Etiske retningslinjer 5. desember 2014

Transkript

1 Etiske retningslinjer 5. desember 2014 «Høy etisk standard i alt vi gjør er avgjørende for at Eksportkreditt Norge AS lykkes. Vi har alle plikt til og ansvar for å etterleve dette ved å opptre aktsomt, redelig og saklig i en hver sammenheng i omgang med interne og eksterne interessenter.»

2 Innhold Forord Hvem de etiske retningslinjene gjelder for Diskresjon og taushetsplikt Habilitet og interessekonflikter Biarbeid og verv Verdipapirhandel og innsideinformasjon Kommunikasjon og rapportering Hvitvasking Arbeid mot korrupsjon Forhold til kunder, leverandører og forbindelser Arbeidsmiljø Bruk av Eksportkreditt Norges eiendeler Varsling Konsekvenser av brudd på retningslinjene

3 Forord Eksportkreditt Norge AS (Eksportkreditt Norge) er ansvarlig overfor staten som eier og har plikter og rettigheter i henhold til lov om Eksportkreditt Norge (Eksportkredittloven), samt gjeldende nasjonale og internasjonale lover, regler og retningslinjer. Selskapet er ansvarlig for at statens midler blir forvaltet på en forsvarlig måte. Staten ved Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) utgjør generalforsamlingen i selskapet. De etiske retningslinjene er en del av selskapets styrende dokumenter. For at Eksportkreditt Norge skal nå sine mål og være en veldrevet virksomhet er det en forutsetning at eieren staten ved NFD, kunder og allmenheten har stor tillit til den måten Eksportkreditt Norge gjennomfører sine oppgaver på. Dette stiller krav til den enkelte medarbeiders holdninger og adferd, og alle i Eksportkreditt Norge har et ansvar for at vurderinger og avgjørelser som den enkelte tar holder et høyt etisk nivå. I Eksportkreditt Norge ønsker vi å åpne opp for dialog og diskusjon rundt etiske dilemmaer vi står ovenfor i vårt daglige arbeid. De etiske retningslinjene skal altså være en generell rettesnor for løpende vurderinger, men det er den enkeltes ansvar å velge løsning ved konkrete etiske utfordringer. Retningslinjene er dog ikke uttømmende. Dersom det er tvil om omfanget av reglene og retningslinjene, bør handlingen unngås eller spørsmålet drøftes med nærmeste overordnede, administrerende direktør eller HR. Oslo, den Jarle Roth CEO

4 Hvem de etiske retningslinjene gjelder for Eksportkreditt Norges etiske retningslinjer gjelder for alle ansatte, både hel- og deltidsansatte, ansatte på permisjon, styrets medlemmer og vikarer/konsulenter som representerer Eksportkreditt Norge. Diskresjon og taushetsplikt Ansatte, styremedlemmer, tillitsvalgte og enhver som har tjeneste i eller utfører oppdrag for Eksportkreditt Norge har taushetsplikt om opplysninger man mottar eller skaffer til veie om noens forretningseller personlige forhold i forbindelse med arbeidet/vervet. Taushetsplikten gjelder først og fremst utad, men også innad. Det vil si overfor kolleger i den grad andre ikke har nødvendig og saklig behov for opplysningene i forbindelse med utføringen av sitt arbeid. Ansatte har ikke taushetsplikt overfor sine overordnede. Alle ansatte skal underskrive selskapets taushetserklæring, som skal fornyes hvert år. Habilitet og interessekonflikter Ansatte, styremedlemmer, tillitsvalgte og enhver som har tjeneste i eller utfører oppdrag for Eksportkreditt Norge må ikke prøve å påvirke eller ta del i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som er av betydning for vedkommende selv eller ektefelle, samboer, barn, foreldre, søsken eller andre nærstående personer, herunder selskaper vedkommende har ledende stilling, verv eller eierinteresser i. Dette gjelder også når det foreligger andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. For øvrig vises det til aksjeloven 6-27 og forvaltningsloven 6. Hver og en har selv ansvaret for å vurdere om det foreligger inhabilitet. Ved usikkerhet skal den ansattes overordnede konfereres. Biarbeid og verv Biarbeid, styreverv og andre tillitsverv må generelt ikke være egnet til å forringe ansattes utførelse av sine arbeidsoppgaver eller være i konflikt med i Eksportkreditt Norges virksomhet og interesser. Ansatte må ha skriftlig samtykke fra administrerende direktør for å kunne ha annet lønnet biarbeid, styreverv i andre selskaper eller andre tillitsverv som kan tenkes å være i konflikt med Eksportkreditt Norges virksomhet og interesser. Godkjenningen av styre- eller bierverv kan, etter å ha vært drøftet med den ansatte, trekkes tilbake når fortsatt styre- eller bierverv vurderes som ikke lenger forenlig med Eksportkreditt Norges virksomhet og interesser. Verdipapirhandel og innsideinformasjon Ansatte og styremedlemmer kan ikke på vegne av seg selv eller nærstående tegne, kjøpe, selge eller bytte verdipapirer når vedkommende gjennom sitt arbeid for Eksportkreditt Norge har mottatt opplysninger om verdipapirene, utstederen av disse, eller andre forhold, som er egnet til å påvirke kursen og som ikke er offentlig tilgjengelig, eller allment kjent i markedet. Vedkommende kan heller ikke medvirke til eller gi råd om slik handel. Ansatte og styremedlemmer som har informasjon om finansielle instrumenter, utstederen av disse eller andre forhold som er egnet til å påvirke kursen på de finansielle instrumentene eller tilknyttede finansielle instrumenter, og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet, plikter å omgås informasjonen med aktsomhet. Slik informasjon kan kun gis videre til kollegaer som har nødvendig og saklig behov for informasjonen i forbindelse med utføringen av sitt arbeid, og selskapets rutine for håndtering av innsideinformasjon skal da følges. Ansatte har dermed ikke anledning til å kjøpe verdipapirer i selskaper som benytter seg av Eksportkreditt Norges tjenester som eksportør og/eller låntaker, eller hvor selskapet er i en søknadsprosess. Salg av verdipapirer utstedt av ovennevnte selskaper skal kun gjennomføres etter godkjennelse fra administrende direktør. Det er anledning til å beholde verdipapirer ervervet før ansettelse i selskapet. Det er også anledning til å kjøpe og

