Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: 12.12.2017, Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:00 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 17/38 17/47 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder Inger-Christin Torp, AP, nestleder Per Hugo Samuelsen, Ap Else Marie Hagen, Pp Atle Larsen, FRP Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Jolanta Betker og seksjonsleder Bjørnar Buvig Holmedahl Møtende fra administrasjonen: kommunesjef Sigmund Vister (til sak 17/38), Controller Linn Gjerlaugsen og kommuneoverlege Kjersti Gjøsund (til sak 17/38) Innkalling og dagsorden: Ingen merknader til innkalling Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a). Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)
Kontrollutvalget Sarpsborgs møte 12.12.2017 Sakliste PS 17/38 Informasjon fra rådmannen om nettverk for egenkontroll og tilsyn PS 17/39 Godkjenning av protokoll fra møtet 31.10 2017 PS 17/40 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (vedlegg nr. 2 i saken vil eventuelt bli ettersendt) PS 17/41 PS 17/42 PS 17/43 PS 17/44 Prosjektplan Anskaffelser og kontraktsoppfølging Revisjonsbrev nr. 1/2017 - Rådmannens tilbakemelding Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvalitetskontrollen. Rapport Eierskapskontroll med Borg Næring og eiendom AS PS 17/45 Møteplan 1. halvår 2018 PS 17/46 PS 17/47 Referater og meldinger Eventuelt PS 17/38 Informasjon fra rådmannen om nettverk for egenkontroll og tilsyn 1. Informasjon om nettverk for egenkontroll og tilsyn, og internrevisjon tas til orientering I tillegg til informasjon om nettverk for egenkontroll og tilsyn, presenterte kommunens controller resultatene etter en internkontroll vedrørende kontroll med driftsstøtteordningen til lokale lag og foreninger. Controller delte ut kontrollrapporten og notat om tiltak etter internrevisjon. 1. Informasjon om internrevisjon vedrørende driftsstøtteordningen til lokale lag og foreninger, og informasjon om nettverk for egenkontroll og tilsyn, tas til orientering
PS 17/39 Godkjenning av protokoll fra møtet 31.10 2017 Vedtaket ble som innstillingen PS 17/40 Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 1. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen). 1 2 3 4 5 6 7 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Revisjonen presenterte den overordnede analysen for forvaltningsrevisjon 2018-2019 og gjennomgikk de enkelte potensielle risikoområdene.
Kontrollutvalget presiserte at prosjektet - Anskaffelser og kontraktsoppfølging er allerede vedtatt av bystyret den 2.3 2017, samt at kontrollutvalget har vedtatt en prosjektplan i møte 12.12 2017, settes opp som nr. 1 i forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019. Kontrollutvalget vurderte og prioriterte 6 øvrige prosjekter i perioden 2018 2019. Etter en god diskusjon i utvalget ble følgende 6 prosjekter valgt: Investeringsprosjekters tidligfase Forebyggende arbeid psykisk helse Informasjonssikkerhet og Cyberangrep (utgangspunktet to prosjekter) Personvern Barnevern fokus på ettervern Korrupsjon 1. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden 2018-2019 gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019 (jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Anskaffelser og kontraktsoppfølging (prosjekt vedtatt av bystyret 2.3 2017 og prosjektplan vedtatt av kontrollutvalget 12.12 2017) 2 Investeringsprosjekters tidligfase 3 Forebyggende arbeid psykisk helse 4 Informasjonssikkerhet og Cyberangrep 5 Personvern 6 Barnevern fokus på ettervern 7 Korrupsjon 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 17/41 Prosjektplan Anskaffelser og kontraktsoppfølging 1. Prosjektplan «Anskaffelser og kontraktsoppfølging», vedtas med problemstilling 1b
Kontrollutvalget ønsket at følgende tilleggstekst i prosjektplanens punkt 5 under problemstilling 1 a: «Hvordan journalføringspraksisen er under innkjøpsprosessen». I tillegg ba kontrollutvalget revisjonen om at utplukket gjøres i relativt nye anskaffelser og anskaffelser som gjort etter forrige revisjonen. 1. Prosjektplan «Anskaffelser og kontraktsoppfølging», vedtas med problemstilling 1a, med de føringer som fremkommer under behandlingen. PS 17/42 Revisjonsbrev nr. 1/2017 - Rådmannens tilbakemelding 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse av tiltak og endring av praksis på de forhold som er omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, til orientering 2. Kontrollutvalget ber revisjonen å foreta kontroll av foreslåtte tiltak i forbindelse med løpende revisjon eller i løpet av revisjon med årsoppgjøret 2017.. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse av tiltak og endring av praksis på de forhold som er omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, til orientering 2. Kontrollutvalget ber revisjonen å foreta kontroll av foreslåtte tiltak i forbindelse med løpende revisjon eller i løpet av revisjon med årsoppgjøret 2017. PS 17/43 Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvalitetskontrollen. 1. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om resultatet av kvalitetskontroll, og om iverksatte tiltak, til orientering Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om resultatet av kvalitetskontroll, og om iverksatte tiltak, til orientering
PS 17/44 Rapport Eierskapskontroll med Borg Næring og eiendom AS 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Borg Næring og Eiendom AS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Borg Næring og Eiendom AS tas til orientering. Sekretariatet orienterte utvalget om at fremlagte rapport ikke var kvalitetssikret godt nok for enkelte skrivefeil/korrekturfeil. Rapporten er gjennomgått og feilene er rette opp. 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Borg Næring og Eiendom AS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Borg Næring og Eiendom AS tas til orientering. PS 17/45 Møteplan 1. halvår 2018 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2018: 27. februar 24. april (regnskapsmøte) 5. juni Møtestart er kl. 17.30. Møtedato 5. juni ble flyttet til 12.juni. Utover det ble vedtaket ble som innstillingen. 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2018: 27. februar 24. april (regnskapsmøte) 12. juni Møtestart er kl. 17.30.
PS 17/46 Referater og meldinger Vedtaket ble som innstillingen PS 17/47 Eventuelt Sekretariatet orienterte utvalget om kommende kontrollutvalgskonferanser i 2018. NKRF avholder sin konferanse 7-8 februar 2018 og FKT avholdes sin 29-30 mai 2018. Begge konferansene går på Gardermoen. Utvalget bestemte at FKT kontrollutvalgskonferanse skulle prioriteres. Kontrollutvalget bestemmer i februar møte om hvem skal kan delta.