1 Ofte stilte spørsmål om våtromsrehabilitering Tøyenparken 2013 Tøyenparken boligselskap mottar mange spørsmål om våtromsprosjektet som pågår i år. Vi har forsøkt å lage et veiledende sammendrag av en del av de spørsmål vi får med svar. Kontaktinformasjon til AF og Hjellnesconsult finner du under punkt 14.1 samt på oppslag i oppgangen din. Innhold Bakgrunn for våtromsrehabilitering i Tøyenparken boligselskap 1.1. Bygningenes alder og teknisk levetid for rør samt økende antall vannlekkasjer 1.2. Manglende membran på bad/utette badegulv og dusjing på gulv 1.3. Undersøkelser som tidligere er foretatt 1.4. Alternativ for rehabilitering av røropplegg hvilke metoder kunne benyttes? 1.5. Anbefaling fra fagfolk om valg av rehabiliteringsmetode 1.6. Styrets vurdering og anbefaling til generalforsamlingen i selskapet 1.7. Forholdet mellom eiers og selskapets vedlikeholdsplikt 1.8. Påkostning eller vedlikehold? 1.9. Kunne styret ha satt i gang vedlikeholdsarbeidene uten vedtak på generalforsamling? Informasjon om baderomsrehabilitering (møter, hvor distribueres informasjon osv) 2.1. Informasjonsmøter i forkant av ekstraordinær generalforsamling 2.2 Rundskriv og brev (informasjonskanaler) 2.3. Informasjon på nettsiden Tilbudsforespørsel i markedet sommeren/høsten 2012 3.1. Valg av konsept for tilbud 3.2. Mottatte tilbud og prosess med potensielle leverandører høsten 2012 3.3. Nærmere om AF-gruppen Lånetilbud/finansiering fra bank av selskapets prosjekt 4.1. Forespørsel om lånetilbud 4.2. Lånetilbud fra OBOS Kostnader ved gjennomføring av prosjektet 5.1. Utgangspunkt for beregninger 5.2. Hvordan er maksimal prosjektkostnad på kr 75 mill satt sammen? 5.3. Hva er selskapets lånebehov? 5.4. Hvordan fordeles kostnadene? 5.5. Kan brøk for fordeling av fellesgjeld og fellesutgifter endres? 5.6. Hvor mye øker fellesgjelden og månedlige fellesutgifter? 5.7. Når øker fellesgjelden som følge av prosjektgjennomføringen?
2 Ekstraordinær generalforsamling 6.1. Tid og sted 6.2. Antall stemmeberettigede på møtet 6.3. Hva ble behandlet på ekstraordinær generalforsamling? Forberedelser til gjennomføring av prosjekt 7.1. Prosjektering (AF) 7.2. Adresse og oppstartdato for arbeider 7.3. Tidsramme for ferdigstilling av våtromsprosjektet 7.4. Informasjonsmøter for samtlige adresser tid og sted 7.5. Informasjonsmøter - hva skjer på møtet? 7.6. Førbefaring i hver enkelt leilighet 7.7. Bestillingsmøte for hver enkelt leilighet 7.8. Tilgang til og rydding av boder 7.9. Boder som må benyttes til aggregat for ny ventilasjon 7.10. Container ifb med rydding av boder og leiligheter? 7.11. Tildekking i leilighet hva gjør AF og hva anbefales det at man selv gjør? 7.12. Lagring i leilighet og eventuell avsperring av rom Grunnpakke bad, tilvalg mv 8.1. Grunnpakken 8.2. Hvor kan jeg plassere utstyr på nytt bad? 8.3. Hvor går røropplegget på nytt bad? 8.4. Kan man velge andre fliser enn grunnpakken? Og hvordan gjøres det? 8.5. Kan jeg velge bort utstyr i grunnpakken og kjøpe noe annet? 8.6. Hva med utstyr som trekkes ut av grunnpakken? 8.7. Kan jeg få demontert og remontert utstyr som jeg har i dag? 8.8. Mulig å utvide bad i 2-roms (innlemme boder i nytt bad)? 8.9. Flytting av dør inn til bad i enkelte leiligheter 8.10. Flytting av avløpsrør på 1-roms fra kjøkken til bad 8.11. Flere spørsmål om utstyr, tilvalg eller tjenester som du lurer på om AF kan levere? Showrom 9.1. Hvor finner jeg det? Og hva finnes der? 9.2. Når og hvordan kommer man seg inn på showrom? 9.3. Showrom åpent på kveldstid? Hva skal skje på kjøkkenet? 10.1. Utskiftning av avløpsrør samt rør for varmt og kaldt vann 10.2. Hvordan utføres arbeidene? 10.3. Eldre kjøkken/originale kjøkken spesielle problemstillinger 10.4. Flytting av rør på kjøkken i 1-roms til bad
3 Ventilasjon/avtrekk og varmesystem på bad 11.1. Hva skal gjøres? 11.2. Blir det synlige installasjoner i min leilighet? Å være beboer i Tøyenparken mens arbeidene pågår 12.1. Kan man bo i leiligheten mens arbeidene pågår? 12.2. Vær smidig! Det blir støy, støv og bråk! 12.3. Vær hjemme på oppsatte tider og overhold frister! 12.4. Arbeidstider for håndverkere 12.5. Finnes det midlertidige dusjer og toaletter for beboere? 12.6. Stenges vaskeriene? Hva er alternativene i slike tidsrom? 12.7. Kan selskapet fremskaffe alternativt bosted i perioden? 12.8. Containere utplasseres i hagen og langs fasader (fellesarealer må tas i bruk) 12.9. Kjøring på gårdsveien i Monrads gate mens arbeidene pågår 12.10 Egen oppussing etter at nye bad er på plass i din oppgang ta særlige hensyn! Sikkerhet mens arbeidene pågår 13.1. Utskiftning av sylinder/nøkler til dører mens arbeidene pågår. 13.2. Når skiftes sylinder/lås? Og når skiftes lås tilbake? 13.3. Alarm og sikkerhetslås må ikke brukes i perioden mens arbeidene pågår 13.4. Fremdriftsplan for arbeider legges ikke ut på nettsiden av hensyn til sikkerheten 13.5. Id-kort for håndverkere som tilhører arbeidslaget her hos oss 13.6. Vakthold fra G4S 13.7. HMS og vernerunder Hvilke roller har styret, Hjellnesconsult og ulike ansatte i AF og hvem kontaktes om hva? 14.1 Kontaktinformasjon til samtlige involverte i prosjektgjennomføringen 14.2. Styrets rolle i prosjektet 14.3. Hjellnesconsult innleid for å ivareta beboernes og selskapets interesser 14.3.1 Prosjektleder Hjellnesconsult 14.3.2 Byggeleder Hjellnesconsult 14.3.3 Uavhengig kontroll Hjellnesconsult 14.4. AFs representanter 14.4.1 Prosjektleder AF 14.4.2 Anleggsleder AF 14.4.3 Driftsleder AF 14.4.4 Prosjektingeniør AF 14.5. Spørsmål om utstyr, tilvalg, fakturering mv 14.6. Spørsmål om særskilte forhold i egen leilighet 14.7. Uenighet eller misfornøyd med arbeid el? 14.8. Kontakt med styret om arbeider våtrom
4 Om utført arbeid hva hvis jeg har spørsmål til eller ikke er fornøyd med utføring eller kvalitet på arbeidet i min leilighet? 15.1. Hva gjør jeg når jeg ikke er fornøyd med arbeidet som er utført? 15.2. Hovedprinsipp for å løse slike saker 15.3. Hva gjør jeg dersom kontakt med AF ikke fører til løsning? 15.4. Byggeleders rolle ved spørsmål eller tvister om arbeid som er utført el 15.5. Styrets rolle i slike saker - sammen med prosjektledere AF og Hjellnesconsult 15.6. Oppmannsrollen for Hjellnesconsult 15.7 Hva gjør jeg hvis jeg ser feil eller dårlig utført arbeid i fellesarealer? Overlevering av leiligheter og ferdigbefaring i hver leilighet 16.1. Hva er overlevering? 16.2. Når finner overlevering av min leilighet sted? 16.3. Rengjøring av leilighet byggvask fra AF 16.4. Sjekk leiligheten din! Ferdigbefaringer i leiligheten din 17.1 Hva er ferdigbefaring? 17.2 Når finner ferdigbefaring sted? 17.3 Viktig å gi tilbakemelding om eventuelle feil, mangler eller skader 17.4 Konsekvenser av ikke å være tilstede på ferdigbefaring 17.5 Kontrollbefaring ett år fra overlevering FDV-dokumentasjon til leiligheten 18.1 Hva er dette og når får jeg det? 18.2 FDV-dokumentasjonen SKAL følge leiligheten ved senere salg Reklamasjoner på arbeider eller utstyr som er levert/montert 19.1. Hva er en mangel? 19.2. Undersøkelsesplikt 19.3. Hva er reklamasjon? 19.4. Relativ og absolutt reklamasjonsfrist viktig forskjell og sammenheng! 19.5. Hvilke krav stilles til en reklamasjon? 19.6. Hvordan går jeg frem dersom jeg vil reklamere? 19.7. Forholdet mellom Tøyenparken og deg som eier av leiligheten hvem reklamerer og følger opp saken? 19.8. Hva kan jeg gjøre hvis reklamasjon ikke fører frem? Fakturering for tilvalg mv til den enkelte beboer 20.1 Hva skal faktureres særskilt? 20.2 Når sendes faktura for tilvalg som beboer har bestilt? Eventuelle skader i leiligheten eller på eiendeler underveis i prosjektet 21.1 Skader på eiendeler eller leiligheten underveis i prosjektet 21.2 Hvor og hvordan henvender jeg meg vedrørende evt skader el?
