Økonomirapport 2. tertial Innherred Samkommune Økonomisk situasjon pr 31.08.2015 Verdal, 22.10.2015
Innhold: Innledning og administrasjonssjefens kommentar 3 Økonomisk situasjon pr 3 Organisasjon 4 Sykefravær 4 Årsverk 5 Tiltaksrapportering 6 Gjennomgang av enhetene 9 Politiske organer 9 Administrasjonssjef 9 Økonomienheten 10 IKT 10 Organisasjonsenheten 11 Kemner 12 Samfunnsutvikling 12 Servicekontoret 13 Dokumentsenteret 14 Brann og redning 14 srapport pr 31.08.2015 2
Innledning og administrasjonssjefens kommentar Samkommunen leverte godt økonomisk i, og holder samme ambisjoner og fokus for kostnadsstyring også i år. Som i deltakerkommunene er det stramme rammer uten reserver. De deltagende kommuners økonomiske situasjon er ved utgangen av 2. tertial noe ulik. Levanger kommune varsler at årets ser ut til å være tilstrekkelig, mens kommunestyret i Verdal kommune i oktober vil få fremlagt en sak til behandling hvor prognosene viser en stor sannsynlighet for et merforbruk også i 2015. Samlet sett forventer administrasjonssjefen at enhetene i samkommune også i år skal levere et regnskap med et positivt avvik, noe som vil medføre en tilbakeføring av midler til deltakende kommuner. Økonomisk situasjon pr Enhet 2015- Forbruk i Prognose 2015 Avvik just. budsj og prognose Politiske organer 161 281 271 366-110 085 344 174 46,9 200 623 344 174 0 Administrasjonssjef 4 013 848 102 473 3 911 375 8 003 446 50,2 7 181 600 8 003 446 0 Økonomienheten 4 437 697 4 151 392 286 305 7 566 306 58,7 6 679 310 7 566 306 0 Ikt 13 326 663 12 100 348 1 226 315 15 736 546 84,7 15 222 744 15 736 546 0 Organisasjonsenheten 4 488 560 4 573 670-85 110 7 127 679 63,0 7 571 427 7 127 679 0 Kemner 2 607 079 2 675 782-68 703 4 374 362 59,6 4 091 168 4 374 362 0 Samfunnsutvikling -2 961 427-1 452 436-1 508 991 8 860 724-33,4 7 363 392 8 860 724 0 Servicekontor 4 431 273 5 630 114-1 198 841 8 263 666 53,6 8 232 106 8 263 666 0 Dokumentsenter 3 646 421 3 569 419 77 002 6 115 615 59,6 5 303 716 6 115 615 0 Brann og redning 11 229 676 10 908 513 321 163 18 595 395 60,4 18 526 776 18 595 395 0 Overført fra morkommuner -56 658 608-55 469 288-1 189 320-84 987 913 66,7-80 372 863-84 987 913 0 Sum -11 277 537-12 938 647 1 661 110 0-0 0 Det vises til hver enkelt enhets kommentarer under rapportens kapittel 4. Samtidig som det pr. i dag ikke er noe som tyder på at Innherred samkommune samlet skal få messige overskridelser i 2015 bemerkes det at rammene for enhetene i samkommunen også i 2015 er strammere enn foregående år. De største utgiftene i samkommunen er knyttet til lønn. Ved sykefravær leies det sjelden inn vikar, slik at i perioder med vakanser i stillinger og langtidssykefravær vil dette gi en positiv effekt på regnskapet. Parallelt med de økonomiske utfordringene 2015 og utfordringer i årene som kommer, arbeider kommunene med en kommunestrukturreform, hvor blant annet samkommunen som virkemiddel i kommunesamarbeid vil bli tatt bort. Oppgavene forsvinner derimot ikke, slik at ingen vil miste arbeidet som følge av at samkommunen «forsvinner». srapport pr 31.08.2015 3
