MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Stad: Herøy Rådhus, Møterom 1 Dato: 25.04.2018 Tid: 14.15 16.00 er som møtte: Gerhard Furø Stian Elvesæter Oddbjørg Karen Remøy Ove Kåre Remøy Leiar Nestleiar Forfall: Kristin Helsem Sævik Varamedlemer som møtte: Terje Krogset Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS (SSKR IKS) møtte: Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå Herøy kommune møtte: Sølvi Remøy Kommunalsjef oppvekst I sak 13/18 Gerhard Furø Leiar Ove Kåre Remøy Side 1 av 7
SAKLISTE SAK 09/18 SAK 10/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 11/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 12/18 SAK 13/18 SAK 14/18 MELDINGAR FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TIDLEG INNSATS NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Side 2 av 7
09/18 033 13.04.2018 25.04.2018 IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Ove Kåre Remøy. 10/18 049 13.04.2018 25.04.2018 IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet 07.03.2018. Møteprotokollen frå møtet 07.03.2018. 11/18 033&58 13.04.2018 25.04.2018 IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknad på noverande tidspunkt. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Herøy kommune si heimeside - https://innsyn.ssikt.no/heroy/dmb# Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret 22.03 19.04 Formannskapet 13.03 10.04 Eldrerådet 12.03 Komite for næring, kultur og idrett 09.04 Komite for helse og omsorg 08.03 Komite for oppvekst 07.03 Plan og byggenemnd 08.03 05.04 Råd for msk med nedsett funksjonsevne 21.03 Side 3 av 7
Valnemnd 22.03 19.04 12/18 033&17 17.04.2018 25.04.2018 IBM MELDINGAR 1. Kontrollutvalet tek meldingane 1-4 til vitende. 2. Kontrollutvalet viser til artikkel i Bodøposten vedkomande uttale frå barnevernet og ber rådmannen om orientering. 1. E-post frå rådmannen, av 05.12.2018: Heimel for lukking av formannskapsmøte 07.11.2017. Jf. kontrollutvalssak 41/17. 2. E-post frå barnevernskonsulent, av 27.02.2018: Oversikt over tilsynsbesøk i 2017. Jf. kontrollutvalssak 26/17. vert delt ut i møtet. 3. E-post frå personalleiar, av 12.03.2018: Pågåande prosess i kommunal sektor Status. Jf. kontrollutvalssak 34/17. 4. Melding om vedtak, K-sak 32/18: Varsling Rutinar på varsling av personer i leiargruppa til rådmannen. I møtet Melding motteken seint 24.04. 2018 vedkomande artikkel i Bodøposten av 23.04.2018. «Skandale: Barnevernsleder mener menneskerettighetene ikkje gjelder.» Uttalen var frå Herøy kommune i Møre og Romsdal. Artikkelen vart referert i møtet. 13/18 217 06.04.2018 25.04.2018 AEH FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT TIDLEG INNSATS Samrøystes innstilling 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats, Herøy kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS, datert 05.03.18). 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: Overgangsplanen skal innehalde rutinar knytt til overføringsmøter mellom kontaktlærar og barnehage. Kommunen skal vurdere om det er hensiktsmessig og utarbeide felles strategi-/kvalitetsplan for heile oppvekstsektoren. Kommunen skal setje i verk tiltak for å oppfylle minimumskrava i rettleiar m.h.t. antal timar leksehjelp ved alle skulane. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan 20.08.2018. Side 4 av 7
Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS, Forvaltningsrevisjonsprosjekt, Tidleg innsats, Herøy kommune, datert 05.03.18. Motteke 06.04.18. Saksopplysningar Viser til rapporten som ligg ved denne saka. Kontrollutvalet i Herøy kommune gjorde i sak 07/17 vedtak om å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring tidleg innsats og PPT. Målsettinga med prosjektet var å undersøke om kommunen følgjer lov, forskrift og retningsliner med hensyn til å identifisere born med vanskar og yte spesialpedagogisk hjelp i barnehagar og kjem tidleg i gong med spesialundervisning/tilrettelagt undervisning i grunnskulen. Problemstillingar: 1. Korleis vert born med behov for spesialpedagogisk hjelp fanga opp av kommunen? 2. I kva grad har kommunen tilfredstillande ordningar ved overgang frå barnehage til grunnskule for born med særlege behov? 