Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 2 av 134
Forord Til alle brukere av fagskolens kvalitetshåndbok I tråd med Kunnskapsdepartementets forskrift 1 om godkjenning etter fagskoleloven og NOKUTs retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning 2 etter lov om fagskoleutdanning 3 4, har Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører utarbeidet et internt system for kvalitetssikring for å sikre kontinuerlige forbedringer og utdanningenes yrkesrelevans. Dette dokumentet som kalles fagskolens kvalitetshåndbok, er ment å gi en overordnet oversikt over hvordan fagskolen har bygd opp sitt kvalitetssystem. Kvalitetssystemet ved fagskolen er et helhetlig sett av elementer som skal sikre og utvikle studiekvaliteten ved fagskolen. Systemet omfatter alle prosesser som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avsluttende studie og alumni. Systemet omfatter all utdanning ved fagskolen og vil gjennom ulike systemer, prosedyrer og veiledninger bidra til å sikre at alle tilknyttet fagskolen arbeider mot angitte mål og mulige forbedringer. Kvalitetssystemet skal være en integrert og naturlig del av fagskolens daglige arbeid og slik sett være forankret på alle nivåer i organisasjonen. Alle ansatte skal ha inngående kunnskap om fagskolens kvalitetssystem, - kjenne til rutiner og prosedyrer for evaluering og rapportering samt holde seg oppdatert i forbindelse med revisjoner av denne. Slik sett har alle ansatte et ansvar for å bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring. Kvalitetssystemet skal bidra til å fremme en generell kvalitetsbevissthet og -kultur hos både studenter/ elever og ansatte. Systemet skal bidra til å vedlikeholde og tilgjengeliggjøre dokumenter og informasjon som er nødvendige verktøy i kvalitetsarbeidet. Systemet skal også bidra til å organisere et systematisk kvalitetsarbeid gjennom konkrete roller og oppgaver for ulike personer for å kunne dokumentere kvalitetsarbeidet og -utviklingen gjennom målbare resultater. Endringslogg Dato Endringsbeskrivelse Produsent Versjon 17.02.2010 Vedtatt i fagskolestyret HJ 1.0. 01.02.2011 Ferdigstilling av revisjon Kvalitetsutvalget 1.9.0 08.02.2011 Vedtatt i fagskolestyret HJ 2.0 1 FOR-2008-04-23-391 2 Fastsatt 26.01.2009 3 5.1, 5.2, 6.4, og 7.2 4 LOV-2003-06-20-56 Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 3 av 134
Innholdsfortegnelse Forord... 3 Kvalitetssikring og -utvikling i organisasjonen... 6 Formålet med KSS... 6 Dokumentasjon... 6 Sentrale dokumenter... 7 Fagskolens strategi og visjoner... 7 Strategiske fokusområder... 7 Fagskolens virksomhetsstyring... 7 Organisasjon... 8 Opplæring, ansvarliggjøring og implementering... 9 Informasjon om KSS... 9 Myndighet og ansvar... 9 Evaluering og dialog... 10 Evalueringstretthet... 11 Rapportering... 11 Forbedring og utvikling Vea, en lærende organisasjon... 11 Systembeskrivelse KSS-program... 13 Figurliste... 15 Kvalitetsprosessene... 16 Sammendrag av ansvarshavende og oppfølgingsansvarlig... 17 Kvalitetsprosess 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet... 19 1.1 - Opptak av studenter/elever... 21 1.2 - Informasjon til studenter/elever... 23 1.3 - Markedsføring av studietilbud... 25 1.4 - Oppstart av nytt studieår... 27 1.5 - Eksamen og vitnemål... 29 Kvalitetsprosess 2 Studentens vurdering av utdanningstilbudet... 32 2.1 - Læringsmiljøevaluering (studenttilfredshet)... 38 2.2 - Læringsplattform (It s Learning)... 40 2.3 - IKT-ressurser for studenter og ansatte... 42 2.10 - Underveis- og sluttvurdering for klasser.... 44 2.20 - Sluttevaluering i fag eller emnesområder/moduler... 46 2.30 - Internasjonal aktivitet... 48 2.31 - Kurs- og fagdagsevalueringer... 50 2.32 - Evaluering av oppdragsvirksomhet... 52 Kvalitetsprosess 3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet 54 3.1 - Sensors vurdering enkeltfagseksamener... 55 3.2 - Sensors vurdering tverrfaglige eksamener... 57 3.3 - Faglærers vurdering... 59 Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 4 av 134
Kvalitetsprosess 4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet... 62 4.1 - Bransjeundersøkelse Blomsterdekoratørbransjen... 64 4.2 - Bransjeundersøkelse Gartnerbransjen... 66 4.3 - Bransjeundersøkelse Anleggsgartnerbransjen... 68 4.4 - Bransjeundersøkelse Mesterbrevsorganisasjoner... 70 4.10 - Samarbeidspartnerundersøkelse... 72 4.20 - Oppfølgingsundersøkelse uteksaminerte studenter... 74 4.21 - Alumniundersøkelse... 76 4.30 - Kompetanseråd... 78 Kvalitetsprosess 5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten... 80 5.1 - Teammøte gartnerfagene... 82 5.2 - Teammøte blomsterdekoratørfag... 84 5.3 - Teammøte stab... 86 5.4 - Teammøte teknisk drift... 88 5.5 - Teammøte produksjonsavdelingen... 90 5.6 - Personalmøter... 92 5.7 - Storteammøter... 94 5.10 - Ledergruppemøte (VLG)... 96 5.12 - Arbeidsmiljøutvalgsmøter (AMU)... 98 5.13 - Medbestemmelsesmøte (MB)... 101 5.14 - Skolemiljøutvalgsmøte (SMU)... 103 5.15 - Tilsettingsråd (TR)... 105 5.16 - Innstillingsråd (IR)... 107 5.17 - Styremøter... 109 5.18 - Elev- og studentdemokratiet ved Vea (ESDV)... 111 5.20 - Medarbeidersamtale... 112 5.30 - KSS-seminar... 114 Kvalitetsprosess 6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten... 116 6.1 - Studieprogramforbedring /revisjon... 117 6.2 - Kvalitetsrapport... 120 Kvalitetsprosess 7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud... 123 7.1 Etablering av nye utdanningstilbud... 125 Mal for initiativ til nye utdanningstilbud... 130 Mal for utarbeidelse av prosjektmandat... 131 Attestasjon... 133 Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 5 av 134
