disse sanksjoner er (eventuell unntaksbeskrivelse). 4 Kvalitet, løsningsevne og kompetanse i avtalen Språkkrav: Samtlige dokumenter og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. 4.1 Definisjon av det som skal leveres Kommentert [A5]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A6]: Avtalte frister bør oppgis og stemme overens med konkurransen/tilbudet. Kommentert [A7]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A8]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A9]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Denne avtale gjelder for leveranse av: Kundens behov som denne avtalen skal dekke kan defineres følgende: Leveransen har følgende begrensninger: Kommentert [A10]: Gjør denne beskrivelsen så detaljert som mulig slik at leverandøren får et godt bilde av ditt behov og kan tilpasse leveransen til dette. Kommentert [A11]: Her kan oppdragsgiver beskrive de leveranser som ikke skal dekkes i denne avtalen. 4.2 Krav til forventet kvalitet på leveransen Hvilke forventninger og krav har man til leveransen? Kvalitetskrav kan være evne til å kommunisere, rapportering av status ved løpende kostnader som f.eks antall timer, statusrapportering kontra levering osv. 4.3 Kompetansekrav til eventuelle ressurspersoner som skal benyttes i avtalen Beskriv de ulike ressurspersoners rolle: Det vil være behov for prosjektledere, assisterende prosjektledere og kvalitetssikrere til gjennomføring og kvalitetssikring av ulike typer ikt-relaterte utviklings-, anskaffelses- og/eller utredningsprosjekter. Kompetansen for å dekke de tre rollene anses overlappende Om rollen prosjektleder Prosjektleder har myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjekteier. Ansvaret til prosjektleder består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektleder skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger knyttet til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet. En prosjektleder i Difis prosjekter bør ha kjennskap til flere prosjektstyringsmetodikker bl.a. PRINCE2. Om rollen assisterende prosjektleder Assisterende prosjektleder skal kunne eller bistå og avlaste prosjektleder med de fleste av prosjektleders oppgaver. Arbeidsdelingen styres av prosjektleder. Personer som skal fungere som assisterende prosjektleder i Difis prosjekter bør ha kjennskap til flere prosjektstyringsmetodikker bl.a. PRINCE2. Side 5 av 11
Om rollen kvalitetssikrer Kvalitetssikrer skal kvalitetssikre gjennomføringen av prosjekter på vegne av prosjekteier. En kvalitetssikrer styres av prosjekteier. En kvalitetssikrer i Difis prosjekter bør ha kjennskap til flere prosjektstyringsmetodikker bl.a. PRINCE2. Om PRINCE2 Årsaken til at PRINCE2 er nevnt over er at Difi har utarbeidet en prosjektveiviser som en anbefalt prosjektgjennomføringsmodell for offentlig sektor. Denne er basert på PRINCE2 metodikk. Difi har videre utarbeidet en intern prosjekthåndbok som også er basert på PRINCE2. 4.4 Øvrige krav til at levering skal fungere For at leveransen skal fungere er Leverandøren avhengig av: At bestillingsfristen overholdes At det bestilles på varenummer, finner man ikke aktuelle vare tas kontakt med Leverandør God dialog mellom Oppdragsgiver og Leverandør At utarbeidede plankjøp følges, endringer må varsles av begge parter For at leveransen skal fungere er Oppdragsgiver avhengig av: At kontaktperson på leveringsstedet kontaktes på forhånd for sikker levering (spesielt viktig ved skoler og barnehager). Kun ansvarlig person hos Oppdragsgiver skal undertegne pakkseddel før leveransen anses som gjennomført. Levering utenom avtale er inngått på forhånd vil kunne avvises. Montører skal kunne sikkerhetsklareres etter sikkerhetslovens krav. Oppdragsgiver krever at alle leverandørs utførende personell som skal benyttes for levering i