P r o t o k o l l År 2014, den 6. mai kl 18.00 ble det avholdt ordinær generalforsamling i AS Colletts gate 39 C, i Collettsgate 39 C hos Olga Tone Roald og Hans Petter Halse leilighet 3. Åpning med godkjennelse av innkalling, registrering av oppmøte og fullmakter, valg av møteleder og valg av to personer til å undertegne protokollen sammen med møtelederen. Til stede var: Aksjenr. Antall aksjer Andel av samtlige aksjer (145) Aksjeeier Leil nr. Møtende 1-18 18 12,41 % Ellen Raknes 1 19-30 12 8,28 % Turid og Alf Nordlund 2 31-42 12 8,28 % Øyvind Bakke og Andreas 6 B. Johansen 43-49 7 4,83 % Erik Sørensen 8 50-55 6 4,14 % Andreas Stabrun Smith 7 v/fullmakt til Øyvind Bakke 56-75 20 13,79 % Hans Petter Halse og Olga 3 Tone Roald 76-90 15 10,34 % Jorunn Hiorth 4 91-105 15 10,34 % Silje Brit Horrisland og 9 Bendik Solum Whist 106-113 8 5,52 % Caroline Røtjer 11 114-120 7 4,83 % Danuta Anna Skaar 10 v/fullmakt til Jorunn Hiorth 121-145 25 17,24 % Vidar Vilnes og 5 Hanne Haugsgjerd Sum: 145 100% Av 145 aksjer var 138 representert, 10 av 11 aksjonærer. Dessuten møtte eiendomsforvalter Heidi Anette Øye fra Borge Forvaltning AS (BF). Som møteleder og referent ble Heidi Anette Øye valgt. Det fremkom ingen bemerkninger til innkallingen og dagsorden. Generalforsamlingen ble erklært for lovlig satt. Til å undertegne protokollen sammen med møteleder, valgte forsamlingen Vidar Vilnes og Olga Tone Roald.
Sak 1 Årsberetning 2013 Årsberetningen ble referert og godkjent. Sak 2 Styrets driftsrapport 2013 Styrets driftsrapport ble referert. I forbindelse med nabosaken, informerte tidligere styreleder Hanne Haugsgjerd om saksgangen i sin styreperiode, før styreleder Øyvind Bakke informerte om fortsettelsen og nåværende status. Det fremkom diskusjon og enkelte spørsmål som ble besvart. Flere av driftsrapportens punkter ble diskutert, og flere spørsmål besvart. Styrets driftsrapport ble deretter godkjent. Sak 3 Årsregnskap for 2013 Årsregnskapet ble gjennomgått post for post. Det fremkom enkelte spørsmål som ble besvart. BF sender ut nytt tilbud på avtalegiro for innbetaling av felleskostnadene. Gjeldende strømkostnadene er de å anse som fortsatt høye. Bendik Solum Whist sa seg villig til å sjekke ut og innhente tilbud fra flere strømleverandører, til sammenligning med Hafslund. BF sender Solum Whist fakturakopier fra 2013 og hittil i 2014 til orientering. Årsregnskap for 2013 ble godkjent. Sak 4 - Fastsettelse av styrets godtgjørelse for funksjonsåret 2013 Styrets forslag sålydende: "For funksjonsåret 2013 utbetales inntil kr 8 000,- i styrehonorar. Beløpet fordeles mellom de fire styre- og varamedlemmene med kr 2 000,- til hver. ble referert, og enstemmig vedtatt ved akklamasjon. Sak 5 Vedlikehold Styreleder Øyvind Bakke informerte om styrets forslag til vedlikeholdstiltak. Det fremkom diskusjon om flere nødvendige og fremtidige vedlikeholdsoppgaver, og spørsmål som ble besvart. Følgende ble nevnt: Videoundersøkelse av vannrørene bør foretas i løpet av 2014. Radiatorene begynner å bli gamle og må følges opp, enten av hver enkelt aksjonær, eller samlet av selskapet. 2
I forbindelse med de høye strømkostnadene som Bendik Solum Whist vil følge opp, vil han også samtidig få vurdert tilstanden på elektrokjelen. En utredning vil bli tatt opp i en ekstra ordinær generalforsamling til høsten, sammen med flere nevnte saker. Varmtvannet oppleves av enkelte som kaldt, eller tar for lang tid å få varmt. Flere vil male sine balkonger innvendig, og etterlyste fargekoden som Øyvind Bakke vil kunne oppgi. Vidar Vilnes informerte om at det har vært en diskusjon med naboeiendommen, Collettsgate 39 B, mht at selskapets utelys (39C) er koblet til strømmen i garasjen til C39B. Naboen ønsker seg ut av denne