Arkivsak 201000807-8 Arkivnr. E: C00 &10 Saksbehandler Unni Wenche Minsås Saksgang Møtedato Sak nr. Hovedutvalg for kultur, folkehelse og miljø 03.05.2011 18/11 Handlingsplan digitalisering ABM-området i Vestfold Fylkesrådmannens innstilling Plandokumentet Forgjengelig eller tilgjengelig: handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold tas til orientering. Tønsberg 01.04.2011 Egil Johansen fylkesrådmann Arild Moen direktør Vedlegg: Forgjengelig eller tilgjengelig: handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold. Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold.
Innledning ABM-utvikling (Statens senter for arkiv- bibliotek- og museumsutvikling) utlyste i 2008 midler for å få utarbeidet handlingsplaner for samarbeid om teknologi og formidling i arkiv-, bibliotek- og museumssektoren (ABM-sektoren). Tre fylker, Vestfold, Møre og Romsdal og Nordland, ble tildelt kr. 340 000 hver. I søknad fra Vestfold fylkeskommune datert 28. mai 2008 ble oppstart av arbeidet anslått til august samme år, og ferdigstillelse av handlingsplanen til januar 2009. Når planen nå legges fram til politisk behandling, er den altså om lag to år forsinket i forhold til intensjonen. Hovedgrunnen til dette er skifte i personale, og konsolideringsprosessen av museene. Saken ble første gang behandlet i hovedutvalg for kultur, folkehelse og miljø som referatsak 28/09: Samarbeid om digitalisering og formidling, og tatt til orientering 09.06.2009. Underveis i prosessen har mange vært involvert, både internt og eksternt. Arbeidet har hatt hovedfokus på abm-institusjonene i fylket. I tillegg har Virksomhet for Kulturarv i Vestfold fylkeskommune blitt inkludert i planen, da deler av deres arbeidsfelt ligger tett opp til handlingsplanens virkeområde. Frivillige lag og foreninger er involvert gjennom en spørreundersøkelsen foretatt i 2009. Det har dessuten vært løpende kontakt med en rekke frivillige miljøer både på arkiv- og museumsområdet i fylket. Forgjengelig eller tilgjengelig Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold er et uttrykk for Vestfold fylkeskommunes strategier, overordnede prioriteringer og mål på dette området. Målet er at handlingsplanen skal bidra til å gjøre Vestfolds kulturarv mer tilgjengelig. Dette er i tråd med St.meld. nr.24/ 2008-2009 Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv (Digitaliseringsmeldingen) som har vært førende for arbeidet med handlingsplanen. En kortversjon av planen er lagt ut elektronisk som vedlegg til saken. Saksutredning PLANSAMMENDRAG Forgjengelig eller tilgjengelig Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold er en gjennomgang av status for ABM-sektoren i Vestfold organisatorisk så vel som teknologisk. Kortversjonen av planen oppsummerer de viktigste mål, delmål og forslag til tiltak (vedlagt). Status organisering og samarbeid Det har i perioden 2007 til 2010 skjedd til dels betydelige organisatoriske og strategiske endringer på hele abm-feltet i Vestfold, noe som i perioder har svekket den operative kraften til institusjonene. Konkrete forslag I planen blir det reist fem konkrete forslag, ett knyttet til museum, ett til arkiv og tre til bibliotek: Prioritere å utarbeide samlingsplan for Vestfoldmuseene (punkt 2.2.2) Overordnet bevaringsplan for privatarkiver i Vestfold publiseres og spres til samarbeidspartnere og andre relevante institusjoner (punkt 2.3.2.1). Lage en plan for å registrere og melde inn boksamlinger som ikke er inne i nasjonale databaser (punkt 2.4) Digitalisere lokalhistoriske publikasjoner som ikke finnes i Nasjonalbibliotekets samlinger (punkt 2.4.) Digitalisere unik litteratur i Hvalfangsmuseets boksamling (punkt 2.4.1) Under punktet om Virksomhet for Kulturarv heter det bl.a.: I forbindelse med arkeologiske utgravinger av nyere tids materiale (etter-reformatorisk materiale fra tiden etter 1537) er det behov for lokaler for fysisk håndtering av funn og for videre forvaltning og bevaring av materiale som ikke avhendes. En mulighet kan være å se behovene i sammenheng med 2
