Prosjektmandat A8 Lokalisering
1. INNLEDNING OG BAKGRUNN Dette mandatet gjelder for lokaliseringsprosjektet for nye Asker. Lokaliseringsprosjektet er et administrativt prosjekt og skal bygge på arbeidet som er gjort i delprosjekt A1/1- A1/5 og A6 som ble ferdigstilt februar 2018. Lokaliseringsprosjektet skal med utgangspunkt i anbefalinger fra delprosjektene foreslå lokalisering av alle virksomhetene i den nye kommunen, med fokus på prioriterte områder. Mandatet er utarbeidet av programledelsen bestående av rådmennene i Hurum, Røyken og Asker kommuner, og har til hensikt å gi en tydelig beskrivelse og definisjon av formålet med gjennomføringen av delprosjektet. Prosjektet skal styres og gjennomføres i henhold til Difi sin prosjektmodell Prosjektveiviseren. Denne er beskrevet nærmere på www.prosjektveiviseren.no. Figur 1 Difi prosjektmodell Side 1 av 11
2. DELPROSJEKT A8 - LOKALISERING 2.1. Oppdrag Delprosjektet har følgende oppdrag: Fase 0 Innledende fase 1. Utarbeide mandat og prosjektplan inkludert: a. Milepælsplan (ref. punkt. 2.4.1) b. Møteplan (ref. punkt. 2.4.2) 2. Utarbeide informasjonsplan (vedlegg 1) Tidsramme: uke 10-13 2018 Fase 1 Lokaliseringsprosess på kort sikt Eksisterende bygningsmasse 1. Etablere en oversikt over ansatte som vurderes re-lokalisert 2. Oppdatere kart og oversikt over tilgjengelige lokaler med tilhørende fasiliteter 3. Definere en prioritert kriterieliste som benyttes som forutsetning for arbeidet med lokalisering. 4. Utarbeide et forslag til lokalisering med tilhørende logistikkplan for godkjenning av programledelsen. 5. Informere organisasjonen om lokalisering og logistikkplan (gjelder hele fase 1) Prioriterte områder i fase-1 for vurdering av lokalisering er: 1. Administrasjon og ledelse (rådhusene) 2. Innbyggertorg 3. Plan- og bygg 4. NAV 5. Tjenestetildeling Tidsramme: april 2018 september 2018 Fase 2 Lokalisering på lang sikt Ny bygningsmasse: 1. Vurdering av hvem som bør være lokalisert hvor geografisk i den nye kommunen a. For effektive og likeverdige tjenester b. For rasjonell drift 2. Vurdering av hvem som bør være samlokalisert både innen samme tjenesteområde og på tvers av tjenesteområdene for optimalisering av drift. 3. Vurdering av dagens bygningsmasse og hvor egnet denne er ift. krav til a. Lokalisering b. Samlokalisering 4. Avklare og gjennomføre prosess for å tilpasse eiendomsmassen på lang sikt, inkludert: a. Salg av uegnet bygningsmasse b. Kjøp av egnet bygningsmasse c. Evt. omregulering og bygging av ny kommunal eiendomsmasse tilpasset ny organisering. d. Evt. avklare midlertidige løsninger Ansvaret for fase 2 vil ligge til ny direktør for tjenesteområde Samfunnstjenester. Side 2 av 11
Tidsramme for initielle avklaringer for fase 2: mai 2018 des 2018 Fase 3 Gjennomføring (innflytting) 1. Vedtatt lokalisering og logistikkplan fra fase 1 effektueres og følges opp Tidsramme: høst 2018 desember 2019 Eget mandat for fase 3 utarbeides. Medvirkning Medvirkning ivaretas av de hovedtillitsvalgte og hovedverneombud som vil være representert i både prosjektgruppa og prosjektstyret. Prosjektstyret består av programledelsen, hovedtillitsvalgt og hovedverneombud. 