HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 98/16 Systematisk Helse, Miljø og Sikkerhets-arbeid (HMS) i Helse Midt Norge, HMS KPIer og utkast til felles rammeverk for HMS-arbeidet Saksbehandler Ansvarlig direktør Saksmappe 15/641 Lisbeth Andersen Anne Katarina Cartfjord Dato for styremøte 15. desember 2016 Forslag til vedtak: 1. Styret for Helse Midt-Norge RHF ser det som viktig å jobbe med HMS for å fremme åpenhetskultur, sikre ansatte trygge og gode arbeidsforhold, jobbe systematisk med forbedring, og unngå brudd på Arbeidsmiljøloven 2. Styret ber administrerende direktør sørge for at HMS KPIene testes ut og vurderes i forbindelse med den årlige gjennomgangen av KPIer. Dette for å sikre at bruken av KPIene er hensiktsmessig og underbygger målene i regionalt rammeverk for HMS-arbeid 3. Styret ber administrerende direktør arbeide videre med å etablere et felles regionalt rammeverk for HMS-arbeidet Stjørdal 8. desember 2016 Stig A. Slørdahl administrerende direktør 1

SAKSUTREDNING: Innføring av nye HMS KPIer og utkast til rammeverk for HMS-arbeidet Nummererte vedlegg som følger saken 1. Virksomhetsstyring med HMS mål 2. Statusrapport evaluering Systematisk HMS i HMN 2015 3. Bakgrunn for forslag til HMS indikatorer og HMS KPIer 4. Utkast til regionalt rammeverk for systematisk HMS-arbeid i Helse Midt-Norge 5. Statusrapport HMS KPIer SAKENS HENSIKT I denne saken fremmes forslag til nye HMS KPIer for Helse Midt-Norge som skal inngå i statusrapporten. De nye KPIene presenteres i matrise, se vedlegg Statusrapport HMS KPIer. Utkast til rammeverk for HMS-arbeidet bygget på arbeidsmiljølovens bestemmelser og ISO 45 001. Hensikten med de nye HMS KPIene er: Økt oppmerksomhet om HMS ved å inkludere HMS perspektivet i virksomhetsstyringen. Etablere felles gjennomgående HMS KPIer i hele foretaksgruppen, med dette menes at HMS KPIene kan rapporteres på alle nivå. Felles forståelse av de viktigste risikoområder knyttet til HMS. Felles forståelse av sammenhengen mellom HMS mål og styringsmålene i plakaten. Det er viktig at KPIene underbygger de overordnede HMS målene. Helse Midt Norge skal gjennom målrettet og systematisk HMS-arbeid skape et åpent, sikkert og helsefremmende arbeidsmiljø som bidrar til høyt nærvær, fravær av skader og god pasientsikkerhet. Etableringen av felles gjennomgående HMS KPIer vil bety at disse må evalueres etter en tids bruk for å se om disse er hensiktsmessige, samt om de bidrar til målrettet HMS-arbeid. Hensikten med etableringen av rammeverket for HMS-arbeidet er å klargjøre hvordan det systematiske HMS-arbeidet i foretaksgruppen skal gjennomføres. Erfaringer fra prosjekter og aktiviteter: Det jobbes daglig med HMS i helseforetakene, og vi har mange gode resultater fra prosjekter og andre aktiviteter som underbygger betydningen av systematisk HMS- arbeid. Helse Nord- Trøndelag kan vise til positive resultater knyttet til sykefraværsoppfølging. I 2014 startet Serviceklinikken med månedlige IA-møter (inkluderende arbeidsliv) for sine ledere. Der diskuterte de caser og praktiske eksempler. Resultatet av dette viser at sykefraværet sank fra 11 prosent til 9 prosent på knappe to år. St. Olavs har organisert HMS -/kvalitetsgruppen som et rådgivende organ for ledelsen ved klinikken/divisjonen/ avdelingen. De skal bidra til kontinuerlig forbedring av klinikkens/divisjonens/avdelingens oppgaver og tjenester samt ansattes helse, miljø og sikkerhet. HMS-/ kvalitetsgruppen bidrar også til forbedringer i henhold til enhver tids gjeldende krav i aktuelle lover og forskrifter, faglige standarder samt helseforetakets mål og strategier. Gruppene overvåker trender angående status og utvikling innen HMS og kvalitet og vurderer behov for 2

