Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, møterom Loftet 26.9.2018 Fra sak: Til sak: 24/18 30/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 11:45 Følgende medlemmer møtte: Liss Kanebog (leder) Torbjørn Larssen Edd Magne Torbergsen Kåre Thomassen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Gunn Stabell FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Sak 24/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 14. mai 2018 Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 14. mai 2018 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Protokoll fra møte i Skånland kontrollutvalg den 14. mai 2018 godkjennes. Sak 25/18 Selskapskontroll Skånland Vekst AS Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Skånland Vekst AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Skånland Vekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. desember 2018. Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Skånland Vekst AS høsten 2017. Rapport fra selskapskontroll var ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Thomas Jensen ved Hålogaland Revisjon AS har i tidligere kontrollutvalgsmøter gjennomgått det pågående arbeidet med eierskapskontrollen, og kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på rapporten i dagens møte. Kontrollutvalget anser kommunens mangel på vedtatt eierskapsstrategi som vesentlig, og at det burde føres opp i rapporten som et funn. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. september 2018 sak 24/18 30/18 Side 2 av 6
Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Skånland Vekst AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Skånland Vekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber administrasjonen i Skånland kommune følge opp avdekket mangel på eierskapsstrategi i forhold til kommunens eierskap til i Skånland Vekst AS. 3. Kommunestyret ber administrasjonen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. desember 2018. 4. Kommunestyret anmoder styret i Skånland Vekst AS om å sørge for at opplysninger som fremkommer om selskapet i Brønnøysundregistrene til enhver tid er i samsvar med protokoll fra siste generalforsamling. Sak 26/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Skånland kommune med en ramme på kr 875 500,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Skånland kommune. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. september 2018 sak 24/18 30/18 Side 3 av 6
Forslaget ble gjennomgått i møtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Skånland kommune med en ramme på kr 875 500,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sak 27/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune Ingen I forkant av møtet mottok sekretariatet ei overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor. Sekretariatet redegjorde for innholdet i forslag til prosjektskisse og i forvaltningsrevisors overordnet prosjektskisse. Kontrollutvalget drøftet overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor, og fattet så følgende Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 26. september 2018. Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandling i byggesaker i Skånland kommune i bestilling. Sett i forhold til vesentlig økt byggeaktivitet i Skånland kommune, forventer kontrollutvalget at forvaltningsrevisjonsrapporten ferdigstilles i løpet av våren 2019. Sak 28/18 Melding om politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune Kontrollutvalget tar Melding om politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune til orientering. Kontrollutvalget har mottatt Melding om politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune fra kommunestyret. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. september 2018 sak 24/18 30/18 Side 4 av 6
I pkt. 3 i kommunestyrets vedtak fremgår det at Kommunestyret anmoder rådmannen om å utarbeide en konkret plan for hvordan sykefraværet i Skånland kommune skal kunne komme ned på et akseptabelt nivå. Sekretariatet redegjorde for saksforholdet i møtet. Kontrollutvalget tar Melding om politisk vedtak - forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebygging og oppfølging av sykefravær i Skånland kommune til orientering. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til å komme i neste kontrollutvalgsmøte berammet til 22. november 2018 for å redegjøre for fremdriften i utarbeidelsen av en konkret plan for hvordan sykefraværet i Skånland kommune skal kunne komme ned på et akseptabelt nivå. Sak 29/18 Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april 2018. Kontrollutvalget fattet følgende Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 16. april 2018 tas til orientering. Sak 30/18 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Skånland kommune. Kontrollutvalget fattet følgende Uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. september 2018 sak 24/18 30/18 Side 5 av 6
Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:45. Skånland, 26. september 2018 Liss Kanebog Leder kontrollutvalget i Skånland Protokoll kontrollutvalgsmøte Skånland kommune 26. september 2018 sak 24/18 30/18 Side 6 av 6