5 Ofte stilte spørsmål om våtromsrehabilitering i Tøyenparken 1. Bakgrunn for våtromsrehabilitering i Tøyenparken boligselskap 1.1. Bygningenes alder og teknisk levetid for rør samt økende antall vannlekkasjer Bygningsmassen sto ferdig oppført i 1938 (Ringgata) og 1939 (Monrads gate). Røropplegget for varmt og kaldt vann samt avløpsrør på bad og kjøkken har ikke vært skiftet ut siden bygningene ble oppført. Levetiden for støpejernsrør er ca 50-70 år (avløpsrør). Øvrige rør har noe kortere beregnet teknisk levetid. Det har på bakgrunn av manglende utskiftning vært grunn til å anta at rørene var klar for rehabilitering. Det registreres hvert år en del lekkasjesaker selv om antallet ikke har vært høyt. Det registreres lekkasjer både fra soilrør og fra trykkrør for varmt og kaldt vann. Det er grunn til å tro at situasjonen fort kan endre seg slik at man får flere store lekkasjer ettersom årene går dersom rehabilitering ikke foretas. Det registreres i tillegg et høyt antall mindre lekkasjer i kjellerne rørene gjennom kjellerne måtte derfor snart skiftes ut uansett. 1.2. Manglende membran på bad/utette badegulv og dusjing på gulv Styret har gjennom en god del år registrert stadig flere fuktskader i tak som følge av dårlig eller manglende membran på gulv på bad. Problemer gir synlig flassing av maling i tak hos nabo under, men høy fuktbelastning over lang tid kan også føre til skader på betong/ armering i betongen. Det er derfor viktig å få kontrollert slike forhold både av hensyn til både konstruksjonssikkerhet og personsikkerhet. 1.3. Undersøkelser som tidligere er foretatt Det er siden midt på nittitallet foretatt flere tekniske undersøkelser både av tilstand på røropplegg og av selve baderommene/membran. Rapporter er laget av Hjellnesconsult, Sintef og OBOS Prosjekt. Rapportene tilsier at situasjonen ikke er tilfredsstillende og anbefaler at tiltak iverksettes i løpet av relativt kort tid. Rapportene finner du på selskapets nettside. 1.4. Alternativ for rehabilitering av røropplegg hvilke metoder kunne benyttes? Det ble skissert to muligheter for rehabilitering; utskiftning av rør (med hull i gulv og vegger på badene) eller strømpeforing fra innsiden av rørene. Sistnevnte metode ville gi mye mindre inngrep i selve baderommene. Det viste seg at rør for varmt og kaldt vann er så tynne/har så liten diameter at de ikke kan strømpefores fra innsiden det vil si at dersom disse skulle rehabiliteres så måtte gulv og vegger rives opp for at rørene kunne skiftes ut. Det var dermed kun mulig å strømpefore avløpsrør fra innsiden. 1.5. Anbefaling fra fagfolk om valg av rehabiliteringsmetode Styret har siden 2005 fått flere anbefalinger om at man velger utskiftning av rør i stedet for strømpeforing. Det er anbefalt at trykkrør for kaldt og varmt skiftes samtidig med
6 rehabilitering av avløpsrør da denne delen av røropplegget er like gammelt som avløpsrørene og behovet for tiltak like prekært. Det ble generelt ikke anbefalt strømpeforing av rør dersom man kunne frykte at beboere lagde ulovlige tilkoblinger til røropplegget i ettertid erfaringen flere andre steder var at det kunne bli svært vanskelig å tette eventuelle lekkasjer som oppsto som følge av slike inngrep. Tøyenparken har siden 2005 avdekket flere slike forhold og så ingen grunn til å tro at dette ville endre seg i fremtiden. 1.6. Styrets vurdering og anbefaling til generalforsamlingen i selskapet Styret mener det er nødvendig med vedlikehold/rehabilitering av avløpsrør og trykkrør for varmt og kaldt vann. Styret har anbefalt at det foretas utskiftning og ikke strømpeforing; vi mener det vil være økonomisk uforsvarlig kun å rehabilitere avløpsrør med strømpe og la være å gjøre noe med øvrige rør som trolig ville måtte skiftes etter kun kort tid. Ved utskiftning av rør for varmt og kaldt vann samt avløpsrør vil det bli store skader på gulv og vegg i tillegg til at eventuell membran på gulv/vegg ville bli ødelagt. Styret har derfor gått inn for at rehabilitering av selve baderommet skulle bli del av et prosjekt i regi av selskapet. 1.7. Forholdet mellom eiers og selskapets vedlikeholdsplikt Utskiftning av felles røropplegg er del av selskapets vedlikeholds- og utskiftningsplikt og strekker seg utover den enkelte eiers plikter. Selskapet skal sørge for forsvarlig vedlikehold og utskiftning av bygningene og selskapets felles installasjoner. Eiers vedlikeholdsplikt omfatter kun egen leilighet. Selskapet må ved utskiftning av rør ta alle bad og kjøkken på samme rørstamme da røropplegget er gjennomgående i samtlige etasjer. Selskapet har rett til å kreve adgang til leiligheten for å få utført nødvendig vedlikeholdsarbeid som rørutskiftning pga alder og tilstand vil være. Eiere som motsetter seg å stille leiligheten til disposisjon for gjennomføring av vedlikehold misligholder sine forpliktelser overfor selskapet. Eier må selv ta alle økonomiske kostnader som eventuelle forsinkelser i prosjektet som følge av at man hindrer adgang og forsinker gjennomføringen. 1.8. Påkostning eller vedlikehold? Rehabilitering av rør ved utskiftning er å anse som nødvendig vedlikehold. Dette gjelder selv om skader etter utskiftningen blir så store at selskapet må rehabilitere også selve baderommet. Det er ikke påkostning selv om badet gjenopprettes med dagens standard det kreves vesentlig mer for å definere arbeidene som påkostning. Skillet mellom vedlikehold og påkostning har betydning ved behandling av saken i selskapets organer. 1.9. Kunne styret ha satt i gang vedlikeholdsarbeidene uten vedtak på generalforsamling? Styret skal sørge for at selskapets eiendom og installasjoner er i forsvarlig stand. Styret har anledning til å ta opp lån og igangsette nødvendige vedlikeholdsarbeider. Styret har vurdert at det er et behov for å utføre tiltak, men behovet har ikke vært ansett så akutt at styret frem til nå har valgt å sette i gang rehabiliteringen uten vedtak i generalforsamling. Styret i Tøyenparken har i mange år vært tydelige på at man ikke ønsket å gå i gang med våtromsrehabilitering uten at forslaget hadde tilslutning fra selskapets generalforsamling.
