Forgjengelig eller tilgjengelig. Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold

Transkript

1 Forgjengelig eller tilgjengelig Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold Kjersti Løkken 2011

2 Forsidefoto: Gudmund Hauge Løkken

3 Innhold 1 Innledning Organisering av arbeidet Nasjonale føringer Digitaliseringsmeldinga (St.meld. nr ) Museumsmeldinga (St.meld. nr ) Nasjonal strategi for fotobevaring Regional forankring Strategisk kulturplan for Vestfold Strategiplan for Vestfoldmuseene Biblioteksplan for Vestfold Avgrensning Vestfoldmuseene Fylkeskommunal forankring...32 Frittstående løsning...32 Prosjektorganisering...33 Andre innfallsvinkler Distribusjon modeller for organisering Roller og funksjoner Tilgang materiale fra egen institusjon Formidling materiale fra egen institusjon Fra monolog til dialog Kulturnett Kort om Kulturnett historikk og status nasjonalt Kulturnett innhold og tjenester Kulturnett som distribusjons- og formidlingskanal i Vestfold Andre alternativer Status organisering og samarbeid ABM-landskapet i Vestfold Vestfoldmuseene IKS Felles samlingsforvaltning...7 Gjenstander...8 Fotografi...8 Annet Arkiv Offentlige arkiv Privatarkiv Privatarkiv i Vestfoldarkivet Privatarkiv i museumssamlinger Privatarkiv for øvrig Folkebibliotek Andre bibliotek Virksomhet for Kulturarv Private samlinger og de frivillige miljøene Strategier, mål og tiltak Overordnede målsettinger og strategier Samordning...14 Kompetanseheving og tverrfaglighet...15 Kvalitetsheving og effektiv ressursutnyttelse...15 Bruk av felles minimumsstandarder...15 Regional handling Hovedmål og delmål Prioritering Sektorovergripende materiale Immateriell kulturarv Fotografi Fra analogt til digitalt noen perspektiver Digitale opptak gjenstander Digitalisering av innhold Sektorvise mål Museum Arkiv Kataloger Prioritering og utvalg for digitalisering Bibliotek Virksomhet for Kulturarv Private samlinger og de frivillige miljøene Oppsummering Institusjonsbasert distribusjon Regional løsning utenfor Kulturnett Vestfold Vestfoldmuseenes rolle Fylkeskommunal forankring Materiale forvaltet i fylkeskommunen Organisering og ansvar Oppsummering Modeller for oppfølging av det frivillige Avgrensning Ansvar for oppfølging Mulig organisering Teknologiske implikasjoner Definisjoner og forklaringer Digitalisering...43 Digitale objekter...43 Metadata...44 Autoritetsregistre...44 Domene...44 Semantikk og syntaks...45 Ontologi...45 Standardisering CIDOC CRM FRBR Dublin Core Åpne standarder Åpen kildekode/fri programvare Interoperabilitet Proprietær programvare Relasjonsdatabaser Utstyr, teknologi og infrastruktur Mobile og sosiale teknologier Operative systemer i Vestfold Dokumentasjonssystemer i AMB-sektoren Logistikksystemer Andre systemer Organisering Etabler en effektiv produksjonslinje...49 Digitaliser én gang...50 Legg vekt på datarøkt og forvaltning...50 Unik, global identifikator...50 Utstyr...51 Infrastruktur...51 Sikkerhet og sårbarhet...51 Langtidsbevaring av digitale objekter Utfordringer Regionalt sikringsmagasin Sektorvise utfordringer regionalt og nasjonalt Mange systemer og plattformer Dataomfang og kvalitet Organisering Hva vet man egentlig? Datakvalitet Hva og hvordan er kunnskapen dokumentert? Relevante kompetansemiljøer Utfordringer Høyskolen i Vestfold (HiVe) Preus museum Vestfoldmuseene Avdeling for samlingsforvaltning Avdeling for arkiv Vestfoldarkivet Fylkeskommunale miljøer Virksomhet for Kulturarv Vestfold fylkesbibliotek Produksjon modeller for organisering Roller og funksjoner Egen produksjon Kvalitetskrav og standardisering Gjenbruk Felles kompetanse- og ressurssenter Oppsummering Kort oppsummering av kartleggingen Kort om spørreundersøkelsen Innhold Svakheter Oppsummering Behov for felles vokabular og felles forståelse Avslutning...62

4 Vedlegg 1 Noen tabellariske oppstillinger av kartleggingen...63 Vedlegg 4 Statement of principles of museum documentation...75 Vedlegg 2 Opphavsrett og åndsverklov...69 Vedlegg 5 Litteraturliste...78 Vedlegg 3 Topografisk arkiv...71

5 Handlingsplan for teknologi og formidling 1 Innledning ABM-utvikling utlyste i 2008 midler for å få utarbeidet handlingsplaner for samarbeid om teknologi og formidling i abm-sektoren. Tre fylker, Vestfold, Møre og Romsdal og Nordland, ble tildelt midler. I søknad fra Vestfold fylkeskommune datert 28. mai 2008 ble oppstart av arbeidet anslått til august samme år, og ferdigstillelse av handlingsplanen til januar Når planen legges fram til politisk behandling i primo 2011 er den altså om lag to år forsinket i forhold til intensjonen. Hovedutvalget har tidligere blitt orientert om saken i møte 9. juni 2009 i sak nr. 28/09. I saken bebudet rådmannen at den ville komme til endelig behandling i løpet av Forsinkelser og utsettelser i saken har i hovedsak sammenheng med tre faktorer. Selve kartleggingsarbeidet kom sent i gang og ble ikke avsluttet før våren 2009, jf også saksframlegg i sak 28/09. Videre har det skjedd store endringer i struktur og organisering av abm-sektoren i fylket i perioden samtidig som det har kommet en rekke dokumenter og meldinger på nasjonalt nivå som legger statlige føringer for utviklingen på feltet, og som det har vært nødvendig å ta hensyn til i arbeidet. Og endelig ble det i august/september 2009 store utskiftinger i gruppa som arbeidet med utforming av Handlingsplanen. Perioden etter prosjektmidler ble utlyst har vært viktig for utvikling og retning på nasjonalt plan, noe som har hatt relevans for arbeidet med sluttføringen av handlingsplanen. Spesielt trekkes St.meld. nr. 49 ( ) Framtidas museum og St.meld. nr. 24 ( ) Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv fram som viktige grunnlagsdokumenter. Disse føyer seg imidlertid inn i et omfattende og langsiktig arbeid, på tvers av departementsgrensene, som peker i samme retning for kulturog naturarvmateriale i vid forstand. Det vises særlig til St.meld. nr. 15 ( ) Tingenes tale og St.meld. nr. 23 ( ) Bibliotek. Kunnskapsallmenning, møtestad og kulturarena i ei digital tid. Tingenes tale ble senere fulgt opp med rapporten Nasjonalt digitalt universitetsmuseum (Rapport 2009). ABM-skriftene Ut av mørkerommet (2007) og Kulturarven til alle (2008) er også med på å tydeliggjøre prioriteringer og behovet for fornyelse. Beslutningen om omorganisering av ABM-utvikling fra sommeren 2010 har betydning i forhold til fellesperspektivet i sektoren, men endrer ikke de overordnede målsettingene som dokumentene nevnt over alle peker i retning av: behovet for digitalisering av og tilgang til kildemateriale som et premiss for kunnskapsutvikling, deltakelse og opplevelse i en stadig mer globalisert og teknologidrevet utvikling. Arbeidet har hatt fokus på abm-institusjonene i fylket som Vestfold fylkesbibliotek, Fylkesarkivet for Vestfold og musemsinstitusjonene som i dag er en del av Vestfoldmuseene IKS. Til tross for at ansvaret for bibliotek er flyttet fra ABM-utvikling til Nasjonalbiblioteket, inkluderer planen biblioteksektoren i fylket som opprinnelig planlagt. I tillegg til abm-institusjonene har Virksomhet for Kulturarv i Vestfold fylkeskommune blitt inkludert i planen da deler av deres arbeidsfelt ligger tett opp til handlingsplanens virkeområde. Lag og foreninger og andre sammenslutninger basert på frivillighet er til en viss grad en del av planen. Det har vært kontakt med det frivillige miljøet gjennom spørreundersøkelsen som ble foretatt i 2009 samtidig som det er løpende og god kontakt med en rekke frivillige miljøer både fra arkiv- og museumsmiljøene i fylket. Forgjengelig eller tilgjengelig Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold er et uttrykk for Vestfold fylkeskommunes strategier, overordnede prioriteringer og mål. Den utfyller øvrige plandokumenter, og har samme tidshorisont som øvrige regionale planer, det vil si perioden Organisering av arbeidet Ved tildeling av midler ble det etablert en prosjektgruppe som fikk ansvar for å utarbeide et utkast til handlingsplan. Denne besto fra høsten 2008 til sommeren 2009 av leder Ellen Høstmark Bustø (Fylkesbiblioteket), Kjersti Løkken (MuVe/KomMA museum) og Lone Kirchhoff (Fylkesarkivet/KomMA arkiv). Høsten 2009 gikk Knut Sigurd Senumstad (Fylkesbiblioteket) inn i gruppen som erstatter for Bustø mens Løkken gikk ut av gruppen. Fra desember 2009 til mai 2010 var det i virksomhet en arbeidsgruppen som besto av Kjersti Jacobsen fra Virksomhet for Kulturarv i Vestfold fylkeskommune, Kristin Halaas fra Vestfoldmuseene (KomMA museum), Trygve Kikut fra Tønsberg og Nøtterøy bibliotek, Lone Kirchhoff og Sidsel Hanssen fra Vestfoldmuseene (Hvalfangstmuseet). Ledergruppen for Kultursektoren i Vestfold fylkeskommune har være styringsgruppe for prosjektet hele perioden. Fra august 2010 har Kjersti Løkken hatt ansvar for sluttarbeidet med Thor N Devig og Unni Minsås som referansegruppe. Vedlegg 1, 2 og 3 er utarbeidet av arbeidsgruppen som fungerte i 2009/2010. Planen legges fram til politisk behandling i Vestfold fylkeskommune våren Side 1

6 Forgjengelig eller tilgjengelig 1.2 Nasjonale føringer Som nevnt innledningsvis er det de siste årene lagt fram en rekke dokumenter som omhandler eller er relevante for abm-feltet, og en statlig politikk for å løfte og prioritere opp arbeidet med digitalisering i sektoren kommer til klart uttrykk gjennom disse. Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold en en oppfølging av politikken på området Digitaliseringsmeldinga (St.meld. nr ) I Digitaliseringsmeldinga1, er strategien for digitalisering forankret både i bevarings- og formidlingsmessige perspektiver. Det blir understreket at digital bevaring og formidling er krevende og forutsetter nært samarbeid mellom ulike faggrupper og -disipliner med teknologisk kompetanse så vel som fagkompetanse. Det fordrer at abm-institusjonene tar i bruk ny teknologi, noe som vil medføre omstillinger når det gjelder kompetansesammensetning, holdninger, prioriteringer og ressursbruk i institusjonene. Det legges opp til en ansvarsdeling på feltet med Nasjonalbiblioteket og Arkivverket som sentrale nasjonale aktører. I meldinga står det blant annet2: På bakgrunn av meldingens hovedperspektiver foreslår departementet følgende mål for digitaliseringsstrategien: - å ta vare på kulturarv for kommende generasjoner - å fremme demokrati og identitet ved å gi flest mulig tilgang til et bredt spekter av kilder til kunst, kultur og kunnskap - å fremme opplevelse, læring og kunnskap ved å legge til rette for aktiv formidling av informasjon tilpasset ulike målgrupper. De strategiske hovedgrepene meldinga legger opp til er entydig operativt sektoransvar langtidslagring av digitale objekter forsøksvirksomhet fellessøk digitaliseringsråd. Arkivverket og Nasjonalbiblioteket tildeles et operativt ansvar for digitalisering i de to sektorene. Det er en utfordring at ingen har fått noen tilsvarende rolle i forhold til museumssektoren, og operativt nasjonalt ansvar i forhold til museumssamlinger og privatarkiver er foreløpig uavklart. Meldinga slår fast at «De skisserte tiltak i meldingen forutsettes dekket innenfor gjeldende budsjettrammer»3. Det er et mål at Handlingsplan for teknologi og formidling i Vestfold skal bidra til og legge tilrette for at arbeidet med å digitalisere og gjøre Vestfolds kulturarv tilgjengelig prioriteres i abm-institusjonene i fylket i tråd med målsettingene som kommer til uttrykk i Digitaliseringsmeldinga. Samtidig er det en utfordring at de to feltene med svakest utviklet tradisjon for og kompetanse til digitalisering og digital tilgjengengeliggjøring og formidling, museum og privatarkiv, ikke ser ut til å få et fast forankret nasjonalt ansvar for utvikling og gjennomføring av digitaliseringsprogram som vil være nødvendige for å realisere intensjonene Museumsmeldinga (St.meld. nr ) I sin presentasjon av meldinga4 i august 2009 ga daværende Kulturminister uttrykk for at det er en målsetting at museene skal bli mer moderne samfunnsinstitusjoner og attraktive arbeidsplasser. Meldinga bebuder videre en faglig styrking av museene og det legges opp til at Kulturdepartementet (KUD) vil initiere en nasjonal plan for samlingsforvaltning og digitalisering, noe som forsterkes i St.prp. nr (Statsbudsjettet). Museumseldinga legger videre opp til en styrking av forskningsvirksomheten ved museene, gjerne i samarbeid med andre forskningsinstitusjoner. Et sentralt moment er samarbeid med andre aktører og mellom museer Side 2 Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv Side 16, punktet Hovedmål side 111, Administrative og økonomiske konsekvenser Framtidas museum

7 Handlingsplan for teknologi og formidling Det er ambisjoner om at museene skal legge til rette for at samlingene på best mulig måte kan presenteres i et nasjonalt fellessøk og i Europeana som er et felles nettsted for den europeiske kulturarven. Gjennom Europeana vil norske brukere også finne stoff om Norge fra andre land, noe som øker bredden og representasjonen i tilbudet til besøkende av nettstedet. Digitaliseringsmeldingen understreker også at flere norske institusjoner etter hvert skal kunne levere til Europeana og EuropeanaLocal. Gjennom Europeana kan materiale fra norske museer integreres med beslektet materiale fra abm-institusjoner i Europa og åpne for formidling og forskning på tvers av landegrensene. En utfordring i et nasjonalt fellessøk for abm-sektoren er å integrere informasjon fra ulike sektorer, ulike fagtradisjoner, ulik institusjonell praksis, ulike systemer for metadata med mer. Her ligger det store utfordringer for museene, men også store gevinster for brukerne. ABM-utvikling spiller en sentral rolle i EU-prosjektet EuropeanaLocal. Prosjektet skal sikre at data fra lokale og regionale abm-institusjoner blir tilgjengelige i Europeana. Museene skal også gjøre sitt materiale søkbart for de store søkemotorene. ABM-utvikling skal ha en samordningsfunksjon for å tilrettelegge museenes samlinger for nettbasert forvaltning og formidling. Følgende hovedmål formuleres for museumssektoren: Forvaltning: Museenes samlinger skal sikres og bevares best mulig for ettertiden og gjøres tilgjengelig for publikum og for forskning. Formidling: Museene skal nå publikum med kunnskap og opplevelse og være tilgjengelig for alle. Fornying: Gjennom faglig utvikling, nytenking og profesjonalisering, skal museene være oppdaterte og aktuelle i alle deler av sin virksomhet og ha en aktiv samfunnsrolle. Et delmål vil være å utvikle digital forvaltning og formidling. Fra statlig side vil det bli lagt spesiell vekt på tiltak som styrker samarbeid og samhandling mellom institusjonene om oppgaver som ikke kan løses innenfor enkeltinstitusjoner, blant annet digitalisering. Det skisseres videre at ABM-utvikling vil få et tydelig mandat i gjennomføringen av arbeidet. Under punkt 13.1 Digital formidling står det: Den store formidlingsutfordringen i museene ligger i å utnytte potensialet som ligger i digitalt basert formidlingsteknologi. En utfordring vil være å kombinere det formidlingspotensialet som ligger i å presentere museenes samlinger i digital sammenheng, med ytterligere styrking av den formidlingen som får publikum til å oppsøke samlingene i institusjonene. Det er et stort sprang fra digital tilgjengeliggjøring til digital formidling. Tilgang til museenes interne kataloger har begrenset verdi dersom de ikke inngår i en kontekst der det formidles kunnskap og/eller opplevelser som går ut over katalogdata. Det er i dag et gap mellom eksisterende og potensielle digitale tjenester fra museene. Kompetansen og tradisjonen for alle aspekter ved digital bevaring og formidling i museene er relativt svak. Det er videre behov for å gå i dialog med brukerne, ikke minst for å kunne dra nytte av erfarings- og kunnskapskildene som brukerne representerer. I Digitaliseringsmeldinga ble det understreket at det skal legges til rette for nye og innovative digitale tjenester på abm-feltet og at den digitale formidlingskompetansen skal styrkes. I alle deler av museenes arbeid, samlingsforvaltning, formidling og forskning, er det behov for rask og effektiv tilgang til samlingene. En gjennomgående digitalisering vil være til nytte både for museene selv og for brukerne. Gjennom fellesløsninger får en også tilgang til mer presise data om hva museene har samlet, og hva det enkelte museum har av digitalt innhold og digitale tjenester. Økt digitalisering er viktig for å effektivisere museenes virksomhet og for å styrke den faglige videreføringen av museumsreformen Nasjonal strategi for fotobevaring ABM-utvikling publiserte i 2006 skriftet ABM-skrift #34 Ut av mørkerommet. Forvaltning av kulturhistorisk fotografi i Norge. Her står det innledningsvis Dette skriftet skisserer opp hovedlinjene i fotobevaringsarbeidet de nærmeste årene. Ambisjonen er å peke ut retninger mot et planmessig fotobevaringsarbeid, integrert som en naturlig og selvfølgelig del i det generelle bevarings-, dokumentasjons- og formidlingsarbeidet i abm-sektoren. Side 3

8 Forgjengelig eller tilgjengelig Tittelen Ut av mørkerommet spiller på viktige poenger i dokumentet: Overgangen fra analoge til digitale formater, behovet for sektor- og materialuavhengig samordning og samarbeid samt utadrettet virksomhet med fokus på digital tilgjengeliggjøring. Arbeidet avgrenses i forhold til digtalt skapt materiale, det omhandler de analoge fotografiene som forvaltes i abm-institusjoner. Det legges vekt på mengdeproblematikk og kriterier for utvalg for digitalisering og langtidsbevaring er et sentralt moment. Antall analoge fotografier forvaltet av abm-institusjoner har relevans i forhold til tilsvarende mendeutfordringer i arkiv når det gjelder å utvikle kriterier for hva som skal digitaliseres og bevares digitalt. Det er en utfordring at særlig museenes samlingsutvikling og -forvaltning ikke har tatt opp i seg paradigmeskiftet som allerede har funnet sted i forhold til lagringsmedium for fotografi. I ABM-skrift #51 Viktig og vakkert behandles blant annet kriterier for utvalg av fotografi til bevaring og digitalisering. Momenter som tillegges vekt er blant annet er materialet forenlig med institusjonens mål og prioriteringer og representerer materialet relevant tilvekst til eksisterende samling (tematisk, geografisk etc.) dokumenterende kriterier kildeverdi og proveniens kunstneriske/fotohistoriske kriterier tekniske kriterier økonomiske kriterier, herunder om det er det knyttet opphavsrettslige eller andre begrensninger til bruk av materialet. Videre inneholder den en mer spesifikk del for vurdering av digitalisering av fotosamlinger. Her heter det blant annet Kriteriene kan legges til grunn både i institusjonsinterne prosesser og i samarbeid på tvers av institusjons- og sektorgrenser (f.eks. regionalt). De kan brukes både i vurderingen av hvorvidt materiale overhodet skal digitaliseres og i prioriteringen mellom materiale som allerede er valgt ut for digitalisering. Kriteriene er ment å omfatte alle former for dokument-, objekt- og medietyper, inklusive kataloger. Kriteriene er delt inn i tre deler: «Generelle kriterier» skal redegjøre for en overordnet bevaringsverdi, «Tilgjengelighet og bruk» skal belyse forhold omkring formidling, bruk og bevaring ved en eventuell digitalisering, mens «Økonomiske kriterier» skal belyse ressursmessige forhold ved digitalisering av det aktuelle materialet. 1.3 Regional forankring For abm-instituajonene i Vestfold har Vestfold fylkeskommunes strategiske kulturplan hatt betydning for sektoren. I planen for perioden var Fylkeskommunens egne kulturvirksomheter med i planen i tillegg til at museene har et eget kapittel. Etter museumskonsolideringen i 2009 faller de kulturhistoriske museene utenfor planen, det samme gjelder Haugar Vestfold kunstmuseum, Fylkesarkivet for Vestfold og Midgard historisk senter. Disse virksomhetene vil framover dekkes av Vestfoldmuseenes strategiplan vedtatt i august Strategisk kulturplan for Vestfold Vestfold fylkeskommune har siden 2003 hatt Strategisk kulturplan for Vestfold (SKP) som sitt viktigste styringsdokument på kulturfeltet. Den andre planperioden avsluttes i løpet av 2010, og det er igangsatt en rullering og videreutvikling av SKP for perioden Planen hadde høringsfrist 1. oktober 2010 og ble behandlet politisk i desember SKP er et overordnet rammeverk som gir retning og struktur for fylkeskommunens arbeid på kulturfeltet. Kulturplanen gir fylkeskommunens kulturvirksomheter klare mål og tiltak å forholde seg til gjennom en fireårsperiode. I planen for har virksomhetene Vestfold fylkesbibliotek, Kultur og folkehelse og Virksomhet for Kulturarv egne kapitler med mål og tiltak for fireårsperioden. Globalisering, kunnskaps- og opplevelsessamfunnets utvikling, og endringer knyttet til digitale medier er noen av stikkordene i den nye planen. Det heter i planen blant annet5: 5 Side 4 Under punktet Gjennomføringsstrategier, delmål 1 og 2

9 Handlingsplan for teknologi og formidling De digitale møteplassene vil etter hvert spille en sentral rolle også som kulturarenaer. Det blir derfor viktig å utvikle nettsteder og portaler hvor formidlingen av ulike kunnskap og uttrykk kan nå flest mulig. Både når det gjelder digitale og fysiske møteplassene bør man plotte ut ett eller flere fyrtårn det bør satses på i årene framover. Videre heter det I et kunnskapsbasert samfunn blir det å dele kunnskap essensielt. Fylkeskommunen vil ta et ansvar på dette område. Ikke minst skal det legges stor vekt på å finne gode formidlingsformer tilpasset den digitale verden. Gjennom SKP påtar fylkeskommunen seg et ansvar på områder som ligger tett opp til arbeidsfeltet handlingsplanen dekker. Dette ses som et godt utgangspunkt for å kunne realisere ambisjonene og målsettingene i planen da Vestfold fylkeskommune har vært en viktig aktør, premissleverandør og medspiller på abm-feltet gjennom lang tid. Samtidig understrekes det at SKP gjelder fylkeskommunal institusjoner, og at Vestfold fylkeskommune gjennom planen verken har et formelt, reelt eller økonomisk ansvar for abm-institusjonenes prioriteringer og planer Strategiplan for Vestfoldmuseene Sommeren 2010 forelå utkast til Strategiplan for Vestoldmuseene for Planen ble vedtatt i museets representantskap i august Den er holdt på et overordnet nivå. Planen legger vekt på å tydeliggjøre museets rolle som samfunnsaktør og de fire overordnede strategiske målene ligger tett opp til de fire F'ene i Museumsmeldinga; fornying, formidling, forskning og forvaltning. Av strategiske mål og tiltak som har relevans for Handlingsplan for teknologi og formidling er punktene styrke digital formidling og bruk av nye sosiale medier (mål 1, tiltak 4) formidle digitalt til definerte målgrupper (mål 2, tiltak 4) sikre god praksis for intern og ekstern tilgjengelighet til samlingene (mål 4, tiltak 4) verdt å nevnte. Selv om digitalisering ikke er eksplisitt nevnt som mål i planen, er det naturlig å forstå den slik at det for Vestfoldmuseene vil være en sentral målsetting å arbeide videre med å digitalisere samlingene framover. Det forventes at perspektivet vil bli tydeliggjort gjennom årlige handlingsplaner for den enkelte avdeling så vel som for museet som helhet Biblioteksplan for Vestfold Bibliotekene i Vestfold vedtok i 2009 en felles visjon: Vestfoldbibliotekene mennesker møter muligheter. Nå videreføres samarbeidet ved at man har utarbeidet en felles bibliotekplan for fylket. Planen ble politisk behandlet i desember Planen inneholder fire fokusområder: Biblioteket som litteraturhus og samfunnsarena Kunnskaps- og læringsarena Det synlige bibliotek Kompetanse, organisering og samdrift. Planen berører i liten grad museum og arkiv, og vekten legges på økt samhandling, integrasjon og felles utnyttelse av ressurser i biblioteksektoren i fylket. Folkebibliotekenes funksjon som møteplass og arena for formidling, debatt og kultur vektlegges. Bibliotekene rolle som møteplass i lokalsamfunnet kombinert med kompetent personale med erfaring i formidling av digitale ressurser utgjør et viktig element i en framtidig strategi for formidling av et bredt anlagt kulturarvmateriale i digital form til publikum. Ikke minst har personalets kompetanse betydning for å tilfredsstille brukeres behov for og ønske om å finne fram til kvalitetssikrede ressurser og tjenester på nett. Bibliotekenes rolle som læringsarena og kunnskapsformidler i den enkelte kommune gir mulighet for å fylle en viktig rolle, men folkebibliotekene kan også fungere som en fysisk arena og møteplass for systematisk interaksjon med brukere dersom forholdene legges til rette. Side 5

10 Forgjengelig eller tilgjengelig 1.4 Avgrensning Verken Preus museum eller Marinemuseet på Karljohansvern har blitt innkludert eller involvert i arbeidet med Handlingsplanen selv om begge er abm-institusjoner lokalisert i fylket. Unntaket er kapittel 4 som vurderer Preus museum i forhold til videre organisering av arbeidet. Videre går planen ikke inn i problemstillinger rundt et eventuelt digitaliseringssamarbeid med fagbibliotekene i fylket, og institusjonene nevnt i punkt omfattes ikke av planen. Det samme gjelder bibliotek ved grunnskoler og videregående skoler. Det er heller ikke gått nærmere inn på et eventuelt samarbeid med andre aktører. Høyskolen i Vestfold pekes imidlertid ut som et miljø det bør være en målsetting å etablere samhandling, se kapittel 4 for nærmere omtale. Frivillige lag og foreninger og museumsvirksomheter uten tilskudd over statsbudsjettet er med i undersøkelsen gjort våren Det er imidlertid, med noen unntak, ikke fremmet målsettinger eller tiltak i planen for denne delen av kulturarvsektoren. Tiltakene som foreslås er først og fremst av regional karakter og retter seg mot de bevaringsmessige perspektivene i forhold til den digitaliseringsvirksomhet som foregår i regi av den frivillige del av sektoren. Organisering av arbeid med oppfølging og kontakt med det frivillige er behandlet i planens punkt 4.4. Side 6

11 Handlingsplan for teknologi og formidling 2 Status organisering og samarbeid 2.1 ABM-landskapet i Vestfold Konsolideringen til Vestfoldmuseene IKS fra 1. juli 2009 omfattet fire kulturhistoriske museer, ett kunstmuseum, ett arkiv, ett felles museumssenter, ett historisk senter samt ett visningssted (Munchs Hus). Fra å ha ni selvstendige institusjoner med ulikt eierskap og utgangspunkt skal alle virksomhetene nå trekke i samme retning under en felles paraply. Dette er krever endringer i organisasjoner, tankemåte og holdninger. Det er vedtatt en strategiplan for neste fireårsperiode, og det foreligger en handlingsplan med virkning fra årsskiftet Det har vært krevende å skulle delta i arbeidet med å utvikle Handlingsplan for teknologi og formidling parallelt med de omfattende organisatoriske og strukturelle endringene for museene. Planen bærer noe preg av dette på museumsfeltet. De fellesfora man hadde for koordinering og samarbeid i sektoren henholdsvis ABM-rådet og Museumsrådet ble begge lagt ned i løpet av I ettertid kan man se at det i kjølvannet av nedleggelsen oppsto et vakuum med relativt lite kontakt på tvers. Mest uheldig for abm-institusjonene var den svekkede kontakten med Kulturavdelingen i Vestfold fylkeskommune i en periode med store endringer og omkalfatringer. For museene spesielt falt dette også sammen i tid med en endring i styret for MuVes sammensetning sommeren Fram til da hadde de fire kulturhistoriske museene samt Vestfold fylkeskommune vært representert i styret slik at styret og styrets arbeid også medførte et forpliktende og tett samarbeid mellom museene. Vestfold Fylkesbibliotek har gjennomgått store forandringer de senere årene. Fra 2007 er biblioteket uten egne boksamlinger, og fra 2010 ble Bokbussen i fylket lagt ned. Fylkesbiblioteket fungerer nå som et kompetanse- og utviklingssenter for bibliotekene i Vestfold, jfr også punktene om SKP og bibliotekplan over. Til tross for at ansvaret for digitalisering av feltet er overført til Nasjonalbiblioteket er Fylkesbiblioteket / biblioteksektoren en del av handlingsplanen. Dette må ses som en videreføring av det gode samarbeidet innen sektoren som bl.a. ble etablert gjennom det tidligere ABM-rådet for Vestfold. Fylkesarkivet for Vestfold var fra opprettelsen i 1997 en del av Vestfold fylkeskommunes Kulturavdeling, i dag Sektor for kultur. Virksomheten har depotansvar for Vestfold fylkeskommunes eldre arkiver, men har ikke ansvar for arkivdanningen. I tillegg har fylkesarkivet ansvaret for privatarkiver i Vestfold og et koordineringsansvar for privatarkiver i Buskerud. Fra 1. januar 2009 ble Fylkesarkivet slått sammen med det tidligere Museumssenteret i Vestfold (MuVe) og enhetene gikk inn i det nye konsoliderte museet under navnet Kompetansesenter for museum og arkiv (KomMA) fra 1. juli Virksomheten har fra høsten 2010 endret navn først til Senter for samlingsforvaltning og arkiv, senere (november 2010, med virkning fra 1. januar 2011) er den delt opp i Avdeling for samlingsforvaltning og Avdeling for arkiv (Vestfoldarkivet) slik at man nå har egne avdelinger for h.h.v. samlingsforvaltning og arkiv. Fra 2008 ble Virksomhet for Kulturarv opprettet og lagt inn under Kultursektoren i Vestfold fylkeskommune. Virksomheten er ikke en abm-institusjon, men sitter blant annet på mye arkivmateriale som anses relevant for sektoren. Å inkludere deler av virksomheten i handlingsplanen er blant annet en videreføring av det tette samarbeidet med fylkeskommunen. Som det går fram av avsnittet over har det fra 2007 til 2010 skjedd til dels betydelige organisatoriske og strategiske endringer på hele abm-feltet i Vestfold, noe som i perioder har svekket den operative kraften til institusjonene. 2.2 Vestfoldmuseene IKS Ved opprettelsen av Vestfoldmuseene IKS ble det inngått en rekke avtaler bl.a. mellom eiere av samlinger og det nye museet. Eiendomsretten til samlinger forblir etter avtalene hos tidligere eiere, mens ansvaret for å forvalte samlingene ligger hos Vestfoldmuseene. Tidligere museumseiere skal bidra økonomisk til museet på samme nivå som før konsolideringen Felles samlingsforvaltning Felles samlingsforvaltning har vært en realitet fra Museumssenteret i Vestfold (MuVe) ble operativt i Fram til konsolideringen var dette et frivillig samarbeid mellom de fire kulturhistoriske museene i fylket. Primæraktivitetene i perioden fram til 2009 var etablering av felles klimastyrte magasiner samt overføring og dokumentasjon av gjenstandssamlinger. Det ble lagt til grunn at de fire museene til sammen har om lag gjenstander i sine samlinger, og at rundt skulle overføres til MuVe for langtidsbevaring. Fotografi er holdt utenfor her, men det er anslått at museene har et sted mellom 1,5 og 2 millioner fotografier i sine samlinger. Side 7

