SARBUVOLLEN BÅTFORENING PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE 2018 avholdt 20. mars 2018 Styreleder ønsket de fremmøtte velkommen til Årsmøtet 2018. Det ble registret 30 fremmøtte hvorav 27 stemmeberettigede medlemmer, 5 godkjente fullmakter var innkommet og dermed fikk vi totalt 32 stemmer og Årsmøte 2018 var beslutningsdyktig. SAK 1. KONSTITUERING a) Godkjennelse av møteinnkallingen. Vedtak: Det var ingen kommentarer til innkallingen, og dermed godkjent og møtet ble satt. a) Valg av møteleder. Styreleder foreslo Geir Gulliksen som møteleder. Geir Gulliksen ble valgt som møteleder. b) Valg av referent og 2 medlemmer til å undertegne protokollen Møteleder foreslo daglig leder Thore Mehlum som referent. Tone Dalen og Annie Skuncke sa seg villig til å undertegne protokollen. Thore Mehlum ble valgt som referent og Tone Dalen og Annie Skuncke ble valgt til å undertegne protokollen. c) Godkjenning av dagsorden. Det var ingen kommentarer til dagsordenen og den ble godkjent. SAK 2. ÅRSBERETNING FOR 2016 a) Styrets årsberetning Møteleder gikk igjennom Styrets Årsberetningen 2017 og ba om eventuelle Styrets Årsberetning for 2017 ble tatt til orientering uten Side 1 av 7
b) Kontrollkomiteens årsberetning Kontrollkomitéens representant Rolf Wahlqvist refererte kontrollkomiteens årsberetning 2017 og ba om eventuelle Kontrollkomiteens årsberetning for 2017 ble tatt til orientering uten SAK 3. REGNSKAP 2017 a) Regnskap for 2017 Daglig leder viste til det utsendte regnskapet og refererte hovedpunktene i regnskapet. Resultat 2017 Budsjett 2017 Avvik Driftsinntekter: 2 220 338 2 196 713 23 625 Driftskostnader: 2 124 469 2 208 876 84 407 Driftsresultat: 95 869-12 163 108 032 Finans inntekter 11 933 13 000-1 067 Overskudd 107 802 1 271 106 965 b) Revisors revisjonsberetning Møteleder refererte Revisors revisjonsberetning og ba om eventuelle Revisors revisjonsberetning for regnskapet for 2017 ble tatt til orientering uten kommentarer og det fremlagte regnskapet ble dermed enstemmig godkjent som Sarbuvollen Båtforenings regnskap for 2017. SAK 4. FBB s virksomhet 2017 Styreleder orienterte om FBB s aktiviteter for 2017 og ba om eventuelle FBB (Fellesutvalget for båtforeninger i Bærum) har i 2017 bestått av følgende representanter: Harald Hansen, formann Gyssestad Båtforening Svend Vesterkjær, styremedlem Sarbuvollen Båtforening Hans Skaar, styremedlem Lakseberget Båtforening Rune Larsen, styremedlem Strand Båtforening Georg Øksnes, styremedlem Solvik Båtforening Styreleders gjennomgang av FBB s aktiviteter i 2017 ble tatt til orientering uten SAK 5. KAFFEPAUSE Side 2 av 7
SAK 6. Forslag fra medlem 10265: «Årsmøtet vedtar at rettighetshavere overfører et gebyr til båtforeningen ved fremleie av båtplassen» Medlem 10265 redegjorde for forslaget som går på at ved fremleie av båtplassen i sommersesongen skal utleier/rettighetshaver overføre et gebyr pr. breddemeter til båtforeningen. Leietager er fortsatt forpliktet til å tegne sommer medlemskap og forøvrig reguleres leieforholdet slik det er redegjort for i gjeldene regelverk. Gebyret burde ligge på et sted mellom 250 til 500 kroner per breddemeter. Saken ble debattert og det ble fremsatt forslag om å gi styre fullmakt til å innføre et gebyr. Avstemning ble lagt ut til avstemning ved håndsopprekning. Resultatet av avstemningen: 19 stemte for og 5 stemte imot forslaget. Årsmøtet gir styre fullmakt til å fastsette og innføre et gebyr pr. breddemeter ved fremleie av båtplass i sommersesongen. Rettighetshaver (utleier) skal overføre det pålagte gebyr til båtforeningen. SAK 7. Forslag fra medlem 10265: «Årsmøtet ber styre vurdere å flytte medlemsvakter fra perioden i