Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 24.09.2018 kl. 18.00 Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon 900 867 40, e-post rona@fredrikstad.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Moss, 14.09. 2018 Tage Pettersen Leder 1
Kontrollutvalget Moss møte 24.09.2018 Sakliste PS 18/38 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/39 Godkjenning av protokoll fra møte 18.06 2018 4 PS 18/40 Informasjonssak NAV 12 PS 18/41 Prosjektplan "Innkjøp og anskaffelser" ved Moss Havn 13 PS 18/42 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018 20 PS 18/43 Revisjonsnotat - Gjennomgang av en rammeavtale 26 PS 18/44 Overordnet revisjonstrategi for 2018 - Regnskapsrevisjon 33 PS 18/45 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 44 PS 18/46 Referater og meldinger 62 PS 18/47 Eventuelt 120 2
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/47 Dokumentnr.: 48 Løpenr.: 160462/2018 Klassering: 104-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/38 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 07.09 2018 3
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/47 Dokumentnr.: 47 Løpenr.: 160440/2018 Klassering: 104-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/39 Godkjenning av protokoll fra møte 18.06 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 18.06 2018, godkjennes Fredrikstad, 07.09 2018 Vedlegg Protokoll fra møtet 18.06 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet 18.06 2018, kan godkjennes 4
Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: 18.06.2018, Tidspunkt: fra kl. 18.30 til kl. 20.20 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 18/25 18/37 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Tage Pettersen, leder X Dag Robertsen, nestleder X Ole Podhorny X Gunn Salbuvik Meldt forfall Ellen Braaten Wickstrand Caroline Haaland X Helene Eriksen X Geir Hovland X Antall stemmeberettigede fremmøtte: 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Bjørnar Buvig Holmedahl, seksjonsleder Jolanta Betker og Adm.Dir. Laila Nagelhus. Møtende fra administrasjonen: Havnesjef, Øystein Høsteland Sundby, til sak 18/27. Økonomisjef, Stine Kihl, fra sak 18/25 til og med sak 18/31.... Tage Pettersen, leder Dag Robertsen, nestleder 5
Kontrollutvalget Moss møte 18.06.2018 Sakliste PS 18/25 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/26 Godkjenning av protokoll fra møtet 23.04 2018 PS 18/27 PS 18/28 PS 18/29 Moss Havn KF - Orientering fra havnesjef Prosjektplan "Barnevern - ettervern og kjøp av tjenester" Prosjektplan "Tilpasset opplæring" PS 18/30 Oppfølging av bystyrevedtak i sak 112/17 Forvaltningsrevisjonsrapport "Røde flagg" PS 18/31 Avslutning og revisjon av 3 investeringsprosjekter i Moss kommune - utsatt realitetsbehandling PS 18/32 PS 18/33 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap Dronningens gate 24 Revisjonsrapport - Avslutning av ledningsanlegg 206645 Snorres vei, Kallumveien PS 18/34 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2017 PS 18/35 PS 18/36 PS 18/37 Henvendelse til kontrollutvalget Referater og meldinger Eventuelt PS 18/25 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Kontrollutvalget godkjente innkalling og saksliste. Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: Innkalling og saksliste godkjennes. PS 18/26 Godkjenning av protokoll fra møtet 23.04 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23.04 2018, godkjennes 6
Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23.04 2018, godkjennes PS 18/27 Moss Havn KF - Orientering fra havnesjef Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges frem uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Havnesjef informerte om Moss Havn KF, og hvilke områder det eventuelt kan være behov for en forvaltningsrevisjon. Følgende områder ble lagt frem: HMS, innkjøp, økonomistyring, prosjektstyring (investeringsprosjekter), arkivrutiner og dokumenthåndtering, arbeidsmiljø. Kontrollutvalget drøftet hvilke områder de ønsker en forvaltningsrevisjon av og kom frem til at de vil se nærmere på området innkjøp. Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: Kontrollutvalget ber revisjonen (BDO) om å legge frem et forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt av innkjøpsområdet Moss Havn KF, til møtet den 24. september 2018. PS 18/28 Prosjektplan "Barnevern - ettervern og kjøp av tjenester" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Prosjektplan «Barnevern ettervern og kjøp av tjenester», ble godkjent av kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsket i prosjektet også en beskrivelse av hvem som eier selskapene som kommunen kjøper barneverntjenester fra. Kontrollutvalget ønsket prosjekt med estimat på 600 timer. Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: Prosjektplan «Barnevern ettervern og kjøp av tjenester» godkjennes, med de merknader som fremkommer av behandling. PS 18/29 Prosjektplan "Tilpasset opplæring" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: Prosjektplan «Tilpasset opplæring», godkjennes. 7
PS 18/30 Oppfølging av bystyrevedtak i sak 112/17 Forvaltningsrevisjonsrapport "Røde flagg" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens skriftlige svar til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig tilbakemelding når alle restanser på mulige avvik er kontrollert. 3. Kontrollutvalget ber rådmann om en muntlig orientering i kontrollutvalgets møte 26. november 2018. Orienteringen skal inneholde prosessene, så langt, med skriftliggjøring av kontrollrutiner og gjennomføring av kontroller, samt generelt arbeid med rutiner og risikostyring forøvrig sett opp mot arbeidet med Nye Moss kommune. Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens skriftlige svar til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig tilbakemelding når alle restanser på mulige avvik er kontrollert. 3. Kontrollutvalget ber rådmann om en muntlig orientering i kontrollutvalgets møte 26. november 2018. Orienteringen skal inneholde prosessene, så langt, med skriftliggjøring av kontrollrutiner og gjennomføring av kontroller, samt generelt arbeid med rutiner og risikostyring forøvrig sett opp mot arbeidet med Nye Moss kommune. PS 18/31 Avslutning og revisjon av 3 investeringsprosjekter i Moss kommune - utsatt realitetsbehandling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling. Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Kontrollutvalget stilte spørsmål til revisjonen og til økonomisjef. De redegjorde for ulike synspunkt. Økonomisjefen sa at kommunen var enige i de bemerkninger revisjonen har gitt og at kommunen i fremtidige prosjekt vil benytte seg av bruttometoden etter forskriften. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 18.06.2018: 1. Kontrollutvalget tar notat avslutning av investeringsregnskaper og revisjonsrapporter for prosjekt: Opprustning av Kirketorget, Islegging av Kirkeparken og METRO-buss til orientering. 2. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: - Revidert regnskap for følgende investeringsregnskap godkjennes: o Prosjekt 206639 Opprustning av Kirketorget o Prosjekt 206704 Islegging av Kirkeparken o Prosjekt 206675 METRO-buss, godkjennes. - Bystyret ber administrasjonen om å innskjerpe sine rutiner vedrørende revisjonens anmerkninger for manglende protokollføring / anskaffelsesprotokoller. 8
PS 18/32 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap Dronningens gate 24 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Dronningens gate 24», til orientering. 2. Revisjonsrapport og styresak 018/18 vedr. byggeregnskap - oppgradering Dronningens gate 24 sendes bystyret med følgende forslag til innstilling: o Byggeregnskapet for investeringsprosjekt 6601 «Oppgradering Dronningens gate 24» avsluttes med en brutto utgift på kr 6 809 636. Dette tilsier et mindreforbruk på kr 190 364 mot sist vedtatt ramme. Investeringen finansieres med overføring fra drift med kr 3 000 000 og serielån over 10 år med kr 3 809 636. Driftsmessige konsekvenser dekkes av husleie fra leietaker av kaféen og kunstnere som også er leietakere av bygningen Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 18.06.2018: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Dronningens gate 24», til orientering. 2. Revisjonsrapport og styresak 018/18 vedr. byggeregnskap - oppgradering Dronningens gate 24 sendes bystyret med følgende forslag til innstilling: o Byggeregnskapet for investeringsprosjekt 6601 «Oppgradering Dronningens gate 24» avsluttes med en brutto utgift på kr 6 809 636. Dette tilsier et mindreforbruk på kr 190 364 mot sist vedtatt ramme. Investeringen finansieres med overføring fra drift med kr 3 000 000 og serielån over 10 år med kr 3 809 636. Driftsmessige konsekvenser dekkes av husleie fra leietaker av kaféen og kunstnere som også er leietakere av bygningen. PS 18/33 Revisjonsrapport - Avslutning av ledningsanlegg 206645 Snorres vei, Kallumveien Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av ledningsanlegg 206645 Snorres vei, Kallumveien, til orientering. 2. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til innstilling: Revidert regnskap for prosjekt 2066451 «Ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien» godkjennes. 9
Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling 18.06.2018: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av ledningsanlegg 206645 Snorres vei, Kallumveien, til orientering. 2. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til innstilling: Revidert regnskap for prosjekt 2066451 «Ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien» godkjennes. PS 18/34 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2017, tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2017, tas til orientering. PS 18/35 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen til foreløpig orientering i påvente av revisjonens arbeid. Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Møtet ble lukket under behandlingen, i henhold til kommunelovens 31, pkt 5, jf.offentleglova 24, 1 og 2. ledd. Kontrollutvalgets øvrige behandling var som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: Kontrollutvalget tar henvendelsen til foreløpig orientering i påvente av revisjonens arbeid. PS 18/36 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering. Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Kontrollutvalget tok referater og meldinger til orientering. Imidlertid ser kontrollutvalget med bekymring på de avvik som fremgår av fylkesmannens tilsynsrapport, (Rapport fra tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved NAV Moss datert 07.06.2018.) Kontrollutvalget ønsker derfor en redegjørelse fra rådmann og leder for NAV på hvordan kommunen følger opp rapporten og de funn som fremkommer av denne. 10
