ETISKE RETNINGSLINJER

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINJER FOR Forretningsadresse: Brugata 4, 3825 Lunde Postboks 4, 3832 Lunde Org.nr Utarbeidet dato: av: Hans Storli Side 1 av totalt 5

2 Innholdsfortegnelse: 1. Innledning Stiftelsen og gavemottakerne/leverandørene Stiftelsen og konkurrentene Stiftelsens tillitsvalgte og den ansatte daglige leder Gavemottakerne/leverandørene Taushetsplikt Inhabilitet Handel med verdipapir/forvaltning Lån Diverse Stiftelsen og media Avslutning Innledning Med etikk menes i disse retningslinjer læren om fellesskapsverdier og de normer og regler som må etterleves for at verdiene skal realiseres. I disse retningslinjer grupperes stiftelsens omverden i: Stiftelsen og samfunnet Stiftelsen og gavemottakerne/leverandørene Stiftelsen og konkurrentene Stiftelsen og den ansatte Stiftelsen og dens valgte representanter Stiftelsen og media En stiftelse er i særlig grad avhengig av omverdens tillit. Gavemottakerne, samfunnets innbyggere, leverandører, det offentlige, media og andre interessenter må til enhver tid ha tillit til stiftelsens profesjonalitet og integritet. Dette dokumentet presiserer forventninger og krav som stiftelsen stiller til daglig leder og tillitsvalgtes handlemåte og opptreden. Retningslinjene gjelder for stiftelsens daglige leder og stiftelsens tillitsvalgte. Det presiseres at retningslinjene ikke er uttømmende og det kan være supplement i instrukser både for styret og i ansettelsesavtale med daglig leder. Utarbeidet dato: av: Hans Storli Side 2 av totalt 5

3 Disse retningslinjene blir gjennomgått årlig. Daglig leder og dens tillitsvalgte skal ikke opptre på en slik måte at vedkommendes rettskaffenhet, habilitet og integritet kan trekkes i tvil. Med daglig leder og tillitsvalgtes nærmeste, definert som nærstående, menes ektefelle og samboer og deres foreldre, egne foreldre, søsken og barn og deres ektefelle og samboere. Videre omfattes begrepet «nærstående», selskap, forening, lag og lignende hvor den ansatte eller noen av de nevnte har vesentlig innflytelse. Også andre personlige relasjoner kan etter en konkret vurdering likestilles med nærstående. 2. Stiftelsen og gavemottakerne/leverandørene Gavesøkere/mottakere skal behandles imøtekommende og vennlig og gis informasjon om stiftelsens strategier og regelverk, blant annet innenfor gaveutdelinger. Det samme gjelder stiftelsens tjenesteleverandører. Det skal ikke finne sted diskriminering basert på personer som representerer disse, basert på alder, kjønn, rase, nasjonalitet eller sivil status. Alle gavesøkere skal behandles likt uten særinteresser. 3. Stiftelsen og konkurrentene Stiftelsen skal vise respekt for andre aktører som driver gavetildelinger helt eller delvis i denne stiftelsens virkeområde. Stiftelsen skal være våken for samarbeid med andre bidragsytere av gaver så lenge dette ligger innenfor denne stiftelsen strategier og regelverk. Stiftelsen skal i sin markedsføring, og i sine uttalelser ikke nedvurdere andre bidragsytere av gaver ved å utsette dem for ringeakt, latterliggjøring eller lignende. Stiftelsen skal aktivt samarbeide med andre tilsvarende stiftelser gjennom medlemskap i Sparebankforeningen. 4. Stiftelsens tillitsvalgte og den ansatte daglige leder 4.1 Gavemottakerne/leverandørene Daglig leder og de tillitsvalgte skal ikke la sine beslutninger, handlinger eller unnlatelser bli påvirket av utilbørlig press eller smøring fra parter med egeninteresser, verken eksterne eller interne. Dersom slike tilfeller forekommer, har daglig leder eller hvert enkelt tillitsvalgt rett og plikt til å bringe slike saker fram til behandling i stiftelsens styre. Daglig leder eller de tillitsvalgte skal ikke benytte sitt engasjement i stiftelsen til å oppnå fordeler ved private innkjøp, låneopptak eller lignende. Dette gjelder også for daglig leders og tillitsvalgtes nærstående. Daglig leder, styrets og generalforsamlingens tillitsvalgte skal medvirke til registrering i et særskilt register som viser hver enkeltes tillitsverv og lignende. Tillitsvalgte har plikt til å rapportere endringer til daglig leder eller styrets leder. Daglig leder og tillitsvalgte eller deres nærstående skal ikke motta gaver eller andre ytelser fra gavemottakere og/eller leverandører. Det gjøres unntak for at daglig leder eller styremedlemmer kan motta en gave av bagatellmessig verdi (vin, blomster etc.) i Utarbeidet dato: av: Hans Storli Side 3 av totalt 5

