Langsiktig strategi for Det Akademiske Kvarter 2015-2017
KORT OM STRATEGIPROSESSEN Kvarterets strategi for 2015 2017 er utarbeidet på strategiseminar mandag 6. oktober. Det har i forkant blitt sendt ut høringsrunde om innspill fra organisasjonen og andre studentkulturelle og studentpolitiske organer. Disse innspillene er tatt med videre i seminararbeidet. I tillegg har den eksisterende strategien blitt gjennomgått i samråd med arbeidsgruppene og på strategiseminaret - og har således utgjort et grunnlag for videre strategiarbeid. Deltakere på strategiseminaret var Kvarterstyret, representanter fra Aktive Studenters Forening og Studentparlamentet ved UiB. Dokumentet blir lagt frem til Kvarterets Generalforsamling, høst 2014, som en samlet anbefaling fra Kvarterstyret via svar på høring og talerør. Strategien trer i kraft 01.01.2015 og varer frem t.o.m. 31.12.2017. Det legges opp til nytt strategiarbeid som del av Kvarterstyrets arbeid for høst 2017. HVORDAN SKAL STRATEGIEN BRUKES? Arrangører, kontrollorgan, studentpolitiske organer og eksterne samarbeidspartnere oppfordres til å benytte dokumentet som grunnlag til vurdering av Kvarterstyret og Kvarterets arbeid. Kvarterstyret skal utarbeide handlingsplaner basert på strategidokumentet og sørge for at arbeidsgruppene gjør det samme. Styrets budsjettarbeid skal utføres i harmoni med dokumentets målsetninger. Valgkomiteen skal ta høyde for dokumentet i sin innstilling. Dokumentet skal utgjøre grunnlaget for Kvarterets semesterrapporter. HVA ER KVARTERETS UTFORDRINGER PER HØSTEN 2014? Kvarteret har de siste årene opplevd en positiv utvikling når det gjelder omfang av besøk og arrangementer på huset. Pågangen på bruk av lokalene er stor, men det er en stadig utfordring av Kvarteret som studenthus ikke er samlende for alle studentene i Bergen. UiB-studentene, og i økende grad HiB, utgjør brorparten av husets brukere, mens resten mer eller mindre uteblir. Dette gjelder også våre demokratiske prosesser. Denne utfordringen er todelt, og knytter seg til både Kvarterets omdømme og markedsføringsmetodikken. Førstnevnte har den siste tiden langt på vei blitt bedre, mens sistnevnte fortsatt er preget av en fragmentert og lite målrettet metodikk. Det er et markant potensiale i markedsføringsarbeidet som må tillegges store ressurser i tiden framover, for å sikre en positiv og stabil utvikling for Kvarteret, både økonomisk og organisatorisk. Den
positive økonomiske trenden Kvarteret har opplevd de siste årene foranlediger ikke videre økonomisk vekst, og det må være bevissthet om dette i Kvarterets arbeid. Kommunikasjonen mellom Kvarteret og arrangørene, spesielt helt eksterne, er fortsatt for dårlig. Videre består fortsatt utfordringen i å holde på gjestene i etterkant av enkeltarrangementer. Gjennomstrømmingen av de frivillige utgjør i dag en konstant utfordring med hensyn til bemanning av faste skjenkepunkter. Den klareste hovedgrunnen er at eksisterende og potensielle frivillige velger bort Kvarteret til fordel for betalt arbeid. At de frivilliges engasjement potensielt ikke når fram til riktig sted i organisasjonen og forblir uutnyttet kan også være del i dette. Det generelle omfanget av kursing og kompetansebyggende tiltak er fortsatt for lite. HVILKEN ROLLE BØR KVARTERET HA? Kvarteret skal, som student- og kulturhus, være en ledende aktør i Bergens kulturliv og et samarbeidspunkt for aktører som ønsker å nå ut til unge i Bergen. Kvarteret skal være målrettet mot studenter og inkludere Bergens befolkning. Utdanningsinstitusjonene, kulturbransjen og sentrale samfunnsaktører skal oppfatte Kvarteret som referansepunktet for studentkulturen i Bergen. Kvarteret skal være uunnværlig for byens studentmiljø og være en sentral del av studentenes velferdstilbud. Kvarteret skal være studentenes samlingspunkt og en aktiv tilrettelegger for at tilbudet skal favne så bredt som mulig. Kvarteret skal være en aktiv promotør av studentengasjementet vi huser. Kvarteret skal være det naturlige stedet å engasjere seg i studietiden. Vi skal være kompetansebyggende og et attraktivt sted å være frivillig over tid. Hverdagen som frivillig skal bidra til personlig og faglig utvikling, men samtidig være utfordrende og spennende.