Kontrollutvalget Moss vedtak 18.06.2018: 1. Referater og meldinger tas til orientering. 2. Rådmann blir invitert til møtet den 24. september 2018 for å gi en informasjon om hvilke oppgaver NAV-lokalt har ansvar for. 3. Rådmann skal gi en informasjon til kontrollutvalget på hvordan kommunen har fulgt opp de avvik som fremkommer av fylkesmannens tilsynsrapport, datert 07.06.2018, til kontrollutvalgets møte 26. november 2018. PS 18/37 Eventuelt Kontrollutvalget Moss behandling 18.06.2018: Nestleder Dag Robertsen informerte kontrollutvalget om at han ikke lenger er bistående advokat for MK-Eiendom. Det ble gitt informasjon om at Dag Robertsen er valgts som nestleder i styret til FKT, (Forum for kontroll og tilsyn). 11
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/48 Dokumentnr.: 104 Løpenr.: 181954/2018 Klassering: 104-192 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/40 Informasjonssak NAV Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjonen tas til orientering. Fredrikstad, 12. september 2018 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 18/36, den 18. juni 2018 Saksopplysninger Under sak 18/36 «Referater og meldinger», ønsket kontrollutvalget å invitere rådmann til møtet den 24. september 2018 for å gi en informasjon om hvilke oppgaver NAV-lokalt har ansvar for. Rådmann stiller i møtet og vil gi utvalget informasjon. Vurdering Informasjonen kan tas til orientering. 12
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/44 Dokumentnr.: 46 Løpenr.: 181944/2018 Klassering: 104-188 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/41 Prosjektplan "Innkjøp og anskaffelser" ved Moss Havn Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Innkjøp og anskaffelser ved Moss Havn» godkjennes. Fredrikstad, 12. september 2018 Vedlegg Prosjektplan «Innkjøp og anskaffelser ved Moss Havn, datert 07.09 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 18/27, den 18.06 2018 Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sak 18/27, den 18.06 2018 at revisjonen (BDO) skulle legge frem et forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjekt av innkjøpsområdet Moss Havn KF, til møtet den 24. september 2018. BDO har lagt frem forslag, se vedlegg 1. Det fremgår av prosjektplanen at formålet med prosjektet er å kontrollere at interne og eksterne regler for offentlige anskaffelser etterleves ved anskaffelser i Moss Havn KF. Revisjonen foreslår følgende tre hovedproblemstillinger for prosjektet: Er Moss Havn sin praksis ved innkjøp og anskaffelser i tråd med anskaffelsesregelverket for utvalgte anskaffelser over kr 100 000 eks. mva? Følges interne retningslinjer mht godkjenning fra øverste leder for utvalgte anskaffelser mellom kr 30 000 eks. mva og kr 100 000 og er dette dokumentert? Gjøres innkjøp som avrop på rammeavtaler inngått av Moss kommune der dette er aktuelt? Revisjonen antar at det vil gå med ca 100 timer til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling første kontrollutvalgsmøte i 2019. Revisjonen vil være til stede under kontrollutvalgets behandling av saken og kan besvare eventuelle spørsmål. 13
Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante og i henhold til kontrollutvalgets vedtak. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 14
Prosjekt nr: Arkiv: 678812 Utarb. dato: År: LHM 7.9.18 2018 Kunde: Gj.gått dato/sign: Side: Moss kommune, kontrollutvalget PHE 10.9 1 av 5 Prosjekt: Innkjøp og anskaffelser ved Moss Havn Emne: Prosjektplan forvaltningsrevisjon 1 FORMÅL OG AVGRENSNING I Moss Havns investeringsbudsjett for 2018 er det anslått anskaffelser for rundt 22 millioner kroner. I tillegg budsjetteres det med kjøp av varer og tjenester for ca 10 millioner kroner som inngår i tjenesteproduksjonen. Som kommunalt foretak er Moss Havn omfattet av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Reguleringene i anskaffelsesregelverket 1 er begrunnet med et ønske om mer effektiv ressursutnyttelse og bedre og rimeligere tjenester i offentlig sektor. Offentlige anskaffelser skal være i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Kontrollutvalget vedtok i møte den 18.6.2018, sak 18/27, at det skulle gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt med temaet «innkjøp», og prosjektet er bestilt fra selskapets valgte revisor BDO. Formålet med prosjektet er å kontrollere at interne og eksterne regler for offentlige anskaffelser etterleves ved anskaffelser i Moss Havn KF. 2 PROBLEMSTILLING Basert på vår foreløpige kartlegging av innkjøpsrutinene og omfang av anskaffelser ved Moss Havn finner vi det hensiktsmessig med følgende problemstillinger: Er Moss Havn sin praksis ved innkjøp og anskaffelser i tråd med anskaffelsesregelverket for utvalgte anskaffelser over kr 100 000 eks. mva? Følges interne retningslinjer mht godkjenning fra øverste leder for utvalgte anskaffelser mellom kr 30 000 eks. mva og kr 100 000 og er dette dokumentert? Gjøres innkjøp som avrop på rammeavtaler inngått av Moss kommune der dette er aktuelt? Våre kontroller vil være begrenset til anskaffelser foretatt i 2017 og 2018 med vekt på aktuelle anskaffelser i 2018. Vi er informert om at det ikke har vært innkjøp som overstiger EØS-terskelverdiene i løpet av året. Foretaks interne innkjøpsreglement viser til forsyningsforskriften og de prosedyrer for innkjøp som er nedfelt der. Anskaffelsesregelverket har bestemmelser om prosedyrer avhengig av om det er over eller under terskelverdiene. For alle kjøp er det normalt å utarbeide konkurransegrunnlag med spesifisering av tildelingskriterier og protokollføring av 1 Lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser 15
Prosjekt nr: Arkiv: 678812 Utarb. dato: År: LHM 7.9.18 2018 Kunde: Gj.gått dato/sign: Side: Moss kommune, kontrollutvalget PHE 10.9 2 av 5 Prosjekt: Innkjøp og anskaffelser ved Moss Havn Emne: Prosjektplan forvaltningsrevisjon valg av leverandør. Moss Havn benytter seg også av kommunens rammeavtaler, dvs. at Moss Havn gjør avrop på disse. Selve avtalene inngås i kommunens regi. I tillegg fremkommer det av foretakets interne rutinebeskrivelser at kjøp mellom kr 30 000 eks. mva og kr 100 000 eks mva skal godkjennes av øverste leder eller avdelingsleder. Vårt utvalg vil dekke både anskaffelser over og under kr 100 000 eks. mva, samt anskaffelser gjort ihht inngåtte rammeavtaler i kommunen. Generell risikovurdering i forbindelse med anskaffelsesrevisjon Til grunn for samtlige anskaffelser som gjennomføres, ligger en iboende risiko for at gjeldende lovverk ikke overholdes, og at foretaket gjør seg skyldig i brudd på regelverket. Det er risiko knyttet til planlegging, gjennomføring og avslutning av anskaffelsesprosesser, herunder kunngjøring, bruk av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I dette ligger risiko for tap av omdømme i bransjen og som forvalter av offentlige midler. Videre ligger det økonomisk risiko for krav om positiv eller negativ kontraktsinteresse fra leverandører som feilaktig ikke får tildelt oppdrag. Det er også risiko for at kontrakter inngås av personer i foretaket uten rette fullmakter, og at foretaket ikke rettmessig forpliktes. Operasjonalisering av problemstillingene og avgrensning Revisjonen vil undersøke om konkurransedokumentene beskriver hva som skal anskaffes, hvordan konkurransen skal gjennomføres, hvilke kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier som skal legges til grunn, kontraktsvilkårene som skal være førende og bruk og overholdelse av frister. Videre vil vi vurdere om anskaffelsen er kunngjort i tråd med krav. Dersom anskaffelser er gjennomført som minikonkurranse i rammeavtale vil vi på samme måte kontrollere spesifiseringen av oppdraget. Videre vil vi kontrollere om vinnende leverandør har dokumentert at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Revisjonen vil også omfatte kontroll av bruken av tildelingskriterier, herunder at samtlige tildelingskriterier legges til grunn og at benyttet vekting samsvarer med det som på forhånd er kommunisert. Til sist vil vi vurdere etterlevelse av krav til kommunikasjon. For anskaffelser gjennomført som minikonkurranse i rammeavtaler vil vi vurdere bruken av tildelingskriterier og likebehandling av leverandører knyttet til meddelelse. Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er kilder som er normgivende eller styrende for de spørsmål som vurderes. For denne revisjonen er følgende kriterier anvendt: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Foretakets retningslinjer for gjennomføring av anskaffelser og ev. gjennomføring av minikonkurranser i rammeavtaler. Foretakets fullmakter. Bestemmelsene i den enkelte rammeavtale. 16
Prosjekt nr: Arkiv: 678812 Utarb. dato: År: LHM 7.9.18 2018 Kunde: Gj.gått dato/sign: Side: Moss kommune, kontrollutvalget PHE 10.9 3 av 5 Prosjekt: Innkjøp og anskaffelser ved Moss Havn Emne: Prosjektplan forvaltningsrevisjon 3 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONEN BDO vil gjennomføre forvaltningsrevisjonsoppdraget i henhold til RSK 001 - Standard for forvaltningsrevisjon. Det innebærer blant annet at foretakets leder vil få en orientering om oppdraget før oppstart, og vil også få en mulighet for å uttale seg om utkast til rapport før endelig rapportering. Revisor har taushetsplikt i alle forhold som vedrører forvaltningsrevisjonsprosjektet. For alle formål er vurderingene som gjøres avhengig av at informasjonsgrunnlaget de bygger på er riktig og fullstendig. Vi legger til grunn at alle nødvendige opplysninger gjøres tilgjengelig i gjennomføringen av oppdraget. Videre tar vi forbehold om at sentrale ressurser gjøres tilgjengelige for intervju og samtale i den grad dette er nødvendig. 3.1 PLANLEGGINGSFASEN Formålet med forvaltningsrevisjonen er å gi kontrollutvalget en vurdering av om offentlige anskaffelser foretas i tråd med aktuelle lovbestemmelser og at interne rutiner blir fulgt. Vi har hatt et møte med foretakets økonomi- og administrasjonssjef samt prosjektleder i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplanen for å kartlegge hvilke rutiner som eksisterer og omfanget av de innkjøp som er gjort det siste året. Dette danner bakgrunnen for problemstillingene som er skissert. Som ledd i planleggingsfasen vil vi identifisere eventuelt ytterligere informasjonskilder og kontaktpersoner for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. I tillegg vil vi identifisere relevante revisjonskriterier for problemstillingene. Disse vil utledes fra blant annet lov om offentlige anskaffelser, forsyningsforskriften og foretakets interne rutinebeskrivelse. 3.2 KARTLEGGINGSFASEN Formålet med kartleggingsfasen er å fremskaffe nødvendig informasjon og dokumentasjon som grunnlag for revisjonen. Det må sikres at denne informasjonen er tilstrekkelig både i omfang, detaljeringsnivå og kvalitet. Kartleggingen vil bestå av dokumentanalyser og intervjuer. 3.2.1 Dokumentanalyser Vi vil gjennomgå selskapets interne rutiner, samt den dokumentasjon som er arkivert knyttet til gjennomførte innkjøp, herunder dokumentasjon av konkurransegrunnlag, tilbud, kontrakter og de vurderinger som er gjort mht. valg av tilbyder. 17
