Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: 01.03.2018, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 19:30 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 18/1 18/10 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder Hanne Synnestvedt, nestleder Meldt forfall Knut Ramberg Anne Marit Skovly Ingerid Bjercke Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonslederne Jolanta Betker og Bjørnar Buvig Holmedahl og Adm.dir Laila Nagelhus Møtene fra administrasjonen: Rådmann Dag Willien Eriksen (til sak 18/3), Kommunalsjef oppvekst Line Klavestad Hansen (alle saker) og rådgiver Aleksander Andreassen (til sak 18/4)...... Øivind Kristiansen, leder Anne Marit Skovly
Kontrollutvalget Hvalers møte 01.03.2018 Sakliste PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 07.12 2017 PS 18/3 PS 18/4 PS 18/5 Notat fra revisjonen angående tips (egne vedlegg - unntatt off. etter Offentlighetsloven 24. 2. ledd) Henvendelse angående reguleringsplan i Bølingshavn Prosjektplan Investeringsprosjekters tidligfase PS 18/6 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon i 2017 PS 18/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 PS 18/8 PS 18/9 PS 18/10 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør Referater og meldinger Eventuelt PS 18/1 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges frem uten forslag til vedtak) Dørene ble lukket under sak 18/3 «Notat fra revisjonen angående tips». Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 24, 1. og 2. ledd. Det ble besluttet at rådmann skulle være til stede også under lukket møte. Innkalling og saksliste godkjennes Kontrollutvalgets Hvalers vedtak 01.03.2018: Innkalling og saksliste godkjennes.
PS 18/2 Godkjenning av protokoll fra møtet 07.12 2017 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.12 2017, godkjennes 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 07.12 2017, godkjennes PS 18/3 Notat fra revisjonen angående tips 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling, Dørene ble lukket under saken i henhold til Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 24, 1. og 2. ledd Revisjonen gjennomgikk sitt notat i saken og forklarte om sine funn på mangler og avvik. Rådmannen orienterte om kommunens syn og vurderinger og igangsatte tiltak. Med bakgrunn i dette ønsket kontrollutvalget at rådmannen skriftlig redegjør for tiltak til utvalgets møte den 24. mai 2018. 1. Revisjonens og rådmannens redegjørelser i saken tas til foreløpig orientering 2. Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig redegjørelse over hvilke tiltak som er igangsatt som følge av revisjonens funn. Denne redegjørelsen blir lagt frem for kontrollutvalget i møte den 24. mai 2018. PS 18/4 Henvendelse angående reguleringsplan i Bølingshavn 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling Kontrollutvalget Hvaler behandling 01.03.2018: Innledningsvis i saken ba kontrollutvalgsmedlem Ingerid Bjercke utvalget vurdere hennes habilitet til å behandle saken. Utvalget vurderte Bjercke som habil. Administrasjonen ga deretter utvalget en orientering om kommunens pågående prosess i reguleringsplan for Bølingshavn. Kontrollutvalget stilte enkelte spørsmål som ble besvart. Kontrollutvalget var fornøyd med administrasjonens informasjon i saken. 1. Kontrollutvalget tar henvendelse i e-post av 6. desember 2017 til orientering. Kontrollutvalget tar ikke saken til videre behandling.
PS 18/5 Prosjektplan Investeringsprosjekters tidligfase 1. Prosjektplan investeringsprosjekters tidligfase godkjennes. Revisor gjennomgikk fremlagte prosjektplan. Kontrollutvalget ga innspill på at revisjonen fokuserer på prosjekt Sandbakken miljøstasjon. 1. Prosjektplan investeringsprosjekters tidligfase godkjennes. Kontrollutvalget ber revisjonen å se spesielt på prosjekt Sandbakken miljøstasjon, sett opp mot problemstilling 2 i prosjektplanen. PS 18/6 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon i 2017 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017, tas til orientering 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2017, tas til orientering PS 18/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 tas til orientering Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling 01.03.2018: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 tas til orientering
PS 18/8 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og adm. direktør 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til orientering 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til orientering PS 18/9 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering. 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 18/10 Eventuelt Sekretariatet orienterte om FKT sin kontrollutvalgskonferanse den 29 30 mai 2018. Utvalget har budsjettmidler til at ett medlem kan dra på konferansen. Sekretariatet oversender program for konferansen til samtlige kontrollutvalgsmedlemmer. Hvis noen ønsker å delta på konferansen gir de sekretariatet beskjed, før 28. mars 2018, også melder sekretariatet på.