12 Forgjengelig eller tilgjengelig Det er gitt betydelige utviklingsmidler til flere prosjekter i regi av MuVe/KomMA fra både ABM-utvikling og Vestfold fylkeskommune fra 2006 til 2009/10. LIMA-prosjektet 6 ble sluttført i 2008 og det er laget en oppsummering og dokumentasjon av prosjektet7. FLYT-prosjektet8 (gjenstander) sluttføres ved utgangen av 2010 mens FODAK-prosjektet9 (fotobevaring) etter reviderte planer sluttføres i Gjenstander Dokumentasjonsområdet er definert til å omfatte hele samlingen uavhengig av hvor den enkelte gjenstand er plassert fysisk. Metodisk har man valgt å konvertere data fra WinRegimus til Primus samt å kvalitetssikre Primuspostene på et minimumsnivå. Dette gjøres når gjenstander overføres til magasin, og det vil måtte utvikles egne rutiner for dokumentasjon av samlinger som ikke skal bevares i fellesmagasin enten dette skyldes at de er i (permanente) utstillinger eller at de ikke har behov for bevaring i klimastyrte magasiner. I forbindelse med mottak i magasin tas det digitale fotografier av alle gjenstander før magasinering. Museet har med andre ord en strategi som innebærer en gradvis kvalitetssikring av katalogdata parallelt med digitale opptak av alle gjenstander som overføres til fellesmagasin. Det foreligger en oppsummering av pilotflyttingen som ble gjort høsten 2006 for å høste erfaringer. 10 Her er det også lagt inn en del beregninger for ressursbehov basert på erfaringene høstet i pilotflyttingsperioden. Handlingsplanens strategi for digital tilgang til museenes gjenstandsmateriale bygger på at arbeidet videreføres slik at hele museets gjenstandssamlinger omfattes. Ved tilvekst i samlingene forutsettes at det ikke bygges opp nye restanser, men at man løpende dokumenterer materiale ved mottak til museet. Muligheten for å formidle samlingene digitalt forutsetter at disse i utgangspunktet finnes tilgjengelig både som digitale katalogposter og som digitale representasjoner (fotografier). Formidling mot publikum bør bl.a. skje gjennom Digitalt Museum som ble lansert i mai 2009 ( Med utgangspunkt i Primus konverteres data til en felles søkbar database. Med denne tjenesten har brukerne fått én inngang til materiale i de fleste norske kulturhistoriske museer, og museene har fått én felles løsning for å publisere digitale kataloger og digitalt innhold på nett. Det tidligere Museumsrådet for Vestfold tok initiativ til å arbeide med en felles samlingsforvaltningsplan i Arbeidet ble startet opp, men ble ikke sluttført i påvente av resultatet av konsolideringsprosessen. Til tross for at man har vært enige om en emnefordeling mellom de kulturhistoriske museene har det til en viss grad vært overlapp, og også konkurranse, i samlinger og profil mellom museene samtidig som lakuner ikke har blitt tydelige eller adresserbare. For å kunne arbeide systematisk og målrettet med akkvisisjon, samlingsforvaltning og formidling pekes det på betydningen av at det utarbeides en samlingsplan for museet Fotografi Gjennom forprosjektet FORA11 ble det etablert et sett med kriterier for å kunne vurdere den bevaringsmessige verdien av kulturhistoriske fotografier. Det ble lagt vekt på momenter som alder, teknikk, motiv, sårbarhet, dokumentasjonsgrad, fotograf og bevaringsforhold. Gjennom en matrise hvor opplysninger om den enkelte samling fylles inn, vil det gå fram hvorvidt samlinger eller delsamlinger er høyt eller lavt prioritert. Som det går fram av navnet la forprosjektet stor vekt på bevaring av de fysiske fotosamlingene ved å legge opp til en prioritering for overføring av samlinger (med høy verdi) fra dårlige bevaringsforhold til klimastyrte magasiner. Forprosjektet ble avsluttet høsten 2008 og ble videreført i FODAK-prosjektet. I dette prosjektet har det blitt lagt vekt på å utvikle logistikksystem for hva som overføres og hvor det plasseres fysisk i magasinet. I og med at prosjektet ble startet før konsolideringen av museene i fylket var en realitet, ble det lagt vekt på å etablere rutiner og systemer for identifikasjon og merking av samlingene slik at den enkelte samlingseier har sikkerhet for lokalisering av egne samlinger til tross for museenes samlinger blandes på hyllene. Hvorvidt man ville gjort en tilsvarende prioritering i et konsolidert museum er usikkert, men metodene som er utviklet vil kunne nyttes av andre museer/institusjoner med fellesmagasin. Det er ikke lagt opp til en systematisk massedigitalisering av kulturhistoriske fotografi innenfor rammen av prosjektene nevnt over. Gjennomgangen som vekter prioriteringen for bevaring vil imidlertid kunne nyttes for å etablere en plan for digitalisering av fotografi da det langt på vei vil være de samme momentene som vil tillegges vekt, jf også ABM-skrift #51 Viktig og vakkert. Avgjørende for arbeidet med fotobevaring fram til nå har vært at det vil være mulig å digitalisere på et senere tidspunkt så lenge man har bevart de analoge representasjonene. Det har derfor blitt Side 8 Akronym for Logistikk, Innlemmelse i MAgasin Er trykt opp i heftet Mellom kart og terreng i museumslandskapet. Er tilgjengelig som Pdf-fil på museets hjemmeside. Akronym for Flytting, Logistikk, Ytelse, Tilgang Akronym for Forvaltning og Dokumentasjon Av Kulturhistoriske fotografi Er trykt opp i heftet Og stolen går sin gang. Er tilgjengelig som Pdf-fil på museets hjemmeside. Akronym for FotoRedningsAksjon

13 Handlingsplan for teknologi og formidling lagt vekt på nettopp bevaring av fysiske objekter i fotobevaringsarbeidet, noe som også er i tråd med anbefalingene i ABM-skrift #51. Et område som peker seg ut for digitalisering og bevaring av Widerøes skråfoto. ABM-utvikling ga i februar 2010 midler til et forprosjekt til Fotobevaringsnettverket ved Preus museum for bevaring og tilgjengeliggjøring av dette fotografiske materialet, til sammen om lag fotografier fra perioden fra hele landet. Vestfold er p.t. ett av fem fylker hvor ikke noe av dette materialet er tilgjengelig på nett. Det finnes store mengder fotografier som en integrert del av arkivene. Dette gjelder i særlig grad større bedriftsarkiver. Det ligger store utfordringer knyttet til bevaring og tilgengeliggjøring av foto i arkiv. Dette kan løses gjennom kompetanseheving på fotobevaring i arkivsektoren, på samme måte som det er nødvendig med økt arkivfaglig bevissthet i museumssektoren. Vestfoldmuseene har ikke lagt opp til en strategi med samarbeid med det frivillige for (masse)digitalisering og identifikasjon/beskrivelse av kulturhistoriske fotografi slik det har vært gjort andre steder, for eksempel i prosjektet Skånland på nett (Møre og Romsdal). Det nevnes imidlertid at for eksempel Stokke bibliotek har digitalisert og tilgjengeliggjort sin lokalhistoriske fotosamling på nett gjennom biblioteksystemet Mikromarc. De analoge fotografiene oppbevares i Stokke bygdetun. Det finnes flere eksempler på samarbeid mellom forskjellige ABM-virksomheter. Trondheimsbilder ble lansert 18. februar 2005 og tilbyr samsøk i bildesamlingene til Sverresborg Trøndelag folkemuseum (nå en del av Museet i Sør-Trøndelag), Trondheim byarkiv, Trondheim folkebibliotek og Universitetsbiblioteket i Trondheim. Som verktøy bruker de Bibliofil12. Det er ikke tatt initiativ for å starte arbeid med systematisk innsamling, bevaring og dokumentasjon av digitalt fødte fotografier. Det vil heller ikke blir prioritert innenfor planperioden. Det erkjennes at dette vil føre til at mye materiale vil gå tapt da det i mange tilfeller ikke finnes digitale sikkerhetskopier av digitalt født fotografisk materiale med kulturhistorisk verdi Annet Haugar Vestfold Kunstmuseum var ikke en del av samarbeidet med felles forvaltning av samlinger med utgangspunkt i Museumssenteret i Vestfold fra 2005.Til tross for at samlingen ikke er stor hvis man sammenlikner med gjenstandssamlinger i de kulturhistoriske museene, understrekes betydningen av at det tas felles grep rundt helheten i samlingsforvaltning i Vestfoldmuseene. Det vil være aktuelt å vurdere dokumentasjonssystem og -rutiner, forhold rundt bevaring og sikring samt rutiner for digital dokumentasjon i forhold til Haugars samlinger framover. Det er etablert et samarbeid med Preus musuem om bevaring av enkelte objekter fra deres samlinger i klimastyrete magasiner da det ikke er tilfredsstillende magasinkapasitet i museet. En rekke abm-institusjoner i fylke sitter på store samlinger mikrofilmet materiale. Dette omfatter blant annet mikrofilmede lokalaviser i folkebibliotekene, men også kirkebøker, klokkerbøker, folketellinger og matrikler som benyttes særlig i slektsforskningssammenheng. 2.3 Arkiv Riksrevisjonen la gjennom Dokument 3:13 ( ), overlevert til Stortinget 8. september 2010, fram resultatene av sin undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Undersøkelsen omfatter kommunale og fylkeskommunale arkiver i perioden Den viser blant annet manglende sikring i form av egnede lokaler for bevaring, manglende kompetanse og systemer for håndtering av papirbaserte så vel som digitale arkiver, manglende tilgang til arkivene for brukere samt svakheter og mangler i tilsyn og oppfølging fra sentrale myndigheter. Hvilke konsekvenser undersøkelsen og anbefalingene eventuelt vil få på feltet er foreløpig ikke klart. Imidlertid understreker Riksrevisjonens rapport alvoret i situasjonen når den understreker faren for at materiale som faller inn under arkivloven (Lov av 4. desember 1992 om arkiv) har gått og fortsatt vil gå tapt. Dette omfatter papirbasert, analogt materiale, men ikke minst det digitalt fødte materialet. En konklusjonen er at Riksrevisjonen mener at dette gir høy risiko for tap av elektronisk dokumentasjon som har stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning.13 Situasjonen for materiale som ikke faller inn under arkivloven (privatarkiver) er trolig i de fleste tilfeller enda dårligere enn for arkivene i kommunal og fylkeskommunalsektor Et biblioteksystem som primært benyttes i folkebiblitek, se også Side 9

14 Forgjengelig eller tilgjengelig I Vestfold har man tilfredsstillende bevaringsforhold Vestfoldarkivets magasin, men kapasiteten i nåværende magasiner er for liten. Det arbeides med nye magasinbygg i Hinderveien i tilknytning til de eksisterende museumsmagasinene, disse forventes å stå ferdig i løpet av Vestfoldarkivet har god kompetanse i arkivfaglige spørsmål og kompetanse til ordning og dokumentasjon av papirbaserte arkiver. Det har imidlertid vært etterslep og restanser i denne delen av arbeidet, noe som tas opp i handlingsplanens punkter om mål og delmål. Avdelingen mangler kompetanse i forhold til innsamling, organisering, bevaring og sikring av og tilgang til digitale arkiver. I første omgang søker man å gå inn i samarbeidet Kommunearkivenes digitale ressurssenter (KDRS)14 som fysisk er lagt til Dora15 i Trondheim. Det er uavklarte spørmål rundt hvem som skal bære kostnadene som gjør at Vestfoldmuseene/Vestfoldarkivet ikke er en del av samarbeidet foreløpig, men det vil komme en avklaring mellom fylkeskommunen og Vestfoldmuseene. En løsning vil først og fremst komme det digitalt skapte materialet i fylkeskommunale arkiver til gode. Vestfoldarkivet vil prioritere å delta i den nasjonale dugnaden som for tiden pågår i arkivsektoren for å publisere via Arkivportalen. Vestfoldarkivet bevarer og forvalter 2700 hyllemeter arkivmateriale. Av dette er om lag 950 hyllemeter, eller en tredel, ordnet Offentlige arkiv I offentlig sektor er depotansvaret for eldre arkivmateriale definert i arkivloven. De ulike forvaltnings nivåene har ansvar for eget materiale. Arkivverket er depot for statlig arkivmateriale, mens kommuner og fylkeskommuner har depotansvar for egne arkiver. En konsekvens av denne arbeidsdelingen er at kildemateriale fra ett og samme geografisk område vil være oppbevart på flere arkivinstitusjoner. For Vestfolds del innebærer det at sentrale kilder oppbevares på Riksarkivet, i Statsarkivet i Kongsberg og i Interkommunalt arkiv i Kongsberg ved siden av Vestfoldarkivet. Alle primærkommuner i Vestfold, med unntak av Sandefjord kommune, er knyttet til det interkommunale arkivet på Kongsberg. Det oppbevares derfor ikke materiale fra primærkommuner Vestfoldarkivet Privatarkiv Det er ikke noen lovregulering om bevaring av privatarkiv i Norge. Arkiver etter bedrifter, institusjoner, lag, foreninger og privatpersoner blir derfor i svært varierende grad bevart. Ved nedlegging av virksomheter er det ikke uvanlig at arkivene etter virksomheten blir destruert eller kastet. Et eksempel på dette i fylket kan være at så sent som i 1997 ble arkivene etter Horten Verft for perioden fra bombingen i 1945 til nedleggelsen i 1987 avhendet. Det finnes imidlertid også eksempler på virksomheter som selv bruker ressurser på å bevare og ordne arkivene, et eksempel på på dette siste kan være arkivene etter Treschow-Fritzøe i Larvik. For å kunne digitalisere og gi tilgang til privatarkiver er man avhengig av å ha tillatelse fra opphavsmenn og eiere. Det vil ofte befinne seg sensitivt materiale i arkivene som det ikke er ønskelig å gi tilgang til. Det kan være personvernhensyn som ligger til grunn, men også informasjon om virksomheten det ikke er ønskelig at konkurrenter får kjennskap til. I arbeidet med å digitalisere og formidle privatarkiver må man ta hensyn til at de juridiske rammene vil være annerledes enn for eksempelvis det offentlige materialet som ikke er underlagt åndsverksloven. Personvernhensyn vil imidlertid gjelde for mange offentlige arkiver som arkiver etter institusjoner og innenfor helse-, sosial- og omsorgssektoren. Privatarkiver er bevart og forvaltet på flere steder, eksempelvis i bevaringsinstitusjoner som arkiv og museer, men også i frivillige lag og foreninger og bedrifter. Privatarkiv har erfaringsmessig svært varierende bevaringsforhold og det er grunn til å tro at mye historisk materiale går til grunne på grunn av dårlige fysiske sikrings- og bevaringsforhold for arkivene. Disse arkivene er også lite tilgjengelige da det verken er kjent hvor de oppbevares, de er (oftest) ikke katalogisert eller ordnet og forvaltningsinstitusjonen har ikke alltid åpningstider Privatarkiv i Vestfoldarkivet Vestfoldmuseene ved Vestfoldarkivet samler inn, bevarer, tilgjengeliggjør og formidler historiske arkiver i Vestfold, og har et overordnet fagansvar for historiske privatarkiver i Vestfold. Det tidligere Fylkesarkivet for Vestfold har utarbeidet en strategi for arbeid med privatarkiver som dekker hele fylket kalt Overordnet bevaringsplan for privatarkiver i Vestfold. Denne danner et godt utgangspunkt for å gå videre med et systematisk arbeid rundt privatarkivene, og det vil være mulig å gjøre prioriteringer av materialets beva Side 10

15 Handlingsplan for teknologi og formidling rings- og formidlingsmessige betydning med utgangspunkt i planen. Det forslås at bevaringsplanen publiseres og spres til samarbeidspartnere og andre relevante institusjoner Privatarkiv i museumssamlinger Larvik museum, Sandefjordmuseene (Hvalfangsmuseet), Slottsfjellsmuseet og Nord-Jarlsbergmuseene oppbevarer til sammen 1520 hyllmeter arkiv. Av dette er 450 hyllemeter ordnet. Et av de mest omfattende og historisk verdifulle arkivene er Hvalfangstmuseets arkiver. Her vil ordning og dokumentasjon ha stor betydning. Det var i sin tid lagt opp til Asta-applikasjoner i hvert museum. Dette er ikke videreført og man sitter i dag med ulike Asta-versjoner for avhengig av hvor materialet befinner seg/hvilken institusjon som forvalter det. Det arbeides for en felles database for alt arkivmateriale som befinner seg i Vestfoldmuseene Privatarkiv for øvrig I følge data innhentet i forbindelse med en nasjonal kartlegging av privatarkiv i 2006, oppbevarer lag og foreninger i Vestfold opptil 150 hyllemeter med privatarkiver, mesteparten av dette materiale er verken ordnet eller tilgjengelig via (nett)kataloger. Hedrum historielag har tilgang til Asta, men det er usikkert i hvilken grad den benyttes til å dokumentere arkivet der. 2.4 Folkebibliotek Vestfold har totalt 13 kommunale folkebibliotek16 i fylket fordelt på 14 kommuner. I enkelte bibliotek er det også filialer. Bibliotekene har lang tradisjon for å katalogisere samlingene ved hjelp av edb-baserte verktøy. De har også tilgjengelig på nett ulike samkataloger som vedlikeholdes og forvaltes av Nasjonalbiblioteket. Det har vært arbeidet med samsøkløsninger mellom ulike biblioteksystemer i sektoren slik at brukere skal få en mest mulig enhetlig og oppdatert katalog å forholde seg til. Det benyttes tre ulike biblioteksystem i sektoren i fylket (Bibsys17, Bibliofil og Mikromarc). I Vestfold er det etablert en felles samsøkløsning som omfatter alle folkebibliotekene, høyskolen og 10 videregående skoler, og det er etablert velfungerende rutiner for lån mellom bibliotekene slik at mediesamlingene kan utnyttes effektivt. Biblioteksektoren har tradisjon og kompetanse på bruk av digital teknologi for å gjøre samlingene tilgjengelige og brukbare for publikum, og som formidlingskanal. Et eksempel kan være Vestfold Fylkesbibliotek som i samarbeid med to folkebibliotek driver prosjektet Norgesbiblioteket i Second Life. Nasjonalbiblioteket har som ambisjon å digitalisere alt i sine samlinger. Dette innebærer at digitalisering av underlags- eller kildemateriale for biblioteksektoren ivaretas sentralt og med en overordnet nasjonal strategi som førende for prioriteringer og gjennomføring. Nasjonalbiblioteket digitaliserer materiale som er pliktavlevert. Den norske Pliktavleveringsloven er medieuavhengig. 18 Handlingsplan for teknologi og formidling vil ha et annet utgangspunkt for bibliotekene enn for øvrige aktører i abm-feltet. Det pekes på at det enkeltområdet med størst potensial for digitalisering og tilgjengeliggjøring i bibliotekene vurderes til å være klipparkivene i de lokalhistoriske samlingene som inneholder mye materiale som ikke vil dekkes av Nasjonalbibliotekets digitaliseringsprogram. Samtidig er dette materiale som er systematisert og emnemessig organisert, noe som vil gi merverdi i forhold til bruk. Alle folkebibliotekene har lokalhistoriske samlinger med kommunal avrensning. De fire store bybibliotekene har større samlinger med noe ulike fokus, for eksempel Thor Heyerdal i Larvik og hvalfangst i Sandefjord. I den grad det finnes litteratur i bibliotekene som ikke allerede er lagt inn i de nasjonale katalogene bør dette identifiseres, og det bør legges en plan for at boksamlinger som ikke er registrert i biblioteksystemet registreres og meldes inn til nasjonal database. I tillegg bør man digitalisere det vil si skanne, indeksere og tilrettelegge lokalhistoriske publikasjoner som ikke finnes i Nasjonalbibliotekets samlinger Andebu, Hof, Holmestrand, Horten, Lardal, Larvik, Re, Sande, Sandefjord, Svelvik, Tjøme og Tønsberg og Nøtterøy folkebibliotek. Brukes i Høyskolebiblioteket Lov av 9. juni 1989 om avleveringsplikt for allment tilgjengelege dokument Side 11

16 Forgjengelig eller tilgjengelig Andre bibliotek Foruten folkebibliotekene har Vestfold bibliotek ved 10 videregående skoler, ett folkehøyskolebibliotek og seks fagbibliotek19. Det er etablert et nytt fengselsbibliotek ved Hof fengsel i I tillegg finnes Kommandør Chr. Christensens Hvalfangstmuseums boksamling som er deponert av Hvalfangstmuseet i Sandefjord bibliotek. Mer perifere dokumenter i samlingen er satt i magasin lokalt, men noe er også plassert i fjernmagasin. I samlingen finnes en rekke eldre (unike) dokumenter som bør inngå i et digitaliseringsprogram i fylket. 2.5 Virksomhet for Kulturarv Fylkeskommunen har forvaltningsansvaret for kulturminnene i fylket. Dette innebærer at Kulturarv skal uttale seg om alle saker som berører fredete eller verneverdige kulturminner i Vestfold. Som det går fram i avsnittet om Strategisk kulturplan, ønsker Vestfold å være et foregangsfylke i bruk av ny teknologi, og har ambisjoner om blant annet å styrke den nettbaserte formidlingen. Strategisk kulturplan har med relevante tiltak for Virksomhet for Kulturarv. Under delmålet Utvikle og gi tilgang til digitale verktøy er de to øverste tiltakene: 3.1 Digitalisere topografisk arkiv 3.2 Tilgjengeliggjøre en publikumsversjon av Feltdatabasen over arkeologiske registreringer. Topografisk arkiv inneholder all dokumentasjon om funn og fornminner i form av bl.a. utbyggingsplaner, utgravingsrapporter, funnskjemaer og korrespondanse knyttet til dette. Digitalisering av arkivet vil være et nyttig arbeidsredskap internt i fylkeskommunen da materialet er i hyppig bruk, og en database vil være viktig for å minske slitasjen på et til dels sårbart arkivmateriale. Det foreligger en rapport fra et forprosjekt20 om digitalisering av Topografisk arkiv. Her heter det bl.a. Topografisk arkiv ble opprettet i Noen brev som omhandlet arkeologi, ble flyttet fra fylkeskonservatorens arkiv på Fylkesmuseet. Dette er originaler. Størsteparten er allikevel kopier fra Kulturhistorisk museums sitt arkiv. I tillegg finnes det noen originaler fra Vestfold fylkeskommunes virksomhet. Omfanget av Topografisk arkiv er anslått til «... ca 1400 mapper som inneholder ca A4-sider, 1700 A3 format samt 650 annet materiell, som f.eks avisutklipp og foto.» I forbindelse med arkeologiske utgravinger av nyere tids materiale (etterreformatorisk materiale fra tiden etter 1537) er det behov for lokaler for fysisk håndtering av funn og for videre forvaltning og bevaring av materiale som ikke avhendes. En mulighet kan være å se behovene i sammenheng med utbyggingene i Hinderveien for eventuelt å etablere fasiliteter for rengjøring, forebyggende konservering og bedømming av gjenstander. For gjenstander som skal bevares kan det være aktuelt å overføre disse til den museumsenhet som dekker funnlokalitetens område, og å kople videre dokumentasjon, digitalisering, tilgjengeliggjøring og bevaring til rutiner som allerede er etablert i Vestfoldmuseenes Avdeling for samlingsforvaltning. Tilgang til klimastyrte lokaler med høy grad av sikkerhet kan også aktualisere en vurdering av framtidig bevaring og forvaltning av arkeologisk materiale fra før reformasjonen. 2.6 Private samlinger og de frivillige miljøene. Andre museumsvirksomheter i fylket enn det som er en del av Vestfoldmuseene faller i hovedsak inn under det som kan betegnes som frivillig drevne institusjoner/organisasjoner. Det er imidlertid et sammensatt bilde. Det er ulik grad av offentlig finansiering gjennom kommunenes budsjetter, i noen tilfeller er det ikke offentlige tilskudd inne i bildet. Stokke bygdetun er den eneste institusjonen som har lønnet bemanning (et halvt årsverk), for øvrig utføres arbeidet uten vederlag. Sammen med Stokke bygdetun er det relevant å trekke fram Lokalhistorisk Senter i Horten og Hedrum bygdetun som de tre viktigste aktørene som står utenfor fellesarbeidet som har foregått i regi av institusjoner som nå er en del av Vestfoldmuseene. Lokalhistorisk senter har imidlertid en avtale med Nord-Jarlsbergmuseene som gjør at de er i en litt annen stilling.21 Det har vært en forutsetning at de frivillige miljøene og deres samlinger skal omfattes av handlingsplanen. Det har imidlertid ikke vært presisert godt nok hvilken plass historielagene, DIS (Databehandling I Slektsforskning) og liknende frivillige miljøer skal ha i planen. Samlingene til en del historielag er kartlagt i undersøkelsen (se kapittel 6 og vedlegg I) Andebu kompetanse- og skolesenter, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, Høgskolen i Vestfold. Nasjonalt kompetansesenter for aldring og helse, Preus museum, Jotun Fabrikker. Maria Westrum Solem, Digitalisering av topografisk arkiv. Forprosjekt Utredningen Lokalhistorisk senter i Horten, samlinger, dokumentasjon og grenseflater forelå i desember Den inneholder en gjennomgang og vurdering av bl.a. bevarings- og formidlingsmessig verdi av samlinger m.v. i Lokalhistorisk senter. Side 12

17 Handlingsplan for teknologi og formidling Nord-Jarlsbergmuseene har hatt sitt arbeidsområde i de seks nordligste kommunene i fylket. I området finner man ti lokale samlinger/formidlingsarenaer.22 Det er særlig samarbeidet med Berger museum, Eidsfoss industrihistoriske samlinger og Holmestrand Aluminium Museum som har blitt, og vil bli, prioritert. I øvrige åtte kommuner i fylket finnes også ulike lag og foreninger som er relevante for planens virkefelt. Nedenfor vises det til noen av foreningene/aktivitetene/samlingene innenfor det frivillige systemet. De fleste kommuner har historielag, noen har flere, og historielagene i Vestfold har etablert et eget nettverk. En rekke historielag har lokale museumssamlinger eller visningssteder, noen også med fast åpningstid. Stokke og Hedrum bygdetun er allerede nevnt mens Sandar historielag bl.a. driver husmannsplassen Øvre Myra i Sandefjord. Også der har man en gjenstandssamling som er dokumentert i WinRegimus og (forsøks) konvertert til Primus. I Tønsberg har Sjømannsforeningen en gjenstandssamling som er deponert i Slottsfjellsmuseet (tidligere Vestfold fylkesmuseum). I tillegg har de utstillinger i den tidligere Toldboden i Nedre Langgate. Her er det to avdelinger, en for generell sjøfart og en for hvalfangst. Videre finnes det en medisinsk-historisk samling ved Sykehuset i Tønsberg som drives av Medisinsk Historielag, Sykehuset i Vestfold. I Andebu har Gulli skoletun samlinger av foto, kart og bøker. Denne samlingen er registrert i WinRegimus. I samme kommune åpnet i 2008 et lokalhistorisk senter i regi av Lorens Berg-stiftelsen. Samtidig ble en digital versjon av bygdeboka for Andebu tilgjengelig på nett og i CD-rom-versjon. Vestfold Slektshistorielag bør nevnes som en viktig forening for lokalhistorisk arbeid. Laget har fra 2005 lokaler på Nauen.23 DIS-Vestfold er et annet miljø hvor det er stor aktivitet over hele fylket med spesiell betydning for slektsforskning.24 Som det går fram er det er det et bredt spekter av ulike frivillige lag og foreninger. Det framstår for fylkeskommunen som en hovedutfordring å samordne og koordinere aktiviteter slik at summen av arbeidet som legges ned fanges opp og forvaltes på en helhetlig og framtidsrettet måte Svelvik museum (drives av Svelvik Museumsforening), Berger museum (drives av Berger Museumsforening), Sande Historielags Bygdesamlinger (drives av Sande historielag), Eidsfoss industrihistoriske samlinger (drives av Stiftelsen Eidsfoss Industrihistoriske samlinger), Holmestrand Aluminium Museum (drives av Nord-Jarlsbergmuseene), Olav og Emma Duuns Hus (drives av Olav og Emma Duuns stiftelse), Holmestrand Museum (drives av Holmestrand Museumsforening), Reidvintunet (drives av Foreningen Reidvintunet), Våle gamle Prestegård (drives av stiftelsen Våle Prestegård), Horten Lokalhistoriske Senter (drives av stiftelsen Horten Lokalhistoriske Senter) For en nærmere presentasjon se Se for nærmere presentasjon. Side 13

