Nye Lindesnes Leveransemal/-skjema delprosjekt Delprosjekt Servicetjenester Arbeidsgruppe Politisk sekretariat [Denne fylles ut ved behandling.] Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: [dato] [navn] [navn] Beslutning: [Avsluttes/starte gjennomføring/ øvrige vurderinger må gjøres,] Bemanning av neste fase: Signatur (prosjekteier): Neste fase ferdig: [Dato]
1 INNLEDNING Det pågår 27 delprosjekter i kommunereformprosjektet nye Lindesnes pr september 2018. De fleste av disse er har vært gjennom - eller er i konseptfasen. I konseptfasen klarlegges delprosjektets hensikt og mandat, og da gjennomføres en kartlegging av dagens oppgaver, rutiner, ressurser mv. for det tjenesteområdet/ arbeidsområdet delprosjektet gjelder. De fleste delprosjektene er nå klare for planleggingsfasen, og prosjektleder ønsker med dette dokumentet/skjemaet å bidra til en enkel og god gjennomføring av denne fasen. Behov Prosjektidé Problem De 27 delprosjektene kan grupperes i 2 hovedtyper: Delprosjekter som har en egen (politisk) styringsgruppe eller som er tverrgående (sektorovergripende) (8 stk.). Disse delprosjektene er nå stort sett allerede i gjennomføringsfasen. Delprosjekter som koordineres av ett av de 4 prosjektstyrene (19 stk.). Disse er stort sett i eller klare for planleggingsfasen. Dette dokumentet/skjemaet gjelder i hovedsak disse delprosjektene. Dokumentet/skjemaet er utarbeidet for å angi hva planleggingsfasen må drøfte og beskrive som en forberedelse til gjennomføringsfasen. For enkelte delprosjekter er det allerede utarbeidet god dokumentasjon som er tilstrekkelig for å gå i gang med gjennomføringsfasen. For andre delprosjekter kan dette dokumentet/skjemaet ses på som en «bestilling» til delprosjektets planleggingsfase, og som en forutsetning for å kunne gå inn i gjennomføringsfasen. Planleggingsfasen skal for de fleste delprosjektene være gjennomført i løpet av 2018, slik at gjennomføringsfasen kan startes på nyåret 2019. Side 2 av 8
2 TEMAER SOM BØR VÆRE OMFATTET AV PROSJEKTFORSLAGET FRA KONSEPTFASEN, OG SOM MÅ BEARBEIDES OG BESVARES GJENNOM PLANLEGGINGSFASEN Fyll ut de feltene som er relevante for delprosjektets ansvarsområde. Spørsmålene/tema gjelder for hvordan den nye kommune planlegges. Spørsmålene besvares kortfattet og enkelt. 2.1 Tjenesteområde/oppgaver i delprosjektet 2.1.1 Beskrive hvilke oppgaver/produkter/tjenester delprosjektet omfatter Politisk sekretariat - sekretær for politiske utvalg og lovpålagte råd 2.1.2 Oversikt brukergrupper (internt/eksternt) Politiske utvalg, administrasjonen, innbyggere 2.1.3 Mulige framtidige scenarier (se litt i krystallkula) Merknad: Gruppa kun sett på den praktiske oppgaven for sekretariat. Spørsmål om medvirkning og medborgerskap og fornyelse av det er viktige spørsmål, men vi har ikke sett på det som vårt mandat. 2.2 Forslag til organisering av ny sektor/enhet/fagområde 2.2.1 Forslag til ny struktur med begrunnelse (ut fra dagens økonomiske rammer) Alternativ 1: Sentralisert løsning: Samle alle politiske sekretæroppgaver for alle råd og utvalg i et politisk sekretariat. Avdelingen kan være plassert hvor som helst, både organisatorisk og geografisk. Ingen annen tilrettelegging eller faglig støtte. Alternativ 2: Desentralisert løsning: Politiske sekretæroppgaver plasseres i enhetene/avdelingene med relevant fagmiljø. Sekretær for et eventuelt planutvalg bør være tilknyttet den avdelingen som jobber med plan og tilsvarende for andre utvalgssekretærer (eldreråd i Velferd, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Samfunn). Av samme grunn må sekretær for formannskap/kommunestyre plasseres i rådmannens stab eller tilsvarende. Dette alternativet vil ivareta tilretteleggeroppgaver, faglig støtte til saksbehandlere og sikre kontakten mellom politikk og administrasjon. Anbefaling: På bakgrunn av en totalvurdering på kriteriene effektivitet, kvalitet og robusthet, anbefaler arbeidsgruppen løsningen som er beskrevet i alternativ 2. Side 3 av 8
2.2.2 Svar på relevante føringer fra intensjonsavtalen Effektivitet: Alternativ 1: Fordel: Lik behandling av alle utvalg. Eksperter på rendyrkede møtesekretæroppgaver. Stiller ikke høye krav til utdanning eller kompetanse. Ulempe: Begrenset kompetanse. Kan ikke bidra med støtte til saksbehandlere. Alternativ 2: Fordel: I denne løsningen er sekretæroppgavene knyttet tett mot fagmiljøet som kan bidra til effektivitet. Ulempe: Kan være sårbart og personavhengig. Sekretærene må samarbeide for å minske sårbarheten. Lokal identitet: Ikke identifisert. Framtidsansvar: Ikke identifisert. Andre føringer fra intensjonsavtalen: Kvalitet: Alternativ 1: Fordel: Løsningen kan bidra til økt kvalitet på «tekniske» sekretæroppgaver. Ulempe: Manglende