2.2. Mål Det skal defineres effektmål og resultatmål for delprosjektet. Effektmål/gevinster Det er definert følgende foreløpige effektmål for delprosjekt lokalisering: Optimalisert drift og samhandling: Lokalisering og samlokalisering skal legge til rette for optimalisert drift innen alle tjenesteområdene med effektive prosesser. Økonomi: Kommunen har en forsvarlig økonomistyring og et godt økonomisk handlingsrom. Kommunen er effektiv og omstillingsdyktig, og har fokus på ressursoptimalisering. Lokaliseringen skal vurderes basert på kost nytte og en rasjonell økonomi. Kvalitet: Kommunens velferdstjenester er trygge, virkningsfulle og likeverdige, organisert nær der folk bor. Tjenestene bidrar til aktive brukere og innbyggere som opplever mestring i eget liv. Arbeidsgiver: Kommunen praktiserer medarbeiderskap og er en innovativ, dynamisk og lærende organisasjon. Gevinstrealisering er å sørge for at de effektene/gevinstene som var forventet av prosjektet faktisk blir realisert. Gevinstrealisering krever et helhetlig og systematisk arbeid som involverer både prosjekt- og linjeorganisasjonen. Det er linjeorganisasjonen(e) som har ansvar for at effektmålene nås og gevinstene blir realisert. Det gjennomføres et eget prosjekt A7 Gevinstrealisering, med eget mandat. Resultatmål Resultatmålene beskriver hva delprosjektet skal levere. Det er delprosjektet (prosjektstyret og prosjektgruppen) som har ansvar for at resultatmålene oppnås. Det er definert følgende resultatmål for lokalisering: Fase 1 Lokalisering på kort sikt inkludert: o Liste over virksomheter og ressurser som vurderes re-lokalisert med følgende prioriterte områder: Side 3 av 11
Administrasjon og ledelse (rådhusene) Innbyggertorg Plan- og bygg NAV Tjenestetildeling o Oppdaterte lister og kart over tilgjengelige lokaler og fasiliteter o Kriterieliste for lokaliseringen o Forslag til lokalisering og logistikkplan o Informasjonstiltak til berørte i organisasjonen Fase 2 Lokalisering på lang sikt: o Vurdering av dagens bygningsmasse o Forslag til tiltak for å tilpasse eiendomsmassen til ny kommune o Oppfølging av tiltak for å tilpasse eiendomsmassen til ny drift inkludert: Kjøp/salg Omregulering og bygging Midlertidige løsninger (f.eks. leie) Fase 3 Oppfølging av logistikkplanen gjennomføring av effektuering av lokalisering og logistikkplan fra fase 1. 2.3. Organisering og ansvar Nedenfor følger en beskrivelse av de ulike rollene i delprosjektet. Prosjektstyre Prosjekteier og prosjektstyre er programledelsen for nye Asker med rådmann Lars Bjerke som leder. Gruppen vil også bestå av hovedtillitsvalgt og hovedverneombud, som har som oppgave å ivareta de ansatte i lokaliseringsprosessen. Prosjektet rapporterer således direkte til programledelsen. Prosjektstyrets deltakere er: Lars Bjerke (leder) Programledelse Lars Joakim Tveit Programledelse Per Morstad Programledelse Mai-Lene Graff Bøe Hovedverneombud Lene Cecilie Bakler Hovedtillitsvalgt Prosjektleder og prosjektgruppe Prosjektleder for delprosjekt lokaliseringsprosjektet ansettes i en stillingsbrøk på 100 prosent. Programledelsen og prosjektleder skal i fellesskap avklare prosjektgruppens sammensetning og prosjektmedarbeidernes stillingsbrøk. Innenfor definert stillingsbrøk disponeres prosjektmedarbeidernes tid av prosjektleder, og er i gjennomføringen av sine prosjektoppgaver underlagt prosjektleders styring og oppfølging. Det etableres en prosjektgruppe med en person fra hvert tjenesteområde i tillegg til hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Prosjektgruppen vil også inkludere fagansvarlig for HR og eiendom. Side 4 av 11