7 Det er en viktig sak både for selskapet og alle aksjeeiere - gjennomføringen forventes å gå bedre ved en flertallsbeslutning bak gjennomføring. 2. Informasjon om baderomsrehabilitering (møter, hvor distribueres hva osv) 2.1. Informasjonsmøter i forkant av ekstraordinær generalforsamling Det har vært avholdt flere informasjonsmøter de siste årene i tillegg til at temaet har vært oppe på selskapets generalforsamlinger. Det ble i 2012 avholdt to informasjonsmøter (før og etter at tilbudsforespørsel gikk ut i markedet). Agenda og presentasjoner fra disse to møtene finner du på selskapets nettsider. 2.2. Rundskriv og brev Det er i tillegg sendt ut en del skriftlige orienteringer i form av rundskriv underveis i prosessen. Rundskriv sendes samtlige aksjeeiere (også de som har registrert fremleie av sin leilighet). All viktig informasjon formidles skriftlig. Rundskriv kan du finne i arkiv på våre nettsider. 2.3. Informasjon på nettsiden All tilgjengelig informasjon kunngjøres på nettsiden (noen unntak har vi gjort for informasjon om fremdriftsplaner mv som kan være problematisk ut fra hensyn til sikkerhet). 3. Tilbudsforespørsel i markedet sommeren/høsten 2012 3.1. Valg av konsept for tilbud Styret har i utforming og valg av konsept samarbeidet med selskapets rådgivere i Hjellnesconsult. Styret valgte å legge opp til å be om tilbud i markedet på utskiftning av røropplegg på bad og kjøkken samt rehabilitering av samtlige bad med vegghengt toalett, fliser på gulv og vegg, servantskap med kran samt speilskap med stikkontakt for hårføner el. Det ble også lagt opp til ekstra kurs inn til bad samt egen kurs og opplegg for vaskemaskin. Det ble lagt opp til at samtlige bad skulle være utstyrt med minimumsutrustning etter felles prosjekt. Det ble lagt opp til varmegjenvinning fra avtrekkskanaler samt varmepumpe på loft som skulle sørge for varmtvann til vannbåren gulvvarme på bad inklusiv håndkletørrer på vegg (dagens radiatorer på bad fjernes). Det ble stilt krav om stoppekraner på bad og kjøkken samt inspeksjonsluker for å komme til i prefabrikert rørkasse som skulle benyttes. Det ble i tillegg bedt om tilbud på installasjon av måler for varmtvannsforbruk (mulig myndighetskrav i 2017) samt forbruksmålere og termostater på radiatorer i leilighetene. Det skal i tillegg installeres brannslange på samtlige kjøkken (under kjøkkenbenk). Det skal installeres filter for vannrensing på samtlige vanninntak i bygningene. Det vil bedre vannkvaliteten og øke levetiden for nye kraner. Samtlige rør for varme og varmtvann som
8 går under tak i kjellerne skal skiftes ut. Det skal i tillegg gjennomføres branntekniske tiltak med tetting av kanaler samt at det settes inn branndører mellom delte kjellere. Tiltak for å hindre spredning av brann er oppfølging av mangler registrert av Oslo brann. Og redningsetat i 2010. Det ble i tilbudsforespørselen lagt opp til at bunnledninger (rør støpt ned i kjellergulv for avløpsvann ut til kommunal ledning) skulle spyles og kontrolleres med kamera når rehabilitering er gjennomført. Det ble bedt om pris på strømpeforing av denne delen av røropplegget dersom det skulle vise seg at tilstanden er dårlig. 3.2. Mottatte tilbud og prosess med potensielle leverandører høsten 2012 Det ble avholdt tilbudsbefaringer med en rekke leverandører i juli i fjor. Tøyenparken mottok i september 2012 totalt 7 tilbud inkludert alternativ. Styret valgte etter tilbudsevaluering og forhandlinger på enkeltpunkter å innstille AFgruppen som aktuell leverandør til jobben. Innstillingen var basert på pris, kvalifikasjoner samt ressurser/kapasitet til gjennomføring av samtlige bad i 2013. Det ble tatt forbehold om positivt vedtak om gjennomføring av prosjekt på ekstraordinær generalforsamling samt finansiering. Kontraktsform ble avtalt til NS 8407 Totalentreprise. Øvrige leverandører ble informert om styrets beslutning i oktober 2012. 3.3. Nærmere om AF-gruppen AF-gruppen ble etablert i 1985 og er en av de største aktørene på våtromsfornyelse i Norge. Selskapets kompetanse (inkludert ansatte som skulle benyttes i prosjektgjennomføringen), referanseprosjekt og kapasitet var viktige faktorer ved valg av leverandør i tillegg til pris. 4. Lånetilbud/finansiering fra bank av selskapets prosjekt 4.1. Forespørsel om lånetilbud Styret valgte kun å innhente lånetilbud fra OBOS ifb med selve gjennomføringen av prosjektet i 2013. OBOS gir anledning til å ta dele utbetalingen av lån i inntil 10 delutbetalinger som gjør renteomkostningene lavere (selv om mesteparten av lånet skal utbetales i løpet av 2013). OBOS er også konkurransedyktig i markedet på lån til borettslag/sameier. Erfaringen med en slik ordning fra rehabiliteringen i 2009/2010 viser at lån via OBOS gjør administrasjon og gjennomføring av flere utbetalinger enklere og raskere. Selskapet vil vurdere annen långiver, fastrenter og lignende så snart prosjektet er gjennomført og uttak av lån avsluttet. Det er ikke mulig å få fastrente før dette tidspunktet. 4.2. Lånetilbud fra OBOS Selskapet ba om lån basert på maksimal prosjektkostnad inkludert vedlikehold på kr 75 mill. Det ble bestilt en økonomisk analyse fra OBOS i forbindelse med prosessen. Lånebehovet ble vurdert til å være maksimalt kr 70 mill. Løpetiden for lånet er 40 år.
