Prosjektplan forprosjekt Næringsvennlig Region For kommunane Balestrand, Leikanger, Luster, Lærdal, Sogndal og Vik Dato: 4. juni 2018
Innhold Mål og rammer 3 Bakgrunn 3 Oversikt 3 Prosjektmål (fra forstudie til hovedprosjekt) 4 Rammer og framdrift alle faser 5 Organisering 5 Prosjektoppfølging 6 Beslutningspunkter 6 Oppfølging 6 Milepæler forprosjekt 6 Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi 7 Interessenter/målgrupper 7 Kommunikasjonsstrategi 7 Risikovurdering 7 Risikohåndtering 8 Gjennomføring 9 Tids- og ressursplaner 11 Økonomi 11 Kostnader 11 Finansiering 11 Avtale 12
Mål og ra mmer Bakgrunn Utviklingsverktøyet næringsvennlig kommune (NVK) anvendes i dag i enkeltkommuner der målet er å tilby gode og relevante tjenester for lokalt næringsliv. Ulike former for kommunale tjenester til næringslivet skal bidra til økt lønnsomhet i bedriftene og flere arbeidsplasser. Flere kommuner har planer om mer samarbeid innen næringsutvikling. Verktøyet NVK har blitt videreutviklet, slik at det kan anvendes både i forbindelse med kommunesamarbeid og i forbindelse med ulike former for regionalt samarbeid. Verktøyet Næringsvennlig Region (NVR) kan være til hjelp når næringssamarbeid skal etableres, utvikles og implementeres i en region. NVR kan også være et verktøy for fylkeskommunen og andre offentlige aktører som arbeider med nærings- og regionutvikling. Distriktssenteret har bidratt i prosjektutviklingen for at NVR også skal kunne tilbys til deltakere i Byregionprogrammet. Verktøyet vil kunne bidra til å kunne styrke næringsarbeidet i både eksisterende og nye regioner, og være til hjelp for aktører som jobber med næringsutvikling over hele landet. Denne prosjektplanen er et forslag til en arbeidsprosess som beskriver hvordan forprosjekt NVR anbefales gjennomført for kommunene Balestrand, Luster, Leikanger, Lærdal, Sogndal og Vik. Lærdal kommune vil være oppdragsgiver for dette oppdraget. Forprosjektet bygger på forstudie, som er gjennomført i perioden januar-juni 2018. Det er utarbeidet egen prosessveileder for gjennomføring av NVR forprosjekt som vil være styrende for gjennomføring av prosjektet.
Oversikt Forstudiefasen ble gjennomført i perioden januar juni 2018. Denne prosjektplanen omhandler forprosjektfasen. Formål og resultat per fase er oppsummert i figuren under: Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Strategiutvikling Detaljere og forankre Gjennomføre Formål: Kartlegge næringslivets behov for bistand fra næringsutviklere Forstå regionens, kommunenes og næringsutviklere sin rolle når det gjelder arbeid med næringsutvikling: - Hvilke aktører er involvert? - Hva er ambisjonene og planene? - Hvilken rolle og oppgaver har de? - Hva er styrkene og svakhetene? - Hva er endringsbehovet? Skape en forståelse hos aktørene for kunnskapsgrunnlaget «Næringsvennlig region» Resultat: Beskrivelse av næringslivets behov Beskrivelse av næringsstruktur, konkurransefortrinn og strategiske satsninger og ambisjoner Beskrivelse av samarbeid med FoU og utdanningsmiljø Ansvarsmatrise (roller og ansvar) Vurdering av dagens Formål: Med utgangspunkt i kunnskapsgrunnlaget 1 og endringsbehovene i regionene; få opp en detaljert beskrivelse av: - Innhold i næringsutviklertjenestene - Kultur og holdninger som skal prege næringsutvikler - Kompetansekrav til næringsutvikler - Økonomiske rammer for tjenestene - Beslutte organisering av tjenestene Resultat: o o o Regionnivå Kommunenivå Samarbeidsformer Beskrivelse av innhold i næringsutviklertjenestene Beskrivelse av verdigrunnlag og kompetansekrav til næringsutvikler Organisasjonsmodell for fremtidens næringsutvikler (regionalt og lokalt nivå) Involvering og forankring for ovenstående hos: - politisk og administrativt nivå i kommuner og region Formål: Implementere nye næringsutviklertjenester Gjennomføre kompetansetiltak for næringsutviklere (tjenester, oppgaver) Kulturutvikling iht. nytt verdigrunnlag Gjennomføre organisasjonsendring iht. plan (ny organisasjonsstruktur) Resultat: Næringsutviklingstjenester tilpasset næringslivets behov og utviklingstrekk i samfunnet Næringsutviklere som har tillit hos næringslivet, er relevante og evner å koble ny kunnskap fra kompetansemiljø inn til bedriftene og næringsnettverkene i regionen Næringsutviklere som har evne og vilje til å lytte, tilegne seg innsikt, 1 Kunnskapsgrunnlaget for Næringsvennlig Region, utarbeidet av Sintef, avdeling for teknologi og samfunn