våre lokaler har levert inn gyldig politiattest. Kommentert [A12]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A13]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A14]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht 5 Samarbeid og oppfølging 5.1 Krav til samarbeid og oppfølging Se punkt 4.1 for informasjon 5.2 Feillevering og feilbestilling Ved eventuell feillevering/feilbestilling, vil avviket registreres i e-handelsløsningens varemottakssystem. Ved større/gjentagende avvik, skal Oppdragsgivers skjema for avvik/forbedringsforslag benyttes. Dette ligger tilgjengelig hos Oppdragsgiver og behandles videre i følge vårt kvalitetssystem. Eventuell feil-levert/skadet/forringet vare skal tas i retur og krediteres 100 % eventuelt vil ny vare vil bli levert etter Kundens behov. Eventuell feilbestilt vare vil kunne bli tatt i retur om det er lagervare. I andre tilfeller må dette avtales med leverandøren. Produktet vil bli kreditert 100 % under forutsetning at krav om riktig oppbevaring er oppfylt. Ved en eventuell retur av levert vare skal våre kunder ta kontakt med Leverandørs Kundesenter, innen 48 timer, for å avklare saken. Enten elektronisk via e-mail, eller pr telefon. Varene skal returneres i originalemballasje og være ubrukt. Ved feilleveranser, transportskade eller annet forårsaket av oss, står Leverandør for returfrakt. 5.3 Samarbeid og utvikling i avtaleperioden Leverandør skal arbeide aktivt for å stimulere til innovativt samarbeid med oppdragsgiver i løpet av avtalen. Leverandør skal søke å informere oppdragsgiver om mulige forbedringer i form av nye tjenester/produkter, effektiviseringer i vareleveransen, effektiviserende bruk av deres produkter. Leverandør skal sikre at oppdragsgiver blir tilbudt de kurs som er avtalt i tilbudet: 5.4 LOGG / Statistikker over utført arbeid (ved tjenesteleveranser) Kommentert [A15]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A16]: Gjør her en oppsummering av de kurs som er tilbudt som en del av leveransen. Side 6 av 11
Det skal gjøres tilgjengelig en oppdatert logg over status på prosjekter i arbeid. Denne logg skal være tilgjengelig til en hver tid via nettet (om ikke annet er avtalt). 5.5 Avtalt omfang av vareleveranse Her kan oppdragsgiver vise til punkt 4.1. Om avtalen er en tjenesteavtale, kan selve vareleveransen spesifisere nedenfor: Denne avtale gjelder for leveranse av: Kundens behov som denne avtalen skal dekke kan defineres følgende: Leveransen har følgende begrensninger: 5.6 Øvrige krav til at samarbeid og oppfølging skal fungere For at leveransen skal fungere er Leverandøren/Oppdragsgiver avhengig av: 5.7 Transport emballasje Leverandøren skal ta all emballasje i retur. Det er ingen gebyrer forbundet til denne ordningen. 5.8 Returmulighet for emballasje/brukte varer Leverandør skal tilby et system for mottak av emballasje benyttet for transport og oppbevaring av produktene frem til benyttelse. Det kan avtales pant på denne type emballasje som kommer i kreditt ved neste faktura. Kommentert [A17]: Gjør denne beskrivelsen så detaljert som mulig slik at leverandøren får et godt bilde av ditt behov og kan tilpasse leveransen til dette. Kommentert [A18]: Her kan oppdragsgiver beskrive de leveranser som ikke skal dekkes i denne avtalen. Kommentert [A19]: Her kan både oppdragsgiver og leverandør legge inn sine øvrige krav for å sikre et godt samarbeid gjennom avtalen. Kommentert [A20]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A21]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht 6 Implementering, opplæring og utfasing 6.1 Implementeringsplan Beskrivelse av avtalt implementeringsplan med datoer/frister. 6.2 Kurstilbud og annen oppdatering i løpet av avtalen Beskrivelse av eventuelle kurstilbud/fagdager/samarbeidsplattformer som er en del av avtalen. 