5 selge andeler i verdipapirfond og aksjer som ikke er berørt av ovennevnte retningslinjer, hensyntatt kravet til aktsomhet. Hvis en som mottar en søknad eier verdipapirer i en virksomhet som kan bli påvirket av utfallet av søknaden, skal behandlingen av søknaden foretas av en annen på avdelingen som ikke har interesser i påvirkede virksomheter. Den som opprinnelig mottok søknaden skal deretter ikke delta i behandlingen eller forsøke å påvirke avgjørelsen på søknaden på noen måte. Kommunikasjon og rapportering All kommunikasjon i alle kanaler til alle målgrupper skal være korrekt, åpen, sannferdig og tydelig. Kommunikasjon mot media eller offentligheten skal være i samsvar med etablerte retningslinjer, herunder ivareta konfidensialitet. Dette gjelder også for rapportering til offentlige myndigheter og andre. Med mindre annet er bestemt er det kun styreleder og/eller administrerende direktør som uttaler seg til media eller offentligheten. Hvitvasking Med hvitvasking menes å sikre utbytte fra en straffbar handling. Hvitvasking inkluderer både det å skaffe seg selv eller andre del i utbyttet av en straffbar handling og bistand for å sikre slikt utbytte for andre. Utbytte fra straffbar handling kan f.eks. være penger generert gjennom skatteunndragelse, narkotikahandel, innsidehandel, korrupsjon, mv. Hvitvasking er straffbart og tolereres ikke av Eksportkreditt Norge. Dersom en ansatt får mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling skal dette rapporteres snarets mulig til nærmeste overordnede. Arbeid mot korrupsjon Eksportkreditt Norge legger vekt på å forebygge tilfeller av korrupsjon gjennom å bidra til utvikling av en sterk antikorrupsjonskultur i selskapet. Selskapet har som mål å hindre korrupsjon i tilknytning til eksportkontrakter som selskapet finansierer. Eksportkreditt Norge ser på antikorrupsjonsarbeidet som en kontinuerlig prosess der man i hver enkelt utlånssak må utvise den nødvendige aktsomhet og vurdering av de involverte parter for å hindre korrupsjon i tilknytning til prosjektene som finansieres. For øvrig vises til selskapets til enhver tid gjeldende antikorrupsjonsrutiner. Ansatte og styremedlemmer i Eksportkreditt Norge skal ikke ta del i noen form for bestikkelser eller korrupsjon. Korrupsjonshandlinger omfatter; i) forsøk på å bestikke andre (aktiv korrupsjon), ii) å la seg bestikke (passiv korrupsjon) og iii) påvirkningshandel, dvs. korrupsjonshandlinger mellom to personer for å påvirke en tredje person. Straffelovens bestemmelser omfatter også korrupsjon ift noens stilling, verv eller oppdrag i utlandet. Strafferammen for korrupsjon er streng med en strafferamme på opp til 10 år, og medvirkning straffes på samme måte. Forhold til kunder, leverandører og forbindelser Eksportkreditt Norge er avhengig av, og skal søke å skape, gode relasjoner til nåværende og fremtidige kunder og andre forretningsforbindelser. Alle ansatte skal dog påse at disse relasjonene ikke blir så tette at de kan gi grunnlag for tvil om den personlige integritet, eller kan skade tilliten til Eksportkreditt Norge utad. Ansatte skal, hverken for seg selv eller andre, ta imot eller tilby gaver eller andre ytelser og fordeler som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Gaver eller andre ytelser og fordeler kan omfatte penger, rabatter, gjenstander med økonomisk verdi, invitasjon til deltakelse på arrangementer, reiser og liknende som betales av andre. Disse regler er ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av mindre verdi, for eksempel blomster eller lignende til en verdi av maksimalt NOK 500,-. Ansatte som mottar slike gaver skal informere nærmeste