Prosjekt nr: Arkiv: 678812 Utarb. dato: År: LHM 7.9.18 2018 Kunde: Gj.gått dato/sign: Side: Moss kommune, kontrollutvalget PHE 10.9 4 av 5 Prosjekt: Innkjøp og anskaffelser ved Moss Havn Emne: Prosjektplan forvaltningsrevisjon 3.2.2 Intervjuer Vi vil gjennomføre samtaler med de som er ansvarlig for innkjøp i foretaket mht. kartlegging av rutiner og gjennomgangen av utvalgte anskaffelser. 3.3 VURDERINGSFASEN De etablerte revisjonskriteriene vil være målestokken for våre vurderinger av foretakets etterlevelse av lov- og forskriftskrav. 3.4 RAPPORTERINGSFASEN I rapporteringsfasen vil vi redegjøre for problemstillingen, våre kartlegginger, våre vurderinger opp mot revisjonskriteriene og våre konklusjoner. Der det anses som hensiktsmessig vil vi beskrive eventuelle forbedringstiltak. Rapporten sendes til foretakets leder på høring for administrativ verifisering av faktabeskrivelse og eventuelle kommentarer. Normalt sendes hele rapporten til høring selv om det i prinsippet kun er faktadelen i rapporten som skal verifiseres. Høringskommentarer innarbeides i endelig rapport, og forvaltningsrevisor kan finne det riktig å kommentere disse. Endelig rapport oversendes kontrollutvalgssekretariatet. Rapporten vil presenteres for kontrollutvalget når forvaltningsrevisjonsrapporten skal behandles. 4 FRAMDRIFTSPLAN Prosjektplanen vil bli fremlagt for kontrollutvalget den 24. september. Prosjektet gjennomføres i perioden oktober-november 2018, og det tas sikte på at rapporten vi bli presentert i kontrollutvalgets første møte i 2019. 5 ORGANISERING OG RESSURSSTYRING BDO AS er engasjert til å gjennomføre forvaltningsrevisjonen. Følgende revisjonsteam vil gjennomføre oppdraget: 18
Prosjekt nr: Arkiv: 678812 Utarb. dato: År: LHM 7.9.18 2018 Kunde: Gj.gått dato/sign: Side: Moss kommune, kontrollutvalget PHE 10.9 5 av 5 Prosjekt: Innkjøp og anskaffelser ved Moss Havn Emne: Prosjektplan forvaltningsrevisjon Per Harald Eskedal Oppdragsansvarlig og prosjektleder og ansvarlig for fremdrift og leveranser Linn Hege Mølmann Prosjektmedarbeider med ansvar for gjennomføring av prosjektet og utarbeidelse av rapport. Øyvind Sunde Kvalitetssikrer Den samlede rammen for forvaltningsrevisjonen, inkludert forarbeidet, er anslått til ca. 100 timer. 19
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/44 Dokumentnr.: 39 Løpenr.: 151765/2018 Klassering: 104-188 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/42 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018, tas til orientering Fredrikstad, 11.09 2018 Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon Moss kommune 1. halvår 2018, datert 28.08 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 003/18, 27.02 2018 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) KU-sak 18/3, 12.02 2018 (Forvaltningsrevisjonsplan 2018-2019) Saksopplysninger I henhold til kommunelovens 77 pkt. 4 har kontrollutvalget et påse-ansvar overfor revisjonen. Tilsvarende inneholder kommunelovens 78 pkt. 5 bestemmelser om revisors plikt til å rapportere. I tråd med dette rapporterer revisjonen to ganger i året til kontrollutvalget om ressursbruk og gjennomføring av bestilt forvaltningsrevisjon. Vedlagte statusrapport viser at leveransegraden for Moss kommune isolert sett er 30 %, og er under gjennomsnittet (42 %) for samtlige kommuner sett under ett. Revisjonen har levert 359 timer per 30. juni 2018 til Moss kommune. Dette innebærer at kommunen i henhold til budsjett har 841 timer tilgjengelig for forvaltningsrevisjon 2. halvår 2018. Det løper for tiden to oppdrag for kommunen: «Kvalitet i omsorgtjenestene», «Barnevern ettervern og innkjøp» og tilpasset opplæring, det første prosjektet er under ferdigstillelse. De to siste er igangsatt. Østfold kommunerevisjon IKS melder i sin statusrapport om ressursutfordringer i tiden fremover. Revisjonen melder at de har igangsatt tiltak for å møte disse ressursutfordringene. Det arbeides med å få på plass en rammeavtale med eksterne med kompetanse innen forvaltningsrevisjon, som kommunerevisjon håper har kapasitet til å gjennomføre forvaltningsrevisjoner fra høsten 2018. 20
Vi viser i helhet til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Vurdering Leverte og igangsatte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan, og i henhold vedtatte bestillinger i kontrollutvalget. Vedrørende ressursutfordringene vil administrerende direktør i kommunerevisjonen redegjøre for kontrollutvalget om igangsatte tiltak i kontrollutvalgets møte. Sekretariatet har ingen ytterlige kommentarer til rapporten. Vi anbefaler at revisjonens statusrapport tas til orientering. 21
Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar 2018 30. juni 2018 Moss kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 30. juni 2018: Rapp 2017 Rapp. 1. halvår Prosjekt totalt Totalt 2018 Estimat Eventuelt avvik Administrasjon 30 60 60 60 0 Investeringsprosjekters tidligfase 6 6 6 0 Kvalifikasjonsprogrammet 131 136 267 136 300-33 Kvalitet i omsorgstjenestene 141 141 141 400 Barnevern - Ettervern og innkjøp 8 8 8 600 Tilpasset opplæring 6 6 6 350 Overordnet analyse 60 2 62 2 100-38 Sum 131 329 490 359 Merknader: Kolonnen «Rapp. 2017» viser hva som er rapportert i 2017 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer timer som er levert så langt i 2018, og eventuelt i 2017 der dette er aktuelt. «Totalt 2018» summerer bare timer som er levert så langt i 2018. Kolonnen «Estimat» angir timeantall som ble estimert 1 i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt avvik» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike ferdigstilte prosjektene. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i 1 Feilmargin på +/- 10 % er ikke med i estimatet østfold kommunerevisjon iks 1 22
vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Kvalifikasjonsprogrammet Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 28. september 2017 (sak 17/45). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 23. april 2018 (sak 18/20). Oppdraget er avsluttet med et mindreforbruk på 33 timer i forhold til estimat, noe som ligger såvidt utenfor den oppgitte feilmarginen på +/- 10 %. Kvalitet i omsorgstjenestene Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 23. april 2018 (sak 18/21). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten forventes ferdigstilt høsten 2018. Det har per 30. juni 2018 medgått 141 timer til oppdraget. Barnevern ettervern og innkjøp Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 18. juni 2017 (sak 18/28). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag, men det ble presisert at det også var ønsket en beskrivelse av hvem som eier selskapene som kommunen kjøper barneverntjenester fra. Rapporten forventes ferdigstilt vinteren 2019. Det har per 30. juni 2018 medgått 8 timer til oppdraget. Tilpasset opplæring Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 18. juni 2017 (sak 18/29). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Rapporten forventes ferdigstilt vinteren 2019. Det har per 30. juni 2018 medgått 6 timer til oppdraget. Total leveranse Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2018 Leveranse-grad Fredrikstad 1625 456 28 % Hvaler 300 214 71 % Moss 1200 359 30 % Rygge 400 212 53 % Råde 300 295 98 % Sarpsborg 1400 684 49 % Sum 5225 2218 42 % I Moss har revisjonen levert 359 timer per 30. juni 2017, eller 30 % av budsjett. Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 42 % per juni 2018. Produksjonen er noe lavere enn forventet, og det er en risiko for at enkelte kommuner ikke vil få forvaltningsrevisjonsleveranse i tråd med budsjett. Vi jobber imidlertid for å sette inn tiltak. Dette omtales nærmere nedenfor 2. Andre oppdrag 2 Ved årets slutt samordnes forvaltningsrevisjonens leveranser med regnskapsrevisjonens leveranser, og blir samlet vurdert opp mot totalt budsjetterte timer. østfold kommunerevisjon iks 2 23
Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og har utgjort ca. 345 timer per 30. juni 2018. Disse oppdragene har omhandlet/ omhandler: Forvaltningsrevisjon «Forebyggende psykisk helse» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt våren 2018 og er i ferd med å ferdigstilles. Forvaltningsrevisjon «Refusjoner og tilskudd» - Halden kommune. Prosjektet ble påbegynt våren 2018 og skal etter planen ferdigstilles høsten/vinteren 2018/19. Forvaltningsrevisjon «Internkontroll i byggesaksbehandlingen» - Fredrikstad kommune. Prosjektplan ble påbegynt høsten 2017 og ble ferdigstilt våren 2018. Vi deltok på en ny konkurranse om levering av forvaltningsrevisjon til Halden kommune på tampen av 2016, gjeldende for 2017 2018, med mulighet for opsjon på et år til, hvor konkurransekriteriet var laveste pris. Vi leverte det laveste anbudet i konkurranse med flere andre store aktører. Dette viser at vi er konkurransedyktige på pris på forvaltningsrevisjon. Forøvrig deltar vi for tiden i liten grad i konkurranser om oppdrag i andre kommuner, som følge av egenregimodellen og forholdet til statsstøtteregelverket. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med inngående kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Som nevnt ovenfor er den samlede produksjonen noe lavere enn forventet per første halvår. Dette skyldes flere forhold. En av årsakene er at arbeidet med overordnet analyse ble noe forsinket og at behandling av overordnet analyse ble utsatt til første kontrollutvalgsmøte i 2018 for kommunene Fredrikstad, Moss og Halden. Selv om vi hadde pågående prosjekter fra 2017 i de største kommunene og prioriterte oppstart av nye prosjekter i de øvrige kommunene, førte utsettelsene til en forsinket oppstart som påvirket leveringsgraden, i spesielt Moss og Fredrikstad, negativt. Forvaltningsrevisjoner er på flere måter komplekse oppgaver, og krevende innenfor flere fagdimensjoner. Økr har forvaltningsrevisorer som arbeider selvstendig med tildelte undersøkelser, men det faktum at ØKR i fjor rekrutterte ny leder for seksjonen har også i noe grad påvirket leveringsevnen. Sykefraværet i seksjonen per juni er 7,6% hvilket er en halvering fra samme tidspunkt i fjor. I tillegg til sykefraværet har seksjonen i år hatt flere helserelatert permisjoner. For å møte ressursutfordringene arbeider selskapet med å få på plass en rammeavtale med eksterne med kompetanse innen forvaltningsrevisjon, som vi håper har kapasitet til å gjennomføre forvaltningsrevisjoner fra høsten 2018. Tre leverandører ble før sommeren invitert til å levere tilbud. Alle tre leverte og vi er i prosess med å gjennomgå tilbudene. østfold kommunerevisjon iks 3 24
Arbeidet med forvaltningsrevisjoner vil bli gjennomført under veiledning av forvaltningsrevisor i ØKR. Oppdragsansvaret vil også tilligge ØKR. Rolvsøy, 28. august 2018 Laila Nagelhus (sign.) Adm. dir. Bjørnar Buvig Holmedahl (sign.) Seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 4 25
