Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Formannskapssalen 28.11.2016 Fra sak: Til sak: 28/2016 37/2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 14:20 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: Ordfører Tor Asgeir Johansen var tilstede i møtet under behandling av sak 37.2/16 Disputt vedrørende innsendt budsjettforslag. 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling og saksliste ble gjennomgått og godkjent med følgende endringer: Sakstittel på sak 31/16 endres til Protokoll kommunestyremøte 21. september 2016. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 1
Sak 28/16 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 8. september 2016 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 8. september 2016 godkjennes. Protokoll fra møte 8. september 2016 ble gjennomgått. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 8. september 2016 godkjennes. Sak 29/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019 som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over prosjekter framlegges i møtet) Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger. Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget. Den overordnede analysen ble lagt frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen har kontrollutvalget gjort endelige prioriteringer av prosjekter for perioden 2016 2019. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 2
Kontrollutvalget diskuterte hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2019 som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Økonomistyring Tysfjord kommune har begrensede midler til å gjennomføre alle lovpålagte oppgaver, noe som ofte resulterer i økonomiske utfordringer. Når budsjett er vedtatt er det opp til administrasjonen og innrette seg etter dette. Dette medfører et nødvendig behov for god økonomisk styring og hensiktsmessige rutiner for oppfølging av økonomien. I årene 2012-2015 har kommunen avlagt årsregnskap med merforbruk (underskudd), og alle regnskapene er avlagt betydelig etter fristen for avleggelse. De siste årene har det også vært betydelige budsjettoverskridelser. En forvaltningsrevisjon kan se på om budsjett oppfyller krav til realisme, herunder om budsjettprosessen gjennomføres i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger. Videre kan det være hensiktsmessig å kartlegge rutiner for budsjettstyring og oppfølging, herunder håndtering av budsjettavvik. Videre kan forvaltningsrevisjonen se nærmere på hvordan kommunen innretter seg etter en stadig mer utfordrende økonomisk situasjon. Det kan også være av interesse å vurdere kommunens relevante kompetanse og kapasitet på området. 2. Selvkosttjenester For flere tjenester hvor brukerbetaling er regulert, nyttes selvkost som ramme for brukerbetaling. Dette innebærer at kommunen må utarbeide et selvkostregnskap av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Eventuelt overskudd i selvkostregnskapet innenfor disse områdene skal avsettes til selvkostfond. Tysfjord kommune har gjennomgående høyere gebyrer enn gjennomsnittet i sammenlignbare kommuner for sine selvkosttjenester. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området kan kontrollere at gebyrer for selvkosttjenester belastes innbyggerne i henhold til gjeldende regelverk, herunder om: Hva er gjeldende vedtak for brukerbetalinger? Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 3
o Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med gjeldende regelverk? Hvordan er rutinene for behandling av kostnader? o Blir alle henførbare kostnader belastet gjeldende selvkostområde? o Blir selvkostområder belastet med kostnader som ikke er henførbare? En forvaltningsrevisjon kan videre undersøke hvorvidt innbyggerne får de tjenestene som de har krav på. 3. Sykefravær Sykefraværet i kommunen har vært høyt i foregående år. En forvaltningsrevisjon kan se på hvilke mål og strategier kommunen eventuelt har for å få ned sykefraværet, samt om mål, strategier, regelverk og rutiner på området blir fulgt. Videre kan man undersøke utviklingen i sykefraværet og årsaker, samt hvilke tiltak som er blitt iverksatt for å forebygge fravær og for å få sykemeldte tilbake i arbeid, herunder se på hvilke rutiner avdelingene i kommune har rundt medarbeidersamtaler/ brukerundersøkelser, for å finne brukbare løsninger for medarbeiderne. 