Kommunikasjonsstrategi for Oppland fylkeskommune Tiltaksplan 1 2017-2019
Vedlegg til Kommunikasjonsstrategi for Oppland fylkeskommune Tiltaksplan 2017-2019 Kommunikasjonsstrategien for Oppland fylkeskommune skal suppleres av en tiltaksplan. Planen utarbeides for to år, med årlig revidering. Tiltaksplanen skal legge et godt grunnlag for hvordan kommunikasjonsressursene brukes. Den skal bidra til økt synliggjøring av fylkeskommunens tjenester og satsingsområder og øke bevisstheten rundt kommunikasjon som virkemiddel for å nå ønskede mål. Tiltaksplanen bygger på satsingsområdene beskrevet under 4.1 i kommunikasjonsstrategien: Bygge opp under politiske ambisjoner og vedtak. Økt synlighet og kunnskap om OFK som virksomhet. Heve kompetansen om kommunikasjon i organisasjonen. Ta i bruk nye muligheter (for eksempel kanaler/digitalisering). Økonomisk ramme Tiltakene forutsettes dekket innenfor ordinære budsjetter. Det vil i noen tilfeller være behov for bidrag fra flere enheter, og i andre tilfeller kan det være aktuelt å etablere et eget prosjekt med prosjektfinansiering. Måling og evaluering Å sette mål for, og måle effekten av kommunikasjonsarbeid er viktig. Måling og evaluering gir nyttig informasjon for å vurdere om arbeidet gir ønsket effekt og om kursen eventuelt bør endres. Målinger og evalueringer bør være etterprøvbare, konsekvente og relevante. Kommunikasjon er et virkemiddel for å oppnå mål. Effekten må måles ut fra hva man ønsker å oppnå. Måleparameterne kan være ulike, ut fra hva målsettingen er. Måleparameterne kan for eksempel være holdningsendring, oppmerksomhet i media, økt kjennskap og besøk på en nettside. 2
Bygge opp under politiske ambisjoner og vedtak Tiltak Beskrivelse Kanal Frist Ansvar Bevisst bruk av visjonen Lage "retningslinjer" for bruk av visjonen. Når skal visjonen brukes kontra bruk av fagenhetenes budskap og ev. andre budskap. Hvordan bruke "flere" budskap sammen? Desember 2017 Årlig gjennomgang av tiltaksplanen Avklaring av kommunikasjonsinnsatsen opp mot de ulike politiske satsingsområdene og satsingsområdene i kommunikasjonsstrategien. Årlig Faste dialogmøter mellom fylkesordfører og kommunikasjon Gjennomgang av politiske saker/aktiviteter for lettere å synliggjøre de politiske satsingsområdene og fylkeskommunen sin virksomhet. Et aktuelt tema vil også være hvordan vi skal møte (forventede) kritiske saker. Hver måned FO / Oppfølging av Regional planstrategi / Fylkesbudsjett Etter politisk vedtak av regional planstrategi/fylkesbudsjettet skal det i samråd med FO avklares hvordan satsingsområdene bør følges opp kommunikasjonsfaglig/gjenspeiles i det kommunikasjonsfaglige arbeidet. Kommunikasjon skal følge arbeidet med de regionale planene tett, bidra til bredest mulig involvering og sørge for at planene får en form som gjør dem tilgjengelige for flest mulig. Årlig / Vår 2018 FO / Kampanjerettet jobbing for politiske satsingsområder Kommunikasjon bør trekkes tidlig inn i politiske satsinger for å vurdere omfanget av den kommunikasjonsfaglige innsatsen og på hvilken måte kommunikasjon kan bidra til å styrke satsingen. Ved oppstart av satsinger FO / ledere / Økt bruk av video Politiske prosesser, aktiviteter og avgjørelser kan få økt oppmerksomhet og bli lettere tilgjengelig ved bruk av video. Dette kan f.eks. være filmsnutter før store saker i FU/FT, hvor det bl.a. vises til streaming av fylkestinget. Sosiale medier / Oppland.no 3