sommermånedene som nå, til en periode f. eks. medio september - medio desember» Saken ble debattert og forslaget ble lagt ut til avstemning ved håndsopprekning. Et enstemmig Årsmøtet gir styre fullmakt til å vurdere forslaget fra medlem 10265 om flytting av medlemsvakter fra perioden i sommermånedene som nå, til en periode f.eks. medio september - medio desember, subsidiært endre vaktrutinene. SAK 8. Forslag fra Styret: «Årsmøtet vedtar å legge til følgende setning til LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING 8 fjerde ledd: Rettighetshaver som ikke meddeler administrasjonen innen 14 dager at en annen disponerer plassen, vil bli ilagt et gebyr som styret fastsetter». Saken ble debattert og det ble fremsatt forslag om at den endrede teksten skal lyde: «Rettighetshaver som ikke meddeler administrasjonen innen 14 dager at en annen disponerer plassen, vil bli ilagt et gebyr som Årsmøtet fastsetter» Forslaget ble lagt ut til avstemning ved håndsopprekning. Et enstemmig Årsmøtet vedtar å legge til følgende setning til LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING 8 fjerde ledd: «Rettighetshaver som ikke meddeler administrasjonen innen 14 dager at en annen disponerer plassen, vil bli ilagt et gebyr som Årsmøtet fastsetter». Side 3 av 7
SAK 9. STATUS SARBUVOLLEN HUSMANNSPLASS Møteleder gav en orientering om status på fornyelse av leieavtalen for bruk av vaktrommet i Sarbuvollen Husmannsplass. Huset er nå registrert i eiendomsporteføljen til Eiendomsavdelingen i Bærum Kommune som nå er Utleier. Det har vært avholdt møter og befaringer i 2017 med formål å komme fram til en leieavtale. Båtforeningen avventer utspill fra Bærum Kommune. Informasjonen ble tatt til orientering. SAK 10. ORIENTERING OM HMS-ARBEIDET I BÅTFORENINGEN Daglig leder ga en orientering om status på utarbeidelsen av HMS-håndboka for båtforeningen, båtforeningens ansatte og brukere. Det er gjennomført kartlegging av bruker- og driftsaktiviteter i havna med risikovurdering og internkontrollprosedyrer er utarbeidet i trå med disse aktiviteter. Mål for HMS-arbeidet er etablert i henhold til Internkontrollforskriften. HMS-håndboka er til vurdering i styret. Informasjonen ble tatt til orientering. SAK 11. FORSLAG TIL BUDSJETT 2018 Møtelederleder redegjorde for årets budsjettforslag. Forslaget til budsjett for 2018 er basert på følgende: - Medlemskontingenter, priser på tjenester og gebyrer: Medlemskontingenter, priser på tjenester og gebyrer i budsjettet for 2018 beholdes uforandret fra 2017 Etablering av ny konto: Konto nr. 3321 Gebyr for unnlatelse av å melde inn varig utleie av båtplass kr. 10 000 (ingen gebyrer i budsjettet) - Følgende investeringer er foreslått i budsjettet: Oppgradering av opplagsplass (utjevning og asfaltering av parkeringsplassen), kostnad ca. kr. 120 000 med avskrivning over 20 år. Etablering av vaskeplass m /sandfanger for spyling av båter ved opptak, kostnad ca. kr. 300 000 med avskrivning over 20 år. Oppgradering av Årebuer, kostnad ca. 200 000 med avskrivning over 20 år. - Forslag til budsjett 2018 Budsjett 2018 Resultat 2017 Driftsinntekter: 2 223 721 2 220 338 Driftskostnader: 2 216 036 2 124 469 Driftsresultat: 7 685 95 869 Finans inntekter: 13 000 11 933 Overskudd 20 685 107 802 Der blitt større fokus på forurensing fra bunnstoff ved spyling og vask av båter. Møteleder orienterte Årsmøtet om mulige miljøkrav som kan komme innen overskuelig fremtid og nye miljøvennlige løsninger på båtvasking/spyling. Styrets plan om å etablere vaskeplass m /sandfanger i sommer til en kost på ca. kr. 300 000 vil bli revurdert med hensyn på nye potensielle krav og om denne løsningen er en bærekraftig investering. Side 4 av 7
