OVERTAGELSE OG DRIFT AV BYGNINGER 05-06.02.2014 ROY VRAALSEN TEKNISK RÅDGIVER PROSJEKT OG TEKNIKK FOKUSOMRÅDER ENERGI-MILJØ OVERGANG PROSJEKT/DRIFT Hovedtemaer Prosjektoppstart Entra energi og miljøprofil Arbeid etter tildeling av kontrakter Gjennomføring av prosjekt Overtakelse Forutsetninger for god drift Opplæring Prøvedrift Serviceavtaler Reklamasjoner garantibefaringer Driftsansvarliges hverdag
Entra energi og miljøprofil Entra har fokus både på energi og miljø noe som forutsetter gode bygg og som setter store krav til både byggeprosses og drift Entra definerer forskjellige energiklasser, nybygg skal være minimum A-bygg og rehabilitering skal ha minimum B-bygg I tillegg finnes det flere bygg innen passivhus-futurebuildt- Powerhouse definisjonene - etter hvert mange begreper Vi sertifiserer også bygg innen BREEAM-NOR et internationalt miljøklassefiseringssystem for bygninger. Nybygg skal ha Breeam Ecellent og rehabilitering skal ha Breeam very good. Vårt siste bygg vil oppnå Breeam outstanding Prosjektoppstart i forprosjekt Egen kravspek for automasjon og SD-anlegg Egen kravspek for innsamling av forbruksdata inkl målerutstyr, krav til produkt. Etablering av målerstruktur Egen kravspek på levert FDV-dokumentasjon Krav til produkter vedr vannrensing ( varme-kjøling) Egen kravspek for FDV-dokumentasjon, funksjonskontroll og overtakelse Utarbeidelse av fagrelaterte løsninger Egen kravspek for prøvedrift(1-års drift), prøves ut nå i flere prosjekter. Norsk Standard utvikler nå ett NS-dokument om dette Vurdere innhold av konkurransegrunnlag, kommentere løsninger og få svar på løsninger som er forespurt
Etter tildeling av kontrakter- (totalentreprise) Mangler bestillerkompetanse hos byggherre og innleide prosjektledere på tekniske anlegg. Entra har en egen gruppe internt som velger leverandører av tekniske leveranser (SD,brann,sikkerhet,nødlys etc) Årsak til dette er at leverandører velges av totalentrepenør uten påvirkning fra utbygger. Entra vil endre fokus fra prosjektkostnader til LCC-kostnader. Som ett eksempel er normalkostnader for SD-anlegg er under 1% av totalkostnader i prosjekt. Svært viktig verktøy i driftsfasen Rådgivere kopiering av tidligere løsninger, mange er multifaglige, men er de tverrfaglige? Merkesystem event spesifisering i forhold til lokalisering, men basert på TFM-systemet Energiflyt målestruktur for forbrukssteder SD-anlegg design-frys på utforming av bilder og funksjoner i bilder på hovedsystemer SD-anlegg spesifikt sonesystemer på romnivå med integrasjon mellom flere fag design-frys på presentasjon og funksjoner Gjennomgå kravspek med entrepenører, verifisere og avdekke ønskede funksjoner avhengig av kontraktsform Gjennomføring av prosjekt Fagteam og driftsansvarlig deltar i prosjekteringsmøter i byggeperioden (tidlig fase og underveis) Driftsansvarlig og ett eget fagteam prøver etter beste evne og delta i møter/befaringer for og lære så mye som mulig om bygget og spesielt dets tekniske installasjoner Særmøter på tekniske detaljløsninger på oppbygging, funksjon og presentasjonssystemer. Dette krever stor tverrfaglig kompetanse hos deltagere og er en omfattende prosess. Driftsansvarlig deltar i funksjonsprøving, innregulering og tester leverandører utfører før overtakelse, dette gir en svært god læringskurve
Overtakelse Entra s visjon 0-feil ved overtakelse, vi jobber mot dette, men oppnårlig mål er satt til 5 feil pr 10.000 m2 Det vil i første driftsår oppdages mange feil som ikke er oppdaget ved overtakelse Etter 1-års befaring + 1 måned skal vi ha 0-feil Dette betyr av bransjen må skjerpe seg veldig I forbindelse med overtakelse etableres det en kompetansegruppe internt inkl eksterne ressurser for befaringer og kontroll Aktiviteter/befaringer i sluttfasen Kontrollbefaringer gjennomføres ca 2 måneder før planlagt overtakelse. Dette skjer før himlinger er ferdige for og kontrollere faglig utførelse før de lukkes Ferdigbefaringer inndeles pr fag ved ferdig mekanisk montert, merket, rengjort etc Funksjonskontroll gjennomføres i alle fag også tverrfaglig med bruk av alle digitale verktøy Fullskalatester gjennomføres på brann,strømbrudd, kapasitet etc Overtakelse fra totalentrepenør til byggherre Overtakelse fra byggeherre til leietaker og innflytting
