GRUNNLAGSDOKUMENT: ETABLERING OG ORGANISERING AV NAV LILLEHAMMER - GAUSDAL SOM EN ORGANISATORISK ENHET Bakgrunns dokumenter: - Prosjektrapport - Sak kommunestyrene - Referater fra MBU - Mandater og svar på mandater fra prosess Ilsetra Kort om bakgrunnen: Høsten 2014 iverksatte partnerskapet i Gausdal, Øyer og Lillehammer en prosess der målet var å vurdere om kontorene hadde gevinst av å slå seg sammen til en organisatorisk enhet. Prosjektrapporten ble ferdigstilt juni 2015, og styringsgruppa tilrådet å legge fram sak for kommunestyrene om vertskommuneorganisering for NAV-kontorene i regionen. Etter høring, møter i brukerutvalg, og arbeidsgruppe med kommunale ledere i regionens tre kommuner, ble sak til kommunestyrene skrevet. Saken ble vedtatt i Gausdal og Lillehammer våren 2016. Tillitsvalgte har vært deltakere i hele prosessen. 1.oktober 2016 ble kontorene formelt en enhet, med Lillehammer kommune som vertskommune. På bakgrunn av dialog med den enkelte medarbeider, dialog med ledergruppa, svar på mandater fra ansatte, og møter i MBU, legger NAV-leder her fram nytt organisasjonskart for NAV Lillehammer-Gausdal. Iverksettelse av den nye organisasjonen er planlagt med oppstart 02.01.2017 Leders vurdering: Forslag til ny organisasjon ønskes det å tilrettelegge for avdelinger med team som har høy grad av samhandling. Navnene på avdelingene skal gjenspeile hvilke oppgaver avdelingene jobber med, samt kommunisere til omverden. Forskning fra AFI som konkluderer med bedre resultater der kontorene har teamorganisert ungdomsarbeidet legges til grunn. Det er mange målsettinger ny organisering ønsker å ivareta: Bedre brukeropplevelser med medarbeidere som kjenner målgruppen og særskilte utfordringer som kjennetegner målgruppen. Økt samhandling med næringslivet.
Mulighet for spesialiserte tiltak knyttet til ulike brukerbehov, og ulike behov i markedet. At samhandling med eksterne samarbeidsaktører forenkles At avdelingsledere har ansvar utover sin avdeling, med hypotese om at dette bidrar til økt helhetsforståelse. At brukere i minst mulig grad skal måtte skifte veileder. At overganger fra en veileder til en annen skal skje etter behovsvurdering der målet er å gi bruker forbedret brukeroppfølging At kompetanseheving i større grad blir målrettet At medarbeidere og ledere i størst mulig grad er myndiggjort At vi styrker vår kompetanse og oppfølging av innvandrere med språk og kulturelle utfordringer. At vedtak og oppfølging følger lovverk, med gode internkontrollsystemer. Nytt organisasjonskart: Konsekvenser av endringen: Økonomi: Det er lagt til grunn at selve omorganiseringen ikke skal endre bemanningen, eventuelle endringer skjer som følge av endrede budsjettforutsetninger i statlig og kommunal styringslinje.
Etableringskostnader knyttet til bygg og datasystemer, dette er ikke tallfestet per dato. Vi er i gang med behovsvurderingen. Ved samlokalisering reduksjon i kostnader til husleie, samt drift av lokaler. Totalt 1 million, til fordeling mellom Stat, Lillehammer kommune og Gausdal kommune. Det antas at kjørekostnadene kan øke, dette vil vurderes når vi har erfaringene etter ett års drift. Oppgaveløsning: I dette avsnittet forklares endringene, dvs at mange enkeltoppgaver ikke blir nevnt i dette dokumentet. Marked: Marked ligger organisatorisk under avdelingsleder for Jobb og marked. Markedskoordinator har det faglige og strategiske ansvaret for utvikling av tjenestene. Markedskoordinator deltar i ledermøter hver fjortende dag. Markedsteamet suppleres med jobbformidlere i fagmøter. Teamet skal støtte opp under alle avdelinger i NAV Lillehammer-Gausdal, samt Øyer. Markedskoordinator og markedskontakter har rollebeskrivelser, disse er det ikke behov for å endre som følge av omorganiseringen. Jobbsenter: Jobbsenter ligger organisatorisk under avdelingsleder for Jobb og Marked. Jobbsenter er dagens mottak med noe endring og presisering av ansvar og oppgaver. Merkantile funksjoner, håndtering av ikke planlagte henvendelser, informasjonsmøter, akutthjelp, midlertidig botilbud, kartlegging av nye brukere som ikke kommer til NAV via ung, flyktningetjeneste, eller SYFO. Kontaktperson til aktivitetsplikt dagjobber, vurderes også lagt til jobbsenteret. Sammen med markedsteamet legge til rette for økt kontakt mellom arbeidsgivere og arbeidssøkere på NAV. Oppfølging av