Politidirektoratet Postboks 8051 Dep. 0031 OSLO Deres referanse Vår referanse Dato 2012/00867-1 330 2012/00471-3 330 11.05.2012 Terrorhendelsene 22.07.2011 - politiets evalueringsrapport - oppfølgning Viser til brev av 22.3.12, med invitasjon til å komme med synspunkter og kommentarer til læringspunktene i politiets evalueringsrapport. Denne saken har skapt engasjement langt utover de politidistriktene som ble direkte berørt. Hendelsen har utfordret oss til å vurdere hva vi står for, hva vi er forberedt på, og hvilken kompetanse og ressurser vi har tilgjengelig. Læringspunktene i rapporten benyttes for egen evaluering og utvikling, og beredskapen i Vestfinnmark må forberedes for større kriser enn det vi har erfart til nå. Vi kommenterer punkt for punkt i henhold til evalueringsrapportens kapitler. Ang kap 4, Varsling og alarmmelding Vi er enige i alle punktene, for dagens system og verktøy er ikke godt nok. Vi så at dedikert pc ikke fungerte, og vi forstår ikke hvorfor man etablerte egen maskin for enkelte meldinger. PO er aktivt arbeidsverktøy ved alle operasjonssentraler, og har sjelden funksjonsfeil. Vi mener at PO bør kunne benyttes for varsel om at viktig melding ligger i varslingssystemet. Istedet for egen dedikert pc for mottak av varselet mener vi at den etablerte mailadressen på operasjonssentralen bør benyttes. Nye systemer av slik alvorlighet må gjennomarbeides før det implementeres. Trolig mange som ikke skjønte hva dedikert pc og alarmmeldinger var, siden dette ikke virket 22.juli. Utsendelse av graderte dokumenter må vurderes med omhu inntil alle operasjonssentraler har tilgang på PST-nett/E. Fredag 22.7.11 satt vi i den situasjon at viktig melding var sendt til PST, men vi fikk ikke tak i de graderte dokumentene før søndag kveld da alle ansatt i PST var på reise. Vestfinnmark pd har fortsatt ikke PST-nett/E, men arbeidet med etablering har startet. Vestfinnmark politidistrikt Politimesteren, besøk: Parkgata 16, 9600 Hammerfest Post: Postboks 330, 9615 HAMMERFEST Tlf: 78 42 80 00 Faks: 78 42 80 59 E-post: post.vestfinnmark@politiet.no Org. nr.: 974769433 Bankgiro: 7694 05 07924
2 Ang kap 5, Situasjonsrapportering Her kan mye gjøres lokalt, men det er også nødvendig med sentrale håndgrep. Lokalt er utvikling av planverk og samarbeid med eksterne aktører igangsatt. Evalueringsrapporten tyder på at vi må ha mer fokus på situasjonsrapportering i dette arbeidet, både med hensyn til maler og systematikk. Med henblikk på lavt antall ansatte i vårt distrikt ser en at god situasjonsrapportering er en fordel i forhold til å utveksle liaisoner. Sentrale ledd og aktører bør utforme og distribuere egne maler. Vestfinnmark pd gjennomførte stabskurset på PHS våren 2011, og har i ettertid vurdert kursets innhold opp mot øvelse Gemini og andre reelle stabsoppdrag. Stabskurset har veldig lite fokus på slike praktiske og nødvendige håndgrep som situasjonsrapportering. Vi foreslår at PHS gjennomfører en evaluering av stabskurset. Ang kap 6, Organisering, ledelse og samordning Opplistingen av de positive punktene stemmer for det meste hos oss også. De tingene som ikke allerede fungerte, er under utvikling. Vi har ikke etablert formell nabohjelp-avtale, men dette er underveis. Når det gjelder forbedringspunktene kommenteres de i rekkefølge: Minimumsbemanning og -kompetanse i politiet må utredes. Historisk benyttes begrepet for antall polititjenestemenn i ordinær beredskap. Nå må vi se større på det- og avgjøre hvilke funksjoner/kompetanse som skal iakttas på denne måten. Ved større hendelser er vi avhengig av at nøkkelfunksjoner besettes: operasjonssentralen, innsatsleder, UEH, stabsleder, stabsmedlemmer og politimester med sin redningsledelse. Hos oss er kun en av disse funksjonene tilgjengelig 24/7, og det er operasjonsleder (kun en mann på operasjonssentralen). Det må settes en minimumsbemanning på operasjonssentralene. Vi foreslår også at det utarbeides avtaler om tilgjengelighet for de nøkkelfunksjoner der beredskap i form av reservetjeneste og dermed tapt arbeidstid ikke er egnet. Krav til responstid i politiet bør utredes. Vestfinnmark ønsker og anser en utredning av dette som nødvendig. En innført responstid vil være avhengig av mange faktorer. Variasjoner innen organisering, bemanning, kompetanse og ressurser, geografi og demografi er store. Basert på dette vil det etter all sannsynlighet være hensiktsmessig med en evt differensiert responstid. Reservetjeneste er fortsatt en nødvendig beredskapsform for mange. ATB sier at dette er fritid. Arbeidsgiver kan derfor ikke sette et krav til den ansatte om hvor langt unna hjemmet/tjenestestedet man kan oppholde seg i slik tjeneste. Dette er et viktig moment i en evt utredning av responstid. Åpenhet, forutsigbarhet og fokus på politiets mulighet til å levere gode tjenester for publikum er også noe som må ses på opp mot en responstid.
