Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Formannskapssalen 5.4.2017 Fra sak: Til sak: 01/17 13/17 Fra kl.: Til kl.: 10:00 11:40 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Økonomileder Mari Hegge var tilstede i møtet under behandling av sak 02/17 Status regnskapsavleggelse Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF FRA SEKRETARIATET MØTTE: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 5. april 2017 sak 01/17 13/17 Side 1
Sak 01/17 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 28. november 2016 Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 28. november 2016 godkjennes. Protokoll fra møte 28. november 2016 ble gjennomgått. Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 28. november 2016 godkjennes. Sak 02/17 Status regnskapsavleggelse Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF Redegjørelse fra administrasjonen tas til Kontrollutvalget mener det er beklagelig at kommunen ikke evner å avlegge årsregnskap i henhold til lovens frister for regnskapsavleggelse. Økonomileder Mari Hegge var tilstede i møtet og redegjorde for status i forhold til avleggelse av årsregnskapene for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF 2016. Redegjørelse fra administrasjonen tas til Kontrollutvalget mener det er beklagelig at kommunen ikke evner å avlegge årsregnskap i henhold til lovens frister for regnskapsavleggelse. Sak 03/17 Svar fra Fylkesmannen, jf. sak 24/16 i kommunestyret, oppfølging kontrollutvalgets sak 32/16 Svar fra Fylkesmannen i Nordland vedrørende kontrollutvalgets vilkår for tilsynsarbeid tas til Sekretariatet har etterspurt svar på kontrollutvalgets forespørsel til Fylkesmannen i Nordland vedrørende utvalgets vilkår for utøvelse av kontrollfunksjonen i Tysfjord kommune. Svar er mottatt fra Fylkesmannen i Nordland. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 5. april 2017 sak 01/17 13/17 Side 2
Kontrollutvalgets leder og sekretariatet orienterte i møtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Tilbakemelding fra Fylkesmannen i Nordland vedrørende kontrollutvalgets vilkår for tilsynsarbeid tas til etterretning. Kontrollutvalget viser til Fylkesmannens klargjøring av praksis og regelverk, der blant annet følgende fremkommer: Kommunestyret har ansvar for å legge til rette for et handlekraftig kontrollutvalg som kan bidra til demokratisk innsyn og kontroll. Kontrollutvalget kan i stor grad selv bestemme rammene for sitt arbeid. Kontrollutvalget har utstrakt innsynsrett i den kommunale forvaltningen. Når det gjelder kontrollutvalgets innsynsrett, så sier kommuneloven 77 nr. 7 at utvalget «..uten hinder av taushetsplikt, kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene». Kontrollutvalgets innsynsrett er med andre ord absolutt. Spørsmål som stilles må være så presise at administrasjonen kan besvare disse og at utvalget dermed får de svar en er ute etter. Ved uklarhet må både administrasjonen og utvalget medvirke til en løsning. Kommuneloven 77 nr. 6 sier følgende: «Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse». Fylkesmannen mener at dette neppe kan forstås slik at rådmannen har en selvstendig rett til å gripe inn og endre/skrive om kontrollutvalgets rapport/rapportering til kommunestyret. Endringer/tilføyelser forutsettes gjort av kontrollutvalget selv dersom rådmannen/administrasjonen for eksempel har påpekt faktafeil i rapporten. Rådmannens uttalelse bør uansett vedlegges rapporten til kommunestyret slik at eventuelle innvendinger fra administrasjonen er kjent ved kommunestyrets behandling. Departementet uttaler at det ikke vil være noe i veien for at administrasjonssjefen føyer til egne uttalelser, men at det ikke vil være anledning til å avgi innstilling i de tilfeller der kontrollutvalget er gitt innstillingsrett. Kontrollutvalgets innsynsrett følger direkte av kommuneloven 77 nr. 7 og kan således ikke begrenses av kommunestyret. Det er ikke meningen at kommunestyret skal begrense kontrollutvalgets undersøkelser så lenge det er snakk om tilsyn og kontroll. Administrasjonen plikter derfor å medvirke til at kontrollutvalget får den nødvendige informasjon for å kunne ivareta sine lovpålagte oppgaver. Når dette er sagt, så er det kontrollutvalget selv som avgjør Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 5. april 2017 sak 01/17 13/17 Side 3