standardbrukere > 30 år, situasjonsbestemte brukere > 30 år som ikke har språk og kulturelle utfordringer som sitt største hinder til å komme i jobb. Vi har i dag utfordringer med overganger fra situasjonsbestemt til spesielt tilpasset. Det må iverksettes tiltak for å bedre denne utfordringen. Organisasjonsformen vil evalueres med tanke på de situasjonsbestemte. Avdelingsleder for Jobb og Marked,, har følgende tilleggsoppgaver: Ansvar for HMS Fagansvar for dagpengeregelverket Ansvar for innføring av nye digitale løsninger (kan være unntak når løsningene er rettet mot kun ett team som for eksempel SYFO) Bidra til markedsfokus i hele organisasjonen. Koordinere rusteamet Delta i boligsosialt forum i Lillehammer, (og etter hvert Gausdal). Ung: Ung ligger i avdeling for NAV Ung. Det har oppfølging for alle brukere < 30 år uansett innsatsbehov, med unntak av Syfo, brukere som har språk og kulturelle utfordringer som sitt
største hinder for aktiv deltakelse i skole eller arbeid og akutthjelp. Akutthjelp skal alltid varsles til veileder i team ung samme dag. Av nye oppgaver vil lovendringen knyttet til aktivitetsplikt for målgruppen tre i kraft. Teamet har et særskilt ansvar i å utvikle og sikre gode aktivitetsplikttiltak. Det er videre ønskelig at nye egenproduserte gruppekonsepter etableres. Teamet organiserer seg sammen med sin avdelingsleder. Tiltak: Tiltak er i dag direkte under NAV-leder, men strategier, budsjetteringshjelp og oppfølging av tiltaksarrangører, og avtaler ligger også i dag i praksis under avdelingsleder for avdeling Ung. Dette formaliseres nå i organisasjonskartet. Tiltakskoordinator og arbeid med tiltak skal også i framtiden være avdelingsuavhengig. DVS rettes mot alle avdelinger i NAV Lillehammer-Gausdal, samt Øyer. Tiltakskoordinator deltar hver fjortende dag i ledermøtene. Det er forventet at denne avdelingen vil bli større som følge av nye oppgaver til NAV-kontorene, tiltaksgjennomføring fra egen enhet. Om dette skjer i 2017 er enda ikke avklart. Avdelingsleder for NAV Ung,, har følgende tilleggsoppgave: Implementere endringer knyttet til tiltaksforskrifter. Delta i andre avdelinger med informasjon og motivasjon for å benytte tiltak, øke kunnskap om tiltak og utvikle nye tiltak. Representere NAV Lillehammer-Gausdal som leder, i eksterne møter som omhandler tiltak. Representere NAV ledelse i møter med karrieresenteret. Ha ansvar for oppfølging av OT-tjeneste, og fylkeskommunen. Beholde arbeid: Beholde arbeid ligger i avdeling for Arbeid og helse. Dette er teamet som i dag kalles syfo-teamet. Teamet jobber med sykemeldte og langtidssykemeldte som har mål om å komme tilbake til sitt arbeid. Sykefraværsarbeidet vil også i framtiden vies stor oppmerksomhet. Teamet vil utvikle nye arbeidsmetoder i syfo-aksen basert på erfaring, nye digitale løsninger og nye rutiner for etaten. Eksempler på nye arbeidsformer er tidligere informasjonsmøter, verkstedmetodikk i overgang fra sykefravær til annen oppfølging i NAV kontoret. Brukere som flyttes fra å beholde til skaffe arbeid har fra før en arbeidsevnevurdering, ny arbeidsevnevurdering foretas av den nye veilederen. Teamet vil sammen med sin avdelingsleder vurdere intern organisering. Det behøver ikke å være likt fra veileder til veileder. Men virksomhetsorganisering står fast. Skaffe arbeid: Team for å skaffe arbeid ligger i avdeling for Arbeid og helse. Dette teamet jobber med brukere > 30 år som har oppfølgingsbehov, med unntak av de som veileder har vurdert at språk og kulturelle utfordringer er det største hinderet for å komme tilbake i arbeidslivet. Dette betyr at innvandrere > 30 år med arbeidserfaring og sykdom som største hinder følges opp av team å skaffe arbeid. Teamet har også oppfølging av uføre med oppfølgingsbehov. Overganger fra andre team skal spesifiseres i egne rutiner. Brukere som er varig tilrettelagt og ikke har oppfølgingsbehov men vedvarende behov for økonomisk supplering eller forvaltning følges opp av økonomi teamet. Erfaring fra NAV Lillehammer har vist at innbyggere uten trygdeytelser ikke bør fordeles i AAP porteføljer. Teamet vil sammen med sin avdelingsleder vurdere intern organisering. Avdelingsleder for Arbeid og helse,, har følgende tilleggsoppgaver:
Kvalitetskoordinator for folketrygdloven knyttet til sykefravær, AAP og overgang til uføretrygd. Bidra med fagutvikling og implementering av nye rutiner for hele organisasjonen knyttet til disse fagområdene. Koordinere samarbeidet opp mot DPS, øvrige sykehussamarbeid, legetjeneste og andre relevante helsetjenester. Og delta som leder i møter med disse. Arbeidsintegrering: Team for arbeidsintegrering ligger i avdeling for arbeidsintegrering og økonomi. De følger opp brukere som har språk og kulturelle utfordringer som sitt største hinder for å komme i arbeid. Dette vil gjelde både situasjonsbestemte, og de med spesielt tilpasset innsatsbehov. De i målgruppen som blir satt til varig tilpasset innsatsnivå følges av sin veileder i inntil ett år etter endring av innsatsnivå for å sikre at brukers oppfølgingsbehov ivaretas. Teamet skal samhandle tett med kommunenes flyktningetjeneste. Brukere som er i ferd med å avslutte introduksjonsprogrammet uten å ha arbeid, kartlegges av dette teamet. Teamet vil ha færre deltakere i sin portefølje, og veilederne i teamet vil måtte delta på mange kurs og kompetansehevende tiltak for målgruppen. Teamet skal utvikle nye arbeidsmetoder og vil ha spillerom og forventning til innovasjon. Teamet organiserer seg og sine arbeidsoppgaver sammen med avdelingsleder. Økonomi: Team for økonomi ligger i avdeling for arbeidsintegrering og økonomi. Det har et særskilt ansvar i å sikre at vedtak knyttet til lov om sosiale tjenester er i tråd med lovverket. Gjeldsrådgivning er også tilknyttet teamet. Teamet har medarbeidere som er kontaktpersoner ut i alle fire avdelinger. Teamet skal utvikle tjenestene knyttet til fagfeltet og bidra til kompetanseheving i hele NAV kontoret. Kvalitetskoordinator har en særskilt rolle i å systematisere dette arbeidet. Kvalitetskoordinator deltar på ledermøter hver fjortende dag. Arbeidsmetode og intern organisering utvikles over tid da vi har en del forskjeller mellom tidligere NAV-Gausdal og tidligere NAV-Lillehammer. Teamet vil sammen med sin avdelingsleder få et hovedansvar i dette arbeidet som berører hele kontoret. NAV leder legger en føring i at alle vedtak skal ha to navn. For øvrig organiserer teamet seg sammen med sin avdelingsleder. Prosjekt helhetlig oppfølging av lavinntektsfamilier ligger også i avdeling for arbeidsintegrering og økonomi. Avdelingsleder for Arbeidsintegrering og Økonomi, har følgende tillegsoppgaver: Ansvar for virksomhetsplanen til NAV Lillehammer-Gausdal, forankring hos medarbeidere på tvers av alle avdelinger. Grupper som vurderer hva vi bør prioritere og nyskape i neste års virksomhetsplan. NAV leders støtte i budsjettering og budsjettoppfølging på kommunal styringslinje, samt rapportering. Kollegaveiledning satt i system NAV-leders stedfortreder, dersom NAV leder har fravær grunnet sykdom. Deltar som stedfortreder i møter der det er en klar forventning om at NAV-leder møter, når NAV leder selv er forhindret fra å delta: eksempel lederforum, sektorledermøter i kommunen, T.O ledermøter osv. * Ved ferieavvikling vil alle avdelingsleder kunne gå inn som stedfortredere.
Sikre rutiner mellom NAV Lillehammer-Gausdal og Gausdal kommune Delta i boligsosiale forum i Gausdal kommune, inntil samhandlingen er avklart. Føres da over til Jobb og marked. Felles for alle avdelinger: Hver avdeling har en rusveileder, rusveileder har en rollebeskrivelse på NAV Lillehammer i dag, NAV leder tenker at det kun er behov for justeringer. Rusveilederne møtes i fast mønster for drøfting av saker, samt faglig utvikling. Avdelingsleder for Jobb og Marked har et ansvar for at møtene finner sted, og for at enheten utvikler sin fagkompetanse på området med rusveilederne som utførere. Rusveilederne må også påregne oppfølging av brukere i andre avdelinger enn den de er knyttet til. Hver avdeling skal på sikt ha funksjonen jobbformidler, (mål om implementering innen utgangen av 2017.) Begrepet jobbformidler benyttes istedenfor jobbspesialist da de er knyttet opp mot streng metode. NAV leder ønsker å utvikle rollen etter ulike behov i teamene. Det er selvsagt slik at alle som jobber med brukere skal formidle til jobb, Jobbformidleren har en egen rolle som ligner mye på jobbspesialisten. Det vil utarbeides rollebeskrivelser for funksjonene. Hver avdeling har en egen kontaktperson fra økonomiteamet, økonomisk rådgiver. Vedkommende er ansatt i økonomiteamet. Lillehammer, 4. 11. 2016 Esther Gilen Leder NAV Lillehammer - Gausdal