18 Forgjengelig eller tilgjengelig 3 Strategier, mål og tiltak I prosjektsøknad datert mai 2008 heter det blant annet at man, på bakgrunn av kartleggingen, skal... utarbeide plan for: Produksjon av digitalt innhold i institusjonene Distribusjon av digitalt innhold, hvor, i samarbeid med hvem Hvordan formidle forhistorie, eldre historie, fornminner Kompetanse og kompetansehevingstiltak Kulturnett Vestfolds rolle i det regionale ABM-samarbeidet Samarbeid med brukergrupper for best å tilrettelegge for formidling av innholdsanalyse Organisering og ansvar framover. Framdriftsplan for videre arbeid Ressurser og andre forutsetninger Da forutsetninger og rammer i forhold til da søknaden ble sendt er til dels betydelig endret, legges det nedenfor opp til mål og tiltak som først og fremst er ment som strategiske grep, og man svarer i mindre grad opp til de utfordringene som var aktuelle våren Vestfold fylkeskommune har først og fremst en rolle som utviklingsaktør uten myndighet til å legge planer som forplikter institusjoner ut over de fylkeskommunale. De fylkekommunale virksomhetene Vestfold fylkesbibliotek og Kulturarv står imidlertid i en annen stilling og forpliktes gjennom Strategisk kulturplan og prioriteringene uttrykt der. Den største og tyngste aktøren er Vestfoldmuseene både i kraft av ressurser (antall ansatte, budsjetter) og i kraft av samlingene de forvalter. Det er i dag ikke mulig å etablere en forpliktende plan i forhold til konkrete tiltak, tidshorisont, ressursbruk og prioriteringer slik det er formulert i søknaden, til det har museets arbeid på feltet etter konsolideringen kommet for kort. Samtidig er det er ønskelig å identifisere målsettinger som kan peke på veien videre, og fylkeskommunen har forventninger om at museet vil komme tilbake med prioriteringer og målsettinger for egen virksomhet på feltet. Den videre gjennomgangen legger opp til å identifisere noen overordnede mål og strategier og det skisseres delmål og relevante tiltak som kan fungere som innspill i forhold til institusjonenes årlige handlingsplaner. Samtidig drøftes noen muligheter i forhold til organisering som søker å ivareta et overordnet og langsiktig perspektiv; det som digitaliseres i dag skal ha varig verdi. I dette ligger tekniske anbefalinger så vel som anbefalinger i forhold til valg av formater som gjør at data skal kunne leses og forstås i framtiden, og krav til sikring og langtidsbevaring (kapittel 5). Det understrekes at det ikke er satt av egne ressurser til arbeidet, og realisering av målsettingene vil være avhengig av omprioritering av ressurser samtidig som aktiviteter kan søkes løst som avgrensede prosjekter med egen finansiering. En rekke av tiltakene som følger i punkt 3.2 vil etter fylkeskommunens syn kunne organiseres og finansieres på en slik måte. 3.1 Overordnede målsettinger og strategier I arbeidet med å digitalisere, formidle, tilgjengeliggjøre og forvalte samlingene legger fylkeskommunen opp til noen overordnede strategier. Planens strategiske fokusområder for å nå målene er Samordning Her legges det opp til felles ressursutnyttelse felles bruk av teknologi og plattformer felles kompetansesenter felles vindu mot verden felles strategi og målsettinger unngå dobbeltarbeid og konkurranse mellom ulike miljøer. Side 14

19 Handlingsplan for teknologi og formidling Et sterkt fokus på samordning stiller store krav til institusjonene m.h.t. kvalitet i egne planer, prioriteringer og tiltak. Samtidig er det grunn til å understreke at den teknologiske utviklingen har gjort det mulig med helt nye grep, og abm-institusjonene har en stor utfordring i å ta mulighetene i bruk fullt ut. Dette omfatter interne rutiner, arbeidsmåter og organisering så vel som i forhold til publikum. Erfaringer tyder på at tilgang til digitalt materiale øker etterspørselen etter originalmateriale i institusjonene Kompetanseheving og tverrfaglighet Det er identifisert behov for kompetanseheving i personalet rekruttering og ny kunnskap samordning av tre ulike sektorer med ulik tilnærming, ulik dokumentasjonstradisjon og ulike fagdisipliner hva betyr det og hvilke utfordringer gir det? økt tverrfaglighet med vekt på sektorovergripende perspektiver fornying i formidling og dialog med publikum og brukere. Fylkesekommunens strategi på kulturfeltet er i stor grad knyttet til å «utvikle utviklerne». Dette er særlig relevant i forhold til utvikling av kompetanse i institusjonene/hos personalet, både gjennom kurs og opplæring, men også gjennom å gjennomføre kompetansehevende og -utviklende tiltak og prosjekter. For aktuelle områder for kompetanseheving, se punkt og punkt Kvalitetsheving og effektiv ressursutnyttelse gjennom å kvalitetssikre og harmonisere katalogdata slik at søking på tvers i materialet blir mulig for ansatte så vel som publikum etablere en aktiv samlingsforvaltning ved at nøkkeldata om samlingenes tilstand, bevaring, og aktuelle konserveringsmessige tiltak er en del av datagrunnlaget utnytte at en felles databasert samlingsoversikt gir mulighet for samlingsforvaltning og -pleie gjennom avhending så vel som målrettet akkvisisjon. Det er et mål at tilgangen til dataregistrert informasjon om samlingenes innhold, bevaringsforhold og tilstand blir enkelt tilgjengelig for institusjonene selv. Fokus i samlingsforvaltning og -utvikling vil gjennom dette kunne dreie fra «å slukke branner» til gjennomføring av målrettede tiltak. Samtidig vil kvaliteten i tjenester og tilbud til publikum kunne øke fordi aktiviteten i mindre grad vil være rettet mot å finne ut hva man har i samlingene om et bestemt tema til å vurdere innholdet i det man har og kanskje betydningen av det man ikke har samlet Bruk av felles minimumsstandarder I ABM-skrift #66 Åpen og samordnet tilgang til kulturarven. Anbefalinger for en vellykket tilstedeværelse i den digitale kulturelle verden tar man opp problemstillinger knyttet til blant annet etablering av felles minimumsstandarder i digitaliseringsprosjekter. I del II skisseres minimumskrav som foreslås som retningslinjer for bruk i abm-sektoren. Forslagene baserer seg langt på vei på erfaringer som er gjort i Nederland. I skriftets punkt 3.1 og del 2 behandles hvordan ulike minimumskrav til digitaliseringsprosjekter kan formidles gjennom ulike pakker rettet mot kompetanseheving i abm-sektoren. Her nevnes punktene krav om lokaliserbarhet krav om tilvirking, laging av digitale objekter krav om beskrivelse krav om digital varighet krav om presentasjon.25 Det første punktet tar opp behovet for å etablere et system for unike identifikatorer til digitale objekter, her kalt URI.26 Det andre inneholder krav om å definere minimumskrav for digital reproduksjon av analogt Se også nærmere gjennomgang i planens kapittel 5 Unified Resource Identifier Side 15

20 Forgjengelig eller tilgjengelig materiale. Det pekes på behovet for krav til bilder, tekst, gjenstander, audio-visuelt materiale og geoinformasjon. Det tredje punktet deler opp metadata i beskrivende, strukturelle, tekniske og administrative. Krav til digital varighet peker på behovet for nasjonale løsninger og en nasjonal politikk, men det er også momenter som kan anvendes lokalt. Det siste punktet har en hovedanbefaling om å skille mellom innhold og presentasjon for å sikre at samme informasjonsgrunnlag kan være utgangspunkt for flerbruk og sambruk i flere ulike brukerrettede presentasjoner og applikasjoner. Spesielt vises det til de nye kravene om universell utforming som skal være implementert fra 1. januar 2011 som også vil gjelde kulturarvinformasjon uavhengig av hvor den stammer fra Regional handling Som det går fram, blant annet i omtalen av de regionale fotobevaringsprosjektene FORA og FODAK, er det gjennom disse utviklet kriterier for vurdering av bevaringsmessig og formidlingsmessig verdi av fotosamlinger forvaltet av abm-institusjoner i fylket. Gjennom ABM-skrift #55 er det lagt grunn for kriterier for utvalg for digitalisering av fotografi som også kan anvendes på annet materiale. I tillegg har man den regionale gjennomgangen i arkivets Overordnet bevaringsplan for privatarkiver i Vestfold som behandler arkivmateriale spesielt. Og endelig har man gjennom ABM-skrift #66 et utgangspunkt for krav til minimumsstandarder som gjør at arbeidet som legges ned vil få varig verdi med tanke på både bevaring av, tilgang til og bruk av digital kulturarvinformasjon. Med dette som utgangspunkt for en videre planprosess vil det først og fremst være ressurssituasjon og prioriteringer som gjør at arbeidet med systematisk digitalisering og formidling eventuelt ikke kommer i gang. 3.2 Hovedmål og delmål Planenes hovedmål er å bidra til og legge til rette for at arbeidet med å digitalisere og gjøre Vestfolds kulturarv tilgjengelig og formidlet i digital form realiseres. Delmål I Legge til rette for å øke produksjonen av digitalt innhold innenfor kulturarvsektoren i fylket gjennom å etablere et regionalt kompetansesenter for digitalisering og digital samlingsforvaltning utvikle / etablere felles retningslinjer inkludert rutiner, formater, tekniske spesifikasjoner og minimumskrav til metadata etablere og drifte en felles utstyrspark som kan benyttes av sektoren øke samhandlingen mellom institusjoner og mellom avdelinger i samme institusjon for å redusere dobbeltarbeid heve kvaliteten på tilgjengelig intern informasjon om administrative data som lokalisering, tilstand, behov for konservering eller andre tiltak implementere felles retningslinjer og felles ressursutnyttelse. Delmål II Bidra til at kulturarvmateriale i digital form blir tilgjengelig for publikum gjennom å 27 sluttføre arbeidet med å revidere museenes katalogdata i én database sluttføre arbeidet med digitale opptak av museenes gjenstandsmateriale sluttføre arbeidet med restansene i dokumentasjon av arkivmateriale gi tilgang til museenes og arkivets katalogdata på nasjonalt plan gjennom de sektorvise løsningene Arkivportalen og Digitalt museum bidra til felleskapet ved å kvalitetssikre vestfoldrelatert informasjon og kunnskap på wikipedia og snl.no27 samordne digitalisering av Topografisk arkiv med nasjonale initiativ, metodisk, innholds- og modellmessig etablere en sektorovergripende formidlingskanal i fylket som Store norske leksikon på nett Side 16

21 Handlingsplan for teknologi og formidling a) gir tilgang til de samlede digitale ressurser i kulturarvsektoren i fylket som kan søkes i på tvers, uavhengig av eierskap eller lokalisering av materialet, og b) er knyttet til tematiske fellesprosjekter (eksempelvis Grevskapstid, 2014 eller «Ut fjorden») med materiale fra alle sektorer) videreføre metodikken i Digitalt fortalt som plattform for kultur-, natur- og kunsthistoriske fortellinger i digital form. Delmål III Utvikle kompetanse for digitalisering og formidling som bidrar til fornyelse i sektorens møte med publikum gjennom å heve kompetansen i institusjonene ved nyrektuttering og målbevisst utvikling av digital formidlingskompetanse etablere tverrfaglige team med ansvar for området rekruttere nødvendig teknisk/teknologisk kompetanse bidra til å fornye grunnlaget for bruk av og forskning på samlingenes innhold gjennomføre forsøksprosjekter med formidling via sosiale medier utnytte teknologiske løsninger/muligheter for å gi universell tilgang til samlingene. Delmål IV Bidra til samordning, effektivisering og kvalitetssikring i dokumentasjon av og tilgang til samlingene gjennom å definere kriterier for varig verdi slik at arbeid ikke må gjøres om igjen på et senere tidspunkt etablere minimumskrav til teknisk kvalitet ved skanning, digital fotografering og annet digitaliseringsarbeid bygge på åpne løsninger i tråd med det som skisseres i ABM-skrift #66 utvikle kriterier og prioriteringer for utvalg av materiale som skal digitaliseres med spesiell vekt på fotografi definere et minimumssett av metadata som benyttes for å kunne etablere søking og gjenfinning på tvers i materialet. Delmål V Bidra til sikring og langtidsbevaring av digitalt tilgjengelig kulturarvmateriale og digitalt skapte arkiver gjennom å bidra til å etablere ordninger for langtidsbevaring av digitale objekter regionalt og nasjonalt etablere en regional depotfunksjon for digitalt materiale kataloger, digitale opptak og digitalisert innhold fra frivillige lag og foreninger tilslutte seg KDRS (nasjonal løsning) for å sikre langtidslagring av offentlige elektroniske arkiver. Delmål VI Inkludere historielag og andre som ikke er representert i nasjonale samlinger i en regional løsning 3.3 Prioritering Det har gjennom flere år blitt arbeidet med å utviklet kriterier for prioritering av materiale for digitalisering. ABM-skrift #51 Viktig og vakkert er allerede nevnt. Videre er det lagt ned arbeid i å etablere kriterier for gjenstandskatalogisering (ABM-skrift #48) og for fotokatalogisering (ABM-skrift #44). I Viktig og vakkert tas det til orde for seks kriterier for utvalg av fotografi: Side 17

22 Forgjengelig eller tilgjengelig [innenfor rammen av] institusjonens mål og prioriteringer dokumenterende kriterier kildeverdi og proveniens kunstneriske/fotohistoriske kriterier tekniske kriterier økonomiske kriterier. Slike kriterier kan, med mindre tilpasninger, benyttes også for annet materiale, og kan danne et godt utgangspunkt for vurdering av materiale for digitalisering i tillegg til å ligge i bunnen for utvikling av en samlingsplan. I Viktig og vakkert er det oppsummert en liste over utvalgskriterie på side 44 og 45. De aller fleste kriterier vil kunne benyttes også for annet materiale enn fotografi, og det er nærliggende å peke på momentene som trekkes fram her som svært aktuelt å adaptere i en vurdering også for mottak og bevaring av arkivmateriale. Generelt vises det ellers til momenter under punktet i teksten Økonomiske kriterier hvor det blant annet heter 1) Hvilke bevarings-/forvaltningskostnader medfører mottak / behandling av fotografiene (konservering, emballering, ordning, utvalg, katalogisering etc.)? Kommentar: Innen man fatter et vedtak om aksesjon, avhending eller digitalisering, bør man ta stilling til om kostnadene står i forhold til informasjonsverdi, fotohistorisk verdi etc., og om institusjonen klarer å bære kostnadene. 2) Har institusjonen nødvendige ressurser (fasiliteter, kompetanse etc.) til å forvalte fotografiene (kan eventuelt andre institusjoner bidra)? Kommentar: Avhengig av tilstand og teknikk krever ulikt materiale ulik oppbevaring og behandling. Latent nedbrytning kan akselerere dramatisk ved dårlig oppbevaring. Feilaktig håndtering, for eksempel i en digitaliseringsprosess, kan resultere i uopprettelige skader. Rettslige forhold må vurderes i arbeidet med å etablere kriterier for digitalisering av materiale i abm-sektoren. Man kan på mange måter si at det enkleste er å digitalisere materiale som ikke omfattes av opphavsrettslige eller personvernmessige reguleringer. Offentlig materiale er i hovedsak unntatt fra åndsverkslovens bestemmelser, og vernetiden for opphavsrettslig beskyttet materiale er 70 år etter utløp av året for opphavsmannens død. Det er mye materiale i abm-institusjonenes samlinger som faller utenfor det som har rettslig vern. I Viktig og vakkert heter det blant annet Juridiske begrensninger kan redusere et materiales bruksverdi, og følgelig påvirke begrunnelsen for å ta i mot eller digitalisere et materiale. Derfor er det viktig at for eksempel forhold som vedrører opphavsrett, personvern og eventuelle klausuleringer i størst mulig grad avklares i aksesjonsvurderingen. Det er ikke grunn til å tro at dette har vært tilfelle ved aksesjon fram til nå, og det understreker behovet for å gjøre en gjennomgang av samlingene med tanke på muligheten for digitalisering og digital formidling. Samtidig er det ingen grunn til at man ikke parallelt skal ta tak i de store delene av samlingene som ikke er underlagt rettslige eller avtalemessige begrensninger og starte digitaliseringsarbeidet der. Det understrekes at punktet ikke berører digitalt skapt materiale. Ordningen for digital bevaring og forvaltning av kommunearkiver (KDRS) vil kun omfatte de kommunale og fylkeskommunale arkivene. Digitalt skapte privatarkiver er det ingen oversikt over eller konkrete planer for innsamling av. Her står arkivet overfor store utfordringer m.h.t. uttrekk, ordning, bevaring og tilgjengeliggjøring. Som det går fram i avsnittet om fotografi er det samme situasjonen for digitalt skapte fotografier, det finnes verken en nasjonal eller regional strategi for utvalg, innsamling, ordning, bevaring og tilgjengeliggjøring av dette materialet. 3.4 Sektorovergripende materiale Til tross for at det er mye materiale som kan kalles sektorovergripende i den forstand at alle typer av abm-institusjoner forvalter det eller har det i sine samlinger, er det to områder som peker seg ut for nærmere gjennomgang. Immateriell kulturarv og fotografi behandles spesielt nedenfor, mens eksempelvis arkiv behandles samlet under punkt uavhengig av om det befinner seg i samlingene til et museum, hos frivillige lag og foreninger eller i Avdeling for arkiv/vestfoldarkivet. Side 18

23 Handlingsplan for teknologi og formidling Immateriell kulturarv Unesco-konvensjonen om vern av den immaterielle kulturarven ble vedtatt av Unescos generalkonferanse i Den ble ratifisert av Stortinget 17. januar Immateriell kulturarv eller ikke-materiell kulturarv brukes om Språk, utøvende kunst, sosiale skikker, tradisjonelle håndverksferdigheter, ritualer, kunnskap og ferdigheter knyttet til naturen er alle eksempler på immateriell kulturarv. For mange folkegrupper er den immaterielle arven en kilde til identitet med forankring i historien. Filosofi, verdier og tenkemåter overføres gjennom muntlige tradisjoner, gjennom språk og gjennom andre former for ikke-materiell kommunikasjon, og utgjør samfunnslivets fundament. Arvens immaterielle karakter gjør den særlig sårbar. (Unesco) Immateriell kultur er også brukt om ideer og menneskelige erfaringer i form av nedarvede tanker og handlingsmønstre. Kjennetegn ved immateriell kulturarv er blant annet at den blir overført fra generasjon til generasjon stadig blir gjenskapt av samfunn og grupper i forhold til deres miljø, i samspill med naturen og historien gir en følelse av identitet og kontinuitet er forenlig med internasjonale menneskerettigheter og den omfatter muntlige tradisjoner og uttrykk, utøvende kunst, sosiale skikker, ritualer og høytidsfester, tradisjonelt håndverk samt kunnskap og praksis som gjelder naturen og universet. Immaterielle kulturminner som forvaltes i abm-institusjoner er ofte i form av intervjuer eller samtaler som er bevart som lydopptak, men det kan også være nedskrevet eller manifesteres som levende bilder/film eller fotografi. Eksempler på materiale er hentet fra Seksjon for arkivs minnesamling som omfatter blant annet (utdrag) Krigsseilerminner Krigsseilerminnene ble samlet inn i år Materialet består av intervjuer med krigsseilere og deres pårørende, samt noe tilleggsmateriale i form av fotografier og avisutklipp. Samlingen består av 24 bidrag fra ulike informanter. Kystfiskere Samlingen består av 18 intervju foretatt i perioden av kystfiskere i Vestfold. Både pensjonister og yrkesaktive fiskere er intervjuet. Fiskerne er fotografert og noen av intervjuene er supplert med fotodokumentasjon av hjem/fiskebu, båt/brygge, redskap osv.... Folkemusikk fra Vestfold Øystein Gjerde og flere fra leikmiljø i Sandefjord samlet i 1980-årene inn et stort minnemateriale fra Vestfold. Hovedvekten ligger på folkemusikk, men hvalfangerviser, religiøse viser og andre viser er samlet inn Arkivet har også flere samlinger med kulturhistorisk unike lydopptak. Mesteparten er overført til CDer, og tilgjengelig for publikum ved henvendelse til institusjonen. En del av samlingen er hentet fra en innsamling gjort i regi av "Mediaprosjektet 86". En av målsettingene med prosjektet var å bygge et lydarkiv med kulturstoff fra Vestfold. Som det går fram er det alle typer medier som er informasjonsbærere, og utfordringene med å bevare, forvalte og formidle materialet er både av teknologisk og formidlingsmessig karakter. Betydningen av å bevare og tilrettelegge slikt materiale for bruk understrekes, og det er særlig aktuelt å benytte metodikk som ligger opp mot Digitalt fortalt i formidlingsarbeidet. Forutsetningene er at materialet dokumenteres (katalogiseres) og digitaliseres. Det understrekes at det i en rekke tilfeller vil være nødvendig med avtaler med intervjuobjekter eller andre deltakere forut for nettpublisering dersom dette ikke er en del av den opprinnelige avtalen da materialet kom til. Virksomhet for Kulturarv forvalter immateriell kulturarv, noe som også går fram på deres hjemmeside. En hovedutfordring er å se kunnskap og informasjon som samles inn og forvaltes i ulike institusjoner i sammenheng i forhold til et helhetlig bevarings- og formidlingsarbeid. Også museer og bibliotek har denne typen materiale i sine samlinger, og det er grunn til å tro at det finnes mye i frivillige lag og fore28 Hentet fra hjemmesiden Side 19

24 Forgjengelig eller tilgjengelig ninger uten at det alltid har blitt systematisk samlet og dokumentert, i mange tilfeller finnes det som erfaringer og kunnskap hos den enkelte. Det er derfor en egen sak å vurdere i hvilken grad det skal organiseres eller settes i gang systematisk innsamling av denne typen minnemateriale knyttet eksempelvis til industri- og verftsvirksomhet i fylket Fotografi En årsak til å behandle fotografi spesielt er knyttet til mengdeutfordringen. Det antas (2008) at det bevares om lag 30 millioner fotografier i abm-institusjoner. 29 I Vestfold viste en kartlegging i 2007 at det trolig finnes mellom 1,5 og 2 millioner analoge fotografier i abm-institusjonene. Det er tidligere i utredningen vist til ABM-skrift #51 i drøfting av kriterier for utvalg av fotografi for bevaring og digitalisering. I tillegg til de seks punktene nevnt tidligere, er det også med tre områder som gjelder utvalg for digitalisering spesielt. I teksten står det blant annet «Generelle kriterier» skal redegjøre for en overordnet bevaringsverdi, «Tilgjengelighet og bruk» skal belyse forhold omkring formidling, bruk og bevaring ved en eventuell digitalisering, mens «Økonomiske kriterier» skal belyse ressursmessige forhold ved digitalisering av det aktuelle materialet.» En oppsummering av kriteriene er lagt fram som en liste. Her trekkes spesielt punktet om tilgjengelighet og bruk fram. Her er følgende momenter med Kan materialet gjøres allment tilgjengelig etter digitalisering og katalogisering? Hvilke brukere vil ha nytte av at materialet digitaliseres? Vil digitalisering ha bevaringsmessige fordeler eller ulemper? Er lignende materiale digitalisert tidligere? Vil materialet kunne inngå i flere ulike digitale tjenestetilbud internt og/eller eksternt? Videre under økonomiske kriterier har man tatt med Er digitalisering kostnadssvarende i forhold til digitalisering av annet materiale? Er det mulig å sikre langsiktig bevaring av og tilgang til det digitale materialet etter digitalisering? 30 Kriteriene kan med fordel ses i sammengenheng med kriterier for vurdering av bevaringsmessig verdi utviklet gjennom FORA og FODAK-prosjektene. Til sammen vil man gjennom dette ha en god plattform for å kunne gjøre en målrettet prioritering av fotografi generelt og en plan for digitalisering spesielt. 3.5 Fra analogt til digitalt noen perspektiver Digitale opptak gjenstander Digitale opptak (fotografi eller skanning) av gjenstander er uproblematisk både å gjøre og å legge ut på nett eller på annen måte formidle til publikum i digital form. I de fleste tilfeller vil en digital gjenstandsrepresentasjon (med nåværende teknologi) være en todimensjonal gjengivelse av tredimensjonale gjenstander, og det vil verken være krenkende for eventuell opphavsmanns ideelle rettigheter eller mulighet for økonomisk utnyttelse av verket. Samtidig har de fleste museumsgjenstander ikke opphavsmenn i åndsverklovens forstand, unntak er bl.a. kunstverk i museenes samlinger samt fotografi. Målet er å etablere en katalog med digitale opptak/representasjoner av samtlige gjenstander i museets samlinger koplet til katalogdata, samt å gjøre denne tilgjengelig for publikum. I forhold til dagens situasjon hvor bare en del av museenes samlinger er i utstilling, vil tiltaket dramatisk øke allmennhetens mulighet for innsyn i og tilgang til helheten i den gjenstandsbårede kulturarven. Dette er ikke mulig uten å ta i bruk moderne informasjonsteknologi og nettbasert formidling, og representerer et paradigmeskifte for museene ved at samlingspolitikk, -priorieteringer og -praksis åpnes for innsyn og debatt. Å etablere digitale representasjoner av gjenstandene har også viktige interne formål knyttet til samlingsforvaltning og dokumentasjon, kvalitetsheving og effektivisering. Det overordnede perspektivet og rasjonalet er imidlertid at tilgang til helheten i samlingene bidrar til et brudd på museenes monopol på innsikt i og bruk av kulturbærere som grunnlag for fortolkning og forståelse av fortid Kilde: Innledningen til ABM-skrift #51 Viktig og vakkert ABM-skrift #51 Viktig og vakkert side 46 Side 20

25 Handlingsplan for teknologi og formidling og samtid. På denne måten blir det et viktig tiltak i museenes arbeid med fornyelse, og gir et annet ståsted for dialog og interaksjon med publikum så vel som grunnlag for forskning i og bruk av samlingene Digitalisering av innhold Digitalisering av tekst, lyd og bilder kjennetegnes blant annet av at den digitale representasjonen (kan) bli(r) identisk med originalen. Dette er bakgrunnen for at blant annet internasjonal film- og musikkindustri har ligget langt fremme for å stoppe piratkopiering og spredning via internett. Bibliotek og arkiv er tradisjonelt i hovedsak tekstbasert selv om det i økende grad finnes andre medier i samlingene. Museene bevarer, i tillegg til gjenstandssamlingene, også arkivalia, fotografi, levende bilder og lyd. Fotografi er et spesielt problemområde hvor vernetiden avgjøres av om det enkelte fotografi har verkshøyde (fotografisk verk eller fotografisk bilde). I tillegg er det reguleringer om bruk avbildet person. Ved overgangen fra fotografiloven til åndsverkloven (1995) ble det gjort noen beslutninger som har konsekvenser for vernetiden. Fotografi tatt før 23. juni 1995 følger fotografiloven, og vernetiden for et fotografisk bilde er 25 år etter bildet ble tatt eller minimum 15 år etter fotografens dødsår. De aller fleste fotosamlinger som er aktuelle for digitalisering i abm-sektoren faller inn under dette. For fotografi tatt etter 1995 er det åndsverklovens bestemmelser som gjelder. Her er vernetiden 50 år etter bildet ble tatt eller minimum 15 år etter fotografens dødsår. For fotografiske verk er vernetiden 70 år etter opphavsmannens dødsår. I forhold til fotografi omfatter personvernet retten til eget bilde, det vil si at avbildet person må gi samtykke til bruk. Vernetiden er 15 år etter avbildet persons dødsår etter både gammel og ny lov. Anskaffelse av tillatelser til digitalisering og deretter tilgjengeliggjøring av materiale hvor vernetiden ikke har utløpt kan være svært ressurskrevende, og bør drøftes i hvert enkelt tilfelle før prosjekter med massedigitalisering av rettighetsbelagt materiale settes i gang. Det understrekes samtidig at det ikke alltid vil være problematisk å etablere avtaler med rettighetshavere som eksempelvis lokalaviser om å digitalisere klipparkiv. Det bør søkes inngått en samlet avtale med denne typen rettighetshavere før arbeid starter opp. I tilfeller hvor behovet for digitalisering er knyttet til bevaring og skåning av skjørt eller nedbrutt originalmateriale, vil det være aktuelt å skanne inn/digitalisere materialet av bevaringshensyn, men det vil ikke uten videre kunne formidles til publikum i digital form. Bakgrunnen for dette finner man i at åndsverkloven regulerer en tidsavgrenset enerett for opphavsmannen til eksemplarframstilling, spredning og økonomisk utnyttelse av verket. Å digitalisere et verk regnes etter loven som eksemplarframstilling mens publisering på nett anses å være spredning av verket. 3.6 Sektorvise mål For å styrke den samlingsbaserte formidlingen bør det etableres en felles regional nettløsning for å publisere digitalt innhold, tjenester og kataloger fra samlingene. Kildene til Vestfolds kulturarv er spredt i mange institusjoner i Vestfold og brukerne forventer å kunne finne kilder til Vestfold kulturarv på et sted. Som det pekes på i Museumsmeldinga er nettjenester et viktig grunnlag for å styrke formidlingen av kulturarven. Institusjoner og brukere får her tilgang til et råmateriale som kan benyttes til å skape god formidling. Videre vil en felles nettportal kunne resultere i en mer entydig rolleavklaring knyttet til bevaring og forvaltning av blant annet arkiv- og fotomateriale Museum Mål: å gi publikum tilgang til kvalitetsikrede katalogdata koplet til en digitale representasjon (fotografi) av gjenstanden(e). Strategi for å oppnå målet er å videreføre arbeidet med samlingsrevisjon. Dette omfatter revisjon og kvalitetssikring av katalogdata minimumsregistrering der man ikke har en post i datasystemet digitale opptak gjøre dataene tilgjengelige gjennom Digitalt museum å gjøre utstillingstekster, rapporter og fagartikler m.v. tilgjengelig på nett lenke katalogtekster, fagartikler m.v. til objekter i museets nettkatalog etablere system for langtidsbevaring og sikring av data. Målsetting bør være å sluttføre arbeidet med revisjon og oppdatering av katalogdata samt ta digitale opptak av alle gjenstander innenfor rammen av virksomhetens strategiske plan (2014). Side 21