Økt synlighet og kunnskap om Oppland fylkeskommune Tiltak Beskrivelse Kanal Frist Ansvar Tiltaksplan for profilering ved støtte og tilskudd Utarbeide standardisert skjema for profilering ved tilskudd, til bruk for saksbehandlere som tildeler økonomisk støtte. Intern Høst 2017 Profilering i forbindelse med utbygginger og byggeprosjekter Lage store bannere som henges opp under byggeprosjekter/vegutbygginger o.l. for å vise fylkeskommunens rolle. Offentlige områder 2018 Regional / Eiendom Profileringsmateriale, trykksaker og annonser skal kvalitetssikres av Kommunikasjon Kortere responstid på e-post Sikre enhetlig og helhetlig profilering. Kvalitetssikring iht. språk og designmanualen. Gjelder alt profileringsmateriale, trykksaker og annonser. e-post skal besvares innen 24 timer på virkedager. Minimum er en bekreftelse på at e-post er mottatt og en tilbakemelding om når svar kan forventes. Aktiv bruk av autorespons eller fraværsassistent. E-post Webskjema for nyhetssak Utarbeide mal for nyhetssaker for å gjøre det enklere for de ansatte å lage et godt utgangspunkt og for at nødvendig informasjon fanges opp raskt. Ansattportalen Høst 2017 Ukeplan med bruk av ulike kanaler Måling av nettsidebruken Kommunikasjon lager ukentlige planer for publisering i ulike kanaler. Skal bidra til å fange opp det som skjer og gi bedre krysspublisering. Gjennomgang av tilgjengelig statistikk av hvordan nettsidene brukes for eventuell justering av struktur. Intern Oppland.no Høst 2018 Skape nyhetsbank foran sommeren Et par måneder før sommerferien tar hver enhet en gjennomgang av mulige gode nyhetssaker som kan sendes media gjennom sommeren. Ideene utvikles i samarbeid med Kommunikasjon før de ansatte går ut i ferie. Lokale medier Årlig (mai/juni) / 4
Heve kompetansen om kommunikasjon i organisasjonen Tiltak Beskrivelse Kanal Frist Ansvar Implementering av kommunikasjonsstrategien Besøke fagenhetene/skolene med temapakke om kommunikasjon, samt diskutere muligheter/utfordringer hos den enkelte. Intern Vår 2018 ledere / Kommunikasjon fast punkt på fagenhetsmøtene Diskutere mulige nyhetssaker. Skal bidra til flere/bedre saker i media og sikre fokus på de politiske satsingsområdene, samt sikre at Kommunikasjon kobles på vanskelige saker tidlig nok. / Ledere / Medietrening Et tilbud til de som ønsker. E-post går ut til ledere i hele OFK om tilbudet. Intern Klarspråk-prosjekt Kurs i presentasjonsteknikk (og bruk av Power Point) Kurs i produksjon (og bruk) av video Ha et kontinuerlig fokus på forenkling av språket i alle sammenhenger, både på nettsidene og i annen kommunikasjon internt og eksternt. Et tilbud til de som ønsker. Heve ferdighetene i å fremføre/presentere noe. E-post går ut til ledere i hele OFK om tilbudet. Flere bør kunne bidra med å lage korte videoer fra arrangementer/ hendelser, for publisering på nettsidene og i sosiale medier. Intern Vår 2018 HR Intern Høst 2018 5
Ta i bruk nye muligheter (kanaler/digitalisering/automatisering) Tiltak Formål/beskrivelse Kanal Frist Ansvar Bidra til en så digital fylkeskommune som mulig for befolkningen Bruk av nye digitale muligheter vurderes kontinuerlig. Gradvis overgang fra papir til digitale løsninger, som f.eks. elektronisk skjema. Internett / Ledere / IKT / Digitale planer og dokumenter Ta i bruk mulighetene som ligger i å produsere planer digitalt (videoer, grafikk og interaktivitet), ikke kun digitalisere papirversjoner. De regionale planene skal produseres som digitale planer. Krever både noe investering og kompetanseheving. Vår 2018 Prosj.ledere / Revidering av strategi for sosiale medier Økt bruk av video i alle kanaler Økt bruk av videomøter og videokonferanser På hvilke sosiale medier skal vi være? Hvilke kanaler, hvordan og hva ønsker vi å oppnå? Gjennomgang av retningslinjene for de ansatte. Kursing for oppdatering av hva som er nytt, trender og bruksområder ol. De ansatte må i større grad bidra med korte videoopptak som Kommunikasjon kan bearbeide og distribuere på ulike kanaler. Økt bruk av video også hos de ansatte på Kommunikasjon. Øke bruken av videomøter og -konferanser til å kommunisere en-til-en og en-til-mange. Dette er effektivt og bidrar til en grønnere forvaltning. Intern Vår 2018 Skype / IKT Bruke digital markedsføring bevisst Målrettet annonsering/markedsføring på sosiale medier. Følge med på utviklingen. Kommunikasjon deltar på fagseminarer og kurs etter behov. Sosiale medier Søke og vurdere nye muligheter aktivt Følge med på utviklingen. Teste ut nye muligheter og løsninger. Kommunikasjon deltar på fagseminarer og kurs etter behov. IKT / 6
7