6 overordnede. Alle ytelser og fordeler utover en verdi av NOK 500,- må klareres med nærmeste overordnede. Eksportkreditt Norge skal dekke alle utgifter i forbindelse med at ansatte deltar på reiser, konferanser, seminarer og liknende som arrangeres av kunder og forretningsforbindelser. Ved deltakelse på Eksportkreditt Norge sine kundearrangementer skal den enkelte kunde/leverandør betale reiseutgifter og utgifter til hotell. Eventuelle unntak skal godkjennes av administrerende direktør. Alle arrangementer må være i Eksportkreditt Norges regi dersom Eksportkreditt Norge skal dekke kostnadene. Eksportkreditt Norge dekker ikke kostnader til arrangementer som er i privat regi. Retningslinjene ovenfor skal ikke være til hinder for bruk av virkemidler som innebærer normal kontakt i forretningsforhold, gjensidig informasjonsutveksling, kunnskapsformidling og vanlig gjestfrihet. Eksportkreditt Norge kan f. eks. gi gave sammen med andre långivere og garantister i tilknytning til skipsdåp. Det skal imidlertid vises varsomhet med tiltak som kan bli feiloppfattet av omverden, herunder utvises nøkternhet. Tiltak som er etisk tvilsomme skal ikke forekomme. Arbeidsmiljø Eksportkreditt Norge aksepterer ingen form for mobbing, trakassering, diskriminering eller annen utilbørlig adferd overfor kolleger eller andre du forholder deg til som ansatt i Eksportkreditt Norge. Den enkelte har et medansvar for et godt miljø som ivaretar helse og sikkerhet. Bruk av Eksportkreditt Norges eiendeler IT utstyr og kontorutstyr er Eksportkreditt Norges eiendom, og skal i hovedsak benyttes til arbeidsrelaterte formål i overensstemmelse med selskapets gjeldende IT instruks. Varsling Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. For selskapet og samfunnet forøvrig, er varsling positivt da kritikkverdige forhold kan og bør rettes opp. Arbeidsmiljøloven 2-4 (1) gir arbeidstaker rett til å varsle, og 2-5 (1) gir arbeidstaker et vern mot gjengjeldelse ved varsling. Ved eventuell varsling skal arbeidstaker ta hensyn til reglene om taushetsplikt. Ansatte skal varsle dersom vedkommende får kunnskap om forhold i virksomheten som er i strid med lover, forskrifter og interne regler og retningslinjer. Ved varsling skal det utøves aktsomhet, og forholdet skal alltid først tas opp internt. Som utgangspunkt bør nærmeste overordnede eller den som har ansvaret for forholdet, varsles først. Varsling kan også skje til selskapets ledelse, tillitsvalgte eller til bedriftshelsetjenesten. Varsling kan gjøres anonymt i brevs form uten avsender. Se for øvrig egen varslingsrutine. Konsekvenser av brudd på retningslinjene Brudd på Eksportkreditt Norges etiske retningslinjer er alvorlig. Det vil kunne utsette statens midler eller Eksportkreditt Norge for skade og tap, eller svekke eiers eller samfunnets tillit til at fullmakten Eksportkreditt har til å gi lån på vegne av staten, samt tilgangen til statens midler, blir anvendt forsvarlig og betryggende. Brudd vil bli møtt med reaksjon tilpasset overtredelsens art og omfang. Brudd vil i samsvar med arbeidsmiljøloven og personalreglement kunne få følger for den ansatte, herunder oppsigelse/avskjed, rapportering til relevante myndigheter og krav om erstatning ved tap eller skade.