Forutsetninger for overtakelse Mekanisk og håndverksmessig ferdig Alt rengjort og støvsugd Komplett ferdig merket i henhold til avtalt nivå Lokal dokumentasjon er lagt ut Komplett FDV inkl tegninger, systemforklaringer, datablad og testprotokoller Alle verktøy tilgjengelig, SD, brann,adgang ITV etc Entrepenør(er) stiller med personell og verktøy tilpasset prosjektet for stikkprøvekontroll også tverrfaglig Rapportering ved overtakelse/innflytting Ferdigbefaringsrapporter anbefales skrives av byggherre eller deres representant Ofte svært mange ferdigbefaringsdokumenter med feil/mangler som skal kvitteres ut Nå finnes det nå ett digitalt verktøy (BIM 360) hvor feil registreres på plantegning, avviket i tekst og tildeles ansvarlig entrepenør for utbedring av punktene. Punktene lukkes av totalentrepenør/byggherre etter kontroll Entra har en egen kundeportal kundesenter hvor leietaker rapporterer avvik de registrerer i leietakerområdet. Leietaker er med dette kontinuerlig oppdatert Hver oppmerksom på at leietaker i svært liten grad oppdager feil som er avdekket i tekniske befaringer
Erfaring fra 4 siste prosjekter Prosjekt i Oslo ved overtakelse Det var feil og mangellister i ett stort omfang, men egentlig litt delt på areal I leietakerområdet bra med ca 20 feil. Dette var stort sett håndverksmessig slurv. Det gjelder da ikke fellesområder og tekniske anlegg, her avdekket vi flere hundre Dette medførte at vi hadde 2 separate overtakelser med forskjellige datoer og at leietaker flyttet inn i halvferdig hus Etter ca 1 ½ års drift stod vi faktisk igjen med ca 4-5 feil Erfaring fra 4 siste prosjekter Prosjekt i Drammen Samme tendens som i Oslo, bra i leietakerområdet ca 30 feil som umiddelbart ble rettet opp slik at leietaker kunne flytte inn På fellesområder og tekniske anlegg var vi også innkalt til overtakelse, denne ble avlyst da prosjektet ikke kunne dokumentere at de var ferdige Dette sjekket vi på FDV og rapporter fra de tekniske, det forelå ikke en rapport på test, innregulering, erklæringer, samt at ingen av visningsverktøyene SD,brann, etc var etablert Også her flyttet leietaker inn i halvferdig hus og prosjektet fikk 2 forskjellige datoer for overtakelse
Prosjekt Drammen forts. 4 måneder etter innflytting ble vi igjen innkalt til overtakelse av tekniske anlegg Entra beskrev i forkant hvilke anlegg vi ville se på, hvilke funksjonskontroller vi ville utføre ( stikkprøver) og presiserte at alle tekniske måtte stille med personell, verktøy, instrumenter etc for og gjennomføre og verifisere korrekt funksjon og mengde. I løpet av 2 dager var vi gjennom 8 forskjellige typer leveranser, funksjonskontrollen var vellykket i 1 type installasjon ( stikkprøve kun i ett rom) Årsak, elendig forberedelser hos entrepenører og manglende kompetanse både i eget fag og tverrfaglig Tankekors, tror tekniske entrepenører og rådgivere at de leverer utstyr og materiell, det er jo funksjoner vi skal ha. Det endte opp med feil og mangelliste på over hundre punkter Påstand fra totalentrepenør «Entra bygger for kompliserte bygg» Prosjekt i Trondheim Innflytting planlagt 1.mars 2013, dette ble gjennomført selv om leietakeransvarlig var bekymret(umulig og dyrt og flytte slike datoer) Hovedentrepenør hadde i forkant gjennomført sine egne befaringer, det ble registrert 5000 avvik(overflater) Entra innkalt til ferdigbefaring også på teknikk 1 uke før innflytting. En rask befaring avdekket at teknisk anlegg ikke var i drift, det var ikke rengjort, ingen protokoller levert, full varme i bygget, lyset fungerte delvis, lite eller ingen luft, ingen verktøy var ferdig, ingen merking. Ferdigbefaring ble avlyst, jeg kan i det hele tatt ikke forstå at ansvarlig entrepenør tørr og innkalle til ferdigbefaring. Dette gir en svært dårlig start for leietaker og det er gryende misnøye.