26 Forgjengelig eller tilgjengelig Arkiv Kataloger Mål: å etablere felles katalog for Vestfoldmuseene/Vestfoldarkivet samt å legge en realistisk plan for å ta igjen etterslepet i ordning, dokumentasjon og tilgjengeliggjøring. Hovedsakelig med utgangspunkt i arkivenes omfang kan man tenke seg følgende prioritering: 1 katalog over materiale i det tidligere Fylkesarkivets samlinger 2 katalog over arkivmaterialet i Sandefjordmuseets samlinger 3 katalog over et viktig bedriftsarkiv, eksempelvis arkivmateriale i Berger Museum 31 4 katalog over arkivmateriale i Slottsfjellsmuseets samlinger. Ordning og registrering av arkivene vil kreve store personalmessige ressurser og det anses ikke for å være realistisk å fullføre dette innenfor handlingsplanens rammer, men det er en målsetting å realisere en felles arkivkatalog for Vestfoldmuseene i perioden. Retningsgivende målsettinger for tilgjengelig katalog på nett, det tidligere Fylkesarkivets samlinger, kan være at en realistisk plan for ta igjen etterslepet skal være lagt i forbindelse med flytting til nye magasiner katalogen skal være tilgjengelig gjennom Arkivportalen at man som hovedregel ikke mottar nytt materiale uten at det følger med en forpliktelse for når registrering/dokumentasjon skal være tilgjengelig på nett slik at man ikke bygger nye restanser. Det forutsettes at publikumstilgang til arkivkatalogene framover blir til en felles katalog og ikke til den enkelte (tidligere) institusjon Prioritering og utvalg for digitalisering Arkivene har flere utfordringer når man skal vurdere strategier for digitalisering av kildemateriale, og man har kommet kort når det gjelder utvikling av kriterier for utvalg. Det kan i denne sammenheng nevnes at Riksarkivet har satt som mål å digitalisere 10 % av arkivbestanden, og en gjennomført undersøkelse i Nederland konkluderte med at i overkant av 30 % av materialet i arkiv ikke vil være aktuelt for digitalisering i det hele tatt.32 Det flere tenkbare strategier for digitalisering av kildemateriale: systematisk digitalisering ut fra en plan, jf også tidligere omtalte punkter for utvalg og prioriteringer av fotografi, samt en funksjonsbasert analyse som ligger til grunn for arkivets egen bevaringsplan digitalisering på forespørsel digitalisering av bevaringsmessige hensyn digitalisering ut fra (en antatt) formidlingsmessig verdi. Med utgangspunkt i det som tidligere er sagt om rettighetsmesige og personvernmessige begrensninger i forhold til arkivmateriale, kan man ta hensyn til dette når man legger en plan for digitalisering ved å starte med materiale hvor slike problemstillinger er mindre framtredende. Eksempler på slikt materiale kan være møtebøker, protokoller og tilsvarende fra fylkestingets forhandlinger offentlig materiale produsert før 2. verdenskrig bedriftsarkiver før 1900, serier med høy informasjonstetthet lag- og foreningsarkiver før 1900 «dykk i arkivet», formidlingsprosjekter på avgrensede områder materiale som inngår i tverrsektorielle, regionale formidlingsprosjekter. Er unike i nasjonal sammenheng for tekstilindustri fordi de er fullstendige De Feiten, 2009, hentet fra ABM-skrift #66 Side 22

27 Handlingsplan for teknologi og formidling Bibliotek For situasjonen i bibioteksektoren vises særlig til punkt 2.4. Som det går fram vil et digitaliseringsprosjekt for Vestfoldbibliotekene i all hovedsak dreie seg om materiale i lokalsamlinger. Her finnes til en viss grad unikt materiale og materiale som ligger langt fram i tid i forhold til Nasjonalbibliotekets digitaliseringsplaner. Samtidig kjennetegnes materialet av at det er samlet over tid og at det er satt i kontekst ut fra et (lokalt) gjenfinningsperspektiv. Dette vil trolig gjøre materialet svært interessant som objekt for formidlingsprosjekter, enten alene eller i samvirke med annet materiale. Da Vestfold fylkesbibliotek avhendet sine boksamlinger i 2007 var det Tønsberg og Nøtterøy bibliotek som overtok deres lokalhistoriske samling. Denne dekker perioden fra 1972 og fram til Dette er ikke lenger en fylkessamling, men likefullt kan man si at den i større grad enn øvrige lokalsamlinger har et fylkesperspektiv. Det anbefales derfor at arbeid med digitalisering starter i denne samlingen i løpet av Omfang og kostnader forbundet med en slik aktivitet vil bli klarlagt i forbindelse med at det etableres et prøveprosjekt. En målsetting gjennom prøveprosjektet vil være å høste metodiske, kompetanse- og ressursmessige erfaringer som kan komme til nytte i øvrige folkebibliotek i fylket. En viktig del av arbeidet vil være å avklare rettigheter til det aktuelle materialet samt å inngå avtaler med rettighetshavere. Det er et lokalt ansvar med systematisk søk/avsjekking mot Nasjonalbibliotekets digitaliserte materiale. Når det er aktuelt lånes materiale ut til Nasjonalbiblioteket for digitalisering samtidig som det etableres en lenke fra katalog til digital tekst Virksomhet for Kulturarv I Strategisk kulturplan prioriteres topografisk arkiv for digitalisering, og under punkt 2.5 er forprosjektrapporten om digitalisering av arkivet omtalt. Videre prioriteres det i SKP å tilgjengeliggjøre en publikumsvennlig versjon av Feltdatabasen over arkeologiske registreringer. Etter at rapport om forprosjektet om Topografisk arkiv i Vestfold forelå i 2008 er fra desember 2009 databasen Kulturminnesøk tilgjengelig fra Riksantikvaren. Dette er publikumsutgaven av Askeladden som er «... den offisielle databasen over alle fredete kulturminner og kulturmiljøer i Norge. Askeladden eies og driftes av Riksantikvaren og er en omfattende database som inneholder data og opplysninger om objekter som er fredet (eller er inne i en fredningsprosess) etter Kulturminneloven.»33 I løpet av 2011 er det forventet at Kulturminnesøk og Askeladden blir utviklet til én database. I Vestfold foregår en omfattende dokumentasjon knyttet til kartfesting av kulturminner. Målet er å utvidde og tilgjengeliggjøre dokumentasjon som finnes i den nasjonale databasen Askeladen. Databasen inneholder opplysninger om objekter som er fredet (eller er inn i en fredningsprosess) etter Kulturminneloven. Askeladden er i dag tilgjengelig som verktøy for kulturminneforvaltningen, og er ikke tilgjengelig for en allment publikum. Enkelte kommuner i Vestfold har igangsatt prosjekter knyttet til kartfesting av lokale kulturminner. Norges Forskingsråd har for tiden til behandling en søknad om digitalisering av de topografiske arkivene ved seks universitetsmuseer.34 Det foreligger ikke avgjørelse i saken foreløpig, men en eventuelle digitalisering av arkivet i Vestfold vil måtte ses i sammenheng med nasjonale initiativ på området. Store deler av kildematerialet i Vestfolds arkiv befinner seg i Kulturhistorisk museum ved Universitetet i Oslo, som omfattes av søknaden til Forskningsrådet. Søknaden fra MUSIT35 er et femårig prosjekt med en økonomisk ramme på 50 mill. kroner. Bergen Museum og Vitenskapsmuseet har digitalisert (deler) av sine topografiske arkiv. Dersom man skulle gå i gang med en digitalisering i Vestfold uavhengig av et eventuelt nasjonalt prosjekt, vil det være nødvendig å søke fellesløsninger mht metoder, utvalg, kunnskapsorganisering og valg av metadata med andre, tilsvarende prosjekter for digitalisering og digital tilgjengeliggjøring av topografisk arkivmateriale. Spesielt pekes det på betydningen av å finne løsninger for georeferering, det vil si legge inn kartkoordinater, i materialet. Dette er spørsmål som det også arbeides med på nasjonalt plan, og det er dialog mellom ABM-utvikling og Statens Kartverk om utprøving innen en region/et fylke. Det er tatt høyde for beskrivelse og bruk av slike informasjonselementer i datamodellen beskrevet i forprosjektets rapport. Utviklingen av digitale verktøy vil ha betydning for å forenkle og effektivisere saksbehandlingen internt i fylkeskommunen ved at man tilrettelegger for økt bruk av blant annet historiske materiale. Med tilrettelegging i digital form vil det også kunne være nyttig for brukere utenfor fylkeskommunen, og vil kunne bidra til å legge grunnlag for å styrke det digitalt baserte formidlingsarbeidet. Samtidig vil det være nød Sitat er hentet fra forprosjektrapporten Arkeologisk museum (Stavanger), Bergen museum, Kulturhistorisk museum (Oslo), Naturhistorisk museum (Oslo), Tromsø Museum og NTNU Vitenskapsmuseet Universitetsmuseenes IT-organisasjon Side 23

28 Forgjengelig eller tilgjengelig vendig med en nærmere gjennomgang av strukturering og informasjonsanalyse for å se hvordan materialet kan gjøres tilgjengelig i et system som skal nå brukere på tvers av sektor- og materialspesifikke grenser. Det vises særlig til initiativ i ABM-utviklling høsten 2010 som følger opp retningen beskrevet i ABMskrift #66 Åpen og samordnet tilgang til kulturarven. Gjennom forprosjektrapporten har man i Vestfold et god utgangspunkt for videre arbeid og planlegging da den går gjennom og analyserer topografisk arkivs innhold lokalt. Forekomsten av materiale hvor kilden ikke finnes i Kulturhistorisk museum er kjent, og man vil kunne sette i gang et lokalt digitaliseringsprosjekt med dette som utgangspunkt, eventuelt parallelt med en digitalisering av arkivene i universitetsmuseene. Forutsetningen for denne strategien vil være harmonisering med nasjonale initiativ når det gjelder metoder, informasjons- og dataorganisering og valg av formater. Dersom det skulle gå tid før det kommer an avklaring av hvorvidt det blir et nasjonalt prosjekt, eller dersom materiale fra Vestfold ikke vil blir prioritert i løpet av de første årene, anbefales det at man går videre med planene om å digitalisere Topografisk arkiv i Vestfold, men at man søker å finne fram til løsninger i fellesskap med universitetsmuseene før man setter i gang. Det er i dag ikke ressurser til å sette i gang et prosjekt i Vestfold, og man vil måtte søke prosjektfinansiering for å kunne gjennomføre tiltaket Private samlinger og de frivillige miljøene Hovedutfordingen er å utvikle organisatoriske rammer for oppfølging av det frivillige systemet. Det legges ned mye verdifullt arbeid samtidig som det ikke alltid settes i regional eller nasjonal sammenheng. Det er en utfordring å skape en felles forståelse av de overordnede målsettingene ved arbeidet med å digitalisere og tilgjengeliggjøre kulturarvmateriale. I første rekke tas det til orde for å etablere ordninger som frivillige lag og foreninger kan benytte for digitalisering og regional digital bevaring under forutsetning av at man følger nærmere definerte minimumsstandarder. Det vil være behov for å etablere et rammeverk for avtaler med frivillige lag og foreninger/private samlinger som åprer for å benytte Primus til on-line registrering i felles Primusbase benytte Asta til on-line registrering i felles Astabase konvertere WinRegimus-poster til Primus36 gi tilgang til utstyr for digitalisering (kameraer/skannere) gi tilbud om assistanse til og opplæring i digitalisering etablere et tjenestetilbud om å foreta digitalisering. 3.7 Oppsummering Gjennom fem strategiske fokusområder er det lagt et overordnet perspektiv på utviklingsretningen. Delmålene og tiltakene som skisseres er en utdyping og konkretisering av de strategiske målsettingene. Den immaterielle kulturarven representerer egne utfordringer som vil måtte behandles særskilt mens fotografi, til tross for mengdeutfordringen, har et godt fundament for videre planlegging og gjennomføring. Arkiv har utfordringer i forhold til mengdeproblematikk, og det gjenstår arbeid for å kunne etablere kriterier for utvalg for digitalisering. Det pekes også på arkivets utfordringer knyttet til innsamling, bevaring, dokumentasjon og formidling av digitale arkiver. Det er imidlertid ingen grunn til ikke å starte planlegging og gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i sektoren. Kapittelet anbefaler en videreføring av strategien for å gi tilgang til digitale kataloger for museums- og arkivmateriale i samlinger som hører til institusjoner som er en del av Vestfoldmuseene. Det anbefales å sette i gang digitalisering i lokalsamlingen i Tønsberg og Nøtterøy bibliotek i løpet av 2012 samt videreføring av planene med digitalisering av Topografiske arkiv i samarbeid med, eller som del av, nasjonale initiativ. De to siste tiltakene bør defineres som avgrensede prosjekter med egen finansiering og ressurstilgang dersom det settes i gang arbeid. Ressursbehovet for digitalisering av Topografisk arkiv er i forprosjektrapporten anslått til 2 til 2,5 årsverk. For å kunne gå videre med tiltakene skissert i kapittelet for øvrig, vises det til spørsmål omkring organisering drøftet i kapittel Vil, så langt utreder kjenner til, være aktuelt for Hedrum og Stokke bygdetun, Gulli skoletun og Øvre Myra Side 24

29 Handlingsplan for teknologi og formidling 4 Organisering Kapittelet tar i hovedsak for seg tre områder for organisering av arbeidet framover. Det kan implementeres litt ulike modeller i hvert av tilfellene, men de metodiske grepene er først og fremst knyttet til organisering av et felles kompetanse- og ressurssenter for digitalisering, lagring og digital samlingsforvaltning her kalt produksjon av digitalt innhold organisering av arbeidet med tilgang, formidling og distribusjon av digitalt innhold rettet mot publikum organisering og koordinering av arbeidet overfor frivillige lag og foreninger/private samlinger. Videre er det innledningsvis en gjennomgang av relevante komptansemiljøer i fylket innen hele abm-feltet. 4.1 Relevante kompetansemiljøer Det er flere regionale miljøer med relevant kompetanse for de sentrale områdene i Handlingsplan for teknologi og formidling. Nedenfor blir det gått nærmere inn på Høyskolen i Vestfold, Preus museum, Vestfoldmuseene IKS samt aktuelle fylkeskommunale miljøer Høyskolen i Vestfold (HiVe) Høyskolen har vært aktiv på flere områder innen digitalisering og har gjennom flere år prioritert forsking på læremidler. Norges forskningsråd finansierte fra prosjektet Norsk lærebokhistorie en kultur og danningshistorie. Som en del av prosjektet ble 13 gamle ABC-bøker i perioden digitalisert ved høyskolen. Disse bøkene er også transkribert fra gotiske til latinske bokstaver, videre digitalisering av ABC'er skjer gjennom Nasjonalbibliotekets digitaliseringsprogram. Det er i dag om lag 60 ulike ABC'er tilgjengelig i digital form gjennom nasjonale databaser. Videre er det digitalisert sju gamle skolelover og forordninger fra perioden Disse er ofte vanskelige å få tak i og de er viktige i forskningssammenheng. Og endelig arbeides det med en bibliografi over norske lærebøker hvor tekstene gjøres tilgjengelig i samarbeid med Nasjonalbiblioteket. På høyskolens hjemmeside 37 foreligger dokumentasjon, rapporter og annet materiale om prosjektene. Det er 12 doktorgrader under arbeid knyttet til Pedagogiske tekster og læreprosesser, av disse har fire temaer knyttet til ulike aspekter ved digital formidling. Som del av prosjektet Gamle undervisningsplansjer er det digitalisert rundt 1100 plansjer fra om lag 1900 og framover, fordelt på de fleste grunnskolefag. Plansjene er tilgjengelig på Høyskolens hjemmesider. Det er også laget en digital presentasjon av 46 skillingsviser med tilknytning til Vestfold. Det er med tekst og lyd (framføring eller melodi), faksimiler og utfyllende stoff. Som del av presentasjonen av Digitale tekster ved HiVe er det et eget innslag for lokalhistorie. Her er det tilgjengelig materiale i fulltekst, til sammen 35 tekster. Disse fordeler seg med to fra Vestfold fylke, tre fra Borre/Horten inkludert Borreminne , ett fra Sandefjord og 29 fra Tønsberg og omegn, hvorav 10 i serien Gamle Tønsberg. Spesielt trekkes her fram den digitale utgaven av Sem og Slagen En bygdebok. Den digitale utgaven er basert på to trykte bind utgitt i perioden Materialet er lagt opp som en fulltekst søkbar database med mulighet for flere innganger til innholdet. Resultat ved fritekstsøk gir en stor tekstblokk uten grafisk utheving av søkebegrepet eller bruk av andre virkemidler. Dette gjør det tungt å forholde seg til fristekstsøk i databasen. Dersom man går inn gjennom innholdsfortegnelse og matrikkelnummer avgrenses responsen til den enkelte gårds/matrikkelnummer.38 Som gjennomgangen viser har HiVe erfaring og kompetanse i digitalisering og digital formidling som det vil være interessant å trekke med/samarbeide med i arbeidet rundt Handlingsplan for teknologi og formidling i fylket Preus museum Preus museum er det nasjonale museet for fotografi opprettet i Museet innehar spisskompetanse i behandling og bevaring av (analogt) fotografisk materiale. De har høy kompetanse i dokumentasjon av fotografi og har blant annet deltatt i arbeidet med utformingen av fotomodulen i Primus, og de representerer et kompetansemiljø i digitalisering av analoge fotografier. Preus museum er ansvarlig for Nasjonalt nettverk for bevaring og formidling av kulturhistoriske fotografi, et nettverk med medlemmer fra hele abm-sektoren inkludert bl.a. bibliotek, arkiv, kulturhistoriske museer og universitetsmuseer. De har videre ansvar for det nasjonale fotografregisteret mens Nasjonalbiblioteket Se Side 25

30 Forgjengelig eller tilgjengelig har ansvar for drift og videreutvikling av registeret over fotosamlinger/-arkiv. Registrene inneholder opplysninger om norske fotografer og fotosamlinger, bl.a. biografiske opplysninger samt opplysninger som lokaliserer fotoarkiver og -samlinger.39 I den grad fotoregistrene i tiden framover vil inngå i et arbeid for oppbygging av (nasjonale) autoritetsregistre vil Preus museum være en naturlig del av dette. Ikke minst vil nettbaserte løsninger for sambruk og informasjonsdeling i abm-sektoren kunne få betydning for en desentral modell for vedlikehold og oppdatering av informasjon i de sentrale registrene. Museet etablerte i 2005 Senter for fotokonservering, og har unik nasjonal kompetanse på feltet. De tilbyr kurs og kompetansehevende tiltak rettet mot abm-sektoren samt tjenester til andre museer/institusjoner innen fotobevaring og -konservering. Selv om også andre museer, arkiv og bibliotek har store fotosamlinger, tar ingen andre norske institusjoner i dag et samlet ansvar for dokumentasjon og formidling av fotografiet, verken historisk eller som fenomen i samtiden. På museets hjemmeside heter det blant annet Museet har pekt ut fotografiets utvidete felt som sitt satsningsområde. Dette innebærer at museet ser fotografiet i sammenheng med samtidskunsten og en større visuell kultur. Konkret innebærer dette blant annet at museet i framtiden vil se fotografiet i sammenheng med levende bilder og ny, digital teknologi. Det innebærer også at museet vil utforske et tverrfaglig perspektiv på fotohistorien. 40 Gjennom formuleringene her berøres også digitalt fødte fotografier, noe som for øvrig i svært liten grad er et tema i fotobevaringssammenheng. Fotografiets dag har ved flere anledninger samlet inn digitale bilder, eksempelvis var det en forutsetning for å delta i den utendørs juryerte utstillingen i 2010 at bildene ble sendt inn i jpg-format som vedlegg til e-post. Det er ikke kjent hvilken strategi museet har for bevaring av dette materialet. I et regionalt perspektiv vil Preus museum være en naturlig samarbeidspart i forhold til fotobevaring og -formidling Vestfoldmuseene Som en følge av blant annet konsolideringen har det, naturlig nok, skjedd et skifte i fokus i det tidligere MuVe. Det er andre steder i planen pekt på at så omfattende organisatoriske endringer som Vestfoldmuseene innebærer, også ofte vil ha som konsekvens at man for en tid har mindre operativ kraft. Samtidig representerer det en stor endring å gå fra å være et løsrevet AS med sterkt innslag av prosjektorganisering og utviklingsfokus, til å bli en enhet i en stor organisasjon hvor alle tidligere enheter skal finne sin plass og prioritering innenfor rammen av nye organisatoriske og økonomiske rammer. Det er også endringer i kompetansesammensetningen i det tidligere MuVe som bidrar til at fokus dreies, og man gjør andre prioriteringer enn tidligere. I forhold til det som var utgangspunkt våren 2008 er det særlig svekkelse av utviklingsaspekter og -kompetanse som er av betydning når man skal vurdere organisatoriske løsninger i forhold til Handlingsplanens ambisjoner og forutsetninger. Det er imidlertid liten tvil om at store deler av arbeidet som legges ned i digital dokumentasjon og digitalisering av museenes samlinger vil være en nøkkelaktivitet for å gjøre Vestfolds kulturarv tilgjengelig som nettbaserte løsninger rettet mot publikum Avdeling for samlingsforvaltning Det tidligere Museumssenteret i Vestfold fikk i perioden tildelt til dels betydelige nasjonale og regionale prosjektbaserte utviklingsmidler innenfor samlingsforvaltning og -dokumentasjon samt innen fotobevaring, se rapportens punkt 2.2 for nærmere gjennomgang. I Avdeling for samlingsforvaltning har man i dag for det første tilgang til gode fysiske bevaringsforhold for de fleste typer materiale gjennom klimastyrte magasiner. Videre er det etablert kompetanse knyttet til fysisk bevaring av gjenstandsmateriale (teknisk konservator) og til fotografisk materiale. Det er etablert rutiner for dokumentasjon og digitalisering av mottatt materiale samt kompetanse i og erfaring med håndtering av alle typer materiale. Det finnes rutiner for forebyggende konservering ved mottak, og det rutiner for å oppdage og håndtere problemområder som muggangrep og annen nedbryting. Videre har organisasjonen erfaring med ulike dokumentasjonssystemer som inkluderer også logistiske og forvaltningsmessige data. Forutsetningene for bevaring av museenes gjenstands- og fotosamlinger er gjennom fellesmagasinene og organisasjonen bygd opp i tilknytning til mottak, forvaltning og drift således godt ivaretatt Se for nærmere informasjon Se også «Den store utfordringen», Virksomhetsplan for Preus museum Side 26

31 Handlingsplan for teknologi og formidling Avdeling for arkiv Vestfoldarkivet Avdeling for arkiv/vestfoldarkivet har i mindre grad knyttet kompetansen til bevaringsaspektene enn det som gjelder for museum, det er først og fremst kompetanse i forhold til arkivfaglige spørsmål som preger avdelingen. Den har ansvar for faglig veiledning i arkivspørsmål i Buskerud i tillegg til at de har fagansvar for alt arkivmateriale i Vestfoldmuseene. De samarbeider tett med frivillige miljøer i fylket og har et nettverk som også inkluderer Buskerud. Det er i dag ikke kompetanse i seksjonen til innsamling og forvaltning av digitalt fødte arkiver, men det er under arbeid en løsning hvor man slutter seg til Kommunearkivenes digitale ressurssenter (KDRS). Dette vil imidlertid ikke løse behovet arkivet har for rekruttering/utvikling av kompetanse i håndtering av digitalt fødte arkiver og digital arkivering Fylkeskommunale miljøer Det er to miljøer innenfor fylkeskommunens kulturavdeling som peker seg ut for en nærmere vurdering. Innledningsvis refereres det kort til organisering og ansvarsområde på feltet Kulturminnevern i våre to naboland. I Sverige har Riksantikvariämbetet et utvidet ansvar i forhold til i Norge, de skal være pådrivende og samlende, og virke for at kulturarven bevares og brukes på best mulig måte. De har videre en rolle i nasjonal samordning i samlingspleie og konservering. Embetet er underlagt Kulturdepartementet. Fra 2002 ble Svensk Museitjänst flyttet fra Finansdepartementet til Kulturdepartementet og plassert i Riksarkivet, og fra 2010 er Svensk Museitjänst en enhet i forvaltningsavdelingen under Riksantikvaren. I likhet med Norge har de forvaltningsansvar i forhold til kulturminnelov, plan- og bygningslov m.v. I Danmark opprettet man fra 1. januar 2002 Kulturarvstyrelsen, underlagt Kulturministeriet. Fra samme dato trådte museumsloven i kraft. Gjennom loven tildeles museene bl.a. en rolle i forvaltningen etter plan- og bygningslov m.v. Styrelsen har ansvar for hele kulturfeltet, inkludert kulturminnevern (fortidsminner og fredede bygninger) og samlingene på «statslige museer og statsanerkendte museer». Sammen med Statens Arkiver og Det Kongelige Bibliotek har Kulturarvstyrelsen hovedansvar for kulturarven Virksomhet for Kulturarv Virksomhet for Kulturarv har flere ulike roller. På den ene siden er de et forvaltningsorgan i forhold til kulturminneloven (Lov av 9. juni 1978 nr 50 om kulturminner), plan- og bygningloven (Lov av 27. juni 2008 nr 71 om planlegging og byggesaksbehandling) samt andre særlover, forskrifter og rundskriv. I utbyggingssaker samarbeider virksomheten tett med fylkeskommunens Regionalsektor. Riksantikvaren har ansvar for landets kulturminneforvaltning, og er underlagt Miljøverndepartementet. Det er delegert 42 museer å utøve arkeologi, og ti av disse har forvaltningsoppgaver i regionene. Virksomhet for Kulturarvs hovedansvarsområde er med andre ord forvaltningsmessig, i motsetning til våre naboland, underlagt Miljøverndepartementet. Det fylkeskommunale ansvaret kan oppsummeres til fredete bygninger som eies av private, kommuner eller fylkeskommunen å gi uttalelser i byggesaker som gjelder bygninger oppført før 1850 rett til å påklage kommunale vedtak innsigelsesmyndighet til planer råd og veiledning til kommuner.41 Det vil ikke bli gått nærmere inn på denne delen av virksomhetens arbeidsområde her. Det vises til tidligere omtale av Topografisk arkiv, samt muligheten for å eventuelt dra nytte av fasiliteter og rutiner i tilknytning til Vestfoldmuseene (jf punkt 2.5). Formidling av kulturarv også digitalt er ledd i en forvaltning og synliggjøring av kunnskap produsert som del av forvaltningsoppdraget. I tillegg driver Kulturarv utviklingsarbeid på en rekke områder. Her nevnes spesielt teknologisk rettede prosjekter Kulturarv deltar i så som Geofysikkprosjektet som benytter georadar og magnetometer til arkeologiske undersøkelser og LBI ArchPro som benytter laser til å skanne landskapet fra fly.42 Bredden i arbeidet er stor og spenner fra avanserte teknologiske prosjekter til formidling av historien om Heierstadstua.43 Fra sommeren 2010 har Virksomhet for Kulturarv hatt ansvar for innholdsmessig oppdatering av Kulturnett Vestfold Hentet fra hjemmesiden, punktet Ansvar i forvaltningen Side 27

32 Forgjengelig eller tilgjengelig Vestfold fylkesbibliotek Vestfold fylkesbibliotek har de senere årene styrket sin rolle som utviklingsaktør, og de hadde fra oppstarten av ansvar for utvikling av Kulturnett. Først (2007) som et felles Kulturnett for Buskerud, Vestfold og Telemark og fra 2008 som Kulturnett Vestfold. De har også deltatt i/gjennomført prosjekter i forhold til bruk av nye medier gjennom bl.a. Norgesbiblioteket i Second Life. I og med at bibliotekfeltet fra 2010 ikke lenger er en del av ABM-utviklings ansvarsområde synes det ikke naturlig å organisere ansvar knyttet til oppfølging av sektorene museum og arkiv til Vestfold fylkesbibliotek med mindre man, dersom tiltaket opprettholdes, skulle legge ansvaret for en videre drift og utvikling av Kulturnett Vestfold til biblioteket. Nasjonalt er det i de fleste fylker fylkesbiblioteket som har eller har hatt ansvar for de regionale kulturnettene. Sommeren 2010 ble ansvaret for innholdsmessig oppdatering av Kulturnett Vestfold flyttet fra Fylkesbiblioteket til Virksomhet for Kulturarv mens Fylkesbiblioteket beholdt driftsansvaret. Kulturnett Vestfold ble lagt på is i påvente av nasjonal avklaring av videre satsing på Kuturnett.no og ferdigstillelse av denne planen. Endringer i ansvar var først og fremst et uttrykk for en nødløsning da Vestfold fylkesbibliotek mistet viktige ressurser i arbeidet ved at nøkkelkompetanse forsvant, i tillegg til at engasjement finansiert av statlige prosjektmidler også ble borte. Det er viktig å merke seg at det ikke har blitt satt av egne ressurser til drift og utvikling av kulturnettet i fylket, verken fra fylkeskommunen eller fra andre relevante institusjoner. 4.2 Produksjon modeller for organisering For å utnytte felles ressurser, utstyr og kompetanse på en optimal måte kan det være en god løsning å organisere arbeidet slik at digitalisering og arbeid med digital samlingsforvaltning forankres ett sted. Samtidig er det svært ulike aspekter ved feltet med produksjon og bevaring og forvaltning av digitalt grunnlag på den ene siden, og tilgjengeliggjøring, distribusjon og formidling på den andre. Det er ikke nødvendigvis gitt at ansvar for helheten ved forankring ett sted vil være den beste løsningen totalt. Vestfold er et lite fylke og geografisk avstand er ikke noe hinder for utstrakt samarbeid. I dag foregår digitalisering i til dels stor skala også i frivillige miljøer, for eksempel ved Lokalhistorisk senter i Horten. En sentral utfordringen er derfor å organisere arbeidet på en måte som både opprettholder og styrker arbeidet innenfor de profesjonelle institusjonene samtidig som den fanger opp og bevarer og på sikt gir tilgang til digitalt materiale generert innenfor det frivillige systemet. Utgangspunktet for de skisserte alternativene er basert på økt realisering av sentrale målsettinger i Handlingsplanen, formulert som å digitalisere kulturarvmateriale produsere kvalitetssikret digital informasjon bevare digitale objekter formidle materialet regionalt, sektorvis og tverrsektorielt levere data til / inngå i nasjonale, sektorbaserte systemer formidle mot spesielle bruker- eller målgrupper samhandle med andre miljøer. Den videre gjennomgangen baserer seg på å innledningsvis se nærmere på roller, ansvarsområder og grenseflater mellom disse som kan tenkes å også resultere i organisatoriske skillelinjer. Felles for alle vurderte løsninger og alternativer er utfordringene knyttet til finansiering da det ikke er satt av midler til arbeidet verken nasjonalt, fra fylkeskommunen eller i den enkelte institusjon Roller og funksjoner Utgangspunktet for den videre beskrivelse er forankret i delmål I, IV og V under planens punkt 3.2 Hovedmål og delmål. Her heter det i Delmål I Legge til rette for å øke produksjonen av digitalt innhold innenfor kulturarvsektoren i fylket og det er en videre konkretisering i seks underpunkter. Delmål IV lyder Bidra til samordning, effektivisering og kvalitetssikring i dokumentasjon av og tilgang til samlingene med en konkretisering i sju underpunkter. I Delmål V formuleres målsettingen Bidra til sikring og langstidsbevaring av digitalt tilgjengelig kulturarvmateriale og er konkretisert i to underpunkter. Områder som peker seg ut å se nærmere på er særlig knyttet til å utnytte / etablere løsninger med et helhetlig ansvar for utvikling og implementasjon er blant annet Side 28