Prosjektgruppen består av: Klaus Øiseth prosjektleder og leder av prosjektgruppen Ingeborg Fønstelien, assisterende prosjektleder Tjenesteområdene økonomi og organisasjon (adm. og ledelse): Lene Orsten Haugland Tjenesteområdet oppvekst: Gyrid Mangersnes Tjenesteområdet velferd: Marit Røyneberg Tjenesteområdet samfunnstjenester: Ingeborg Fønstelien/Klaus Øiseth Tjenesteområdet samfunnsutvikling: Ingeborg Fønstelien Tjenesteområdet medborgerskap: Lisbeth Stokke Fjeldly Digitalisering: Ragnar Husum Hovedtillitsvalgt-1: Gøril Brix Hovedtillitsvalgt-2: Bente Cecilie Nilsen Hovedverneombud-1: Hilde Bestvold Hovedverneombud-2: Anna Rødland Fagansvarlig Eiendom: Christian Goderstad Fagansvarlig HR: Avklares Frem til høsten 2018 (august) er det prosjektlederne for de administrative delprosjektene fra foregående fase som representerer tjenesteområdene i prosjektgruppen. Når de nye direktørene for tjenesteområdene er rekruttert tar de over ansvaret som prosjektgruppemedlem, eller utnevner en deltaker som representerer tjenesteområdet. Prosjektleder har myndighet og ansvar til å lede delprosjektet og sammen med prosjektgruppen levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjektstyret. Arbeidet i prosjektgruppen skal være basert på likeverdighet, raushet og forståelse mellom prosjektdeltakerne. Arbeidsgrupper og referansegrupper Ved behov skal det etableres arbeidsgrupper som skal bistå prosjektgruppen med nødvendig faglig kompetanse og utredningsarbeid knyttet til konkrete problemstillinger ifbm. lokaliseringen. I tillegg skal det ved behov etableres referansegrupper, jf. intensjonsavtalens målsetninger om involvering av innbyggere, brukere og samarbeidspartnere. Referansegruppene skal ha en rådgivende funksjon. Referansegruppe 1 blir tidligere styringsgruppe for A6 Eiendom, som skal bistå med ekspertise og råd knyttet til eiendomsmassen og bruk av denne. Ved behov for arbeidsgrupper og referansegrupper, skal etablering, deltakelse og omfang avklares med prosjektstyret. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud God medvirkning fra tillitsvalgte vil være av stor betydning for å sikre en vellykket prosess for lokaliseringen. Styringsdokumentet legger til grunn at tillitsvalgte skal være representert i prosjektet. Side 5 av 11
Hovedtillitsvalgt og hovedverneombud skal være representert i prosjektstyret. Hovedtillitsvalgt og hovedverneombud skal også være representert i prosjektgruppa fra to kommuner, slik at alle kommunene samlet sett for prosjektstyret og prosjektgruppa er representert både ved hovedtillitsvalgt og hovedverneombud. Hovedtillitsvalgte i prosjektstyret og prosjektgruppa er oppnevnt av tillitsvalgtapparatet. 2.4. Ressursbehov og rammer Prosjektet får følgende overordnede ressursramme. Total budsjettramme Årsverk Prosjektnummer i Agresso Avklares Prosjektleder Klaus Øiseth:100 prosent stilling. Ass prosjektleder Ingeborg Fønstelien, 20 % Lene Orsten Haugland 10 % Gyrid Mangersnes 10 % Marit Røyneberg 10 % Lisbeth Stokke Fjeldly 10 % Ragnar Husum, bistår ved behov Agata Kaminska-Ma lkowska 50 % stilling (kartlegging av eiendom) Christian Goderstad (EDF), bistår i prosjektgruppa ved behov Hovedtillitsvalgt, 10 % Hovedverneombud, 10 % Fagansvarlig HR, 10 % Avklares Programledelsen og prosjektleder vurderer kontinuerlig prosjektets ressursbehov. Dette gjelder spesielt for prosjektgruppa og evt. arbeidsgrupper. Nødvendige korrigerende tiltak avklares i prosjektstyremøtene, ref. møteplan i punkt 2.4.2. Side 6 av 11
2.5. Fremdriftsplan fase 1 Styringsdokumentet legger til grunn følgende overordnede fremdriftsplan for arbeidet med etablering av nye Asker kommune, for fase 1: April 2018 september 2018 Lokaliseringsprosess på kort sikt Prosjektrapporten for fase-1 skal ferdigstilles slik at det kan legges frem til orientering i fellesnemnda. Planlagt fremlegging av rapporten er september 2018. 2.5.1. Milepælsplan No Dato Milepæl Leveranser Informasjonspunkt 1 1 3. april 2018 Kick-off Nye Asker, ny fase Presentasjon av mandatet X 2 27. april 2018 Eiendomsstatus klar Oversikt og status over egne lokaler (fasiliteter) Eiendomsmassen implementert i kartløsning (Geodata) 3 8. mai 2018 Foreløpige kriterier for lokalisering Foreløpige kriterier for lokalisering (for forankring) 4 15. mai 2018 Kriterier for Lokalisering forankret 5 Medio august 2018 Nye direktører fases inn i prosjektgruppen Forankrede kriterier for lokalisering X 1 Ved merket milepæl for informasjonspunkt skal det informeres til organisasjonen via nye Asker sine nettsider og/eller ved distribusjon av nyhetsbrev. Side 7 av 11
