EVALUERING AV TILSYN MED LOKALE REDNINGSSENTRALER

Transkript

1 HOVEDREDNINGSSENTRALENE EVALUERING AV TILSYN MED LOKALE REDNINGSSENTRALER HOVEDREDNINGSSENTRALENES RAPPORT FOR TILSYNSPERIODEN

2 Innholdsfortegnelse Bakgrunn... 3 Metodikk... 4 Oppsummeringer... 6 Samvirke... 6 Planverk... 7 Øvelser... 9 Oppfølging andre tilsynsrunde Neste tilsynsrunde... 11

3 BAKGRUNN Tilsynsoppgaven gis av Justis- og politidepartementets Rednings- og beredskapsavdeling (RBA) gjennom de generelle bestemmelsene i Kgl. Res av 4. juli 1980 Organisering av redningstjenesten og de årlige tildelingsbrevene til Hovedredningssentralene. Hovedredningssentralene (HRS) har gjennomført tilsyn ved de lokale redningssentraler (LRS) siden Etter at alle LRS var besøkt første gang ble det i 2006 utarbeidet en evalueringsrapport for perioden Ny tilsynsrunde startet i 2007 og ved utgangen av 2009 har alle LRS vært besøkt to ganger. Denne evalueringsrapporten vil ta utgangspunkt i evalueringsrapporten fra 2006, tilbakemelding fra Justis- og Politidepartementet v/rba (datert ) og de erfaringer som er gjort i forbindelse med tilsynsrunde to. Evalueringen fra 2006 viste at samvirkepartene er merkbart tydeligere på egne roller og fullmakter, men at det fremdeles var behov for å vektlegge samvirkeprinsippet og regelmessig samling av redningsledelsen. Behov for opplæring i redningstjeneste og gjennomføring av redningsøvelser for redningsledelsen ble betegnet som hovedfunn og ble tatt inn i tilsynsrunde to. De sentrale tema for tilsynsrunde to i har vært planverk, samvirke og øvelser. Disse tema har vært utgangspunkt for de samtaler som er gjennomført med politipersonalet, innsatsleder og representanter fra redningsledelsen. Tilsynsrapportene er standardiserte og inneholder observasjoner, forbedringspunkter og anbefalinger og vil nå gi et bedre grunnlag for en total evaluering av LRS. SIDE 3

4 METODIKK Ved tilsynsrunden var metodikken for gjennomføringen noe forskjellig mellom HRS Nord-Norge og HRS Sør-Norge. I forbindelse med koordineringsmøte mellom de to HRS-ene ble det enighet om en felles metodikk ved gjennomføring av tilsyn ved alle 28 LRS i Norge i perioden Tilsynsgruppene ved HRS har stort sett hatt stabil bemanning. Ved oppstart av formaliserte tilsyn ble Nasjonalt utdanningssenter for sivil beredskap (NUSB) i Heggedal benyttet. Det videre behov for opplæring av personell har HRS selv ivaretatt. HRS benytter fortsatt lokalt tilpassede maler for intervju av de forskjellige funksjoner og elementer i LRS.. Grunnlaget for de samtaler som føres under tilsynet er gjort kjent for LRS i forkant og dokumentasjon innhentet. I tillegg til overordnede dokumenter innhentes; tidligere tilsynsrapport operative hendelser og søke- og rednings (SAR) rapporter referat fra møter med redningsledelsen rapporter fra gjennomførte øvelser redningsplanverk iht LRS mønsterplan Det er overfor LRS poengtert at tilsynet er funksjonelt rettet inn mot samvirkeprinsippet i redningstjenesten og vår evne til å være i stand til å håndtere situasjoner som kan medføre fare for liv og helse. Det er presisert at man ikke gjennomfører en normert eller standardbasert revisjon, og at formen skal være preget av dialog. SIDE 4

5 Tilsynene har også gitt oss en god mulighet til å få direkte tilbakemeldinger på det operative samvirket vi har mellom HRS og LRS, også basert på aksjonserfaringer. Etter invitasjon fra HRS har det deltatt eksterne observatører fra Politidirektoratet, Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap og Politihøgskolen. SIDE 5