iverksettelse av tiltak. I dette ligger blant annet å følge opp at avvik og meldinger om uønskede hendelser og behandle disse i henhold til enhver tid gjeldende krav. Det jobbes med kontinuerlig forbedringer av våre HR-systemer (RS, MAP og EQS) slik at bruk, uttak av rapporter og analysemuligheter i forhold til avvik fra arbeidstidsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven blir bedre og lettere tilgjengelige. Det pågår også et arbeid med å tilrettelegge vårt rapporteringssystem slik at det blir enklere å identifisere risikofylte avvik. Resultatet av dette vil kunne gi lederne et bedre utgangspunkt for å vurdere hvilke avvik som har størst risiko. Det jobbes godt med HMS i foretakene, og gevinstene ved målrettet og systematisk HMS-arbeid vil også bidra til å nå virksomhetsmålene, jfr. Helse Nord Trøndelags sykefraværsoppfølging hos Serviceklinikken som viser til 2 prosent nedgang i fravær. Dette vil blant annet bidra til å underbygge målene om økonomisk bærekraft og redusere unødig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelsen. Se vedlegg 1 Bakgrunn: Arbeidsmiljøloven stiller krav om at det jobbes systematisk med HMS. Arbeidsgiver har ansvar for pasientsikkerheten og ivaretakelse av arbeidstakerne. Oppdragsdokumentet fra HOD 2016 stiller krav til Helse Midt-Norge om å innrette sin virksomhet med sikte på å bedre kvalitet og pasientsikkerhet, hvor HMS skal være en integrert del av kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeidet. Styret i HMN har tidligere vedtatt strategi 2020 hvor systematiske arbeid med HMS er ett av flere virkemidler for å nå hovedmålene. Dette gjenspeiles også i regional HR-handlingsplan hvor HMS er ett av fem innsatsområder som skal understøtte strategien. HMS - nettverket i HMN kartla i fjor systematikken og strukturen i HMS-arbeidet i foretaksgruppen. Rapporten «Statusrapport evaluering Systematisk HMS i HMN 2015» viste at det arbeides godt med HMS på mange enheter, men at HMS-arbeidet er fragmentert og mangler en helhetlig struktur. Det er lite standardisert og ulike metoder og strukturer foreligger internt. Manglende formalisering og uklare roller bidrar til utfordringer med å etterkomme Internkontrollforskriftens krave til systematisk HMS-arbeid. Se vedlegg 2 Rapporten ble diskutert i personalsjefsmøtet, ledermøtet, direktørmøtet og AU. Bestillingen fra administrerende direktør om å etablere et felles rammeverk og rapporteringssystem for HMS i foretaksgruppen, kom som en konsekvens av funnene og de tidligere uttalte strategiske målene. Det systematiske HMS-arbeidet vil nå gradvis komme på plass i foretaksgruppen og er en forutsetning for at vi kan innfri målene i strategi 2030. Målet om å skape pasientens helsetjeneste hvor pasienter og pårørende deltar aktivt i beslutninger om egen behandling krever en åpenhetskultur. Strategiens mål om å rekruttere, utvikle og beholde kompetent personell vil kreve at HMN jobber på en slik måte at ansatte opplever å jobbe i et sikkert og helsefremmende arbeidsmiljø som bidrar til høyt nærvær og fravær av skade. Etableringen av felles standardiserte rapporter og rutiner skal forsterke det systematiske HMSarbeidet. Spesialisthelsetjenesten har en interregional HR indikatorkatalog som i ulik grad er tatt i bruk i foretaksgruppene. I denne sammenheng er sykefraværsprosenten, og etterlevelse av 3

arbeidstidsbestemmelse indikatorer som Helse Midt Norge har tatt i bruk. I tillegg er indikatoren HMS -hendelser utgangspunktet for etableringen av KPIen uønskede hendelser. Mandat: Prosjektets mandat har vært å etablere: Felles rapporteringsrutiner for HMS i Helse Midt Norge Felles rapporteringsmal for HMS i Helse Midt Norge Regional ramme for systematisk HMS-arbeid i Helse Midt Norge Medvirkning: Prosjektet har vært organisert med en arbeidsgruppe som består av HMS-rådgivere fra Helse Møre og Romsdal, Helse Nord- Trøndelag, og St. Olavs Hospital, kvalitetssjef ved St. Olavs Hospital, hovedverneombud og konsernhovedverneombud samt lokal representant for legene på St. Olavs Hospital. Personal-/HR-sjefene har vært styringsgruppe og HR-direktøren eier av prosjektet. Valg av KPIene er godt faglig forankret og er framkommet etter en grundig prosess. Arbeidet har hovedsakelig vært utført av arbeidsgruppas medlemmer, men også applikasjonsansvarlig og lokale systembrukere for HR- kube, og EQS har vært involvert i våre forslag til valg av KPIer. KPIene har vært drøftet i styringsgruppa, ledermøtet, direktørmøtet og regionalt brukerutvalg. Det har også vært drøftinger med hovedverneombudene i alle helseforetakene. Styret ble orientert om arbeidet 16. juni. Bakgrunn for forslagene til KPI KPIene skal underbygge det overordnede HMS målet om å skape et sikkert og helsefremmende arbeidsmiljø som bidrar til høyt nærvær, fravær av skader og god pasientsikkerhet. Det er viktig at KPIene oppleves som fornuftig og relevante på alle nivå, og kunne innhentes ved minst mulig manuelt arbeid. Vi har derfor forsøkt å konkretisere KPIene til operative mål som enhetene/avdelingene/klinikkene kan rapportere på. Hensikten med KPIene på det operative nivå (avdeling/seksjon/klinikk) er at de skal kunne bidra til forebygging, og kunnskapsutvikling. På det strategiske nivå er hensikten at styret får så god kunnskap om HMS-forholdene i foretaksgruppen at de settes i stand til å etterspørre aktiviteter og ta gode strategiske beslutninger som berører HMS. Følgende tre HMS-KPIer er valgt: Avvik på arbeidstidsbestemmelsene Sykefravær Uønskede hendelser Avvik på arbeidstidsbestemmelsene: Utgangspunktet for valget av KPIene er risikoperspektivet. Det er en allmenn antagelse at lange vakter, 60-timers arbeidsuker og mangel på tilstrekkelig hviletid gir økt risiko for negative helsemessige konsekvenser og/eller økt risiko for ulykker. Vi har imidlertid lite kunnskap om hvilke av disse avvikene fra arbeidstidsbestemmelsene i Arbeidsmiljøloven som har høyest risiko. Valg av KPI er derfor gjort med bakgrunn i hva som enklest lar seg hente ut av systemene og hva som opptrer som hyppige avvik. Dette er ulikt for de ulike yrkesgruppene Mål: Redusere antall avvik på arbeidstidsbestemmelsene med 20 %. 4