Forslaget om etablering av «Gebyr for unnlatelse av å melde inn varig utleie av båtplass» ble debattert. Det foreslåtte gebyret på kr. 10 000 synes for høyt og forslag om at gebyret settes til kr. 5 000 ble fremsatt. Informasjon om at styret vil revurdere etableringen vaskeplass m /sandfanger i sommer til en kost på ca. kr. 300 000 ble tatt til orientering. «Gebyr for unnlatelse av å melde inn varig utleie av båtplass» settes til kr. 5 000. Det fremlagte budsjett ble enstemmig vedtatt som Sarbuvollen Båtforenings budsjett for 2018. SAK 12. VALG 12.1 Representanter til Styret Følgende medlemmer av styret er på valg: - Svend Vesterkjær, styreleder - Geir Gulliksen, styrets nestleder - Steinar Jartung, styremedlem - Ole Grønskar, varamann Styreleder Svend Vesterkjær har vært medlem av styret i Sarbuvollen Båtforeninger siden 2014 og kan gjenvelges, Svend Vesterkjær er villig til å ta gjenvalg og valgkomitéen foreslo at Svend Vesterkjær gjenvelges som medlem av styret for en periode på et år. Styrets nestleder Geir Gulliksen har vært medlem av styret i Sarbuvollen Båtforeninger siden 2016 og kan gjenvelges, Geir Gulliksen er villig til å ta gjenvalg og valgkomitéen foreslo at Geir Gulliksen gjenvelges som medlem av styret for en periode på to år. Styremedlem Steinar Jartung har vært medlem av styret i Sarbuvollen Båtforeninger siden 2010 og har dermed sittet i styret i 8 år og kan ikke gjenvelges, Valgkomitéen foreslår at Tor Graver erstatter Steinar Jartung og velges som medlem av styret for en periode på to år. Varamann til styret Ole Grønskar har vært medlem av styret i Sarbuvollen Båtforeninger siden 2010 og har dermed sittet i styret i 8 år og kan ikke gjenvelges, Valgkomitéen foreslår at Eirik Harstad erstatter Ole Grønskar og velges som varamedlem til styret for en periode på to år. Valgkomitéen foreslo at det nye styret konstituerer seg selv på første styremøte etter Årsmøtet 2018. Side 5 av 7
Valgkomitéens forslag til medlemmer av styret ble vedtatt med akklamasjon og det nye styre konstituerer seg selv på første styremøte og velger styreleder og nestleder. Styret i Sarbuvollen Båtforeningen for 2018 vil bestå av følgende medlemmer: - Styremedlem Svend Vesterkjær - Styremedlem Geir Gulliksen - Styremedlem Inger Dahl - Styremedlem Gunnar Kristiansen - Styremedlem Tor Graver - Varamedlem Henning Mørch - Varamedlem Eirik Harstad 12.2 Representant til Valgkomitéen Følgende har sittet som medlem av valgkomitéen i 2017: - Per Lillelien - Grethe Moe I henhold til 5, tredje ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING skal Årsmøte velge en valgkomité på 2 medlemmer. Styret foreslo at Per Lillelien og Grethe Moe gjenvelges som medlemmer av valgkomitéen for 2018. Styrets forslag ble vedtatt med akklamasjon. 12.3 Representant til Kontrollkomitéen Følgende er på valg i kontrollkomitéen: - Sven Hauge - Per Halck Sven Hauge har sittet som medlem av kontrollkomitéen i en periode på 2 år og kan gjenvelges, ref. 7, første ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING. Sven Hauge er villig til å ta gjenvalg og styret foreslo at Sven Hauge gjenvelges som medlem av kontrollkomitéen for en ny periode på to år. Per Halck har sittet som medlem av kontrollkomitéen i en periode på 2 år og kan gjenvelges, ref. 7, første ledd i LOVER FOR SARBUVOLLEN BÅTFORENING. Per Halck er villig til å ta gjenvalg og styret foreslo at Per Halck gjenvelges som medlem av kontrollkomitéen for en ny periode på to år. Styrets forslag ble vedtatt med akklamasjon. Kontrollkomiteen i Sarbuvollen Båtforening for 2018 vil bestå av følgende medlemmer: - Rolf Wahlqvist - Sven Hauge - Per Halck Side 6 av 7
Side 7 av 7