33 Handlingsplan for teknologi og formidling retningslinjer for datainnhold og -kvalitet tekniske løsninger teknologisk rammeverk nødvendig infrastruktur samt systemutvikling, prosjektgjennomføring og langsiktig planlegging Egen produksjon Alle institusjoner og miljøer har et grunnleggende ansvar for egen digital produksjon enten dette er digitale kataloger, digital dokumentasjon (eksempelvis gjenstandsfotografering) eller digitalisering av innhold. En grunnleggende virksomhet i museum, arkiv og bibliotek er å dokumentere innholdet i egne samlinger. Der man tidligere brukte protokoller og kortkataloger, som først og fremst var utviklet for og innrettet på egne ansatte, har man med de digitale katalogene og Internett også fått kataloger som også retter seg mot publikum og brukere. Det blir gjennom dette også behov for et tydeligere skille mellom informasjon og data som har interesse for eller kan brukes utad, og informasjon og data som først og fremst er ment for interne formål som samlingsforvaltning, akkvisisjonspolitikk eller statistiske formål som bruksfrekvens m.v. Det er i økende grad slik at kataloger som gjøres tilgjengelig for søking via nett inneholder et utdrag av informasjon/data registrert i den digitale katalogen, og det er i økende grad slik at søke- og gjenfinningssystemene hvor abm-data gjøres tilgjengelig ikke nødvendigvis er de samme som registreringsog dokumentasjonssystemene som benyttes. Abm-institusjonene får gjennom dette et ansvar for både å dokumentere sine samlinger for (delvis) interne formål, og et ansvar for å tilrettelegge for gjenbruk og flerbruk av data slik at den enkelte bruker ikke trenger å forholde seg til institusjonspesifikke eller sektorspesifikke systemer ved søking, gjenfinning og bruk. Det er i dag i bruk en rekke ulike dokumentasjonssystemer i abm-sektoren i fylket: I bibliotekene er tre ulike biblioteksystemer i bruk, de kulturhistoriske museene har én felles Primusinstans mens Haugar har sin egen. Videre brukes hjelpesystemet LIMA i Vestfoldmuseene for logistikkformål, og man har egne systemer for fotografi (FODAK). For arkivmateriale benyttes Asta i litt ulike versjoner som enkeltstående implementasjoner i museene så vel som Vestfoldarkivet. Systemene og løsningene som benyttes i abm-sektoren har til dels ulik teknologisk tilnærming, bakgrunn og plattform, og kostnader, kompetansekrav og brukerterskel for å ta systemene i bruk varierer. Det samme gjelder i forhold til datarøkt og digital forvaltning. Flere frivillige lag og foreninger / private samlinger i fylket har fortsatt sine data i WinRegimus selv om det ikke lenger er brukerstøtte eller vedlikehold av systemet.44 Lokalhistorisk senter i Horten bruker FotoStation45 som hoveddokumentasjonssystem. Videre brukes regneark (primært MS Excel), databaser (MS Access) og lignende til dokumentasjon av kunst- og kulturhistorisk gjenstandsmateriale og fotografi. I frivillige miljøer er det fortsatt manuelle protokoller og kort som dokumenterer samlingene flere steder, og veien er lang for å kunne gjøre dette materialet digitalt tilgjengelig lokalt, regionalt og nasjonalt. Selv om det grunnleggende sett er samlingseiers ansvar å dokumentere samlingene, også i digital form, er det er mulig å se for seg løsninger hvor eksempelvis Vestfoldmuseene (eller andre) tilbyr tjenester på feltet til andre institusjoner / organisasjoner. Man kan se for seg alt fra utvikling av enkle registreringsapplikasjoner for lokal bruk til å forestå digitalisiering av innhold via skanning og avfotografering av innhold. Det synes ikke å være aktuelt politikk å foreslå at Vestfoldmuseene overtar ansvar for å dokumentere andre samlinger enn sine egne, men muligheten for å tilby tjenester som skissert i avsnittet er noe som eventuelt kan vurderes. Spørsmålet om pris og grad av forpliktelse vil trolig være avgjørende ved en eventuell etablering av slike tjenester Kvalitetskrav og standardisering Det er ikke noe mål i denne Handlingsplanen å legge en strategi for å standardisere bruken av verktøy for å dokumentere samlinger og digitalt innhold. Til det er behovene for ulike og kostnadene for høye både i form av kroner og nødvendig kompetanse. Fokus bør i stedet ligge på felles retningslinjer for innhold i den digitale dokumentasjonen i form av metadata og katalogposter, og standarder og minimumskrav til kvalitet og formater i digital reproduksjon av innhold. Forutsetningen for at data / informasjon produsert ute i det enkelte museum, arkiv eller den enkelte private samling skal kunne brukes og gjenbrukes er at man benytter standard eksport- og importformater Primus' systemmessige forgjenger for særlig de kulturhistoriske museene Utviklet for å finne fram i store billedsamlinger som billedbyårer, aviser mv. Side 29

34 Forgjengelig eller tilgjengelig uavhengig av hva det grunnleggende dokumentasjonssystemet måtte være. Dette er den eneste farbare veien for at informasjon skal kunne fanges opp, sammenstilles og settes i en meningsfull helhetlig kontekst uten å måtte registreres flere ganger i ulike systemer. En videre gjennomgang av disse aspektene finnes i kapittel 5 Teknologiske implikasjoner. For å etablere omforente retningslinjer for registrering og dokumentasjon foreslås det å opprette en arbeidsgruppe med nødvendig dokumentasjonsfaglig og teknologisk kompetanse, jf også punkt under Gjenbruk «Det som ikke er på nett finnes ikke og det som ikke kan gjenbrukes brukes ikke». Sitatet er hentet fra en workshop arrangert av ABM-utvikling om semantisk web46 i november 2010, og understreker betydningen av å arbeide med å gjøre kulturarvmateriale tilgjengelig i det digitale rommet for at det ikke skal marginaliseres som kilde til kunnskap, forståelse og opplevelse. Det er flere steder pekt på betydningen av standardisering av metadata, formater og plattformer for å kunne langtidsbevare og gi tilgang til digitalt lagret kulturarvinformasjon. Dersom perspektivet utvides til også å omfatte et mål om at det samme datagrunnlaget skal kunne brukes i mange applikasjoner og mot mange brukergrupper styrt ikke av dataprodusenten som Vestfoldmuseene eller Vestfoldarkivet men av aktører som tilbyr løsninger på nett rettet mot ulike brukergrupper, får det en rekke konsekvenser. For å bygge systemer som legger til rette for flerbruk og gjenbruk er det avgjørende at informasjon som skal benyttes er lokaliserbar på en entydig måte via nettet. Dette forutsetter at det utvikles et regime for varige, globale og entydige identifikatorer som kan gjenkjennes uavhengig av applikasjoner for systemer som skal bruke den underliggende informasjonen. Videre er det avgjørende at det tas i bruk autoritetsregistre over eksempelvis personer, korporasjoner og steder. Dette vil sikre entydighet i identifikasjon, men krever at data har tilstrekkelig omfang og kvalitet for å kunne brukes. I forhold til personnavn vil både fødselsdato og (eventuell) dødsdato være nødvendig, det vil også være en stor fordel med fødested. Når det gjelder steder vil det å legge inn georeferanse være avgjørende for videre bruk av data. Det arbeides med å utvikle et prøveprosjekt mellom ABM-utvikling og Statens kartverk for en region/ett fylke som trolig vil kunne finne fram til løsninger på nasjonalt plan. Ved å legge opp til en struktur som lokaliserer og kjenner igjen data ut fra standard beskrivelse og utveklsingsformater, vil man også legge til rette for flerbruk og applikasjoner rettet mot spesielle brukergrupper. I og med at universell utforming blir et krav fra 1. januar 2011 vil kulturarvsektoren kunne legge til rette for bedre løsninger dersom man velger en tilnærming som beskrevet i punktet. Dersom man konseptuelt skulle nærme seg løsninger som ligger i semantisk web slik dette forstås og beskrives i eksempelvis ABM-skrift #66 åpner dette for en gjenbruk av informasjon og data, også fra kulturarvsektoren. ABM-institusjoner vil ikke lenger være i en posisjon hvor de er avsendere av informasjon som skal nå et publikum eller noen brukere. Man vil i stedet oppleve at data og informasjon fra sektoren dukker opp og gjenbrukes. En måte å utvikle kjøreregler for hva som kan brukes hvordan er at ABM-institusjoner tilgjengeliggjør eget materiale under Creative Commons- lisenser Felles kompetanse- og ressurssenter Framstillingen nedenfor omhandler først og fremst rollen som produsent av digital informasjon Vestfoldmuseene I den nåværende struktur for organisering av abm-sektoren i fylket peker Avdeling for samlingsforvaltning i Vestfoldmuseene seg ut som ett sted å bygge felleskompetanse og -ressurser. Det er etablert fellesmagasiner, i løpet av 2012 også med god kapasitet i forhold til arkivmateriale. Det er etablert rutiner for overføring, mottak, forebyggende konservering og magasinering av museumsgjenstander og fotografi. Videre er det etablert rutiner for dokumentasjon av gjenstander som overføres til magasin samt rutiner for digitale opptak av gjenstander. Det er vanskelig å se for seg en modell hvor ikke eksisterende ressurser og løsninger har en betydning for hvordan man velger å organisere det videre arbeidet. I utgangspunktet skisseres to modeller for hvordan man kan tenke seg å knytte arbeidet med produksjon av digitalt innhold til eksisterende miljøer ved avdelingen: gjennom samorganisering eller gjennom samlokalisering Semantisk webteknologi muliggjør publisering av informasjon og kunnskap på Internett i en form datamaskiner, og ikke bare mennesker, kan lese og tolke Se for nærmere informasjon Side 30

35 Handlingsplan for teknologi og formidling Samorganisering Modellen innebærer å samorganisere funksjonen med Vestfoldmuseene. Etter den siste organisasjonsmessige endringen i museet ses det ikke som aktuelt å knytte ansvar for helheten i produksjonen til miljøet rundt Hinderveien da man ikke lenger har felles ansvar for både museum og arkiv her. En eventuell samorganisering ser med dagens organisasjonskart ut til best å kunne løses ved at det etableres en egen avdeling med ansvar for feltet i Vestfoldmuseene. Fordelen med en modell hvor ansvaret for produksjon, bevaring og forvaltning av digital informasjon legges til Vestfoldmuseene er at man forankrer arbeidet i en allerede eksisterende organisasjon med rutiner og kompetanse på tilstøtende felt. Museet er den enkeltinstitusjonen i systemet med de største samlingene og den største ressurstilgangen noe som burde gjøre det mulig å legge tyngde bak arbeidet. Ulempen ved å legge dette til nåværende organisasjon kan være at arbeidet i stor grad vil bli synonymt med institusjonens egne målsettinger, prioriteringer og rammer. Dette vil kunne innebære en fare for at man ikke får det nødvendige løft på feltet dersom museet selv ikke prioriterer det. Videre vil problemstillinger knyttet til prioritering i planer og gjennomføring i en situasjon hvor man må anta at det er ressursknapphet være aktuelle. Det vil trolig også være nødvendig å se på museets vedtekter og avtaleverk dersom man skulle legge et permanent ansvarsområde til institusjonen som går ut over ansvar for egen virksomhet. I modellen vil det være nødvendig at det utvikles tjenester for institusjoner og samlinger som ikke er en del av museet selv. Det må etableres et rammeverk for hvilke type tjenester og ressurser museet forplikter seg til å stille til rådighet for andre, og under hvilke forutsetninger. En videre prosess vil måtte avklare om Vestfoldmuseene ønsker og vil prioritere ressurser til fellesløsninger for hele sektoren samtidig som man må vurdere om dette vil være den optimale løsningen på lang sikt. Fordeler: man bygger videre på eksisterende miljøer, kompetanse og rutiner. Ansvaret legges til institusjonen med de største samlingene og de største ressursene. Ulemper: det vil kunne være sårbart i forhold til museets egne prioriteringer. Det vil være nødvendig med rekruttering og nyutvikling av kompetanse. Utfordringer: eierskap, ansvar og identifikasjon med plan og tiltak fra miljøer utenfor museet selv. Finansiering og driftsøkonomi Samlokalisering Den andre modellen legger opp til en samlokalisering, men ikke en integrasjon på organisasjonsnivå. Målsettingen vil være å utnytte felles infrastruktur og ressurser best mulig, og det legges spesielt til rette for felles utnyttelse av utstyr for digitalisering samt infrastruktur og lagringskapasitet for digital forvaltning og bevaring. Ved en samlokalisert løsning vil kompetansesenteret for digital produksjon, bevaring og forvaltning måtte forankres organisatorisk et annet sted enn i Vestfoldmuseene. I modellen vil Vestfoldmuseene først og fremst være en institusjon som stiller lokaler og utstyr til disposisjon (utleie og sambruk) og hvor personale vil inngå i prosjektgrupper m.v., men hvor ansvar for utvikling og løsninger ikke ligger i museet. I modellen vil Vestfoldmuseene også kunne ha rollen som tjenesteleverandør som blant annet: stiller programvare til rådighet (Primus, Asta og egenutviklede systemer) har ansvar for infrastruktur har ansvar for overføring av informasjon til nasjonale systemer tilbyr regional bevaring av digital informasjon tilbyr løsninger for sikkerhetskopiering. Fordeler: man bygger organiseringen rundt tett samhandling med og felles utnyttelse av eksisterende miljøer, kompetanse og rutiner. Ulemper: Det blir ikke noe direkte eierskap til planer, prioriteringer og ansvar fra den største og mest ressursrike aktøren. Utfordringer: Etablere rammeverk for avtaler som regulerer ansvar, roller og økonomi. Løsningen forutsetter at det er til stede nødvendig utstyr kameraer og skannere og kompetanse til å betjene dette. Det vil være nødvendig med investeringer i noe utstyr for å kunne opprette en felles pool som hele sektoren i fylket kan benytte. Side 31

36 Forgjengelig eller tilgjengelig Et siste alternativ kan være å søke samlokalisering med Høyskolen i Vestfold. Dette er ikke utredet nærmere, men vil trolig kunne gi mange av de samme fordelene som samlokalisering med Vestfoldmuseene med tanke på å plassere funksjonen i et miljø med kompetanse og erfaring i digitalisering og digital formidling. I tillegg vil det kunne være en synergieffekt ved å legge det til et undervisnings- og forskningsmiljø at det vil kunne generere studentoppgaver på ulikt nivå som kan tenkes å bidra til utviklingen på feltet Tjenesteleverandør Det kan også tenkes en løsning hvor museet først og fremst kommer inn som deltaker i prosjekter på den ene siden og som tjenesteleverandør uten samlokaliseringsaspekter på den andre uten at dette blir gått nærmere inn på her. Med oppdeling i funksjoner som Handlingsplanen bygger på er det innført et skille mellom produksjon, bevaring og forvaltning på den ene siden og distribusjon og formidling på den andre. Samtidig er det fullt mulig å findele de ulike funksjonene mer enn dette, slik det eksempelvis gjøres når man definerer tjenester i avsnittet over. Hva som vil være en hensiktsmessig oppgave-, rolle- og funksjonsfordeling vil måtte være gjenstand for videre diskusjon. Det er imidlertid uheldig dersom ansvar for gjennomføring og drift blir for fragmentert, og det synes vanskelig å komme utenom at det er nødvendig med et visst felles, regionalt grep dersom man skal lykkes i ambisjonene om å gi bred tilgang til digitalt kulturarvbasert materiale fra fylket, formidlet til publikum på en samordnet måte. Fordeler: man bygger opp en enhet som tilbyr avgrensede tjenester etter avtaler som regulerer omfang, kvalitet og pris, noe som gi en kontrollerbar situasjon i forhold til ressursbruk Ulemper: slik den økonomiske situasjonen er i sektoren vil det trolig være vanskelig å få dekket de reelle kostnadene Utfordringer: modellen med salg av tjenester er mindre forpliktende for institusjonene Fylkeskommunal forankring Det synes ikke å være aktuell politikk å legge et operativt ansvar for gjennomføring av digital produksjon av katalogdata, metadata eller digitalt innhold til fylkeskommunale institusjoner ut over ansvar for eget materiale. Fylkeskommunens rolle som utviklingsaktør er å utvikle utviklerne, det vil si bistå og koordinere utviklingsmiljøene ute i institusjoner, kommuner og organisasjoner. I tillegg er fylkekommunen den største eieren i Vestfoldmuseene IKS, og ambisjonene som ligger i Strategisk kulturplan gjør det naturlig å peke på en rolle hvor VFK initierer samarbeid og samhandling i sektoren. Vestfold fylkeskommune kan gå inn og spille en rolle i forhold til etablering og koordinering av standarder og rutiner i samarbeid med institusjonene som produserer digitalt materiale uavhengig av medium, formater og eierskap til materialet. I første omgang vil det kunne være aktuelt å ta initiativ til å etablere en arbeidsgruppe på tvers av sektorog organisasjonsgrenser som utformer skriftlige retningslinjer på tre sentrale områder: digitale metadata og katalogdata for gjenstander, fotografi og digitalisert innhold (tekst, lyd og levende bilder) tekniske minimumsstandarder for digitalisert innhold, formater så vel som oppløsning beskrivelse av utvekslingsformater som må implementeres. I tillegg vil det være naturlig at fylkeskommunens egne virksomheter legger seg på eventuelle omforente retningslinjer når det gjelder digital innholdproduksjon, forvaltning og gjenbruk. Til slutt pekes det på Fylkesbibliotekets mulige rolle i et arbeid for å digitalisere materiale i lokalhistoriske samlinger med vekt på de fire store bybibliotekene, jf Handlingsplanen punkt En mulig løsning kan være å legge et koordinerende ansvar til en stabsstilling med ansvar for oppfølging av arkiv og museum. Fordeler: modellen vil gi en stor grad av forpliktelse for fylkeskommunen Ulemper: det ligger på siden av det fylkeskommunen selv har definert som sine oppgaver og funksjoner Utfordringer: en konsekvens kan være at abm-institusjonene bruker et økt fylkeskommunalt engasjement som sovepute i forhold til egen aktivitet Frittstående løsning Utreder er ikke i detalj kjent med de vurderinger som ble gjort i forkant av etableringen av Museumssenteret i Vestfold (MuVe) i 2004, og som førte til at man valgte å opprette et eget selskap uavhengig av de fire kulturhistoriske museene for å løse grunnleggende museumsoppgaver. Løsningen representerte økoside 32

37 Handlingsplan for teknologi og formidling nomisk et spleiselag mellom museene og Vestfold fylkeskommune, og hadde trolig ikke vært mulig uten de ekstra midlene som ble tilført museene som en del av museumsreformen. Til tross for at det i denne perioden var statlige midler avsatt til en økning i museenes driftsbudsjetter var ikke dette tilstrekkelig til å finansiere satsningen, og dette var noe av bakgrunnen for at fylkeskommunen gikk inn og overtok alle aksjene i selskapet fra sommeren Med utgangspunkt i erfaringene fra MuVe kan man slå fast at det ikke er tilrådelig å opprette en frittstående virksomhet som skal ivareta sentrale museumsoppgaver utenfor institusjonene selv. Til tross for at man fikk etablert magasiner og rutiner og løsninger som gjør at Vestfold i dag er bedre stilt for bevaring og dokumentasjon av museenes samlinger enn svært mange andre fylker, vil man over tid trolig ikke lykkes med å omprioritere ressurser og fokus i samlingsforvaltningsarbeidet uten at dette er direkte forankret i museene selv. En fordel med en frittstående organisasjon vil være at den trolig i større grad enn eksempelvis en avdeling i Vestfoldmuseene vil være i stand til å fange opp fylkeskommunale og kommunale institusjoner (folkebibliotekene) samt fange opp de private samlinger i regi av frivillige lag og foreninger. Det framstår ikke som realistisk eller ønskelig å fremme forslag om en slik organisering i dagens situasjon. Dersom det skulle etableres en frittstående organisasjon ville trolig det mest fornuftige være at den fikk ansvar for både produksjon (i hovedsak gjennom andre), bevaring og forvaltning, samt distribusjon og formidling. Mulige funksjoner kunne være å: forestå digitalisering (selv og via andre) etablere retningslinjer, planer og rammeverk gjennomføre prosjekter etablere og drifte kanal for regional formidling (eventuelt overta ansvaret for Kulturnett Vestfold) bygge digital formidlingskompetanse. Fordeler: målrettet, spesialdesignet i forhold til kompetanse, ubyråkratisk og resultatorientert Ulemper: avhengig av andres prioriteringer, (kan være) uklart ansvar, uheldig å bygge enda en organisasjon på feltet, jf diskusjonen rundt konsolideringen av museumssektoren Utfordringer: først og fremst å finne løsninger for eierskap og finansiering Prosjektorganisering En prosjektorganisering gir ikke permanente løsninger, men vil på kort sikt kunne arbeide videre med de sentrale problemstillingene. Modellen vil få med seg noe av styrken som en egen organisering inneholder: den vil være målrettet, fleksibel og resultatorientert. En prosjektorganisasjon vil også måtte forankres og finansieres, og det er ikke mulig å peke på andre enn Vestfold fylkeskommune og Vestfoldmuseene som de regionale aktørene som vil måtte ta ansvar også i en prosjektperiode. En slik organisering vil ha mange av de samme fordeler, ulemper og utfordringer som en frittstående organisering, men vil bare være i drift i prosjektperioden. Dette innebærer ofte at kompetanse og erfaring bygges hos personale som ikke blir i organisasjonen, og at det i mange tilfeller blir vanskelig å finne ressurser til permanent drift når prosjektet avsluttes. Det anbefales allikevel at man vurderer muligheten for å etablere et treårig prosjekt for å arbeide med å realisere målsettingene i handlingsplanen som et fellestiltak mellom fylkeskommunen og Vestfoldmuseene hvor det også søkes statlig prosjektfinansiering Andre innfallsvinkler Det siste aspektet ved organisering som tas opp til drøfting er en mulig regional løsning med virke også utenfor Vestfold. Det var i sin tid et ønske om, og også noen forsøk på, å etablere et regionalt samarbeid innenfor det som ble kalt BTV-regionen på feltet, bl.a. har Vestfoldarkivet koordineringsansvar for privatarkiver i Buskerud. Denne tankegangen er i og for seg også framme i enkelte sentrale dokumenter på nasjonalt plan hvor det tas til orde for at det opprettes åtte til ti regionale sentre med ansvar for bl.a. bevaring og dokumentasjon av museumssamlinger. Det ser verken ut til å gå mot regioner eller utstrakt samarbeid på tvers av fylkesgrenser på feltet, og tanker i ABM-utvikling om en slik retning har i liten grad blitt fulgt opp. Side 33

38 Forgjengelig eller tilgjengelig Det er etter 2008 ikke blitt etablert tilsvarende løsninger som det Vestfold disponerer i Hinderveien innenfor regionen hvor man har fylkeskommunalt eide lokaler i Hinderveien som eventuelt kan benyttes til samlokalisering med et regionalt (BTV)kompetansesenter for digitalisering og digital formidling. Digitaliseringsmeldinga understreker at den videre utviklingen av museenes digitale virksomhet krever kompetanse, digital infrastruktur, veiledning, standarder, god praksis og nok arbeidskraft både til produksjon av digitale representasjoner av samlingene og produksjon av gode metadata for at samlingene skal være søkbare og presenteres i en forståelig kontekst. Det er viktig å få til samhandling og arbeidsdeling for å få mest mulig rasjonell bruk av ressursene, og samlingene må kunne utnyttes og sammenstilles på tvers av institusjonsgrenser og sektorgrenser. Det kan være grunn til å peke på at abm-sektoren hadde hatt mye å hente på å tenke i funksjonelle regioner framfor fylker når det skal etableres løsninger, men dette er ikke aktuell politikk i dag. Fordeler: vil gi økt finansieringsgrunnlag og større nedslagsfelt Ulemper: det vil medføre økte utfordringer med prioritering og samhandling Utfordringer: regionalt samarbeid er ikke aktuell politikk på feltet. 4.3 Distribusjon modeller for organisering Overskriftens bruk av begrepet distribusjon kan antyde at man først og fremst ser en digital satsing som et middel til å spre informasjon og kunnskap om samlinger, gjenstander, foto, kulturminner og litteratur til publikum. Det presiseres derfor innledningsvis i avsnittet at man her forsøker å ha to tanker i hodet på en gang. Punktet søker å fange opp perspektivene ved både det å gi tilgang til og formidle i det digitale rommet, og å bygge dialog og interaksjon med ulike brukergrupper. Mobile teknologier og bruk av sosiale medier forbindes ofte med overgangen fra enveis til toveis kommunikasjon generelt. Også for abm-sektoren vil det være avgjørende å ta dette i bruk. I rapporten Mobile og sosial teknologier heter det innledningsvis Så og si alle abm-institusjonene benytter seg i dag av internett for å spre informasjon om virksomheten. Informasjonen spres fra en avsender, institusjonen selv, til flere mottagere. Dersom mottagerne av informasjonen, altså publikum/brukerne, kan engasjeres og involveres mer direkte i kommunikasjonen, vil informasjonsflyten bli mangedoblet. På den måten vil brukerne selv bidra til en ny og mer effektiv markedsføring av institusjonene.48 Kapittel 5 kommer nærmere tilbake til dette Roller og funksjoner Tilgang materiale fra egen institusjon Det er vanlig å skille mellom å gi tilgang til (samlingenes) innhold og å formidle innholdet. Med tilgang menes ofte mulighet for å kunne søke og finne fram i kataloger over samlinger samt eventuelle digitale representasjoner av gjenstander eller innhold. Det vil i stor grad være ubearbeidet materiale som stilles til disposisjon. Arkivene er ordnet, katalogisert og dokumentert, men arkivaren har ikke fortolket innholdet, bibliotekenes kataloger gir tilgang til samlingene av litteratur og andre medier og etter hvert også koplet til en digital versjon av tekst/innhold men bibliotekaren forteller ikke brukeren hvordan innholdet skal fortolkes eller oppleves. Med tilgang menes her å gi tilgang til registre kataloger metadata digitale representasjoner (foto, faksimile, tekst, lyd etc.) for ekstern bruk (og eventuelt gjenbruk). Inneholdet vil ofte være et utdrag av den totale datamengden institusjonen har registrert. Brukerne har ikke spesiell nytte av å få tilgang til interne, administrative metadata, og har kanskje ikke godt av å få vite i detalj hvor det enkelte objekt fysisk befinner seg. Å gi tilgang til abm-materiale, slik det her er definert, forutsetter at brukere selv er i stand til å finne fram i og nyttiggjøre seg informasjonen som stilles til rådighet. Arkiv-, bibliotek- og museumssystemer har tradisjonelt blitt utformet for profesjonelle brukere og kjennetegnes av at de i stor grad benytter ny teknologi som konseptuelt i liten rad skiller seg fra de tradisjonelle katalogkortene. I systemene står gjenstandene / de fysiske tingene ofte i sentrum. Systemene er ulike og har ofte en høy brukerterskel. 48 Mobile og sosiale teknologier en rapport. ABM-utvikling Side 34

39 Handlingsplan for teknologi og formidling En god ting med å gi tilgang til det som er beskrevet over er at institusjonene gir brukere oversikt over hele samlingen, ikke bare det som til enhver tid er utstilt. Spesielt for museene vil det å gi tilgang til informasjon om hva man har samlet og hva man ikke har samlet i seg selv være av historiefaglig og kulturell interesse når man skal vurdere museenes samfunssmessige rolle som bærere av felles hukommelse og identitet. Tilgang til helheten og bredden i samlingene til abm-institusjoner vil også åpne opp for et fornyet grunnlag for forskning med utgangspunkt i samlingenes innhold. Ressursbruk og fokus i forskningen vil i mindre grad være rettet mot hva som finnes i samlingene og mer mot innhold og fortolkning av det som er der. For abm-institusjoner vil det være aktuelt å publisere materiale gjennom flere digitale kanaler som eksempelvis på egne hjemmesider gjennom nasjonale sektorvise portaler (Arkivportalen og Digitalt museum) gjennom tverrsektorielle regionale løsninger (som for eksempel Kulturnett Vestfold) gjennom tverrsektorielle nasjonale løsninger gjennom internasjonale baser som Europeana49 og Europeana Local50. De fleste abm-institusjoner har publisert, eller gitt tilgang til, katalogdata mv. på egne hjemmesider, og dette har ofte blitt vurdert som et viktig profileringstiltak i forhold til egen institusjon. Med Digital museum og Arkivportalen endrer dette seg slik at det å delta og være synlig og til stede på de store portalene i seg seg blir viktig. Jo flere som har tilgang til informasjonen, desto større kulturell og historisk verdi har den. De to siste momentene over blir det ikke gått nærmere inn på i utredningen. Den enkelte institusjon vil i begge tilfeller ha rollen som leverandør av (kvalitetssikrede) data inn mot sentrale løsninger som gjenbruker og sammenstiller dette med andre nasjonale og internasjonale leverandører Formidling materiale fra egen institusjon Med formidling menes ofte at materialet blir valgt ut, satt i sammenheng (kontekst) og fortolket av noen for brukerne. Dette gjelder uavhengig av om man snakker om en fysisk utstilling i et museum, en virtuell utstilling på nett eller en utstillingskatalog. Utstillinger er knyttet til temaer, emner eller hendelser hvor ulike typer data, informasjon og medier inngår i en kontekstuell sammenheng som gir økt innsikt, forståelse og kunnskap eller opplevelse hos brukere/publikum. Det kalles nettutstilling fordi man søker å oppnå det samme som gjennom tradisjonelle utstillinger, men i motsetning til tradisjonelle utstillinger trenger man ikke ta hensyn til begrensninger i informasjonstilfang, antall gjenstander eller størrelse, og publikum/brukere er ikke avhengig av å oppsøke museet eller utstillingen fysisk. Digitalt fortalt er nettbasert formidling ofte basert på et avgrenset kildemateriale og med en personlig fortellerstemme. Metodikken skiller seg sterkt fra en bredt tematisk anlagt nettutstilling, og hari et annet format: Formidling av og om kulturarvmateriale fra brukere selv eller fra kulturarvinstitusjoner. Grunnleggende sett må ansvaret for å utvikle god digital formidling ligge hos de som kjenner samlingen, dens innhold, opphav og proveniens, samt har formidlingskompetanse. Det vil igjen si samlingseiere, eller om man vil, det enkelte museum. Det vil imidlertid for de fleste institusjoner i fylket være nødvendig å stille nye krav til formidlingskompetansen i det digitale rommet i forhold til å formidle via en tradisjonell utstilling. I Digitaliseringsmeldinga er regjeringens visjon formulert slik Visjonen for regjeringens IKT-politikk på kulturfeltet er å gjøre mest mulig av samlingene i våre [arkiv, bibliotek og] museer tilgjengelige for flest mulig ved fremtidsrettet bruk av IK-teknologiske løsninger. Samlingene skal være søkbare og tilgjengelige på tvers av hele abm-feltet, og innholdet skal formidles på en brukerorientert måte. Dersom målsettingen skal være å ta utgangspunkt i dette i regionalt perspektiv, vil det være naturlig å vektlegge løsninger som er uavhengige av materialtyper og institusjonsgrenser. Det bør i stadig større grad være målsettingen for digitale formidlingsprosjekter at de omfatter ikke bare gjenstander og foto i Side 35

