Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 13. september 2018, kl. 10:00, kommunestyresalen ved rådhuset i Tjeldsund. Sakskart Sak 14/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 1. juni 2018 Sak 15/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Sak 16/18 Svar på revisjonsbrev nr. 7 og revisors vurdering av svarbrevet Sak 17/18 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2017 og kommunens svar på oppsummeringsbrevet Sak 18/18 Sak 19/18 Sak 20/18 Sak 21/18 Tilsvar eierskapskontroll TEUS AS Forvaltningsrevisjonsprosjekt Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tjeldsund, 4. september 2018 Narvik, 4. september 2018 Hålogaland Revisjon AS Kåre Edgar Miklegard Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/18 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 1. juni 2018 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 1. juni 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 1. juni 2018
Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tjeldsund rådhus, kommunestyresalen 1.6.2018 Fra sak: Til sak: 08/18 13/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 12:20 Følgende medlemmer møtte: Kåre Edgar Miklegard (leder) Aina Instanes Ann-Karin Hoff IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Controller Bente Solvang og økonomisjef Hugo Heimgård var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 10/18 11/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Revisor Bjørg-Karin Steinhaug og forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen fra KomRev NORD IKS 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.
Kontrollutvalget i Tjeldsund 2015-2019 Sak 08/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 14. september 2017 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 15. mars 2018 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokollen fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 15. mars 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 09/18 Negativ revisjonsberetning Tjeldsund kommune 2017 Innstilling til vedtak: Negativ revisjonsberetning Tjeldsund kommune 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på årsregnskapet for Tjeldsund kommune 2017. Revisor redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning i forbindelse med behandling av kommunens årsregnskap, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Negativ revisjonsberetning Tjeldsund kommune 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 10/18 Årsregnskap Tjeldsund kommune 2017 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tjeldsund kommunes årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Revisor Bjørg-Karin Steinhaug fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og fortalte litt om deres funn i forbindelse med revisjon av årsregnskapet, og tok samtidig en gjennomgang av avgitt revisjonsberetning. Revisor svarte gjennom presentasjonen tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Controller Bente Solvang og økonomisjef Hugo Heimgård var tilstede i møtet. Økonomisjefen supplerte med kommentarer gjennom revisors presentasjon. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune 1. juni 2018 sak 08/18 13/18 Side 2 av 5
Kontrollutvalget i Tjeldsund 2015-2019 Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Tjeldsund kommunes årsregnskap for 2017. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Tjeldsund kommunes årsregnskap for 2017 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune 1. juni 2018 sak 08/18 13/18 Side 3 av 5
Sak 11/18 Revisjonsbrev nr. 7 Kontrollutvalget i Tjeldsund 2015-2019 Innstilling til vedtak: Revisjonsbrev nr. 7 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 7 innen utgangen av juni 2018. Revisor gjennomgikk revisjonsbrev nr. 7. Forholdene som var tatt opp i brevet ble diskutert i møtet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Revisjonsbrev nr. 7 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 7 innen utgangen av juni 2018. Enstemmig vedtak Sak 12/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjons- og skolehelsetjeneste Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Helsestasjonsog skolehelsetjeneste til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 7. Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten Helsestasjons- og skolehelsetjeneste, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på forvaltningsrevisjonsrapporten, og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Helsestasjons- og skolehelsetjeneste til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 7. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune 1. juni 2018 sak 08/18 13/18 Side 4 av 5
Kontrollutvalget i Tjeldsund 2015-2019 Sak 13/18 Selskapskontroll Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018. Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS høsten 2017. Rapport fra selskapskontroll var ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Thomas Jensen ved Hålogaland Revisjon AS tok en gjennomgang av rapporten i møtet, og kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på rapporten. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Tjeldsund Eiendomog Utbyggingsselskap AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018. Enstemmig vedtak Neste møte er berammet til torsdag 13. september 2018. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:20. Tjeldsund, 1. juni 2018 Kåre Edgar Miklegard Leder kontrollutvalget i Tjeldsund Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune 1. juni 2018 sak 08/18 13/18 Side 5 av 5
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/18 Sakstittel: Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tjeldsund kommune med en ramme på kr 411 500,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tjeldsund kommune for 2019. Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.
2. Kjøp av tjenester Tjeldsund kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2019 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Prisøkning tilsvarer kommunal deflator på 2,6%. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Tjeldsund kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast KPI-justert timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 4 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 4 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn kr 1 200,- i godtgjørelse til hvert av medlemmene pr. møte, mens tapt arbeidsfortjeneste er utelatt i budsjettet da det ikke forventes at medlemmene fremmer slikt krav om dekning. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2019
Vedlegg 1. Tjeldsund kommune Kontrollutvalgets forslag til budjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2019 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS 275 000 275 000 Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte 14 400 Tapt arbeidsfortjeneste 0 Bevertning 500 Opplæring, kurs 25 000 Skyss- og kostgodtgjørelse 3 000 Selskapskontroll 0 42 900 Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS 73 600 Tilleggstjeneste sekretariat 20 000 93 600 Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen 411 500
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 16/18 Sakstittel: Svar på revisjonsbrev nr. 7 og revisors vurdering av svarbrevet Innstilling til vedtak: Rådmannens svar på revisjonsbrev nr. 7 tas til orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om å svare på de forhold som revisor har tatt opp i sin vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 7. Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS sendte kommunen et nummerert brev nr. 7 i forbindelse med at de avga revisjonsberetning på Tjeldsund kommunes årsregnskap for 2017. Det nummererte brevet ble behandlet i kontrollutvalgets møte 1. juni 2018 under sak 11/18, og det ble fattet følgende vedtak: «Revisjonsbrev nr. 7 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 7 innen utgangen av juni 2018.» Sekretariatet sendte melding om vedtak i saken til rådmannen. Rådmannen har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 7, og revisor har vurdert svarbrevet. Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i svarbrevet og i revisors vurdering av svarbrevet. Vedlegg: Svar på revisjonsbrev nr. 7 Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 7
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 17/18 Sakstittel: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2017 og kommunens svar på oppsummeringsbrevet Innstilling til vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2017 og svar på oppsummeringsbrevet tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2017, som er sendt fra revisor til rådmannen i Tjeldsund kommune. Kontrollutvalget har også mottatt kopi av svar på oppsummeringsbrevet, som er sendt fra Tjeldsund kommune til revisor. Vedlegg: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2017 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2017
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 18/18 Sakstittel: Tilsvar eierskapskontroll TEUS AS Innstilling til vedtak: Tilsvar eierskapskontroll TEUS AS tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet i møte 1. juni 2018 rapporten fra selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS. Rådmannen har kommet med et tilsvar på rapporten, datert 16. juli 2018. Vedlegg: Tilsvar eierskapskontroll TEUS AS
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 19/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret 14. desember 2016 i sak 89/16. I følge vedtatt plan, skal neste prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt undersøke Eldreomsorg i Tjeldsund kommune. I henhold til vedtak i KS sak 89/16 ble imidlertid kontrollutvalget gitt «myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse.» Kontrollutvalget vurderer hvilket område av kommunen som ønskes undersøkt, med sikte på å få igangsatt et forvaltningsrevisjonsprosjekt.
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 20/18 Sakstittel: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Innstilling til vedtak: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april 2018. Vedlegg: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS
Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 21/18 Sakstittel: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i uavhengighetserklæringen. Vedlegg: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor