KONKURRANSEGRUNNLAG FOR UTFØRELSE AV Samfunnsanalyse for nytt felles akuttsykehus i Innlandet - TILBUDSFRIST: 7. juni 2013 kl. 12.00 SAK NR. 201301445 Godkjent av Dokumentdato 08.05.2013 Side 1 av 8
1 OPPDRAGSGIVER...3 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE...3 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET...3 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN...4 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver...4 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget...4 4.3 Adresse for tilbud...4 4.4 Tilbudsfrist...4 4.5 Tilbudsåpning...4 4.6 Vedståelsesfrist...4 4.7 Språkkrav...4 4.8 Kostnader...5 4.9 Etiske retningslinjer...5 5 ORIENTERING OM KONTRAKT...5 5.1 Planlagte kontrakter...5 5.2 Kontraktsvilkår...5 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår...5 6 UTFORMING AV TILBUDET...5 6.1 Format...5 6.2 Tilbudsbrev...5 6.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner...6 6.4 Redegjørelse og dokumentasjon av kompetanse og erfaring...6 6.5 Besvarelse av kravspesifikasjon - Oppdragsforståelse...6 6.6 Priser og anslag over samlede kostnader...6 7 KVALIFIKASJONSKRAV...6 7.1 Generelt...6 7.2 Organisering...6 7.3 Skatteattest...7 7.4 HMS-erklæring (gjelder tjeneste- og bygg og anleggskontrakter)...7 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner...7 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v...7 8 TILDELINGSKRITERIER...7 9 FORHANDLINGER...8 10 OFFENTLIGHET...8 11 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN...8 11.1 Avlysning...8 11.2 Meddelelse om valgt tilbyder...8 12 VEDLEGG...8 Konkurransegrunnlag i sak nr 201301445 Side 2 av 8
1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag 8.500 ansatte. SI har en bygningsmasse på 360 000 kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For ytterligere informasjon se http://www.sykehuset-innlandet.no 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Styret i Sykehuset Innlandet har i 2012 gjort vedtak om å etablere et nytt akuttsykehus nær fylkesgrensen, på øst- eller vestsiden av Mjøsbrua. På bakgrunn av dette vedtaket ønsker Sykehuset Innlandet å utarbeide en samfunnsanalyse for å få et best mulig beslutningsgrunnlag i arbeidet med sykehusetableringen. Sykehuset Innlandet HF (Oppdragsgiver) inviterer med dette til konkurranse om utførelse av samfunnsanalyse for nytt felles akuttsykehus i Innlandet. Konkurransen avholdes som en konkurranse med forhandling i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del II. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se www.doffin.no. 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. I vedleggene gis det opplysninger om selve oppdraget, samt omfang og innhold i de ytelsene som skal leveres. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 7 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Doffin-database. Konkurransegrunnlag i sak nr 201301445 Side 3 av 8
4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: E-post: Karl Løkken karl.lokken@sykehuset-innlandet.no 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 10 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli sendt til samtlige tilbydere pr. e-post. 4.3 Adresse for tilbud Postadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøps- og kontraktsavdelingen Postboks 104 2381 Brumunddal Leveringsadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøps- og kontraktsavdelingen Furnesvegen 26 2380 Brumunddal Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 201301445 Samfunnsanalyse nytt akuttsykehus Karl Løkken - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : 7.06.2013, kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.3. innen tilbudsfristens utløp. 4.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted i Brumunddal. To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til 7.10.2013, kl. 12.00. 4.7 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk, svensk eller dansk. Konkurransegrunnlag i sak nr 201301445 Side 4 av 8
4.8 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4.9 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter Målet med konkurransen er inngåelse av en kontrakt om utførelse av samfunnsanalyse med varighet på ca. 4 måneder fra avtaleinngåelse. Tentativ oppstart er satt til 1.09.2013. Avtalen vil inneholde opsjon om eventuelle tilleggsvurderingen relatert til oppdraget og som må utredes og besvares for at oppdragsgiver skal ha et så godt beslutningsgrunnlag som mulig. 5.2 Kontraktsvilkår Kontrakt som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte dokumenter. Det vises til vedleggene i punkt 12. 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til punkt 6.2. 6 UTFORMING AV TILBUDET 6.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplar i A4-format, innsatt i ringperm eller innbundet. Tilbudet skal være systematisert i henhold til punktene nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD/USB-minnepinne i pdf-, word- og exel-format. Papirversjonen anses som originalversjonen. 6.2 Tilbudsbrev Tilbyder skal utarbeide et brev med en kort presentasjon av firmaet og eventuelle samarbeidende firmaer som inngår i leveransen. Brevet skal beskrive hva tilbudet omfatter og ha en tydelig markering hvis tilbudet har forbehold. Dette gjelder selv om disse også er omtalt andre steder i tilbudet. Konkurransegrunnlag i sak nr 201301445 Side 5 av 8