40 Forgjengelig eller tilgjengelig museenes eie, men også arkivmateriale, fotografier, lyd og levende bilder uavhengig av hvor materialet fysisk befinner seg i regionen. Dersom man ser for seg å arbeide med en større digital presentasjon av 1814 i et regionalt perspektiv i forbindelese med 200-årsjubileet i 2014, er det neppe spesielt viktig for brukere/publikum å finne fram i arkiv, museer, litteratur og andre kilder hver for seg. Det at interesserte brukere eventuelt også kan finne ut hvor det det viste materialet fysisk befinner er naturligvis en del av helheten. Egnede arenaer for abm-institusjonenes nettutstillinger er først og fremst egne hjemmesider for institusjonsspesifikke formidlingsprosjekter tverrsektorielle, regionale løsninger (eventuelle) tverrsektorielle nasjonal løsninger som Kulturnett eller felles abm-søk. Det er naturlig at nettutstillinger i første rekke har vært tilgjengelig på institusjonenes hjemmesider. Utstillingene er ofte i stor grad basert på institusjonens eget materiale, og vurderes ofte til å ha stor verdi som merkevarebygging for institusjonen. Digitalt fortalt representerer et brudd med dette ved at det er organisert som en sentral løsning som den enkelte institusjon/region lenker til Fra monolog til dialog Ved å gi tilgang til helheten i samlingene via nettbaserte løsninger åpner arkiv og museer for innsyn og dialog med brukere og publikum om samlingspolitikk, utvalg og prioriteringer. Perspektivene dette åpner for er nærmere beskrevet i punkt 3.5 på side 20 hvor et hovedpoeng er at «tilgang til helheten i samlingene bidrar til et brudd på museenes monopol på innsikt i og bruk av kulturbærere som grunnlag for fortolkning og forståelse av fortid og samtid. På denne måten blir det et viktig tiltak i museenes arbeid med fornyelse, og gir et annet ståsted for dialog og interaksjon med publikum så vel som grunnlag for forskning i og bruk av samlingene.» Samtidig gir internett helt nye muligheter for interaktivitet og interaksjon med brukere. Gjennom bruk av sosiale teknologier (web 2.0) kan det, og er det, etablert løsninger som åpner for en løpende interaksjon med brukerne som også styrker deres involvering og engasjement. I Sverige er det eksempelvis etablert en løsning som gjør det mulig for brukere å legge inn egen informasjon knyttet til kulturminner og gjenstander dokumentert i Riksantikvarens dataløsning. Ved å åpne for en toveiskommunikasjon hvor brukere på den ene siden kan gjenbruke data fra abm-sektoren på egne hjemmesider o.a., og hvor institusjonenes materiale kan berikes med fortellinger og stemmer fra brukere, eksperter, forskere, elever og studenter. Interaktive løsninger vil være en berikelse, og vil vil gi merverdi til kulturarvmateriale forvaltet i abm-institusjoner. Det ligger en utfordring for sektorene på abm-feltet i å etablere en kultur for deling framfor å hegne om eget materiale, Det fordrer at man, til en viss grad, gir slipp på eierskapet og slipper brukerne løs i egne samlinger Kulturnett I 2009 gjennomførte ABM-utvikling en undersøkelse om status for de regionale kulturnettene. En rapport som oppsummerer undersøkelsen er under utarbeidelse Kort om Kulturnett historikk og status nasjonalt Det er i dag etablert kulturnett i alle fylker unntatt fire. Det er etablert ett felles nett for Nord- og Sør-Trøndelag, de øvrige er organisert etter fylke. De første regionale nettene ble etablert høsten I årene fram til 2004 ble det etablert ytterligere tre regionale nett som dekket fire fylker. ABM- utvikling overtok ansvaret for Kulturnett fra 2003, og i perioden har veksten i regionale kulturnett vært stabil. Kulturnett Vestfold ble etablert relativt sent, i 2008, som en videreføring av nettet for BTV-regionen etablert i Undersøkelsen gjennomført av ABM-utvikling viser at hovedutfordringen for de regionale kulturnettene er forankring og finansiering. Manglende regional forankring gjør ressurssituasjonen for de regionale kulturnettene svært sårbar. Det ser ikke ut til at måten man har organisert arbeidet på, om ansvaret ligger i fylkesbibliotek, arkivinstitusjoner eller annet, har hatt betydning for ressurssituasjonen. Undersøkelsen viser at det er en ubalanse mellom hva fylkeskommunene bruker til drift av abm- institusjoner og hva de bruker til å styrke digital formidling rettet mot publikum. For Vestfolds del går 1,09 mill., Side 36

41 Handlingsplan for teknologi og formidling eller 3,13 % av et samlet beløp på kroner 34,77 mill., fra kommuner og fylkeskommunen til abm-sektoren i 2008, til kulturnett og nettbasert formidling i abm- perspektiv. 51 En oversikt over fylkeskommunale ressurser til regionale kulturnett høsten 2009 som omfatter 17 fylker det er ikke med tall fra Østfold og Vestfold viser at seks regionale nett er forankret i fylkesbiblioteket, fem er forankret i fylkeskommunen mens to er forankret i regionale arkivinstitusjoner. Øvrige fylker som har respondert har ikke regionale nett. Videre viser undersøkelsen at det er faste stillingsressurser i 12 av fylkene. I tillegg kommer midlertidige ressurser i seks fylker. I sju av fylkene har Kulturnett eget budsjett. I øvrige fylker med faste ressurser kanaliseres disse gjennom institusjonen som har ansvaret. ABM-utvikling vil satse på å videreføre og videreutvikle det sentrale Kulturnett.no. innholdsmessig, teknologisk og i forhold til nye tjenester Kulturnett innhold og tjenester Kulturnett er organisert som en sentral tjeneste hvor de regionale nettene kan benytte innholdselementer i egen presentasjon og vinkling. Det importeres data (august 2009) fra bl.a. Musikkinformasjonssenteret (MIC), Musikkonline/Phonofile, Danse- og teatersentrum (DTS), Norgesfilm, Kunstnerenes Informasjonskontor (KIK) og Nasjonalbiblioteket (BaseBibliotek). I tillegg importeres arrangementsdata fra flere av de store innen billettsalg som Tellus, Ticketmaster etc. Det er etablert 11 basistjenester. 52 Disse gir de regionale kulturnettene tilgang til store datamengder. De regionale nettene kvalitetssikrer utvalget for eget fylke. I august 2009 hadde kulturnett.no om lag visningssider på kulturinstitusjoner, utøvere, verk og produksjoner m.v. Det sentrale kulturnettet gir det enkelte fylke/den enkelte region mulighet for distribusjon og formidling av mye innhold gjennom de sentrale tjenestene, og ressursene ute i det enkelte nettet kan i stor grad konsentreres om lokale forhold Kulturnett som distribusjons- og formidlingskanal i Vestfold Ambisjonen for arbeidet har vært at Kulturnett Vestfold skal formidle «digitale ressurser, samlinger og tjenester fra arkiv, bibliotek, museum og frivillige lag og foreninger i Vestfold». I 2010 har det vært lav aktivitet, og det har blitt lagt ut lite ny informasjon etter sommeren. Verken Virksomhet for Kulturarv eller Fylkesbiblioteket har i dag ressurser, kompetanse eller bemanning for å ivareta utvikling og drift av det regionale kulturnettet. Fra årsskiftet går Kulturnett Vestfold en usikker framtid i møte, og lisensen for drift av nettstedet løper ut ved årsskiftet 2010/2011. Lisensen er midlertidig forlenget første halvår av 2011 i påvente av behandlingen av denne planen. Kulturnett Vestfold har fra starten av hatt betydelige utfordringer knyttet å finne en plass i abm-institusjonenes egen strategi for nettformidling. Det har i liten grad blitt etablert som en felles kanal på feltet hvor den enkelte institusjon har deltatt som innholdsleverandør. Utfordringen kan på mange måter sammenliknes med deler av problemstillingene som gjorde seg gjeldende i diskusjonene omkring konsolideringen av museene i fylket. Det kan se ut til at tendensen til å prioritere markering og synliggjøring av egen institusjon har stått sterkt i forhold til synliggjøring av sektoren totalt. Det har vært vanskelig å få inn stoff til Kulturnett Vestfold fra institusjonen, og det har vært vanskelig å få institusjonene til å ta nettet i bruk. Hvis man går gjennom abm-institusjonenes hjemmesider blir dette svært tydelig. De fleste museene verken lenker til Kulturnett Vestfold eller omtaler ressursen. Man finner heller ikke fram til Kulturnett Vestfold gjennom hjemmesiden til Virksomhet for Kulturarv i Vestfold fylkeskommune. Eksemplene i avsnittet over er ment å illustrere utfordringene man står overfor når det gjelder å ta det regionale kulturnettet i bruk i institusjonene det er ment for. Kulturnett Vestfold har til nå verken klart å bli en del av abm-institusjonenes formidlingsstrategi eller få en plass i den regionale distribusjonen av kulturmateriale fra og om abm-sektoren i fylket. Av de 11 tjenestene nevnt i avsnittet om kulturnett nasjonalt har Vestfold knyttet seg til fem (tallene er fra august 2009). Det omfatter Kunstnere og artister (229 kunstnere i åtte utøvergrupper), Institusjoner og kulturminner (83), Kulturkalender, Temaguide og Digitalt fortalt (50). Digitalt fortalt er forankret i Kulturnett Norge, og digitale fortellinger legges inn i en nasjonal løsning. For publikum er fortellingene tilgjengelige der, men også i gjennom de lokale/regionale kulturnettene. Nasjonalt satses det fra ABM-utvikling på en videreføring og -utvikling av Digitalt fortalt. En mulig løsning som er skissert (november 2010) kan være et samarbeid med Riksantikvarieämbetet i Sverige basert på deres teknologiske løsning Tallene er hentet fra abm-statistikken for 2008 Kunstnere og artister, Institusjoner og kulturminner, Kulturkalenderen, Temaguide, Kultur på kart, Nettutstillinger, Søk i samlinger, Kunstverk, Artikler, Kulturnyheter og Digitalt fortalt Side 37

42 Forgjengelig eller tilgjengelig Det er behov for en rask avklaring av Vestfolds videre satsing på Kulturnett, organisatorisk, finansielt og innholdsmessig. Det vil være svært uheldig om man skulle miste tilgang til en mulig, fylkesbasert fellesarena for møte med publikum i den digitale kulturelle verden samtidig som de sentrale politiske føringene for økt tilgang til digitalt basert kulturarv er så tydelige. En avklaring vil eventuelt måtte skje i dialog med bl.a. Vestfoldmuseene slik at deres eventuelle satsing på digitalt arkivmuseum vil bli en del av et felles nett i Vestfold. Dagens Kulturnett Vestfold gir verken tilgang til museenes gjenstandsmateriale og fotosamlinger eller til materiale fra Vestfoldarkivet. For at Kulturnett Vestfold skal kunne fylle en rolle som distributør og formidler av kulturarvmateriale fra abm-sektoren i fylket, vil det være nødvendig med redaksjonelle og innholdsmessige endringer. Et grep kan være å videreutvikle Kulturnett Vestfold som sentral administrator av den digitale infrastrukturen i fylket, og det kan være aktuelt å sette ned en redaksjonskomité VestfoldWeb med representanter fra hele abm-feltet under ledelse av den institusjonen som eventuelt får ansvar for videre drift av nettet Andre alternativer Som alternativ til å satse videre på Kulturnett og utvide det til også å formidle og tilgjengeliggjøre kulturarvmateriale fra abm-institusjoner i fylket, kan man se for seg to alternativer Institusjonsbasert distribusjon I praksis vil dette si at man lar den enkelte institusjon selv ha ansvar for distribusjon og formidling. Slik dette forstås i denne planen innebærer dette ansvar for å gi tilgang til samlinger, dokumentasjon og digitale objekter gjennom egne hjemmesider å sørge for at slike data blir overført og gjort tilgjengelige i nasjonale sektorvise løsninger å etablere digitale formidlingsprosjekter i form av større nettutstillinger o.a. som gir sammenheng, fortolkning og forståelse innenfor rammen av egne samlinger. Denne strategien vil innebære at det vil være usannsynlig at det etableres en felles tilgang til den digitalt baserte kulturarven i regionen i overskuelig framtid Regional løsning utenfor Kulturnett Vestfold Til tross for ambisjonene for Kulturnett Vestfold om å formidle «digitale ressurser, samlinger og tjenester» har man ikke lyktes med å gi tilgang til dette gjennom nettet. Kulturnett Vestfold fungerer ikke som en distribusjonskanal for digitalt tilgjengelig materiale fra abm-sektoren eller frivillige lag og foreninger. Siktemålet har i stedet blitt mer generelt på kulturfeltet med et allment publikum som målgruppe. Det kan være et alternativ til å legge denne typen formidlingsressurser inn i Kulturnett å etablere en regional løsning som er målrettet og spisset mot tilgang til og formidling av abm-ressurser / kulturarvinformasjon i et regionalt, tverrsektorielt perspektiv. For abm-institusjonene vil en slik løsning innebære at de i tillegg til overføring mot nasjonale løsninger vil måtte bidra mot en regional løsning. Det vil kunne etableres automatiske rutiner for dette slik at det ikke innebærer merarbeid for institusjonene. Funksjonen for en enhet som skal arbeide med tilgang og formidling vil være bl.a. å tilby teknologisk infrastruktur og rammeverk som er spesielt rettet mot formidling av materiale fra abm-institusjoner regionalt å ha kompetanse til å utvikle og implementere løsninger for sektoren regionalt å etablere løsninger for innhøsting av materiale utenfor abm-institusjonene (her definert som museum, arkiv og bibliotek) å sammenstille materiale fra abm-institusjoner med andre forvaltere av kulturarvinformasjon, for eksempel Virksomhet for kulturarv. Det er vanskelig å identifisere et regionalt fagmiljø hvor det vil være naturlig å forankre en slik enhet Vestfoldmuseenes rolle Vestfoldmuseene vil, uavhengig av modellvalg, selv måtte ha ansvar for to sentrale elementer. For det første vil de selv måtte etablere rutiner for overføring av data til nasjonale systemer som Digitalt museum Side 38

43 Handlingsplan for teknologi og formidling og Arkivportalen slik at data fra museums- og arkivsektoren i Vestfold blir tilgjengelige i nasjonale systemer. Museet vil måtte ha samme ansvar i forhold til eventuelle tverrsektorielle, regionale løsninger. Videre er det en forutsetning for god digital formidling at den legges til miljøer som har faglige forutsetninger til formidlingsarbeid i kraft av bl.a. kunnskap om samlingene og deres potensiale for historiefortelling. Dette er kompetanse som finnes i de enkelte avdelinger i museet, og formidlingsarbeidet i det digitale rommet vil måtte springe ut av dette. Samtidig vil det være behov for kompetanseheving og ny kunnskap i organisasjonen, teknologisk og metodisk, for å kunne heve kvalitet og omfang på det digitalt baserte formidlingsarbeidet. Momentene nevnt her vil gjelde uavhengig av hvilke modeller man velger og hvilke forankring man gir oppfølgingen av tiltakene i Handlingsplanen. Det er i dag ikke etablert miljøer med tverrsektoriell digital formidlingskompetanse i Vestfoldmuseene. Det synes ikke å være noen grunn til å foreslå at det operative ansvaret for distribusjon og formidling tverrsektorielt for hele fylket samorganiseres med Vestfoldmuseene. En eventuell samlokalisering vil først og fremst være et spørsmål om hva som framstår som hensiktsmessig økonomisk og ressursmessig Fylkeskommunal forankring Materiale forvaltet i fylkeskommunen Det finnes ikke materiale i Vestfold fylkesbibliotek da de ikke har samlinger. Fylkesbiblioteket kan imidlertid spille en rolle ved å initiere og organisere arbeid med digitalisering av de lokalhistoriske samlingene, jf punktene 2.4 og Virksomhet for kulturarv forvalter Topografisk arkiv og digitalisering av dette er et mål i fylkeskommunens strategiske kulturplan. For målsettinger se punktene 2.5 og I tillegg er SEFRAK 53-registeret over eldre bygninger (eldre enn 100 år) viktig for virksomheten Organisering og ansvar Dersom det skal legges til grunn en fylkeskommmunal forankring av det videre arbeidet, vil et forslag kunne være å legge ansvaret for å etablere og drifte en felles regional distribusjonskanal for kulturavmateriale fra abm-sektoren til Virkomhet for kulturarv. Materiale forvaltet av Kulturarv ligger innholdmessig og tematisk ligger nær opp til abm-materiale, og virksomheten har kompetanse og rutiner etablert i forhold til drift av egen hjemmeside som det vil kunne bygges videre på. Dersom man skulle velge å videreføre arbeidet med Kulturnett Vestfold kan dette trolig også skje med Vestfold fylkesbibliotek som ansvarlig virksomhet. I begge tilfeller vil det være nødvendig å tilføre ressurser og kompetanse. Kulturnett Vestfold er ikke et av satsingsområdene i Strategisk kulturplan slik det var i planen for perioden Det synes ikke naturlig å foreslå at driftsansvaret legges til fylkeskommunale enheter Oppsummering Dersom man skal etablere en løsning med digital distribusjon av kulturarvmateriale fra Vestfold på tvers av sektorer og eierskap vil det være nødvendig å tilføre økonomiske ressurser og ny kompetanse. Det er ikke realistisk at dette kan gjøres innenfor rammen av Vestfoldmuseenes budsjett, og det anbefales heller ikke en løsning hvor ansvaret legges dit. Alternativet vil være en fylkeskommunal forankring av ansvaret, og en mulig løsning kan være å legge ansvaret for oppfølging og organisering fra fylkeskommunens side til en stabsstilling i Sektor for kultur med ansvar for museum og arkiv. Den fylkeskommunale virksomheten som peker seg ut for organisatorisk forankring er Virksomhet for kulturarv dersom man skulle velge å gjøre gjennomføring til et fylkeskommunalt ansvar. Ved en videreføring av Kulturnett Vestfold er hovedutfordringen å gi dette en politisk, administrativ og ressursmessig regional forankring. Ansvaret kan legges til Fylkesbiblioteket eller Virksomhet for kulturarv. Det vil være nødvendig å omprioritere i forhold til redaksjonell profil og innhold. Det er ikke satt av ressurser i fylkeskommunens budsjett. For gjennomføring skissert i punktene samt tiltakene under Delmål II (Bidra til at kulturarvmateriale i digital form blir tilgjengelig for publikum...) og Delmål III (Utvikle kompetanse for digitalisering 53 Akronym for SEkretariatet For Registrering Av faste Kulturminne i Noreg Side 39

44 Forgjengelig eller tilgjengelig og formidling som bidrar til fornyelse i sektorens møte med publikum...) under rapportens punkt 3.2, vil det være nødvendig å finne fram til en egen finansiering for å sikre stabile rammer for arbeidet. 4.4 Modeller for oppfølging av det frivillige Avgrensning Handlingsplanen omhandler en begrenset del av forholdet mellom abm-institusjonene og det frivillige systemet i kulturarvsektoren. Det blir først og fremst sett nærmere på modeller for organisering og oppfølging av digital produksjon, bevaring og forvaltning. Det foregår et omfattende digitaliseringsarbeid i regi av frivillige lag og foreninger. Det er et mål at dette arbeidet fortsetter, og at det legges til rette for at det etableres minimumsstandarder for å gi arbeidet som legges ned varig verdi. Minimumsstandardene må omfatte krav til teknisk kvalitet (oppløsning og formater), krav til metadata og krav til forvaltning av digitale objekter. Samtidig legges det opp til at det etableres et kompetanse- og ressurssenter med nødvendig utstyr, systemer og løsninger til å kunne fungere også i forhold til det frivillige systemet. Det krever store ressurser å holde seg oppdatert på relevant maskin- og programvare da utviklingen går svært raskt, det er derfor et mål at frivillige lag og foreninger skal ha et tilbud om at digitaliseringsarbeid kan utføres på oppdrag, eventuelt at de får tilgang til utstyr for selv å digitalisere etter anbefalte retningslinjer Ansvar for oppfølging Det er i dag ikke definert ansvar for oppfølging av det frivillige ut over det som ligger i samarbeidsavtalene mellom Vestfoldmuseene og den enkelte kommune. Gjennom Vestfoldarkivet er det etablert et nettverk for kontakt med frivillige lag og foreninger som bevarer privatarkiver med regelmessig kontakt med ulike organisasjoner gjennom felles seminarer og arrangementer. Det er oppfølging av arkivfaglige spørsmål som er i fokus for Vestfoldarkivets aktiviteter. Gjennom de ulike avdelingene i Vestfoldmuseet IKS er det kontakt med frivillige lag og foreninger selv om museene i liten grad forplikter seg i forhold til forvaltning og dokumentasjon av samlinger og arkiver utenfor det de selv har eierskap til. Samarbeidsavtalene med Larvik, Sandefjord og Tønsberg kommmuner vedrører samlingene i de tidligere Larvik museum, Sandefjordmuseene og Slottsfjellsmuseet. For disse kommunene er det ikke lagt inn forpliktelser i forhold til samlinger eid eller forvaltet av private / frivillige lag og foreninger. Samlinger i kommunene som faller inn under avdelingen i Nord-Jarlsbergmuseet virkeområde står i en noe annen stilling, og avdelingens ansatte bruker ressurser på oppfølging av samlinger forvaltet av historielag og andre frivillige. Her heter det i samarbeidsavtalens punkt 2 med Sande kommune 54 bl.a. Vestfoldmuseene IKS forplikter seg til å drive og videreutvikle ytelsen av museumsfaglige tjenester, herunder innsamling, dokumentasjon, samlingsforvaltning, kunnskapsutvikling, forskning og formidling i henhold til vedtatte målsettinger og strategier... I punkt 5 i samme avtale står Vestfoldmuseene IKS har ansvar for forsvarlig forvaltning, registrering, oppbevaring og konservering i henhold til anerkjente retningslinjer for museumsdrift. For øvrige kommuner Lardal, Stokke, Andebu, Tjøme, Nøtterøy finnes det ikke avtaler som forplikter museet i forhold til museumsfaglig oppfølging av samlinger eller arkiver Mulig organisering Gjennom avtalene rundt Vestfoldmuseene IKS er det allerede etablert rammer og forpliktelser for oppfølgingen av samlinger og arkiv forvaltet av frivillige lag og foreninger i seks kommuner. En videre organisering og oppfølging bør være i tråd med systemet som allerede er etablert, og det anbefales at en videre organisering og oppfølging av det frivillige organiseres gjennom Vestfoldmuseene IKS. En mulig modell er å la ansvaret gå gjennom de ulike avdelingene i Vestfoldmuseene slik at museumsavdelingene i de tre byene får et ansvar for oppfølging i forhold til det frivillige. Det er behov for en avklaring av grenseflaten mellom Vestfoldarkivets kontakt og oppfølging, og museets tilsvarende. 54 Valgt som eksempel, teksten er likelydende på dette punktet i avtalene med de seks kommunene i nordfylket Side 40

45 Handlingsplan for teknologi og formidling Det er i dag ikke ressurser til stede for å påta seg et utvidet ansvar som skissert her i Vestfoldmuseene IKS. Side 41

46 Forgjengelig eller tilgjengelig 5 Teknologiske implikasjoner Materielt sett er prosessen hvor man overfører informasjon fra analog til digital form en enkel prosess. Ved hjelp av elektronisk utstyr overføres informasjon fra et lagringsmedium til et annet, som regel ved hjelp av optiske (lysbaserte) eller ved hjelp av auditive (lydbaserte) teknikker; innskanning av fotografier, dokumentasjonsopptak av museumsgjenstander og overføring av lydopptak fra analoge lydbånd til digitale lydfiler er eksempler på dette. Prosessen gir i seg selv ingen merverdi knyttet til informasjonsbæreren, man vet like mye eller like lite om det digitaliserte materialet og materialets innhold som før konverteringen. Hensikten med digitaliseringsprogrammer er imidlertid noe annet og mer enn overføringen fra et medium til et annet. Formålet er som regel knyttet til bl.a.: forbedret tilgang til informasjon og informasjonsinnhold tilgang for flere ved spredning gjennom intra- og internett bevaring og sikring av kulturarvmateriale over tid (sikkerhet/sårbarhet). Punktene over kan ikke sies å være nye målsettinger for kulturarvmateriale. Framveksten av digital teknologi fører imidlertid til noen viktige endringer i måten man arbeider på og hvor man har fokus. En spissformulering hentet fra et foredrag holdt av Kristine Abelsnes 55 fra ABM-u peker på at digitalisering av kulturarvmateriale har som en konsekvens at fokus skifter fra samlinger til tilganger, og at man flytter oppmerksomheten fra de fysiske objektene til en verdikjede av tjenester. Utfordringen ligger derfor i å utnytte resultatet av den fysiske digitaliseringen til å nå viktige målsettinger for kultursektoren, bl.a. uttrykt i punktene over. For å oppnå dette, må følgende forhold legges til grunn: Dokumentasjon, digitale objekter som er resultat av en digitalisering må plasseres historisk, kulturelt og kontekstuelt, de må settes i sammenheng for at de skal ha verdi. Standardisering, dokumentasjonen må ha en form som gjør det mulig å utveksle og forstå innholdet av ulike systemer over tid. Formidling. standardisert dokumentasjon danner grunnlaget for en bredt anlagt tilgangs- og formidlingsstrategi, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Dette kapitlet vil ta for seg noen sider ved den teknologiske utviklingen og framveksten av nye standarder. En utredning av denne type kan ikke ta mål av seg til å gi en fullstendig gjennomgang av feltet, men det er utreders håp at teksten kan gi en innfallsvinkel og en ramme for videre diskusjon og planlegging. Det har på kort tid skjedd store endringer i forutsetningene for vellykkede digitaliseringstiltak. Utstyr (maskinvare) er billig og lett tilgjengelig. Dette gjelder alt fra lagringskapasitet til kameraer og skannere Infrastrukturen er i hovedsak utbygd og har tilstrekkelig kapasitet (bredbånd og fiberoptiske kabler med høy hastighet og dataoverføringskapasitet) Internett som kanal for distribusjon og deling av informasjon er dominerende Programvare er i rask utvikling på alle nivåer. Mye er gratis tilgjengelig for brukere og brukergrensesnitt og brukerterskler er dramatisk forenklet Det er utviklet og implementert en rekke standarder og protokoller for utveksling av data Mobile og sosiale teknologier gir mulighet for interaksjon og dialog, informasjonsutveksling og kunnskapsbygging. Til sammen gir utviklingen en basis for nye måter å tenke på konseptuelt når det gjelder dokumentasjon av og tilgang til kulturarvmateriale i digital form. De nye forutsetningene gir nye muligheter og nye utfordringer, og det stilles nye krav til kompetanse og fagkunnskap i abm-sektoren. Det vises innledningsvis også til oppsummeringen av LIMA-prosjektet fra Rapporten problematiserer særlig tre forhold dette kapittelet går nærmere inn på 55 Fra analogt til digitalt, Kristine Abelsnes, 12. juni 2008, Side 42

47 Handlingsplan for teknologi og formidling hendelser og deres betydning for museumsdokumentasjon behovet for felles autoritetsregistre nødvendigheten av entydige identifikatorer. Digitale representasjoners flyktige karakter reiser nye utfordringer. Mens steintavler varer i tusenvis av år og trykt materiale i hundrevis, er den digitale holdbarheten kanskje tiår. For en tid tilbake ble f.eks. optiske plater (CD-plater) ansett for å være et stabilt og lengelevende medium. Erfaringene fra de siste tjue åra har vist at dette på langt nær er tilfellet. Mange kulturinstitusjoner er i dag i den situasjonen at de må ta stilling til hva de skal gjøre med materiale lagret på CD-plater, som kanskje særlig har blitt brukt til å lagre digitale fotografier, mens andre i samlingene har magnetbånd og floppydisker de ikke lenger har teknologi til å les innholdet i. Lagringsmediets flyktige karakter har sammenheng med begge disse forholdene. Dels er det slik at det er fysiske årsaker til at lagrede signaler ikke varer evig, og dels utvikler program- og maskinvare seg så raskt at man ikke lenger har programmer eller utstyr til å lese data produsert for fem eller ti år siden. Tilgangen til digitaliseringsteknologi muliggjør (billig) framstilling av store datamengder, noe som gir utfordringer både med hensyn til husholdning/dokumentasjon, og mulighetene for å gjenfinne og gjenbruke informasjonen i framtida. Digital informasjon må vedlikeholdes, ellers forsvinner den. 5.1 Definisjoner og forklaringer Innledningsvis brukes det noe plass på definisjoner og forklaringer av begreper som er sentrale i planen generelt og i dette kapittelet spesielt. Definisjonene er først og fremst ment å klargjøre i hvilken betydning begrepene er brukt i foreliggende Handlingsplan Digitalisering Med digitalisering menes prosessen hvor analogt lagret materiale konverteres eller overføres til digital form og et digitalt lagringsmedium. Dette kan gjøres ved at den fysiske originalen skannes, digitalt avfotograferes, spilles av, leses optisk eller tastes inn på nytt. Hvilken type materiale det dreier seg om og hvilken metodikk som velges for digitalisering, avgjør resultatet prosessen. Ved digital avfotografering og skanning (som bilde eller faksimile) skapes en digital representasjon som lagres som en billedfil. For todimensjonale objekter (bilder og tekst) kan resultatet av prosessen bli (funksjonelt) identisk med originalen. Fila er imidlertid også digitalt manipulerbar slik at man kan endre, forbedre eller manipulere kvaliteten i forhold til det som er resultatet av selve digitaliseringen. For at billedfiler og faksimiler skal være gjenfinnbare må det normalt knyttes søkbare (meta)data til representasjonen. Mulightene for manipulering og endring av innholdet aktualiserer også behovet for rutiner som sikrer og dokumenterer materialets autentisitet. Digital gjenstandsfotografering, det vil si avfotografering eller skanning av tredimensjonale objekter, blir resultatet av prosessen en todimensjonal digital representasjon av gjenstanden. Den digitale fila er ikke og kan ikke bli identisk med selve gjenstanden. Den digitale representasjonen er manipulerbar som beskrevet over, og kan gjøres søkbar gjennom metadata og katalogdata som koples til det digitale objektet. Digitalisering kan også foregå som en transkribering hvor de opprinnelige dokumenter skrives av eller OCR-leses56 og lagres som en digital tekstfil som igjen danner grunnlag for søkbare databaser. Resultatet av slike prosesser vil være at informasjonsinnholdet kan gjøres tilgjengelig gjennom fritekstsøking i selve dokumentene i tillegg til eventuelle metadata/katalogdata. Mikrofilm er også grunnlag for digitaliseringsprosesser. Lyd og levende bilder (film) kan overføres til digitale lyd- eller videofiler ved hjelp av standard utstyrsenheter, resultatfilene kan bli store og det må ofte gjøres ekstra tiltak for å bevare struktur, f.eks. lydspor og episoder/deler av en film Digitale objekter All digitalisering fører til at man oppretter digitale objekter. Eksempel på digitale objekter er bildefiler, faksimiler, videoopptak, tekstfiler og databaseposter. Felles for de fleste digitale objekter er at de ofte er enkle å skape, utfordringen ligger i å organisere kunnskapen om hva objektene representerer på en tilgjengelig og varig måte, slik at de kan være bærere av forståelse og innsikt, på kort og lang sikt, med dagens teknologi(er) og med de teknologier som vil benyttes i framtida. Det finnes etablert krav til standarder for digitalisering av relevant materiale i abm-sektoren. Et eksempel kan være digitalisering av fotografi hvor det i ABM-skrift #55 Digitalisering av fotosamlinger bl.a. står 56 Akronym for Optical Character Recognition Side 43