Organisasjon Sykefravær ENHET 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 Administrasjonssjef/utvikling 0,9 3,5 0,4 2,2 0,0 2,2 Økonomienheten 1,4 1,8 3,9 6,3 1,3 5,0 IKT 1,8 6,3 4,9 1,5 1,5 0,0 Organisasjonsenheten 12,9 17,4 14,8 8,1 1,4 6,7 Kemner 1,4 4,0 2,5 0,7 0,7 0,0 Samfunnsutvikling 5,7 3,3 2,7 1,0 1,0 0,0 Servicekontor 9,5 17,1 18,1 12,1 3,3 8,8 Dokumentsenter 3,4 3,5 3,9 1,8 1,8 0,0 Brann og redning 0,2 2,6 3,1 3,8 0,0 3,8 Pr. tertial 4,0 5,7 5,9 4,1 1,2 2,9 Sykefraværet for ligger på 4,1, som er omtrent tilsvarende som for samme periode i fjor da fraværet var på 4,0. Det vises ellers til kommentarer under hver enkelt enhet. Til sammenligning er totalt sykefravær i Verdal og Levanger på henholdsvis 6,1 og 6,0 etter 2. tertial. Sykefraværet ved de fleste enhetene i samkommunen ligger på omtrent samme nivå som tidligere år. ISK arbeider tett sammen med Navs arbeidslivssenter og bedriftshelsetjenesten både i enkeltsaker og på systemnivå, og mener at dette sammen med de øvrige opplistede tiltak vil legge et godt grunnlag for ytterligere nedgang i sykefraværet. srapport pr 31.08.2015 4
Årsverk Enhet Årsverk Årsverk Årsverk Årsverk Årsverk 30.04.14 31.12.14 30.04.15 Administrasjonssjefen 8,2 8,4 6,4 7,6 8,5 Økonomienheten 15,1 15,1 15,1 15,1 15,1 IKT 9,0 8,0 8,0 8,0 8,0 Organisasjon 10,4 8,9 11,0 11,0 9,3 Kemner 7,7 7,7 6,7 7,2 7,0 Landbruk og naturforvaltning 7,0 7,0 Plan/byggesak/oppmåling 21,5 20,5 Samfunnsutvikling 26,7 25,0 23,2 Servicekontor 13,8 13,0 13,0 11,5 12,9 Dokumentsenteret 10,0 10,0 10,3 9,8 12,0 Brann og redning (eks deltid) 17,0 17,0 16,0 14,0 15,0 SUM 119,6 115,6 113,5 109,2 111,0 Antall årsverk pr. 31.08 er ca 4,6 lavere enn for ett år siden. srapport pr 31.08.2015 5
Tiltaksrapportering Prioriterte tiltak 2015 (mill. kr) lagt i ramme Samkommunens rolle i kommunereformen Utredes Arbeidsprosesser, ansvar og organisering av ISK, inkl. IKT-arkitektur og IKT-strategi Utredes Endret drift Finansiering Annen finansiering Nye midler Kommentarer Utredning pågår. Politisk behandling i deltakerkommunene i nov/des. IKT-enheten har startet et arbeide rundt interne driftsprosesser. ISK sitt bidrag i velferdsteknologiutvikling Utredes Pågår i samarbeid med enheter i deltakende kommuner. «Saman om ein betre kommune» X X 0,5 Pågår. Avsluttes i 2015. Det er opprettet en partssammensatt gruppe med representanter for arbeidsgiver og fagforeningenes hovedsammenslutninger som har som mål å utarbeide utkast til lønnspolitisk plan som skal være felles for Levanger, Verdal og. Gruppen har hatt sine første tre møter og er i gang med planen. Utkast vil foreligge ultimo november 2016. Utarbeide en felles arbeidsgiverstrategi, inkl. strategi og prosedyrer for rekruttering. X X Personal- og organisasjonsenheten arbeider med forslag til hvordan det interne arbeidsmarkedet i kommunene, DIA skal gjennomføres. Forslaget legges fram for rådmennene i Verdal og levanger for avgjørelse. Videre rutiner er avhengig av rådmennenes avgjørelse. Organisasjonsenheten har planlagt oppstart av en «ryddejobb» i Visma, som er vårt program i tilsettingsprosesser. Gjennomføringen av dette vil medføre at Visma kan brukes enda mer ryddig og målrettet inn i tilsettingsprosesser.