3 Massevarslingssystem må anskaffes. VFpd har i dag et tekstmeldingssystem som operasjonssentralen og evt andre benytter. Systemet har avsender POLITIET, og kan ikke motta svar/kvittering. Kun innlagte nummer kan benyttes, for eksempel liste alle operative. Avhengig av type sak, men det er mange som må varsles på kort tid. Med enmanns operasjonssentral er det ikke kapasitet til å besvare innring og registrere hvem som møter. Det må derfor innføres et automatisert svarsystem Det finnes flere systemer på markedet, til ulike priser. Noen politidistrikter har etablert seg med godt fungerende systemer. En burde fra sentralt hold finne ut hvilket system som er best, og formidle/evt tildele dette til samtlige politidistrikter. Er politiet for tilbakeholdne med massemobilisering i kritiske situasjoner? Svaret er i utgangspunktet JA- tjenesten drives med nøkternhet, og minst mulig bruk av overtid og ekstra utgifter. Fokuset på ATB i alle sammenhenger bidrar også til at man ikke skal benytte ansatte utenom tjenesteliste uten veldig god grunn. Imidlertid er det fokus på at oppdrag skal løses på forsvarlig måte. Vestfinnmark har ikke ikke opplevd så kritiske situasjoner at massemobilisering har vært vurdert. HRS predikerer at ressursene settes inn tungt i starten i redningsoppdrag - og trappes ned. Dette er veldig greit når HRS også tar regninga. Politidistriktene må avklare med sine nabodistrikter hvilken bistand man kan forvente å få eller måtte gi i ekstraordinære hendelser og kriser. Det er behov for en løsning som både operativt og administrativt håndterer mannskap og utstyr på tvers av politidistrikter og særorganer. Så langt har det vært en forventning om nødvendig bistand fra de to nabodistriktene våre, men ingen formalitet eller avtale. Dette skal avklares. Det er likevel ikke nødvendig at man har hverandres komplette ressursliste. Politiet må øke kapasiteten for å motta henvendelser på nødtelefon (112). Antall inngående linjer på 112 er økt, men det er fortsatt bare en operasjonsleder på jobb. Naboavtale med Troms pd er under planlegging, men en ser imidlertid ikke på dette som en fullkommen løsning. Det tar tid før nabodistriktet kan overta telefonene- og nabodistriktet kan pr. nå ikke registrere i oppdragseierens PO. PO må endres slik at nabo får skriveadgang direkte i logg, men uten at tilgang blir en administrativ flaskehals idet hjelpen er nødvendig. Det bør innføres krav til beredskap for politihelikopter. Politihelikopterberedskap er en selvfølge, selv om dette neppe kommer oss til gode her i nord. Derfor er tilgang på andre helikoptre nødvendig for å høyne beredskapen i nord. Forsvaret og andre statlige og private aktører har helikoptre i området, men det oppleves som tilfeldig om vi får adgang til dem ved akuttbehov. Små politidistrikter har ikke økonomisk evne til å inngå beredskapsavtaler. Etter vårt syn ville et finnmarksbasert helikoptertilbud som omfattet alle offentlige etater og tjenester med behov for slike kapasiteter være en god og fremtidsrettet løsning. Dette ville sikret tilstrekkelig kvalitet og bruk av tjenesten, samtidig som det fra politiets stide ville bli
4 stabil og forutsigbar tilgang på helikopterstøtte i situasjoner hvor dette øker vår mulighet til å levere gode tjenester. Politiet mangler et kommando-, kontroll- og informasjonssystem (KKI) ved ekstraordinære hendelser og kriser. Vestfinnmark pd har ikke opplevd så store kriser at vi har avdekket behov for slikt verktøy. Et KKI må evt. dekke de spesielle behov vi har og være et utelukkende godt hjelpemiddel som er enkelt å håndtere, siden det vil bli brukt sjeldent. Det bør ikke implementeres før det er testet ut i både store og små distrikter. Politiets styringsdialog må vie politiets beredskapsevne større oppmerksomhet, og må tydeliggjøre hvilke konkrete krav som stilles til innhold og beredskapsevne. Til nå har beredskap handlet mer om at papirer foreligger enn beredskapsevne, så dette imøtesees med glede. Politiet bør gjennomføre kompetansehevende tiltak for stab i et slikt omfang at de er robuste nok til å håndtere ekstraordinære hendelser og kriser over tid. Øvingsaktiviteten bør intensiveres. Denne er Vestfinnmark rimelig oppdatert på gjennom stabskurs, øvelse Gemini og reelle stabsaksjoner, men kompetansen må opprettholdes for alle og nye medlemmer som kommer til må læres opp. Vi har imidlertid ikke evne/ressurser til å håndtere kriser