6 OPPSUMMERINGER SAMVIRKE Tilsynet har i perioden gitt svært forskjellige erfaringer når det gjelder LRS sin evne og vilje til å følge opp forrige tilsynsrapport hva samvirke angår. Vår erfaring viser at samvirke fungerer godt i den operative linjen fra skadested til operasjonssentralene. Organisering og samvirke på skadested viser i det alt vesentlige å fungere meget godt i det daglige. De forskjellige etaters funksjoner er avklart og tilpasset under reelle hendelser. De frivillige organisasjoner oppleves generelt som profesjonelle, godt utstyrt og godt organisert. Operasjonssentralene har siden forrige treårsperiode utviklet seg ytterligere og er nå en vesentlig faktor for at samvirket koordineres tilfredsstillende på alle plan. Dette har medført at politiets egen stab blir lite benyttet bortsett fra enkeltelementer. Det samme gjelder for redningsledelsen som kollegium selv om enkeltmedlemmer i ledelsen blir benyttet under hendelser. Dette er en utfordring da man kan oppleve at medlemmene fungerer dårlig sammen under hendelser på grunn av lite trening, og det gjelder også samhandlingen med politistab. Enkelte LRS viser et forbilledlig arbeid hva angår involvering av redningsledelsen. Det gjennomføres faste årlige møter hvor spørsmål om funksjoner og roller diskuteres, egne etaters planverk opp mot redningsplanverket justeres og det legges føringer for en langsiktig øvingsaktivitet som ivaretar ulykkespotensialet i LRS distriktet. I disse LRS oppleves ledelsens medlemmer også å være proaktive under reelle hendelser. Hovedinntrykket er at det i sum er gjort mye godt arbeid og HRS ser en god progresjon siden siste tilsyn hos de aller fleste LRS. SIDE 6

7 Tilsynet har imidlertid også avdekket at enkelte LRS ikke har fulgt opp forrige tilsynsrapport. Disse har faktisk ikke hatt møte i redningsledelsen siden forrige tilsyn. Dette viser en passiv holdning som ikke fremmer tilhørighet og eierskap i ledelsen. HRS har i perioden også erfart at en vesentlig del av redningsledelsens medlemmer og/eller varamedlemmer ikke har møtt til et godt varslet tilsyn. Dette har skapt usikkerhet om hvorvidt samvirketanken har vært forankret i organisasjonen. Tilsynsgruppen har i de aktuelle tilfeller funnet grunn til å påpeke at det ikke er frivillig å delta på et varslet tilsyn. Selv om det i forrige tilsynsrunde var et særskilt fokus på LRS ledelsens fullmakter og roller, konstaterer tilsynet at det i enkelte LRS fortsatt er slik at enkeltmedlemmer oppfatter å ha en rådgiverfunksjon i redningsledelsen. Tilsynet ser det meget positivt at LRS nå tilbys stabs- og ledelseskurs i regi av Politihøgskolen i Stavern hvor redningsledelse og stab tilbys 3 dagers felles kurs med informasjon om redningstjeneste og samhandling ved øvelser. PLANVERK I det alt vesentlige er LRS redningsplanverk oppdaterte og funksjonelle. Det er imidlertid unntak hvor LRS i liten grad har fulgt opp tilsynsrapporten fra forrige tilsyn. Dette er det redegjort for i de enkelte tilsynsrapporter. Det er fortsatt en utfordring for enkelte LRS å samordne egne planverk opp mot kommunale beredskapsplaner og de ROS-analyser som etter hvert utarbeides på fylkesnivå. Spesielt opp mot kommunenes planverk for Evakuerte Pårørende Senter (EPS), er det et forbedringspotensiale da noen LRS er svake på dette feltet. SIDE 7

8 Til en viss grad er det også observert manglende samkjøring av planverket mellom redningsetatene og mellom LRS planverk og bedrifter som har pålegg iht Storulykkes-forskriften. Redningsledelsen må ta tak i det årlige revisjonsarbeidet av redningsplanen for å forsikre at dette er samkjørt med blant annet eget planverk. Det er svært positivt at det er opprettet et nettverk for beredskapsplanleggere ved LRS som letter arbeidet på planverksiden. Innføringen av webbasert planverk anser HRS også som et positivt tiltak for et bedre redningsplanverk. Politiets Operative system, PO, rapporteres som tungvint og lite operasjonelt. Systemet er ikke i tilstrekkelig grad satt opp for å få en effektiv og operasjonell kobling mellom tiltakskort, kart og logg. Dette kan til en viss grad forsinke beslutningsprosessen. HRS har også observert at planverket i liten grad benyttes i det daglige hos en del LRS. Dette kan være kritisk da man ikke får en kvalitetssikring av innsatsen under hendelser. Sikkerhet under hendelser og øvelser blir godt ivaretatt, men HMS anbefales forankret i LRS sitt redningsplanverk. HRS ser også klart behov for en revidering av Mønsterplanen og vil ta tak i dette. Det samme gjelder for SAR-rapporter (erfaringsoverføring). Erfaringsoverføringer etter hendelser og øvelser har et forbedringspotensiale. Ny SAR-rapport vil derfor bli prioritert ved HRS. Planverk vil være et satsingsområde også ved neste tilsynsrunde. Et samvirkende planverk er en forutsetning for en effektiv og samordnet innsats under hendelser og øvelser. SIDE 8

