Lønnsprosessen : Variabel lønn og Reiseregninger Nettverksmøte. 11. april 2011 Anne Opsal Slupphaug, Lønnstjenesten
Agenda 11.04.2011 Velkommen Informasjon fra Lønnstjenesten PagaWeb registreringsdetaljer Reiseregninger Variabel lønn Eventuelt
Informasjon fra Lønnstjenesten Vi minner om at spørsmål om lønn kan sendes via brukerstøtte: lop-hjelp@adm.ntnu.no. Sendes spørsmål direkte til saksbehandlere på Lønnstjenesten, kan det bli liggende på grunn av ulike typer fravær. Ferieavvikling sommeren 2011: Vi ønsker at hver enhet sender oss ferieoversikt for attestantene.
Rutine for reiseregninger som eventuelt skal betales av andre oppdragsgivere Attestantene bes vurdere om oppgjør tilhører NTNU eller andre oppdragsgivere: 1. Gjelder reiseregningen i sin helhet oppdrag for en annen oppdragsgiver (f. eks bedømmelse av professorat ved et annet universitet), skal reiseregningen ikke utbetales via NTNU (lønn/regnskap). Oppdragstaker skal sende hele regningen til sin oppdragsgiver. 2. Gjelder reiseregningen oppdrag som er gitt på vegne av NTNU, utbetales reiseregningen fra NTNU, og fakturagrunnlag må utarbeides for gjeldende oppdragsgiver 3. Ved tvil bistår Regnskapsseksjonen med å vurdere hvem som er oppdragsgiver. Se egen rutine Reiseregning betales fra andre enn NTNU : http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/lonn/prosess/rutine
PagaWeb registreringsdetaljer Sletting av blanketter: Den ansatte kan slette f. eks reiseregningen selv, så lenge den ikke er sendt til attestant for kontroll. Det vil si at hvis den er lagret i personlig innkurv, kan den ansatte slette selv. Har den derimot blitt sendt til registreringskontroll, må den slettes av noen på Lønnstjenesten. Attestant eller leder kan ikke slette på vegne av den ansatte. Slike saker må meldes til lop-hjelp. Hastesaker meldes på Lønnstjenesten.
Reiseregninger Kostgodtgjørelse/diett etter statens reiseregulativ, eller Mat etter regning? Selv om PagaWeb reiseregning har valget Mat etter regning, og det er mulig å refundere mat via andre reiseutgifter her, skal vi på NTNU benytte Særavtale for reiser innenlands og utenlands for utbetaling av diett. Vi må ikke blande refusjon etter regning og diettsatser etter statens reiseregulativ Tips: Hvis det ønskes redusert diettbeløp pr døgn, er det fullt mulig å benytte måltidsfradag/kostreduksjon. Reiseregninger med satser utenfor statens reiseregulativ: Ved tjenestereiser der den som har reist ikke ønsker utbetalt mer enn et gitt beløp pr døgn i kostgodtgjørelse, ber vi om at det lages en manuell reiseregning som anvises og sendes Lønnstjenesten. Dette bør som hovedregel ikke registreres i PagaWeb. For eksempel kan dette gjelde skattedirektoratet skattefrie satser på diett, kr 189 pr i dag.
Variabel lønn Repetisjon: Nyregistrering eller endring av timelønna personer Stillingskode = 9300 Ansattforhold = Timelønnet Type lønn = Timelønn Aktuelt lønnstrinn Nyregistrering eller endring av beløpslønna personer Stillingskode = 9999 Ansattforhold = Ekstrahjelp Type lønn = Beløpslønn Vær særlig oppmerksom hvis du bruker skjema Endring av arbeidsforhold hvis vedkommende tidligere har vært f. eks studentassistent. Husk å endre Type lønn fra Reg.lønn/månedslønn til Timelønn eller Beløpslønn. Se vedlegg.
Se vedlegg: Timelønn 9300 Timelønn Husk lønnstrinn ved T=Timelønn 5011
Variabel lønn, fortsatt Det er mulig å utbetale variabel lønn (honorar, timelønn, reiseregninger) til alle som er registrert i PagaWeb, på tvers av kostnadssted eller organisasjonsenhet. Det er derfor ikke nødvendig å lage flere arbeidsforhold på disse for å kunne utbetale honorar, timelønn eller reiseregninger. Tips: Såfremt lønnstrinn er riktig ved utlønning på timebasis (TT1143) Framgangsmåte: Hopp over Ansattvelgeren, og gå direkte inn i skjemaet. Legg inn fødselsnummer på vedkommende som skal ha honorar. Husk at person- og lønnsopplysninger må sjekkes først. Se eksempel.
Velg nytt skjema: Masseregistrering av variable tillegg og trekk Gå forbi Valg av ansatt ved å trykke Neste.
Registrering i skjemaet: Etter å ha gått forbi Valg av ansatt, må du velge Arbeidsgiver = NTNU og aktuell organisasjonsenhet. Legg deretter inn fødselsnummer på honorarperson.
Eventuelt HR-prosjektet er i gang med et pilotprosjekt ved Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologi og Det medisinske fakultet. Det innebærer registrering og behandling av ferie, fravær, personalskjema og trygderefusjon i PagaWeb og Paga2.0. Elektronisk saksflyt på skjema Søknad om permisjon og Søknad om foreldrepermisjon er endret. Nå går denne blanketten fra (ansatt, til) HR/Fastlønn til Leder, og endelig til overføring til Lønnstjenesten. Alternativ saksflyt: HR/Fastlønn kan sende direkte til Lønn uten å sende blanketten via leder.
Arkivering Karl Kristian Eggan informerte om at det var klart for mottak av permer fra fakultetene og ba om at alt ble sendt til Lønnstjenesten innen 1.mai 2011