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/43 Dokumentnr.: 35 Løpenr.: 181948/2018 Klassering: 104-187 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/43 Revisjonsnotat - Gjennomgang av en rammeavtale Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet «Rammeavtale elektrikerarbeid», til orientering. 2. Kontrollutvalget anmoder ledelsen i Moss kommunale Eiendomsselskap KF å sørge for at revisjonens anbefalinger blir fulgt. Herunder å innarbeide skriftlige rutiner om kontroll av rammeavtaler og at det foretas skriftlig realitetsvurdering av innkomne tilbud. 3. Kontrollutvalgets behandling av revisjonsnotatet oversendes styret i Moss kommunale Eiendomsselskap KF til orientering. Fredrikstad, 13.09 2018 Vedlegg Østfold kommunerevisjon IKS: Notat Rammeavtale elektrikerarbeid, datert 11.09 2018. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 18/35, den 18.06 2018 «Henvendelse til kontrollutvalget» Saksopplysninger Kontrollutvalget mottok den 26.april 2018 en skriftlig henvendelse om mistanke om fabrikkerte fakturagrunnlag ved bruk av en spesifikk rammeavtale som Moss kommunale Eiendomsselskap KF inngikk i 2016. Henvendelsen ble oversendt revisjonen for nærmere kontroll, den 27. april 2018, ref. ku-sak 18/35 i møte den 18. juni 2018. Sekretariatet har den 11. september 2018 fått oversendt et revisjonsnotat fra Østfold kommunerevisjon om kontrollarbeid knyttet til aktuelle rammeavtalen. Revisor redegjør i sitt notat for hvilke kontrollhandlinger som er gjennomført. Revisjonen kan med bakgrunn i sine kontrollhandlinger og vurderinger konkludere med følgende (hentet fra revisjonsnotatet): Innkjøpsprosessen er i hovedsak i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser, med unntak av at det ikke foreligger anskaffelsesprotokoll. 26
Revisjonen er av den oppfatning at kvalifikasjonskravet ved anskaffelsen vedrørende fremleggelse av regnskap eller sammendrag av nøkkeltall ikke er oppfylt. Det er svakheter i Moss kommunale Eiendomsselskap KF kontroll av faktura sett opp mot kravene i kontrakten. Vi har fått opplyst at foretaket har endret rutinene for å få ytterligere fokus på dette i tillegg til skriftlige notater etter kontroll. Det er ikke mulig for revisjonen å konkludere om leverandøren har operert med fiktive grossistpriser. Imidlertid viser vår kontroll av fakturerte priser mot grossistpriser i innkjøpssystemet som varsler benytter, at de er mye høyere enn priser fra sammenlignbare grossister. Dette kan tyde på at det innhentes proveny i form av leverandørbonus. Videre i notatet anbefaler revisjonen at Moss kommunale Eiendomsselskap KF innfører rutiner for kontroll av rammeavtaler og at kontrollene dokumenteres. Det anbefales videre at det foretas en realitetsvurdering av innkomne tilbud og at denne vurderingen nedfelles skriftlig. Moss kommunale Eiendomsselskap KF har gitt sitt tilsvar på kontrollen, og i sitt svar nevner foretaket at de vil presisere overfor leverandør de forpliktelser mht. sin oppfølging av avtalen og hvilke priser som ligger i grossistlisten. Vi viser til vedlagte revisjonsnotat i sin helhet. Vurdering Revisjonens kontroll viser at anskaffelsen i all hovedsak er tilfredsstillende gjennomført, med unntak av anskaffelsesprotokoll ikke foreligger og at kvalifikasjonskravet vedr. fremleggelse av tidligere årsregnskap ikke er fulgt. Notatet peker også på at Moss kommunale Eiendomsselskap KF har enkelte mangler ved internkontrollen for oppfølging av leverandører. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta notatet til orientering. Videre bør kontrollutvalget anmode ledelsen i Moss kommunale Eiendomsselskap KF å sørge for at revisjonens anbefalinger om tiltak til å forbedre internkontrollen etterleves. Saken kan sendes styret i Moss kommunale Eiendomsselskap KF til orientering. 27
Notat rammeavtale elektrikerarbeid Innledning Revisjonen ble gjennom leder i kontrollutvalgssekretariatet gjort kjent med at kontrollutvalgsleder i Moss kommune hadde fått et varsel vedrørende mistanke om fabrikkerte fakturagrunnlag. Varsler mener at leverandører ved å fabrikkere fakturagrunnlag kan kreve større beløp enn hva avtalene rettmessig gir de anledning til. Saken gjelder konkret en rammeavtale som Moss kommunale Eiendomsselskap KF (heretter kalt MKEiendom eller foretaket) inngikk i 2016 vedrørende elektrikerarbeider. Kommunen benytter også denne rammeavtalen. Varsler har blitt gjort oppmerksom på at leverandøren som vant anbudet skal ha etablert en praksis hvor de opererer med fiktive grossistpriser, vesentlig høyere enn hva som er reelt. Rammeavtalen gir dem anledning til et påslag på xx prosent på netto grossistpris, og ved å sette denne betydelig høyere enn hva som er reelt, blir fakturabeløpet også vesentlig høyere enn hva avtalen gir anledning til. Det urettmessige provenyet av denne praksisen, hentes ifølge varsler ut i form av leverandørbonus knyttet til de aktuelle prosjektene. Varsler anser at dette ut fra grossistleddets side trolig ikke er å anse som lovstridig. Anbudsinvitasjonen stilte krav om god likviditet og soliditet. Varsler mener at leverandøren ikke har dette og at selskapet har operert under status «Kreditt frarådes» i en årrekke. Rammeavtale ble inngått med 2 leverandører etter fossefallprinsippet 1. Varsler mener at begge disse leverandørene opererer med timepriser, som basert på bransjestandarder, ligger langt under hva som skal til for å være lønnsomme Utførte revisjonshandlinger Revisjonen hadde innledningsvis møte med Moss kommune v/rådmann og daglig leder i MKEiendom hvor vi opplyste om at vi hadde mottatt et varsel vedrørende den bestemte rammeavtalen og at vi ville gjennomføre enkelte kontroller for å prøve å ettergå påstandene som fremkom av varselet. I gjennomføringen har det vært møte mellom MKEiendom og revisjonen og mellom tipser og revisjonen. I tillegg har det vært en god del epost korrespondanse med disse. Referat fra møte med MKEiendom og tipser er verifisert av møtedeltakerne og er således å anse som fakta som benyttes i revisjonen. I tillegg har vi gjennomgått inngått rammeavtale (vedrørende elektrikerarbeider) og tilhørende prisskjema mellom MKEiendom og vinneren av anbudskonkurransen datert 23.6.16. 1 Fossefallprinsippet innebærer at leverandørene rangeres etter prioritet. Den som er prioritert først vil alltid først få forespørsel om å utføre arbeidet. Dersom denne ikke kan, vil forespørselen gå videre til den som har andre prioriteten. 1 28
Det er også foretatt en detaljert fakturakontroll av et utvalg av fakturaer i perioden høst 2016 til mai 2018 med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon. Vi har også utvidet kontrollen ved å se på en annen rammeavtale og gjennomført fakturakontroll. Resultat av utført revisjon Gjennomgang av anbudsdokumentasjon, kontrakt m.m. Revisjonen gjennomgikk mottatt dokumentasjon vedrørende innkjøpsprosessen, herunder ble formelle krav knyttet til likviditet og soliditet kontrollert. Tildelingskriteriet var laveste pris. Det foreligger tilbudsåpningsprotokoll, men ingen anskaffelsesprotokoll. I følge konkurransegrunnlagets kvalifikasjonskrav skal bl.a. flg. dokumenteres/vurderes: leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser på skatt og mva. Det foreligger skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder. leverandøren skal ha god økonomi og skal fremlegge kredittvurdering fra kredittvurderingsselskap, regnskap med revisorberetning for de 2 siste år eller sammendrag av nøkkeltall. Kredittvurdering fra april 2016 hvor resultatet er «Høy kredittverdighet» foreligger. Det er ikke fremlagt regnskap eller sammendrag av nøkkeltall. tilbyder plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår for egne ansatte og innleide som minst oppfyller kravene ihht. arbeidsmiljøloven og den til enhver tid gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransjen. Dette skal bekreftes gjennom signert egenerklæring av lønns- og arbeidsvilkår. Signert egenerklæring fra april 2016 foreligger. leverandør og underleverandør skal ha høy etisk standard og profesjonell forretningsførsel. Dette er bekreftet gjennom signert egenerklæring om etiske krav. Fakturakontroll Revisjonen valgte ut 30 fakturaer fra den aktuelle leverandøren i perioden som rammeavtalen har vært benyttet ved kontrolltidspunktet (høst 2016 til uttrekk mai 2018). Totalt fakturert i perioden er kr 10 779 158,52 inkl. mva. Kontrollerte fakturaer utgjør om lag 11 % av dette. Følgende punkter er kontrollert i forhold til inngått kontrakt; At riktig timepris (kr xxx) ble benyttet, herunder overtid (omfatter også vaktordning) At det forelå timelister og at utregninger var korrekte At evt. overtid var avtalt og dokumentert At kjøre- og reisekostnader var riktig beregnet At påslag på materialer var korrekt (xx %) At fakturerte materialer var dokumentert med faktura fra grossist Kontroll av fakturert timepris viste at dette var korrekt med unntak av 2 fakturaer som gjaldt annet arbeid enn det som rammeavtalen omfattet. Timelister manglet i 8 av 25 tilfeller. Dette gjaldt fakturaer for første år av avtalen. Timelister forelå for alle kontrollerte fakturaer etter juni 2017. Fakturerte timer var i samsvar med timelister der dette forelå. Ingen kontrollerte fakturaer omfattet overtidsbetaling. Faktura fra grossist vedrørende materiell forelå ikke i 19 av 20 tilfeller. Revisjonen hadde i utgangspunktet således ikke mulighet til å kontrollere at pris og påslag var korrekt. I møte med MKEiendom ble det bekreftet at faktura fra grossist ikke oversendes og at kravet om å få kopi av faktura fra underleverandør/grossist er vanskelig å etterleve i praksis. Dette skyldes at grossisten kjøper inn i store kvantum og da ikke fakturerer MKEiendom for det enkelte uttak/bestilling. I etterkant kom det imidlertid frem at leverandøren mottar faktura fra 2 29