6.3 Bestilling Hvordan gjøres et avrop, hvem skal kontaktes? Kommentert [A22]: Viktig at beskrives ved avtaleinngåelse. Alle parter bør gjøres oppmerksomme på denne planen for å sikre god implementering. Bør oppdateres iht opplysninger i Kommentert [A23]: Viktig at alle kurstilbud/fagdager/samarbeidsplattformer beskrives samt at man redegjør tydelig hvordan bruker kan iverksette slike tiltak slik at de blir benyttet. Det er alt for mange avtaler som inneholder dette, uten at det blir benyttet av kunde. NB! Bør oppdateres iht Avrop etter rammeavtalen vil bli gjennomført ved en minikonkurranse. Bestiller skal skriftlig initiere en minikonkurranse til de leverandørene som er tildelt kontrakt gjennom rammeavtalen. Bestiller skal angi rammen for de tjenester (oppdraget/bistanden) som bestiller vil ha levert, blant annet ved å gi en beskrivelse av for eksempel art, omfang, oppdragets formål og resultater, fremdriftsplan og varighet. Bestiller skal fastsette en rimelig frist til innlevering av tilbud på den enkelte minikonkurranse. Ved fastsettelse av fristen skal det tas hensyn til forhold som den etterspurte tjenestens kompleksitet, og den tid som medgår til å utarbeide tilbud. Bestiller tildeler for hver minikonkurranse en avtale til den leverandøren som har gitt det beste tilbudet på det konkrete oppdraget/bistanden minikonkurransen gjelder på grunnlag av følgende tildelingskriterier: Oppdragsspesifikk kvalitet, herunder utdanning og erfaring. Tid for levering, herunder tilgjengelighet/responstid. Pris. Timeprisene i tilbudet til rammeavtalen er å betrakte som maksimalpriser. Timeprisene som tilbys i minikonkurransene må ikke overstige oppgitt timepris i tilbudet i rammeavtalen. Side 7 av 11
Prioriteringen mellom de fastsatte tildelingskriteriene skal angis i det enkelte tilfellet. 6.4 Utfasing/avslutning av avtale Leverandør skal tilrettelegge for formålstjenlig avslutning av avtaleperioden slik at overgang til ny avtale kan skje uten forsinkelser m.v. for Oppdragsgiver. Beskriv her hva som er avtalefestet ved utfasing av avtale 6.5 Ordrebekreftelse Hvordan følges en leveranse opp og hvordan kan en bestiller se status på leveransen? Leverandør skal kun godkjenne skriftlige bestillinger og Bestiller skal motta skriftlig ordrebekreftelse på sin bestilling. Ved eventuelle avvik skal den andre part kontaktes og det skal gis mulighet til erstatningsvare. Bestillingen skal deretter bekreftes skriftlig ovenfor Bestiller. 7 Samfunnsansvar 7.1 Avtalens krav til miljøhensyn Beskrivelse av eventuelle miljøhensyn som er beskrevet i avtalen. 7.2 Avtalens krav til universell utforming Beskrivelse av eventuelle krav til universell utforming som er beskrevet i avtalen. 7.3 Avtalens krav til sosialt ansvar Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. ILO-konvensjonen/ regler i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 7.4 Avtalens krav til etisk handel Beskrivelse av eventuelle krav til etisk handel som barnearbeid o.l. som er beskrevet i avtalen. 7.5 Avtalens krav til politiattest og andre attester Beskrivelse av eventuelle krav til vandelsattester, politiattest, vaksinasjoner ol. som er beskrevet i avtalen. 7.6 Avtalens krav til forsikringer og garantier Beskrivelse av eventuelle krav til leverandørs forsikringer eller eventuelle garantier som er beskrevet i avtalen. 7.7 Avtalens krav til kontroll av ovenstående punkter Beskrivelse av hvordan krav til kontroll av leverandør skal gjennomføres av den enkelte bestiller/oppdragsgiver. 