Kvalitetssikring og -utvikling i organisasjonen Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører har utviklet en egen kvalitetshåndbok for å sikre at fagskolen ivaretar de forventede krav 5 til kvalitet på utdanningen. a bygger på fagskolelovens krav til tilfredsstillende interne systemer for kvalitetssystemer. Håndboka er forsøkt bygget opp som et logisk, enkelt og praktisk verktøy og skal ikke være til hinder for kontinuerlig revisjon, videreutvikling og endring. Dette innebærer at kvalitetssystemet må være fleksibelt, slik at det er mulig å definere inn nye kvalitetsområder. Kvalitet på undervisningen og fagskolens systemer skal derfor være tuftet på en grunnleggende forståelse for å nå målene i de prosessene som kvalitetshåndboken viser til. Kvalitetsarbeidet vil foregå i ulike faser med ulike aktiviteter, rutiner og prosesser. Systemet skal frembringe dokumentasjon fra elever/studenter/alumni, de ansatte, sensorer, kompetanseråd/bransjen og øvrige eksterne interessenter. Dokumentasjonen skal benyttes til å evaluere gjennomførte aktiviteter. Evalueringen skal føre til en rapport som danner grunnlag for å vurdere kvaliteten i utdanningene samt forbedre og videreutvikle fagskolen som institusjon og fagskolens utdanningstilbud. For å sikre god og nødvendig dialog med bransjene som inngår i fagskolens fagområde ble det 10. januar 2011 etablert et partsammensatt kompetanseråd som skal ivareta den nødvendige bransjeforankringen ved etablering av nye studier og kvalitetssikring av eksisterende studier. Formålet med KSS Kvalitetssystemet skal fokusere på virksomhetens arbeid med kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Kvalitetssystemet skal være en integrert og naturlig del av fagskolens daglige arbeid og alle ansatte skal holde seg informert om fagskolens kvalitetssystem og holde seg oppdatert ifm. revisjoner av denne. Slik sett har alle ansatte et ansvar for å bidra til kvalitetsforbedring. Dokumentasjon I tråd med NOKUTs forskrift om kvalitetssikring skal arbeidet med og rundt kvalitetssystemet bidra til at det utvikles en sterk kvalitetskultur i organisasjonen. Systemet skal legge til rette for å systematisk dokumentere studiekvalitet, påskjønne godt kvalitetsarbeid og følge opp sviktende kvalitet. Systemet skal legge til rette for utviklingsperspektivet i et helhetlig arbeid med studiekvalitet og læringsmiljø. Systemet skal ta for seg områder man skal bli målt på. NOKUT har definert disse områdene til å være: 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet 2 Studentenes vurdering av utdanningstilbudet 3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet 4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet 5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten 6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten 7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud 5 Jf. NOKUTs retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning 26.01.2009 Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 6 av 134
Sentrale dokumenter Fagskolens kvalitetssystem (KSS-håndbok) er forankret i sentrale plan- og styringsdokumenter samt eksterne og interne forhold. Jf. ny offentlighetslov med forskrift gjeldende fra 1. januar 2009 er det krav om at informasjon om organisasjonen gjøres elektronisk tilgjengelig. Fagskolens styringsdokumenter samt KSS-håndbok gjøres tilgjengelig for alle brukere og eksterne interessenter på fagskolens hjemmeside: www.vea-fs.no. Fagskolens strategi og visjoner a skal bidra til å nå virksomhetens visjon og verdigrunnlag. Fagskolens visjon og virksomhetsgrunnlag er: Visjon: Vea den inspirerende grønne fagskolen! Slagord: Vea skaper gledesspredere Virksomhetsgrunnlag: Vea - en markedstilpasset og toneangivende fagskole som utdanner dyktige, synlige og ettertraktede utøvere innen grønne yrkesfag, - i et vakkert, engasjerende og annerledes miljø Strategiske fokusområder For at Vea som organisasjon og utdanningstilbyder skal fremstå som en fagskole og tilbyder av utdanninger, kurs og oppdrag med høy kvalitet, og for at Veas renommé som fagskole bygges opp, kreves det økt fokus og tiltak innen noen viktige områder som skoleeier, Kunnskapsdepartementet (KD), krever at fagskolen skal ha som målsetning for å utvikle en organisasjon som: Gir fagskoleutdanning med god kvalitet Øker studenttallet gjennom fleksible og tilpassede studieopplegg Hever kompetansen hos de ansatte Har faglig utviklende samarbeid med nasjonale og internasjonale miljøer Fagskolens virksomhetsstyring Den overordnede målsettingen med fagskolens kvalitetshåndbok er at håndboken skal bidra til god styring og kvalitetssikring i forhold til de mål og strategier som til enhver tid er gjeldende for fagskolen. Figur 1 viser at det skal utarbeides rapporter på alle nivåer, slik at fagskolen hele tiden kan være i stand til å iverksette tiltak på bakgrunn av disse med tanke på utvikling, forbedring og lukking av avvik. Det er videre viktig at alle målinger som gjennomføres gir relevant og god informasjon for å sikre et tilstrekkelig bilde av kvaliteten på alle nivåer i virksomheten som er ytterligere vist i Figur 5 som forklarer logikken i fagskolens styringssløyfe. Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 7 av 134
Iverksettelse Mål og strategier (KSS-seminar) Planer og tiltak Forbedring på mikronivå Forbedring på makronivå Skolen som helhet Alle avdelinger All studier Alle fag Rapportering i KSS-systemet Figur 1: Modell som viser rapporteringssystemet. Alle rapporter samles i en database (KSS-programmet) for dette. På bakgrunn av funn iverksettes det små og store tiltak på både mikro og makronivå. På mikronivå iverksettes tiltak basert på en forståelse mellom få parter. Hvert år gjennomføres en gjennomgang av alle rapporteringer i KSS-programmet samt en revisjon av hele systemet. Dette foregår på makronivå og er ytterligere beskrevet i kvalitetsprosess 5.30 Organisasjon Vea er en statlig eid fagskole hvor fagskolestyret er fagskolens øverste styringsorgan. Styret er ansvarlig for at studentene får en utdanning i henhold til gjeldende lovverk, samt studieplaner og læreplaner godkjent av NOKUT. Studenter og ansatte har representanter i styret. De valgte representanter for studentene og ansatte har fulle rettigheter. Fagskolens rektor er ansvarlig for den daglige driften av fagskolen. For illustrasjon av organisasjonen, se Figur 2 Styret Direkte underlagt Kunnskapsdepartementet Rektor Pedagogisk utviklingsleder Assisterende rektor Avdeling for Stab Avdeling for Park og veksthus Avdeling for Teknisk drift Avdeling for Blomsterdekoratørfagene Avdeling for Gartnerfagene Figur 2: Organisasjonskart, Vea - Statens fagskole for gartner og blomsterdekoratører Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 8 av 134