utbyggingene i Hinderveien for eventuelt å etablere fasiliteter for rengjøring, forebyggende konservering og bedømming av gjenstander. For gjenstander som skal bevares kan det være aktuelt å overføre disse til den museumsenhet som dekker funnlokalitetens område, og å kople videre dokumentasjon, digitalisering, tilgjengeliggjøring og bevaring til rutiner som allerede er etablert i Vestfoldmuseenes Avdeling for samlingsforvaltning. Tilgang til klimastyrte lokaler med høy grad av sikkerhet kan også aktualisere en vurdering av framtidig bevaring og forvaltning av arkeologisk materiale fra før reformasjonen. Strategier, mål og tiltak Planens hovedmål er å bidra og legge til rette for at arbeidet med å digitalisere og gjøre Vestfolds kulturarv tilgjengelig og formidlet i digital form blir realisert. Gjennom fem strategiske fokusområder er det lagt et overordnet perspektiv på utviklingsretningen: Samordning Kompetanseheving og tverrfaglighet Kvalitetsheving og effektiv ressursutnyttelse Bruk av felles minimumsstandarder Regional handling Den immaterielle kulturarven representerer egne utfordringer som vil måtte behandles særskilt mens fotografi, til tross for mengdeutfordringen, har et godt fundament for videre planlegging og gjennomføring. Arkiv har utfordringer i forhold til mengdeproblematikk, og det gjenstår arbeid for å kunne etablere kriterier for utvalg for digitalisering. Det pekes også på arkivets utfordringer knyttet til innsamling, bevaring, dokumentasjon og formidling av digitale arkiver. Delmålene og tiltakene som skisseres er en utdyping og konkretisering av de strategiske målsettingene. Delmål I Legge til rette for å øke produksjonen av digitalt innhold innenfor kulturarvsektoren i fylket gjennom å etablere et regionalt kompetansesenter for digitalisering og digital samlingsforvaltning utvikle / etablere felles retningslinjer inkludert rutiner, formater, tekniske spesifikasjoner og minimumskrav til metadata etablere og drifte en felles utstyrspark som kan benyttes av sektoren øke samhandlingen mellom institusjoner og mellom avdelinger i samme institusjon for å redusere dobbeltarbeid heve kvaliteten på tilgjengelig intern informasjon om administrative data som lokalisering, tilstand, behov for konservering eller andre tiltak implementere felles retningslinjer og felles ressursutnyttelse. Delmål II Bidra til at kulturarvmateriale i digital form blir tilgjengelig for publikum gjennom å sluttføre arbeidet med å revidere museenes katalogdata i én database sluttføre arbeidet med digitale opptak av museenes gjenstandsmateriale sluttføre arbeidet med restansene i dokumentasjon av arkivmateriale gi tilgang til museenes og arkivets katalogdata på nasjonalt plan gjennom de sektorvise løsningene Arkivportalen og Digitalt museum bidra til fellesskapet ved å kvalitetssikre vestfoldrelatert informasjon og kunnskap på wikipedia og snl.no samordne digitalisering av Topografisk arkiv med nasjonale initiativ, metodisk, innholds- og modellmessig etablere en sektorovergripende formidlingskanal i fylket som o gir tilgang til de samlede digitale ressurser i kulturarvsektoren i fylket som kan søkes i på tvers, uavhengig av eierskap eller lokalisering av materialet, og o er knyttet til tematiske fellesprosjekter (eksempelvis Grevskapstid, 2014 eller «Ut fjorden») med materiale fra alle sektorer 3