9 ØVELSER Øvingsaktiviteten i de ulike LRS er varierende. Erfaringen tilsier at det øves bra ute på selve skadested med innsatsledere. Stabsøvelser og øvelser med redningsledelsen har et forbedringspotensial. Når det øves ved de respektive LRS, blir scenariene ikke store nok til at redningsledelsen involveres. I flere av øvelsene til de frivillige etterlyses også tilstedeværelse av politiet, som innsatsleder og som øvingsdeltaker. Dette kan forårsake at enkelte øvingsmål ikke nås. Det er etablert ulike former for øvingsutvalg eller øvingsforum og disse er i ulik grad forankret i redningsledelsen. Tilsynet har der det har vært aktuelt tilrådet en slik forankring. Det er også tilrådet å utarbeide en langtidsplan for øvelser for å sikre at man innen sitt geografiske distrikt ivaretar de aktuelle områder med stort ulykkes- og farepotensial. Det bør generelt gjennomføres minst en årlig øvelse med redningsledelsen for å stadfeste og gjennomgå ansvarsområder og rolleforståelse. Papirøvelser (Table Top) er en enkel og god øvelsesform som kan anbefales, både for å øve LRS redningsplanverk og LRS planverk sett opp mot andre samvirkende etaters planverk. Det er også avdekket et forbedringspotensiale i erfaringsoverføringer etter øvelser både internt i LRS og mellom LRS. SIDE 9

10 OPPFØLGING ANDRE TILSYNSRUNDE På bakgrunn av de erfaringer som gjort under andre tilsynsrunde og de funn som det er redegjort for i tilsynsrapporter og årsrapporter, finner tilsynet det nødvendig å følge opp og gjennomføre ekstra tilsyn med fire lokale redningssentraler i Dette gjelder for to LRS i Nord-Norge og to LRS i Sør Norge. Disse tilsynene vil bli gjennomført med samme plan og metodikk som forrige runde idet funnene hos disse aktuelle LRS er så vidt graverende at tilsynene i sin helhet bør gjennomføres på nytt. Grunnlaget for å gjennomføre ekstratilsynene er at disse LRS helt eller delvis har unndratt seg å følge opp eller mangler progresjon og fremdrift fra forrige tilsyn. SIDE 10

11 NESTE TILSYNSRUNDE I et fellesmøte 25. januar 2010 gjennomgikk HRS tilsynsgrupper erfaringene fra de siste tre årene med sikte på gjennomføringen for neste periode. Det ble enighet om at man skal ta utgangspunkt i at alle LRS skal ha tilsyn i løpet av 3 år og om en felles mal for så vel innhold som gjennomføring. En felles timeplan og momentliste blir lagt til grunn. Tilsynsgruppene er nå så samkjørte at man som en del av effektiviseringen mellom de to HRS-ene søker å etablere en tilsynspool av personell som kan delta på et hvilket som helst tilsyn. Vi setter allikevel som en forutsetning at tilsynsleder utvelges fra den landsdel tilsynet skal avholdes. Det skal fortsatt være rom for nødvendige lokale variasjoner. Det vil fortsatt bli invitert observatører som i de foregående runder. Erfaringene fra de to tilsynsrundene tilsier at det har vært en betydelig progresjon i linjen fra skadestedet til og med operasjonssentralene. Tilsynet velger derfor å ikke ha hovedfokus på disse elementene i neste runde. En forutsetning for at neste tilsynsrunde skal finne sted, er at revidering av Kgl. res av 4. juli 1980 Organisering av redningstjenesten er gjennomført og gjort kjent i hele organisasjonen. Tilsynet vil derfor benytte 2010 til å forberede gjennomføring av tredje tilsynsrunde. Det planlegges et møte med Justis- og politidepartementet, Rednings- og beredskapsavdelingen og samvirkepartnere for å få inn synspunkter på emner som de ser tilsynene våre kan fokusere på i neste runde. Dette for å forankre samvirketanken bedre i redningstjenesten. HRS ønsker å videreføre samarbeidet med Politihøgskolen for å videreutvikle aktuelle kurs og øvingsmuligheter ved skolen. HRS ser foreløpig for seg følgende fokusområder ved et tredje tilsyn: SIDE 11

12 Fokus på stab og kollektiv ledelse gitt eventuelle endringer i organisasjonsstrukturen basert på ny Kgl. res. Harmonisering av samvirkende parters planverk sett opp mot redningsplanverket, herunder kommunenes beredskapsplaner. Planverkene forutsettes å hensynta aktuelle risiko og sårbarhetsanalyser (ROS). Erfaringsoverføring i hele organisasjonslinjen. Oppfølging av de frivillige organisasjoners status og utfordringer i redningstjenesten. Fokus på distriktenes øvelsesstruktur. Gjennomføre table-top øvelse for den kollektive ledelse og stab samlet under tilsynet for å eventuelt avdekke forbedringspunkter. Endelig liste over fokusområder vil bli basert på tilbakemelding fra RBA og samarbeidspartnerne i overfornevnte møte. SIDE 12