Opplæring, ansvarliggjøring og implementering Hensikten med kvalitetssystemet er at det skal skapes en tydelig forståelse av interne oppgaver og ansvarsforhold og at dette inngår i et helhetlig opplegg, der både ansatte og studenter bidrar til å skape høy kvalitet. Alles bidrag skal ha til hensikt å skape gjensidig informasjon og samhandling til det beste for fagskolen virksomhet. For å skape god integrasjon på alle nivåer i organisasjonen er det av vesentlig betydning at alle i virksomheten: forstår formålet med KSS kjenner til og er informert om KSS som system kjenner til hvilke prosesser KSS omfatter kjenner til rutiner og prosedyrer for evaluering og rapportering forstår betydningen av de handlinger som iverksettes Ansatte: Alle nivåer i organisasjonen skal være INFORMERT om systemet for kvalitetssikring Alle med personalansvar skal gis OPPLÆRING I SYSTEMET Alle med personalansvar skal SIGNERE på at de har gjennomgått systemet. Alle med personalansvar skal SIGNERE på at de har presentert relevante deler av innholdet og strukturen for sin avdeling. Alle nyansatte skal informeres om, og læres opp i, KSS. Dette er nærmeste leders ansvar. Studenter: Skal informeres om at fagskolen har KSS og hensikten med dette Skal delta i undersøkelser Skal delta i KSS-seminar for å evaluere systemet og bidra til videreutvikling Informasjon om KSS KSS-håndboka og informasjon om den skal ligge tilgjengelig for alle, både for ansatte, studenter og eksterne interessenter på fagskolens internettadresse og læringsportal. Kvalitetsrapporten skal være åpent tilgjengelig for ansatte, studenter og eksterne interessenter på fagskolens internettadresse og læringsportal. Myndighet og ansvar Rektor har det overordnede ansvar for kvalitetssystemet. Assisterende rektor og avdelingslederne har ansvar for at systemet ajourføres, etterleves og brukes etter forutsetningene. Oppfølging av kvalitetsarbeidet er en naturlig del av medarbeidersamtalen mellom medarbeider og nærmeste leder. Figur 3 beskriver ansvar og myndighet innenfor evaluerings- og rapporteringsveier. Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 9 av 134
Assisterende rektor Rektor KSS-seminar Studentforum Studenter Kvalitetsrapport behandles i fagskolestyret ved Vea statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Avdelingslederne Avdelingene Evaluering jfr. prosessdokumentene i KSS-håndboka Årsrapport med vedlagt Kvalitetsrapport til: Riksrevisjonen Kunnskapsdepartementet NOKUT (på forlangende) Figur 3: Ansvars- og myndighetsmodell for evaluerings- og rapporteringsveier. Den røde boksen sier noe om det arbeidet som legges ned for å kartlegge og finne ut av kvalitetsfaktorene ved fagskolen. De grønne feltene viser hvor i organisasjonen arbeidet med kvalitetssikring foregår, mens den blå boksen viser hvor kvalitetssikringssystemet overvåkes og kontrolleres. De brune feltene viser mottakere for årsrapportering for kvalitetssikring ved fagskolen. De røde pilene viser gangen i kvalitetsarbeidet, mens de blå pilene viser rapporteringsretningen. Evaluering og dialog Systemet skal legge til rette for evalueringer og dialoger som samler kvalitative og kvantitative data som grunnlag for vurderingen av undervisning og læringsmiljø. Det handler om faste evalueringsordninger og møtepunkter mellom ledelse, administrasjon 6, lærere, studenter/elever og andre interessenter. Hvordan dialogen mellom de respektive parter i systemet gjennomføres er definert i systemprogrammet. Noen dialogområder kan være faste møtefora mens andre kan være undersøkelser som gjennomføres i Questback. De evalueringsformene som ikke bygger på dialog er av mer statistisk karakter. Kvalitetsprosess 7, som omhandler etablering og kvalitetssikring av nye og eksisterende studietilbud, omhandler i stor grad dialog, og arbeidsprosesser. Fagskolen ser av NOKUTs retningslinjer av 26.01.2009 at prosess 7 skal omhandle rutiner for etablering av nye utdanningstilbud. Fagskolen ser imidlertid behov for at dette også omhandler kvalitetssikring, videreutvikling og evaluering av eksisterende studietilbud. Arbeidene i prosess 7 er av langsiktig karakter og vil kunne bidra til å trekke opp strategiske utviklingsperspektiver hva angår fagskolens utvikling av studieportefølje og fagområde. Alle kvalitetsprosessene i del 7 er av så prinsipiell viktig karakter at fagskolestyret er vedtaksførende organ for alle anbefalinger som fremmes fra ledelsen/kompetanserådet. 6 Her forstått som alle administrativt ansatte i ikke-pedagogiske stillinger. Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 10 av 134
Evalueringstretthet Fagskolen er kjent med at høy grad av evalueringsfrekvens (mange undersøkelser) kan medføre evalueringstretthet. Fagskolen vil derfor legge til rette for at undersøkelsene kan gjennomføres i organisert form i undervisningstiden, slik at dette ikke oppleves som merarbeid. Forebygging av evalueringstretthet er også blant annet ivaretatt ved at noen prosesser som omhandler evaluering av fag tar høyde for små fag, og at frekvensen for evaluering av disse er lavere en for de store og tyngre fagene. Det vil også iverksettes ytterligere tiltak om det viser seg at tretthet oppstår. Rapportering Evalueringene og dialogene skal føre til rapporter som måles opp mot de prosessbeskrivelsene som er definert for evalueringsområdet. I hver rapport skal det framkomme hvilke områder organisasjonen arbeider bra med for å ivareta den kvaliteten som kan forventes. Det skal også rapporteres på de avvik og forbedringsområder som avdekkes. Ethvert avvik eller forbedringsområde skal generere en avviksmelding. Denne skal følges opp med forslag til tiltak. Avvikene og de foreslåtte tiltakene skal arbeides med i alle organisasjonens fora hvor dette naturlig er forankret. Når tiltakene er i verksatt og fungerer etter intensjonen, anses avviket som avsluttet, og lukkes i systemet. Forbedring og utvikling Vea, en lærende organisasjon Fagskolen ser det som svært viktig å sikre at utdanningstilbudene ikke bare gir kortsiktige gevinster, men også skaper kvalitet over tid. Dette innebærer at det skal arbeides med evalueringssystemer som ivaretar både kortsiktige og langsiktige perspektiver. I sum danner dette utgangspunktet for å justere og forbedre neste utdanningsperiode, se Figur 4. Hensikten er å sikre at vi hele tiden har et utdanningstilbud som oppleves som nyttig og yrkesrelevant og som er forankret i bransjen. Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 11 av 134