9 Selskapet har fått tilbud om lån fra OBOS med rente på 3,94%. Det er 25 punkter mer enn borettslag får på beste rente fra OBOS det skyldes at Tøyenparken er aksjeboligselskap. Lånedokumenter ble utferdiget og lå klar for eventuell signering etter gjennomføring av ekstraordinær generalforsamling i november 2012. 5. Kostnader ved gjennomføring av prosjektet 5.1. Utgangspunkt for beregninger Det ble etter at både tilbud på gjennomføring og finansiering var mottatt, gjort en detaljert beregning av mulige kostnader for selskapet og den enkelte aksjeeier. Styret har ved beregning av kostnader valgt å legge «worst case» til grunn det vil si hva kostnadene maksimalt vil kunne bli. Maksimalt ble kostnadene i prosjektet, inkludert annet vedlikehold enn rørrehabilitering, beregnet til kr 75 mill. 5.2. Hvordan er maksimal prosjektkostnad på kr 75 mill satt sammen? Det er beregnet at kostnad for prosjektgjennomføring som beskrevet i punkt 3.1 ovenfor inkludert byggeledelse og uavhengig kontroll utgjør ca kr 60 mill inkl. mva. I tillegg er det lagt inn ca 20 % usikkerhetsavsetning for å ta høyde for uforutsette ting (skjeve vegger, flytting av baderomsdører mv som vi ikke har oversikt over før vi kommer i gang med gjennomføringen). Det er også lagt inn ca 3 mill til øvrig vedlikehold (nytt søppelanlegg for Ringgata 4, fjernvarme mv). 5.3. Hva er selskapets lånebehov? Selskapet har ikke mye egenkapital fordi man brukte tidligere oppsparte midler ved rehabilitering av tak, fasader, utskiftning av en del vinduer mv i 2009/2010. Selskapets lånebehov ved maksimal prosjektkostnad på kr 75 mill er totalt kr 70 mill. Det er kr 70 mill som er benyttet ved beregning av økning i fellesgjeld og fellesutgifter. 5.4. Hvordan fordeles kostnadene? Fellesgjeld og kostnader fordeles på leilighetene basert på brøktall som er fastsatt for selskapet. 5.5. Kan brøk for fordeling av fellesgjeld og fellesutgifter endres? Styret har ikke anledning til å bestemme en annen fordeling enn den som er fastsatt for selskapet. Det kan heller ikke vedtas av generalforsamlingen med verken simpelt flertall (mer enn 50 % av stemmene) eller 2/3 flertall. Dersom fordeling skal endres kreves det at samtlige 247 aksjeeiere skriftlig samtykker til dette. 5.6. Hvor mye øker fellesgjeld og månedlige fellesutgifter? Det er laget egne oversikter over økning av fellesgjeld/økning av fellesutgifter for den enkelte leilighet. Informasjonen er sendt samtlige aksjeeiere sammen med dokumenter til
10 ekstraordinær generalforsamling. Oversikten er basert på leilighetsnummer og er lagt ut også på vår nettside. Det er beregnet en økning i fellesutgifter på totalt ca 37 % pr leilighet. Det legges opp til to økninger av månedlige fellesutgifter, se tidspunkt nedenfor. Rentekostnader vil kunne variere over tid og vi ber alle ha dette i bakhodet ved vurdering av kostnadsutvikling. 5.7. Når øker husleien som følge av prosjektgjennomføring? Husleien økes i to omganger; første gang pr 1.7.2013 og så pr 1.1.2014. Dette samsvarer med tidspunkt da selskapets renteomkostninger vil øke betydelig. 6. Ekstraordinær generalforsamling 6.1. Tid og sted Det ble avholdt ekstraordinær generalforsamling i Tøyenparken boligselskap den 27. november 2012 kl. 18.00 på Anker hotell. 6.2. Antall stemmeberettigede på møtet Det var totalt 165 stemmeberettigede til stede. I tillegg var samboere, familie og venner representert slik at det totalt var ca 190 personer til stede på møtet. 6.3. Hva ble behandlet på ekstraordinær generalforsamling? Det var i tillegg til formalia (møtet var lovlig kalt inn osv.) kun våtromsrehabiliteringen som var på agendaen med tilhørende finansiering samt orientering om planlagt vedlikehold innenfor maksimal kostnadsramme på kr 75 mill. Avstemming ble foretatt slik at det først ble stemt over om det skulle gjennomføres våtromsrehabilitering. Avstemmingen ga 149 stemmer for og 16 stemmer mot. Det er sendt ut protokoll fra møtet med detaljer og oversikter over behandling av de enkelte punkter. 7. Forberedelser til gjennomføring av prosjektet 7.1. Prosjektering (AF) Prosjektering er entreprenørens ansvar og de startet arbeidet i samråd med selskapet og Hjellnesconsult så snart generalforsamlingens vedtak forelå. Prosjektering innebærer at entreprenøren legger detaljerte planer for gjennomføringen samt tekniske løsninger og innhenter nødvendige tillatelser fra offentlige myndigheter. Tillatelser fra Plan- og bygningsetaten samt Arbeidstilsynet forelå pr 10. februar 2013. 7.2. Adresse og oppstartdato for arbeidene Arbeidene settes i gang mandag 25. februar 2013 i Monrads gate 3D.
11 7.3. Tidsramme for ferdigstilling av våtromsprosjektet Alle arbeider på våtrom og rør i kjeller skal være ferdige senest innen 31.12.2013. 7.4. Informasjonsmøter for samtlige adresser tid og sted Det gjennomføres informasjonsmøte for beboere i Monrads gate 3 (6. desember 2012), Monrads gate 1 (30. januar 2013), Ringgata 2 (4. april 2013) og Ringgata 4 (14. mai 2013). Samtlige møter avholdes mellom kl. 18-19 på Anker hotell (vis a vis Legevakten i Storgata). 7.5. Informasjonsmøter hva skjer på møtet? AF-gruppen informerer detaljert om gjennomføringen av prosjektet. Det settes av god tid til å besvare spørsmål fra beboere. Husk imidlertid at det kan være vanskelig å besvare detaljerte spørsmål om hver enkelt leilighet før AF har vært på befaring i din leilighet det oppfordres til å stille detaljerte spørsmål om egen leilighet på førbefaring i hver enkelt leilighet (se nedenfor). Det deles ut en beboerperm på informasjonsmøtet med all relevant informasjon samt kontaktinformasjon. Det er viktig at alle stiller på møtet. Tilstede på informasjonsmøtet er i tillegg til AF også representanter fra Hjellnesconsult og styret. 7.6. Førbefaring i hver enkelt leilighet Representant for AF og selskapets byggeleder fra Hjellnesconsult kommer til hver enkelt leilighet. Formålet er å ta mål samt registrere opplysninger om tekniske løsninger i leiligheten som brukes til entreprenørens planlegging av gjennomføringen. Det gis direkte informasjon til beboer om gjennomføring samt gis god anledning til å stille spørsmål. Tidspunkt for førbefaring finner du i beboerperm eller i fremdriftsplan som er sendt samtlige aksjeeiere (legges ikke på nettside av sikkerhetshensyn). NB! Det er viktig at eier er til stede på førbefaringen. Ta eventuelt kontakt med AF dersom du trenger å gjøre spesielle avtaler om tidspunkt eller gjennomføring. 7.7. Bestillingsmøter for hver enkelt leilighet Bestillingsmøtet finner sted på showrom i grå brakkerigg utenfor Ringgata 4E, «1. etg». Tidspunktet for din leilighet finner du i din beboerperm. Dersom du trenger å gjøre avtaler om annet tidspunkt eller har spørsmål, ta kontakt med Carina Sikkeland på telefon 412 64 171 eller pr e-post carina.sikkeland@afgruppen.no. Det tegnes på bestillingsmøtet hvordan du ønsker utstyr plassert på ditt bad (dusj, vaskemaskin og servant kan i hovedsak flyttes dit du vil, mens toalettet står fast omtrent der det står i dag).