Planer som er felles for kommunene eller som skal utarbeides av samkommuneenheter, og som er under arbeid eller skal utarbeides eller revideres i planperioden: Kommuneplanens arealdel: Områder for spredt boligbygging. Fastsette områdeavgrensninger mer konkret. Kommunedelplan Næring, landbruk og naturforvaltning. Kommunedelplan Anlegg, infrastruktur, samfunnssikkerhet og miljø. Kommunedelplan Verdal sentrum Kommunedelplan Levanger sentrum Temaplaner: Arkivplan Temaplan landbruk Planoppgaver i henhold til Planstrategien X X Under arbeid. X Under arbeid. X Arbeidet ikke påbegynt. X X X Under arbeid. Arbeidet med rullering av arkivplan for alle 3 kommunene pågår. I tillegg utarbeides fagarkivplaner for Barneverntjenesten og Pleie og omsorg. Det er innført krav om at kommunene også må utarbeide bevarings- og kassasjonsplaner. Dette arbeidet skjer parallelt med rullering av arkivplanen, men er ressurskrevende og vil ta tid. Digital innbyggerdialog Interne digitale skjema Innføring av nasjonalt digitalt system for oppgavebehandling knyttet til skatteoppkreverfunksjonen X X Nye digitale løsninger 0,1 0,1 Innføring av nasjonalt digitalt nødnett. 0,5 0,5 Innført 01.10. Temaplan landbruk er i sluttfasen og skal etter hvert behandles politisk. Tatt i bruk ett nytt skjema i år. Arbeid på gang. Å digitalisere handler om å se hele arbeidsprosesser i sammenheng og forenkle og forbedre. Konsekvens av digital dialog for innbyggere og ansatte må sees i sammenheng. KS SvarUT for digital post vil være på plass i 2015 A-ordningen innført f.o.m. 1. januar 2015. Intern og ekstern opplæring gjennomføres i 2015. srapport pr 31.08.2015 7
Gjennomgang og revisjon av systematikk for informasjons- og datasikkerhet Delta i regionale, nasjonale og internasjonale nettverk X Utsatt til 2016. X Øvrige tiltak Deltar, og bidrar delvis til å utvikle nettverkene. Nettverkene bidrar bl.a. til økt kunnskap og god omdømmebygging. Prosjektet «Kontroll av ulovlig bygging» X Prosjektet er i gang. Utarbeide tilsynsplan for byggesaker X For 2015 finnes ingen egen plan med prioriterte områder for tilsyn, dette i samsvar med 15.3 i forskrift om byggesak (byggesaksforskriften). For 2016 og en periode på 2 år må det igjen lages en plan med prioriterte områder for tilsyn. Kompetansekrav for deltidsbemanning Brann Startet opp, og fortsetter etter planen i 2016. 0,25 0,25 og beredskap Utarbeide risiko- og sårbarhetsanalyse innenfor Arbeidet ikke påbegynt. brann og redning, IKT, informasjonssikkerhet, arealplanlegging m.v. X Økt kapasitet kommuneadvokat (helårsvirkning 2015) 0,3 0,3 Gjennomført. srapport pr 31.08.2015 8
Gjennomgang av enhetene Politiske organer 2015- Prognose 2015 Avvik just. budsj og prognose Brutto lønn 9 699 6 846 2 853 244 174 4,0 219 414 244 174 0 Øvrige kostnader 240 059 287 953-47 894 276 087 87,0 359 899 276 087 0 Øvrige inntekter -88 477-23 433-65 044-176 087 50,2-378 691-176 087 0 T o t a l t 161 281 271 366-110 085 344 174 46,9 200 622 344 174 0 Ved utgangen av 2. tertial er det ennå ikke utbetalt godtgjørelse til folkevalgte. Det forventes ikke avvik pr. 31.12.15. Administrasjonssjef 2015- Brutto lønn 4 524 777 4 367 752 157 025 7 337 446 61,7 6 922 256 Ref. sykelønn/nedkomst -111 823-986 -110 837 0-20 906 Øvrige kostnader 3 869 197 2 275 680 1 593 517 4 502 533 86,0 5 932 506 Øvrige inntekter -4 268 303-6 539 973 2 271 670-3 836 533 111,3-5 652 256 T o t a l t 4 013 848 102 473 3 911 375 8 003 446 50,2 7 181 600 Det forventes ikke store avvik fra tildelt ramme ved utgangen av året. Tilskudd til næringsarbeid føres på dette området, og vil gjennom året bidra til øvrige inntekter og øvrige kostnader vil variere en god del. Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 0,9 3,5 0,4 2,2 0,0 2,2 Lavt sykefravær.