NOKUTs retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning Lov om videregående opplæring med forskrifter Fagskoleloven med forskrifter Øvrige lover forskrifter og reglementer Årlig tildelingsbrev fra KD Strategisk plan og sentrale dok. Studieplanene Føringer/premisser Utvikling og forbedring Prosessdokumentene i KSS-håndboka Utdanning av høy kvalitet Figur 4: Kvalitetsutvikling er en kontinuerlig prosess, men det er likevel en del sentrale lover/forskrifter og sentrale dokumenter som legger premisser for kvalitetsarbeidet i organisasjonen. Kvalitetsarbeidet ved fagskolen vil ikke kunne påvirke enkelte av disse. Fagområdegodkjenning vil være å anse som et sentralt dokument innefor NOKUTs godkjenning, her vist i øverste linje. Fagskolen tar mål av seg å være en lærende organisasjon, en organisasjon som evner å omstille seg og som til enhver tid omsetter nye erfaringer til ny læring. Dette søker vi å gjennomføre på en enkel og oversiktlig måte, se Figur 5 - En lærende organisasjon. 0-læring Mål Handling Resultat Akseptabelt Uakseptabelt Enkelkretslæring Dobbelkretslæring Figur 5: En lærende organisasjon 0-læring: Alle handlinger som ikke er gjenstand for evaluering, I-læring: Handlinger som blir evaluert og der vi bare vurderer å justere handlingene (enkelkretslæring), II-læring: Handlinger som blir evaluert og der vi også vurderer å endre selve målsettingen for handlingen (dobbelkretslæring) Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 12 av 134
Systembeskrivelse KSS-program Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører benytter et nyutviklet dataprogram, levert av Swiboda.com, som bidrar med å ivareta oppfølging og rapportering av kvalitetsindikatorene. Kort fortalt fungerer programmet ut fra følgende beskrivelse: 1. Alle NOKUTs kvalitetssikringsområder legges inn i systemet etter samme system som NOKUT har beskrevet 7 2. Alle kvalitetsprosesser (jf. denne kvalitetshåndbok) legges inn i den kategori de hører inn under 3. Hver enkelt utført handling i prosesskortet legges inn av ansvarlig for dette Alle handlinger som skal finne sted vil med dette være lagt inn i systemet. Her vi det komme opp informasjon om hvem som er ansvarlig og rapporteringslinjene. Alle handlinger legges inn i systemet med tilhørende handlingsfrister (datoer). Når en handling skal finne sted får den ansvarlige melding om dette i sin e-post. Om handlingen ikke finner sted så vil den som er over vedkommende i hierarkiet i systemet motta melding om dette slik at tiltak kan iverksettes. Dette for å sikre at alle gjør det de har som ansvar, samt sørge for at utenforliggende faktorer også følges opp, eksempelvis ved sykdom eller lignende. Når en handling er utført skal det legges inn i systemet en rapport som sier noe om funnene i handlingen. Funnene kan være av positiv karakter eller av negativ karakter (avvik). Alle avvik legges inn med forslag til forbedring, tiltaksrekkefølge og oppfølgingsansvarlig med datoer. Om avvikene ikke lukkes i henhold til det som er bestemt for avviket vil den som er ansvarlig få melding om dette på e-post. Om avviket forblir åpent vil det gå rapporter til den over vedkommende i systemet slik at tiltak for hvordan avviket kan lukkes kan iverksettes av en overordnet i systemet. 7 Jf. NOKUTs retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning 26.01.2009 Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 13 av 134
Rapporter Alle positive funn, alle avvik, og resultater fra alle handlinger samles i aktuelle rapporter. Disse kan distribueres og viderehåndteres eksempelvis i en årsrapport eller på KSS-semnar Ansvarsbrudd Om den/de som er ansvarlig ikke følger opp vil systemet sende en melding til oppfølgingsansvarlig som iverksetter nødvendige tiltak Oppfølging av avvik Alle avvik som er lagt inn i systemet lukkes av de ansvarlige innen frister som er gitt i systemet av ansvarlig Negative funn Alle avvik (negative funn legges inn i område for dette med informasjon og datofesting for videre oppfølging. Positive funn Alle positive funn legges inn i område for dette Prosessdokumentansvarlig Legger informasjon om sin kvalitetsprosess inn KSS-programmet Melding Mail til den/de som har handling som skal utføres sendes til oppgitt tid Handling Den/de utfører handling Ansvarsbrudd Evaluering Det gjennomføres en rapport som legges inn i systemet av ansvarlig. Start KSS Om den/de som er ansvarlig ikke følger opp vil systemet sende en melding til oppfølgingsansvarlig som iverksetter nødvendige tiltak Figur 6: Handlingslinjer i KSS-programmet Alle rapporteringslinjer leder til sist opp til rektor som vil motta rapporter fra systemet om ingen følger opp i systemet. Systemet genererer de rapporter som til enhver tid er ønskelig og kan settes sammen på en slik måte at man får den rapporten man selv ønsker. En del standardiserte rapporter er imidlertid lagt inn i systemet. Alle e-postrapporter er standardisert. De ansvarlige vil også ved innlogging i systemet få en liste over alle de avvik som til enhver tid ikke er lukket, som vedkommende har ansvaret for, samt en liste over alle de frister (datoer) for handling systemet har registeret på vedkommende. Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 14 av 134
Figurliste Figur 1: Modell som viser rapporteringssystemet. Alle rapporter samles i en database (KSSprogrammet) for dette. På bakgrunn av funn iverksettes det små og store tiltak på både mikro og makronivå. På mikronivå iverksettes tiltak basert på en forståelse mellom få parter. Hvert år gjennomføres en gjennomgang av alle rapporteringer i KSS-programmet samt en revisjon av hele systemet. Dette foregår på makronivå og er ytterligere beskrevet i kvalitetsprosess 5.30... 8 Figur 2: Organisasjonskart, Vea - Statens fagskole for gartner og blomsterdekoratører... 8 Figur 3: Ansvars- og myndighetsmodell for evaluerings- og rapporteringsveier. Den røde boksen sier noe om det arbeidet som legges ned for å kartlegge og finne ut av kvalitetsfaktorene ved fagskolen. De grønne feltene viser hvor i organisasjonen arbeidet med kvalitetssikring foregår, mens den blå boksen viser hvor kvalitetssikringssystemet overvåkes og kontrolleres. De brune feltene viser mottakere for årsrapportering for kvalitetssikring ved fagskolen. De røde pilene viser gangen i kvalitetsarbeidet, mens de blå pilene viser rapporteringsretningen.... 10 Figur 4: Kvalitetsutvikling er en kontinuerlig prosess, men det er likevel en del sentrale lover/forskrifter og sentrale dokumenter som legger premisser for kvalitetsarbeidet i organisasjonen. Kvalitetsarbeidet ved fagskolen vil ikke kunne påvirke enkelte av disse. Fagområdegodkjenning vil være å anse som et sentralt dokument innefor NOKUTs godkjenning, her vist i øverste linje.... 12 Figur 5: En lærende organisasjon... 12 Figur 6: Handlingslinjer i KSS-programmet... 14 Figur 7: Flytdiagram for etablering av nye utdanningstilbud.... 124 Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 15 av 134