12 NB! Alle må ha bestemt seg for hva slags fliser og utstyr/tilvalg man skal ha før man kommer til bestillingsmøtet! Se for øvrig mer detaljer om grunnpakke, tilvalg og lignende nedenfor. 7.8. Tilgang og rydding av boder Det er nødvendig med tilgang til enkelte boder i forbindelse med prosjektet (avløpsrør og luftekanaler mv). Alle som berøres av dette får tilsendt brev el med oversikt over hvilken bod det gjelder. Det henges også opp oppslag i oppgang med oversikt. Rydding av boden må være unnagjort til oppstartsdato for din oppgang. Rydding betyr ikke nødvendigvis at hele boden må tømmes; det er i utgangspunktet tilstrekkelig at det er ryddet plass at to voksne karer kan komme inn og får jobbet i det område hvor det skal gjøres tiltak. Er du i tvil, ta kontakt med driftsleder fra AF Mats Østlie på telefon 477 500 63. Vær oppmerksom på at i kjellerboder bør gjenstander ikke bli stående på gulvet ved kapping av rør kan det komme kloakk ut på golvet så ta dine forhåndsregler! Boder som selskapet trenger tilgang til under prosjektet må ikke være låst ved prosjektoppstart. 7.9. Boder som må benyttes til aggregat for ny ventilasjon Vi ser at vi enkelte steder permanent må ta boder i bruk til aggregater for ny ventilasjon. Berørte vil få særskilt beskjed pr brev. Selskapet sørger for at det gjenskaffes annen bod enten på kjeller eller loft. 7.10. Container ifb med rydding av boder? Selskapet bestiller container minimum 1 gang før oppstart på din adresse. Det kunngjøres ved oppslag på utgangsdør i oppgangene. Et tips til de som ikke orker å bære ut eller sortere skrot, er å benytte tjenester fra firma som for eksempel Søppeltaxi AS som Tøyenparken selv har benyttet seg av i flere år. Slike firma henter søppel usortert mot betaling og bærer det ut for deg. Informasjon og priser fra slike firma finner du på nettet. 7.11. Tildekking i leilighet mv Informasjon finnes i beboerperm og det gis også muntlig informasjon på førbefaring i leiligheten. AF dekker til gulv i gang og på kjøkken dvs i soner der AF skal jobbe. Det henges opp plast mot stue og/eller soverom dersom tilgang til disse rommene ikke er nødvendig for arbeidene til AF. Fjern alt av gjenstander du ikke skal ha fra badet! Tøm skap/benkeskap som må flyttes for å foreta utskiftning av på kjøkken. Sørg selv for å ta ut av skap og fjerne gjenstander du er redd for både mht vibrasjon og støv/skitt. Det er også lurt å sørge for å bruke maskeringstape el for å tette skapdører mv
13 slik at du får minst mulig støv inn. Elektriske artikler (lamper, stereoanlegg, tv osv) tåler lite støv av denne typen og det anbefales at du fjerner dem fra leiligheten i perioden eventuelt sørge for at de er godt pakket inn i plast el. Husk at gjenstander som ødelegges som følge av støv er eiers egen risiko. Tekstiler som tepper og lignende bør fjernes legg evt noe over sofa el for å beskytte mot det verste av støvet. Spør AFs representanter om tips til hva som bør dekkes til og hvordan du best kan løse det på førbefaring i din leilighet. 7.12. Lagring i leilighet og avsperring av rom Man kan benytte alle rom unntatt gang, bad og deler av kjøkken til lagring av gjenstander som er tatt ut av skap, flyttet midlertidig el. Vær likevel oppmerksom på at AF trenger tilgang/passasje til alle rom der det befinner seg radiator som det skal skiftes termostat på. Dersom du har bestilt utvidelse av bad eller andre tilleggsarbeider sørg for at det er tilgang og plass til å arbeide. NB! Man kan heller ikke låse av rom mens arbeidene pågår. 8. Grunnpakke bad, tilvalg mv 8.1. Grunnpakken Selskapet har lagt opp prosjektet med en grunnpakke pr leilighet der beboere har en viss valgfrihet uten å måtte betale tillegg utover økningen i fellesgjeld/fellesutgifter. Grunnpakken bad inneholder: * Vegghengt toalett fra Villeroy & Boch i serien Subway 2.0 med kasse for innbygging bak med røropplegg for vann/avløp (Lintec-kasse). * Rør for varmt og kaldt vann til servant mv utenpåliggende i krom utførelse. * Fliser til vegg (5 alternativ/ to farger 20x20 og 20x40) og gulv (3 farger i 10x10). * Speilskap i hvit høyglans fra Hafa (East) med lysrør og stikkontakt inne i skapet * Servant og servantskap i hvit høyglans fra Villeroy & Boch med 1 skuff serien Subway 2.0. * Håndkletørrer fra Hafa i krom (Ellips). Kan ikke byttes eller tas ut del av oppvarmingsløsning og må ha lik effekt i samtlige etasjer. * Belysning i tak (kan tas ut, men er spesialbestilt og gir ikke prisfradrag). * Opplegg for vaskemaskin (inkludert ny kurs i tillegg til ny kurs for bad) * Dusjvegger Skagen (buede). Leiligheter på gavlvegger får en variant kalt Skagen U som kan monteres i hjørner for å unngå dusjing på vinduene. * Nedsenket dusjsone 90x90 på gulv (unngå vannsøl utover gulv ved dusjing) * Servantkran, dusjbatteri og dusjgarnityr * Ny dør inn til bad (hvit heltredør med karm) 8.2. Hvor kan jeg plassere utstyr på nytt bad? Det er i hovedsak kun toalettet som vil bli stående omtrent på samme sted som i dag (ellers vil man høre om flytting fra entreprenør). Øvrige funksjoner kan flyttes rundt dit beboer
14 ønsker forutsatt at det er tilstrekkelig plass. Husk at dusjsonen 90x90 cm og at vaskemaskiner ofte er 60x60 cm samt at du må sikre deg hensiktsmessige soner for å bevege deg inn/ut av baderommet. 8.3. Hvor går røropplegget på nytt bad? Røropplegg for avløp og varmt har hovedstamme i kasse bak vegghengt toalett. Rør til servant, vaskemaskinopplegg mv i krom føres ned utenpå vegg fra taket til den plassering man ønsker. 