USIT 3.3 USITs organisasjonsutvikling og organisering Vår 2018
Innhold Innledning Mål, rammebetingelser og kriterier Prosess, plan og organisering av arbeidet USITs organisasjonskart i dag Områder som vurderes Prosess for vurderinger Implementering Innspill 12.04.2018 USIT 3
USIT 3.3 videre arbeid med USITs organisasjon Innhold: Organisasjonsutvikling Organisatoriske justeringer Herunder: Oppfølging av gjenstående områder etter USIT 3.2 12.04.2018 USIT 4
Mål for organisasjonsutvikling USIT 3.2: Støtte strategisk retning Prioritering av universitetsspesifikk IT Sky og BYOD Tydeligere brukerorientering Bidra til Tydeliggjøring av ansvars- og oppgavefordeling En hensiktsmessig koordinering USITs endrings- og leveranseevne Målsettingene ligger fortsatt til grunn for videre arbeid i USIT 3.3 12.04.2018 USIT 5
Strategisk retning 1. Forskning og utdanning først Forskningens og utdanningens behov og universitets ambisjoner for kvalitet i denne virksomheten trumfer 2. Cloud og BYOD er modellen Skybasert tjenestetilrettelegging og leveranse Tilrettelegge tilgang til tjenester fra brukernes eget utstyr 3. Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet Tjenestekvalitet (inkludert kapasitet, stabilitet og tilgjengelighet) som imøtekommer brukernes behov Brukergrensesnitt og brukeropplevelse uten plunder og heft Imøtekomme krav i lov- og regelverk og IT-sikkerhetshåndboka 12. april 2018 Side USIT6
Rammebetingelser Masterplan for IT Forbedrings- og digitaliseringsprogrammet 12.04.2018 USIT 7
Kriterier for organisasjonsutvikling Framtid Tilpasning til framtiden Tidshorisont 1-3 år fram Samhandling og effektivitet Legge til rette for økt samhandling der hvor det er behov for det Legge til rette for effektivitetsforbedringer 12.04.2018 USIT 8
Prosess for arbeidet Involvering av tillitsvalgte, alle sjefer og medarbeidere Informasjon på allmøter Informasjon og diskusjon i møtefora i grupper/seksjon/underavdelinger Opprettes et nettsted med informasjon tilgjengelig for alle 12.04.2018 USIT 9
Plan for arbeidet Fase 1, februar/mars Vurdere aktuelle områder, identifisere områder vi skal gå videre med Fase 2, april/mai Presentere og diskutere mulige endringsområder Fase 3, juni Redegjøre for diskusjon, konsekvenser og alternativer Fase 4, juni Drøfte og beslutte Fase 5, fra august Implementere 12.04.2018 USIT 10
Plan for arbeidet - innhold og tidsplan Mnd Dato Aktivitet Feb 23.02 Diskutere rammer og tidsplan med USITs tillitsvalgte Mars 13.03 Informere og diskutere samlet omfang, opplegg og innhold med seksjonslederne 16.03 Informere og diskutere omfang som skal vurderes med USITs tillitsvalgte 20.03 Beslutte omfang av organisasjonsutvikling og organisasjonsjustering som skal vurderes Uke 14 Informasjonsmail til alle medarbeidere hos USIT April 12.04 Informere om arbeidet på USITs allmøte Apr/ mai 20.04 Informere om status og diskutere arbeidet med USITs tillitsvalgte 25.-26.04 Gjennomføre samling/workshop med USITs sjefer Gjennomføre samlinger/workshops med medarbeidere og tillitsvalgte hos USIT i de ulike avdelingene Mai 24.05 Informere om arbeidet på USITs allmøte 25.05 Informere om status og diskutere arbeidet med USITs tillitsvalgte Fremlegge utkast til drøftings-/forhandlingssak for USITs tillitsvalgte 31.05 Frist innspill til IT-dir etter diskusjon av forslaget i underavdelingene, seksjoner og grupper Juni 05.06 Diskutere oppdatert forslag på IT-dir 12.06 Fremlegge drøftings-/forhandlingssak for IT-dir 21.06 Fremlegge og drøfte/forhandle forslag til beslutning med hovedtillitsvalgte 26.06 Beslutte organisering og ansvarsfordeling samt tidsplan for iverksetting 12.04.2018 USIT 11