Kvalitetsprosessene Enhver kvalitetskritisk prosess er forfattet i hvert sitt prosessdokument. Dokumentene bygger på NOKUTs krav til system for kvalitetssikring som sier: Tilbyder av fagskoleutdanning er selv ansvarlig for å sikre at den (de) utdanningstilbud som den tilbyr holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans. Tilbyder må derfor alltid ha oppdatert kunnskap om forhold og prosesser som har vesentlig betydning for kvaliteten i utdanningstilbudet som tilbys eller planlegges. Med dette som grunnleggende forståelse har NOKUT utarbeidet 7 dokumentasjonsområder 8 som skal oppfylles. Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører har lagt de ulike dokumentasjonsområdene til grunn for de prosessene som skal fremskaffe målbare data i kvalitetsarbeidet. Hvordan prosessene følges opp er beskrevet under systembeskrivelsen. Alle de prosesser fagskolen skal måles etter er detaljert beskrevet i hvert sitt prosessdokument som er gjengitt under det dokumentasjonsområde de har en naturlig tilhørighet til. Saker som er unntatt offentlighet vil ikke bli registret i kvalitetssystemet, men behandles i henhold til gjeldende rutiner og forskrifter for dette. 8 Viser til side 5 hvor det kommer fram at fagskolen ikke pr. dags dato har aktivert kvalitetsprosess 7 Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 16 av 134
Sammendrag av ansvarshavende og oppfølgingsansvarlig Prosessdokument i kvalitetsprosess 1 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 1.1 - Opptak av studenter/elever Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Assisterende rektor Avdelingsleder gartnerfagene Arkivleder 1.2 - Informasjon til studenter/elever Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Arkivleder Bibliotekar IKT-ansvarlig 1.3 - Markedsføring av studietilbud Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 1.4 - Oppstart av nytt studieår Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder teknisk drift Avdelingsleder stab Avdelingsleder produksjon 1.5 - Eksamen og vitnemål Studieadministrasjon Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Rektor Prosessdokument i kvalitetsprosess 2 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 2.1 - Læringsmiljøevaluering (studenttilfredshet) Studieadministrasjon Avdelingsleder stab 2.2 - Læringsplattform (It s Learning) IKT-ped Assisterende rektor Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene 2.3 - IKT-ressurser for studenter og ansatte IKT-ped Avdelingsleder stab 2.10 - Underveis- og sluttvurdering for klasser. Avdelingsleder gartnerfagene Assisterende rektor 2.30 - Internasjonal aktivitet Internasjonal koordinator Assisterende rektor Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag 2.31 - Kurs- og fagdagsevalueringer Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 2.32 - Evaluering av oppdragsvirksomhet Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Assisterende rektor Prosessdokument i kvalitetsprosess 3 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 3.1 - Sensors vurdering enkeltfagseksamener Studieadministrasjon Assisterende rektor 3.2 - Sensors vurdering tverrfaglige eksamener Studieadministrasjon Assisterende rektor 3.3 - Faglærers vurdering Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Assisterende rektor Assisterende rektor Rektor Prosessdokument i kvalitetsprosess 4 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 4.1 - Bransjeundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Blomsterdekoratørbransjen 4.2 - Bransjeundersøkelse Gartnerbransjen Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 4.3 - Bransjeundersøkelse Anleggsgartnerbransjen Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 4.4 - Bransjeundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Mesterbrevsorganisasjoner 4.10 - Samarbeidspartnerundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 4.20 - Oppfølgingsundersøkelse uteksaminerte Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab studenter Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 17 av 134
4.21 - Alumniundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab Prosessdokument i kvalitetsprosess 5 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 5.1 - Teammøte gartnerfagene Avdelingsleder gartnerfagene Assisterende rektor 5.2 - Teammøte blomsterdekoratørfag Avdelingsleder Assisterende rektor blomsterdekoratørfag 5.3 - Teammøte stab Avdelingsleder stab Assisterende rektor 5.4 - Teammøte teknisk drift Avdelingsleder teknisk drift Assisterende rektor 5.5 - Teammøte produksjonsavdelingen Avdelingsleder produksjon Assisterende rektor 5.10 - Ledergruppemøte (VLG) Rektor Assisterende rektor 5.12 - Arbeidsmiljøutvalgsmøter (AMU) HVO Assisterende rektor 5.13 - Medbestemmelsesmøte (MB) Rektor Assisterende rektor 5.14 - Skolemiljøutvalgsmøte (SMU) Rektor Assisterende rektor 5.15 - Tilsettingsråd (TR) Rektor Assisterende rektor 5.16 - Innstillingsråd (IR) Avdelingsleder stab Assisterende rektor 5.17 - Styremøter Rektor Assisterende rektor 5.18 - Elev- og studentdemokratiet ved Vea (ESDV) Leder i elev- og Assisterende rektor studentdemokratiet 5.20 - Medarbeidersamtale Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder teknisk drift Avdelingsleder stab Avdelingsleder produksjon Rektor Assisterende rektor 5.30 - KSS-seminar Assisterende rektor Rektor Prosessdokument i kvalitetsprosess 6 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 6.1 - Studieprogramforbedring /revisjon Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratør Assisterende rektor Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 18 av 134