7.8 Øvrige krav til samfunnsansvar For at leveransen skal ivareta de øvrige ønskede samfunnsansvar er Leverandøren/Oppdragsgiver avhengig av: 8 Priser, Økonomi og fakturering Kommentert [A24]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A25]: Bør oppdateres iht opplysninger i Kommentert [A26]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A27]: Bør oppdateres iht opplysninger i Kommentert [A28]: Bør oppdateres iht opplysninger i Kommentert [A29]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A30]: Bør oppdateres iht opplysninger i Kommentert [A31]: Bør oppdateres iht opplysninger i Kommentert [A32]: Bør oppdateres iht opplysninger i Kommentert [A33]: Bør oppdateres iht opplysninger i Kommentert [A34]: Her kan både oppdragsgiver og leverandør legge inn sine øvrige krav for å sikre et godt samarbeid gjennom avtalen. 8.1 Følgende vilkår gjelder for avtalen Beskrivelse av alle priser/rabatter knyttet til denne avtale er spesifisert i avtalen: Priser/rabatter knyttet til denne avtale er spesifisert i avtalen. Selve rammeavtalen er tilgjengelig på Oppdragsgivers nettside og beskyttet med passord. De som ønsker tilgang til avtalen, må ta kontakt med Innkjøpsansvarlig for å få tilgang til denne. Eventuelt kan man gå inn på E-handelsløsningen og finne avtalens produkter/tjenester tilgjengelige her. Side 8 av 11
Eventuelle tilbud fra Leverandøren i perioden som er mer gunstig enn de avtalte betingelsene skal automatisk gjelde for Oppdragsgiver. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for Oppdragsgiver. Tilbudt prisstruktur skal følge alle produkter. Det vil ikke åpnes for annerledes prisstruktur ved benevnelser som «nettoprodukter» eller liknende. De produktgrupperabatter som er gitt i tilbudet kan ikke endres i løpet av avtaleperioden. Oppdragsgiver må ha tilgang til veiledende prisliste til enhver tid i løpet av avtaleperioden. Tilbudte priser skal dekke alle Leverandørs kostnader ved gjennomføring av Leveransen, slik som emballasje, administrasjons- og faktureringskostnader, toll, skatter og avgifter m.v. Dersom annet ikke annet fremgår av avtalen er priser og timerater faste i kontraktsperioden. 8.1.1 Reisekostnader Partene dekker egne kostnader i forbindelse med reiser/møter som knytter seg til gjennomføringen av avtalen. 8.1.2 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er: Fri faktureringsmåned + 30 dager fra korrekt faktura. 8.1.3 Priser Beskrivelse av hvor det finnes en prisliste. Eventuelt kan man legge inn en link til en passordbeskyttet fil. Beskriv også hvordan priser reguleres. Finnes det for eksempel prisstruktur for produkter/tjenester utenfor avtalen? Beskriv også hvilke begrensninger som finnes på hva leverandøren har lov å selge i avtalen. Alle priser er i norske kroner, oppgis eksklusiv mva og inkluderer toll samt eventuelt andre skatter og avgifter. Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Prisene inkluderer også Leverandørens forsikring frem til risikoen for hendelig uhell går over på Oppdragsgiveren. Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt. 8.1.4 Tilbudsvarer Kampanjer og tilbud blir sendt til Oppdragsgiver og vil kunne gjøres tilgjengelig gjennom godkjenning av avtaleansvarlig. All tilbudskommunikasjon fra Leverandør skal komme Oppdragsgiver til gode, sett i forhold til betingelsene i avtalen. 8.2 Prisregulering i avtaleperioden Beskrivelse av de avtalte krav og rutiner vedrørende prisregulering i løpet av avtaleperioden: Kommentert [A35]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Husk at priser/rabatter regnes som bedriftshemmelighet og må ikke ligge fritt tilgjengelig, noe dette dokument gjerne kan gjøre. Kommentert [A36]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A37]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A38]: NB! Kun et eksempel på noe av teksten. Bør oppdateres iht Kommentert [A39]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht 8.3 Statistikk Det skal leveres/gjøres tilgjengelig en oppdatert statistikk over leveransen hvert år innen den xx.xx.xxxx. Statikken skal minst inneholde følgende punkter: Kommentert [A40]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Side 9 av 11