Organisering av arbeidet Arbeidet ledes av IT-dir v/stabsdirektør Koordinator er seksjonssjef for interne støttetjenester Liv-Marit Davidsen Diskusjon med seksjons- og gruppeledere samt medarbeidere Tillitsvalgte orienteres i ordinære statusmøter Informasjon på allmøtet og nettsted 12.04.2018 USIT 12
12.04.2018 USIT 13
Områder til vurdering 1 Avstand i organisasjonen (alle) Skysatsing (BNT/alle) Cloudification-team Ny satsning i ITF på bruk av AI/ML/DL og Data Science innen Forskning (ITF) Sektortjenester (alle) Mottak og leveranser (alle) Mottak av behov for IT-løsninger og tjenester hos USIT (fra UiO og UH-sektor) Leveranser av IT-løsninger og tjenester (til UiO og UH-sektor) Lederutvikling (alle) Forventninger og fullmakter i lederrollen hos USIT 12.04.2018 USIT 14
Områder til vurdering - 2 Koordinering og samordning av USITs utviklerressurser og metodikk (BNT) Seksjon for klientnær drift, meldingstjenester (GMT) (BNT) Seksjon for klientnær drift, MacOS, Linux og mobile tjenester (MLM) (BNT) Seksjon for bruker- og oppdragsoppfølging (BO) og seksjon for interne støttetjenester (SIS) (SST) 12.04.2018 USIT 15
Områder til vurdering - 3 Interne justeringer i Underavdeling for IT-infrastruktur (ITI) Seksjon for grunndrift, IT driftsstøtte (GID) (ITI) Seksjon for tjenernær drift, gruppe for drift av katalogintegrasjon- og autentiseringstjenester (KIA) (ITI) 12.04.2018 USIT 16
Prosess for vurderinger Beskrive dagens situasjon Hvorfor Hva ønsker vi å oppnå (målsetting) Vurdere alternativer Beholde dagens situasjon Endring Anbefale Beslutning Gjennomføring 12.04.2018 USIT 17
Vurdering av alternativer Alternativer Fortsette som i dag? Endre ansvar og oppgaver? Endre organisering? Andre endringer? 12.04.2018 USIT 18
Vurdering av alternativer Utarbeide skisse til alternativer i april Fordeler og ulemper SWOT Diskusjon og innspill Arbeidsmøter i underavdelingene, evnt individuelle innspill Diskusjon og innspill på ledersamlingen 25. og 26. april Behandling i underavdelingene og på IT-dir etter ledersamlingen Første utkast til anbefalinger fra underavdelingene behandles på IT-dir møtet 22. mai 12.04.2018 USIT 19
Arbeidsmøter i underavdelingene Definere hvem som skal være involvert De som er berørt skal involveres Avtale tid og møter Ledes av tilhørende underdirektør Rapportere plan for møter og involvering i underavdelingen på IT-dir møtet 17. april 12.04.2018 USIT 20
Hva skjer videre 25. mai fremlegges utkast/skisse til drøftings- / forhandlingssak for USITs tillitsvalgte Utkast drøftings-/forhandlingssak på IT-dir 5. juni Oppdatert og ferdig drøftings-/ forhandlingssak på IT-dir 12. juni Oversende drøftings-/ forhandlingssak 13./14. juni Drøfte/forhandle 21. juni 12. april 2018 USIT 21
Implementering av endringer Beslutte organisering og ansvarsfordeling samt tidsplan for iverksetting 26. juni Tidligst iverksetting fra august 2018 12.04.2018 USIT 22
Innspill Etablert nettsider hvor informasjon blir lagt ut: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/org-utv/usit-33/ Møter og diskusjoner i underavdelingene Ledere og tillitsvalgte Siste frist for innspill er 31. mai 12.04.2018 USIT 23
Spørsmål? 12.04.2018 USIT 24