videreføre metodikken i Digitalt fortalt som plattform for kulturhistoriske fortellinger i digital form. Delmål III Utvikle kompetanse for digitalisering og formidling som bidrar til fornyelse i sektorens møte med publikum gjennom å heve kompetansen i institusjonene ved nyrekruttering og målbevisst utvikling av digital formidlingskompetanse etablere tverrfaglige team med ansvar for området rekruttere nødvendig teknisk/teknologisk kompetanse bidra til å fornye grunnlaget for bruk av og forskning på samlingenes innhold gjennomføre forsøksprosjekter med formidling via sosiale medier utnytte teknologiske løsninger/muligheter for å gi universell tilgang til samlingene. Delmål IV Bidra til samordning, effektivisering og kvalitetssikring i dokumentasjon av og tilgang til samlingene gjennom å definere kriterier for varig verdi slik at arbeid ikke må gjøres om igjen på et senere tidspunkt etablere minimumskrav til teknisk kvalitet ved skanning, digital fotografering og annet digitaliseringsarbeid bygge på åpne løsninger i tråd med det som skisseres i ABM-skrift #66 utvikle kriterier og prioriteringer for utvalg av materiale som skal digitaliseres med spesiell vekt på fotografi definere et minimumssett av metadata som benyttes for å kunne etablere søking og gjenfinning på tvers i materialet. Delmål V Bidra til sikring og langtidsbevaring av digitalt tilgjengelig kulturarvmateriale og digitalt skapte arkiver gjennom å bidra til å etablere ordninger for langtidsbevaring av digitale objekter regionalt og nasjonalt etablere en regional depotfunksjon for digitalt materiale kataloger, digitale opptak og digitalisert innhold fra frivillige lag og foreninger tilslutte seg KDRS (nasjonal løsning) for å sikre langtidslagring av offentlige elektroniske arkiver. Delmål VI Inkludere historielag og andre som ikke er representert i nasjonale samlinger i en regional løsning. Organisering For å utnytte felles ressurser, utstyr og kompetanse på en optimal måte foreslår Handlingsplanen at det kan være en god løsning å organisere arbeidet slik at digitalisering og arbeid med digital samlingsforvaltning forankres på et sted. Teknologiske implikasjoner Planen tar for seg noen sider ved den teknologiske utviklingen og framveksten av nye standarder. Til sammen gir utviklingen en basis for nye måter å tenke på når det gjelder dokumentasjon av og tilgang til kulturarvmateriale i digital form. De nye forutsetningene gir nye muligheter og nye utfordringer, og det stilles nye krav til kompetanse og fagkunnskap i abm-sektoren. Fylkesrådmannens bemerkninger Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold er den første samlede planen innenfor fagfeltet arkiv, bibliotek og museum som er laget i Vestfold. I Strategisk kulturplan for Vestfold 2011 2014 (SKP) påtar fylkeskommunen seg et ansvar på områder som ligger tett opp til arbeidsfeltet som Handlingsplanen dekker. Dette ser fylkesrådmannen som et godt utgangspunkt for å kunne realisere ambisjonene og målsettingene i planen. Vestfold fylkeskommune har gjennom lang tid vært en viktig aktør, premissleverandør og medspiller på abm-feltet. 4
Den foreliggende planen er en invitasjon til arkiv-, bibliotek- og museumsinstitusjoner i Vestfold om å prioritere arbeidet med å digitalisere og gjøre Vestfolds kulturarv tilgjengelig og formidlet i digital form. Den har ikke vært sendt ut til høring, men sektoren har vært involvert i behovskartlegging, beskrivelse og planlegging. Samtidig understrekes det at Vestfold fylkeskommune gjennom denne handlingsplanen verken har et formelt, reelt eller økonomisk ansvar for abm-institusjonenes prioriteringer på området. Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold skal i utgangspunktet realiseres innenfor institusjonenes egne økonomiske rammer. All tidligere erfaring viser imidlertid at gode prosjekter også vil utløse eksterne midler fra staten og andre. Etter fylkesrådmannens mening vil dette være et viktig element i gjennomføringen av planens mange tiltak. 5