næringstjenester (styrker og svakheter) En overordnet anbefaling til hvordan regionen samlet, i samarbeid mellom kommuner eller enkeltvis, kan jobbe videre med utvikling av næringsutviklerrollen Forankring for planene Prosjektplan forprosjekt - næringsutviklere - næringsliv Plan for hovedprosjekt bygge og samskape med nettverk En dynamisk og fleksibel organisering av næringsapparatet med rask saksbehandling, brukervennlige kanaler og god service for næringslivet Et tydelig lederskap med klare roller og ansvarsforhold for aktørene i næringsapparatet Gode arenaer for samarbeid mellom kommune/region, forsknings- og utdanningsinstitusjoner og næringsliv Et avstemt forhold mellom ambisjonsnivå, økonomiske og menneskelige ressurser Rammer og framdrift alle faser Arbeidet skal følge Innovasjon Norge sin PLP-metodikk etter en tentativ framdriftsplan som vist i tabellen under: Utviklingsfase Gjennomført innen Forstudie Gjennomført i perioden januar-juni 2018 Forprosjekt Gjennomført i perioden august 2018-februar 2019 Hovedprosjekt Mars 2019-januar 2020 Organisering Rolle Prosjekteier: Oppdragsgiver: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Prosjektgruppe: Deltakere Lærdal kommune Lærdal kommune Arve Tokvam PwC Arve Tokvam, Joakim Systaddal, Odd Rune Turvoll, Torgeir Skålid, Olav Grov
Styringsgruppe: Ressursgruppe (3 stk) Ordførere fra kommunene Fylkeskommune v/jan Heggheim Innovasjon Norge v/rune Fromreide 1) Næringsutviklere inkludert Sognefjorden næringshage, Visit Sognefjord og Kunnskapsparken i Sogn og Fjordane 2) Rådmannsgruppe 3) Næringsliv Nærmere om de ulike rollene: Prosjekteier: Har ansvar for å sette mål for prosjektet og å avgjøre hovedinnholdet i prosjektet. Prosjekteier avgjør kven som skal være prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig: Har det overordna ansvaret for økonomi, målrealisering og kvalitetssikring. Prosjektansvarlig leder møter i stortingsgruppe og er den overordna ansvarlig i prosjektet ( styreformann ). Prosjektledelse: Har det operative utøvende ansvaret i prosjektet ( daglig leder ) og skal stå for den daglige ledelsen av prosjektet. Styringsgruppe: Skal gi råd til prosjektansvarlig om hvordan prosjektet skal gjennomføres, og må fungere på en måte som gir prosjektet nødvendig forankring. Det er derfor viktig at ansatte som vil bli mest involvert i prosjektet også sitter i styringsgruppa. Prosjektgruppe: Dette er de som skal gjennomføre prosjektet. Gruppa består dels av interne ressurser og dels av eksterne ressurser. Ressursgruppe: Dette er personer som vil bidra i de ulike arbeidsprosessene i prosjektet for å definere innholdet i tjenestene, kompetansekravene og finne løsninger for framtidig organisering av næringsutviklerrollen. Prosjektoppfølging Beslutningspunkter Det foreslås ingen beslutningspunkt utenom de obligatoriske ved start og avslutning Oppfølging Møter i styringsgruppen og statusmøter mellom prosjektleder og prosjektansvarlig avtales ved oppstart. Det er planlagt tre møter i styringsgruppen, et ved oppstart, et midtveis i prosjektet og et ved prosjektavslutning. Ordførerne oppfordres om å orientere kommunestyrene om prosessen. Tilsvarende bør rådmennene orientere sine ledergrupper og næringsavdelinger om arbeidet. Milepæler forprosjekt Dato Hendelse 4. juni 2018 Vedtatt prosjektplan November 2018 Utkast innhold tjenester og kompetansekrav Februar 2019 Plan hovedprosjekt
Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi Interessenter/målgrupper Viktige interessenter for forprosjektet er: Næringslivet i regionen (bransjer som er prioritert i regional næringsplan spesielt) Regionråd med representanter for alle kommuner, representert ved politisk og administrativ ledelse Kommunene ved rådmann og ansatte som berøres av kartleggingen (næringssjefer, plansjefer etc.), samt politisk ledelse Nærings- og utviklingsaktører ved nærings- og vekstselskaper, næringshager og næringsforeninger Utdanningsinstitusjoner som har stor betydning for næringsutviklingen i regionen Kommunikasjonsstrategi Forprosjektet vil bli gjennomført over seks måneder, og i denne perioden vil interessentene bli informert i relevante fora. Prosjektansvarlig vil være hovedansvarlig for å orientere deltakerne om arbeidsprosesser og framdrift. Risikovurdering Risikofaktorer som vurderes å være de meste kritiske faktorer som kan hindre måloppnåelse i forprosjektet: - Politisk og administrativ vilje til gjennomføring av utviklingsretning som beskrevet i sluttrapport forstudie - God samhandling med nasjonalt og regionalt virkemiddelapparat og fylkeskommunen - At man klarer å bli enige om økonomiske forutsetninger for ny organisasjonsmodell - Kapasitet til deltagelse i prosjektgruppen, spesielt informasjon og kommunikasjon
Risikohåndtering I tabellen under har vi utarbeidet en oversikt over kritiske suksessfaktorer, og hvordan disse bør følges opp for å redusere risikoforhold. Kritisk suksessfaktor Risiko Kvalitetssikring Politisk og administrativ vilje til gjennomføring av utviklingsretning som beskrevet i forstudie Høy Prosesser i administrative og politiske miljø på både fylkes-, regions-, og kommunalt nivå for å sikre nødvendig forankring og motivasjon for prosessen Hente erfaringer fra andre sammenlignbare regioner, og hva som har vært viktige drivere for næringsutvikling der Potensielle gevinster må synliggjøres (argumenter for hvorfor man får en bedre tjeneste ved samordning) Politisk og administrativ ledelse må prioritere deltagelse i møter der det jobbes med å detaljere roller og arbeidsprosesser Politisk og administrativ ledelse må bistå med forberedelser og etterarbeid for å få på plass relevant informasjon til utvikling av ny organisasjonsmodell God informasjon og kommunikasjon om prosjektet underveis God samhandling med nasjonalt og regionalt virkemiddelapparat (inkl. fk) Middels Involvering og innspill aktører som fylkeskommune (næringsavdeling), Innovasjon Norge, SIVA og Distriktssenteret Basert på ovenstående - utvikle en organisasjonsmodell som er samsvarer med utviklingsretning for det nasjonale og regionale virkemiddelapparatet og behovet i Sogn. At man klarer å bli enige om økonomiske rammer for ny organisasjonsmodell Høy Avklare økonomiske rammebetingelser, forutsetninger og handlingsrom hos de ulike aktørene: Fylkeskommune SIVA (næringshageprogrammet) Kommunene Andre relevante miljøer? Få opp et samlet budsjett for næringsutviklerrollen som m.a. beskriver ressursbehov fra hver kommune Synliggjøre innsparingspotensialet Kapasitet i regionen til å bistå prosjektleder ved behov Middels At det etableres en styrings- og prosjektgruppe som har kapasitet, kompetanse og relasjoner til å støtte prosjektleder i prosjektets ulike faser
Gjennomføring Involvering av de ulike målgruppene vil være en sentral del av forprosjektet, og vil skje i form av workshops med de ulike målgruppene. Prosjektgruppen vil framskaffe kunnskapsgrunnlag, forberede og oppsummere workshopene, som skal lede fram til et vedtak om et helhetlig regionalt næringsapparat. Innsatsområde Tiltak Resultat Ressurs 00 Prosjektledelse og forankring Etablering av prosjekt- og styringsgruppe med representanter fra viktige beslutningstagere. Arbeids- og koordineringsmøter med nøkkelaktører, m.a. regionråd og rådmannsutvalg. Få innspill til arbeidsprosessen. Forberedelse og dokumentasjon før og etter workshop Forankring, mandat og motivasjon hos beslutningstagere for oppfølging av utviklingsretning for næringsutviklerrollen som beskrevet i sluttrapport