med varighet. Vestfinnmark gjentar tidliligere signalisert ønske om å inngå som fast distrikt mellom de som alternerer på å delta på Øvelse Gemini. Utvalget anbefaler at nødetatene i fellesskap søker å utvikle effektive løsninger for samhandling i områder som ikke fullt ut kan erklæres som klarert område. Det er veldig viktig at vårt ansvar for alles sikkerhet står som en hovedregel, men at man fra sentralt hold får retningslinjer for unntaksbestemmelsen. Dette er for øvrig en spennende utfordring, spesielt med tanke på vår opplevelse av at helsevesenet ofte er redde egne pasienter, og krever politiets bistand i mange saker innen psykiatri. Følgene av at nabodistrikter har forskjellige sambandsløsninger (nødnett og analogt samband) ble merkbare. Utvalget peker på nødvendigheten av å bringe disse erfaringene videre i utbyggingen av det landsdekkende nødnettet. Vestfinnmark politidistrikt har ikke fått nødnett enda, men inngår i fase 4-5 med avslutning 2015. Politidistriktet mener arbeidet med innføring av nødnett må forseres. Det er viktig å avklare kommunikasjonskanaler mellom taktisk og operasjonelt nivå slik at det sikres notoritet på viktige vurderinger og beslutninger. En åpenbart viktig presisering og hovedregel, men dette er vanskelig når samband bryter fullstendig sammen. Det er behov for rutiner knyttet til dedikerte telefonlinjer for prioritert trafikk mellom politidistriktenes operasjonssentraler. Dette innføres lokalt ved nabohjelp 112, men da kun mot et politidistrikt.
5 Sentral innføring av dedikerte linjer mellom samtlige politidistrikters operasjonssentraler er også nødvendig. Vi forsøkte å avhjelpe de impliserte politidistriktene 22.7, men lykkes ikke å få gitt informasjon som vi mente var vesentlig for deres arbeid. Det er nødvendig med instruks/prosedyre for denne linjen, for den kan ikke utsettes for misbruk. Den må holdes på samme nivå som nødsamtale forøvrig. Lokalt planverk må oppdateres i PBS-web og koordineres med PO-plan. Riktig, men vel så viktig er det at planverket er godt, oppdatert og samordnet med andre aktører. PBS-web har vist seg å være et veldig godt arbeidsverktøy, spesielt for superbrukere som får innsyn i hele landets planverk. Arbeidet med å gi Forsvaret, HRS, andre beredskapsaktører og frivillige organisasjoner tilgang til nødnettet, bør forseres. Arbeidet med nødnett må forseres. Det er likevel politidistriktene som må prioriteres. Forsering må ikke gå på bekostning av de politidistrikter som fortsatt ikke har tilgang. Politidirektoratet må følge opp og kvalitetssikre implementeringen av nye retningslinjer, rutiner og prosedyrer på beredskapsområdet. Det er viktig at dette er gjennomarbeidet, testet og forankret i fagmiljø før innføring. (Innføring av flere 112-linjer uten sammenheng med besvarelsen av disse vekker ikke forståelsen, men skaper bare mange nye problemstillinger uten effektiv løsning). Forslag se på Politiets operative hovedkvarter Vestfinnmark politidistrikt er velvillige til og ser klart positive effekter av en utvikling av nabohjelpsfokus mellom politidistriktene. Samtidig er det på det rene at flere distrikter, bla både utfra avstander og ressurser, vil ha begrenset kapasitet i å yte og av å motta nabohjelp ved hendelser av en viss størrelse. Det man kan se for seg er at politiet etablerer en form for operativt hovedkvarter. Dette kunne være en enhet som enten bistår eller overtar hele eller deler av en større politiinnsats. Den primære hensikten er at man med en slik organisering gjør sannsynligheten for å løse oppdraget best mulig øker, da et slikt operativt hovedkvarter på en bedre måte vil være rustet til å lykkes, fordi de gjennom x-antall hendelser vil få mer trening og bedre kompetanse enn mange av de minste politidistriktene. Ang kap. 7, Evakuerte og pårørende Forbedringspunktene er i sin helhet riktige og viktige. Vi satte fokus på dette før evalueringsrapporten forelå, da vi så problemstillinger gjennom hendelsen 22.7 som vi ikke var forberedt på. Dette området har så langt ikke vært prioritert, men en har heller ikke hatt hendelser i vårt distrikt som har avdekket manglene. Dette er nå prioritert, og forbedringspunktene i rapporten vil bli iakttatt gjennom dette arbeidet. Vi har hatt opplæring i DIR, men programmet er uhyre vanskelig og tungvint, og er så sjeldent (eller aldri) i bruk, at man aldri får god nok kompetanse. Systemet kunne med fordel forbedres.
