Administrativ organisering prosess for innplassering av neste ledernivå utkast 18.12.2018
Fremdrift neste fase 18/12 Drøftingsmøte. 3/1-8/1 Involvering av fagmiljøer gjennom arbeidsverksted. 9/1 Drøftingsmøte. 14/1 Lederne foreslår organisatorisk løsning innen eget ansvarsområde. Inkludert stillingsbeskrivelse for lederstillinger. 16/1 Møte i ledergruppe. Utarbeide felles utkast til organisasjonsstruktur. Utarbeide drøftingsgrunnlag. 23/1 Drøftingsmøte. Drøfting av organisering, stillingsbeskrivelser for lederstillinger, utvalgsområde, kriterier, tidsplan rekrutteringsprosess.
Fremdrift 23/1 25/1 29/1 30/1 Ledermøte. Beslutte organisering på neste nivå. Utlysning av lederstillinger. Frist for å melde interesse. Oppstartsmøte med rekrutteringsteam
Fremdrift 30/1-8/2 12-21/2 27/2 Gjennomføring av testing og dybdeintervju. Gjennomføring av intervju. Rekrutteringsprosess og intervju gjennomføres av rekrutteringsteam. Ledermøte. 1/3 Kunngjøring av ledere på nivå 2.
Konkretisering av oppdrag til ledergruppa Utarbeide forslag til organisering innen 14/1 kl.1000. Foreslå og begrunne valg av organisatorisk løsning innen eget ansvarsområde. Inkludert stillingsbeskrivelser for lederstillinger.
Forslag til organisering skal bidra til å: Være fleksible med tanke på overføring av nye oppgaver til fylkeskommunen, og generelt sett overfor videreutvikling av egen organisasjon (Innlandet fk.) Forsterke samfunnsutviklerrollen. Sikre de ulike ansvarsområdenes medansvar i arbeidet med å løse samfunnsutviklerrollen (bidra til tverrsektoriell samhandling). Sikre at ledere ikke har flere medarbeidere enn at de kan følges opp på en kvalitativ god måte (fornuftig kontrollspenn). Fremme en utviklingsorientert kultur.
Den foreslåtte organiseringen skal i tillegg kunne ta høyde for: At ansvar og myndighet blir tydelig plassert. At det er samsvar mellom ansvar og myndighet. At ansvar og myndighet delegeres til lavest mulig nivå.
Involvering Det forutsettes at fagmiljøene i begge organisasjonene involveres gjennom åpne og inkluderende prosesser. For å oppnå dette inviteres det til arbeidsverksted innenfor hvert fagområde. Det benyttes prosessveiledere på alle verkstedene. De fellestillitsvalgte er med i oppstarten av arbeidsverkstedene der det gis informasjon, men deltar ikke i videre prosess. På samferdsel er tillitsvalgte fra Statens vegvesen invitert med. De tillitsvalgte fra SVV og fylkeskommunene er i dialog om hvordan involveringen skal praktiseres.
Tidsplan arbeidsverksted 3/1 4/1 7/1 7/1 7/1 8/1 Kompetanse og tannhelse Samferdsel Næring Kultur Samfunnsutvikling Stab og administrasjon
Rammeprogram arbeidsverksted 1. Velkommen, mål og rammer for dagen ved fylkessjef for området 2. Kultur og identitet i sammenslåingsprosesser vi blir bedre kjent. Dette kan løses på flere måter og er avhengig av gruppens størrelse. Ledes av prosessveileder. 3. Hva er de viktigste målene og oppgavene som vår nye organisering må svare på? Vi ser på sentrale mål og føringer for tjenesteområdet
Rammeprogram forts. 4. Hvilken organisasjonsmodell vil vi foreslå/velge? Vi jobber ut fra mål og oppgaver og utformer konkrete forslag eller vurderer utarbeidede forslag. Her kan det velges om kan ønsker å vise 1-3 forslag på organisasjonsmodell eller om man ønsker å la det være åpent. Dette vil avhenge av hvor langt leder har kommet i prosessen og hvor stor gruppa er. 5. Hvordan sikre utvikling og god samhandling i ny struktur? Vi henter innspill til hvordan vi kan jobbe hensiktsmessig på tvers, og hvordan vi kan skape en utviklingsorientert kultur. 6. Avslutning kort om videre prosess
Arbeidsform Deltakerne sitter på gruppebord maks 5-7 stk pr bord Det legges opp til dialog, refleksjon og gruppeoppgaver gjennom dagen Resultat av gruppeoppgavene dokumenteres av deltakerne i padlet som grunnlag for videre beslutning. KS-Konsulent innleder kort faglig på de enkelte tema og fasiliterer gjennomføring
Rekrutteringsprosess Rekrutteringsteamene består av: - Leder Rådgiver HR/Pers.org Rådgiver skal komme fra motsatt organisasjon av leder. Fellestillitsvalgt Oppland Fellestillitsvalgt Hedmark Eventuelt tillitsvalgt SVV (på stillinger med søkere fra SVV)
Ekstern bistand Gjennomføring av personlighetstest med dybdeintervju foretas av Mercuri Urval i forkant av intervju. Intervjuene ledes av avdelingssjef og gjennomføres av rekrutteringsteamene.
Hvem kan melde sin interesse? Etter at stillingsbeskrivelsene er utarbeidet inviteres ledere i sentraladministrasjonene til å melde sin interesse. Utvalgte ledere fra SVV inviteres til å melde sin interesse for stillinger innen Samferdsel. Prosjektleder utarbeider i samarbeid med de tillitsvalgte en liste over hvilke ledere som er inkludert i utvalgsområde. På samme måte som på nivå 1, så anbefaler KS å legge til grunn en overtallighetsvurdering og ikke en vurdering av rettskrav ved innplassering av ledere i ny fylkeskommune. I praksis betyr dette at ingen har krav på å følge stillingen sin, eller oppgavene sine, men alle har krav på et passende tilbud.
Vurderingskriterier ved utvelgelse Det velges den som er best kvalifisert for stillingen. I de tilfeller hvor to kandidater ellers står likt, så vil ansiennitetsprinsippet være utslagsgivende. Det vil bli utarbeidet spesifikke kvalifikasjonskrav for hver av lederstillingene. I tillegg til de fagspesifikke kvalifikasjonene vil følgende egenskaper/evner bli vektlagt i vurderingen: Helhetsoversikt Viser evne til å tenke helhetlig og forstår hva fylkeskommunens strategiske retning innebærer for eget ansvarsområde Relasjonsorientering/evne Evnen til å bygge gode relasjoner Fokus på medarbeiderstøtte ved å gi veiledning og utvikling
Vurderingskriterier Omstillings- og utviklingsevne Viser evne og vilje til å tilpasse seg nye rammebetingelser og nye oppgaver i jobbsituasjon Viser åpenhet for forandring og utvikling Viser evne og vilje til å ta ansvar i omstillingssituasjoner Integritet Uttaler egne prinsipper og meninger på en uredd måte og står ved det, samt viser en positiv holdning til menings- og kulturforskjeller. Viser moralsk og etisk ansvar og samsvar mellom ord og handling Analyse - og vurderingsevne Viser evne og vilje til å analysere og komme frem til det vesentlige i en sak Ledelsesevne Viser evne og vilje til å sette mål og oppnå resultater Viser evne og vilje til å prioritere og fatte beslutninger (beslutningsdyktighet) Mestringsevne Er i stand til å mestre arbeidsoppgaver under press, i uvante situasjoner, ved store belastninger over lang tid, i konfliktsituasjoner, korte tidsfrister, knappe ressurser o.l.