MØTEPROTOKOLL Nittedal kontrollutvalg Dato: 06.10.2016 kl. 18:00 Sted: Rådhuset, møterom Kommunestyresalen Arkivsak: 15/00015 Tilstede: Møtende varamedlemmer: John Ivar Rygge (leder), Berit Hvidsten (nestleder), Ole Erik Yrvin, Gunvor A. Olsen, Øistein Lid. - Forfall: - Andre: Protokollfører: Fra Romerike Revisjon: Daglig leder Nina Neset. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 35/16 15/00140-13 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon 3 36/16 15/00148-1 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 4 37/16 16/00093-1 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 5 38/16 15/00140-14 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 6 39/16 15/00146-18 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 - utkast 7 40/16 15/00152-1 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 8 41/16 42/16 16/00010-11 16/00011-11 Referater 10 Eventuelt 11 1
Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 20:35. Nittedal, 06.10.2016 John Ivar Rygge (sign.) Kontrollutvalgsleder 2
Saker til behandling 35/16 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg 06.10.2016 35/16 Forslag til vedtak/innstilling: Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. Møtebehandling - Vedtak Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. 3
36/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg 06.10.2016 36/16 Forslag til vedtak/innstilling: Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Møtebehandling Kontrollutvalget behandlet utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020. Vedtak Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 4
37/16 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg 06.10.2016 37/16 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den 24.11.2016. Møtebehandling Kontrollutvalget drøftet tema for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Vedtak Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området byggesaksbehandling, gebyrfastsettelse (selvkost) fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den 8.12.2016. 5
38/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg 06.10.2016 38/16 Forslag til vedtak/innstilling: Saken tas til orientering. Møtebehandling Kontrollutvalget fikk en orientering om revisjonens løpende virksomhet. Romerike Revisjon la frem en rapport i møtet for revisjonsåret 2015/2016. Revisjonsåret strekker seg fra juni til juni, og det er av den grunn rapportert til kontrollutvalget for samme tidsintervall. Rapporten inneholder en oversikt om selskapet og oppgaver og leveranser, hvor det blant annet er redegjort for tidsforbruket for revisjonsoppgaver. Samlet sett for Nittedal var det planlagt med 1820 timer, timeforbruket ble 1496. Samlet ramme for 2016/2017 er satt til 1700 timer. Rapporten ble ettersendt medlemmene og vedlegges protokollen. Revisjonen presenterte rapporten i møtet. Vedtak 1. Kontrollutvalget tar rapportering fra Romerike Revisjon til orientering. 2. Kontrollutvalget tar rapport for revisjonsåret 2015/2016 til orientering. 6
39/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 - utkast Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg 06.10.2016 39/16 Forslag til vedtak/innstilling: Utvalgets innspill innarbeides i planen, som legges frem for vedtak i neste møte. Møtebehandling Kontrollutvalget gjennomførte en risiko- og vesentlighetsvurdering av selskapene, og dette vil danne grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020. Selskaper der flere kommuner er eiere, vil sekretariatet samordne kontrollen gitt at flere kontrollutvalg har prioritert samme selskap. Vedtak Utvalgets innspill innarbeides i planen, som legges frem for vedtak i neste møte. 7
40/16 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg 06.10.2016 40/16 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Nittedal kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2017. Budsjett 2017 Budsjett 2016 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget 65 000 63 400 Uforutsette oppgaver Disp. KU 75 000 75 000 Arbeidsgiveravgift 10 000 8 900 Abonnementer 3 000 3 000 Møteutgifter 4 000 2 000 Kurs 35 000 35 000 Sum 192 000 187 300 Sekretariatet Ramme for virksomheten 227 168*) 221 270 Revisjonen Ramme for virksomheten 1 910 174*) 1 965 982 2 329 342 2 374 552 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Nittedal kommune 2017. 3. Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll- og tilsynsarbeidet, sendes kontrollutvalget til orientering. Møtebehandling Kontrollutvalget behandlet budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen 2017. Budsjettforslagene for RRI og Rokus ble vedtatt i representantskapene den 29.9.16. Vedtak 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Nittedal kommune vedtas, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2017. 8
Budsjett 2017 Budsjett 2016 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget 65 000 63 400 Uforutsette oppgaver Disp. KU 75 000 75 000 Arbeidsgiveravgift 10 000 8 900 Abonnementer 3 000 3 000 Møteutgifter 4 000 2 000 Kurs 35 000 35 000 Sum 192 000 187 300 Sekretariatet Ramme for virksomheten 227 168 221 270 Revisjonen Ramme for virksomheten 1 910 174 1 965 982 2 329 342 2 374 552 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Nittedal kommune 2017. 3. Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll- og tilsynsarbeidet, sendes kontrollutvalget til orientering. 4. Kontrollutvalget merker seg og ser med bekymring på at det er en nedgang i budsjettet for revisjonens ramme for 2017. Dette vil påvirke resurser for nødvendig kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget forutsetter at budsjettet i planperioden økes fra dagens nivå. 9
41/16 Referater Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg 06.10.2016 41/16 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Møtebehandling - Vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 10
42/16 Eventuelt Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg 06.10.2016 42/16 Forslag til vedtak/innstilling:. Møtebehandling - Vedtak 1. Kontrollutvalget avlyser møtet den 24. november, og flytter møtet den 16 desember til 8. desember kl. 17:00. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke om rådmannens utlysning av 3 stillinger som planfaglige medarbeidere er i tråd med kommunestyrets budsjettvedtak (jfr. protokolltilførsel i formannskaps sak R-notater 3/16 nye Nittedal). Det bes om at saken besvares i et notat til kontrollutvalgets møte den 8. desember 2016. 11
Vedlegg til sak 38/16