HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 30. januar 2012 Møtetid: Kl. 12.00 Møtested: Høylandet kommune. Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast slik som vedtatt i kommunestyret. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Ordfører og rådmann inviteres særskilt til å delta under sak 006/12. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Redegjørelse vedrørende brøyting og anbudsprosessen der 002/12 Redegjørelse og status for hvordan Høylandet kommune møter samhandlingsreformen 003/12 Referatsaker 004/12 Saker behandlet i kontrollutvalget i 2011 005/12 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 006/12 Overordna analyse- plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Innspill 007/12 Åpne møter i kontrollutvalget 008/12 Rullering av plan for selskapskontroll 009/12 Rapport vedrørende gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011 Eventuelt Grong 20.01. 2012 Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS
SAK 001/12 REDEGJØRELSE VEDRØRENDE BRØYTING OG ANBUDSPROSESSEN DER Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 001/12 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitt informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Kontrollutvalget ønsker en orientering vedrørende brøyting og anbudsprosessen der. En orientering ønskes gitt i møtet og med mulighet til å stille spørsmål. SAK 002/12 REDEGJØRELSE OG STATUS FOR HVORDAN HØYLANDET KOMMUNE MØTER SAMHANDLINGSREFORMEN Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 002/12 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitt informasjon til orientering. Helse- og omsorgsdepartementet Vedlegg Samhandlingsreformen i kortversjon Ikke trykte vedlegg Ingen Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse for hvordan Høylandet kommune møter samhandlingsreformen og status for dette. Samhandlingsreformen i kortversjon fra Helse- og omsorgsdepartementet ligger som vedlegg. En redegjørelse for hvordan Høylandet kommune møter samhandlingsreformen vil bli gitt i møtet.
SAK 003/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 003/12 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Høylandet kommune 13.01. 2012 Budsjett 2012 2 KomRev Trøndelag IKS 19.12.2011 Engasjementbrev Høylandet kommune 3 KomRev Trøndelag IKS 19.12. 2011 Regnskapsavslutning for 2011 4 Høylandet kommune 15.12. 2011 Møteprotokoll Valgkomiteen 5 Høylandet kommune 15.12. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 6 Høylandet kommune 15.12. 2011 Møteprotokoll Kommunestyret 7 Høylandet kommune 08.12. 2011 Møteprotokoll Eldrerådet 8 Høylandet kommune 07.12. 2011 Møteprotokoll Ungdomsråd 9 Høylandet kommune 01.12. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 10 Høylandet kommune 25.11. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 11 Høylandet kommune 23.11. 2011 Revidering av reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår 2011 12 Høylandet kommune Mottatt 18.11. 2011 Kvartalsrapport for Administrasjon 2.og 3. kvartal 2011 13 Høylandet kommune 10.11. 2011 Møteprotokoll Kommunestyret 14 Høylandet kommune 04.11. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 15 Høylandet kommune 04.11. 2011 Eiendomsskattefondet 16 Høylandet kommune 04.11. 2011 Møteprotokoll Valgkomiteen 17 Høylandet kommune 21.10. 2011 Møteprotokoll Formannskapet 18 KomSek Trøndelag IKS 2011 Høylandet Kontrollutvalg, Postjournal SAK 004/12 SAKER BEHANDLET I KONTROLLUTVALGET I 2011 Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 004/12 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar saken til orientering og følger de saker som krever det videre i 2012 Vedlegg Oversikt over kontrollutvalgets saker i 2011.
Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt over status for utvalgets saker i 2011. Vurdering Med bakgrunn i listen over saker får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp. Noen saker følges videre i 2012 jf. merknader og oppfølging i oversikten kontrollutvalgets saker 2011. SAK 005/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2011 Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 005/12 427-1743-5.3 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til Høylandet kommunestyre : I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. I tillegg rapporteres enkeltsaker fortløpende. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid.
SAK 006/12 OVERORDNA ANALYSE- PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015. INNSPILL Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 006/12 427-1743-5.3 Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisjonen om innhold i planen. Vedlegg: Diskusjonsgrunnlag overordnet analyse fra KomRev Trøndelag IKS, ettersendes Andre saksdokument (ikke vedlagt) Kontrollutvalgets vedtak sak 030/11 den 28.11. 2011 : Kontrollutvalgets ba i møtet den 28.11. 2011, sak 030/11 revisor igangsett arbeidet med overordna analyse. Den overordna analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med overordna analyse er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder. Den overordna analysen er bakgrunnsmaterialet i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 030/11 heter det bl.a. at forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår 2012. Ut fra overordnet analyse så langt har revisjonen utarbeidet et diskusjonsgrunnlag. Liste over risikofaktorer i kommunal sektor er vedlegg til dokumentet og gir en god generell oversikt over temaet. Som ledd i planprosessen inviteres kontrollutvalget til å komme med forslag og innspill om aktuelle forvaltningsrevisjonsområder. Ordfører og rådmann er invitert til møtet for å delta og bidra i diskusjonen rundt overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. SAK 007/12 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 007/12 427-1743-5.3