48 Forgjengelig eller tilgjengelig Vår anbefalte minimumsstandard er: punktoppløsning: 3500 billedpunkter på den lengste siden bitdybde: 24 bit RGB for farge28, 16 bit for gråskala fargeprofil: Adobe RGB (1998) filformat: TIFF (ukomprimert) 57 Det er imidlertid ikke etablert en (nasjonal) standard for beskrivende eller tekniske matadata Metadata Metadata er, upresist sagt, data om data, altså den delen av informasjonen som gir innholdsmessig og kontekstuell mening til rådata. Bruk av metadata er ikke knyttet til digitalt lagret informasjon, men har vært benyttet i biblioteker, arkiver og museer i lang tid, ofte i form av kortkataloger 58. I ABM-skrift #66 er satt opp følgende klassifisering av metadata: Beskrivende metadata: tillater identifikasjon og gjenfinning av et objekt. I praksis kan dette være et filnavn på lokal harddisk eller en URI på internett. Strukturelle (sosiale) metadata: beskriver objektene og deres karakteristikker og sammenhenger/ relasjoner. Tekniske metadata: gir informasjon om produksjon, format osv. Administrative metadata: er rettet mot forvaltning og lagring av objekter. Kan også inneholde juridiske metadata som rettigheter, eierskap osv. De viktigste kriteriene som bør vektlegges når det gjelder hvilken form metadata skal lagres i er systemuavhengighet, både i forhold til lagringsformater og leverandørspesifikke systemer, og standardisering Autoritetsregistre En viktig funksjonalitet i et informasjonssystem er å holde rede på autoritetsregistre. Et autoritetsregister er litt løselig definert som et oppslagsregister hvor man kan hente (kvalitetssikret) informasjon. Typiske autoritetsregistre er personregister, stedsregister eller terminologiregistre. Behovet for å arbeide for felles autoritetsregistre har vært erkjent lenge. I sluttrapporten etter LIMA-prosjektet heter det blant annet Å etablere kvalitativt gode autoritetsregistre over for for eksempel personer og steder er viktige byggesteiner i et dokumentasjonssystem. Også her reises spørsmålet om roller og tilgang slik at man kan bygge kvalitetssikrede registre i et stort databasedomene. En Primus-instans vedlikeholder ett personregister og ett stedsregister og alle med tilgang til autoritetsregisteret har tilgang til alle poster, det er heller ikke mulig å låse bestemte poster. Dette må man ha en løsning på, samtidig som man må kunne adressere nasjonale autoritetsregistre, f.eks. Fotografregisteret i Preus/Nasjonalbiblioteket, blant annet for å forhindre at alle lager sin dokumentasjon av Wilse eller Kivijärvi. Autoritetsregistre har ofte både nasjonalt og internasjonalt omfang, og det er en viktig oppgave å bygge gode autoritetsregistre for å kunne gi tilgang til informasjon på tvers av regionale databaser. Eksempler på viktige autoritetsregistre i Norge er bl.a. fotografregisterene 59 og Norsk kunstnerleksikon60. De teknologiske forutsetningene for å kunne etablere slike løsninger er til stede, og betydningen av det øker med økt delingskultur på nettet Domene Kan ha mange betydninger, blant annet interesse- eller spesialfelt og landområde. I teknologisammenheng er et domenenavn en unik, hierarkisk oppbygget navnestreng som benyttes til adressering på et avgrenset område på Internett. Et domene kvalifiserer navn og begreper som er brukt innen domenet. Dette er er ikke ulikt vanlige, kvalifiserende språklige utsagn: Storgata i Sandefjord oppfattes umiddelbart som forskjellig fra Storgata i Horten, på samme måte som oppfattes, og fungerer forskjellig fra Hentet fra Forvaltet av Nasjonalbiblioteket og Preus museum Forvaltet av Nasjonalmuseet for kust, arkitektur og design Side 44

49 Handlingsplan for teknologi og formidling Postverket har benyttet domener i lang tid, riktignok skrevet litt anderledes, det samme gjelder systematikk for tildeling av telefonnumre Semantikk og syntaks Semantikk har med meningen i språket å gjøre; semantiske egenskaper er egenskaper som har med ord og uttrykks grunnleggende betydning å gjøre. I Bokmålsordboka er det definert slik: (fra gr 'betydningsvitenskap', av sema 'tegn') vitenskapen om ordenes betydning Syntaks har med reglene for hvordan ord settes sammen til setninger eller fraser å gjøre. Ulike språk har naturlig nok ulike syntaktiske regler. I Bokmålsordboka er syntaks definert slik: 1 (beskrivelse av) regler for hvordan en kan lage setninger el. deler av setninger på et gitt språk, ordføyningslære 2 i edb: forhold mellom tegn og tegngrupper innenfor et dataspråk W3C-konsortiet61 har tatt i bruk begrepet semantisk WEB for å tydeliggjøre innholdet i en teknologi hvor datamaskinprogrammer kjenner innholdet og reglene i semantikk og syntaks som sendes mellom datamaskiner. Dette er et forsøk på å ta i bruk begreper og metoder vi kjenner fra bl.a. språkvitenskapene inn i programmerings- og kommunikasjonsområdet. Dette gir store muligheter og store utfordringer, særlig knyttet til nødvendigheten av en streng formalisme, som dataprogrammer er avhengige av, i motsetning til språklig kommunikasjon mellom mennesker, hvor slingringsmonnet i forhold til formelle regler kan være stort Ontologi Fra Bokmålsordboka ontologi~logi' -en (se -logi) filos: læren om tingenes eksistens, vesen og egenskaper Fra Wikipedia Ontologi er i datateknologien og informasjonsvitenskap en formell representasjon av et sett av begreper innenfor et domene, samt hvordan disse begrepene er relatert til hverandre. En ontologi brukes til å markere dataene sin betydning og lette smart dataprossesering av dataprogrammer i domenet. Ontologibegrepet flytter oss fra det formelt beskrivende til et begrepsdannende nivå: Data om kulturarvmateriale kan ikke forstås uten at man kjenner meningsinnholdet til dataelementer. I og med at en ontologi også kan leses av mennesker, i tillegg til datamaskiner, vil onotologier også kunne brukes til å modellere virkeligheten Standardisering Semantikk brukt i datagrunnlaget må forankres i en dokumentert og åpen standard. Dette gjelder både beskrivelse av begrepsapparatet som legges til grunn, f.eks. CIDOC 62 CRM63, IFLAs64 FRBR65, Dublin Core66. Utvekslingformater må også beskrives, f.eks. i rammeverket som nå ofte kalles semantisk WEB. I denne sammenhengen er Resource Description Framework (RDF) et viktig begrep. RDF er en gruppe av W3Cspesifikasjoner som beskriver en modell for å representere metadata. Spesifikasjonene brukes i mange ulike sammenhenger for å beskrive informasjon, og er et viktig element i visjonen om det semantiske nettet World Wide Web Consortium, forkortet W3C, er en organisasjon som ble startet i oktober Organisasjonens hovedmål er å utvikle protokoller og standarder for teknologien som brukes på World Wide Web. I den sammenheng tilbyr W3Cs nettsted ulike tjenester for testing eller validering av nettsider, stilark og andre, mer avanserte valideringsverktøy. CIDOC: ICOMs International Committee for Documentation IFLA: The International Federation of Library Associations and Institutions Side 45

50 Forgjengelig eller tilgjengelig Nedenfor følger en kort presentasjon av tre viktige standarder eller spesifikasjoner for abm-institusjoner. Som det går fram av tekstene skiller CRM, FRBR og Dublin Core seg fra hverandre på flere punkter CIDOC CRM CRM er et generelt konseptualiseringsverktøy. Konseptualisering er her ment som den prosessen som fører fram til en formalisert beskrivelse av virkeligheten. Denne modellen kan uttrykkes i en ontologi som identifiserer objekter og fenomener, og beskriver de hendelsene som er observert og kjent og som er relevante for disse objektene. What is the CIDOC CRM The CIDOC Conceptual Reference Model (CRM) provides definitions and a formal structure for describing the implicit and explicit concepts and relationships used in cultural heritage documentation. The CIDOC CRM is intended to promote a shared understanding of cultural heritage information by providing a common and extensible semantic framework that any cultural heritage information can be mapped to. It is intended to be a common language for domain experts and implementers to formulate requirements for information systems and to serve as a guide for good practice of conceptual modelling. In this way, it can provide the "semantic glue" needed to mediate between different sources of cultural heritage information, such as that published by museums, libraries and archives. The CIDOC CRM is the culmination of over 10 years work by the CIDOC Documentation Standards Working Group and CIDOC CRM SIG which are working groups of CIDOC. Since 9/12/2006 it is official standard ISO 21127: FRBR FRBR definerer en bibliografisk post som den samling av opplysninger som er knyttet til entiteter beskrevet i bibliotekkataloger og nasjonalbibliografier. FRBR er ment å være «En konseptuell modell som representerer et generalisert syn på det bibliografiske universet.»67 Den baseres på en såkalt ER-modell som består av entiteter (komponenter), attributter eller egenskaper og relasjoner. ER-modellen er et resultat av en analyse av de entiteter som er beskrevet i bibliografiske poster, og representerer formalisering eller strukturering av resultatene fra analysen. Functional Requirements for Bibliographic Records or FRBR, sometimes pronounced /ˈfɜrbər/ is a conceptual entity-relationship model developed by the International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) that relates user tasks of retrieval and access in online library catalogues and bibliographic databases from a user s perspective. It represents a more holistic approach to retrieval and access as the relationships between the entities provide links to navigate through the hierarchy of relationships. The model is significant because it is separate from specific cataloguing standards such as AACR2 or International Standard Bibliographic Description (ISBD) Dublin Core 68 Dublin Core er et sett med standarder for å lenke sammen metadata med ressurser. Ressurser anses i denne sammenhengen primært å være data som kan nås via verdensveven. I prinsippet kan Dublin Core også benyttes for andre typer ressurser. Betegnelsen brukes ofte om Dublin Core Metadata Element Set som er et sett med 15 beskrivende semantiske definisjoner.69 Dublin Core har først og fremst bakgrunn i bibliotekfaglige miljøer og sprang ut fra miljøet rundt OCLC (Online Computer Library Center) i Dublin Ohio. Er ISO-standard fra februar 2009 [ISO15836] The Dublin Core Metadata Initiative The Dublin Core Metadata Initiative, or "DCMI", is an open organization engaged in the development of interoperable metadata standards that support a broad range of purposes and business models. DCMI's activities include work on architecture and modeling, discussions and collaborative work in DCMI Communities and DCMI Task Groups, annual conferences and workshops, standards liaison, and educational efforts to promote widespread acceptance of metadata standards and practices. Felles for de tre standardene nevnt over er at de alle er et verktøy for datamodellering av «den virkelige verden». Det betyr at man kan uttrykke seg nær opp til naturlig språk, selv om selvfølgelig formalismen er mye strengere. Den resulterende modellen kan deretter implementeres, dvs. realiseres f.eks. som en database. Av de tre standardene er CRM den mest omfattende og generelle, FRBR er rettet, i første rekke, mot tekstlige og andre åndsverk med en bibliografisk beskrivelse, mens Dublin Core er mer «feltorientert» og sånn sett mer en datautvekslingsstandard enn et konseptuelt rammeverk Carol von Nyus, foredrag 2003 Navnet kommer fra en workshop som ble holdt i Dublin, Ohio i Se for nærmere beskrivelse Side 46

51 Handlingsplan for teknologi og formidling Det har, gjennom CIDOC og IFLA, blitt arbeidet med å harmonisere CRM og FRBR ved å utvikle en objektorientert formalisert versjon av FRBR som er kompatibel med CRM Åpne standarder Åpne standarder er blitt et mye brukt begrep, se ramma til høyre fra regjeringen.no. Det er på mange vis feil å bruke ordet standard, da dette leder tanken hen på noe som er en vedtatt norm. CRM og Dublin Core kan kalles en standarder, da disse er ISO-godkjent. W3C-konsortiet lager standarder for http, men de fleste «åpne standarder» er ikke standarder i formell betydning. Trykket bør legges på «åpen», i betydningen kjent og dokumentert, slik at det fritt for alle å utvikle programvare for et gitt format Åpen kildekode/fri programvare Fra regjeringen.no: Regjeringen arbeider for at IT-løsningene i offentlig sektor i større grad skal basere seg på åpne standarder. Dette er viktig blant annet for å sikre alle lik tilgang til offentlige tjenester uavhengig av hva slags programvareplattform vi som enkeltpersoner velger. Regjeringen ønsker også at fri programvare skal vinne større utbredelse, og offentlig sektor skal spille en aktiv rolle i denne sammenhengen. Det skal derfor settes i gang flere nye tiltak for å øke bruken av såkalte åpne IT-standarder i offentlig sektor. Dette brukes ofte om gratis nedlastbare programsystemer hvor programkoden (kildekoden) er tilgjengelig og kan benyttes og modifiseres av alle. Brukere trenger ikke å betale lisens til programvarehus for å benytte produktene. Som det går fram av tekstblokka, er det politiske og administrative føringer for økte bruk av åpne standarder og fri programvare i offentlig sektor. Teknologirådet definerer dette slik Åpne standarder for programvare er regler og retningslinjer for lagring og utveksling av data som kan fremme både demokratisk tilgjengelighet og effektiv konkurranse. Disse retningslinjene bør være tilgjengelige for liten eller ingen kostnad, slik at alle har en reell mulighet til å få tilgang til dem. Åpen kildekode kjennetegnes av at den er åpen for innsyn av alle, kan modifiseres av alle, kan gjenbrukes i annen programvare og fritt distribueres til andre Interoperabilitet At noe er interoperabelt henspiller på evnen systemer eller organissjoner har til samhandling (inter operate). I vår sammenheng beskriver interoperabilitet evnen til IKT-systemer, og forretningsreglene de støtter, har for å utveksle data for deling av, inkludert tolkning og nytte, informasjon og kunnskap sømløst og fleksibelt. For å oppnå semantisk interoperabilitet er det er forutsetning at begge (som deltar i utvekslingen) refererer til en felles referansemodell for informasjonsutveksling. Innholdet i informasjonsutvekslingsforespørslene må være entydig definert, både sender og mottaker må oppfatte data entydig og på samme måte Proprietær programvare Definisjon fra Wikipedia: Proprietær programvare som regel kalt «produsenteid programvare» på norsk, er programvare der opphavsretten brukes til å beskytte produsentens eierskap. I praksis beskyttes programvaren ved å begrense bruksretten til den. Typisk må brukeren godta en lisens, det vil si avtale, for å få lov til å bruke det. I motsetning til fri programvare, har man ikke lov til å undersøke eller endre programvaren, og kildekoden er hemmelig. I tillegg kan lisensen ha begrensninger som er ment å sikre produsentens salgsinntekter, som forbud mot videreformidling. I noen tilfeller har brukeren ingen rettigheter ut over å kjøre programmet på en bestemt datamaskin låst til et bestemt produkt. Ved å basere seg på proprietær programvare vil ikke brukeren ha innsyn i, eller kontroll over, måten programvaren er bygget opp på. Eksempler på proprietær programvare er operativsystemet Windows og programpakkene MS Word og Excel Relasjonsdatabaser Relasjonsdatabasemodellen ble utviklet i tidsrommet og er i dag den suverent ledende teknologi regnet etter implementasjoner. En relasjonsdatabase er bygget opp av tabeller med funksjonalitet for å lage sammenhenger mellom tabeller (relasjoner). I biblioteksektoren vil relasjoner ofte defineres som forholdet mellom et verk og opphavsmannen (verk < > er skapt av) eller et verk i nye utgaver/på ulike språk (verk < > har etterfølger). Et eksempel fra museumsverdenen kan være forholdet mellom gjen70 Hentet fra Mobile og sosiale teknologer en rapport, side 27 Side 47

52 Forgjengelig eller tilgjengelig stander/kunstverk og utstillinger: gjenstand < > utstillinger for hvilke utstillinger en spesifikk gjenstand eller verk har deltatt på, eller utstilling < > gjenstander for hvilke gjenstander/verk som var med på en spesifikk utstilling. Etter relasjonsdatabasenes kommersialisering tidlig på 1980-tallet har man sett en kontinuerlig utvikling av informasjonsbaser som dekker et spesifisert behov innenfor de institusjonene de ble laget for. Denne utviklingen har blant annet vært karakterisert av spesialløsninger og -tilpasninger. Felles for slike løsninger er at de er spesifisert og (langt på vei) utviklet i tiden før webteknologien slo gjennom (tidlig 1990tall). De ble utviklet på andre premisser og under helt andre forutsetninger enn det som ble situasjonen for spesielt distribusjon av og tilgang til digitalt innhold. PRIMUS er et typisk eksempel på et sektorspesifikt system basert på en relasjonsdatabasemodell. 5.2 Utstyr, teknologi og infrastruktur Punktet tar for seg noen viktige trekk ved utviklingen, men det er ikke ment å være fyldestgjørende for et omfattende, komplekst fagfelt i stadig, og rask, endring. Avsnittet går innledningvis spesielt inn på mobile teknologier og bruk av sosiale medier Mobile og sosiale teknologier Teknologisk utvikling og endringer i brukeratferd de siste åtte til ti årene, ofte karakterisert som mobile og sosiale teknologier har stor innflytelse på informasjon genereres, innhentes og distribueres mellom institusjoner så vel som mellom enkeltmennesker. Mobile teknologier kjennetegnes ved at de nettopp er mobile. Ofte assosieres mobiltelefoni med begrepet, men det omfatter i prinsippet alt utstyr som kan kommunisere uavhengig av lokalitet. Det omfatter mobiltelefoner så vel som bærbare Pcer, strekkodelesere, håndholdte terminaler (PDAer), lesebrett eller spillkonsoller. Teknologien åpner for kunnskapsgenerering og datainnhenting, og den representerer en distribusjons- og formidlingskanal hvor brukertilpassede løsninger og utviklingen i forhold til mobiltelefoni har fått mye oppmerksomhet. Begge aspekter bør imidlertid være interessante for abm-institusjoner. Ved å benytte moderne teknologi kan man enkelt kartfeste kulturminner, lokalisere skulpturer i Vigelandsparken eller inventere et museumsmagasin. At noe plasseres geografisk (at det legges inn kartreferanser, bruk av GPS) kan videre utnyttes i publikumspresentasjoner via mobiltelefoner, på skjermer på transportmidler som buss, båt og tog etc., konvertert til leselist og telegenerator, eller ute i terrenget som del av den enkelte institusjons formidlingsstrategi. Effekten av å kunne presentere innenfor regioner (eller reiseruter) vil trolig være større enn dersom den enkelte institusjon utviklet egne løsninger. Det kan i dag tilbys et bredt spekter av tjenester knyttet til mobile teknologier. Det er stort behov for samordning på teknologisiden da det ikke finnes utviklet felles standarder, og det er behov for å tenke ut over egen institusjon for å kunne etablere gode, brukerrettede løsninger tilpasser ulike behov. Muligheten teknologien gir til samlingsforvaltning via eksempelvis lokalisering og inventering har foreløpig fått liten oppmerksomhet. Fokus i forhold til kunnskapsgenerering og datainnhenting har i første rekke vært rettet mot brukermedvirkning, primært gjennom å ta i bruk sosiale medier 71 og verktøy som en kilde til informasjonsutveksling og dialog. Ved bruk av strekkoder/strekkodelesere eller databrikker og håndholdte terminaler, vil muligheten for automatisert inventering og samlingsoversikt, løpende avviksrapportering og digital forvaltning, kunne gi museer og andre abm-institusjoner økt kvalitet i arbeidet samt mulighet for kombinasjon og utnyttelse av mellom interne husholderingsformål og publikumsformidling. Det er et viktig mål å øke abm-institusjonenes tilstedeværelse i nettsamfunn og deres bruk av sosiale teknologier og verktøy systematisk. Samtidig bør det fokuseres på muligheten teknologiene gir til økt kunnskap, kvalitetsheving og digital forvaltning av (også analoge) samlinger. Det er imidlertid viktig å være klar over at det verken er etablert standarder eller enhetlige teknologiske grensesnitt for kommunikasjon og datautveksling eller samhandling, noe som understreker behovet for et sentralt grep på dette feltet på nasjonalt nivå. 71 Eksempelvis Facebook, Twitter, Youtube, Myspace, Flickr m.v. Side 48

53 Handlingsplan for teknologi og formidling Operative systemer i Vestfold Dokumentasjonssystemer i AMB-sektoren Primus er installert som en felles database for de kulturhistoriske museene i Vestfold, først i regi av Museumssenteret i Vestfold, senere overtatt av Vestfoldmuseene IKS. Asta brukes først og fremst av Vestfoldarkivet, men det finnes også historielag som har tilgang til eldre versjoner av Asta. Museenes Astadatabaser er overført til Vestfoldarkivet, men er ikke oppgradert til dagens versjon. Asta og Primus representerer begge sektorspesifikke (arkiv og museum) systemer med fast funksjonalitet. Primus ble utviklet på 1990-tallet av Museenes datatjeneste som et samarbeid mellom Norsk Folkemuseum og Maihaugen. Disse har senere gått sammen om å etablere KulturIT som i dag drifter og videreutvikler Primus i tillegg til Digitalt museum. Primus benyttes særlig i de kulturhistoriske museene i Norge. Utfordringen for denne type systemer, som har en egen måte å organisere sine datastrukturer og semantikk på, er å åpne systemene for samhandling med andre systemer, som f.eks. fellessøk på tvers av instanser, og eksport/import av data. I biblioteksektoren er det tre systemer i bruk i Vestfold (Bibsys, Bibliofil og Mikromarc). I sektoren er det en utvikling i retning av nasjonal standardisering. Det legges opp til at systemleverandørene må forholde seg til en felles standard for utveksling av og innhøsting av metadata basert på OAI-standarden 72 for innhøsting av metadata. Nasjonalbiblioteket spiller en sentral rolle i retning av felles utvekslingsformater. Det er utviklet en fellesløsning for museene, Digitalt museum, hvor man kan eksportere data fra en Primusbase (eller andre databaser) til en felles nettportal Logistikksystemer Museumssenteret i Vestfold utviklet et logistikksystem, LIMA, for å kunne håndtere lokalisering, flytting, konservering, digitalisering og magasinering av museumsgjenstander. Systemet er fortsatt i drift (2010), og har dokumentert logistikken til ca objekter. Et tilsvarende system for fotoflytting, FODAK, ble utviklet i Utvikling av logistikksystemene i Vestfold er ført videre av Nasjonalmuseet i form av NILS-systemet73, som er brukt i museets store samlingsrevisjon. Logistikk er en viktig side av samlingsforvaltning, da logistikksystemer fanger opp sentrale hendelser knyttet til kulturarvbærere: Akkvisisjon, konservering, magasinering, utstilling, utlån og deaksesjon. I et dokumentasjonssystem som benytter en hendelsesdrevet modell, f.eks. modellert i CRM, vil et logistikksystem være en viktig datakilde Andre systemer FotoStation74 er brukt i noen miljøer for å organisere digitale objekter. FotoStation er ikke en dokumentasjonsdatabase, men utviklet for å holde orden på store billedarkiver for billedbyråer, presse m.v. Systemet kjennetegnes blant annet av at alle metadata legges inn i billedfila etter slutt-taggen for bildet. Dette gjelder også feltorientert, deskriptiv informasjon, ikke bare eksempelvis EIF-data. 75 Forøvrig finnes flere varianter av spesialtilpassede regneark og mindre databaseapplikasjoner Organisering Erfaringene fra Vestfold viser at organiseringen av arbeidet rundt digitalisering og kvalitetssikring er avgjørende for resultatet. Det pekes spesielt på tre forhold av betydning nedenfor Etabler en effektiv produksjonslinje Erfaringer fra masseoverføring av museumsgjenstander viser betydningen av å organisere arbeidet med tilstrekkelige og kompetente ressurser i alle ledd. Dette inkluderer alt fra framfinning av gjenstander der de skal flyttes fra via emballering, overføring, preventiv konservering og rengjøring, dokumentasjon og digitalisering før magasinering i klimastyrte magasiner. Det er nødvendig med opplæring og kompetanseheving i alle ledd, men i denne sammenheng understrekes betydningen av å opprette rutiner og ordninger som sikrer dokumentasjonskvalitet og sammenheng mellom digitalt opptak og databasepost. I et system med stor flyt av gjenstander og objekter er det avgjørende at rutinene for OAI er et akronym for Open Archives Inintiative, se Akronym for Nasjonalmuseets Informasjons- og LogistikkSystem Akronym for Exchangeable Image File Format, se også Side 49

54 Forgjengelig eller tilgjengelig kvalitetssikring har fokus på det mest sårbare og avgjørende punktet: opprettholdelse av sammenhengen mellom dokumentert og digitalisert objekt Digitaliser én gang Av mange grunner bør sluttresultatet av en digitaliseringsprosessen være en morfil. En morfil er i denne sammenhengen å forstå som (det primære) resultatet av en digitaliseringshendelse. Ved innskanning av for eksempel et fotografi, vil resultatet være en digital fil i et bestemt format og med en bestemt oppløsning. Denne filen lagres med opplysninger om digitaliseringshendelsen og med opplysninger om hva objektet representerer, jf også avsnittet om Metadata over (punkt 5.1.3). Det koster i betydningen ressursbruk mest å finne frem originalen og digitalisere denne. Det blir da viktig at morfilen holder tilstrekkelig kvalitet med minst mulig informasjonstap. Morfilen kan brukes til å lage mange ulike digitale versjoner for ulike formål uten at selve morfilen røres. Denne representerer for all framtid resultatet av digitaliseringshendelsen. Videre viste pilotfyttingsprosjektet i Vestfold høsten 2006 at ressurser som gikk med til framfinning, dokumentasjon og organisering rundt digitaliseringsarbeidet krevde i størrelsesorden fire ganger så mye ressurser som det som ble lagt ned i selve digitaliseringen Legg vekt på datarøkt og forvaltning Morfilen må bevares og forvaltes for å få varig verdi, se også avsnittet om langtidslagring. Det er viktig at man setter som minimumskrav at det skal brukes åpne, dokumenterte standarder til dette formålet. Strategien bygger på forutsetning om at åpne standarder vil kunne leses og tolkes og dermed brukes i framtiden, noe som er mindre sannsynlig for proprietære formater og løsninger. Det vil også være mulig å eventuelt konvertere til bedre alternativer når slike skulle dukke opp. På denne måten sikrer man seg også at hensynet til framtidig bruk blir ivaretatt allerede ved digitaliseringen, og man løper mindre risiko for å komme i den situasjonen at arbeidet må starte om igjen fordi kvaliteten har vært for lav, det informasjonsbærende mediet eller formatet ikke lenger kan leses eller innholdet ikke kan tolkes. I forhold til langtidslagring av informasjon er det å utvikle en strategi for sikker og langsiktig lagring av morfiler en sentral oppgave Unik, global identifikator For å kunne utveksle informasjon om, opprette referanser til og kjenne igjen digitale objekter må det konstrueres en unik identifikator. En slik identifikator må være unik i tid og rom, og være i en form som er standardisert slik at den kan benyttes i utveksling og søking. Det finnes flere teknologier som adresserer dette problemet, en vanlig standard er URI (Unform Resource Identifier) som er en W3C-standard. I tillegg til URI, nevnes også URL og URN i denne sammenheng. På wikipedia er de definert slik: En URI (Uniform Resource Identifier) er en kompakt streng av tegn som identifiserer en abstrakt eller fysisk ressurs. En URI kan videre klassifiseres som en lokator eller et navn, eller begge deler.[1] Uniform Resource Identifier var opprinnelig kalt Universal Resource Identifiers, og ble spesifisert i RFC 1630 av Tim Berners-Lee i URI-spesifikasjonen definerer et felles syntaks for identifisering og adressering av objekter på Internett. Uniform Resource Locator (URL) og Uniform Resource Name (URN) er begge mer spesifikke former av URI. En URL (Uniform Resource Locator) er en subtype av URI hvor man identifiserer og navngir en ressurs ved hjelp av lokaliseringinformasjon eller ressursens adresse. I all praktisk betydning så er URL et synonym for URI.[1] Enhver URL starter med et skjemanavn som definerer URLens navnerom, dens mening og syntaks for den resterende delen av URLen. URN (Uniform Resource Name) er den delmengden av URI som kreves å være globalt unike og varige, selv om ressursen slutter å eksistere eller ikke lenger er tilgjengelig.[1] Formålet med URN er å tilby en globalt unik og varig identifikator, som kan brukes for gjenkjennelse av en ressurs, tilgang til en ressurs' egenskaper eller for tilgang til selve ressursen.[2] Side 50