grossisten for hvert kjøp/uttak. For et utvalg av fakturaer til MKEiendom i 2018 ble det oversendt underlagsfakturaer fra grossisten. I tillegg ble gjeldende prisliste oversendt. Revisjonen kontrollerte enkelte fakturaer og varenumre mot grunnlag og prisliste. Det ble ikke avdekket vesentlige feil i pris eller påslag. Slik vi har forstått, benytter leverandøren seg kun av en fast grossist. Det ble opplyst at det jevnlig foretas kontroller mot rammeavtale med hensyn til timepris og påslagsprosent på materiell. Ved kontering/attestasjon foretas det en kontroll utfra kunnskap om priser i markedet o.l. av bestiller/konterer som har fagkunnskap. Dette gjøres for å luke ut grove feil. Det gjennomføres ikke andre stikkprøvekontroller for å kontrollere at fakturaer er i tråd med aktuell rammeavtale. MKEiendom har i etterkant av møtet selv hentet inn priser fra markedet for å sjekke om det som ligger i prislisten fra leverandør ligger på riktig nivå. MKEiendom har videre avtalt et møte med leverandøren hvor dette vil være på agendaen. MKEiendom opplyser om at deres kontroll ikke har avdekket noe som skulle tilsi brudd på rammeavtalen. Utover denne tilbakemeldingen har revisjonen ikke mottatt dokumentasjon på selve kontrollen. En del fakturaer inneholdt «fraktsonetillegg». I møte med revisjonen har MKEiendom informert om at leverandøren, etter deres mening, ikke har anledning til å fakturere dette. I senere korrespondanse med leverandøren fremkommer flg. svar; «Fraktsonetillegg er noe vi blir belastet fra grossist. Dette hører til kosten på produktet, men blir fakturert fra grossist som en egen varelinje. Vi har i avtalen at vi har xx% på vår kost, dette er en del av vår kost». Når det gjelder kontroll av fakturaer fra leverandør knyttet til en annen rammeavtale viste kontrollen at priser på materiell i all hovedsak var i tråd med prisskjema. Enkelte timepriser var ikke omfattet av rammeavtalen, men antall timer stemte overens med timelister. Kontroll av pris på materialer I revisjonens møte med varsler, fikk vi tilgang til deres innkjøpssystem som omfatter pristilbud fra 4 grossister i elektrobransjen. Det ble gjort oppslag på enkelte varer og vi kunne da bl.a. se nettoprisen til den enkelte grossist. Etter møte valgte revisjonen ut et tilfeldig utvalg varenumre (totalt 47) som fremkom på allerede kontrollerte fakturaer (se forrige punkt) og sammenlignet fakturerte priser mot nettopriser fra grossistene i innkjøpssystemet. Nettopris er den prisen som grossisten fakturerer til elektrobransjen. Prissammenligning er mulig da varenummer på el-produkter er felles uansett grossist. Listen med varenumre ble oversendt varsler som foretok oppslag i innkjøpssystemet som deretter sendte utklipp fra disse tilbake til revisjonen. Utklippene viser priser fra alle grossistene i innkjøpsskjeden som tilbyr varen (som regel 4 tilbydere). Revisor har deretter sammenlignet lavest og høyest nettopris fra innkjøpssystemet inkl. xx % påslag mot fakturerte priser. De fleste kontrollerte fakturaer er fra 2017 mens prisene i innkjøpssystemet er innhentet 25.6.18.Vi har ikke tatt hensyn til prisstigningen i den videre beregningen. Kontroll av priser viser at fakturert pris (fra leverandøren som vant anbudet) i 45 av 47 tilfeller er høyere enn nettoprisen inklusiv xx % påslag som fremkommer av innkjøpssystemet til varsler. I snitt for alle varenumre er fakturert pris 32 % høyere enn den høyeste prisen og 72 % høyere enn den laveste prisen. Dersom prisstigningen hadde blitt hensyntatt, ville reelt avvik blitt enda større. Vurdering Anbudsdokumentasjon viser at leverandøren har oppfylt kvalifikasjonskravene vedrørende økonomi og etikk med unntak av innsendelse av revisorgodkjent regnskap eller nøkkeltall. Tilbudt timepris, kr xxx, synes imidlertid å være lav tatt i betraktning at timeprisen skal dekke 3 30
alle lønnsrelaterte utgifter, vaktordning og leverandørens fortjeneste. Revisjonen har ingen informasjon om at MKEiendom har foretatt en realitetsvurdering av tilbudene. Fakturakontrollen viser at leverandøren ikke har oppfylt sitt krav om å vedlegge faktura fra grossist for videresalg av materialer. I første år av kontrakten ser det heller ikke ut til at timeliste er vedlagt fakturaen. Vi er av den oppfatning at MKEiendom har mangelfull oppfølging av at kravene i kontrakten er oppfylt ved fakturering da det ikke er krevd faktura fra underleverandør og timelister. Det er opplyst at det jevnlig foretas kontroll av påslagsprosent på materiell, men så lenge faktura fra grossist ikke er vedlagt ser ikke revisjonen at dette kan ha vært gjennomførbart. MKEiendoms egen priskontroll mot markedet avdekket, ifølge foretaket, ingen brudd på rammeavtalen. Revisjonen har ikke mottatt dokumentasjon på gjennomført kontroll. Revisjonens kontroll av fakturerte priser mot oversendt prisliste fra grossist som valgte leverandør benytter avdekket ingen vesentlige feil. Men grossistpriser på faktura fra valgt leverandør er 32 % høyere enn den høyeste prisen og 72 % høyere enn den laveste prisen med 4 sammenlignbare grossistpriser. Konklusjon/Anbefalinger Innkjøpsprosessen er i hovedsak i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser, med unntak av at det ikke foreligger anskaffelsesprotokoll. Revisjonen er av den oppfatning at kvalifikasjonskravet vedrørende fremleggelse av regnskap eller sammendrag av nøkkeltall ikke er oppfylt. Det er svakheter i MKEiendoms kontroll av faktura sett opp mot kravene i kontrakten. Vi har fått opplyst at foretaket har endret rutinene for å få ytterligere fokus på dette i tillegg til skriftlige notater etter kontroll. Tilbudt timepris, kr xxx, synes å være lav. Det er ikke mulig for revisjonen å konkludere om leverandøren har operert med fiktive grossistpriser. Imidlertid viser vår kontroll av fakturerte priser mot grossistpriser i innkjøpssystemet som varsler benytter, at de er mye høyere enn priser fra sammenlignbare grossister. Dette kan tyde på at det innhentes proveny i form av leverandørbonus. Det anbefales at MKEiendom innfører rutiner for kontroll av rammeavtaler og at kontrollene dokumenteres. Det anbefales videre at det foretas en realitetsvurdering av innkomne tilbud og at denne vurderingen nedfelles skriftlig. Tilbakemelding fra MKEiendom MKEiendom har hatt en grundig gjennomgang på opprettelse og bruk av rammeavtalene sine. Basert på denne og på revisjonens kommentarer, har vi et godt grunnlag når vi nå skal inngå nye rammeavtaler, bl.a. på elektrikerarbeid. Rammeavtalen for elektriker har ikke vært enkel å følge opp, men det har likevel vært en større innsats enn hva som kan oppfattes ved å lese revisjonens notat. Det er hele tiden fokus på kvalitetssikring av fakturaenes innhold og berettigelse. Grossistens prislister har blitt oversendt driftsleder for kvalitetssikring mot faktura, selv om grossistens prislister ikke har ligget ved faktura. Dette etter avtale og uten at det skulle forringe kontrollen. 4 31
Driftsleders møte med leverandør vil medføre en presisering av forpliktelser mht. vår oppfølging av avtalen og hvilke priser som ligger i grossistlisten. Revisjonen vil få en oppsummering fra møtet. Som fremgår av revisjonens notat, så har vi imidlertid også en antakelse om at grossistprisene ligger for høyt. Det er likevel vanskelig å påvise lovstridighet, men vi vil ta opp mulighetene for å kvalitetssikre prisnivået i senere rammeavtaler. Rolvsøy, 11.9.2018 Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder Catrine Spro (sign.) revisor 5 32
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/41 Dokumentnr.: 19 Løpenr.: 150603/2018 Klassering: 104-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/44 Overordnet revisjonstrategi for 2018 - Regnskapsrevisjon Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonstrategi for 2018, tas til orientering Fredrikstad, 11.09 2018 Vedlegg Overordnet revisjonstrategi for Moss kommune PowerPoint presentasjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Den overordnede revisjonsstrategien omfatter regnskapsrevisjon av årsregnskapet for 2018. Formålet med en overordnet revisjonstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen vurderer revisjonsoppgavene knyttet til kommunen. Strategien tar utgangspunkt i revisjonens erfaring, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. Revisor vil i sin presentasjon redegjør for hvilke fokusområder som legges til grunn i 2018. Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til forskrift om revisjon, revisjonsstandarder og revisjonsmetodikk. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres fortløpende slik revisjonsforskriften tilsier. Vurdering Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg ( 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Det betyr at revisjonen skal planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. 33
I tråd med dette vil oppdragsansvarlig revisor presentere revisjonstrategi for Moss kommunes årsregnskap for 2018, er tenkt løst. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta presentasjonen av overordnet revisjonstrategi for 2018 til orientering. 34
Revisjonsstrategi 2018 Kontrollutvalget i Moss kommune 24.9.2018 35
Overordnet revisjonsstrategi Formål Kommuneloven 78 Oppdragsvurdering Revisjonsområder 36
Kommunens virksomhet 32 588 innbyggere 1 890 årsverk Kommunens organisering Budsjettstyrt fastsettes av bystyret Økonomiske rammer statlig Omfattende lovverk 37
Økonomisk utvikling Tekst Regnskap 2014 Regnskap 2015 Regnskap 2016 Vedtatt Budsjett 2017 Driftsinntekter 2 083 907 338 2 176 265 582 2 297 957 357 2 327 845 000 Driftsutgifter 2 079 018 586 2 124 703 492 2 225 005 932 2 288 897 000 Brutto driftsresultat 4 888 752 51 562 091 72 951 425 38 947 000 Finanstransaksjoner -8 831 557-10 448 552-21 625 411-27 734 000 Netto driftsresultat 10 690 007 58 598 157 70 933 198 11 214 000 Mer-/mindreforbruk 30 659 162 27 853 859 33 353 945 - Sum investeringer 44 758 308 48 182 853 55 950 654 363 0612 000 Netto egenkapital UB Ekskl kapitalkonto 123 489 067 179 910 823 246 291 542 Budsjetteres ikke Langsiktig gjeld 668 618 470 734 485 957 817 826 611 Budsjetteres ikke 38
Planlegging 2018 Risikovurdering Vesentlighetsgrense Kontrollmiljø Kartlegging av kommunens internkontroll Angrepsvinkel Fokusområder i forhold til risikovurdering Test av kommunens internkontroll Test av detaljer 39
Økonomisk utvikling MKEiendom KF Tekst Regnskap 2014 Regnskap 2015 Regnskap 2016 Vedtatt Budsjett 2017 Driftsinntekter 194 620 042 205 394 395 219 547 216 223 870 465 Driftsutgifter 146 725 610 167 737 898 173 618 906 179 493 778 Brutto driftsresultat 47 894 432 37 656 497 45 928 310 44 376 687 Finanstransaksjoner -85 839 184-82 963 518-86 538 007-94 376 687 Netto driftsresultat 9 630 176 3 805 358 9 944 832 0 Mer-/mindreforbruk 9 286 094 14 950 830 8 703 162 Budsjetteres ikke Sum investeringer 55 503 702 66 364 045 176 982 044 Ikke oppr. budsj. Netto egenkapital UB 48 633 119 52 094 666 76 854 684 Budsjetteres ikke Ekskl kapitalkonto Langsiktig gjeld 1 251 593 947 1 309 130 984 1 313 084 283 Budsjetteres ikke 40
MKEiendom KF Planlegging 2018 Risikovurdering Vesentlighetsgrense Kontrollmiljø Kartlegging av foretakets internkontroll Angrepsvinkel Fokusområder i forhold til risikovurdering Test av foretakets internkontroll Test av detaljer 41
Økonomisk utvikling Moss Drift og Anlegg KF Tekst Regnskap 2015 Regnskap 2016 Regnskap 2017 Vedtatt Budsjett 2018 Driftsinntekter 94 497 275 103 251 415 103 251 415 107 256 000 Driftsutgifter 90 559 658 103 346 879 103 346 879 106 762 000 Brutto driftsresultat 3 937 617-95 464-95 464 494 000 Finanstransaksjoner -1 898 097-2 567 188-2 567 188-4 360 000 Netto driftsresultat 4 665 078 583 569 583 569 0,00 Mer-/mindreforbruk 432 303 583 569 583 569 Budsjetteres ikke Sum investeringer 6 245 112 5 794 732 5 794 732 Ikke oppr. budsj. Netto egenkapital UB 1 876 577 2 460 147 2 460 147 Budsjetteres ikke Ekskl kapitalkonto Langsiktig gjeld 143 625 755 151 122 892 151 122 892 Budsjetteres ikke 42
Moss Drift og Anlegg KF Planlegging 2018 Risikovurdering Vesentlighetsgrense Kontrollmiljø Kartlegging av foretakets internkontroll Angrepsvinkel Fokusområder i forhold til risikovurdering Test av foretakets internkontroll Test av detaljer 43