3. I kva grad tilfredsstiller PPT sakshandsamingstida som går fram av lov og forskrift? Problemstilling 1: Korleis vert born med behov for spesialpedagogisk hjelp fanga opp av kommunen? Korleis samarbeider dei ulike einingane i kommunen på dette området? Revisjonen konkluderer med (side 27 i rapporten): PPT har faste rutinemøter ute på einingane der ein assisterer og tilbyr tenester ut i frå einingane sine behov og ønsker, m.h.t., systemretta og førebyggjande arbeid. Barnehagar og skular beskriv i stor grad samarbeidet med PPT som godt og at ein generelt sett var nøgd med sakshandsamingtid og dei sakkyndige vurderingane. Både skular og barnehagar gav tilbakemelding om at ein kjem tidleg i gong med å prøve ut tiltak i bekymringsfasen, kommunen har også skriftlege rutinar knytt til dette. Kommunen har forskjellige rutinar og kartleggingsverktøy for å fange opp born med utfordringar både i barnehage og skule. Kommunen har utarbeida lokal rammeplan for barnehagane i kommunen, og skulane ein kontrollerte hadde lokale leseplanar på kvar enkelt eining. Kommunen bør vurdere om det kan vere hensiktsmessig og utarbeide ein felles kvalitetsplan for heile oppvekstsektoren. Ein bør også vurdere om det bør utarbeidast felles handlingsplan/kartleggingsplan i høve språk og sosial kompetanse i barnehagane, og knytt til lesing og skriving i skulane. Ved dei to skulane ein har kontrollert oppfyller ikkje kommunen krava til utdanningsdirektoratet i høve antal timar leksehjelp i veka. Kommunen bør setje i verk tiltak slik at ein oppfyller krava i høve leksehjelp ved alle skulane. Problemstilling 2: I kva grad har kommunen tilfredstillande ordningar ved overgang frå barnehage til grunnskule for born med særlege behov? Side 5 av 7
Revisjonen konkluderer med (side 33 i rapporten): Kommunen har felles plan for overgang mellom barnehage og skule. Einingane nytta den i stor grad. Kommunen bør vurdere om planen burde reviderast m.h.t. tydlegare ansvarsfordelingar m.h.t å fange opp born som ikkje går i barnehage. Dei fleste einingane ga tilbakemelding om eit godt samarbeid. Tilbakemelding frå einingane viser at kontaktlærar i varierande grad har vore involvert i førskulearbeid/aktivitetar. Ein bør difor vurdere om komande kontaktlærar skal delta i førskuleaktivitetane og i overføringssamtalane mellom einingane i større grad enn tidlegare. Kommunen har rutinar for at foreldre/føresette signerar samtykkeerklæring ved informasjonsoverføring mellom barnehage og skule. Samtykkeskjemaet inneheld konkrete detaljar over kva informasjon som vert overført. Problemstilling 3: I kva grad tilfredsstiller PPT sakshandsamingstida som går fram av lov og forskrift? Revisjonen konkluderer med (side 37 i rapporten): Barnehagane og skulane i kommunen var i stor grad nøgd med sakshandsamingstida til PPT, og tilbakemeldingar viste at PPT kjem raskt i gong med tiltak og kartlegging. Ein kan derimot ikkje konkludere på om PPT held fristen i høve sakshandsamingstid på tre månadar. Rådmannen sin kommentar (side 38 i rapporten): «Anbefalingane revisjonen kjem med, er mottatt og forstått. Pkt 1 vil kunne bli handtert raskt, dette handlar om å revidere rutinen på dette punktet. Pkt 2 må vurderast i samband med revisjonar av gjeldande dokument for hhv barnehage og grunnskule. Vi opplever ikkje denne som akutt, sidan der allereie er god samordning i mål og strategiar på overordna nivå, samt god samhandling mellom leiarar og pedagogar i barnehagar og grunnskular. Pkt 3 vert handtert i samband med tildeling av ressursar til grunnskulen for komande skuleår. Tilbodet om leksehjelp i tråd med lova, vil dermed bli gitt. Kvar rektor må så vurdere effektiv organisering på dette området som på alle andre område, i forhold til kor mange elevar som melder seg på dette frivillige tilbodet. Eg vurderer dette som endeleg tilbakemelding, med mindre det er andre tema revisjonen ønskjer utfyllande informasjon om.» 14/18 217 18.04.2018 25.04.2018 IBM NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 1. Kontrollutvalet ber om å få utført eit prosjekt innan barnevern på tilsynsførarordninga. Viser til diskusjonane i møtet. 2. Kontrollutvalet ber Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeide prosjektplan som skal leggast fram på neste møte. Side 6 av 7
Ingen. Saksopplysningar Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 i K-sak 196/16, med følgjande prosjektområde for forvaltningsrevisjon i planperioden: Barnehage/grunnskule/PPT tidleg innsats Barneverntenesta oppfølging Helse/pleie/omsorg kvalitet/avviksrapportering Helsesøster/psykiatri/rus kvalitet/tenestetilbod Brannvern organisering KOSTRA - rapportering Kontrollutvalet har fått fullmakt frå kommunestyret til å prioritere og spesifisere prosjekt, samt eventuelt leggje til nye prosjekt innan ramma for utføring. Kontrollutvalet må enten velje prosjekt frå lista, eller eventuelt legge til eit nytt prosjekt. I møtet Eit aktuelt forvaltningsprosjekt på barnevern spissa mot rettmessige tilsyn frå uavhengig tilsynsførar, om det er kome på plass rutiner mht uavhengigheitsvurdering, og rettmessige tilsyn av barnevernet, er ut frå diskusjonane det mest nærliggande prosjektet å få utført. Møtet slutt. Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Rådmann til orientering. Ordførar til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 7 av 7