8.4. Kan man velge andre alternativ fliser enn grunnpakken? Og hvordan gjøres det? Man kan velge å bytte fliser både på gulv og på vegg eventuelt beholde ett alternativ fra grunnpakken og for eksempel kjøpe noe annet til enten gulv eller vegg. Alle kjøp av andre fliser må skje hos Modena fliser på Alnabru. Kontaktperson er Jarle på Proffavdelingen (jarle@modena.no eller telefon 952 58 183). Ta kontakt for avtale om time så får du hjelp og veiledning. Det gjøres ved kjøp av andre fliser fradrag pr kvm for fliser som tas ut av grunnpakken. I tillegg får du 19 % rabatt på fliser kjøpt hos Modena og det er mellomlegget du skal betale. Vær oppmerksom på at flisebestillingen må være foretatt før ditt bestillingsmøte. Det kan ikke benyttes større fliser enn 10x10 på gulv (deler av gulvet i dusjsonen skal senkes for å unngå vannsøl utover gulvet). Det er også enkelte flisformater som gir et leggetillegg pr kvm (for eksempel mosaikk) Modena har informasjon om alle detaljer. Vær også oppmerksom på at bruk av fliser utenfor grunnpakken krever at man må kjøpe litt ekstra i tilfelle reklamasjoner eller skader samt at disse flisene må man selv oppbevare (fliser i grunnpakken oppbevares av selskapet samt at Modena evt kan skaffe). Vi har fått tilbakemelding fra flere om at personalet ute i butikken ikke kjenner detaljene for flisvalg til vårt prosjekt. Dette er riktig. Dersom du vil vite navnet på flisene før du tar deg en tur opp i butikken, ta kontakt med Jarle på forhånd for å få opplysninger før du drar opp. 8.5. Kan jeg velge bort utstyr i grunnpakken og kjøpe noe annet? Det er mulig å kjøpe annet utstyr både fra AF-gruppen som tilvalg samt fra andre leverandører. Kjøper du fra andre enn AF må du være klar over følgende; a) AF monterer ikke flatpakkede møbler el og b) du får et monteringstillegg for jobben AF har med montering (prisene finner du på prisliste på showrom) og c) utstyr kjøpt av andre enn AF gir ikke reklamasjonsadgang overfor AF utover selve monteringen (dette må du også opplyse om til evt kjøpere av leiligheten ved salg). AF selger baderomsmøbler, kraner, dusjvegger, knagger, dorullholdere osv. Det er montert
15 en utstilling på showrom der alt er nummerert og det er satt opp prislister inkludert montering og moms. Andre alternativ som kan skaffes sjekk med AFs Carina Sikkeland på telefon 412 64 171 eller pr e-post carina.sikkeland@afgruppen.no. 8.6. Hva med utstyr som trekkes ut av grunnpakken? Det gis fradrag for utstyr som trekkes ut av grunnpakken. Oversikt over de enkelte fradrag fremgår av prislister på showrom. Husk monteringstillegg for annet utstyr som skal opp! Det gjøres ikke fradrag for taklampe ved valg av annen belysning lampene er spesialbestilt og kan ikke returneres. Håndkletørrer kan heller ikke dras ut (del av oppvarmingsløsning). 8.7. Kan jeg få demontert og remontert utstyr som jeg allerede har i dag? Det er mulig så fremt utstyret lar seg demontere og remontere uten at det ødelegges. Vær oppmerksom på at du får monteringstillegg på utstyr som skal remonteres. 8.8. Mulig å utvide bad i 2-roms (innlemme boder i bad)? Det kan man bestille fra AF direkte. Prisen på jobben ferdig flislagt (flis fra grunnpakken) står oppført på showrom. Vær oppmerksom på at allerede utvidede bad får et tillegg som må betales for arbeidet med å pigge opp gulv, ny membran mv som er arbeidskrevende ift standardstørrelse bad. Tillegget fremgår av prislisten på showrom. 8.9. Flytting av dør til bad i enkelte deler leiligheter Inngangsdøren til badet vil for de fleste bli på samme sted som i dag. Det er likevel avdekket at leiligheter i Monrads gate, høyre side av oppgangen har dørene innmontert så skjevt på vegg at det blir problematisk ift passasje inn/ut av baderommet ved montering av nytt utstyr. Her må veggen til gangen rives og bygges opp igjen slik at døren står midt på vegg. Alle berørte beboere vil få særskilt informasjon om dette. 8.10. Flytting av avløpsrør fra kjøkken til bad i 1-roms leiligheter Avløpsrør på kjøkken skal flyttes inn på badet bak vegghengt toalett. Vær oppmerksom på at dette betyr at man får et hull i kjøkkenbenk som det ikke er en del av prosjektgjennomføringen å tette igjen. 8.11. Flere spørsmål om utstyr, tilvalg og tjenester som du lurer på om AF kan levere? Ta kontakt med AF ved Carina Sikkeland på telefon 412 64 171 eller pr e-post carina.sikkeland@afgruppen.no. Husk på at vi har registrert svært mange forskjellige tekniske løsninger og mål slik at det ofte ikke vil være mulig å få detaljerte svar på telefon eller e-post relatert til din leilighet bruk muligheten til å spørre på førbefaringen! 9. Showrom 9.1. Hvor finner jeg det? Og hva finnes der? Det finner du i grå brakkerigg på parkeringsplassen utenfor Ringgata 4E, rød dør i «1.etg».
16 Vi anbefaler at alle tar seg en tur innom så snart man har anledning og så mange ganger man ønsker for å bestemme seg for løsninger på eget bad. Det er montert et fullskalabad med alt utstyr som er del av grunnpakken inne i showrommet. Det er også mulig å se nærmere på alle flisalternativ i grunnpakken samt at AF har en utstilling over tilvalg montert og i kataloger som man kan kikke i. 9.2. Når og hvordan kommer man seg inn på showrom? Showrom er tilgjengelig (men ikke bemannet) alle hverdager mellom kl. 08.00-15.00. Du kommer deg inn ved enten A) å gå inn når du ser det er folk der eller B) kontakte AF for å få avtale om at døren låses opp. Gjør avtaler og spør i vei! 9.3. Showrom åpent på kveldstid? Styret bemanner og holder showrom åpent på kveldstid 1 til 2 ganger pr uke i tidsrommet etter at det er avholdt informasjonsmøter for din oppgang og frem mot siste bestillingsmøte. Se egne oppslag om tidspunkt i din oppgang. Styret kan svare på grunnleggende spørsmål om hvordan bestilling gjennomføres og hva som inngår i grunnpakken så henvises du til AF for alt som gjelder avtaler eller priser på produkter og tjenester som vi ikke har oversikt over. Styret har ikke anledning til å låse beboere inn i helger og på kveldstid utover oppsatte tidspunkt. Vi ber også om at man respekterer tidspunkt for stenging. 10. Hva skal skje på kjøkkenet? 10.1. Utskiftning av avløpsrør samt rør for varmt og kaldt vann på kjøkken Det skal foretas tilsvarende utskiftning av avløpsrør og trykkrør på kjøkken som for bad. Det benyttes også her Lintec-kasse med prefabrikkerte rør. Det vil bli stoppekraner også på kjøkken. 10.2. Hvordan utføres arbeidene? Eksisterende rør fjernes og erstattes med rørkasse. Benkeskap og skap el demonteres og remonteres etter at rørkassen er på plass. Vann- og avløp kobles til eksisterende oppvaskkum. Flater berørt av inngrepet vil ikke bli malt, men skal være malingsklare slik at aksjeeier selv kan besørge maling. Fliser og lignende montert på vegg må man regne vil bli ødelagt ved demonteringer av innredning/innkassing det er ikke lagt opp til flislegging på kjøkken i regi av felles prosjekt. 10.3. Eldre kjøkken/originale kjøkken og spesielle problemstillinger Vi får en del spørsmål om disse som ikke kan besvares generelt (ulike mål og løsninger hele veien). Spør på førbefaring i din leilighet om det du lurer på i tilknytning til dette.