9 E-faktura / E-handel / Ordrebehanding 9.1 Fakturering Leverandøren skal levere samlefaktura til den enkelte tjenestested i kommunen, dersom partene ikke har blitt enige om noe annet (som f.eks. ved bestilling via e-handel der bestilling skal være lik faktura). I de kommuner det er åpnet for e- faktura skal dette foretrekkes. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra Oppdragsgiver skyldes mangelfull eller uoverensstemmende dokumentasjon, følgebrev, faktura etc. fra Leverandør eller kvalitetssvikt i leveransen. Korrekt faktura skal inneholde referanse til ordrenummer eller rekvisisjonsnummer og øvrig informasjon gitt av Oppdragsgiver. Leverandøren skal alltid påføre fakturaen det avtalenummer som er angitt på avtalens første side. Oppdragsgiver har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller krav til merking. Betaling av faktura er ikke ensbetydende med aksept av fakturaunderlag. Omtvistede krav forfaller ikke til betaling før enighet er oppnådd, eller eventuelt før rettskraftig dom er avsagt. Leverandør skal innen [60] dager etter at kontraktsperioden er utløpt sende sluttfaktura. Sluttfakturaen skal dekke alle Leverandørs krav i henhold til avtalen. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen kan ikke senere gjøres gjeldende. Faktura skal merkes med Sluttfaktura. 9.2 Merking av faktura / E-faktura Alle fakturaer skal merkes med virksomhet og prosjekt, samt bestillers navn. Fakturaer skal adresseres til selvstendige enheter med eget organisasjonsnummer, og sendes til faktura mottak Fakturaen sendes til: Oppdragsgiver Kostnadssted/spesifikasjon: X, Fakturamottak, Xveien X, XXXX Xxxxxxxxxxxxxxx Oppgis av oppdragsgiver/ X, Fakturamottak, Xveien X, XXXX Xxxxxxxxxxxxxxx bestiller ved bestilling Kommentert [A41]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Kommentert [A42]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht Krav til faktura: Det er viktig for kommunene å ha god kvalitet på fakturaer. Dette vil bidra til å effektivisere den elektroniske fakturaprosessen på samme måte som riktig fakturaadresse og ansvarsnummer. Fakturaer skal være i A4 format og egnet for skanning som kan behandles av optisk fakturagjenkjenningssystem. Elektronisk fakturering: Leverandøren plikter å levere elektronisk faktura i EHF-format. Informasjon om formatet er tilgjengelig på http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/elektronisk-handelsformat-ehf. Krav til fakturareferanse: Leverandøren skal i samarbeid med Oppdragsgiver avtale struktur for fakturareferanser med den enkelte kommune. (Eks: Juridisk Enhet, Seksjon, Kostnadssted) 9.3 Krav til elektronisk handelsløsning Beskriv avtalens krav til e-handelsløsning, forventet kvalitet på elektronisk katalog/punch-out o.l. Kommentert [A43]: NB! Kun et eksempel. Bør oppdateres iht 9.4 Krav til elektronisk katalog Beskriv forventet detaljeringsgrad i katalogen, som pris, varespesifikasjon, bilde m.v. 9.5 Krav til ordrehåndtering i tillegg til punkt Beskriv krav og forventninger til ordrehåndteringen. F.eks Det er ingen maks- eller minsteordre 9.6 Øvrige krav vedrørende E-handel For at digitale prosesser vedrørende leveransen skal fungere, er Leverandøren/Oppdragsgiver avhengig av: Kommentert [A44]: Her kan både oppdragsgiver og leverandør legge inn sine øvrige krav for å sikre et godt samarbeid gjennom avtalen. Side 10 av 11
10 Kontaktpersoner Følgende kontaktpersoner er avtalt for denne avtalen: Leverandør: Navn: Telefon: Oppdragsgivers avtaleansvarlig: Navn: Telefon: Produktansvarlig(e) hos Oppdragsgiver: Navn: Telefon: Navn: Telefon: Navn: Telefon: Tittel: E-post: Tittel: E-post: Tittel: E-post: Tittel: E-post: Tittel: E-post: Side 11 av 11