KPI: Totalt antall avvik på arbeidstidsbestemmelsene, som i dag For legene: Antall avvik pga av samlet arbeidstid over 19 timer. For annet pleiepersonell: Antall avvik pga mindre enn 6 timers hviletid (arbeidsfri). Dette sett i sammenheng med totalt antall avvik på hviletid (arbeidsfri) (mellom to vakter) Sykefravær Det finnes flere enheter som har et fravær på over 10 %. Dette anser vi som for høyt og ønsker å følge opp dette særskilt. Mål: Førstenivå med mer enn 10 % fravær skal iverksette relevante tiltak og rapportere tertialvis. KPI: Nedgang i total sykefraværsprosent fra samme tertial forrige år, som i dag Antall førstenivå med 10 % fravær Uønskede hendelser: I HMN har det vært ønske om å få opp meldefrekvensen. Virksomhetens størrelse skulle tilsi flere meldte uønskede hendelser. Arbeidsgruppen ønsker gjennom denne KPIen å bidra til å få opp meldefrekvensen, inkludert forbedringsforslag. Mål: Øke meldefrekvensen for uønskede hendelser. KPI: Antall registrerte HMS meldinger, EQS Antall registrerte yrkesrelaterte skade, MAP For mer detaljert begrunnelse av valg, se vedlegg 3. Bakgrunn for utkast til rammeverk for HMS-arbeidet Det finnes ulike rammer for HMS-arbeidet i foretakene. Evaluering Systematisk HMS i HMN 2015 avdekte at HMS-arbeidet var fragmentert og manglet en helhetlig struktur. Administrerende direktør ønsker å få på plass et felles overordnet rammeverk for HMS- arbeid for foretaksgruppen som kan tydeliggjøre regionens HMS- policy, roller og satsningsområder. Se vedlegg 4 Rammeverket bygger på arbeidsmiljølovens krav og ISO 45001. ISO 45001 er en ny standard for krav til ledelsessystemer for arbeidsmiljø. Noen foretak er allerede ISO sertifisert. ISO standardene harmoniserer med hverandre. I arbeidet med rammeverket har vi hentet erfaringer fra andre foretaksgrupper, og relevante store virksomheter. Deres erfaringer med etableringen og utformingen av rammeverket har vært nyttige i vår prosess. I arbeidet med utviklingen av rammeverket er det framkommet et behov for å gjennomføre gode prosesser for å tydeliggjøre roller og ansvar i HMS- arbeidet, forankre HMS policy, og satsningsområder. Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør anbefaler at de framlagte HMS KPIer iverksettes og implementeres i foretaksgruppen, og tas inn i oppdragsdokumentet for 2017. Erfaringen så langt, er at fokuset på 5

utviklingen av gode KPIer på HMS-området har ført til systemutvikling som øker muligheten for å videreutvikle KPIene. Utkastet til regionalt rammeverk for HMS-arbeid i Helse Midt-Norge søker å tydeliggjøre policy, roller og satsningsområder i HMS-arbeidet i Helse Midt-Norge. Administrerende direktør vil arbeide videre for å få etablert dette rammeverket. HMS KPIene og den regionale rammen vil bidra til at hele foretaksgruppen arbeider systematisk med HMS og gi en bedre oversikt over HMS i hvert enkelt helseforetak og i foretaksgruppen som helhet. Dette gir et bedre grunnlag for å styre det helhetlige HMS-arbeidet. I tillegg vil dette også bidra til økt kunnskap om sammenhengene mellom kvalitet og pasientsikkerhet. 6