Kvalitetsprosess 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet Kvalitetsprosessene til del 1 bygger på NOKUTs krav til kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet som sier: Systemet må framskaffe informasjon etter noen kvantitative indikatorer som kan belyse kvaliteten i utdanningstilbudet, for eksempel om studentgruppens nivå og bakgrunn ved opptak, innsatsfaktorer i undervisningen og infrastruktur, eksamensresultater og gjennomstrømming. Den kvantitative informasjonen må analyseres, slik at den kan brukes og bli brukt aktivt i videre arbeid med sikte på utvikling og forbedring. Kvalitetsprosessene det rapporteres på i denne delen er: 1.1 Opptak av studenter/elever 1.2 Informasjon til studenter 1.3 Markedsføring av studietilbud 1.4 Oppstart av nytt studieår 1.5 Eksamen og vitnemål Aktiviteter med fastlagte frister: Pros. Prosessnavn Frist Aktivitet Ansvarlig /intervall 1.1 Opptak av 01.janskolestart Fortløpende opptak Opptakskomiteen A studenter/elever 1.1 Opptak av 01.okt Statistiske data på opptatte Studieadministrasjonen A studenter/elever studenter 1.1 Opptak av 01.nov Utarbeide opptaksrapport Opptakskomiteen R studenter/elever 1.2 Informasjon til 01.jul Its Learning - fjerne gamle IKT-ansvarlig A studenter/elever studenter 1.2 Informasjon til 01.aug Its Learning - legge til nye IKT-ansvarlig A studenter/elever studenter 1.3 Markedsføring av 01.aug Markedsteam offentliggjøres Ped. Avdelingsledere A studietilbud 1.3 Markedsføring av 10.aug Studentguide Markeds- og A studietilbud informasjonsrådgiver 1.3 Markedsføring av 15.des Studiekatalog Markeds- og A studietilbud informasjonsrådgiver 1.4 Oppstart av nytt 01.aug Its Learning IKT-ansvarlig A studieår 1.4 Oppstart av nytt 10.aug Kontroll av infrastruktur Avdelingsleder Stab A studieår 1.4 Oppstart av nytt 10.aug Planlegging praktiske forhold Studieadministrasjonen A studieår 1.4 Oppstart av nytt 15.augskolestart Aktiviteter første skoledag Studieadministrasjonen A studieår 1.4 Oppstart av nytt 01.sepskolestart Ped. Info til nye studenter Ped. Avdelingsledere A studieår 1.4 Oppstart av nytt 01.sepskolestart Aktiviteter i oppstartsperioden Studieadministrasjonen A studieår 1.4 Oppstart av nytt 01.sepskolestart Informasjon til nye studenter Studieadministrasjonen A studieår 1.4 Oppstart av nytt 15.okt Rapport studiestart (evaluering) Studieadministrasjonen R studieår 1.5 Eksamen og 01.mar Oppmelding til eksamen (VG2) Studieadministrasjonen A vitnemål (i.h.h. KD) 1.5 Eksamen og vitnemål 16.junskoleslutt Kompetansebevis/vitnemål Ped. Avdelingsledere A Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 19 av 134
Pros. Prosessnavn 1.5 Eksamen og vitnemål Frist /intervall 01.nov Aktivitet Fastsettelse av eksamensdato og form Ansvarlig Ped. Avdelingsledere A Løpende aktiviteter Pros. Prosessnavn 1.2 Informasjon til studenter/elever 1.2 Informasjon til studenter/elever 1.3 Markedsføring av studietilbud 1.3 Markedsføring av studietilbud 1.3 Markedsføring av studietilbud 1.3 Markedsføring av studietilbud 1.3 Markedsføring av studietilbud 1.5 Eksamen og vitnemål 1.5 Eksamen og vitnemål 1.5 Eksamen og vitnemål Frist /intervall Aktivitet Ansvarlig kontinuerlig Oppdatere hjemmeside Markeds- og A informasjonsrådgiver kontinuerlig Its Learning - kontinuerlig Ped. Avdelingsledere A oppdatering kontinuerlig Oppdatere hjemmeside Markeds- og A informasjonsrådgiver kontinuerlig Annonsering Markeds- og A informasjonsrådgiver kontinuerlig Brosjyrer Markeds- og A informasjonsrådgiver kontinuerlig Profileringsmateriell/profilartikler Markeds- og A informasjonsrådgiver kontinuerlig Oppfølging av interesserte Markeds- og A potensielle søkere informasjonsrådgiver Kontinuerlig Eksamenstekst 3 uker før eksamen Ped. Avdelingsledere A avvikles kontinuerlig Oppmelding til eksamen Studieadministrasjonen A kontinuerlig Forarbeid, avvikling og etterarbeid Studieadministrasjonen A Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 20 av 134
Prosessdokument 1.1 - Opptak av studenter/elever Systemplassering 1.1. Hva prosessen omfatter: Mål: Styrende dokumenter: Opptak av studenter/elever til alle typer studier ved fagskolen. At opptak av studenter/elever skjer raskt og riktig. At kommunikasjon med søkere/potensielle søkere samt andre partnere oppleves som tydelig og profesjonell. Eksterne dokumenter: 1. FOR-2003-06-20-1160 Forskrift om realkompetanse som mestereksamen. Forskrift om godkjenning av annen utdanning og arbeidspraksis (realkompetanse) i stedet for mestereksamener. (2003-06-20) 2. Norsk Lovtidend FOR-2003-03-04-421 Forskrift om godkjenning av realkompetanse. (2003-03-04) 3. Norsk Lovtidend FOR-2003-06-20-1160 Forskrift om realkompetanse som mestereksamen. (2003-06-20) 4. LOV-2003-06-20-56 Fagskoleloven - fgskol. Lov om fagskoleutdanning (fagskoleloven) (2003-06-20) 5. LOV-1998-07-17-61 Opplæringslova - oppll. Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). (1998-07-17) med forskrifter 6. Retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning (NOKUT) 26.01.2009 7. Statsbusjettet og årlige tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet (KD) Interne dokumenter: 1. Retningslinjer for realkompetansevurdering 2. Opptaksreglement 3. Klagereglement Aktuelle rutiner: 1. Opptaksrutiner 2. Klagerutine 3. Faktureringsrutiner Ansvarlig: Opptakskomité bestående av: Avdelingsleder blomsterdekoratørfag (opptaksleder for søkere til sin avd.) Avdelingsleder gartnerfagene (opptaksleder for søkere til sin avd.) Arkivleder (sekretær) Innledning Hovedregelen er at man søker opptak til utdanningene til fagskolen gjennom lokalt opptak. På nettsidene til fagskolen (www.vea-fs.no) finnes oversikt over alle studiene som det er mulig å bli tatt opp i. På videregående nivå er det sentralt opptak gjennom www.vigo.no. Til voksenopplæringsstudiene gjøres fortløpende opptak i samarbeid med Folkeuniversitetet Fjellugla kompetanse AS enten direkte til fagskolen på manuelle søknadsskjemaer, eller på folkeuniversitets hjemmesider www.fu.no. Aktiviteter / momenter 1 Informasjon om søknadsprosessen Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 21 av 134
Fagskolen har informasjon om søknad og opptak på fagskolens hjemmeside (www.vea-fs.no). Opptakskomiteen er tilgjengelig på egen e-postadresse og fagskolens telefonnummer. 2 Statistiske data Det skal utvikles statistiske data på: Antall henvendelser Antall søkere Antall opptatt Antall oppmøtt Tidspunkt for mottatt søknad Pedagogiske årsverk pr. student for fagskolen totalt og pr. fag Formal/realkompetanse o Herunder også bransjeerfaring og årsak til kompetanseheving. Alder Kjønn Geografi (fylkestilhørighet) 3 Opptaksrapport Det skal gjøres en undersøkelse på om opptaket har skjedd i henhold til gjeldende rutiner Opptakskomiteen skal utarbeide en rapport for hvordan opptaket har skjedd. Avvik skal rapporteres i.h.t. gjeldende rutine (ref. systemprogram) Dokumentinformasjon Sist revidert dato: 09.11.2009 Revidert av: Østen, Hildegunn, Kristian, Hildegard Versjonnr.: V 1.0 Godkjent av: V 1.0 Oppfølgingsansvarlig: Assisterende rektor Evt. arkivreferanse: Referansekode IKKE TILDELT Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 22 av 134
