Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. DIGITAL FORNYING -for bedre pasientsikkerhet og kvalitet Fornyingsstyrets møte #20 Lync / Oslo 23. september 2015
Agenda 23. september 2015 Tid Saksnr. Saksnavn 15:00-15-05 17/15 Godkjenne innkalling og referat 15:05-15:20 - Orienteringer fra Helse Sør-Øst RHF 15:20-15:30 18/15 Tertialrapport 2 2015 15:30-15:55 19/15 Strategisk partnerskap: Omfang 15:55-16:00 - Eventuelt
Godkjenne innkalling og referat fornyingsstyremøte #19, 11. juni 2015 (sak 17/15) - forslag til vedtak 1. Fornyingsstyret godkjenner innkallingen til møtet. 2. Fornyingsstyret godkjenner referat fra møte i fornyingsstyret 11. juni 2015.
Agenda 23. september 2015 Tid Saksnr. Saksnavn 15:00-15-05 17/15 Godkjenne innkalling og referat 15:05-15:20 - Orienteringer fra Helse Sør-Øst RHF 15:20-15:30 18/15 Tertialrapport 2 2015 15:30-15:55 19/15 Strategisk partnerskap: Omfang 15:55-16:00 - Eventuelt
Agenda 23. september 2015 Tid Saksnr. Saksnavn 15:00-15-05 17/15 Godkjenne innkalling og referat 15:05-15:20 - Orienteringer fra Helse Sør-Øst RHF 15:20-15:30 18/15 Tertialrapport 2 2015 15:30-15:55 19/15 Strategisk partnerskap: Omfang 15:55-16:00 - Eventuelt
Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. DIGITAL FORNYING -for bedre pasientsikkerhet og kvalitet Tertialrapport 2 2015 (sak 18/15) Fornyingsstyremøte 23. september 2015
Digital fornying har noen forsinkede prosjekter, men går stort sett etter plan Overordnet Virksomhetsstyring går helt etter plan, og regional ERP hadde nok en meget vellykket innføring på Sykehuset i Vestfold HF 1. september. Programmene Infrastrukturmodernisering og Regional klinisk løsning melder om forsinkelser i enkelte av de sentrale prosjektene. Økonomi Regnskapet ligger 139 millioner kroner under budsjett, og deler av dette forventes å hentes inn innen utgangen av året. Prognosen for 2015 ligger 26 millioner kroner under budsjett ved utgangen av året. Denne vurderes som konservativ. Risiko Regional klinisk løsning og Infrastrukturmodernisering rapporterer en middels risikoprofil, og det er identifisert nødvendige tiltak for å håndtere risikoene. Overordnet risikobilde for Virksomhetsstyring er lavt.
Digital fornying har i andre tertial 2015 en middels risikoprofil Overordnet risikostatus Virksomhetsstyring rapporterer lav risiko, Infrastrukturmodernisering og Regional klinisk løsning rapporterer middels risiko. Programmene har identifisert tiltak for de rapporterte risikoene. Digital fornyings samlede risikobilde er noenlunde uendret i forhold til Tertialrapport 1. Risiko < # Eksisterende risiko Endring fra forrige rapportering # Lukket/fjernet risiko Kommentar 1. Helseforetakenes rolle og ansvar 2. Overføring til drift og forvaltning 4. Uklare leverandøravtaler 5. Lokale initiativ vs. regional standardisering 6. Avhengigheter mellom programmene, og mellom programmene og lokal infrastruktur 7. Endringer i nasjonale krav eller føringer 8. Finansiering 9. Løsningen dekker ikke det regionale behovet 10. Kvalitet i leveranser fra leverandører #1: Digital fornying utarbeider forbedrede kommunikasjonsplaner for at alle interessenter skal forstå planer, fremdrift og utrullingsrekkefølge på de regionale endringene som kommer. Helseforetakene har også et stort ansvar for å bidra til vellykket innføring av regionale standarder. #6: Koordineringen mellom programmene Regional klinisk løsning og Infrastrukturmodernisering må styrkes. Etableringen av prosjektet Regional klinisk plattform (RKLP) er et tiltak for å forsterke koordineringen mellom disse, og det vil bli iverksatt ytterligere tiltak. #10: Tiltak er iverksatt.