No Dato Milepæl Leveranser Informasjonspunkt 2 6 4. september 2018 Presentasjon foreløpige alternativ fase 1 Presentasjon av foreløpig leveranse av alternativer for fase 1 der følgende prioriteres Rådhusene Adm. og ledelse Innbyggertorg Plan- og bygg Nav Tjenestetildeling 7 14. september 2018 Avslutning fase 1 Leveranse av alternativer for fase 1 der følgende prioriteres Rådhusene Adm. og ledelse Innbyggertorg Plan- og bygg Nav Tjenestetildeling X 2 Ved merket milepæl for informasjonspunkt skal det informeres til organisasjonen via nye Asker sine nettsider og/eller ved distribusjon av nyhetsbrev. Side 8 av 11
2.5.2. Møteplan Opprettet: 20.03.2018 Rev.01 Rev. dato: 20.03.2018 A8 Lokalisering - Overordnet møteplan Fase 1 - Lokalisering på kort sikt 2018 Måned mars april mai juni juli Uke august september 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Gruppe - Møteplan Prosjektstyremøte (inkl. HVO og HTV) * x x x x x x x x x x Prosjektgruppemøte * x x x x x x x x x x x Arbeidsgruppe-1 Adm. og ledelse ** Arbeidsgruppe-2 Innbyggertorg ** Arbeidsgruppe-3 Samfunnstjenester ** Arbeidsgruppe-4 XXX * Merk at prosjek tstyremøte og prosjek tgruppemøtene k jøres med lavere frek vens dersom dette er formålstjenelig ** Arbeidsgrupper for spesielle avklaringer initieres av prosjektgruppa ved behov og nye møtetidspunkt avtales (ikke angitt i tabellen over) Side 9 av 11
Fase 2 Lokalisering på lang sikt Mai 2018 desember 2018 Egen fremdriftsplan for fase 2 utarbeides i eget mandat Fremdriftsplanene må ta hensyn til avhengigheter/relasjoner mellom prosjektets faser og de øvrige delprosjektene. 2.6. Avhengigheter til øvrige delprosjekter Prosjektet med lokalisering er direkte avhengig av de administrative prosjektene: Administrasjon og ledelse Oppvekst, undervisning og kunnskap Helse, sosial og omsorg Kultur, idrett og frivillighet Klima, miljø og tekniske tjenester Digitale asker 2020 Eiendom Ledelse Alle prosjektene bortsett fra Digitale Asker 2020 har levert kunnskapsgrunnlag, grunnlagsdokument og organisasjonsplan som er viktig input til lokaliseringsprosjektet. Det er viktig å ivareta kunnskap og innspill knyttet til lokalisering fra prosjektene, som legger til rette for optimalisert tjenesteleveranse og drift. De nye administrative prosjektene som settes i gang vil påvirke lokaliseringsprosjektet. Dette gjelder spesielt prosjekter som spesifiserer krav og kriterier til lokaler og beliggenhet for tjenesten. Dette vil gjelde for prosjektet Innbyggertorg, men kan også omfatte øvrige prosjekter. 2.7. Rapportering Prosjektrapportering skjer som hovedregel månedlig i det digitale prosjektverktøyet (prosjektportalen), jf. rutinene beskrevet i kapittel 12.2 i styringsdokumentet. I tillegg kan prosjektstyret og prosjektleder avtale mer detaljert intern rapportering. Side 10 av 11
3. VEDLEGG Dette prosjektmandatet har følgende vedlegg: 1. Mal for kommunikasjonsplan 2. Mal for prosjektplan 3. Intensjonsavtale om sammenslåing av kommunene Hurum, Røyken og Asker 4. Nye Asker kommune styringsdokument for gjennomføring av kommunesammenslåing 5. Ledelse, organisasjon og styring (LOS) overordnede prinsipper og føringer for administrativ organisering i nye Asker kommune Side 11 av 11