tilknytning til fagområde. Begrenset kompetanse på andre områder. Dekker ikke behovet for service, tilrettelegging og rådgivning for politisk og administrativ ledelse. Alternativ 2: Fordel: Faglig kompetanse vil heve kvaliteten på beslutningsgrunnlaget for gode politiske avgjørelser. Ansatte får en variert og interessant jobb. Dette alternativet kan bidra til et godt samspill mellom politikk og administrasjon, sekretærene blir ressurspersoner. I og med at sekretær for formannskap og kommunestyre er plassert i rådmannens stab, vil denne kunne dekke behov for service, tilrettelegging og rådgivning for politisk og administrativ ledelse. Robusthet: Alternativ 1: Fordel: Den mest robuste løsningen fordi flere ansatte kan utføre oppgavene. Alternativ 2: Ulempe - personavhengig 2.2.3 Endringer fra tidl. strukturer / hvordan skal dette håndteres? Anbefalt løsning ligger nær opp til dagens løsning i Mandal kommune. 2.2.4 Risikovurdering (Scenarier/konsekvens/sannsynlighet/forebyggende tiltak) Anbefalt forslag er personavhengig og kan på grunn av dette være noe sårbart. For å minske sårbarheten er det viktig at utvalgssekretærene kan avløse hverandre ved behov. Side 4 av 8
2.2.5 Vurdering av alternative forslag til ny struktur (økonomiske konsekvenser og fordeler og ulemper ved de ulike modellene) Alternativ 1 krever ikke høyere utdanning og er derfor billigere enn alternativ 2. 2.3 Gevinstoversikt for ny sektor/enhet/fagområde 2.3.1 Beskrivelse av gevinster Kvalitet: 1. Øke kvaliteten på beslutningsgrunnlaget for politiske beslutninger. Indirekte: 1. Løsningen kan bidra til bedre service, tilrettelegging og rådgivning for politisk og administrativ ledelse, som kan frigjøre tid hos saksbehandlere mm. 2.3.2 Forutsetninger inkl. behov for samhandling/bistand fra andre utenfor egen sektor/enhet/fagområde Utvalgssekretær for formannskap og kommunestyre samhandler med rådmann og ordfører. Andre utvalgssekretærer samhandler med fagmiljø. Behov for samhandling mellom utvalgssekretærene. 2.3.3 Gevinstansvarlig? 2.3.4 Måleindikator(er) Kvalitet -??? Indirekte gevinst tid (minutter) 2.3.5 Risikovurdering (risiko for at gevinster ikke kan tas ut). 2.4 Bemanningsplan for ny sektor/enhet/fagområde 2.4.1 Forslag til ny organisering Årsverk Turnus Kompetansefordeling og -behov mm. Løsningen krever ca. 1,5 årsverk, 37,5 timers uke, Kompetansebehov - høyskole 2.4.2 Begrunnelse Tidsbruk i nåværende kommune, basert på erfaring Side 5 av 8
2.4.3 Endringer fra tidl. organisering / hvordan skal dette håndteres? 2.5 Interkommunale samarbeid og løsninger for ny kommune 2.5.1 Oversikt tidligere samarbeid (i én eller flere av kommunene) Agder sekretariat er sekretariat for kontrollutvalgene i alle kommunene i dag. Vi anbefaler at dette fortsetter i ny kommune. 2.5.2 Begrunnet forslag til ny løsning i egen kommunal regi eller gjennom interkommunalt samarbeid. Ikke aktuelt. 2.6 Digitale løsninger for ny sektor/enhet/fagområde koordinert med overordnet digital strategi 2.6.1 Aktuelle områder for digitalisering Muligheter i ny sak/arkiv/byggesak løsning. Ønsker en mer sømløs løsning som gjør arbeid og innsyn enklere for alle (saksbehandlere, sekretær, innbyggere og politikere) 2.6.2 Ideer for hvordan digitaliseringen (2.6.1) kan gjennomføres. 2.6.3 Forutsetninger (bistand fra andre, tekniske endringer, mv.) 2.7 Plan for samordning og iverksetting av reglement og/eller rutiner for ny sektor 2.7.1 Plan for innføring 2.7.2 Begrunnelse Side 6 av 8
2.7.3 Beskrivelse av nødvendige tilpasninger fra dagens reglementer / hvordan gjennomføres endringene? Avhengig av hvordan arbeidet skal organiseres og hvilket sak/arkiv-system som skal brukes 2.7.4 Risikovurdering 2.7.5 Plan for innføring 2.8 Plan for samordning av planverk for sektoren 2.8.1 Begrunnet forslag til løsning Ingen samordning av planverk 2.8.2 Begrunnelse 2.8.3 Implikasjoner / hvordan skal dette håndteres 2.8.4 Risiko 2.9 Iverksetting av planene for delprosjektets ansvarsområder 2.9.1 Hva må iverksettes og i hvilken rekkefølge? (Tidsplan) 2.9.2 Milepæler 2.9.3 Hvilke aktiviteter har avhengigheter til andre delprosjekter? Side 7 av 8
2.10 Samarbeid/samspill med andre sektorer/enheter/ fagområder 2.10.1 Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som får tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «leveranser» er avstemt med disse. Leverer tjeneste i dag til innbyggere, administrasjonen, ordfører, politikere, eldreråd, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, BU, Ad hoc-utvalg 2.10.2 Oversikt over hvilke sektorer/enheter/fagområder som lever tjenester/bistand, og beskrivelse av hvordan framtidige «behov» er avstemt med disse. Brukerstøtte for ulike systemer Side 8 av 8