6 En fast pårørendekoordinator som fagleder vil være gunstig, men pårørendekontakter synes ikke å være praktisk å utnevne fast i et så lite distrikt som vårt. Dette bør derfor ikke være et pålegg fra sentralt hold. Informasjonsutvekslingen mellom politi og helse må avklares fra sentralt hold når det gjelder hovedregler, mens man på lokalt nivå opprettholder dialog og samarbeid. Ang kap. 8, Informasjons- og mediahåndtering Politidistriktet har hatt fokus på dette de siste årene, men kommunikasjonsfaglig personell er ikke ansatt. Det stilles stadig større forventninger fra POD på dette feltet. Dersom vi ikke har ressurser til å opprette egen stilling, må vi finne/etablere gode lokale løsninger, samt videreutvikle mulighetene for nabohjelp. Planer for mediahåndtering er utarbeidet, og funksjonen er inkludert i både øvelser og reelle aksjoner. Selv små saker skaper trykk, men vi har ikke hatt store kriser. Det er inngått samarbeidskontrakt mellom de nordlige politidistriktene innen dette feltet. Ang kap. 9, Helse, miljø og sikkerhet Politiet har alltid sikkerhet vurdert i utførelsen av sine handlinger, men dokumentasjon er og har vært mangelfull. Forståelsen for dette er imidlertid oppadstigende. Mangelfull registrering av HMS under aksjonsfasen er avdekket men det betyr neppe at HMS ikke er iakttatt. I store kriser iverksettes de tiltak vi har forberedt oss på. Under væpnede oppdrag utføres dette i samsvar med den drill mannskapene har gjennom IPopplæringen. All slik opplæring er basert på HMS. Dette betyr at innsatsledere og mannskap er i stand til å vurdere sikkerhet underveis. Utfordringen med å ivareta ledere/toppledere og spesielle funksjoner er viktig, men gjelder like mye i hverdagen som i kriser. Det er åpenbart at leder har et formelt ansvar for sine underordnede, men en bør fokusere mer på at omsorg er et gjensidig/toveis ansvar kollegaer imellom. I Vestfinnmark er en av kollegastøttene valgt fra ledernivået for å ivgareta denne gruppen spesielt. POD's håndbok kunne med fordel vært modernisert - dette ville muliggjort nabohjelp også innenfor dette området. Mange HMS-rutiner/ instrukser kunne vært felles for distriktene. HMS bør integreres i planverket, ikke stå ved siden av. Utfordringene med beredskap er store generelt, men for små politidistrikter er det mange ekstra utfordringer. ** I Vestfinnmark er vi få ansatte. Vi har ingen spesialavdelinger, og mange av våre ansatte har flere forskjellige funksjoner og ansvarsområder i det daglige. Ved ekstraordinære hendelser
7 vil man måtte iverksette de nødvendige funksjonene på alle nivåer, og dette betyr at vi mister støttefunksjoner. Spesielt er dette en stor utfordring for Hammerfest politistasjon når oppdraget også er innenfor egen kommune, som ved etablering av stab har brukt opp samtlige lederfunksjoner på egen enhet. Vi ser også at vi ikke er mannskap nok til å håndere kriser av en viss varighet. Oslo pd sitt planverk for evakuert/pårørende-mottak er godt, og prinsippene for struktur gjelder for alle. Imidlertid ser vi at vi ikke kan kopiere og navngi antall polititjenestemenn som skal benyttes. Vi må derfor planlegge utfra realitetene, og basere planen på at en polititjenestemann blir ansvarlig på stedet, for de øvrige vil være ute i andre nødvendige funksjoner. Vi må derfor tilknytte oss andre aktører for å dekke de nødvendige funksjonene på mottaket. Dette er bare et eksempel for å minne om at forskjellene i politinorge er store, og at det som er riktig for de store ikke har samme effekt ved de små politidistriktene. Det er derfor viktig at POD er bevisst på dette, og skille mellom anbefalinger og pålegg etter evalueringen. Torbjørn Aas