hvilken informasjon de har behov for. Kontrollutvalget vil i fremtiden innrette seg etter Fylkesmannens klargjøring av praksis og regelverk. Kontrollutvalgets leder orienterer kommunestyret om Fylkesmannens tilbakemelding. Sak 04/17 Sekretariatets tilsvar på henvendelse fra kontrollutvalgets leder vedrørende juridisk notat/ betenkning oversendt fra rådmannen til kontrollutvalgets leder Saken er unntatt offentlighet, jfr. Offentleglova 13 Sekretariatets tilsvar tas til Sak 05/17 Sakkyndig eiendomsskattenemnd Ingen I kontrollutvalgsmøte 28. november 2016 ble det i sak 37.3/16 Sakkyndig eiendomsskattenemd bestemt at sekretariatet til neste møte skulle undersøke hvem som skal innkalle til, og administrere, møter i sakkyndig eiendomsskattenemnd. Sekretariatet redegjorde i møtet for kommunelovens regler for fastsetting av møter, saksliste, innkalling og møteledelse, og kontrollutvalget fattet så slikt Kontrollutvalget tar sekretariatets redegjørelse til etterretning. Sak 06/17 Behandling av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommunestyret - orienteringssak Kommunestyrets vedtak i sakene Plan for forvaltningsrevisjonen Tysfjord kommune 2016 2019 og Plan for selskapskontroll 2016-2019 tas til Kommunestyret i Tysfjord kommune behandlet Plan for forvaltningsrevisjonen Tysfjord kommune 2016-2019 og Plan for selskapskontroll 2016-2019, i henholdsvis sak 78/16 og sak 77/16 i kommunestyremøte 13. desember 2016. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 5. april 2017 sak 01/17 13/17 Side 4
Sekretariatet orienterte om kommunestyrets vedtak i møtet. Kommunestyrets vedtak i sakene Plan for forvaltningsrevisjonen Tysfjord kommune 2016 2019 og Plan for selskapskontroll 2016-2019 tas til Enstemmig vedtatt Sak 07/17 Forvaltningsrevisjon Redegjørelsen fra sekretariatet tas til Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring, som var prioritet nr. 1 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeider forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Sekretariatet redegjorde i møtet for mulig fremgangsmåte for bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kontrollutvalget drøftet iverksetting av forvaltningsrevisjonsprosjekt, og startet arbeidet med å spisse problemstillingene som skal undersøkes. Redegjørelsen fra sekretariatet tas til Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring, som var prioritet nr. 1 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Det er kommunens revisor KomRev NORD IKS som utfører forvaltningsrevisjon for Tysfjord kommune. Sekretariatet utarbeider forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtatt Sak 08/17 Revisjonsbrev nr. 17 Redegjørelsen fra kontrollutvalgets leder tas til Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 17 fra administrasjonssjefen. Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 5. april 2017 sak 01/17 13/17 Side 5
Revisor KomRev NORD IKS har sendt kommunen et nummerert brev nr. 17. Sekretariatet redegjorde for innholdet i brevet i møtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 17 til Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 17 fra administrasjonssjefen innen 16. mai 2017, med kopi til ekstern revisor. Enstemmig vedtatt Sak 09/17 Svar på revisjonsbrev nr. 16, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet Administrasjonens svar på revisjonsbrev nr. 16, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet, tas til Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen om å svare på revisors forespørsel i brev av 4. januar 2017, med kopi til kontrollutvalget, innen utgangen av april 2017. Administrasjonen har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 16, datert 2.12.16. Revisor har vurdert administrasjonens tilsvar på revisjonsbrevet. Revisor etterlyser i brev av 4. januar 2017 en redegjørelse på hvilke tiltak administrasjonen planlegger