17 10.4. Flytting av rør på 1-roms leilighet fra kjøkken til bad Dagens avløpsrør for 1-roms går på kjøkkenet. Den vil i ny løsning bli flyttet inn i kasse bak vegghengt toalett med forgreining til kjøkken. Vær oppmerksom på at dette betyr at man vil sitte igjen med et hull i benkeplaten som ikke er del av fellesprosjekt å gjøre noe med. 11. Ventilasjon/avtrekk og varmesystem på bad 11.1. Hva skal gjøres? Det etableres avtrekkssystem baser t på dagens kanaler med varmegjenvinning fra luft på bad og kjøkken samt varmepumpe på luft som sørger for oppvarming av varmtvann til vannbåren varme i gulv på bad samt i håndkletørrer. Systemet er lukket og kobles ikke til sentralvarmeanlegg. Det vil bli varme i gulv på bad hele året av hensyn til komfort og bedre uttørking av bygningskonstruksjoner. Eksisterende radiatorer på bad fjernes. 11.2. Blir det synlige installasjoner/bokser i min leilighet? Nei vi benytter i hovedsak allerede eksisterende luftekanaler. Det vil komme installasjoner på loftene som vil være godt synlige. 12. Å være beboer i Tøyenparken mens arbeidene pågår 12.1. Kan man bo i leiligheten mens arbeidene pågår? Det anbefales at man ikke bor i leiligheten mens arbeidene pågår. Det vil bli mye støy, støv og skitt underveis samt mye utstyr, fliser mv som ligger lagret mens arbeidene pågår. Viktigst av alt er at man både vil være fri for toalett og vann på kjøkken og bad i flere uker mens arbeid pågår. 12.2. Vær smidig! Det vil bli slitsomt, støyende, støvete og generelt ganske ubehagelig mens vi gjennomfører arbeidene. Vær smidig og hold ut for et hyggelig resultat ved avslutning i din leilighet! 12.3. Vær hjemme på oppsatte tidspunkt og overhold frister! Vær hjemme på oppsatte tider for nøkkelutskiftninger, befaringer mv. Husk å overholde fristen for å merke på badet hvor tilleggsutstyr skal monteres (se beboerperm). 12.4. Arbeidstider Det er avtalt at det kan pågå støyende arbeider hverdager mellom klokken 07.00-17.00. Det kan for øvrig pågå arbeider frem til klokken 20.00 på hverdager. Det skal varsles særskilt dersom det skal foretas støyende arbeider på lørdager. Det arbeides ikke på søndager eller helligdager. 12.5. Finnes det midlertidige toaletter og dusjer? Ja, disse er etablert i kjeller i Monrads gate 3C. Det er henholdsvis ett herretoalett og ett dametoalett samt én dusj til hvert kjønn med låsbare dører. Det deles ut nøkler som gir
18 tilgang til disse fasilitetene før prosjektoppstart. 12.6. Stenges vaskeriene? Ja, vi må regne med at vaskeriene periodevis vil være stengt. Dette vil bli særskilt varslet. Tøyenparken har ikke alternativ for beboere i perioder der vaskerier eventuelt må stenges. Vi anbefaler at man får hjelp av familie, venner eller kolleger eller benytter ett av myntvaskeriene som fremdeles finnes i Oslo. Nærmeste mulighet er Snarvask i Thv. Meyers gate 18 (inngang fra Sannergata rett over veien fra Ringen kino). 12.7. Kan selskapet fremskaffe alternativt bosted? Selskapet kan ikke skaffe dette og det var enighet på generalforsamling om at evt utgifter til dette er eier eget ansvar. Vi har sjekket ut ulike muligheter og alle interesserte bes sende selskapet en e-post på kontakt@toyenparken.no for å få informasjon. 12.8. Containere utplasseres i hagen og langs fasader AF plasseres ut låsbare containere langs fasadene og i hagen. Vi har lite plass tilgjengelig både ute og inne slik at dette dessverre ikke kan unngås. Vi forsøker å holde gangpassasjer fri samt sikre noe av arealene som vi selv benytter i hagen også for sommeren 2013. 12.9. Kjøring på gårdsveien i Monrads gate Innkjøring i gårdsrommet er forbudt! Det er kun tillatt å kjøre inn ved inn- og utflytting av leilighet og da kun mens selve av- og pålessingen pågår. Kjøring og parkering på gårdsveien vil medføre borttauing uten varsel. Ved inn- og utflytting anbefales at man kun benytter gårdsveien etter arbeidstidens slutt for håndverkerne. 12.10. Egen oppussing etter at nye bad er på plass i egen oppgang ta hensyn! Det vil bli mye støy og styr for oss alle både før, under og etter at man har fått sitt eget bad i orden. Husk at dette blir en slitsom periode for alle og ikke start opp rett i etterkant med støyende oppussingsarbeider. Dersom det ikke kan unngås sørg for å holde på om dagen mens de fleste er ute av huset og ikke på kveldstid eller i helger når folk endelig kan slappe litt av. Vis ekstra hensyn fremover! 13. Sikkerhet mens arbeidene pågår (nøkler, adgangskort for arbeidere, vaktselskap mv) 13.1. Utskiftning av sylinder/nøkler til leiligheter mens arbeidene pågår Vi ønsker å unngå at dører står åpne mens arbeidere beveger seg rundt i oppganger. Vi har derfor valgt et system der sylinder/nøkler til leiligheter og dører i fellesareal skiftes ut til et system der arbeidere har systemnøkkel og den enkelte beboer har nøkkel til egen leilighet samt egen nøkkel til inngangsdører og midlertidige toaletter. 13.2. Når skiftes sylinder/lås på dørene? Evt også når skiftes lås tilbake? Tidspunkt står i fremdriftsplan samt i beboerpermen. Husk å være hjemme eller ha sørget
19 for avtale med naboer når utskiftning skal skje! Din egen lås settes inn igjen kort tis etter at badet er ferdig (se tidspunkt i fremdriftsplan og beboerperm). 13.3. Alarm og sikkerhetslås på dører må ikke benyttes i perioden mens arbeider pågår hos deg Husk at du ikke må låse sikkerhetslåsen mens prosjektet pågår i din egen leilighet. Husk også at du ikke må sette på eventuell alarm i det samme tidsrommet! 13.4. Fremdriftsplan for arbeider er ikke på nettsiden av sikkerhetshensyn Vi ønsker ikke å synliggjøre detaljert informasjon om tomme leiligheter, arbeider mv på nettsiden slik at utenforstående med uærlige hensikter kan få tilgang til. Ønsker man planen tilsendt elektronisk, send e-post til selskapet på kontakt@toyenparken.no. Vær forsiktig med hva dere selv også publiserer på nett om pågående arbeider og tomme leiligheter i samme periode. 13.5. Id-kort for håndverkere tilknyttet våtromsprosjektet Det vil tidvis være mellom 30-40 håndverkere tilknyttet prosjektet. Samtlige er utstyrt med et grønt id-kort som skal inneholde navn og bilde. Dersom du er i tvil om vedkommende jobber her, kan du be om å få se id-kortet. Dersom du skulle oppleve situasjonen som utrygg, ber vi om at du går ut av leiligheten og ringer G4S eller AF direkte (telefonnummer finner du på oppslag i alle oppganger). 13.6. Vakthold Vi har i dag avtale med G4S om vakthold og runder på eiendommen. Det vil fortløpende bli vurdert om det er behov for mer vakthold enn vi har pr i dag. 13.7. HMS og vernerunder mv Det er utpekt HMS-ansvarlige og laget egne planer for oppfølging av sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Det vil også bli gått vernerunder. Ser du forhold som du mener det er viktig å få gjort noe med, send e-post til anleggsleder eller driftsleder i AF. 14. Hvilke roller har styret, Hjellnesconsult og ulike ansatte i AF og hvem kontaktes om hva? 14.1. Kontaktinformasjon til Hjellnesconsult og AFs representanter Arild Kristiseter, prosjektleder Hjellnesconsult ark@hjellnesconsult.no og telefon 976 56 648 Siw S. Rasmussen, byggeleder Hjellnesconsult ssr@hjellnesconsult.no og telefon 994 91 435 Sveinung Pannberg, prosjektleder AF sveinung.pannberg@afgruppen.no og telefon 932 10 472
