DIGITALISIERINGEN I NORGE En tilstandsrapport Stian Norli fagdirektør Avlevering 24. oktober 2017
Hva er Arkivverkets rolle i samfunnet? Eller en moderne dokumentasjonsforvalter som: En gravplass for gamle dokumenter? Verner om borgernes rettigheter Verner Sikrer om demokratiet borgernes og nasjonens rettigheter væren Verner om Ivaretar Norges borgernes kulturarv rettigheter
Handler digitalisering om teknologi? Handler digitalisering bare om teknologi?
Arkivverkets endringsreise Personalløpet Ansettelse av Inga Bolstad Brudd i forhandlingene - politisk prosess igangsettes Prosjekt for ny organisasjonsstruktur Okt. 2014 Nov. 2015 Mediestorm Oppstart av ny strategi «Arkivverket 2020» Saken blir behandlet i stortinget Juni 2016 Ny organisasjonsstruktur Stortingsforslag om å reversere hele endringsprosesse n April 2017 Implementering av ny organisasjon
Arkivverkets organisasjon Arkivverket består av Statsarkivene i Tromsø, Trondheim, Bergen, Stavanger, Kristiansand, Kongsberg, Hamar, Oslo, Samisk Arkiv, Norsk Helsearkiv og Riksarkivet Strategi og styring Riksarkivaren Kommunikasjon og formidling Innovasjon Forvaltning Publikum Planlegging og arkitektur Arkiv- og ITutvikling Dokumentasjonsforvaltning Bevaringsvurdering og privatarkiv Depot Forskning Mediekonvertering Brukertjenester Skriftforvaltning Interne tjenester Økonomi Drift og sikkerhet Norsk Helsearkiv Samisk Arkiv IT-tjenester Avlevering Tilgjengelig-gjøring Dokumentsentere t
NORSKE FORHOLD DIFI Skate Digitaliseringsrådet
DIFI - Direktoratet for forvaltning og IKT Utvikler og fornyer offentlig sektor Målgruppene er statlig og kommunal sektor Medfinaniseringsordningen Deler ut 120 millioner i 2018 Digitaliseringsprosjekt 5-50 millioner kr
SKATE Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning Styring og koordinering av tjenester i e- forvaltning SKATE Strategisk samarbeidsråd som skal bidra til at digitalisering av offentligsektor blir samordnet og gir gevinster for innbyggere, næringsliv og forvaltningen
Digitaliseringsrådet statlig organ opprettet i 2016 Styring og gjennomføring av statlig IKTprosjekter Statlige virksomheter skal lykkes med digitaliseringsprosjekter Lærdom i hverandres suksesser og feil Digitaliseringsprosjekter 10 og 750 millioner Anbefalt, men frivillig
Vi står foran et digitalt taktskifte Brukeren i sentrum Gjenbruk av informasjon Selvbetjening Automatisert saksbehandling
Utviklingstrekk Økt kompleksitet Krav til effektivisering Nye grenseflater Nye infrastrukturer Nye arbeidsmåter
FORANALYSE Dokumentasjonsforvaltning og arkiv
Foranalyse for Dokumentasjonsforvaltning og arkiv Foranalysen vil foreta en helhetlig og overordnet gjennomgang av dokumentasjonsforvaltningsfeltet for å beskrive behov og utfordringer i dagens situasjon, etablere et målbilde foreslå relevante utviklingstiltak
Verdikjede Virksomheter Arkivverket
Utfordringer med i dagen situasjon Regelverk og standarder er komplisert Samhandling med andre fagmiljø fungerer ikke Mye av det som er definert som arkiv gjenspeiler ikke virksomhetsprosessene Verktøy for arkivering er isolerte
Handlingsplan Dokumentasjon skal identifiseres og sikres på en tilfredsstillende måte Dokumentasjonen skal være enkelt å lagre, finne igjen, dele og gjenbruke
PROSJEKT E-ARKIV gode råd fra Digitaliseringsrådet
Arbeidsprosesser for arkiv det store bildet
Dialogen med Digitaliseringsrådet Meldte inn prosjektet for rådet Sendte over foreliggende prosjektdokumentasjon Raske og presise tilbakemeldinger fra rådet i forkant av møtet Profesjonelle, kompetente og velformulerte spørsmål og råd under møtet Grundig brev med detaljering av rådene i etterkant Møtet med rådet var en positiv opplevelse
Rådene vi fikk Digitaliseringsrådet anbefalte oss bl.a. å Gjøre en grundig konseptutvikling og evaluering «Skynde oss langsomt» Involvere interessentene Benytte kompetanse som finnes i markedet Basert på anbefalingene besluttet vi å gjennomføre en grundig konseptfase på nytt fra april 2016 med bred involvering For å unngå misforståelser og føringer for konseptvalg, har vi valgt å endre navn til Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot forkortet MAVOD
En fot i bakken! Rykk tilbake til start
MAVOD Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot
Utfordringene i dagens situasjon Ressurskrevende å produsere og motta arkivversjon (datauttrekk, dokumentasjon, eksport) Utilfredsstillende teknisk kvalitet på arkivversjoner Ressurskrevende vedlikehold av arkivert materiale etter at det har gått ut av administrativ bruk Stort etterslep på overføring av arkiv som har gått ut av administrativ bruk
Betydelig ressursbehov for å ta inn etterslepet Antall systemer med bevaringsverdig materiale og som utgjør etterslepet Kommune Stat Noark 200 40 Fagsystemer 2000 160 Totalt 2200 200 Med dagens metoder vil det kreve over 500 årsverk å ta inn etterslepet i kommunal sektor og over 40 årsverk i statlig sektor
