Referat Ullerudfaret vel arsm~te 10.03.15 1. Presentasjon av sittende stvret Arsberetning 2. Regnskap Godkjent av arsm0tet 3. lnnkommende forslag til behandling Tilbud utskifting av glass i vinduer. Basert pa glassmester, Oslo. Pris forel0pig ukjent. Bj0rn Karlsen innhenter pris. Svein Oddvik fremla vindusskift med oppgitte priser for egen bolig. Aile vinduer skiftet, makspris ca. 40.000,-. Det ble understreket at jo flere bestillinger, jo st0rre er muligheten for rabatt/bedre pris. Forslag: Det nye styret kartlegger f0rst behov for deretter innhente til bud for l0sning. Opprettelse av asfaltfond lflg. Svein Oddvik har vellet allerede et asfaltfond. Forslag: ~ke asfaltfondet. Ta en tilstandsrapport pa dagens asfalt. Hvordan er grunnarbeidet? Godkjent av arsm0tet. Gjesteparkering Saken ligger hos kommunen. Ved a 0ke antall gjesteparkeringer rna omradet omreguleres iflg. kommunen. Det nye styret jobber videre med denne sa ken. Deter delte meninger i arsm0tet om gjesteparkeringer skal prioriteres eller ikke. Enkelte er kritiske til a plassere gjesteparkering pa fellesomradet. Beboer kommenterer at det ikke er opp til kommunen a bestemme antall gjesteplasser. 4. Forslag fra beboere Opprettelse av veilysfond Forslag fra Svein Oddevik, som viste til at gruppeutskifting av damplamper i vellet ble foretatt sommeren 2014. Denne type damplamper har en beregnet 0konomisk levetid pa 5-7 ar. lflg. lampeprodusentene har EU bestemt at fra og med 1.1.15 er det forbud mot produksjon og salg av visse typer damplamper, bl.a. de som brukes vellets gate- og veilysarmaturer. Av denne grunn foreslar Oddevik a beholde eksisterende Stolper og skifte til tilgjengelige og godkjente lyskilder.
I tillegg kom det foresp0rsel til arsm0tet fra Bj0rn Karlsen om a fjerne eksisterende stolpe grunnet sjenanse. Karlsen 0nsker a erstatte denne med egen mindre Stolpe, og presiserte a bekoste dette arbeidet selv. Arsm0tet besluttet at dette skulle utsettes som sak til neste ars arsm0te. Forslag fra Robert lund, Svein Oddevik og Jon lvar Paulsen Aile bekjentgj0relser, m0teinnkallinger, referater o.l. skal vcere skriftlig og postlagt hver en kelt postkasse til hvert medlem iht gjeldende frister. Etter en del diskusjon ble arsm0tet enig om at kunngj0ring/varsling om arsm0ter skal skriftlig legges i postkassene. lnnkalling og saker til arsm0tet skal forega elektronisk. Forslag Elizabeth Kroge Elizabeth Kroge har 0nske om at gjerde som ble tatt ned pa dugnad i var, rundt fellesomrade pa grensen til nr. 20, blir satt opp igjen. Kroge minnet om styrets lovnad om at det fjernete gjerde skulle opp igjen. lmidlertid har ikke styret lovhjemmel til a sette opp et gjerde som vii bli staende pa fellesarealet. Elizabeth Kroge ma evnt. s0ke om dispensasjon fra bebyggelsesplan hos kommunen. Det kom bl.a. innsigelser pa arsm0tet om at prinsippet for ikke a privatisere fellesomradene b0r gjelde. Avstemming pa arsm0tet om godkjenning til a sette opp gjerde igjen, utsettes til neste ar. 5. Budsjett Med unntak av en stemme, ble det vedtatt a 0ke velavgiften med kr. 100,-. 6. Valg Valg pa Ieder og styrerepresentanter. Britt Reinholtsen startet med a redegj0re for det sittende styrets opplevelse av ikke a ha blitt respektfullt behandlet, og har dermed ikke f0lt tillitt fra beboere. Styret kunngjorde derfor at de stilte sine plasser til disposisjon. Arsm0tet 0nsket ikke at dette skulle skje. Ann-Cathrin Meholm trekker seg fra styret. Svein Oddevik kunngjorde at han gjerne vii inn i styret, der han spesielt vii jobbe for en ikkeprivatisering av fellesomradene. Oddevik hadde i forkant innhentet redegj0relse fra Frogn kommune v/knut Bertheussen om eiendomsopplysningerregistrerte byggetiltak i vart vel. Dette ble delt ut av Oddevik til den enkelte pa arsm0tet.