1. Kontrollutvalget innfører åpne møter fra og med neste møte i 2012. 2. Møtene vil fortsatt være lukket når det behandles saker eller orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. Møtene i kontrollutvalget har til nå vært lukket, i medhold av 77 nr 8 i Kommuneloven: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 31 nr 3 siste punktum lyder: Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Flere og flere kontrollutvalg tilsluttet KomSek Trøndelag IKS har valgt å ha åpne møter. Det er ikke kjent at denne praksisen har skapt problemer for kontrollutvalgenes arbeid. Arbeidsgruppa som avga rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til Kommunal- og regionaldepartementet i desember 2009, hadde fått som tilleggsmandat å vurdere om åpne møter i kontrollutvalgene bør innføres ved lovendring. Alle partier på Stortinget har i utgangspunktet gått inn for åpne møter. Konklusjonen fra arbeidsgruppen er slik: Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Det vil særlig være tre kriterier for når behandlingen i kontrollutvalget skal lukkes; - Personalsaker (jfr. 31 nr 3 i Kommuneloven) - Andre opplysninger som er underlagt taushetsplikt (jfr. 77 nr 8 i Kommuneloven) - Orienteringer til kontrollutvalget fra revisjonen Revisjonens taushetsplikt er regulert i Kommunelovens 78 nr 7: Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. Innenfor en praksis med åpne møter vil det i tillegg til å lukke møtet i enkeltsaker, også kunne være aktuelt å lukke møtet bare under en del (f.eks en orientering) av en sak. Vurdering I et åpent, demokratisk samfunn er det en forutsetning at forhandlingene i folkevalgte organer prinsipielt skal være åpne for publikum. Både for å sikre tilliten og legitimiteten til styrings-
organene og for å stimulere den enkelte innbygger til medvirkning, bør lukkede møter bare praktiseres når lov- og regelverk har definert et vern for den parten opplysningene gjelder. Et mål for kontroll og tilsyn er å gi innbyggerne tillit til at den offentlige forvaltningen fungerer best mulig. Som ledd i dette må kontrollutvalgenes virksomhet formidles. Det kan bl.a. gjøres ved å åpne møtene og ved å legge informasjon tilgjengelig på internett. Med åpne møter vil utfordringene for kontrollutvalgets arbeid være å opprettholde en fri og variert debatt, samtidig som kravet til formell korrekthet økes. SAK 008/12 RULLERING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 008/12 427-1743-5.3 1. Kontrollutvalget synes det beklagelig at det i planperioden for selskapskontroll 2008 2011 ikke er igangsatt selskapskontroll før i 4. kvartal 2011 2. Kontrollutvalget slutter seg til forespørselen om å delta i selskapskontroll av IKS Namdal Rehabilitering Høylandet 3. Kontrollutvalgets vedtak om deltakelse i selskapskontroll i IKS Namdal Rehabilitering Høylandet sendes til kommunestyret til orientering. Vedlegg - ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Vedtak i Høylandet kommunestyre i sak 042/08 den 19.06. 2008 - Plan for selskapskontroll 2008-2011 Høylandet kommune. 2. Oversikt over Høylandet kommunes eierinteresser i ulike selskap 3. Vedtak representantskapet sak 05/09 i IKS Namdal Rehabilitering - Høylandet Eiendom. 4. Vedtak representantskapet sak 05/09 i IKS Namdal Rehabilitering - Høylandet Drift. 5. Vedtak sak 026/09 i kontrollutvalget 6. Vedtak sak 023/10 i kontrollutvalget 7. KomRev Trøndelag IKS forespørsel om deltakelse i selskapskontroll IKS Namdal Rehabilitering Høylandet : I møter 07.05. 2009 vedtok representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS å flytte oppgaven med å utføre selskapskontroll fra sekretariatet til revisjonen, med virkning fra denne datoen. Kommunestyret har vedtatt planen for selskapskontroll og prioriteringslisten i sak 042/08 den 19.06. 2008, og kontrollutvalget er gitt myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Eventuelle endringer i planen meldes til kommunestyret.
Kontrollutvalget foretok den 16.11. 2009 sak 026/09 valg av ny utfører og en rullering av plan for selskapskontroll. KomRev Trøndelag IKS ble formelt valgt som utfører og kontrollutvalget foretok følgende prioriteringen i Plan for selskapskontroll 2008 2011. Dette er samme prioritering som den opprinnelige planen vedtatt i 2008. 1) Namas AS 2) Høylandet Næringsbygg AS 3) IKS Namdal Rehabilitering Høylandet Kontrollutvalget vedtok også i november 2010 en rullering av plan for selskapskontroll, sak 023/10 den 15.11. 2010 og vedtok å opprettholde vedtaket fra 2009. Frem til nå har det ikke vært gjennomført noen selskapskontroll vedrørende selskap i Høylandet kommune. En er nå kjent med at revisjonen har igangsatt selskapskontroll i IKS Namdal Rehabilitering Høylandet. KomRev Trøndelag IKS har sendt en forespørsel pr. e-post om deltakelse i denne kontrollen (se vedlegg). Dette tilsier at Høylandet kontrollutvalg må vedta en omprioritering i planen. Vurderinger Det er beklagelig at det i planperioden for selskapskontroll 2008 2011 ikke er igangsatt selskapskontroll før i 4. kvartal 2011, siste del av planperioden. Kontrollen som nå er igangsatt er Høylandet kommune sin 3. prioritering. En eventuell tilslutning til kontrollen må avgjøres av kontrollutvalget. En tilrår en tilslutning for i det hele tatt å få en kontroll igangsatt i denne planperioden. Revisjonen har igangsatt arbeidet med ny plan for selskapskontroll i perioden 2012-2015. SAK 009/12 RAPPORT VEDRØRENDE GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET I FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 30.01. 2012 Gunnhild Berg 009/12 427-1743-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2010 til orientering og oversender rapporten til kommunestyret til orientering Vedlegg Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 2. halvår 2011, datert 06.01. 2012 Ikke trykte vedlegg Ingen
Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden juli til desember i 2011 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Saksbehandlers vurdering Ved gjennomgang av møteprotokoller i formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011 stiller revisjonen spørsmål vedrørende medisinsk utstyr til legekontoret. Økonomisjefens tilsvar er gitt i rapporten. Utover dette har ikke revisor noen kommentarer til de saker som er behandlet i formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011. Grong 20.01. 2012 Gunnhild Berg Kontrollsekretær