Prosjekt i Trondheim -forts Entra innkalt til nye ferdig befaringer i slutten av april Entra sendte ut ett dokument i forkant om hva våre forventninger var i denne forbindelse med stikkord FDV, dokumenter og protokoller Planlagte tester i alle fag også tverrfaglig Inndelt i 7-8 fag over 3 fulle dager Resultat var nedslående, tester ble forsøkt gjennomført, de fleste ble ikke gjennomført pga manglende levering eller kompetanse hos leverandører på produkter og funksjon. Befaringer og kontroll ble gjennomført av driftsavdelingen Konklusjon, Entra nekter og overta tekniske anlegg, rapport skrevet med noen hundre feil og mangler (bare med og»skrape på overflaten») Det pågår nå jevnlige møter første driftsår Prosjekt i Oslo Vi så tidlig at prosjektet var forsinket på tekniske leveranser, entrepenør klarte ikke og lage gode fremdriftsplaner som vi kunne stole på Planlagt oppstart av test igangkjøring fra entrepenør ble 4 måneder forsinket. Produksjon og mekanisk ferdigstillelse «spiste opp» test og igangkjøringsfasen helt Avtalt prøvedrift ( 2 måneder ) ble «spist opp» til fullføring av prosjektet Leietaker flyttet nesten inn på planlagt dato, de er rimelig fornøyde Tekniske anlegg er langt unna ferdigstillelse på funksjon og det pågår en omfattende kontroll fra byggherre Vi er usikre på hvilken grad av ferdigstillelse vi vil oppnå
FORUTSETNINGER FOR GOD DRIFT Forutsetninger i prosjektet er definert, dimensjonerende data, valg av løsning, beskrivelse av funksjoner Viktig og beskrive funksjoner spesielt rundt romklima og event lysfilosofi når det er tverrfaglige funksjoner Alle leveranser er installert, ferdigstilt og kontrollert Alle testrapporter / protokoller er overlevert og kvittert ut Det er foretatt tverrfaglig stikkprøvekontroll på funksjoner av aktør som forstår og kan teste funksjonene (ITB - integrerte tekniske bygningsinstallasjoner) ITB-rolle er tradisjonelt vanskelig som dekkes av ett begrenset antall personer pga kompleksiteten mellom fagene og ofte begrenset kunnskap om bruk av verktøy FDV-dokumentasjon er levert iht avtale og til korrekt tidspunkt, dvs før overtagelse Alle komponenter og systemer er komplett merket i forhold til avtalt format FORUTSETNINGER FOR GOD DRIFT FDV-dokumentasjon skal minimum inneholde for god systemforståelse Flytskjema for varme og kjøleanlegg som viser prinsipiell løsning fra energikilde til hovedforbrukssteder. Her skal det også vises installerte energimålere Stigeledningsskjema elektro med alle avganger samt el.fordelinger i bygget. Her skal det også vises installerte energimålere i fordelingene Bygg med reserve/ups-kraft skal vise systemoppbygging inkl. brytere som veksler mellom systemene Det skal leveres topologiskjema for andre svakstrømsanlegg som brannvarsling,talevarsling, nødlys,adgangskontroll, ITV-anlegg, dataanlegg osv
FORUTSETNINGER FOR GOD DRIFT FDV-dokumentasjon skal minimum inneholde for god systemforståelse forts. Topologiskjema for nettverk på SD-anlegg eller andre BUSsystemer skal vise systemoppbyggingen Det utarbeides en matrise som definerer hvilke funksjoner det er mellom brannvarsling og fysiske objekter (vifter, luker, dører, porter, heiser etc på detaljnivå). Denne skal fortelle om start/stopp, åpne/lukke etc for hvert enkelt objekt Dekningsområder for tekniske anlegg Opplæring Dette forutsetter at FDV er levert som beskrevet slik at driftspersonell kan sette seg inn i systemløsningen i de forskjellige leveransene. Den skal avtales i god tid og skal deles opp i de forskjellige fag og leveranser Det skal dokumenteres gjennomføring fra alle aktører Dersom det er tverrfaglige funksjoner skal de aktuelle aktører gjennomføre dette samtidig Den skal være 2-delt hvor trinn 1 er gjennomgang av FDV med systemløsning og produkter og trinn 2 er fysisk på bygget Deltagere skal kunne forlange stikkprøvekontroll for å verifisere forventet funksjon