Prosessdokument 1.2 - Informasjon til studenter/elever Systemplassering 1.2 Hva prosessen omfatter: Mål: Styrende dokumenter: Arbeidet som gjøres på fagskolens ulike nivåer, for å gi studenter/elever den informasjon de til en hver tid trenger. Alle studenter/elever skal være godt informert eller ha god tilgang på tydelig og relevant informasjon. Eksterne dokumenter: 1 LOV-2003-06-20-56 Fagskoleloven - fgskol. Lov om fagskoleutdanning (fagskoleloven) (2003-06-20) 2 LOV-1998-07-17-61 Opplæringslova - oppll. Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). (1998-07-17) med forskrifter 3 Retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning (NOKUT) 26.01.2009 Interne dokumenter: Informasjonsstrategi/kommunikasjonsstrategi Studiekatalog Studentguide Reglementshåndbok Interne ressurser: Fagskolens hjemmeside (www.vea-fs.no) Læringsplattform (It s Learning) Aktuelle rutiner: Markedsføringsrutine Informasjonsrutine/kommunikasjonsrutine Opptaksrutine Oppstartsrutine Ansvarlig: Markeds- og informasjonsrådgiver Arkivleder Bibliotekar IKT-ansvarlig Avdelinsgleder Innledning Fagskolens brukere består av heltid- og deltidstudenter. Derfor er det viktig at all nødvendig informasjon ligger lett tilgjengelig på et medium alle kjenner og behersker, uavhengig av om studentene befinner seg på studiestedet. Det aller meste av viktig informasjon skjer derfor via nettbaserte medier med fagskolens hjemmesider og It s learning som studenter og ansatte anerkjenner og behersker. Aktiviteter / momenter 1 Hjemmeside www.vea-fs.no er fagskolens utstillingsvindu rettet mot søkere, potensielle søkere og andre interesserte, og skal til enhver tid inneholde korrekt og tidsriktig informasjon. Dette nettområdet inneholder oppdatert og gjeldende informasjon om alle våre studietilbud med studieomtale og studieplaner. I tillegg finnes informasjon om søknad og opptak, mobilitet, korte kurs, arrangementer og aktuelle artikler knyttet til fagskolens fagfelt. 2 It s Learning It s Learning inneholder viktige områder med informasjon for egne studenter. It s Learning er nettbasert informasjons- og kommunikasjonskanal for alt som knytter seg til Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 23 av 134
undervisningen. Dette er de ansattes informasjonskanal mot studentene, men også stedet for kommunikasjon og samarbeid mellom studenter og lærerne. Informasjon fra studieadministrasjonen/administrasjonen til grupper av studenter kan også legges i It s Learning. Informasjon lagt ut til studentene på It s Learning regnes som gitt fra fagskolens side. Det er derfor studentenes ansvar fortløpende å holde seg oppdatert om innholdet. Pålogging til It s Learning kan også skje fra fagskolens hjemmeside. 3 E-post Fagskolen oppfordrer alle studenter/elever til å opplyse om private e-post adresser til fagskolen. De studenter som ikke ønsker å benytte sin egen e-post til å motta informasjon fra fagskolen eller ikke har egen e-post får en privat e-postadresse opprettet av fagskolen. Den e-postadressen fagskolen har registrert på studenten/eleven, er den adressen fagskolen benytter hvis det skal sendes e-post. Denne e-postadressen er også registrert i It s Learning. Samtlige studentundersøkelser sendes via Questback til studentens oppgitte e-postadresse. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: 09.11.2009 Revidert av: Østen, Hildegunn, Hildegard, Kristian Versjonnr.: V 1.0 Godkjent av: Fagskolestyret Vea - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører 17. februar 2010 Oppfølgingsansvarlig: Avdelingsleder stab Evt. arkivreferanse: Referansekode IKKE TILDELT Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 24 av 134
Prosessdokument 1.3 - Markedsføring av studietilbud Systemplassering 1.3 Hva prosessen omfatter: Mål: Styrende dokumenter: Tilrettelegging og koordinering av profilerings-, rekrutterings og markedsføringsaktivitet for fagskolen Målrettede, rasjonelle og godt koordinerte profilerings- og markedsføringsaktiviteter som gir økt søkerinteresse for fagskolens studietilbud Interne dokumenter: Kommunikasjonsplattform Markedsføringsstrategi Informasjonsstrategi Studiekatalog Studentguide Visuell profil Alle fagskolens fag- og studieplaner Interne ressurser: Fagskolens hjemmeside (www.vea-fs.no) Aktuelle rutiner: Markedsføringsrutine Opptaksrutine Ansvarlig: Markeds- og informasjonsrådgiver Innledning Selv om Markeds- og informasjonsrådgiver har det overordnede faglige ansvaret for profilering og markedsføring av fagskolen og studietilbudene, er dette aktiviteter som nødvendigvis må løses av en hel rekke mennesker i det daglige. Fornøyde studenter er kanskje den viktigste suksessfaktoren for å rekruttere nye studenter og da er all aktivitet som er med på sikre studiekvalitet, trivsel og god service overfor våre studenter/elever av stor betydning. Markeds- og informasjonsrådgiver har rollen som koordinerende ansvarlig og tilrettelegger for tiltak ifm studentrekruttering, og tar seg av tiltak som omfavner fagskolen som en helhet, blant annet produksjon av studiekatalog og studentguide, gode nettsider og fagskolens deltakelse på messer, skolebesøk og andre aktuelle markedsføringsarenaer, samt kommunikasjon med aktuelle søkere. All planlegging og tilrettelegging skjer i nært samarbeid med de ulike avdelingene gjennom markedsteamet, med avdelingslederne og i leder- og stabsmøter. Fagskolen satser mye på å gjøre seg synlig og tilgjengelig overfor kommende studenter/elever. Skolebesøk, utdanningsmesser, fagdager og kontakt med bransjen er viktige arenaer for å komme i kontakt med potensielle studenter/elever, markedsføre tilbudet og svare på spørsmål om hvordan det er å være student/elev. Denne formen for relasjonsbygging er en viktig del av vår rekrutteringsstrategi. Aktiviteter / momenter 1 Fagskolens hjemmeside www.vea-fs.no er den viktigste kanalen for profilering og markedsføring av fagskolens studietilbud og aktivitet. Markeds- og informasjonsrådgiver sørger for at informasjonen opprettes og vedlikeholdes. Markeds- og informasjonsrådgiver med avdelingsledere sørger for at det utvikles informative tekster med studieomtaler og at disse publiseres på www.vea-fs.no, og holder dem oppdatert. 2 Personlig kontakt Alle som henvender seg til fagskolen på telefon eller via e-post skal få nødvendige svar og veiledning Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 25 av 134