ordningen. Forsamlingen mente at strømkostnadene må være minimale med tanke på 2-3 utelys. Strømtilførsel til egen måler vil føre til graving og ekstra høye kostnader for C39C. Forsamlingen ble enig om å avvente til en eventuell skriftlig henvendelse kommer fra naboen. På spørsmål om oppussing skal meldes styret, henviste møteleder til selskapets vedtekter ( 7 og 8) og husordensreglene punkt 9. Det oppfordres til å følge dette, ved å sende skriftlig forespørsel til styret før oppussing, slik at skriftlig godkjennelse er i orden før oppussingsstart. Sak 6 Driftsbudsjett 2014 Driftsbudsjettet ble gjennomgått post for post. Det fremkom spørsmål som ble besvart, og enkelte budsjettposter ble korrigert. Driftsbudsjettet ble deretter tatt til etterretning som styrets arbeidsverktøy for året 2014. Sak 7 Valg av styre Øyvind Bakke og Olga Tone Roald har begge ett år igjen av sin funksjonstid. Alf Nordlund var ferdig med sin funksjonstid, men hadde på forhånd sagt seg villig til gjenvalg. Varamedlem Vidar Vilnes har ett år igjen av sin funksjonstid. Det fremkom ingen andre forslag. Styret ble valgt ved akklamasjon og består etter dette av Øyvind Bakke styremedlem 1 år Alf Nordlund styremedlem 2 år Olga Tone Roald styremedlem 1 år Vidar Vilnes varamedlem 1 år Øyvind Bakke sa seg villig til å fortsette som styreleder, som formelt ble konstituert i styremøte rett etter generalforsamlingen. 3
Sak 8 Eventuelt Det er problemer med forsøk på innbrudd, og sykler og andre eiendeler som blir stjålet fra eiendommen. I tillegg har enkelte opplevd uvedkommende på sine balkonger. Det fremkom forslag om sykkelstativ som kan boltres fast, slik at uvedkommende ikke kan skru løst og fjerne deler av stativ med sykkel. Flere forslag ble diskutert, blant annet nytt sted for oppbevaring av sykler på enden av eiendommen, der det i dag er et unødvendig og lite pent blomsterbed. Forslag om tak eller sykkelskur, samt asfaltering vil bli vurdert av styret, men forsamlingen var enig i å holde kostnadene nede og innenfor budsjettet. I forbindelse med diskusjon om innbruddsforsøk m.m., fremkom det forslag om port med portåpner ved inngangen til eiendommen. Dette kan ikke hindre uvedkommende tilgang til eiendommen, men vil være et hinder som vanskeliggjør, og ikke minst synliggjør uærlige hensikter, hvis noen klatrer over porten. Tilbud innhentes (Alf Norlund ble nevnt i den forbindelse), til vurdering i en ekstra ordinær generalforsamling, i løpet av 2014/2015. Det fremkom spørsmål om en lecabygget utegrill i hjørnet av eiendommen, som alle kan benytte seg av, hvis ikke de nærmeste leilighetene motsetter seg dette. Gjeldende innhenting av tilbud til vurdering, ble Brit Silje Horrisland navn nevnt som et forslag. I forbindelse med naboeiendommens garasjebygging, ny mur og gjerde, ble det vurdert om det er plass til en ekstra parkeringsplass langs gjerdet. Forsamlingen var enig i at det ikke er plass til mer enn to biler, da det må være plass til ambulanse, vareleveranser og lignende Det er trangt nok som det er i dag. Det ble konkludert med at eiendommen i dag har 4 gjesteparkeringsplasser, som er bra i en storby som Oslo. Viktig at plassene kun benyttes til gjester, men dette følges opp av alle. Som en avslutning på møtet, ble det konkludert med at det var svært hyggelig å avholde generalforsamling i eiendommen, noe som ble støttet av møteleder. Forsamlingen var derfor enig i at dette gjentas neste år. Som annonsert ble det avholdt grillfest, men som følge av været ble festen avholdt hos Olga Tone Roald og Hans Petter Halse. De to fortjener en ekstra takk for bevertning under et svært så hyggelig årsmøte med god deltakelse. Møtet ble hevet ca. kl 20.00. Vidar Vilnes Olga Tone Roald. Heidi Anette Øye (møteleder) 4
5