Økonomienheten 2015- Brutto lønn 6 066 106 5 881 476 184 630 9 630 562 63,0 9 349 935 Ref. sykelønn/nedkomst -179 709-23 161-156 548 0-28 681 Øvrige kostnader 1 036 213 802 034 234 179 1 690 215 61,3 1 425 687 Øvrige inntekter -2 484 914-2 508 956 24 042-3 754 471 66,2-4 067 631 T o t a l t 4 437 696 4 151 393 286 303 7 566 306 58,7 6 679 310 Økonomisk ligger enheten i balanse ved utgangen av 2. tertial. Perioder med vakanser i stillinger og langtidsfravær uten at vikar er satt inn vil med stor sannsynlighet bidra til at enheten leverer et regnskap under ert nivå. Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 1,4 1,8 3,9 6,3 1,3 5,0 Enheten har også i 2. tertial et noe høyere fravær enn tidligere. Dette er ikke relatert til arbeidsplassen, men har medført at enkelte oppgaver som skulle har vært løst er forsinket. Det forventes at fraværet i 3. tertial er tilbake på et lavere og normalisert nivå igjen. IKT 2015- Brutto lønn 3 898 708 3 630 889 267 819 6 210 583 62,8 5 567 393 Ref. sykelønn/nedkomst -58 906-38 143-20 763 0 - -58 713 Øvrige kostnader 15 303 025 13 157 775 2 145 250 19 568 275 78,2 23 884 810 Øvrige inntekter -5 816 163-4 650 173-1 165 990-10 042 312 57,9-14 170 746 T o t a l t 13 326 664 12 100 348 1 226 316 15 736 546 84,7 15 222 744 Enheten er påvirket av endringer i valuta, slik at noe av økningen på øvrige kostnader fra til 2015 skyldes valutasvingninger, i tillegg til periodiseringer. Det styres mot balanse ved årsslutt. Stabile og robuste tjenester prioriteres, og vil ha prioritet ved avvik. srapport pr 31.08.2015 10
Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 1,8 6,3 4,9 1,5 1,5 0,0 Enheten har tradisjonelt hatt lavt sykefravær. Arbeidsbelastningen på enheten er høy, responsen på henvendelser og reparasjoner har negativ utvikling. Med generell høy belastning og høyt arbeidspress kan dette ha negativ påvirkning på fraværet fremover. Organisasjonsenheten 2015- Brutto lønn 4 737 622 4 408 347 329 275 7 766 324 61,0 7 025 499 Ref. sykelønn/nedkomst -334 026-265 865-68 161-300 000 111,3-500 004 Øvrige kostnader 432 459 849 038-416 579 684 859 63,1 2 062 604 Øvrige inntekter -347 494-417 850 70 356-1 023 504 34,0-1 016 671 T o t a l t 4 488 561 4 573 670-85 109 7 127 679 63,0 7 571 428 en i brutto lønn fra til 2015 skyldes at det i en periode ble utbetalt dobbelt lønn til funksjonen som personal- og organisasjonssjef, ved fratreden og ved tiltredelse. en for øvrige kostnader og inntekter skyldes periodisering. Avvik fra årets vedrørende øvrige inntekter skyldes at til dels store inntektsposter ennå ikke er bokført. Dette skjer i 3. tertial, og det forventes ingen vesentlige avvik på inntektssiden. Det forventes at enheten går i balanse ved årets slutt. Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 12,9 17,4 14,8 8,1 1,4 6,7 Enheten har en positiv utvikling på sykefraværet. srapport pr 31.08.2015 11
Kemner 2015- Brutto lønn 2 833 684 2 822 659 11 025 4 719 486 60,0 4 524 439 Ref. sykelønn/nedkomst 0-3 390 3 390-5 000 0,0-25 820 Øvrige kostnader 68 716 83 346-14 630 232 876 29,5 129 814 Øvrige inntekter -295 321-226 833-68 488-573 000 51,5-537 265 T o t a l t 2 607 079 2 675 782-68 703 4 374 362 59,6 4 091 168 Ingen vesentlig avvik i forhold til regnskapstallene for samme periode i. Enheten vil med stor sannsynlighet levere et regnskap med et positivt avvik. Imidlertid er det knyttet usikkerhet til gebyrinntekter slik at det er vanskelig å tallfeste avviket. Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 1,4 4,0 2,5 0,7 0,7 0,0 Stabilt lavt sykefravær. Samfunnsutvikling Enheten er ny fra januar 2015, og er en sammenslåing av tidligere PBOM (Plan, byggesak, oppmåling og miljø) og Landbruk. 