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/48 Dokumentnr.: 87 Løpenr.: 149810/2018 Klassering: 104-192 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/45 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 spesifisert som vist i vedlegg 1 med kostnadsramme på kr. 4 357 537.-, vedtas. 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Fredrikstad, 11.09 2018 Vedlegg 1. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 2. Østfold kontrollutvalgssekretariat: Beregning av timer og kostnadsfordeling etter vedtatt nøkkel for Moss kommune for 2019 3. Østfold kommunerevisjon: Budsjett 2019 for Moss kommune, datert 06.09 2018. 4. Østfold kommunerevisjon: Budsjett 2019 for ØKR IKS samlet, datert 30.08 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18 budsjettbehandlingen, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I kontrollutvalget forslag til budsjettramme skal kontrollutvalgets egen drift, kjøp av sekretariats og revisjonstjenesten innarbeides. Vurdering Kontrollutvalget Til kontrollutvalgets egen drift er det innarbeidet godtgjørelse til leder og møtegodtgjørelse til øvrige medlemmer i tråd med reglement for godtgjørelse til folkevalgte i Moss kommune. Budsjettforslaget til kontrollutvalgets egen drift bygger på en møteaktivitet på fem til seks møter i 2019. I forslaget er det foreslått kr. 50 000.- til kurs/opplæring, kr. 3 000.- til enkel 44
servering ved avholdelse av utvalgets møter og kr. 10 000.- til annen godtgjørelse (skyss, avis, tlf m.m). I tillegg er det foreslått innarbeidet et beløp på kr. 10 000.- til medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn (FKT). Samlet kostnad for kontrollutvalget vil i dette forslag utgjøre kr. 546 000.-. Budsjettforslaget for kontrollutvalget medfører en kostnadsøkning på 1,2 % sammenlignet med 2018. (vedlegg 1.) Østfold kontrollutvalgssekretariat Styret for Østfold kontrollutvalgssekretariat har behandlet og vedtatt budsjettet for 2018 i møte den 24.08 2018. I henhold til budsjettvedtaket og selskapets vedtekter (fordelingsnøkkel) vil Moss kommune sin andel for 2019 utgjøre kr. 395 000.-. Budsjettet for sekretariatet medfører for Moss kommune en økning på 3 % sammenlignet med 2018. (vedlegg 2). Østfold kommunerevisjon IKS (ØKR IKS) For interkommunale selskaper (IKS) som Østfold kommunerevisjon er organisert som, er det selskapets representantskap som endelig vedtar budsjettet (jf lov om interkommunale selskaper 18). Styret og representantskapet i Østfold kommunerevisjon IKS har avholdt sine budsjettmøter i august 2018. Kommunerevisjons budsjett innebærer en kostnadsandel for Moss kommune (inkludert kirkelig fellesråd, to kommunale foretak og legater) for året 2019 på kr. 3 416 537,- Det er budsjettert med en økning på 19,3 % i honorarsatsen fra 2018 til 2019. Administrerende direktør i revisjonen vil gi kontrollutvalget en nærmere redegjørelse for budsjettforutsetningene i møte 24. september 2018. Sekretariatet viser for øvrig til revisjonens kommentarer til budsjettforutsetningene i vedlegg nr. 3 og 4. Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid 2019 Kontrollutvalget: kr. 546 000.- Østfold kontrollutvalgssekretariat: kr. 395 000.- Østfold kommunerevisjon IKS kr. 3 416 537.- Samlet Sum: kr. 4 357 537.- Samlet budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 innebærer en økning på 13,1 % i forhold til 2018 budsjett (se nærmere detaljering i vedlegg 1). Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget godkjenner forslaget til budsjett for kontrollog tilsynsarbeidet for 2019. Budsjettforslaget oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 45
Moss kommune Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 Kontotekst Forslag 2019 Budsjett 2018 Endringer i % Regnskap 2017 Frikjøp - leder av kontrollutvalg kr 190 000,00 kr 186 000,00 kr 157 285,00 Godtgjørelelse leder kr 58 000,00 kr 56 000,00 * Møtegodtgjørelse medlemmer kr 170 000,00 kr 167 000,00 kr 222 181,00 Tapt Arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift kr 57 500,00 kr 57 500,00 kr 32 385,00 Sum lønn kr 475 500,00 kr 466 500,00 kr 411 851,00 Representasjon/servering kr 3 000,00 kr 3 000,00 kr 2 626,00 Kurs og opplæring kr 50 000,00 kr 50 000,00 kr 21 689,00 Kontingent (Forum for kontroll og tilsyn) kr 10 000,00 kr 10 000,00 kr 6 500,00 Annen godtgjørelse (tlf avis m.m) kr 7 500,00 kr 10 000,00 kr 7 500,00 Sum driftsutgifter kr 70 500,00 kr 73 000,00 kr 38 315,00 Samlet sum Kontrollutvalget kr 546 000,00 kr 539 500,00 #DIV/0! 1,2 kr 450 166,00 Sum sekretariattjenester (ØKUS) kr 395 000,00 kr 383 000,00 3,0 kr 373 000,00 Sum revisjonstjenester (ØKR IKS) kr 3 416 537,00 kr 2 864 878,00 19,3 kr 3 010 614,00 Sum samlet kontroll- og tilsynsarbeidet kr 4 357 537,00 kr 3 787 378,00 13,1 kr 3 833 780,00 * Møtegodtgjørelse til leder fremkommer ikke spesifikk, er lagt inn i sum møtegodtgjørelse medlemmer. 46
Vedlegg 1. Merknader 20 % av ordførers lønn 6 % av ordførers lønn fast 3 % av ordførers lønn - fast 14,1% av godtgjørelsen Honoraret inkluderer samlet oppdragsportefølje Inkluderer KU, ØKR og ØKUS 47
Vedlegg 2 Østfold kontrollutvalgssekretariat - budsjett 2019 1/3 per kommune Anslag timer (fast beløp) Stipulert forbruk Sum per kommune Fredrikstad kr 117 500,00 kr 385 500,00 kr 503 000,00 610 Sarpsborg kr 117 500,00 kr 290 500,00 kr 408 000,00 495 Moss kr 117 500,00 kr 277 500,00 kr 395 000,00 475 Rygge kr 117 500,00 kr 188 500,00 kr 306 000,00 370 Råde kr 117 500,00 kr 157 500,00 kr 275 000,00 330 Hvaler kr 117 500,00 kr 157 500,00 kr 275 000,00 330 Halden kr 117 500,00 kr 186 500,00 kr 304 000,00 365 SUM kr 822 500,00 kr 1 643 500,00 kr 2 466 000,00 Budsjett bygger på de erfaringer gjennom de driftsårene samarbeidet har eksistert. Samlet utgiftsside for 2019 er kr. 2 466 000.-. Samlet inntektside er kr. 2 466 000.- Budsjettet for 2019 skal gå i balanse og kostnadene fordeles på eierkommunene etter en fastsatt fordelingsnøkkel. Tilskudd fra kommunene fremkommer slik at kostnadene fordeles som følger: - 1/3 av kostnadene fordeles likt kommunene imellom (fast beløp) - 2/3 av kostnadene fordeles etter medgått tid. Vedrørende fordelingsprinsippet vises det til kommunestyrenes behandling av samarbeidets opprettelse, og til samarbeidets vedtekter ( 5). 48
Budsjett 2019 Moss kommune - Basert på vedlagte, samlede budsjett for selskapet - Vedtatt i Økrs representantskap, 21.08.18 06.09.18 Laila Nagelhus 49
BUDSJETT 2019 MOSS KOMMUNE Administrasjonen har utarbeidet forslag til budsjett for Østfold Kommunerevisjon IKS (Økr). Budsjettet ble behandlet i styremøte 03.08.18 og vedtatt i representantskapet 21.08.18: 11/18 Godkjenne budsjett 2019 med langtidsplan Forslag til vedtak i samsvar med innstilling fra styret, sak 42/18: Styret anbefaler representantskapet å vedta det fremlagte budsjettet. Vedtak: Styrets anbefaling ble enstemmig vedtatt. Etter selskapsavtalen skal Økr utføre eierkommunenes lovpålagte revisjonsoppgaver. Kostnadene til dette fordeles i det vesentligste etter medgått tid, en mindre andel også for 2019 ift antall innbyggere i kommunen. Dette innebærer en selvkostmodell der selskapets samlede kostnader, fratrukket kjente «andre inntekter», fordeles på eierkommunene. For budsjett 2019 er andre inntekter lave fordi Økr ikke har informasjon om hvorvidt opsjon på rammeavtale gjøres gjeldende. Lønn og sosiale kostnader, fratrukket budsjetterte kjente lønnsrelaterte refusjoner, fordeles i forhold til planlagt timeforbruk. Historisk har kostnad til «kjøp av varer og tjenester» vært fordelt i forhold til antall innbyggere i hver kommune. Det har vært et ønske fra eierne om, frem til 2020, å kalkulere inn hele denne kostnaden i timekostnaden. I budsjett 2019 er 66% av denne kostnaden kalkulert inn timeforbruket. Grunnleggende forutsetninger for budsjetteringen er: Revisjonen skal ha nødvendig størrelse og faglig kompetanse til å dekke eiernes normale behov for revisjonstjenester. Kompetansen skal vedlikeholdes i samsvar med lov og avtaler og spesialiseres i forhold til de særlige krav som stilles til kommunal sektor. Virksomheten skal drives sparsommelig og til selvkost. På bakgrunn av interkommunale revisjonsselskapers konkurranse fra privat sektor velger Økr å spesifisere kostnadene på forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, herunder kostnader til nødvendig revisjon for å godkjenne kommuneregnskapet og i tillegg øvrige regnskapsrevisjonstjenester. Øvrige regnskapsrevisjonstjenester er i det vesentligste attestasjoner/ særregnskaper og kirker/ menigheter. Utvidede kontroller er også en betydelig andel. Utvidede kontroller kan være oppgaver som burde vært utført fra kommunen selv før årsoppgjørsrevisjonen påbegynnes. Årets kostnadsbudsjett på selskapsnivå er ift fjorårets budsjett endret med: En økning i lønn og sosiale kostnader, fratrukket refusjoner: 0,4 mnok (+ 3,7%) En økning i kjøp av varer og tjenester på 0,3 mnok gjelder forbedrings- og miljøtiltak, samt uforutsette driftskostnader Årets inntektsbudsjett på selskapsnivå fra «andre oppdrag» er budsjettert med 0,1 mnok og gjelder flere små legater o.l. østfold kommunerevisjon iks 2 50
For deltakerkommunene som helhet er det en økning fra budsjett 2018 i overføring fra kommuner med 1,4 mnok. Av dette er, som spesifisert foran, en kostnadsøkning på 0,7 mnok og 0,7 mnok er en reduksjon i andre inntekter uten at det kan nedbemannes. Det er ikke budsjettert med bruk av fond. Planlagt timeforbruk: For forvaltningsrevisjon er planlagt timeforbruk uendret fra tidligere år For regnskapsrevisjon vurderes timeforbruket årlig og er tilpasset kommunens behov og en betryggende revisjon Kommunens andel av samlet overføring fra kommuner: Kommunens økning fra budsjett 2018 til budsjett 2019 er 0,5 mnok. Revisjon av kommuneregnskapet utgjør 14% av den totale revisjonskostnaden inkludert kommunale foretak. «Øvrige regnskapsrevisjonstjenester» utgjør den vesentligste endringen og forklares med en økning i planlagt timeforbruk blant annet relatert til revisjon og oppfølging av Nye Moss kommune. Det som videre påvirker er Endring B19 mot Budsjett 2017 Omfordeling av en større andel av kostnader fra innbyggerfordelt til planlagte timer i hver enkelt kommune. At Økr ikke har budsjettert med rammeavtale på forvaltningsrevisjon gjør at det blir langt færre timer å fordele de samlede forvaltningsrevisjonskostnadene på, og fremstår da som en økning i forvaltningsrevisjonskostnaden for øvrige kommuner 1. Endring B19 mot B17 Moss Budsjett 2019 Budsjett 2018 B18 Samlet overføring fra kommunen 3 416 537 100 % 2 864 878 100 % 551 659 19 % 3 010 614 405 923 Herav: Innbyggerfordelte kostnader 99 168 3 % 250 675 4 % -151 507-60 % 374 113-274 945 Forvaltningsrevisjon 1 453 119 43 % 1 171 854 32 % 281 265 24 % 1 186 988 266 131 Regnskapsrevisjon - Kommunregnskap 470 770 14 % 508 168 35 % -37 398-7 % 611 239-140 469 - Øvrige regnskapsrevisjonstjenester 1 393 480 41 % 934 181 29 % 459 299 49 % 838 275 555 205 1 Økr minner om at dersom Økr får andre inntekter i løpet av året, uten å måtte øke bemanningen, så vil inntekten fremkomme som et positivt resultat ved årets slutt. Årets resultat er det representantskapet (ordførere) som vedtar hvordan skal disponeres. østfold kommunerevisjon iks 3 51
