18.04.2018 KOMPETENT ÅPEN PÅLITELIG SAMFUNNSENGASJERT
Oppfølging av Anskaffelsesstrategi 2017-2020 Komite for finans, kultur og næring Møte 11. april 2018
Noen fakta om innkjøp i Bergen kommune Varer og tjenester for i overkant av 5 milliarder Sentral og desentral organisering Rundt 7000 leverandører Ca. 300 000 faktura 90 % EHF Ca. 70 000 Ehandelsbestillinger Innkjøpssamarbeid med 21 offentlige virksomheter i regionen
Anskaffelsesstrategi 2017-2020 - seks sentrale mål: Mål 1: Kommunens anskaffelser skal organiseres effektivt, med avklarte roller og rett kompetanse. Mål 2: Kommunens anskaffelser skal dekke brukernes behov og ha riktig kvalitet. Mål 3: Kommunens anskaffelser skal bidra til innovasjon og markedsutvikling. Mål 4: Bergen skal være en foregangskommune for samfunnsansvar i sine anskaffelser. Mål 5: Kommunen skal opptre profesjonelt og ryddig i møte med leverandørmarkedet. I tillegg har kommunen følgende målsetning for innkjøpssamarbeidet i regionen: Mål 6: Bergen kommune skal være en relevant og attraktiv samarbeidspart på anskaffelsesområdet.
Tiltak i 2017-2018 Prioriterte tiltak ut 2018 er i hovedsak knyttet til: mål 1 (effektivisere og forbedre arbeidet med anskaffelser og kontraktsoppfølging) mål 4 (samfunnsansvar)
Satsing på elektroniske verktøy Eget prosjekt for at alle enheter i kommunen som gjennomfører anskaffelser tar i bruk verktøy for konkurransegjennomføring (KGV) og kontraktsadministrasjon (KAV) frist 01.04. Opplæring er tilbudt og gjennomført Integrasjon mot BK360 avsluttes i disse dager Tilgang til å lyse ut direkte på DOFFIN er stengt Tilrettelegging av dynamiske maler i verktøyet Vi starter et tverrfaglig malprosjekt Masseimport av eldre avtaler i KAV (som fortsatt har verdi for BK) System for innkjøpsanalyse er tatt i bruk Videreutvikling av e-handelsområdet Mars 2018; 85% e-handel av tilgjengelige leverandører i kommunens e-handelsløsning
Effektivitet gjennom organisering (BK) Ekstern gjennomgang av dagens organisering og ansvarsdeling innen kommunens anskaffelsesområde med tanke på forbedringstiltak Konkurranse om valg av leverandør til oppdraget vil bli gjennomført i løpet av 2. kvartal (2018).
Effektivisering gjennom organisering (Innkjøp konsern) Konkurranseservice Kontraktservice Hjelp (fra A til Å) til kommunens enheter som ikke har eller skal ha egen innkjøpskompetanse Forvalter felles ordninger for Dynamisk innkjøp (DPS) Mer og bedre konkurranse om store enkeltkjøp Mindre og nystartede bedrifter får mulighet til å konkurrere Er etablert og vil fra 2019 tilby bistand til alle anskaffende enheter i BK Skal følge opp innhold, maler og rutiner knyttet til KAV Kompetanse knyttet til kontraktforvaltning, økonomi, innkjøpsanalyse, e-handel, samfunnsansvar.
Tiltak knyttet til samfunnsansvar (I) Reserverte og inkluderende kontrakter Byrådssak 1198/17 ny policy innført fra 1. september 2017 for å reservere konkurranser for arbeidsmarkedsbedrifter eller stille krav og/eller gi uttelling i ordinære kontrakter for bruk av arbeidskraft som har utfordringer i arbeidslivet. Lærlingeklausul Krav og rutiner er revidert høsten 2017. Plikt til å stille krav om bruk av lærlinger på tjeneste og bygg/anleggskontrakter med verdi over 2. mill og med varighet over 3. mnd. Hovedregel 10% av arbeidende timer utføres av lærling. Etisk produksjon BK har i 2018 meldt seg inn i Initiativ for etisk handel (byrådssak 1002/18). Byrådssak om å etablere rutiner for grunnleggende menneskerettigheter er under arbeid og vil bli fremmet før sommeren. Ansvar for kommunens satsing på Fair Trade by ligger til næringsseksjonen. Det kommer en byrådssak fra dem i løpet av kort tid.
Tiltak knyttet til samfunnsansvar (II) Lønns- og arbeidsforhold, inkludert seriøsitetskrav Bystyresak om seriøsitetskrav fra mai 2017 innarbeides i kommunens standardkontrakter. Rutiner og prosedyrer knyttet til Byrådssak 1402/14 skal revideres Innkjøp konsern utarbeider en årlig plan for gjennomføring av kontroller, pt. kontroll hos Aleris (avlastningstjenester for funksjonshemmede). Klima- og miljø Byrådssak om særlige satsingsområder knyttet til klima og miljø kommer i august/september.