å iverksette, eller har iverksatt, for å forhindre at tilsvarende avvik mellom budsjett og regnskap skal oppstå i 2016. Administrasjonens svar på revisjonsbrev nr. 16, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet, tas til Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen om å svare på revisors forespørsel i brev av 4. januar 2017, med kopi til kontrollutvalget, innen 16. mai 2017. Sak 10/17 Svar på oppsummeringsbrev orienteringssak Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 tas til Økonomilederen har kommet med et tilsvar til revisors oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet for Tysfjord kommune 2015. Svarbrevet er datert 25.11.16. Sekretariatet redegjorde for innholdet i svarbrevet i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 5. april 2017 sak 01/17 13/17 Side 6
Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 tas til Sak 11/17 Uavhengighetserklæringer forvaltningsrevisor orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor for: Tysfjord kommune Stetindhallen Tysfjord KF Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringene. Uavhengighetserklæringene fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til Sak 12/17 Melding om vedtak Sekretariat for kontrollutvalget evt. forlengelse av avtale orienteringssak Melding om vedtak i formannskapet i sak «Sekretariat for kontrollutvalget evt. forlengelse av avtale», og kommunestyrets vedtak tas til Formannskapet behandlet sak 3/17 «Sekretariat for kontrollutvalget evt. forlengelse av avtale» i møte 7. februar 2017, og fattet følgende vedtak: «Avtale om sekretariat for kontrollutvalget legges ut på anbud i forbindelse med at avtale med Hålogaland revisjon AS går ut.» Kontrollutvalget har mottatt melding om vedtak i saken fra Tysfjord kommune. Kommunestyret behandlet sak 7/17 «Sekretariat for kontrollutvalget evt. forlengelse av avtale» i møte 21. februar 2017, og fattet følgende vedtak: «1. Saken sendes til kontrollutvalget for innstilling for kommunestyret. 2. Rådmannen pålegges å besørge oppgjør for utbetalte fakturaer fra kontrollutvalgets sekretariat for 2016. Beløpet inndekkes på post for kontrollutvalgsarbeid i 2017. 3. Ordfører fremlegger dokumentasjon i form av avtale og fakturaer med Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 5. april 2017 sak 01/17 13/17 Side 7
vedlegg vedrørende kontrollutvalgets sekretariat i 2016 til neste kommunestyremøte.» Sekretariatet orienterte kontrollutvalget om mottatt melding om vedtak i formannskapet i sak «Sekretariat for kontrollutvalget evt. forlengelse av avtale», og kommunestyrets vedtak i samme sak. Kontrollutvalget diskuterte sekretariatets habilitet før saken ble behandlet. Kontrollutvalget er tydelig på at de mener det vil være uheldig om sekretariatet skulle bli byttet ut pr nå. Kontrollutvalget opplever samarbeidet med sekretariatet som godt, og utvalget har flere pågående saker. Kontrollutvalget ønsker kontinuitet i forhold til pågående saksbehandling. Skifte av kontrollutvalgssekretariat kan etter kontrollutvalgets forståelse føre til økte kostnader for Tysfjord kommune. Det fremgår av saksfremlegget til sak 7/17 i kommunestyremøte 21. februar 2017 at «Rådmannen anbefaler prinsipielt avtaler som gir økonomisk forutsigbarhet, dette gjelder også avtale om sekretariat for kontrollutvalget.» Den økonomiske forutsigbarheten ved å beholde dagens sekretariatordning ivaretas av budsjettprosessen tilknyttet kontroll og tilsyn i Tysfjord kommune. Kontrollutvalget ønsker følgelig å forlenge avtalen med Hålogaland Revisjon AS i henhold til opsjonsmuligheten som ligger i avtalen. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret benytter opsjonen på å forlenge avtalen med Hålogaland Revisjon AS som leverandør av sekretariattjenester til kontrollutvalget i Tysfjord kommune med ett år. Sak 13/17 Eventuelt Sekretariatet informerte kontrollutvalget om berammet representantskapsmøte i KomRev NORD IKS mandag 24. april 2017. Møtet ble hevet kl. 11:40. Kjøpsvik, 5. april 2017. Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 5. april 2017 sak 01/17 13/17 Side 8