Opplæring forts Presentasjonsystemer, f.eks SD-anlegg krever spesiell opplæring i bruk og funksjon Spesielt viktig og lære loggoppsett og bruk av dette Forklaring på event. lokale innstillinger med hensyn til verdi, f.eks trykk, frekvens, temperatur, vern etc Opplæring av andre visningsverktøy, event. sentraler f.eks brann-adgang-nødlys samt stikkprøvekontroll av anleggenes funksjoner 1-års drift prøvedrift ( blir mer vanlig) Byggherre er ansvarlig for drift, men entrepenør skal sjekke sine leveranser i en avtalt periode, varierer fra ½ til 1år. I en totalentreprise vil det si at byggherren kun har ett kontaktpunkt og forholde seg til. Det må bli enighet mellom partene om når prøvedriftsperioden starter og slutter. Oppstart er ikke nødvendigvis samme dato som overtakelse. Her er det svært viktig og definere roller og ansvar mellom partene Det avtales faste møter i perioden fra hver 14 dag til hver 3. måned Prøvedrift kan være en sovepute for entrepenør, dvs de gjør seg ikke ferdig for de skal jo være der i en definert tid allikevel. Det er ikke meningen at prøvedriftsperioden skal brukes til og rette opp feil og mangler. Entrepenør skal være proaktive og levere ukentlige rapporter på hvilke systemer de har sjekket ut Ved mistanke om feil/avvik har ikke drift bevisbyrden, de skal bare påpeke at her er det noe som ikke fungerer ikke hva ansvarlig entrepenør sjekker videre
1-års drift - prøvedrift forts SD-anlegget skal brukes aktivt, bruk loggfunksjon for og kontrollere og verifisere Eksempel: Tidligere nevnte bygg i Oslo hadde Entra overtakelse av bygget 15.04.11 innflytting 06.06.11 start prøvedrift 31.01.12. dvs først på nyåret 2012 meldte entrepenør seg ferdig Vi har sjekket denne eiendom vinter 2012 i prøvedriftperioden via SDanlegget. Her er det funnet feil/avvik på nesten samtlige systembilder, selv om prosjektet sa seg ferdig, det betyr at egenkontrollen har vært svært mangelfull. Dette har vi utført i egen regi, med en utvalgt kompetent person av Entra sammen med vår driftsorganisasjonen. Rapporter skrives Feil/avvik som er funnet blir gjennomgått i månedlige møter med ansvarlig entrepenør(er) og blitt rettet fortløpende (bra prosess) Sett fra byggherrenes side er det ett tankekors hvor mye tid og ressurser vi skal bruke på og kontrollere/teste funksjoner som i utgangspunktet skulle vært levert. Dette er ett stort bransjeproblem Dørmiljø er ett tilbakevendende problem, sjekkes med stikkprøver komplett inkl adgang, rømning etc 1-års drift prøvedrift forst Anbefalte tester i prøvedriftperioden Fullskalatest for brann, det skal på forhånd være definert alle styrefunksjoner i bygget og alle objektene må sjekkes. Samtidig sjekkes dekningsområdet for klokker/talevarsling Fullskalatest ved strømbrudd i bygg med UPS/reservekraft, beste test vil være på dagtid med alle brukere tilstedet. Det sjekkes kapasitet på nødlys, event andre installasjoner som har lokale batteripakker brann-adgang-itv etc Avtalte virkningsgrader på utstyr verifiseres, gjenvinnere, kjølemaskiner, varmepumper etc Fullskalatest spesielt varme og kjøleanlegg i en dertil egnet årstid planlegges gjennomført
