Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 17. desember 2018, kl. 10:00, Gratangsheimen sykehjem. Sakskart Sak 56/18 Godkjenning av innkalling til møte den 17. desember 2018 Sak 57/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 29. november 2018 Sak 58/18 Virksomhetsbesøk Gratangsheimen sykehjem Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 11. desember 2018 Narvik, 11. desember 2018 Hålogaland Revisjon AS Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 56/18 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 17. desember 2018 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 17. desember 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i Gratangen kommune den 17. desember 2018.
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 57/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 29. november 2018 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 29. november 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Utkast til protokoll fra kontrollutvalgsmøte 29. november 2018
Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, ordførers kontor 29.11.2018 Fra sak: Til sak: 47/18 55/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 12:50 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan (leder) Nils Sørli Vigdis Hanssen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Økonomileder Ted Okstad Konstituert sektorleder teknisk Torbjørn Johnsen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 49/18 og 52/18. Saksbehandler Odd-Arild Johansen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 49/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 3 av 3 ordinære medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig.
Sak 47/18 Godkjenning av innkalling til møte den 29. november 2018 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 29. november 2018 godkjennes. Ingen av medlemmene hadde noen kommentarer til innkalling til møte den 29. november 2018. Kontrollutvalget fattet så følgende Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 29. november 2018 godkjennes. Sak 48/18 Protokoll fra møte den 23. oktober 2018 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 23. oktober 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra samtlige medlemmer på at protokollen var godkjent. Protokollen ble således ansett som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet følgende Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 23. oktober 2018 tas til orientering. Sak 49/18 Fjøsbygg i Gratangen Ingen Kontrollutvalgets hadde ikke mottatt etterspurt dokumentasjon tilknyttet saksforholdet til møtet. Saksbehandler Odd-Arild Johansen var tilstede i møtet og redegjorde for prosessen, samt for hvem som var ansvarlig søker og utførende på de forskjellige delene av fjøsprosjektet. Konstituert sektorleder teknisk Torbjørn Johnsen var også tilstede i møtet og supplerte med kommentarer. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 29. november 2018 sak 47/18 55/18 Side 2 av 8
Administrasjonen svarte deretter tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonen til orientering, og imøteser etterspurt dokumentasjon tilknyttet saksforholdet. Saken tas opp til videre behandling i neste kontrollutvalgsmøte. Sak 50/18 Startlån Ingen Kontrollutvalgsmedlem Nils Sørli redegjorde for hvorfor saken var tatt inn til behandling i kontrollutvalget. Økonomileder Ted Okstad var tilstede i møtet og redegjorde for deler av Forskrift om startlån fra Husbanken, samt for kommunens vurdering tilknyttet et konkret startlån gitt til en av kommunens innbyggere. Økonomilederen svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget drøftet saksforholdet, og fattet så følgende Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra økonomilederen til orientering, og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret anmoder rådmannen å utarbeide et kommunalt regelverk som skal ha til hensikt å regulere kommunens rutiner tilknyttet utdeling av startlån. Vedlegg: Forskrift om startlån fra Husbanken. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 29. november 2018 sak 47/18 55/18 Side 3 av 8
Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 29. november 2018 sak 47/18 55/18 Side 4 av 8
Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 29. november 2018 sak 47/18 55/18 Side 5 av 8
Sak 51/18 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Ingen Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget ønsker ikke på nåværende tidspunkt å følge opp noen saker nærmere. Sak 52/18 Viltnemnda Ingen Sekretariatet hadde innhentet møteinnkallinger og protokoller for perioden 2015 til 2018, og saksforholdet ble drøftet i møtet. Sektorleder teknisk Torbjørn Johnsen, som også er sekretær for viltnemnda i Gratangen kommune, var tilstede i møtet og redegjorde for viltnemndas praksis på flere områder. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 29. november 2018 sak 47/18 55/18 Side 6 av 8
Kontrollutvalget drøftet mottatt dokumentasjon, samt redegjørelsen fra viltnemndas sekretær, og fattet så følgende Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra sekretæren for viltnemnda til orientering. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret i Gratangen evaluerer om viltnemndas oppgaver er blitt ivaretatt på en tilfredsstillende og fungerende måte, samt hvorvidt organiseringen fremstår hensiktsmessig. Sak 53/18 NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019 Ingen NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse er blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn, og er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. Neste års konferanse finner sted på Gardermoen 30. og 31. januar 2019. I kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid er det avsatt kr 30 000 til opplæringsaktiviteter. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt noen av medlemmene skulle delta på konferansen, og fattet så følgende Kontrollutvalgets leder Terje Flaaten-Stokkan og ordinært medlem Vigdis Hanssen ønsker å delta på konferansen, og vil reise ned til Gardermoen tirsdag 29. januar 2019. Sekretariatet bistår med påmelding til konferansen. Sak 54/18 Møteplan 2019 Ingen Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som ville være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2019, og ble enige om følgende datoer: Tirsdag 12. februar Onsdag 10. april Tirsdag 28. mai Onsdag 4. september Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 29. november 2018 sak 47/18 55/18 Side 7 av 8
Onsdag 16. oktober Alle datoer med møtestart kl. 10:00. Møteplanen for 2019 ble godkjent. Sak 55/18 Eventuelt 55/18.1 Virksomhetsbesøk Gratangsheimen sykehjem Kontrollutvalget ønsket å gjennomføre et virksomhetsbesøk ved Gratangsheimen sykehjem, og ba sekretariatet om å bistå med forberedelser. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget gjennomfører virksomhetsbesøk ved Gratangsheimen sykehjem, og sekretariatet anmodes om å bistå med nødvendige forberedelser. Neste møte (virksomhetsbesøk ved Gratangsheimen sykehjem) ble berammet til mandag 17. desember 2018. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:50. Gratangen, 29. november 2018 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 29. november 2018 sak 47/18 55/18 Side 8 av 8
Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 58/18 Sakstittel: Virksomhetsbesøk Gratangsheimen sykehjem Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksopplysninger: Som en del av det generelle tilsynet med forvaltningen gjennomfører kontrollutvalget virksomhetsbesøk. For å bli kjent med den kommunale forvaltningen, og for at ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalget, besøker utvalget ulike kommunale virksomheter. Dette inkluderer også kommunale foretak og selskap. Kontrollutvalget vedtok i møte 29. november 2018 å gjennomføre et virksomhetsbesøk ved Gratangsheimen sykehjem. Kontrollutvalget har vært i dialog med sektorleder Hege Olsen Richardsen om virksomhetsbesøket. Formålet med besøket er blant annet å: Bli kjent med virksomheten, og å gjøre kontrollutvalgsarbeidet kjent i kommunen Få litt informasjon om forhold som omhandler internkontroll, HMS, utvikling i sykefravær, økonomi, arbeidsmiljø, om enheten har en stabil arbeidsstokk, etc Kontrollutvalget ønsker videre en omvisning på enheten