Behandlet i Økrs styre, sak 42/18, 03.08.18 Vedtatt i Økrs representantskap, sak 11/18, 21.08.18 Budsjett 2019 Økonomi langtidsplan 2019-2022 Deltakerkommuner: Fredrikstad Sarpsborg Halden Hvaler Rygge Moss Råde 20.07.2018/ 30.08.18 Laila Nagelhus 52
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG...3 2 GENERELT OM BUDSJETT PROSESSEN...4 3 BUDSJETT FORUTSETNINGER...5 3.1 Finansielt... 5 3.2 Revisjonsfaglig... 6 4 BUDSJETT...7 5 OVERFØRING FRA DELTAKERKOMMUNENE...8 6 ØKONOMI LANGTIDSPLAN 2019 2022...10 østfold kommunerevisjon iks 2 53
1 SAMMENDRAG Iht 18 i Forskrift om kontrollutvalg, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Iht Lov om interkommunale selskaper 18. Årsbudsjettet, så er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, etter innstilling fra styret. Økr drives etter selvkostprinsippet og har ikke som formål å gå med overskudd. Forutsetningen for budsjettet er normal drift og budsjettet har ingen sikkerhetsmarginer. Det er ikke budsjettert med bruk av fond. Medarbeiderne i Økr har alle relevant høyere utdanning, gjennomfører årlig lovpålagt faglig etterutdanning og har bred revisjonserfaring. Økr deltar aktivt i digitaliseringsforum og gjennomfører i blant organisasjons- og HMS utviklingsaktiviteter. Resultatprognose 2018 Resultatprognosen for 2018 samsvarer i det vesentligste med budsjett 2018, og viser verken mer- eller mindreforbruk. Budsjett 2019 Overføringer fra deltakerkommuner øker i 2019 med 1,4 mnok (10%) i forhold til prognosen for 2018. En reduksjon i lavere inntekter fra andre oppdrag utgjør 7%. Lønn øker med 0,5 mnok, hvorav 0,2 mnok er en reduksjon i lønnsrelaterte refusjoner. Økning i lønn og sosiale kostnader 0,3 mnok utgjør 3% av samlet økning på 10%. Planlagte timer til forvaltningsrevisjon tilsvarer forbruk tidligere år. Planlagte timer til regnskapsrevisjon varierer fra år til år og er basert på revisors skjønn i forhold til betryggende revisjon. Planlagte timer til kommunens hovedregnskap er nedadgående. «Andre revisjonstjenester» innenfor regnskapsrevisjon utgjør 55% av samlet regnskapsrevisjonstimer. Attestasjoner/ særregnskaper er en betydelig andel av dette. Det er noe slakk mellom tilgjengelige timer og planlagte timer. En andel av dette må være tilgjengelig dersom Halden kommune enten benytter opsjon på forvaltningsrevisjon i 2019 eller at Økr igjen vinner rammeavtale. Utover dette er ledig kapasitet tilgjengelig, primært for deltagerkommunene, for ekstra tjenester. Økr arbeider nå også med fleksible løsninger dersom det skulle oppstå en ikke planlagt underkapasitet. Økonomi langtidsplan 2019-2022 Det blir to betydelige endringer som påvirker Økrs langtidsplan. Begge er omfangsmessig for revisjonen forbundet med stor usikkerhet. Endringene er: Rygge og Moss bygger Nye Moss, med sammenslåing fra 2020 Ny kommunelov er vedtatt og trer i kraft fra 2020. Loven skisserer spesielt to nye oppgaver: Etterlevelsesrevisjon og eierskapskontroll. Etterlevelsesrevisjon blir allerede utført i utstrakt grad, både av regnskaps- og forvaltningsrevisjonen i Økr, men det blir flere oppgaver. Forutsetningen for planen er at Økr leverer revisjon til alle deltakerkommunene som i dag. Det er ikke planlagt med bruk av fond. Økonomiplanen balanserer. østfold kommunerevisjon iks 3 54
2 GENERELT OM BUDSJETT PROSESSEN Kontrollutvalgets budsjett Iht 18 i Forskrift om kontrollutvalg, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/ kommunerådets innstilling til kommunestyret. Østfold kontrollutvalgssekretariat utarbeider forslag til budsjett for kontrollutvalgene som inkluderer revisjonens, sekretariatets og kontrollutvalgets kostnader. Disse blir behandlet i de respektive kontrollutvalgene i første møte over sommeren. Østfold Kommunerevisjons (Økr) budsjett Iht Lov om interkommunale selskaper 18. Årsbudsjettet, så er det representantskapet som vedtar selskapets budsjett, etter innstilling fra styret. Det samsvarer med 2 i Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper der representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift og investering for kommende kalenderår. Årsbudsjettet skal gi et realistisk bilde av virksomheten. Budsjettet viser både det samlede tilskuddet og en spesifikasjon for den enkelte kommune. Tilskuddet er forankret i den enkelte deltakerkommunes revisjonsavtale. Tilpasninger i budsjetteringsmodellen Fra og med budsjettet for 2018 skal alle kostnader inkludert kjøp av varer og tjenester, over en 3-års periode, fordeles i henhold til planlagte timer i den enkelte kommune. Revisjon av selve kommuneregnskapet synliggjøres slik at omfanget blir tydligere, sett i forhold til øvrige regnskapsrevisjonsoppgaver. Bakgrunn for tilpasningene er samtaler i eiermøter i 2016. Eierne støttet en utvikling der finansieringsmodellen beveger seg mot at hver kommune betaler for de timene som det planlegges med i den enkelte kommune. I budsjettet for 2019 er 66% av kjøp av varer og tjenester fordelt ift planlagt timeforbruk. Resterende 33% er som tidligere fordelt på hver enkelt kommune ift antall innbyggere. Behovet for spesifikasjon av timeforbruket på revisjon av kommuneregnskapet eksklusiv andre regnskapsrevisjonstjenester, har sammenheng med fokuset på kostnadsnivået på samlet regnskapsrevisjonstjenester. Planlagte timer til regnskapsrevisjon fastsettes som tidligere år ut fra revisors skjønn, ut fra et betryggende revisjonsarbeid perspektiv. Planlagte timer til forvaltningsrevisjon er uendret fra tidligere år. Økonomiplan 2019-2022 Det er to betydelige endringer som, omfangsmessig og revisjonsfaglig, er forbundet med stor usikkerhet: Rygge/Moss som bygger Nye Moss og den nye Kommuneloven som pålegger revisjonen langt flere oppgaver. Kommuneloven spesifiserer blant annet flere konkrete etterlevelsesrevisjonshandlinger og eierskapskontroll som nye oppgaver for revisjonen. Hvorvidt Økr fortsetter å vinne forvaltningsrevisjon, eller får tildelt regnskapsrevisjonsoppgaver hos deltakerkommunen, Halden, eventuelt får andre oppdrag, er også av betydning for langtidsplanen. østfold kommunerevisjon iks 4 55
3 BUDSJETT FORUTSETNINGER 3.1 Finansielt Selvkost Økr drives etter selvkostprinsippet. Det betyr at kostnader i samsvar med budsjett skal dekkes inn av deltakerkommunene. Det er to hovedposter på kostnadssiden: Lønn og sosiale kostnader (85%) og kjøp av varer og tjenester (15%). Lønn og sosiale kostnader dekkes av hver deltakerkommune iht planlagt timeforbruk i den enkelte kommune. Det meste av kjøp av varer og tjenester er for budsjett 2019 dekket på samme måte. For budsjett 2020 blir alle kostnader dekket av hver deltakerkommune iht planlagt timeforbruk i den enkelte kommune. Økr har ikke som formål å gå med overskudd. Dersom Økr i løpet av året har ledige ressurser og får mulighet til å påta seg tilleggsoppdrag kan det gi et positivt regnskapsmessig resultat. Det er representantskapet som ved godkjenning av årsregnskapet, bestemmer om et positivt resultat enten skal tilbakeføres til deltakerkommunene eller om det skal disponeres mot Økrs frie fond. Normal drift Forutsetningen for budsjettet er normal drift. Budsjettet har ingen sikkerhetsmarginer. Erfaringsmessig med et minimumsbudsjett ser vi at ordinære driftsorienterte, ikke planlagte, hendelser gir negative avvik mot budsjett. Slik ønsker vi ikke å ha det. Det tærer på medarbeidere, arbeidsmiljø og ledelse. Fra 2017 er det derfor budsjettert med uforutsette driftsorienterte kostnader og forbedrings- og miljøaktiviteter. Rammeavtale med deltakerkommunen, Halden Økr vant igjen konkurransen om rammeavtale på forvaltningsrevisjon i Halden kommune, gjeldende for 2017 og 2018, med opsjon på 1-1 år. Avtalen ble inngått i januar 2017 og åpnet for avrop inntil 700 timer per år. Økr har på budsjetteringstidspunktet ikke fått indikasjoner på om 2019 skal løses med opsjon eller ny konkurranse. Overføringer fra deltakerkommuner Tilskuddet omfatter revisjon av kommunen, kommunale foretak, særregnskap (attestasjoner), kirkelig fellesråd og menighetsråd, samt de legater og stiftelser der hovedsakelig kommunen har styringsretten. Planlagt tidsforbruk er med på å danne grunnlaget for tilskudd fra den enkelte kommune. Økr budsjetterer kun med rimelig sikre inntekter. Rammeavtaleoppdraget for Halden budsjetteres derfor ikke i 2019. 1 Økr har en detaljert oppfølging av påløpte timer. Tilleggsoppgaver utover ordinære revisjonshandlinger som kommunen er varslet om, kan bli tilleggsfakturert. Andre finansielle budsjettforutsetninger herunder bruk av frie fond I styremøtet 4. juni 2018 drøftet styret de fremlagte budsjettforutsetningene og tok disse til orientering. På grunn av usikkerheten i den foran nevnte rammeavtale inntekten og tilsvarende økning av tilskudd fra øvrige kommuner, var budsjettering med bruk av fond en del av diskusjonen. Å budsjettere med bruk av fond betyr at budsjettet ville vise et merforbruk/ negativt resultat. Det var enighet i styret om ikke å budsjettere med bruk av fond. 1 Tilsvarende gjaldt for budsjettåret 2017. Inntekten ble ikke budsjettert, men personalkostnaden måtte beholdes inntil vi med sikkerhet visste at ny rammeavtale ikke ville bli inngått. Det innebar i 2017 at forskuddsbetalt tilskudd fra øvrige kommuner økte med 0,7 mnok. Økr vant igjen rammeavtalen. Derved økte inntekten med 0,7 mnok og er en del av forklaringen på mindreforbruket (positivt resultat) på 1,9 mnok i 2017. østfold kommunerevisjon iks 5 56
3.2 Revisjonsfaglig Kontinuerlig forbedringsarbeid Ledelse og medarbeidere arbeider kontinuerlig med forbedringer og videreutvikling av tjenestespekteret, både for forvaltnings- og regnskapsrevisjon, og i egen administrasjon. Medarbeiderne i Økr har alle relevant høyere utdanning, gjennomfører årlig lovpålagt faglig etterutdanning og har bred revisjonserfaring. Også i 2019 vil vi ha fokus på flere samarbeidsprosjekter mellom forvaltnings- og regnskapsseksjonen. Kompetansen i seksjonene utfyller hverandre og samarbeidet vil ytterligere heve kvaliteten på de samlede tjenestene. I 2017 begynte vi å bruke analyseverktøyet Idea, innenfor både regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Forventningene til verktøyet har innfridd både ift presisjon og datamengder som kan analyseres automatisert og effektivt. Konsulentmarkedet tilbyr tilsvarende tjenester til kommunene. I 2019 har Økr budsjettert med en økning i bruk av denne type verktøy i kommunene. Økr deltar også i en NKRF (Norges kommunerevisorforbund) nettverksgruppe som har fokus på konkrete digitaliseringsoppgaver. NKRF har på vegne av medlemmene også et arbeid gående med digitalisering av revisjonstjenestene. Sikre et stabilt fagmiljø En betryggende og effektiv revisjon fordrer både kompetanse og et stabilt fagmiljø. For å redusere risiko for at medarbeidere med kritisk kompetanse søker seg til andre oppgaver har ledelsen fokus på et konkurransedyktig lønnsnivå. De senere år har det i samarbeid med eksterne vært gjennomført flere organisasjons- og HMS aktiviteter: Rolleavklaringsseminar, stressmestringskurs, lederutvikling og helseog miljøaktiviteter. Denne type aktiviteter videreføres i 2019. Betryggende revisjon for kommunene gir trygge arbeidsplasser For deltakerkommunene sikrer forannevnte en betryggende revisjon, gjennom et interkommunalt revisjonsselskap, som har revisjon av kommuner som sitt spesialfelt. At deltakerkommunene opprettholder Østfold Kommunerevisjon IKS som førstevalget for revisjonstjenestene er en sterk bidragsyter til et trygt og forutsigbart arbeidsmiljø - noe alle ansatte verdsetter høyt. østfold kommunerevisjon iks 6 57