i forhold til det de etterspør. 3 Markedsteam Fagskolens markedsteam består av representanter fra begge fagavdelinger, under ledelse av Markeds- og informasjonsrådgiver. Markedsteamets primære funksjon er å planlegge, bidra og gjennomføre de tiltakene som skal iverksettes i henhold til markedsstrategien. I tillegg er markedsteamet en viktig arena for koordinering av utadrettet markedsarbeid på tvers av avdelingene. Avdelingenes representanter skal bistå med informasjon som er nødvendig for å utforme og sy sammen markedsføringstiltak på fellesnivået til en helhetlig markedsføringsstrategi. 4 Studiekatalog Det er nødvendig å komplettere nettinformasjonen om fagskolens studietilbud med en papirbasert studiekatalog. Katalogen deles blant annet ut på messer, skolebesøk og i møte med bransjen. Markeds- og informasjonsrådgiver står for produksjonen av katalogen. Markedsteamet og øvrige bidragsytere, som studieadministrasjonen og avdelingsledere, bidrar med aktuell informasjon fra de respektive avdelingene. Arbeidet med katalogen skal være ferdig til 1. desember og være visuelt utarbeidet i henhold til fagskolens visuelle profil. Katalogen trykkes i desember hvert år. 5 Studentinformasjon Det er av avgjørende faktor at fagskolen bidrar med nødvendig informasjon til alle nye og gamle studenter ved skolestart. Håndboka skal være informativ og gi relevant praktisk informasjon om fagskolen, slik at de avdelingene som er spesielt utsatt for spørsmål kan avlastes av denne håndboka. All nød-informasjon vil også være presentert her. Markeds- og informasjonsrådgiver står for produksjonen av håndboka. Studieadministrasjonen og avdelingsledere, bidrar med aktuell informasjon fra de respektive avdelingene. Arbeidet med håndboka skal være ferdig til 10. juni og være visuelt utarbeidet i henhold til fagskolens visuelle profil. Håndboka trykkes i juni hvert år. 6 Brosjyrer Markeds- og informasjonsrådgiver utvikler brosjyrer for de ulike studieprogrammene for direkteprofilering mot differensierte målgrupper. 7 Annonsering Markeds- og informasjonsrådgiver skal avsette midler i eget budsjett til å markedsføre fagskolens studietilbud gjennom tradisjonell avis-/tidsskriftannonsering, betalt reklame i etermedier, katalogoppføringer og ulike former for nettannonsering. Markeds- og informasjonsrådgiver utarbeider en plan for dette i markedsføringsstrategien i samarbeid med markedsteamet og ledergruppa. Den sentrale annonseplanen i strategien er hovedsakelig rettet inn mot perioden fra årsskiftet til søknadsfrist, og mot restetorg-annonseringen etter hovedopptaket. 8 Oppfølging av interesserte potensielle søkere For å ivareta relasjonen til potensielle søkere som har vist interesse for våre studier gjennom året sender Markeds- og informasjonsrådgiver brev med søknadsskjema til disse i desember. Et mål med slik oppfølging er å få den interesserte til å søke studieplass hos Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører fremfor andre konkurrerende studietilbud. Brevene skal sendes på fagskolens brevark. 9 Profileringsmateriell/Profilartikler Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører har utviklet en egen visuell profil som skal benyttes på alle typer profileringsmateriell- og artikler. Markeds- og informasjonsrådgiver har ansvaret for å utvikle og tilby et gitt sortiment med profilartikler som kan benyttes i fagskolens arbeid med profilering og rekruttering. Utvikling av sortimentet skjer gjennom markedsteamet og godkjennes i ledergruppa. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: 11.11.2009 Revidert av: Dorte Versjonnr.: V 1.0 Godkjent av: Fagskolestyret Vea - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører 17. februar 2010 Oppfølgingsansvarlig: Avdelingsleder stab Evt. arkivreferanse: Referansekode IKKE TILDELT Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 26 av 134
Prosessdokument 1.4 - Oppstart av nytt studieår Systemplassering 1.4 Hva prosessen omfatter: Aktiviteter som gjennomføres på fagskolen ved oppstart av nytt studieår Mål: At alle nye studenter skal føle seg velkommen og sett, og kommer godt i gang med studiene. At alle mottar all nødvendig informasjon. At alle eksisterende studenter kommer godt i gang med et nytt studieår. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Informasjonsstrategi Studiekatalog Studentguide Reglementshåndbok Alle fagskolens fag- og studieplaner Ressursplaner (faglærere) Kontrakter Interne ressurser: Læringsplatform (It s Learning) Studieadministrativt system Aktuelle rutiner: Studiestartsrutine Faktureringsrutine Ansvarlig: Studieadministrasjon Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder Teknisk Drift Avdelingsleder Stab Avdelingsleder produksjon Innledning Det er viktig at samtlige studenter/elever er forberedt til de første dagene på fagskolen. Dette for å sikre at de faglige aktivitetene kommer raskt i gang, samt at all nødvendig praktisk informasjon og aktivitet skjer effektiv og til rett tid. De første skoledagene er viktige for en god opplevelse av hele studieåret, noe som setter krav til at alle fagskolens ansatte skal fremstå som gode representanter, være imøtekommende, forberedt og løsningsorienterte. Det er det faglige som skal stå i fokus, og alle fagskolens støttefunksjoner og infrastruktur må derfor være godt organisert og tilstrekkelig testet og koordinert i forkant. Aktiviteter / momenter 1 Forberedelser Søkere som får tilbud om studieplass får samtidig utdelt brukernavn og passord til It s Learning. All nødvendig informasjon til studentene/elevene legges ut der av de respektive avdelingslederne og studieadministrasjonen slik at studentene/elevene møter forberedt til skolestart. Alle gjeldende datoer og frister vil også bli opplyst om på fagskolens læringsplattform (It s Learning). Praktiske forhold En rekke praktiske forhold må planlegges og klargjøres før studiestart. Arbeidet koordineres av Studieadministrasjonen. Infrastruktur All infrastruktur skal testes og være i god funksjon før første skoledag. Arbeidene koordineres av Pr. 01.02.2011 Versjon 2.0 Side 27 av 134