4. Åpenhet og innsyn Innsynsretten i offentlige dokumenter en hjørnestein i et velfungerende demokrati. Dette ved at offentlige prosesser skal være åpne og gjennomsiktige ovenfor allmennheten. Innsynsretten bidrar til å sikre den offentlige kontroll, samt å opprettholde rettssikkerheten og tilliten til den offentlige forvaltningen. Kontrollutvalget har ved flere anledninger mottatt bekymringsmeldinger som gjelder innsynsrett. En forvaltningsrevisjon kan undersøke hvorvidt: 1. Tysfjord kommune har et hensiktsmessig system for journal- og arkivarbeid? 2. Tysfjord kommune har et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter? 5. Saksbehandlingsrutiner Forvaltningsloven regulerer saksbehandlingen ved avgjørelser i den offentlige forvaltning. Formålet med loven er å sikre den enkelte innbygger en trygg og grundig saksbehandling, samt likebehandling fra det offentliges side. Dette tilsier at loven er til for å styrke rettssikkerheten og for å verne mot uheldige og uriktige avgjørelser, samtidig som den skal lette saksbehandlingen i den offentlige sektor. Det at kommunen er en tjenesteyter skaper forventninger hos den enkelte samfunnsborger. Dette i forhold til tiden det tar å behandle henvendelser, korrektheten av svar og vedtak som fattes, samt Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 4
praktiseringen av likebehandling. En forvaltningsrevisjon kan se på saksutredninger gjort i forkant av saksbehandling og politiske beslutninger, samt rutiner for oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ, herunder: 1. Utredning av saksframlegg. Er saksframlegg tilfredsstillende utredet i henhold til kommunelovens og forvaltningslovens krav? 2. Har administrasjonen en klar forståelse av sitt ansvar for å følge opp kommunestyrets vedtak? 3. Har administrasjonen systemer og rutiner som sikrer at kommunestyrets vedtak blir iverksatt, samt systemer og rutiner for at det rapporteres tilbake til kommunestyret? 4. Blir vedtakene iverksatt i samsvar med forutsetningene i vedtaket? 6. Internkontroll Internkontroll er en prosess, gjennomført av kommunens ledelse og ansatte som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen område som målrettet og effektiv drift samt pålitelig rapportering. Sentralt i kommunens internkontroll står styringssystemene og rutiner for rapportering. Kontrollutvalget har indikasjoner på at det er svakheter i kommunens interne kontroll. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan undersøke: Hvordan, og i hvilken grad, ivaretas kommunelovens 23 nr. 2 om betryggende kontroll i Tysfjord kommune? 7. Demografi Tysfjord kommune har i perioden 2000-2016 opplevd en vesentlig nedgang i antall innbyggere fra 2 302 til 1 974, tilsvarende 14,2 %. Statistisk sentralbyrå (SSB) ser for seg at innbyggertallet i Tysfjord kommune videre vil reduseres med 208, til 1 788, i perioden 2015 2040. Slik det fremgår av SSB s befolkningsframskriving for Tysfjord kommune 2016-2040, er forventet nedgang i innbyggertallet størst i aldersintervallet 16-66 år (arbeidsdyktig alder), mens innbyggertallet for alder 67+ er forventet å øke noe fremover. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan se på hvordan kommunen planlegger å innrette seg for å ivareta kommunens forpliktelser i forhold til endring i demografiske forhold, som blant annet innebærer et forventet økende behov for helse- og omsorgstjenester i årene som kommer. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 5
Sak 30/16 Plan for selskapskontroll 2016 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2016 2019 med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over prosjekter framlegges i møtet) Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Sekretariatet har gjennomført en overordnet analyse av Tysfjord kommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Kontrollutvalget diskuterte hvilke selskapskontroller som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2016 2019 med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Hålogaland Ressursselskap AS Kan være hensiktsmessig å foreslå for de andre eierne at det gjøres en felles selskapskontroll. For øvrige selskap kommunen har slikt eierskap i at selskapskontroll kan være aktuelt, vurderer kontrollutvalget risikoen for vesentlige tap som lav, og anser det følgelig som lite hensiktsmessig å bruke ressurser på selskapskontroller på disse selskapene på nåværende tidspunkt. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 6
Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Sak 31/16 Protokoll kommunestyremøte 21. september 2016 I forkant av behandling av saken, ble sakstittel bestemt endret til Protokoll kommunestyremøte 21. september 2016. Brev datert 25. september 2016 fra en kommunestyrerepresentant ble gjennomgått i møtet. I brevet påpeker kommunestyrerepresentanten flere forhold fra kommunestyremøtet 21. september 2016, som han ber om kontrollutvalgets vurdering av. Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget tar brevet fra kommunestyrerepresentanten til orientering. Kontrollutvalget oppfatter flere av forholdene som blir tatt opp i brevet som bekymringsverdige. Kontrollutvalget er opptatt av nøyaktighet i saksbehandling og protokollføring, og vil vurdere nærmere undersøkelser av saken. Sak 32/16 Svar fra Fylkesmannen, jf. sak 24/16 i kommunestyret Sekretariatet har etterspurt svar på kontrollutvalgets forespørsel til Fylkesmannen i Nordland vedrørende utvalgets vilkår for utøvelse av kontrollfunksjonen i Tysfjord kommune. Sekretariatet mottok i forkant av møtet svar fra Tor Sande hos Fylkesmannen, hvor han skriver at saken er under behandling hos Fylkesmannen, men at de inntil videre ikke har hatt kapasitet til å besvare henvendelsen. Kontrollutvalget fattet så slikt Svaret fra Fylkesmannen tas til orientering. Sekretariatet etterspør tilbakemelding, og videreformidler svar til kontrollutvalgets medlemmer så snart svar foreligger. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 7
Sak 33/16 Sak 101/15 Revidert kommuneplan i kommunestyret Sekretariatet var i forkant av møtet i dialog med Fylkesmannen, hvor det ble gitt uttrykk for at saken ville bli sendt videre til Kommunal- og moderniseringsdepartementet for avgjørelse. Svaret fra Fylkesmannen tas til orientering. Sak 34/16 Sak 18/16 vedrørende bilagskontroll I forbindelse med bilagskontroll ble det fattet følgende vedtak i kommunestyret sak 18/16: Rapporten fra revisjonen avdekker at det har vært svakheter i rutiner for attestasjon og anvisning av fakturaer. Kommunestyret ber rådmannen om å gi en skriftlig tilbakemelding på hvordan disse oppgaver skal håndteres framover. Kontrollutvalget fattet så slikt Sekretariatet etterspør fra administrasjonen kopi av tilbakemelding som skal være gitt fra administrasjonen til kommunestyret. Sak 35/16 Sak 26/16 og 27/16 i kontrollutvalget Kontrollutvalget registrerer at saksbehandlingen i driftsutvalget har vært mangelfull, slik at Fylkesmannen fattet vedtak i flere saker, uten at sakene er tatt inn i saksliste og innkalling. Fylkesmannens brev tilknyttet sak 26/16 ble gjennomgått i møtet. Kommunens revisor sendte etter revisjon av årsregnskap 2016 flere oppsummeringsbrev til administrasjonen. I oppsummeringsbrevene ble det tatt opp flere forhold, som revisor ønsket tilbakemelding på. Revisor har pr nå ikke mottatt tilbakemelding på alle oppsummeringsbrevene. Brev fra Fylkesmannen tas til orientering. Kontrollutvalget merker seg at Fylkesmannen er kritisk til saksbehandlingen i enkelte saker i driftsutvalget, og synes dette er uheldig. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 8
Sekretariatet registrerer at det ikke er kommet svar på samtlige oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap for 2016, og vil anmode revisjonen om å purre på svar. Sak 36/16 Møteplan 2017 Kontrollutvalget ønsket ikke på nåværende tidspunkt å fastsette noen møteplan for 2017. Saken utsettes. Sak 37/16 Eventuelt, herunder; 37.1/16 Avfallshåndtering i Tysfjord Dokumenter ble framlagt i møtet, og kontrollutvalgets leder orienterte. Kontrollutvalget kunne ikke se at dette lå innenfor kontrollutvalgets mandat, og valgte å ikke ta stilling til saken. Kontrollutvalget foretar ingen ytterligere behandling av saken og innklager bes om å henvende seg til instans med mandat til behandling av saken. Brevet tas til orientering. 37.2/16 Disputt vedrørende innsendt budsjettforslag Sekretariatet og kontrollutvalgets leder orienterte i møtet om status for budsjett for kontroll- og tilsynsaktiviteter. Posten kontroll- og tilsynsaktiviteter ser ikke ut til å være tatt med videre for behandling i kommunestyret. Ordføreren var tilstede i møtet, og orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Ordføreren bekreftet at budsjettsaken ikke var framlagt formannskapet, i henhold til gjeldende forskrifter, men bedyret at den vil følge budsjettsaken til kommunestyret for behandling der. Redegjørelsen fra ordføreren om videre behandling av kontrollutvalgets budsjettsak tas til etterretning. Kontrollutvalget synes det er uheldig at Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 9
anmodning om behandling av budsjettsaken i formannskapet er unnlatt. 37.3/16 Sakkyndig eiendomsskattenemnd Kontrollutvalgets leder orienterte i møtet. Sekretariatet undersøker saken nærmere til neste møte. Møtet ble hevet kl. 14.20. Kjøpsvik, 2. desember 2016. Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord 28. november 2016 sak 28/16 37/16 Side 10