Hvordan ferdigstille informasjonen i Utvekslingsperson samlebilde og i forhåndsgodkjenningssak i Godkjenning samlebilde for informasjon til Lånekassen 1. Utvekslingsperson samlebilde (når IN har kjørt rutinen som oppretter søker som Utvekslingsperson) Når rutinen for oppretting av utvekslingsperson samlebilde er kjørt, ser resultatet ut som nedenfor. Det er noen ting som må sjekkes og noen ting som må registreres manuelt jf bildet nedenfor: 1. Justere slik at det blir riktig periode. Vær særlig oppmerksom på studenter som skal være borte to semestre. Når du endrer på Fra-dato, må du gå via knappen Endre id/fra-dato til høyre i bildet. Du endrer fra-dato i dialogboksen du får opp. Til-dato endrer du direkte i feltet. På institusjonsavtalene bruker du datoene som er oppgitt i Factsheets fra IN. 2. Forlenge/forkorte varighet og endre termin i henhold til de endringene du har gjort under punkt 1. Vær særlig oppmerksom på studenter som skal være borte to semestre! 3. Registrere minimum instituttnivå på internt sted. Sjekk at fakultetsnivå er riktig! 4. Dersom det er tomt i feltet for Eksternt sted, MÅ du legge inn dette. Sjekk avtalen i utvekslingsavtale samlebilde for ekstern kode (på NORDPLUS og 1305 er det flere eksterne steder, velg riktig og legg inn i utvekslingsperson samlebilde). Dersom du må endre på ekstern sted knyttet til disse avtalene, klikk på knappen Eksternt studium til høyre i bildet. I Person Eksternstudium klikker du på knappen Endre institusjonsnr og du får opp en dialogboks. Der legger du inn nytt nr og klikker Endre. 5. Studier kommer opp automatisk under Oppholdstype: a. Dersom studenten er på kombinert utvekslingsopphold, dvs enten studier og feltarbeid, eller studier og praksis, er studier riktig Oppholdstype jf punktet nedenfor om forhåndsgodkjenning. b. Dersom studenten skal på praksis eller feltarbeid, endres Oppholdstype til dette. c. Dersom studenten arbeider med BA eller MA-oppgaven sin, registreres dette som feltarbeid.
2. Godkjenning samlebilde Klikk på Godkjenningssak-knappen til høyre i Utvekslingsperson samlebilde, du kommer da videre til Godkjenningssak samlebilde der en Forhåndsgodkjenningssak har blitt generert automatisk når utvekslingsperson samlebilde er opprettet. Sjekk at det står Forhånd i Type sak ettersom en student ofte har flere godkjenningssaker. a. Har du valgt Praksis eller Feltarbeid i Oppholdstype i Utvekslingsperson samlebilde, legger du inn følgende: 1) Omfang totalt: settes lik Omfang Lånekassen. 2) Omfang Lånekassen: Når feltarbeid eller praksis er valgt som Oppholdstype i Utvekslingsperson samlebilde, legger du inn 0 studiepoeng dersom studenten ikke avlegger eksamen som gir studiepoeng i utlandet. Dersom studenten avlegger en eksamen eller avsluttende prøve som gir studiepoeng ved vertsinstitusjon, legger du inn antall studiepoeng som ved studier. På konklusjon legger du inn tekst jf bildet nedenfor. 3) Terminangivelse Lånekassen:
Her kommer den terminen studenten avslutter sitt utenlandsopphold. a. Når studenten er ute ett semester, skal det semesteret registreres her. b. Når studenten er ute to semestre, skal det siste av disse to semestrene registreres her. 4) Status behandling: Det står «Behandlet» og det står «Klar for rapportering til Lånekassen». Dersom dette ikke dukker opp, ta kontakt med FS-superbruker. b. Har du valgt Studier som Opptakstype, registrerer du følgende: 1) Omfang totalt: settes lik Omfang Lånekassen. 2) Omfang Lånekassen: Her er det to alternativ: i. Når studier er valgt som Oppholdstype i Utvekslingsperson samlebilde, fyller du inn antall studiepoeng studenten skal ta ved ekstern institusjon.
ii. Når studier er valgt som Oppholdstype i utvekslingsperson samlebilde, MEN det er snakk om kombinert opphold, legges det totale antall studiepoeng inn her selv om noen av studiepoengene avlegges etter at studenten kommer hjem. For eksempel dersom studenten avlegger eksamen tilsvarende 15 sp i utlandet og har praksis resten av tiden uten at det avlegges eksamen som gir studiepoeng i utlandet, legges det totale antall studiepoeng inn her. Dvs 30 sp. I tillegg skriver du i Konklusjonsfeltet at dette er et kombinert opphold dvs studier og praksis eller studier og feltarbeid med fordelingen 15 sp ute og 15 sp som blir tildelt hjemme basert på praksisoppholdet. Dette er til egen informasjon, Lånekassen ser ikke dette. De er interessert i studiepoeng som tidsangivelse 6 sp = 1 mnd.
3) Terminangivelse Lånekassen: Her setter du inn den terminen studenten avslutter sitt utenlandsopphold. Når studenten er ute ett semester, vil det vanligvis være det semesteret som skal stå her. Når studenten er ute to semestre, vil det vanligvis være det siste av disse to semestrene som skal stå her. 4) Når dette er gjort, endrer du Status behandling til Behandlet. Overføring Lånekassen Følg med på status: Ikke klar for rapportering Lånekassen, Klar for rapportering Lånekassen, Rapportert Lånekassen. Ikke klar for rapportering Lånekassen: dette betyr at ikke alt er fylt ut jf punktene ovenfor. Klar for rapportering Lånekassen: dette betyr at du har fylt ut det som behøves og at Lånekassens saksbehandler kan gå inn i FS og hente ut den informasjonen vedkommende behøver for å behandle studentens søknad. Rapportert Lånekassen: dette betyr at Lånekassens saksbehandler har hentet ut nødvendig informasjon.