Vi har analysert fire rendyrkede konsepter Nullplussalternativet Råmaterialekonseptet Mellomarkivkonseptet Danmarkskonseptet Alle konsepter sammenliknes mot Nullalternativet
Alle konsepter sammenlignet med Nullalternativet Dagens situasjon og forventet utvikling Etterslep på overføring til arkivdepot Stor variasjon mellom virksomheter og forvaltningsnivå Referansepunktet alle konsepter skal sammenliknes med Mange utfordringer, men også ting som fungerer godt
Nullplussalternativet Nullalternativet og noen ekstra tiltak Forsterke det som fungerer i dagens situasjon Fjerne det som er mest problematisk i dagens situasjon Effektivisere prosesser
Råmaterialekonseptet Ta inn arkivmateriale rått, uten bearbeiding eller standardisering Mer dokumentasjon av hensyn til fremtidig tilgjengeliggjøring Bearbeiding kun ved behov og etterspørsel Vedlikehold av filformater Forflytning av oppgaver fra arkivskaper til arkivdepot
Lette arkivskapers vedlikeholdsoppgaver Kopiere arkivmateriale til et mellomarkiv etter hvert som det skapes Forutsetter standardisering Mellomarkivkonseptet Arkivskaper har selv ansvaret for mellomarkivet Flere arkivskaper kan gå sammen om et felles mellomarkiv
Danmarkskonseptet Kopiering til arkivdepot ved faste Innsynsforespørsler håndteres av intervaller, uavhengig av administrativ arkivskaper så lenge de har bruk og periodisering arkivmaterialet Forutsetter standardisering Forhåndsgodkjenning av uttrekksfunksjonalitet i nye systemer
Samlet vurdering: Nullplussalternativet er mest robust Nullplussalternativet er det gunstigste alternativet Konseptet er det eneste som har samfunnsøkonomisk gevinst Over 80% av virkninger oppstår i kommunal sektor Konseptet er fleksibelt, låser seg ikke til en løsning
De viktigste tiltakene i nullplussalternativet Etablering av standardiserte avleveringsformat Etablering av forvaltningsforum Økt veiledning fra Arkivverket Ny forståelse av administrativ bruk Evaluering av deponeringsordningen Evaluering av Noark-standarden Revisjon av godkjenningsordningen Tilrettelegging for avtaleinngåelse om produksjon av arkivversjoner
Gjennomslag! Arkivverket 5% økning i forslag til statsbudsjett for 2018 Øremerkede midler til sikring og bevaring av digitalt skapte arkiv 10 millioner per år i 3 år (MAVOD 2) Ikke mulig uten grundige og troverdige konseptutredninger som Foranalysen og Mavod Ikke mulig uten en synlig, tydelig og endringsvillig Riksarkivar!
HVERDAGEN...noen konkrete eksempler
Avleveringer til Arkivverket i ny organisasjon Tidligere kjennetegnet av forskjellig praksis ved Riksarkivet og de ulike statsarkivene Ulik og uforutsigbar behandling av forvaltningen I dag er alle avleveringer samlet i en enhet med et tydelig nasjonalt ansvar Ensartet tilnærming, lik behandling av forvaltningen Koordinert. Målrettede veiledninger. Avleveringsplaner
Arkade 5 Nytt verktøy for testing av arkivuttrekk Tester alt : Noark-systemer og fagsystemer Intuitivt og enkelt brukergrensesnitt Setter dagligarkivet i stand til å diskutere uttrekket med utrekksleverandøren A5
Ny tilsynsmetodikk kommer i 2017
Må tenke nytt rundt hva vi må ta vare på Pilotprosjekt for Stortingsvalget 2017 Arkivverket har gått opp mulighetene og funksjonell løsning for å langtidsbevare samfunnsdokumentasjon fra sosiale medier Lagrer alle SoMe meldinger på Facebook, Twitter og Instagram til partilederne og partiene på Stortinget Videre prosess må avklares med KUD
Nye arkivforskrifter og opprettelse av arkivlovutvalg Revisjon av Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrifter Mål: Begge iverksettes innen utgangen av 2017 Mye opprydding og forenklinger ingen revolusjon Regjeringsoppnevnt Arkivlovutvalg etablert denne høsten, skal levere sin utredning 1. mars 2019 Vurdere arkivregelverket i lys av digitaliseringen med bla. fundamentalt endrede arbeidsprosesser og svært store datamengder. Første skritt - utviklingsarbeidet fortsetter
Depotene våre er fulle hva med gjenstående papir?
Vi etablerer Norsk Helsearkiv Fulldigitalisering av pasientjournaler fra spesialisthelsetjenesten Etableres på Tynset 2019 60 arbeidsplasser
Hva vil Arkivverket gjøre I 2018 og fremover? Ny organisasjon gjør oss bedre på å møte forvaltningens behov: Vi skal utvikle bedre veiledninger for god dokumentasjonsforvaltning (MAVOD 2) Vi starter i 2018 et stort løft for å sikre digitalt arkivverdig materiale for ettertiden (Oppfølging av Foranalysen) Samarbeide med SKATE for å utvikle et godt rammeverk for dokumentasjonsforvaltning. Våre tilsyn skal bidra til bedre arkiver og dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor Oppsummert skal vi bidra til at vi digitaliseringen i samfunnet blir møtt med god dokumentasjonsforvaltning og arkiv
VIL DU VITE MER? stian.norli@arkivverket.no