Regnskapet per 31. august 2015 ligger 139 millioner kroner under budsjett. Prognosen er 26 millioner kroner under budsjettet. Program Totalt Investeringer Driftskostnader Faktisk HIÅ Budsjett HIÅ Avvik Faktisk HIÅ Budsjett HIÅ Avvik Faktisk HIÅ Budsjett HIÅ Avvik MNOK MNOK MNOK MNOK MNOK MNOK MNOK MNOK MNOK Infrastrukturmodernisering 269 299-30 225 252-27 44 46-3 Regional klinisk løsning 161 231-70 124 186-62 37 45-8 Virksomhetsstyring 45 86-40 41 81-40 5 5 0 Øvrig (Sak-arkiv og adm Digital fornying) 8 6 1 2 0 2 5 6-1 Sum Satsingsområder Digital Fornying 483 622-139 392 520-127 91 102-12 Total Driftsinvesteringer SP 93 125-32 93 118-25 0 7-7 Total PNØ U5B 231 233-2 231 233-2 0 0 0 Sum IKT 807 980-172 717 871-154 91 109-18 Digital fornying ligger totalt 139 millioner kroner (127 millioner kroner investeringer og 12 millioner kroner drift) under budsjettet pr 2. tertial 2015. Programmene rapporter at underforbruket skyldes hovedsakelig forsinkelser i leveranser, litt lavere forbruk på ressurssiden og periodiseringsavvik. Programmene rapporter pr 2. tertial en totalprognose på 26 millioner kroner under budsjett ved utgangen av året. Denne vurderes som konservativ. Infrastrukturmodernisering hadde pr august et avvik på -30 millioner kroner, avvik på investering er -27 millioner kroner. Regional klinisk løsning rapporterer et avvik mot budsjett på -70 millioner kroner. Virksomhetsstyring har et avvik mot budsjett på -40 millioner kroner skyldes endringer i periodisering av betalingsplan til leverandør, og vil betales i løpet av året. Øvrig Sak-arkiv har behov for 4 millioner kroner i investeringsmidler som håndteres innenfor den samlede IKT-rammen.
Tertialrapport 2 2015 (sak 18/15) - forslag til vedtak 1. Fornyingsstyret tar tertialrapporten og status til orientering.
Agenda 23. september 2015 Tid Saksnr. Saksnavn 15:00-15-05 17/15 Godkjenne innkalling og referat 15:05-15:20 - Orienteringer fra Helse Sør-Øst RHF 15:20-15:30 18/15 Tertialrapport 2 2015 15:30-15:55 19/15 Strategisk partnerskap: Omfang 15:55-16:00 - Eventuelt
Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. DIGITAL FORNYING -for bedre pasientsikkerhet og kvalitet Omfang langsiktig samarbeidsavtale innen infrastrukturmodernisering (sak 19/15) Fornyingsstyremøte 23. september 2015
Sak 15/15 Oppdatert overordnet fremdriftsplan Oktober 2014 Desember 2014 Mars 2015 September 2015 November Januar 2015 2016 April 2016 Mai 2016 Juli 2016 Kunngjøring Pre-kvalifisering 1 2 Sak 33/14 Sak 46/14 Konkurranseunderlag Dialog 1-5 3 Kravspek og datagrunnlag 4 Sak 15/15 Oppdatering av plan Foreløpig tilbud inkl pris Evaluering og nededvalg 5 Dialog 6-7 +DD Endelig krav-spek Godkjenning av nedvalg Godkjenning av omfang foreløpig kravspesifikasjon 6 Endelig tilbud Evaluering og anbefaling Godkjenning av endelig kravspesifikasjon og kontraktskrav Godkjenning/ signering 7 Godkjenning av anbefaling Ikrafttredelse av kontrakt
Foreløpig kravspesifikasjon (ISOS) ISOS er et av flere steg i dialogprosessen for å komme frem til en endelig kravspesifikasjon som best mulig dekker vårt behov For ISOS legges inn de kravene som vi tror er de mest sannsynlige, basert på det vi har lært i prosessen så langt og de arbeider som har vært gjort i egen organisasjon. Prinsippene som legges til grunn i ISOS har vært og er under drøfting på ulike ledelsesnivåer for å sikre at de er akseptable dersom de blir lagt til grunn i endelig anbefaling/kontrakt Svar på ISOS er vår første mulighet til å se de kostnadsmessige konsekvenser av ulike valg og vil måtte hensyn tas i et endelig kravsett ISOS skal gjøre det mulig å gjøre et nedvalg av leverandører for å sikre en videre kostnadseffektiv prosess ISOS skal være et utgangspunkt for videre dialog med utvalgte leverandører Kravspesifikasjonen vil først formelt besluttes når ISFT ferdigstilles i april 2016