FOKUSPUNKTER 2015-2017 Identitet og omdømme Kvarterets besøkende, frivillige og sentrale samfunnsaktører skal ha en god opplevelse av huset. Et godt omdømme og klar identitet i Bergens kulturliv som student- og kulturhus styrker Kvarterets økonomi/posisjon og bidrar til å realisere Kvarterets formål. Kvarteret skal jobbe for at studenter fra alle studieinstitusjoner skal bruke og besøke Kvarteret jevnlig. Kvarteret skal jobbe tett opp mot sentrale samfunnsaktører for å skape et godt bilde av Kvarteret. Kvarteret skal fortløpende kartlegge omdømme og opplevelse av huset med mål om å videreutvikle huset og bedre brukeropplevelsen. Markedsføring God og omfangsrik markedsføring er essensiell for å videreutvikle Kvarterets omdømme og øke kundegrunnlaget. Kvarteret må ha en sterk tilstedeværelse i alle relevante medier. Publikum skal oppfatte Kvarteret som en sentral aktør innenfor kulturbransjen i Bergen og som et attraktivt kulturhus. Større satsing på markedsføring digitalt og i sosiale medier - vår tilstedeværelse i disse kanalene må alltid være oppdatert, oversiktlig og relevant. Helhus må promoteres enhetlig og samkjørt i samarbeid med arrangørene Kvarteret skal nå ut gjennomgående med god informasjon om dagens og fremtidig program og aktiviteter i alle kanaler. Kvarteret skal i starten av hvert semester skape stort engasjement rundt det kulturelle programmet gjennom et stort arrangement. Kvarteret skal promoteres enhetlig og kontinuerlig på kafeer, lesesaler, fakulteter og alle utdanningsinstitusjoner i Bergen. Det skal utarbeides en sponsorplan og jobbes aktivt for å tiltrekke sponsorer til Kvarteret. Det skal utarbeides en medie- og kommunikasjonsplan for mediehåndtering sammen med driftsorganisasjonene.
Organisasjon Kvarteret som organisasjon må være robust og i stand til å håndtere kommende og eksisterende utfordringer. God kompetanse og profesjonalitet er en forutsetning og skal forventes av alle frivillige. Publikum stiller like store krav til Kvarteret som alle andre aktører, og forventningene skal innfris. Gjennom god rekruttering, gode rutiner og omfattende kursing skal de frivillige motiveres til å yte sitt beste for å bidra til å skape et levende og innbydende studenthus. Kvarteret skal gjennomføre en omfattende rekruttering og ha gode rutiner for opplæring av alle frivillige. Alle frivillige ved Kvarteret skal inneha nødvendig og omfattende kompetanse. Det skal være gode muligheter for kursing og kunnskapen som tilegnes må være overførbar til tilsvarende oppgaver i arbeidslivet. Kvarteret skal være en enkel organisasjon å forholde seg til. De frivillige skal ha kunnskap om sin rolle, ansvar og mandat i organisasjonen. Kvarteret skal tilrettelegge for at de frivilliges engasjement og ideér kan realiseres. Kvarteret skal følge opp nye frivillige gjennomgående og ha et stort fokus på medlemspleie. Frivillige skal trives. Arrangører Kulturhuset Kvarteret er ingenting uten sine arrangører. Gjennom godt og jevnlig samarbeid skal Kvarteret sikre at gjennomføring av arrangementer på huset skjer smertefritt og profesjonelt, uansett type og omfang som igjen fører til attraktive forhold for nye arrangører. Kvarteret skal jobbe aktivt for å utvide kulturtilbudet, slik at det i enda større grad preger kulturbyen Bergen. Det skal utarbeides gode rutiner for håndtering av gjester, arrangører og artister for alle arbeidsgrupper og frivillige som har dette som arbeidsoppgave. Arrangører og brukere skal følges opp godt etter avholdt arrangement. Det skal bygges gode relasjoner med studieinstitusjoner som ikke er godt nok representert på huset. Kvarteret skal aktivt jobbe for å tiltrekke flere arrangører for å ha et omfattende og bredt kulturtilbud. Det skal være et jevnt kulturtilbud hver dag gjennom hele uken. Kvarteret skal effektivt gjøre kjent at bruk av lokalene generelt er kostnadsfritt for alle studentorganisasjoner, fakultets- og faggrupper. Kvarteret skal tilrettelegge sine lokaler for de behov ulike aktiviteter og arrangører krever. Arrangementer skal i størst mulig grad kunne gjennomføres uten bistand. Det skal være et stort fokus på gjennomføring av Helhus. Helhusene skal ha et variert og omfattende innhold. Det skal jobbes aktivt for å inkludere flere arrangører.
Huset Studentkulturhuset Kvarteret er den viktigste biten av puslespillet. Hjemmet vårt må tas godt vare på og vedlikeholdes jevnlig. Bygningen må gjenspeile det mangfold av arrangementer og frivillige som driver det framover, gjennom god informasjon og gode konsepter. Kvarterets frivillige skal komme gjestene i møte med et smil og få dem til å føle seg like hjemme som de selv gjør. Kvarteret skal ha faste og gjennomførte konsepter hver ukedag. Konseptene skal være gratis og bidra til å styrke Kvarterets inntjening gjennom et jevnlig utadrettet grunntilbud. Det skal være en plan for serviceopplæring for alle grupper som håndterer gjester og arrangører. Alle bruksrom skal fremstå som attraktive og vedlikeholdes etter behov. Grøndahls og inngangspartiet skal prioriteres fordi lokalene former førsteinntrykket til våre gjester. Det skal til enhver tid være enkelt å orientere seg om det aktuelle kulturtilbudet gjennom synlig og god informasjon på huset. Investeringer i teknisk utstyr skal bidra til at huset er attraktivt og brukervennlig for arrangører. Det skal utarbeides en ny teknisk utskiftningsplan i 2016-2017. Kvarteret skal bli mer miljøvennlig.