20 Lars Nilsen, anleggsleder AF lars.nilsen@afgruppen.no og telefon 469 15 544 Mats Østlie, driftsleder AF mats.ostlie@afgruppen.no og telefon 477 50 063 Carina Sikkeland, prosjektingeniør AF carina.sikkeland@afgruppen.no og telefon 412 64 171 NB! IKKE send inn henvendelser eller ring mer enn én person i systemet av gangen det er tidkrevende å sortere og koordinere henvendelser som kjøres inn i flere kanaler samtidig som misforståelser lett vil kunne oppstå. Ta kontakt ett sted og vent på svar. Det er kun personer som er listet opp over som kan kontaktes av beboere i Tøyenparken. Vi ber om at man unngår å henvende seg til andre som arbeider på hos oss. 14.2. Styrets rolle i prosjektet og prosjektgjennomføringen Styret representanter er byggherre i prosjektet og samarbeider med Hjellnesconsult og AF om forberedelser og tar beslutninger på vegne av selskapet. Styret følger opp prosjektet og økonomi fortløpende og deltar på byggemøter minimum hver 14. dag. 14.3. Hjellnesconsult innleid for å ivareta selskapets og beboernes interesser Tøyenparken har leid inn representanter fra vår faste byggetekniske rådgivere i Hjellnesconsult for å bistå oss samt ivareta selskapets og beboernes interesser. 14.3.1. Prosjektleder Arild Kristiseter fra Hjellnesconsult Prosjektleder / oppmann og følger prosjektet på overordnet nivå fra start til reklamasjonstidens utløp Utarbeidelse av konseptløsninger for badene og ventilasjon i samarbeid med styret. Prosjekteringsmøter og utarbeidelse av SHA plan SHA koordinator for prosjektering. Prosjektledermøte med styret / utvalgte styremedlemmer. Overordnet tilbudsevaluering. Tekniske avklaringsmøter og kontraktsmøte med styret og entreprenør(er) Oppstart og organisering av innledende del av prosjektet. Deltagelse på noen byggemøter Økonomioppfølging Generalforsamling og orienteringsmøter med beboere Oppfølging i byggetiden og reklamasjonstiden som oppmann og prosjektansvarlig. 14.3.2. Byggeleder Siw Sylvia Rasmussen fra Hjellnesconsult I byggetiden og reklamasjonsfasen. Deltakelse på kontraheringsmøte
21 Kontrollskjema / adresse- og telefonlister Forbefaringer i hver enkelt leilighet sammen med AF Stikkprøver på kvalitet og ferdigbefaringer Byggemøter med møtereferat og SHA oppfølging. Økonomioppfølging med rapportering til prosjektleder. 14.3.3. Uavhengig kontroll Lars G. Moland fra Hjellnesconsult Teknisk byggeledelse / 3 dje parts kontroll våtrom og branngjennomføringer i byggetiden. Tilkalles ved behov og stikkprøver av teknisk utførelse generelt. Uavhengig kontroll av dokumentasjon, prosjektering og utførelse av våtroms membraner og sluk. Uavhengig kontroll av dokumentasjon og utførelse av branngjennomføringer. 14.4. AFs representanter og deres roller AF har hovedansvaret for arbeidene som skal utføres og gjør dette både ved bruk av egne ansatte og underentreprenører. Det vil være totalt mellom 30-40 håndverkere tilknyttet prosjektet i gjennomføringstiden. Tøyenparken boligselskap og beboere skal kun forholde seg til noen få av disse (vi ber alle om ikke å stille spørsmål direkte til håndverkere som arbeider på plassen, men ta det gjennom byggeleder eller AFs representanter). All kontaktinformasjon finnes i beboerpermen. 14.4.1. Prosjektleder AF Sveinung Pannberg Overordnet ansvar for prosjektet, risiko og økonomi Kontraheringsansvarlig av underentreprenører og innkjøp Byggherrekontakt Bistå prosjektet i alle faser Personalansvaret for anleggsleder, prosjektingeniør, driftsleder og AFs egne ansatte Delta i byggemøter for AF Delta i nødvendig Prosjektering i byggeperiode 14.4.2. Anleggsleder AF Lars Nilsen Daglig drift av byggeplass Rapportering til prosjektleder AF økonomi/fremdrift Delta i nødvendig prosjektering i byggeperiode Egenkontroll Ferdigbefaringer Følge opp tekniske løsninger Fremdrift 14.4.3. Driftsleder AF Mats Østlie Ansvar for utførelse Ansvar for Basmøter Opplæring av AL i starten
22 Daglig oppfølging av underentreprenører/håndverkere Mottakskontroll av mannskap Vedlikeholde mannskapsliste og ID-kort Egenkontroll Oppfølging Flekklister Følge opp tekniske løsninger KS oppfølging av byggeplass Avfallshåndtering 14.4.4. Prosjektingeniør AF Carina Sikkeland Beboerkontakt Vernerunder HMS oppfølging av byggeplass Stoffkartotek (BASS) DV-Dokumentasjon Bestillinger /Fakturering av tilvalg 14.5. Spørsmål om utstyr, tilvalg, førbefaringer, fakturering Ta kontakt med AFs Carina Sikkeland. 14.6. Spørsmål om særskilte forhold i egen leilighet Vi oppfordrer alle til å spørre på førbefaringen i egen leilighet. Byggeleder og prosjektingeniør AF er til stede og det er satt av god tid til å besvare spørsmål. Send eventuelt e-post til AF dersom det er noe du lurer på, men vi ber om at man begrenser seg til nødvendig informasjon (det er enkelte beboere som sender inn svært mange henvendelser og dette tar mye tid å følge opp). 14.7. Uenighet eller misfornøyd med arbeid? Ta først opp forholdet med AF (prosjektleder eller anleggsleder AF). Dersom dette ikke fører frem til enighet, så kan du ta kontakt med byggeleder som bistår i løsning av spørsmålet sammen mellom deg og AF. Dersom dette heller ikke skulle føre frem, vil AF/byggeleder ta saken videre med prosjektledere AF/Hjellnesconsult og eventuelt styret. 14.8. Kontakt med styret Styret skal ikke kontaktes vedrørende spørsmål fra beboerne som går på gjennomføringen i hver enkelt leilighet ta da kontakt med enten Hjellnesconsult eller AF i samsvar med oversikten ovenfor. Det er fagfolkene som har kompetanse til å hjelpe deg med å få riktige svar på dine spørsmål samt vurdere tekniske muligheter for løsninger. Styret skal for øvrig kontaktes om tema som ligger til ordinær drift og forvaltning av selskapet. Husk at man også kan kontakte OBOS eller gi beskjeder til vaktmester via deres sentralbord.