The Invitation to Submit Outline Solutions (ISOS) is a pack of documents which allow vendors to propose a solution and price ISOS main documents Data room Dialogue instructions Tender documents Evaluation criteria Response templates SLAs and historic performance Organisation and people Schedule 1: Customer Requirements Specification Draft contract documents (SSA-D) Schedule 4: Transition and transformation Schedule 5: Service Levels Schedule 6: Administrative Provisions Schedule 7: Total price and provisions Existing infrastructure In-flight projects Supporting presentations 3rd party contracts Commercial principles presentation Service Structure presentation T&T mechanisms presentation Service Level mechanism presentation Governance structure presentation Charging provisions presentation
Omfang Omfanget i en foreløpig kravspesifikasjon vil beskrives i form av hvilke tjenester som skal leveres (kort og lang sikt) og hvilke moderniseringsprosjekter som skal gjennomføres. Større moderniseringer eller teknologiskifter vil i en kontrakt være spesifisert som egne transformasjonsprosjekter. På de områder hvor det ikke spesifiseres transformasjonsprosjekter vil leverandøren allikevel være ansvarlig for kontinuerlig teknologisk vedlikehold og utvikling. Infrastrukturområde Tjenester (Drift og forvaltning) Modernisering Datasenter Alle Konsolidering og migrering til regionale datasentra Arbeidsflate Nettverk Telekom Alle (teknisk support beholdes) Alle (drift vurderes nærmere) Ansvar for dagens kritiske tjenester beholdes Dynamisk arbeidsflate til alle foretak Bredde trådløse nettverk Teknologiskiftet fra PSTN til IPT
Støttetjenester Funksjon Teknisk support og logistikk Informasjonssikkerhet Tjenesteintegrasjon og leveransestyring Drift- og overvåkningssenter Applikasjonsmigrering Applikasjonsdrift Verktøy- og informasjonsstøtte til styrking av brukerstøttetjenesten Særskilte sikkerhetstjenester Verktøy- og informasjonsstøtte knyttet monitorering og analyse Samordning av prosesser og verktøy som gir størst mulig kostnadseffektivisering Verktøy- og informasjonsstøtte til styrking av overvåkningssenteret Eget transformasjonsprosjekt Effektivisering applikasjonsdriften gjennom blant annet bidrag til overvåkning og automatisering På alle områder som omfattes av det anbefalte omfang er det ønskelig å overdra eventuelle eksisterende leverandøravtaler.
Strategisk partnerskap: Omfang (sak 19/15) - forslag til vedtak 1. Fornyingsstyret tar omfanget til etterretning.
Agenda 23. september 2015 Tid Saksnr. Saksnavn 15:00-15-05 17/15 Godkjenne innkalling og referat 15:05-15:20 - Orienteringer fra Helse Sør-Øst RHF 15:20-15:30 18/15 Tertialrapport 2 2015 15:30-15:55 19/15 Strategisk partnerskap: Omfang 15:55-16:00 - Eventuelt
Neste møte 29. oktober Statusrapport oktober Oppdatert IKT-strategi Konsolideringsrapport DIPS Mandat forskningsprogram Budsjett 2016
Digital fornying på nett: www.helse-sorost.no/digitalfornying