4 relevante sammenhenger. I de tilfeller der stiftelsen, daglig leder og/eller tillitsvalgte mottar gaver utover dette skal saken legges fram til behandling og beslutning i stiftelsens styre. 4.2 Taushetsplikt Taushetsplikten er regulert i Finansforetaksloven blant annet slik: 8-6. Taushetsplikt Tillits- og tjenestemenn har taushetsplikt om det de i stillingens medfør får kjennskap til om andres forretningsmessige eller private forhold hvis de ikke etter lov har plikt til å gi opplysninger. Tilsvarende gjelder for takstmenn, kommisjonærer og andre som utfører oppdrag for foretaket. Taushetsplikten gjelder ikke meddelelser som styret eller noen som har fullmakt fra styret gir til andre kredittinstitusjoner på vegne av foretaket. Det skal innhentes undertegnede taushetserklæringer fra daglig leder, styrets og Generalforsamlingens medlemmer. 4.3 Inhabilitet Ingen må ta del i behandlingen av en sak eller søke å påvirke en avgjørelse når det foreligger særlige forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans eller hennes uavhengighet (inhabilitet) Et slikt forhold kan for eksempel være at vedkommende selv eller nærstående (kfr. pkt. 1 siste avsnitt) har en fremtredende rolle (styremedlem/eier)som kan anses å fremstå som en særinteresse, som personlig fordel og/eller personlig interesse i gavemottakers eller leverandørens virksomhet. 4.4 Handel med verdipapir/forvaltning Stiftelsens handel med verdipapirer reguleres i eget regelverk der bestemmelser i Lov om Verdipapirhandel oppfylles. Det finnes blant annet taushetspliktbestemmelser nedfelt i Verdipapirhandelloven slik: 3-4. Taushetsplikt og tilbørlig informasjonshåndtering (1) Den som har innsideinformasjon må ikke gi slike opplysninger til uvedkommende. (2) Den som har innsideinformasjon plikter i sin behandling av slike opplysninger å utvise tilbørlig aktsomhet, slik at innsideinformasjonen ikke kommer i uvedkommendes besittelse eller misbrukes. Utsteder av finansielle instrumenter og andre juridiske personer som regelmessig er i besittelse av innsideinformasjon, skal ha rutiner for sikker behandling av innsideinformasjon. 4.5 Lån Daglig leder eller dens tillitsvalgte kan ikke oppta lån av stiftelsens midler. Det samme gjelder for garantier overfor daglig leder og/eller tillitsvalgte. 4.6 Diverse Stiftelsens vedtekter, retningslinjer og instrukser m.v. forutsettes fulgt. Utarbeidet dato: av: Hans Storli Side 4 av totalt 5

5 Det forutsettes at daglig leder og tillitsvalgte gjør seg kjent med og retter seg etter de anvisninger som er gitt i dette dokumentet og i stiftelsens andre styringsdokumenter. Stiftelsens valgte representanter skal møtes med respekt og rettidig gis de opplysninger som de etter lov, forskrifter, stiftelsens vedtekter og avtaler har krav på. 5. Stiftelsen og media Stiftelsen skal ha en positiv holdning til media. Daglig leder og styrets leder kan uttale seg på vegne av stiftelsen med grunnlag i stiftelsens vedtatte informasjonsstrategi til enhver tid. 6. Avslutning Det er av avgjørende betydning for de etiske reglers effektivitet at daglig leder og hver enkelt tillitsvalgt løpende vurderer sitt forhold i relasjon til reglene og at disse blir etterfulgt Utarbeidet dato: av: Hans Storli Side 5 av totalt 5