2015- Brutto lønn 11 130 161 11 729 368-599 207 19 739 244 56,4 18 298 299 Ref. sykelønn/nedkomst -410 732-946 375 535 643-30 700 1337,9-1 148 197 Øvrige kostnader 3 894 174 3 180 333 713 841 4 883 756 79,7 12 410 453 Øvrige inntekter -17 575 031-15 415 762-2 159 269-15 731 576 111,7-22 197 163 T o t a l t -2 961 428-1 452 436-1 508 992 8 860 724-33,4 7 363 392 Enheten består av flere områder som ikke skal belaste enheten økonomisk, som eiendomsskatt, veterinærordningen og byggesak, samt at enheten har inntektsførte fondsmidler på til sammen ca 6 millioner kroner som det ikke er knyttet store utgifter til. Dette gjør at regnskapet til enheten er vanskelig å lese uten å kjenne detaljene. Ved øvrige ansvarsområder er drifta i balanse ved 2. tertial og det forventes heller ingen avvik ved årsslutt. srapport pr 31.08.2015 12
Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 5,7 3,3 2,7 1,0 1,0 0,0 Enheten har stabilt lavt sykefravær. Servicekontoret 2015- Brutto lønn 4 570 597 4 721 604-151 007 7 400 530 61,8 7 311 634 Ref. sykelønn/nedkomst -472 699-528 487 55 788-150 000 315,1-782 932 Øvrige kostnader 1 193 581 2 280 844-1 087 263 2 018 962 59,1 2 960 896 Øvrige inntekter -860 205-843 847-16 358-1 005 826 85,5-1 257 493 T o t a l t 4 431 274 5 630 114-1 198 840 8 263 666 53,6 8 232 105 en på øvrige kostnader i forhold til fjoråret skyldes i all hovedsak at leasing av kommunale tjenestebiler er tatt bort fra enhetens i 2015. Enheten har et lite underforbruk på brutto lønn, samt merinntekter på sykelønnsrefusjoner, som ved årets slutt mest sannsynlig gi et underforbruk på lønn. Det forventes derimot et overforbruk på øvrige kostnader da enheten må skifte ut alt av datautstyr da dette er for gammelt og ikke kan oppgraderes. Totalt vil det likevel gå mot et mindreforbruk ved årsslutt. Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 9,5 17,1 18,1 12,1 3,3 8,8 Enheten har høye sykefraværstall. Det jobbes kontinuerlig med psykososialt arbeidsmiljø og arbeids- og oppgavefordeling, og enheten er inne i en samarbeidsprosess med AktiMed som en håper gir resultater på sikt. srapport pr 31.08.2015 13
Dokumentsenteret 2015- Brutto lønn 3 887 164 3 690 243 196 921 6 605 615 58,8 5 865 956 Ref. sykelønn/nedkomst -46 671-53 529 6 858 0 - -70 547 Øvrige kostnader 974 718 1 105 210-130 492 1 225 728 79,5 1 263 868 Øvrige inntekter -1 168 790-1 172 505 3 715-1 715 728 68,1-1 755 561 T o t a l t 3 646 421 3 569 419 77 002 6 115 615 59,6 5 303 716 et pr 2. tertial viser at dokumentsenteret har underforbruk på brutto lønn i perioden. Lønn til enhetsleder, som var tilbake 01/07 etter ulønnet permisjon, vil påløpe fra denne dato, slik at brutto lønn vil være i balanse ved årets slutt. Høyt forbruk på øvrige kostnader skyldes periodisering. Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 3,4 3,5 3,9 1,8 1,8 0,0 Enheten har lavt sykefravær. Brann og redning 2015- Brutto lønn 12 793 739 13 102 582-308 843 20 166 132 63,4 20 599 520 Ref. sykelønn/nedkomst -155 405-58 381-97 024 0-70 615 Øvrige kostnader 4 001 638 3 881 956 119 682 5 171 892 77,4 5 799 229 Øvrige inntekter -5 410 296-6 017 644 607 348-6 742 629 80,2-7 801 358 T o t a l t 11 229 676 10 908 513 321 163 18 595 395 60,4 18 526 776 Enheten består av blant annet feiervesen som er et selvkostområde. Feiegebyrer for hele året er allerede inntektsført. Dette bidrar til at enheten pr andre tertial har et lavt bokført forbruk. Samlet antas enheten å gå i balanse i 2015. Fravær: 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2015 2. tertial 2015 0,2 2,6 3,1 3,8 0,0 3,8 Enheten har lave fraværstall. srapport pr 31.08.2015 14