Eventuelle forbehold skal ha en entydig og klar beskrivelse, med eventuell referanse til relevant punkt i kontraktsvilkårene og med prismessige konsekvens. Tilbudsbrevet skal signeres av ansvarlig person. 6.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for- og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.4 Redegjørelse og dokumentasjon av kompetanse og erfaring Tilbyder skal besvare vedlagte oppgave over kompetanse og erfaring. Tilbyder bes om å benytte vedlegg 2 Oppgave over kompetanse og erfaring. 6.5 Besvarelse av kravspesifikasjon - Oppdragsforståelse Tilbyder skal besvare vedlagte kravspesifikasjon i form av en oppdragsbeskrivelse. Beskrivelsen må besvare hvordan man har tenkt å organisere og gjennomføre ytelsen, herunder en redegjørelse for metoder som blir benyttet legges til grunn. 6.6 Priser og anslag over samlede kostnader Tilbyder skal prise sitt tilbud ved å oppgi enhetspriser, timepriser og honorar for reiseutgifter. I tillegg skal tilbyder foreta et anslag over totale kostnader for å utføre hele oppdraget. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. 7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Det skal opplyses om tilbyders selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Det skal fremlegges organisasjonskart for tilbyders firma, med navn og funksjoner på adm.dir./ daglig leder og nærmeste ansatte. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. Konkurransegrunnlag i sak nr 201301445 Side 6 av 8
7.3 Skatteattest o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. 7.4 HMS-erklæring (gjelder tjeneste- og bygg og anleggskontrakter) o Tilbyder skal fremlegge HMS-erklæring.. 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til kontraktsforpliktelsene. o Dersom tilbyder vil støtte seg på ressurser som ikke er ansatt selskapet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring, signert av begge parter, som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. o Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA 11-10 og 20-12. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekt Poeng 1-10 Kompetanse og erfaring Tilbyders dokumentasjon av kompetanse og erfaring på ansvarlig og utførende ressurser som skal benyttes i utførelsen legges til grunn. Det henvises til vedlegg 2, som skal fylles ut og inngå i besvarelsen. Oppdragsforståelse Tilbyders beskrivelse av hvordan man har tenkt å organisere og gjennomføre oppdraget legges til grunn for vurderingen. Pris Tilbyders oppgitte timepriser, reisekostnader og et samlet anslag på samlede kostnader for hele oppdraget legges til grunn. Tilbyder leverer eget vedlegg i besvarelsen. 55% Inntil 550 poeng 30% Inntil 300 poeng 15% Inntil 150 poeng SUM 100% 1000 Konkurransegrunnlag i sak nr 201301445 Side 7 av 8
9 FORHANDLINGER Oppdragsgiver vil invitere minst 3 leverandører til forhandlinger, forutsatt at de gjennom sitt tilbud dokumenterer at de er kvalifisert til å delta og at de har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Forhandlingene vil kunne være i flere former (møter, pr. tlf, pr. e-post) og de kan forløpe i flere faser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta en reduksjon av antall tilbydere allerede i forkant av forhandlingene. Reduksjonen vil bli foretatt på grunnlag av oppførte tildelingskriterier. Det vil bli forhandlet om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, ressursbruk/bemanning, gjennomføring og pris. Utspill fra Oppdragsgiver i forhandlingene skal ikke anses som avslag på det opprinnelige tilbudet, slik at samtlige tilbydere er bundet av sine tilbud helt til vedståelsesfristen utløper. 10 OFFENTLIGHET Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. 11 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering. 11.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 12 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Oppgave over kompetanse og erfaring Vedlegg 3: Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av tjenester (GIT/SI 06-08) Vedlegg 4: HMS-erklæring Konkurransegrunnlag i sak nr 201301445 Side 8 av 8