55 Handlingsplan for teknologi og formidling URNer er del av en større Internett-arkitektur, hvor Uniform Resource Characteristics (URCer), Uniform Resource Locators (URLer) og URNer hver utgjør medlemmene. Hver har sin spesifikke rolle i denne arkitekturen: URNer brukes for identifisering URCer for å inkludere metainformasjon URLer brukes for lokalisering av ressursen. Det siste initiativet som skal nevnes under problemstillingen er DOI (Digital Objekt Identifier).76 DOI er spesielt utviklet for å håndtere digitale versjoner av åndsverk, og springer bl.a. fra behovet for å regulere opphavs- og andre rettigheter i en digital virkelighet. The DOI System provides a framework for persistent identification, managing intellectual content, managing metadata, linking customers with content suppliers, facilitating electronic commerce, and enabling automated management of media. DOI names can be used for any form of management of any data, whether commercial or non-commercial. The DOI System is an ISO International Standard. DOI representerer en annen strategi enn URI ved at de legger vekt på at objektene både er selvdokumenterende og ved at de åpner for digital forvaltning av rettigheter til det enkelte digitale objekt Utstyr Utstyr som kan overføre informasjon til digitale objekter, f.eks. digitale kameraer og skannere har nå en funksjonalitet og en pris som fører til at tilgang til og finansiering av utstyr ikke lenger er noen stor flaskehals i forhold til digitaliseringstiltak, selv om det for frivillige lag og foreninger kan representere et ikke ubetydelig økonomisk løft. Utfordringene for abm-institusjoner ligger snarere i å benytte utstyret optimalt, noe som i enkelte sammenhenger ikke er trivielt og krever kompetanse hos brukerne. Det er også en utfordring å organisere optimale «produksjonslinjer» for prosjekter som tar sikte på å digitalisere i et større omfang (massedigitalisering) Infrastruktur Tilgjengelig teknologi gjør det mulig å utføre interaktivt datavedlikehold i applikasjoner som kjøres i en nettleser. Slike løsninger åpner for en helt ny bredde i tilgang til systemer sammenliknet med systemer som er avhengig av at et program må installeres (og vedlikeholdes) på brukerens pc. Særlig i forhold til løsninger rettet mot det frivillige systemet er dette et stort poeng. Infrastrukturen er nå bygget ut til et nivå hvor det er kun i ekstreme tilfeller at hastighet og tilgang til kommunikasjonslinjer representerer et problem. Endringer knyttet spesielt til bruk av mobile teknologier er behandlet under punkt Sikkerhet og sårbarhet Sikkerhet, i betydning lagring og sikring av informasjon på kort og lang sikt, er omtalt under punktene om Langtidsbevaring av digitale objekter og Regionalt sikringsmagasin nedenfor. Sårbarhet i betydning fare for dataangrep og -hacking representerer et generelt problem. Det vil føre alt for langt å gå inn i denne generelle problematikken her. Det påpekes imidlertid at for abm-institusjoner vil det ofte være et problem med manglende kompetanse i egen organisasjon til å drifte sikre, distribuerte løsninger Langtidsbevaring av digitale objekter Utfordringer En hovedutfordring for kulturarvsektoren er langtidsbevaring av digitalt og digitalisert materiale. Problemstillingene er knyttet til formater så vel som til lagringsmedium. På nasjonalt plan pekes det i Digitaliseringsmeldinga på Nasjonalbiblioteket og Riksarkivet som sentrale aktører på feltet, og det forutsettes at disse, i fellesskap, finner fram til gode løsninger. For arkivmateriale fra kommunal og fylkeskommunal forvaltning er det tidligere i utredningen vist til KDRS som et nasjonalt initiativ for å løse problemstillinger rundt digitalt født materiale, og det pekes på at utfordringene med langtidsbevaring er de samme for henholdsvis analogt og digitalt født materiale. 76 Se for nærmere informasjon Side 51

56 Forgjengelig eller tilgjengelig Problemstillinger knyttet til langtidsbevaring av digitale objekter er ikke et lokalt problem, internasjonalt er dette en løpende debatt.77 Trustworthy 100-Year Digital Objects: Evidence After Every Witness Is Dead In ancient times, wax seals impressed with signet rings were affixed to documents as evidence of their authenticity. A digital counterpart is a message authentication code fixed firmly to each important document. If a digital object is sealed together with its own audit trail, each user can examine this evidence to decide whether to trust the content no matter how distant this user is in time, space, and social affiliation from the document s source. We propose an architecture and design that accomplish this: encapsulation of digital object content with metadata describing its origins, cryptographic sealing, webs of trust for public keys rooted in a forest of respected institutions, and a certain way of managing information identifiers. These means will satisfy emerging needs in civilian and military record management, including medical patient records, regulatory records for aircraft and pharmaceuticals, business records for financial audit, legislative and legal briefs, and scholarly works. Bevaring av dokumentasjon registrert i kataloger som Primus og Asta skjer gjennom vedlikehold, konverteringer og oppgraderinger på systemsiden. Her er det systemleverandrøene og brukerne som sammen har ansvar for at innholdet i de digitale katalogene til enhver tid er tilgjengelig i formater som brukerne kan lese, og at system- og innholdsmessige endringer gjøres på en slik måte at datakvalitet ikke forringes. Som del av den teknologiske utviklingen skjer det også systemendringer som da de kulturhistoriske museene gikk over fra å benytte WinRegimus til Primus som dokumentasjonssystem. Kostnader knyttet til konverteringer, oppgraderinger og kvalitetskontroll blir i hovedsak belastet brukerne ved slike endringer. Utfordringene ligger ikke Fra en blog om «digital preservation»: først og fremst i å bevare tilgang til de digitale katalogenes innhold, men i hvordan man håndterer digitale objekter som er And by long term, I mean after the end of technological civilisation. lagt inn i katalogene, for eksempel fotografier. Et kritisk moment her er hvilke formater som kan leses av katalogsysrichard Heinberg s Post-Carbon Institute blog has a post about the importance of libtemet kontra hvilke formater de digitale objektene er lagret i. Til slutt må man ikke glemme at de aller fleste strategier knyttet til digital langtidsoppbevaring forutsetter tilgang til elektrisk kraft. I det perspektivet er ramma til høyre en nyttig tankevekker. rarians and archivists in trying to keep cultural knowledge alive after the power goes out. It s a bit doomladen, even for me, but he is utterly right in saying that digitization represents a huge bet on society s ability to keep the lights on forever. Arkivverket gir følgende beskrivelse av situasjonen med hensyn til langstidsbevaring av digitalt materiale Godkjent materiale lagres i dag på CDer, som legges i et sikret magasin. Materialet lagres i to sett arkivskapers sett og en kopi laget av Arkivverket. CDer som medium for langtidslagring skal fases ut. Det foreligger planer for å gå over til lagring på disk og tape. Forberedende arbeid er påbegynt ved at materialet blir kopiert til disk. Etter planen vil materialet bli "testet" på nytt og sammenstilt (pakket) før det lagres i et digitalt sikringsmagasin. Et prosjekt for å definere pakkeformat er påbegynt, det vil benytte OAIS-standarden. Sikringsmagasinet vil ha materialet på disk og kopier på tape. Det digitale sikringsmagasinet er ikke på plass i dag, men forventes etablert i løpet av de nærmeste årene Regionalt sikringsmagasin For Vestfoldmuseene fungerer i dag løsninger etablert i Avdeling for samlingsforvaltning i prinsippet som et regionalt sikringsmagasin for Primus-katalogene så vel som for digitale opptak generert som del av virksomheten ved overføring og dokumentasjon av museenes samlinger. Det er tidligere tatt kontakt med Nasjonalbiblioteket for å søke å finne en løsning hvor digitale objekter kan bli en del av en nasjonal løsning for langtidsbevaring uten at det, så langt utereder kjenner til, er etablert en ordning for dette. Man har ikke løsninger for langtidsbevaring av digitalisert kildemateriale fra arkivsektoren, og det framstår som fornuftig å etablere en løsning hvor også dette materialet regionalt kan bevares innenfor rammer utviklet i Avdeling for samlingsforvaltning etter samme modell som billedlageret som er opprettet HENRY M. GLADNEY HMG Consulting, presentasjon for IFLA, 2010 Hentet fra januar Side 52

57 Handlingsplan for teknologi og formidling Vestfoldmuseene har møtt utfordringene ved å etablere og vedlikeholde en billedbank hvor digitale opptak/representasjoner bevares identisk med opptaket kalt morfiler. All bruk skjer mot kopier av det som ligger i billedbanken. Dersom det skulle komme systemmessige endringer for de digitale katalogene som gjør at det kreves andre formater for å kunne lese digitale filer, vil man i et slikt system ha god kontroll så lenge filene i billedbanken ikke er lagret i et proprietært format. Det vil da i prinsippet ikke være nødvendig å ta nye digitale opptak for å kunne ha tilgang til informasjonen / dataene selv om systemer og plattformer endrer seg. Det legges ned et stort arbeid i mange frivillige lag og foreninger i digitalisering av relevant kulturarvmateriale med litt ulike innfallsvinkler, systemer, løsninger og kompetanse. Det er en utfordring å sikre at dette ikke går tapt, for eksempel ved at enkeltpersoner og kompetanse faller fra eller hjemmelagde systemer forvitrer. Det er derfor under Delmål V i planen foreslått å etablere en regional løsning for bevaring av digitalt materiale generert utenfor abm-instuitusjonene i fylket. En forutsetning for å kunne etablere slike løsninger vil imidlertid hvile på hvilke formater, oppløsninger og metadata som er knyttet til de digitale objektene som søkes bevart. Det er nødvendig å utvikle retningslinjer som omtalt andre steder for at man skal kunne etablere en regional mottaks- og bevaringsordning, og det bør være en forutsetning at slike retningslinjer følges for at det skal være aktuelt å knytte seg til en ordning. Når det gjelder katalogdata går det under planens punkt fram at det er en rekke ulike systemer i bruk. Også her vil det være nødvendig med en harmonisering og konvertering for at det skal kunne etableres regionale løsninger for bevaring av og tilgang til data. Det er ikke finansiering eller ressurser til stede for en regional løsning i dag ut over det Vestfoldmuseene gjør for egne museumssamlinger. 5.3 Sektorvise utfordringer regionalt og nasjonalt Mange systemer og plattformer Som omtalt tidligere er det en rekke ulike løsninger og systemer i bruk i abm-institusjonene regionalt og nasjonalt. En rekke av systemene som benyttes består egentlig av flate filer hvor det ikke er etablert relasjoner mellom de ulike informasjonselementene. Slike systemer vil det være vanskelig og dyrt å konvertere til mer moderne IKT-løsninger fordi relasjoner vil måtte legges til (delvis) manuelt. Videre er det tradisjon for å legge inn informasjon som store tekstblokker i såkalte fritekstfelter. Dette representerer også et problem ved konvertering, og dersom man skal unngå kvalitetsforringelse og tap av informasjon. Etter at relasjonsdatabaser ble den mest vanlige databaseteknologien, har det i sektoren vært en løpende utvikling av informasjonsbaser hvor utgangspunktet har vært at man skulle dekke spesifiserte behov i én institusjon. På denne måten har man fått en utviklingen preget av spesialløsninger og spesialtilpasninger som har det til felles at de er utviklet med et teknologisk og kunnskapsorganisatoriske utgangspunkt som tar utgangspunkt i tidligere etablerte systemer, teknologier og rammer. Forutsetningene, rammene og premissene for en vellykket overgang til en virkelighet hvor kunnskapsdeling og integrasjon er nøkkelord er komplisert, og blir ofte dyr. Til tross for at kultursektoren i Norge er liten, er det en rekke mer eller mindre hjemmesnekrede spesialløsninger i bruk på dokumentasjonssiden. Museumssektoren har to ulike nasjonalt utviklede dokumentasjonssystemer, ett for kunst- og kulturhistoriske museer (Primus) og ett for universitetsmuseene (MUSIT). Det er videre mange ulike biblioteksystemer i bruk på nasjonalt plan, i Vestfold er det tre ulike som benyttes. Vestfoldmuseene har gått over fra WinRegimus til Primus etter 2005 slik at her er det i fylket en relativt enhetlig situasjon mht systembruk i sektoren. Da Primus oppleves å ha en høy brukerterskel, har man i en rekke sammenhenger i stedet lagt inn data i regneark, særlig MS Excell som mange har kompetanse i. Dette gjelder delsamlinger i museene så vel som innenfor det frivillige systemet. En konsekvens utviklingen av hybride og parallelle spesialdesignede IKT-systemer er ofte at de ulike digitale løsningene i en virksomhet holder lav kvalitet, og det er vanskelig å hente ut og integrere informasjon fra de forskjellige systemene Dataomfang og kvalitet I forbindelse med den første pilotflyttingen av museumsgjenstander i Vestfold høsten 2006 ble det avdekket at det var til dels stor variasjon i dokumentasjonen av museenes gjenstandsmateriale. Det ble gjennom dette prosjektet, og gjennom utviklingsprosjektet LIMA, etablert retningslinjer for minimumsregistrering av materiale for at det skulle kunne meldes til flytting. Som det går fram av sitatet nedenfor var behovet for en harmonisering av dokumentasjonsarbeidet stort. Side 53

58 Forgjengelig eller tilgjengelig Ulikt omfang av og kvalitet på dokumentasjonen har vært en stor utfordring. Det har blitt brukt betydelige ressurser for å harmonisere dokumentasjonsrutinen mellom museene. Samtidig har det blitt utviklet nye, felles retningslinjer og standarder for dokumentasjon. Av spesiell betydning er arbeidet som er lagt ned i objekttypedefinisjonen fordi denne er så tett forbundet med logistikk for innflytting. Krav til dokumentasjon har blitt definert som en minimumsstandard registrert i Primus før gjenstander kan meldes til flytting. 79 Innholdet i minimumsregistreringen ble definert i forhold til behovet for entydig identifisering av gjenstander og inneholdt følgende Primus-felter: museumsnummer registreringsnivå samlingstilhørighet betegnelse. I denne tilnærmingen ligger det ikke en en standardisering av den kulturhistoriske og kontekstuelle informasjonen om gjenstandene, hensikten var først og fremst å kunne identifisere materiale som var flyttet til fellesmagasiner. Selv en så enkel standard var heller ikke triviell i praksis, noe sitatet nedenfor indikerer. Et utgangspunkt for identifikasjon er gjenstandenes museumsnummer. En gjennomgang viste at det var litt ulike standarder for bruk av punktum, bindestrek og ledende nuller i dataregistrene. Det var også enkelte dublettproblemer som dels kunne tilbakeføres til slike forhold. Det var enighet om at museumsnumrene skulle danne utgangspunkt for identifikasjon, og alle numre skal ha formen <museum>-<samling>-<løpenummer>/<objektkategori> Omfanget av problemet kan illustreres ved at erfaringene som ble høstet i løpet av prosjektet var at hele 25 % av identifikatorene ble endret ved overføring til fellesmagasiner. Utfordringene for museumssektoren i fylket når det gjelder dokumentasjonsomfang og kvalitet har med andre ord vært betydelige. I planens kapittelet om mål og tiltak er det da også lagt vekt på å prioritere sluttføringen av revisjonen av museenes kataloger. Arkiv- og biblioteksektoren har ikke tilsvarende problemstillinger i sitt dokumentasjonsarbeid med hensyn til entydighet og konsekvens i datagrunnlaget. Samtidig er det en felles utfordring i hele sektoren at dokumentasjonsfokus har ligget på gjenstand eller (ånds)verk. I en tilnærming som semantisk web representerer, mens også initiativ som CRM og FRBR, er fokus for dokumentasjonen i stedet rettet mot å identifisere hendelser, aktører og steder og relasjoner mellom disse Hva vet man egentlig? Det må pekes på at det er store forskjeller innenfor abm-sektoren m.h.t. løsninger og historie. Mens biblioteksektoren over tid har utviklet internasjonale og nasjonale standarder som det er konsensus om, og hvor store deler av samlingene er registrert, er det i museumssektoren mye større variasjon i måten å dokumentere på. Hvor store deler av samlingene som er registrert varierer sterkt fra museum til museum og samling til samling. Forskjellen mellom bibliotek og arkiv er tidligere illustrert ved følgende måltall: Nasjonalbibliotekets mål er 100 % digitalisering mens Arkivverkets mål er 10 %. Grafen til høyre forsøker å illustrere forskjellene mellom sektorene i Vestfold plassert etter hvor store deler av samlingene som er registrert elektronisk, og grad av standardisering av registreringene. Dette er ment som en illustrativ graf som antyder at mens museenes utfordring ligger i å standardisere og forbedre dokumentasjonen, vil arkivene ha store utfordringer i å få kontroll på restanser og uordnete/uregistrerte deler av samlingene. Det er kan hende et poeng at den lavere standardiseringsgrad innen museumssektoren har sammenheng 79 Hentet fra rapporten Og stolen går sin gang Side 54

59 Handlingsplan for teknologi og formidling med at mens både arkivsektoren og bibliotekene har definerte profesjoner og sterke faglige tradisjoner, mangler museumssektoren dette i stor grad. Tilsvarende mangler museumssektoren en nasjonal institusjonsforankring som Nasjonalbiblioteket og Riksarkivet, og hvor de nasjonale institusjonene i stor grad er «motor» i faglig utviklingsarbeid Datakvalitet Teknologien gir muligheter for spredning av informasjon på en helt ny måte. Dette innebærer at man må tenke standardisering av IKT i tråd med åpne og helst globale standarder. Samtidig er det ofte et ønske innen sektorene å beholde en faglig sedvane og profesjonsprofil. For selv å beholde et unikt konsept og ansikt utad er det fullt mulig med differensiering gjennom egenutviklede og spesiallagde systemer og applikasjoner. Datagrunnlaget bør derimot standardiseres så mye som mulig, slik at man har mulighet for fleksibel (gjen)bruk av informasjon. Biblioteksektoren har lange tradisjoner for felles regler for katalogisering (AACR II 80), først på kort og senere som databaseposter gjennom MARC-formatet.81 Selv om man til en viss grad har litt ulike standarder for ulike systemer, for eksempel NORMARC (Nasjonalbibliografien), BSMARC (Biblioteksentralen), BibliofilMARC og Bibsys-MARC, er både dokumentasjonsgrad, kvalitet og standardiseringsgrad høy spesielt hvis man sammenlikner med museumssektoren. Arkivsektoren dokumenterer samlinger og arkiver ut fra en faglig tradisjon basert på arkivverdighet. Her er hva som skal bevares (offentlige arkiver) regulert gjennom arkivloven, og man har et felles, nasjonalt system i Asta. På hjemmeside presenterer de seg slik82 Stiftelsen Asta ble opprettet i 1995 av Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) i samarbeid med Riksarkivaren. Stiftelsen har ansvar for videreutvikle og distribuere arkivinformasjonssystemet Asta, som er en felles nasjonal standard for registrering, distribusjon og fremfinning av arkivdata. Programmet er - i motsetning til et journalføringssystem - laget for historiske / ikke-aktive arkiver. Det kan brukes av offentlige såvel som private virksomheter som tar vare på arkivmateriale. Systemet brukes av rundt 100 virksomheter. Stiftelsen mottar årlig støtte fra Kultur- og kirkedepartementet til utviklingen av programvaren. ABM-utvikling har også vært en viktig støttespiller i utviklingen av den siste versjonen av Asta. I 1998 ble virksomheten utvidet til også å omfatte ordning og registrering av arkiver som skal avleveres til Riksarkivet og andre depotinstitusjoner. Siden har tjenestetilbudet blitt ytterligere utvidet, og stiftelsen tilbyr nå en rekke konsulenttjenester innenfor både arkivdanning og depot. Stiftelsen har 23 ansatte med allsidig arkivfaglig kompetanse. I arkivene er datakvalitet og omfang på arkiver som er ordnet og katalogisert høy. Utfordringene ligger først og fremst i mengdeproblematikk, og stort etterslep regionalt. Følgende standarder benyttes i arkivverket:83 ISAD(G) Denne standarden brukes til å beskrive både papirarkiver og elektroniske arkiver. Standarden ligger til grunn for verktøyet ASTA, som danner grunnlaget for Felleskatalogen på Internett. ISAD(G) er en internasjonal standard. OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System) Denne standarden er ISO-sertifisert og består av en informasjonsmodell og en funksjonsmodell. Standarden gir bl.a. retningslinjer for hva uttrekk fra elektroniske arkiver skal inneholde, og hvordan uttrekkene skal langtidslagres i et digitalt arkivdepot. OAIS ligger til grunn for avleveringsformatet i Noark-5, og har gitt viktige rammer for spesifikasjonen av Arkivverkets elektroniske magasin. ADDML Denne standarden brukes for å beskrive elektroniske arkiver som datasettbeskrivelser på teknisk detaljnivå. Standarden er i de senere år utvidet til også å ha muligheter for kontekstuell beskrivelse, men fortsatt er den primært beregnet på teknisk beskrivelse. Standarden er laget av Arkivverket og brukes i dag av det norske Arkivverket og det svenske Riksarkivet. All verdens standardisering og presentasjonssystemer kan imidlertid ikke dekke over mangelfull eller kvalitetssvak informasjon. Generelt er museumsgjenstander i de kulturhistoriske museene deskriptivt registrert, dvs. at gjenstandstype er registrert (høvel, klesplagg, stol), i noen grad datering, mens provini Anglo-American Cataloguing Rules (2. utg. 1978, revidert sist 2002) Machine Readable Cataloguing Hentet fra Side 55

60 Forgjengelig eller tilgjengelig ens og kontekst mangler eller er mangelfullt registrert. Eksemplet under på en stolpost fra Digitalt museum er, dessverre, et altfor typisk eksempel, samtidig som man finner dataposter som eksempel to i den samme basen. I Digitalt museum finner vi nesten stoler, omtrent av disse har dateringsinformasjon. Et søk på stol fra 1600 tallet vil da, misvisende, lede brukeren til å tro at basen inneholder f.eks. 150 stoler fra denne perioden, mens tallene over kunne antyde at forekomsten sannsynligvis er mye høyere. Slik vil lav kvalitet på eller manglende data svekke informasjonssystemets troverdighet. Dette eksemplet viser tydelig at ved å publisere informasjon på nettet, blir innholdet og kvaliteten av informasjonen synlig på en helt annen måte enn før. Det er bl.a. en smal sak, all den tid alle innførsler i Digitalt museum er klassifisert etter eiermuseum, for enhver bruker å lage en analyse over hvor stor del av samlingene i det enkelte museum som for eksempel har dateringsinformasjon. CIDOC har utarbeidet et utkast til Statement of principles of museum documentation. I innledningen til dette dokumentet finner vi84: CIDOC believes that collections without adequate documentation cannot be considered to be true "museum" collections. There are two main reasons for this: they cannot be adequately safeguarded and cared for; their value for research and interpretation is greatly reduced. Dersom dette utsagnet holder, vil en gjenstand eller samling som ikke er dokumentert etter gitte minimumskrav, ikke kunne vurderes å være en museumsgjenstand eller -samling. I denne sammenheng bør det nevnes at man i prosessen med å digitalt registrere kortkataloger i en del tilfeller har mistet informasjon: Kortkatalogenes emne- eller tidssortering kan ha blitt mistet under digitaliseringen, da man har registrert hvert enkelt kort som et «informasjonsatom» løsrevet fra sin kontekst. Proviniesinformasjon fra tilvekstprotokoller o.l. kan også ha gått tapt. Implisitt informasjon er også et stort problem. Det klassiske eksempel er stedsangivelse: Storgata er en presis opplysning så lenge man vet at dette er museet i Lillebys kortkatalog eller database, det blir problematisk når registreringer fra Lilleby og Storeby slås sammen, med hver sin Storgate Hva og hvordan er kunnskapen dokumentert? Som det går fram av avsnittet over, representerer omfanget, organiseringen og kvaliteten av eksisterende registreringer et problem ved formidling av og tilgang til kulturarvmaterialet. I CIDOCs prinsippskisse anføres: As part of its overall collections policy, the museum should adopt a documentation policy which demonstrates its organisational commitment to documentation. The documentation policy should define its documentation procedures and standards, the provision of documentation staff and systems, and the documentation services which it provides to users. The documentation policy should 84 CIDOC Newsletter No. 01/2006 s. 14, se også vedlegg 4. Side 56

61 Handlingsplan for teknologi og formidling conform to the ICOM Code of Ethics for Museums and take account of any national or subject-specific codes adopted by the museum and the museum's collections policy (ICOM Code of Ethics, 2.1 and 2.20). If the collection is poorly documented, the policy should incorporate a plan to rectify the problems. Det er under avsnittet om relasjonsdatabaser brukt et par enkle eksempler for å anskueliggjøre hva som kan være en relasjon. I museumssektoren er imidlertid ikke denne typen tankegang gjennomført ved registrering og dokumentasjon. Et eksempel kan være hvordan man har dokumentert et møblement som består av bord, fire stoler og en sofa. Dette kan enten være registrert som et «møblement som har deler», det vil si at innførselen er knyttet til hele møblementet, og man vil ofte finne de enkelte delene i et tekstfelt. Eller det kan være dokumentert som hver del for seg med en opplysning i et fritekstfelt om at det hører til samme gruppe (møblementet). Bakgrunnen for de ulike måtene å dokumentere på har sammenheng med at møblementet som så har en felles (kultur)historie: det er laget av noen på et bestemt tidspunkt, det har vært eid og brukt av noen (i en eller flere perioder), det kan beskrives samlet visuelt og i materialvalg osv. Det finnes en rekke felles informasjonselementer for hele gruppen. For noen museer/dokumentalister har den felles historien vært det sentrale ved dokumentasjonen. I mange situasjoner og for ulike formål vil det være aktuelt å dokumentere den enkelte del eller det enkelte objekt i møblementet hver for seg. Dette kan gjelde beskrivelse av tilstand (gjerne koplet til dokumentasjonsopptak av skader o.a.), lokalisering (på lager, i utstilling, utlånt), behov for tiltak (konservering, restaurering, rengjøring etc.). Denne typen informasjon vil ofte registreres og holdes orden på i logistikksystemer da de mest brukte dokumentasjonssystemene ikke inneholder tilfredsstillende funksjonalitet. Det er imidlertid også tradisjon for å dokumentere det enkelte objekt eller den enkelte gjenstand for seg i museumskataloger, og da bruke betegnelser som bord, stol og sofa som i betegnelsesfeltet. Problemene oppstår først og fremst i gjenfinningssammenheng og ved datautveksling når informasjon i feltet betegnelse ikke er på samme nivå. I eksempelet her kan det både være de konkrete objektene som er betegnelse, eller det kan være møblement som er brukt. Som kjent vil de fleste mennesker forstå hva et møblement kan tenkes å bestå av, mens et dataprogram må ha tilgang til en formalisert beskrivelse: Et møblement er et abstrakt som brukes for å gruppere objekter som enten er av type stol, bord eller sofa. Hvis man skal nærme seg løsninger som kan implementeres i semantisk web er dette er avgjørende område å fokusere på. Ved avslutning av pilotflyttingsprosjektet i Vestfold høsten 2006 hadde man definert seks ulike objekttyper. Utgangspunktet var data som legges i PRIMUS-feltet registreringsnivå. Slik dette brukes i Vestfold er det imidlertid snarere snakk om objekttype heller enn registreringsnivå, og i løpet av pilotflyttingen ble det utviklet to hovedklasser av objekter: fysiske objekter og beskrivende objekter. Fysiske objekter representerer materielle gjenstander, mens beskrivende objekter er abstrakte objekter uten noen entydig fysisk representasjon. Fordeling etter objekttype ved årsskiftet 2006/2007 var som følger:85 Design Enkeltdel Enkeltgjenstand Funksjonell gruppe Gruppering Komplekst objekt Fysiske objekter inneholder enkeltdel og enkeltgjenstand mens beskrivende objekter inneholder design, funksjonell gruppe, gruppering og komplekst objekt. Det er etablert ulike (forretnings)regler for håndtering og dokumentasjon av de ulike objekttypene, og de karakteriseres og kjennetegnes ulikt. Redokumentasjon av museumssamlinger etter disse retningslinjene er ressurskrevende, og erfaringene fra pilotflyttingen høsten 2006 tyder på at om lag 50 % av materialet ble redokumentert på dette nivået. 5.4 Utfordringer Den overordnede målsettingen er å få ulike systemer til å levere sammenliknbare data for å kunne gi tilgang til kulturavmateriale på mange plattformer og i ulike sammenhenger. For å kunne nærme seg denne målsettingen er de regionale utfordringene særlig knyttet til : 85 Det er viktig å merke seg at det som i andre sammenhenger kan regnes som én enkeltgjenstand, her kan opptre i flere grupper. Summen av brukte objekttyper tilsvarer med andre ord ikke antall fysiske gjenstander. Side 57

62 Forgjengelig eller tilgjengelig dataomfang (utvidet minimumsstandard) datakvalitet restanser kompetanse. I hovedsak er dette utfordringer som ikke er av teknologisk art. De har imidlertid betydning for å kunne utnytte tilgjengelig teknologi på en tilfredsstillende måte, ikke minst i et framtidsrettet perspektiv. I ABM-skrift #66 er en minimumsstandard for informasjon knyttet til spørsmålene hvem, hva, hvor, når og hvordan. Et nederlandsk forslag operasjonaliserer en slik tilnærming mot Dublin Core som vist i ramma til høyre. Denne utredningen har ikke systematisk vurdert dataomfang i kulturarvssektoren i Vestfold, men, som det er gjort rede for andre steder, står man overfor store utfordringer når det gjelder å klassifisere kulturarvbærere etter de fem dimensjonene som nevnt over. Eller sagt på en annen måte: sektoren må legge ned betydelige ressurser i å kvalitetssikre og forbedre dokumentasjonen av sine samlinger. 5.5 Oppsummering Som det går fram av gjennomgangen av teknologisk nå-situasjon, finnes det relevant og stabil teknologi på alle nivåer og arbeidet med standardisering av dokumentasjon og utvekslingsformater har kommet lang på de siste fem til ti årene. Det gjenstår imidlertid å etablere og implementere en strategi for å ta i bruk de teknologiske og infrastrukturmessige løsningene metodisk, regionalt så vel som nasjonalt. Det er et stort problem i sektoren at man ikke har rekruttert og bygget opp lokal eller regional kompetanse som kan både utvikle og lede programmer for digital tilgjengeliggjøring og formidling, og som kan være instrumentelle i å utvikle løsninger. Kompetansen er i dag i hovedsak sentralisert til i første rekke nasjonale institusjoner som Nasjonalbiblioteket og Riksarkivet. Museumssektoren har ikke noe tungt nasjonalt organ, og det er heller ikke noe samlet kompetansemiljø eller ikke-forretningsmessig drevet system å støtte seg på. Regionale utfordringer framover er knyttet til strategiske valg når det gjelder: å definere et utvidet dokumentasjonsomfang (i.e. minimumsregistrering) å utvikle målsettinger og program for digitalisering (hva skal digitaliseres når) å bygge opp kompetanse som kan utvikle og lede prosessen som samler inn, dokumenterer, lagrer og forvalter digitalisert informasjon å bygge opp kompetanse som kan utnytte datagrunnlaget til å formidle informasjon til publikum. Under overskriften Veien videre: hvordan kan vi løfte ABM- sektoren? i ABM-skrift #66 anbefales følgende tilnærming for å etablere løsninger som baserer seg på at man kan «publisere, dele og integrere metadata om samlingenes objekter på en enkel og standardisert måte»: Forvalt dine egne samlinger, men tilrettelegg for deling Sørg for at basisprinsippene for kunnskapsdeling er på plass Gi dine brukere tilgang til informasjon fra hele abm-sektoren Gi abm-institusjoner støtte til å definere og gjennomføre en god digitaliseringsstrategi. Viktige prinsipper for utviklingen framover for framtidig kunnskaps- og informasjonsformidling vil basere seg på felles utnyttelse av standardisert tilgang til metadata og objekter. ABM-skriftet anbefaler at prinsippene over legges til grunn for abm-sektoren i en fornyelsesprosess hvor målet bl.a. er en effektiv og sømløs informasjonsutveksling, noe denne handlingsplanen slutter seg til. Side 58