NY I STYRET #SIOKURS #MINFORENING
PLAN FOR KURSET Utgangspunktet Forventninger og mål Planlegging og arbeidsfordeling Styringsdokumenter Kommunikasjon Styremøter 2 29.11.2018 SiO
29.11.2018 SiO 3
4
5
6
7
Relevante kurs: Alle? Relevante arrangementer: Lunsjpåfyll (283 ganger hvert semester) Lederdult (1 gang hvert semester) Alt ligger i kurskalenderen 8
Motivasjon Rekruttering Markedsføring av foreningen Markedsføring av arrangement Samarbeid i styret Økonomi og ansvar Finansiering Omdømme og organisasjonskultur Overlapp fra et styre til et annet 9
Vi kan svare på stort og smått som har med foreninger å gjøre Eksempler på spørsmål vi får: Ser denne søknaden ok ut? Hvordan bytter jeg kontaktperson på Mine Foreninger? Kan vi delta på Foreningsdagen? Hvordan får vi nye styremedlemmer? Hvordan får vi flere til å komme på arrangementene våre? 10
SiO Foreninger kan følge opp enkeltforeninger over tid For eksempel: Skrive søknad til Kulturstyret Lage orden i uoversiktlig økonomi Konflikthåndtering Organisasjonskultur & 8 endringer Rekruttering Lage en markedsplan Bli en «Forening for alle» 11
MÅLSETTING & FORVENTNINGER
Bli (bedre) kjent Med foreningen Lokaler Kontakter Dokumenter Med vervet ditt Oppgaver Tilganger Historikk Be om overlapp! Med resten av styret 14 29.11.2018 SiO
Kartlegging 15 Forventninger Egne Tidsbruk & prioriteringer Muligheter Andres Tidsbruk & prioriteringer Oppgaver Mandat Mål Arbeidsfordeling Kommunikasjon 29.11.2018 SiO
«Kjøreregler» Samarbeidsformer Styremøter Kommunikasjon med hverandre Kommunikasjon med medlemmer Prosesser/linjer Bli enig i hva, hvordan og hvorfor Slik at man er enige og kan ta det opp skulle man være misfornøyd 16 29.11.2018 SiO
Målsetting Det er viktig å ha målsetninger o Det gir retning o Det gir felleskap o Det inspirerer o Mål må være oppnåelige og målbare Gå igjennom i styret: o Har dere mål? o Store Små o Hva kan gode mål være for dere? 18 29.11.2018 SiO
DOKUMENTER & PRIORITERINGER
Styrets ansvar Sette overordnede mål og strategier Legge til rette for en god struktur Sikre nødvendig kompetanse Rapportere og føre regnskap Juridisk ansvar 20 29.11.2018 SiO
Ansvar i det daglige Daglig drift Arrangementsansvar Medlemsoppfølging Økonomioppfølging Følge opp vedtak 21 29.11.2018 SiO
Styrets handlingsrom Generalforsamlingen Vedtekter (formålsparagrafen) Arbeidsbeskrivelser/vervbeskrivelse Handlingsplan og årsrapport Instrukser og rutiner Budsjett og regnskap Møtereferater og rapporter Vedtak i styret 22 29.11.2018 SiO
Vedtekter Grunnlov Vedtektene er grunnloven i organisasjonen. Vedtektene bestemmer hva slags organisasjon man er hvem man er til for og hva som er formålet. Styret er bundet av vedtektene Endringer av vedtekter Foreningens vedtekter vil endres over tid ettersom man ser hva slags reguleringer organisasjonen trenger 23 29.11.2018 SiO
Arbeidsplan(er) Tiltak over en gitt periode Handlingsplan Årshjul Konkret Sier noe om prioriteringer Bør utarbeides av styret (og godkjennes av foreningen) (I samsvar med formålsparagrafen) 26 29.11.2018 SiO
Vitebok Stilling/Funksjon Ansvarsområder Rutiner Plandokumenter Tidsbruk Ressurser Tilganger & passord Historikk 28 29.11.2018 SiO
Arbeidsinndeling Tar en oppgave under fem minutter? Gjør den med en gangi A, B, C og D oppgaver: 29 29.11.2018 SiO
KOMMUNIKASJON 30
Kommunikasjon Er både: en mellommenneskelig aktivitet og hvilke kanaler vi velger å bruke 8 Mennesker kan ikke la være å kommunisere. Å ikke kommunisere er også kommunikasjon. 31
Styret er alltid synlig, blir «observert» og er førende for foreningen
Hvordan oppfattes styret? Styret Andre 33 Felles forståelseshorisont 29.11.2018 SiO
Hvorfor er det viktig? Utgjør «limet» i en organisasjon Det er en forutsetning for sosial innflytelse Evne til å forstå og videreformidle informasjon er avgjørende for effektiv ledelse/samarbeid 35
Kommunikasjon påvirkes av Hierarki Følelsesmessig engasjement Dagsform Rolle vs privatperson Tilgjenglig informasjon Kommunikasjonskanaler Kultur 36
Kommunikasjon påvirkes av Hierarki Følelsesmessig engasjement Dagsform Rolle vs privatperson Tilgjenglig informasjon Kommunikasjonskanaler Kultur Kontekst 37
Unngå misforståelser De færreste er ute etter å sabotere men man har lett for å misforstå hverandre Derfor: Avklar forventninger Lag arbeidsplaner Ikke lås dere fast i oppfatninger Snakk sammen person til person! 39 29.11.2018 SiO
Unngå misforståelser De færreste er ute etter å sabotere men man har lett for å misforstå hverandre Derfor: Avklar forventninger Lag arbeidsplaner Ikke lås dere fast i oppfatninger Snakk sammen person til person! 40 29.11.2018 SiO
SiO
MØTER
Styremøtene Bør skje regelmessig Ha en agenda/formål Ha start8 og sluttidspunkt Hele styret møter Vær forberedt 52 29.11.2018 SiO
Styremøtene Bør skje regelmessig Ha en agenda/formål Ha start8 og sluttidspunkt Hele styret møter Vær forberedt Tidsstyring 70% av tiden skal være diskusjon 15% skal brukes til tydelige beslutninger 15% skal brukes til å følge opp at beslutninger er gjennomført 53 29.11.2018 SiO
Mellom møter.. I er det også ting som må ordnes 54 29.11.2018 SiO
Mellom møter.. I er det også ting som må ordnes Hold hverandre oppdatert på viktige saker og nye hendelser Men være bevisst og konsekvent på valg av kanal. 55 29.11.2018 SiO
Kort sagt Bli kjent Skap felles mål det kan fungere motiverende Planlegg arbeidet gi rom for kreativitet Ha klare ansvarsområder styr forventningene Lag rutiner dette styrer forventninger og skaper trygghet blant frivillige Snakk sammen 56
Og husk til slutt: Det er viktig å ha det gøy sammen Humor og glede gjør at man presterer bedre Trivsel skaper tilknytning og vilje til å gi litt ekstra Det er lov å prøve og feile 57 29.11.2018 SiO
Takk for i dag! Spør oss hvis du lurer på noe foreninger@sio.no www.sio.no/foreninger www.facebook.com/sioforeninger 58 #foreninger #SiOkurs 29.11.2018 SiO