4 BUDSJETT Samlet budsjett Det er ikke budsjettert med bruk av disposisjonsfond. Mindreforbruk/ positivt resultat fra 2017 tilføres fondet med 1,8 mnok i 2018. Saldo per 2018 vil være 2,6 mnok. Budsjett 2019 Prognose 2018 Forskjell B19-P18 Budsjett 2018 Forskjell P18 - B18 Regnskap 2017 Regnskap 2016 Overføringer fra eierkommuner 14 870 041 13 474 426 1 395 615 13 452 489 21 937 13 877 276 11 952 358 Inntekter fra andre oppdrag 65 000 1 005 435-940 435 816 419 189 016 1 455 248 752 426 SUM INNTEKTER 14 935 041 14 479 861 455 180 14 268 908 210 953 15 332 524 12 704 784 Lønn og sosiale kostnader 12 661 184 12 343 870 317 314 12 134 105 209 765 11 570 585 11 233 978 Lønnsrelaterte refusjoner 286 000 450 248-164 248 201 425 248 823 696 944 360 398 Netto lønn og sosiale kostnader 12 375 184 11 893 622 481 562 11 932 680-39 058 10 873 641 10 873 580 Kjøp av varer og tjenester, ordinært 1 804 857 1 880 610-75 753 1 966 228-85 618 2 059 938 1 950 674 Forbedrings- og miljøaktiviteter 300 000 380 084-80 084 150 000 230 084 415 171 Uforutsett driftsorientert 400 000 250 002 149 998 150 000 100 002 153 430 Kjøp av varer og tjenester 2 504 857 2 510 696-5 839 2 266 228 244 468 2 628 539 1 950 674 SUM DRIFTSKOSTNADER 14 880 041 14 404 318 475 723 14 198 908 205 410 13 502 180 12 824 254 DRIFTSRESULTAT 55 000 75 543-20 543 70 000 5 543 1 830 344-119 470 Netto finansposter 15 000 10 000 5 000 0 10 000 20 135 14 443 RESULTAT ETTER FINANSPOSTER 70 000 85 543-15 543 70 000 15 543 1 850 479-105 027 Overføring til investeringsregnskapet 70 000 70 000 0 70 000 0 70 000 RESULTAT FØR DISPONERING 0 15 543-15 543 0 15 543 1 780 479-105 027 Prognose 2018 i forhold til budsjett 2018 Resultatprognosen for 2018 samsvarer i det vesentligste med budsjett 2018, og viser verken mer- eller mindreforbruk. Inntekter fra andre oppdrag øker med 0,2, mnok i forhold til budsjett 2018. En reduksjon i avsetning til pensjoner, men fortsatt 2% høyere enn hva kostnaden faktisk ble i 2017, bidrar til å dekke merkostnader på 0,2 mnok. Inntekter Inntekter fra andre oppdrag er fra prognosen for 2018 redusert med 0,9 mnok. I det vesentlige er forklaringen at det for 2019 ikke er gjeldende rammeavtale på forvaltningsrevisjon. Lønn og sosiale kostnader Lønn og sosiale kostnader utgjør 85% av det samlede kostnadsbudsjettet. En betydelig andel av sosiale kostnader gjelder avsetning til pensjonsforpliktelser til passive medarbeidere, dvs at de enten har sluttet eller har gått av med pensjon. 2 Fra 2015 til 2018 er antall årsverk redusert fra 15,5 til 13,7. I budsjettet for 2019 er det budsjettert med 14,2 årsverk. Endring i lønn inkludert feriepenger gjelder årets lønnsjusteringer, samt en økning i overtidskostnader. Lønnsrelaterte refusjoner er budsjettert med forutsigbare refusjoner. 2 KLP tilbyr hybrid pensjonsordning. Flere konkurranseutsatte selskaper har eller er i ferd med å gå over til denne ordningen. Hybrid løsning kan være fordelaktig både for arbeidsgiver og arbeidstakere. I de tilfeller det ikke er fordelaktig for arbeidstaker har de enkelte selskaper laget kompensasjonsordninger. En overgang til hybrid løsning vil ikke gi umiddelbar reduksjon i pensjonskostnaden. Eksisterende ordning vil fortsatt løpe med årlige endringer inntil medlemmene og deres ektefeller er gått bort. østfold kommunerevisjon iks 7 58
Kjøp av varer og tjenester Budsjettpostene for kjøp av ordinære varer og tjenester er vurdert ift forventet påløpt i inneværende år. Alle poster er budsjettert på et minimumsnivå og budsjett for ordinære kjøp av varer og tjenester er samlet noe lavere enn prognose 2018. Forbedring- og miljøtiltak og uforutsette driftsorienterte kostnader Som nevnt under budsjett forutsetninger har vi erfart at med minimumsbudsjettering så vil selv ordinære, men uforutsette, driftsorienterte hendelser gi negative avvik ift budsjett. For å redusere muligheten for at det skjer har vi derfor også i 2019 budsjettert med et beløp til forbedrings- og miljøtiltak og et beløp for uforutsette driftsorienterte hendelser. Tjenesteproduksjon Revisjonen har i 2019 samlet 15.000 timer tilgjengelig for tjenesteproduksjon. Forutsetningen for tilgjengelige produksjonstimer er at interntid holdes innenfor det planlagte. Sykefraværet er for 2019 estimert til 6%. Sykefraværet er vesentlig redusert de siste årene, fra 2015 med 12% til 7% i 2017. 5 OVERFØRING FRA DELTAKERKOMMUNENE Produksjonstimer Forvaltningsrevisjon planlegges på nivå med tidligere år. Det er et omfang som deltagerkommunene er fornøyd med. Regnskapsrevisjon er som tidligere år planlagt med et timeforbruk som sikrer en betryggende revisjon. Revisjon av kommuneregnskaper er på nivå med 2018 prognosen og utgjør 35% av samlet regnskapsrevisjonstimer. «Andre regnskapsrevisjonstjenester» utgjør 55%. Dette er også på nivå med prognosen for 2018, men det er endringer mellom de ulike revisjonskategoriene. Attestasjoner/ særregnskaper utgjør 31% av «andre tjenester». Antall særregnskaper varierer fra år til år, de kan være komplekse og krever varierende ressursbehov fra regnskapsrevisjonen. «Nye revisjonshandlinger» øker. Denne revisjonskategorien gjelder revisjon og oppfølging av fellesnemnd for Nye Moss, men også Idea-tjenester og administrasjon av regnskapsfaglige kurs for kommunenes medarbeidere. Også andre kommuner i regionen, enn Økrs deltakerkommuner, deltar på Økrs fagkurs. Overføring samlet Selvkostbudsjettet viser en samlet overføring fra deltakerkommunene på 14,9 mnok. Fra budsjett 2018 er det en økning på 1,4 mnok (10%). Fra 2017 til 2018 var det en reduksjon på 5%. Av økningen på 1,4 mnok (10%) fra prognosen 2018 forklares 0,9 mnok (7%) med lavere budsjetterte inntekter. I tillegg øker lønn med 0,5 mnok, hvorav 0,2 mnok er en reduksjon i lønnsrelaterte refusjoner. Økning i lønn og sosiale kostnader 0,3 mnok utgjør 3% av samlet økning på 10%. østfold kommunerevisjon iks 8 59
Overføring fra hver deltakerkommune Tabellen under inkluderer alle revisjonstjenester, forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon dvs inkludert utvidede kontroller, rådgivning/henvendelser, nye revisjonshandlinger, særregnskaper (attestasjoner), kirker/menigheter, enkelte legater og kommunale foretak. Overføring per kommune Budsjett 2019 Budsjett 2018 B2019 ift B2018 Budsjett 2017 B2018 ift B2017 Fredrikstad 4 316 094 29 % 4 079 237 236 857 4 524 126-444 889 Hvaler 1 111 497 7 % 916 531 194 966 942 203-25 672 Moss 3 416 537 23 % 2 864 878 551 659 3 010 614-145 736 Rygge 1 429 661 10 % 1 235 716 193 945 1 200 132 35 584 Råde 932 090 6 % 845 652 86 438 886 935-41 283 Sarpsborg 3 437 642 23 % 3 285 054 152 587 3 340 277-55 223 Halden 226 520 2 % 247 350-20 830 240 377 6 973 Sum revisjonsoppdrag 14 870 041 100 % 13 474 419 1 395 621 14 144 664-670 245 10 % -5 % Budsjett for Halden kommune gjelder kun andel av pensjonsforpliktelsene. Avrop fra rammeavtale kommer eventuelt i tillegg. østfold kommunerevisjon iks 9 60
6 ØKONOMI LANGTIDSPLAN 2019 2022 Det blir to betydelige endringer som påvirker Økrs langtidsplan. Begge er omfangsmessig for revisjonen forbundet med stor usikkerhet. Endringene er: Rygge og Moss bygger Nye Moss, med sammenslåing fra 2020 Ny kommunelov er vedtatt og trer i kraft fra 2020 Forutsetningen for planen er at Økr leverer revisjon til alle deltakerkommunene som i dag. For Nye Moss fra 2020 har vi antatt at det vil være behov for timene som Moss har i budsjett 2019 og de fleste timene som Rygge har i 2019. Forvaltningsrevisjon er redusert med 25% av Rygges timer. Den nye kommuneloven gir flere endringer for revisjonen, og skisserer spesielt to nye oppgaver: Etterlevelsesrevisjon og eierskapskontroll. Etterlevelsesrevisjon blir allerede utført i utstrakt grad, både av regnskaps- og forvaltningsrevisjonen i Økr. Lovutvalget foreslår ytterligere etterlevelsesrevisjon på to konkrete områder. I tillegg til nye etterlevelsesrevisjoner, får revisjonen også andre nye oppgaver: Eksempelvis revisjon av konsernregnskap, regionråd mm. Eierskapskontrollen gjøres i dag hovedsakelig av sekretariatet. Fra 2020 tillegges revisjonen denne oppgaven. Økr har lagt sekretariatets erfaringstall til grunn for timeestimatet. 85% av kostnadene i selskapet er lønn og sosiale tillegg. Lønnsutvikling og utvikling av revisjonsoppgavenes omfang er derfor av stor betydning for langtidsplanen. Timeforbruk på kommuneregnskapet er estimert med 20% reduksjon fra 2019 til 2022. Det forventes forbedringer både i kommunene og i Økr. Budsjett 2019 Plan 2020 Plan 2021 Plan 2022 ESTIMERTE REVISJONSTIMER REGNSKAPSREVISJON 8 137 8 615 8 345 8 195 FORVALTNINGSREVISJON 5 225 5 125 5 125 5 125 EIERSKAPSKONTROLL 0 400 400 400 SUM REVISJONSTIMER 13 362 14 140 13 870 13 720 Årsverk revisjon 11,7 12,4 12,1 12,0 Lønnsvekst 3,0 % 3,0 % 3,0 % Inflasjon 2,5 % 2,5 % 2,5 % DRIFTSRESULTAT Overføringer fra eierkommuner 14,9 16,4 16,6 16,9 Inntekter fra andre oppdrag 0,1 0,1 0,1 0,1 SUM INNTEKTER 14,9 16,5 16,7 17,0 Lønn og sosiale kostnader 12,7 13,8 13,9 14,2 Lønnsrelaterte refusjoner 0,3 0,0 0,0 0,0 Netto lønn og sosiale kostnader 12,4 13,8 13,9 14,2 Kjøp av varer og tjenester, ordinært 1,8 1,8 1,9 1,9 Forbedrings- og miljøaktiviteter 0,3 0,3 0,3 0,3 Uforutsett driftsorientert 0,4 0,4 0,4 0,4 Kjøp av varer og tjenester 2,5 2,6 2,6 2,7 SUM DRIFTSKOSTNADER 14,9 16,4 16,6 16,9 DRIFTSRESULTAT 0,1 0,1 0,1 0,1 Driftsresultat vist i millioner kroner. østfold kommunerevisjon iks 10 61
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/47 Dokumentnr.: 49 Løpenr.: 182234/2018 Klassering: 104-191 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 24.09.2018 18/46 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering. Fredrikstad, 12.september 2018. Vedlegg 1. Fylkesmannen i Østfold TILSYNSRAPPORT - Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen og skolebasert vurdering, Moss kommune - Hoppern skole. 2. Fylkesmannen i Østfold TILSYNSRAPPORT - Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen og skolebasert vurdering, Moss kommune - Verket skole Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Fylkesmannen i Østfold har gjennomført et felles nasjonalt tilsyn med Moss kommune. Tilsynet var opprinnelig rettet mot skolenivået, men i løpet av tilsynet ble det utvidet til også å omfatte skoleeier. Rapport til tilsynet på skoleeiernivå er ikke ferdigstilt per dags dato. Tilsynsrapportene for Hoppern og Verket skole ligger som vedlegg 1 og 2 til saken. Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering. 62
TILSYNSRAPPORT Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen og skolebasert vurdering Moss kommune - Hoppern skole 1 63