1 års drift - prøvedrift- energiforbruk Det sjekkes at forbrukt energi er som forventet og prosjektert. Her skal entreprenør/rådgiver definere hva som er forventet forbruk pr installert måler Antall målere er stadig økende, energiflyt skal gjennomgås i detalj på FDV og ute på bygget Akkumulerte verdier skal synkroniseres, dvs samme verdi lokalt på energimåler som i ett EOS-system 1-års drift prosjekt Oslo oppsummering og erfaringer Eksternt firma leiet inn for bistand før start prøvedrift, timeforbruk ca 25 timer + Entra Anlegget overtatt 22.01.12 med prøvedrift fra 23.01.12 til 23.07.12 Gjennomført med ukentlige møter/befaringer/tester forbruk ca 120 timer + Entra Graverende feil på varmeanlegg (pendlinger), frikjøling Totalt 37 energimålere, feil på 11 stk (oppsett) Romregulering totalt ca 700 stk soner, feil på ca 75 stk Ventilasjon 13 hovedsystemer, funnet ca 10 feil Andre feil ca 40 stk i diverse anlegg Samlet antall ca 130-140 feil funnet og nesten alt utbedret
1-års drift prosjekt Drammen (1 år) I starten av prøvedrift har vi kløna litt pga manglede dialog internt, samt at innleid prosjektleder ble faset ut litt for tidlig Startet høsten 2012 en møteserie med Entra s prosjektavdeling, markedsavdeling, driftsavdeling, leietaker(e) og hovedentrepenør. Første trinn er og etablere gode rutiner for rapportering, avklare roller og ansvar Parallelt med dette har vi gjennomført kontroll av funksjoner og FDV med ekstern bistand ( omfattende bruk av SDanlegg og FDV, ikke så mye fysiske befaringer) Prøvedrift avsluttet november 2013, brukbart resultat Energiforbruk prosjektert/virkelig Enova har startet ett prosjekt om virkelig energiforbruk opp mot hva som var prosjektert Entra har med 4 nyere bygg i dette prosjektet hvor byggene har en omfattende målerstruktur og har vært i drift en periode (helst ett år) Byggene blir målt i formålstjent energi (hovedgrupper av forbrukssteder), det sjekkes prosjekteringsdata, FDV, utførelse, driftsituasjon etc Prosjektet startet opp høsten 2013, ferdigstilles våren 2015 Det er på tide at «samfunnet» er interessert i virkelig forbruk og ikke bare teoretiske beregninger
Serviceavtaler Ofte forespurt og tilbudt i forespørsel på nye prosjekter Jeg anbefaler sterkt at byggherre selv påvirker innholdet i avtalene sammen med aktuelle leverandører før de underskrives Avtalene må følges opp av hver enkelt driftsansvarlig, det anbefales at man har en tett dialog med utførende serviceteknikker. Gjennomfør befaringer og stikkprøvekontroller og avsett tid til dette. Påse at det gjøres avtaler i forkant på oppmøtetid. Jeg mener at det er tillatt og sende hjem servicepartnere som ikke har avtalt tid i forkant. Driftsansvarlig har også en hverdag og ta vare på!! Gjennomfør de samme prosessene mot rammeleverandører på andre oppgaver og utbedringer Reklamasjoner - garantibefaringer Vi ser dessverre alt for ofte at reklamasjoner og garantier er dårlig håndtert i forespørsler, byggherre er ikke konkret nok og rådgivere bruker ofte «klipp og lim» fra tidligere prosjekter, samt at de ikke er samkjørt mellom fagene. Driftsansvarlig formidler og sorterer reklamasjoner i et dertil egnet system (f.eks FDV ) Det gjennomføres faste oppfølgingsmøter mellom partene for tett oppfølging og tilbakemelding med tidsfrister Det må klart defineres hvem som har ansvar opp imot prosjektleveransen- rollebeskrivelse Det innkalles til formelle befaringer etter 1, 3 og evnt 5 år
DRIFTSANSVARLIGES HVERDAG Den er svært mangfoldig og krever stor og variert kompetanse samtidig med ofte knapphet av tid De skal kunne alt fra å stake dasser til den mest avanserte styrings- og reguleringsteknikk Entra har nå en utfordring på hvordan vi skal drifte passivhus, her er det liten erfaring i bransjen og vi planlegger en oppdatering av våre driftsansvarlig Min ærbødige påstand er at verken rådgivere, entrepenører eller prosjektledere kan og forstår driftsyrket DRIFTSANSVARLIGES HVERDAG
Lykke til her er det utfordringer»takk for meg»