fra forstudie PA, SG, PL, PG Presentasjon av resultater underveis og i forbindelse med prosjektavslutning Besøk til annen region som har etablert en hensiktsmessig modell for regionalt samarbeid 01 Kunnskapsgrunnlag Dialog med distriktssenter/ byregionprogram (case/eksempler fra andre) Dialog med FoU og utdanningsmiljø (case eksempler fra andre) Kunnskap fra andre som kunnskapsgrunnlag for organisasjonsmodell 02 Innholdet i næringsutviklingstjenestene Workshop der formålet er å identifisere tjenestetilbudet overfor nytt og eksisterende næringsliv Beskrivelse av tjenestetilbudet til nytt og eksisterende næringslivet 03 Kompetansekrav til næringsutvikler (ulike funksjoner/roller) Workshop der formålet er å definere kompetansekrav til næringsutvikler Beskrivelse av kompetansekrav til næringsutviklerrollen
Dialog med ulike aktører der formålet er å klargjøre økonomiske rammer for arbeid med næringsutvikling: 04 Økonomiske rammer - Fylkeskommune - SIVA - Kommune - Eventuelle andre private og offentlige aktører Finansieringsramme for næringsutviklings-tjenestene i regionen 05 Alternative organisasjonsformer Workshop med relevante miljøer der formålet er å få innspill til innhold i alternative organisasjonsformer: - Forutsetninger - Styrker - Svakheter - Muligheter - Utfordringer Utarbeide alternative organisasjonsformer med drøfting rundt fordeler/svakheter Vurdering og anbefaling til organisering basert på kunnskapsgrunnlag og innspill i prosessen Anbefalt forslag til organisering som beskriver: - Organisasjonens formål - Beskrivelse av tjenester - Organisasjonsform og eierskap - Styringsmodell - Lederskap - Roller og ansvarsforhold - Kapasitet og kompetanse - Samarbeidsformer med andre næringsutviklere - Samarbeidsformer med utdannings- og forskningsmiljøer 06 Informasjon, kommunikasjon og forankring Diskutere og få synspunkt fra relevante miljøer Tilpasning av modell basert på innspill fra målgruppene En godt forankret modell for regional næringsutvikling Notat som oppsummerer krav til næringsutviklerrollen, kompetanse og organisering 07 Vedtaksprosesser i politiske organ Drøfting, vurdering og beslutning på regionsnivå. Saksframlegg til formannskap og kommunestyrene basert på ovenstående Orientering, drøfting og vedtaksprosesser i kommunestyrene Et vedtak om et helhetlig regionalt næringsapparat
08 Fremtidens næringsutviklerrolle (hovedprosjektet) Utarbeide plan for hovedprosjekt Plan for hovedprosjekt Økonomi Kostnad Beløp i kr. eks. mva. Totalkostnad prosjektledelse 750 000 Reise 50 000 Prosjektkostnad 800 000 Finansiering Beløp i kr. eks. mva. Innovasjon Norge 400 000 Egenandel deltakerkommuner 400 000 Finansiering 800 000 Det legges til grunn at oppdragsansvarlig sammen med prosjektgruppen står for innkallelse og koordinering av møter, og at disse gjennomføres innen rammen av møter som spesifisert under: Møte Formål Deltakere Når 1 Oppsummering forstudie Styringsgruppe Prosjektplan forprosjekt 2 Innhold tjenester Felles formannskapskonf. for Verdigrunnlag kommunene, repr. fra næringsliv og næringsutviklere August Sept. 3 Rådmannsgruppe Sept. 4 4.1 Næringsutviklere (kommune/utv.selskap) 4.2 Visit Sognefjord 4.3 Kunnskapsparken 4.4 Høgskulen 4.5 Vestlandsforsking 4.6 Fylkeskommune 4.7 Innovasjon Norge Sept./okt 5 Næringsliv Okt. 6 Oppsummering innhold tjenester og verdigrunnlag Styringsgruppe Nov. 7 Organisering Rådmannsgruppe Nov.
8 Økonomiske rammer Fylkeskommune/IN/SIVA Nov. 9 Fremtidens næringsutvikler rolle. Næringsliv Jan Presentere utkast sluttrapport: - Innhold tjenester 10 Rådmannsgruppe Jan - Kompetansekrav - Org. modell 11 - Økonomiske rammer Næringsutviklere (alle) Jan 12 Plan for hovedprosjekt Styringsgruppe Feb. Vedtaksprosesser i det enkelte kommunestyre Mars Avtale Denne prosjektplanen omfatter ikke avtale med underleverandør eller andre. Prosjektmedarbeider inngår avtale med xxxxx Denne planen regulerer gjennomføringen av oppdraget. Sted, og dato Prosjektansvarlig Prosjektleder