Ullerudfaret vel styre for 2015/2016 Andre Stangeland Brit Reinholdtsen Svein Oddevik Line Stensrud Robert Lund Revisor: Herman Hauge Valgkomite: Glenn Wiik, Malin Skogheim Styret mangler dermed ett medlem, og diskusjoner om hvordan skaffe dette. Forslag om a bruke laveste husnummer. ' i Vanessa Penick Referent Bente A. Arnesen
flol{ri[t- - -;5/:; - ~ ;s--- ULLERUDF ARET VE INNKALLING TIL ARSM0TE Tirsdag 10. mars 2015 Klokken 19:00 STED: Storstuen Dyrlekkeasen skole Arsm0tet behandler: 1. Konstituering a. godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter (skjema vedlagt) b. godkjenning av innkallingen og dagsorden c. valg av m0teleder d. valg av sekretcer e. valg av 2 til a undertegne protokollen 2. Arsmelding 3. Regnskap 2014 4. lnnkommende forslag til behandling a. Fra sty ret (Se vedlegg 1) b. Forslag fra beboere (se vedlegg 2) 5. Fastsettelse av medlemskontingent 6. Budsjett 2015 7. Valg (Styre-Valgkomite- Revisor) a. Leder av styret _ b.. Nestleder c. Representanter til styret d. Revisor e. Valgkomite Styret i Ullerudfaret Vel Dr0bak 23. februar 2015 Vedlegg: Arsberetning Regnskap og budsjett Forslag fra styret og medlemmer Fullmaktsskjema
FULLMAKT Arsm0te 10.03.2015 Huseier/beboer kan m0te personlig eller ved skriftlig fullmakt Ia seg representere av et an net medlem av forrentningen. Et medlem kan dog bare m0te med 1 -en - fullmakt. Jeg gir med dette: --------------i nr.: fullmakt til a representere meg pa Arsm0tet i Ullerudfaret Vel den 10. mars 2015 Dato: Signatur: i Ullerudfaret nr.:
Vedlegg 4: Arsberetning Styret 2014-2015 har bestatt av: Helene Lie - Ieder (pa valg) Ann-Cathrin Meholm - nestleder Gro Brath - kasserer (pa valg) Vanessa Penick- styremedlem (pa valg) Andre Stangeland - styremedlem Brit Reinholdtsen - styremedlem Gjennomf0rt Det er avholdt seks styrem0ter Vel-avgift er innkrevd Det er inngatt avtale om sn0br0yting og stming for sesongen 2014-15 Hull i veien er reparert/asfaltert Det er innhentet anbud pa asfaltering av hele veien Det er skiftet ut lysprerer i lysstolpene Kommunen er forespurt i forhold til utvidelse av gjesteparkering Deter f0rt regnskap for 2014 samt utarbeidet budsjett for 2015. Revisjon av regnskap er utf0rt og revisjonsberetning foreligger. To dugnader er avholdt med tilfredsstillende oppm0te. Ullerudfaret vel 23. februar 2015 Helene Lie
DRIFTSREGNSKAP 2014 ULLERUDFARET VEL Budsjett og Regnskap -- -~- -. --- ---. - -- -.. ---- --------- - - -- ---- ------- - [K:o-ritonr.:- illavn: -- Note: Budsjett 2015 Budsjett 2014 Regnskap 2014 Regnskap 2013 1 100 - lnntekter: 11 0 Vel-avgift a kr. 1 700 4 kr -69 700 kr -65 600 kr -64 000 kr -67 100 120 Andre inntekter 6 kr kr kr -15 000 kr -8 000 100 -Sum lnntekter: kr -69 700 kr -65 600 kr -79 000 kr -75 100 200 - Utgifter: 21 0 Feste-avgift kr 27 000 kr 27 000 kr 26 435 kr 26 435 220 Br0yting/stn1ling kr 20 000 kr 16 800 kr 25 562 kr 16 655 230 Norges Velforbund 5 kr 746 kr 705 kr kr 705 240 Arsavgift lnkassobyra kr kr kr kr 241 Lekeplass vedlikehold 5 kr 500 kr 4 000 kr kr 9 750 250 Utgifter ifm Styrearbeid kr 500 kr 500 kr kr 255 Utbygging kr kr kr kr 260 Sommerfest kr kr 3 000 kr kr 501 270 Vedlikehold utearealer kr 9 000 kr 10 000 kr 19 200 kr 5 748 280 Container/papir-/avfall kr kr kr kr 281 Transport ifbm dugnad 5 kr 500 kr 500 kr 450 kr 290 Diverse kostnader kr kr kr 270 kr 270 295 Styrehonorar kr 1 700 kr 1 600 kr kr 1 500 300 Avsetning - Asfaltfond kr 8 000 kr 8 000 kr kr 8 000 302 Avsetning - Veilysfond 3 kr 6 000 305 Avsetning - Styrehonorar kr kr kr 310 Avsetning- Uforutsette utgifter 2 kr kr kr kr 200 - Sum utgifter: kr 73 946 kr 72105 kr 71 916 kr 69 564 800 - Overskudd/underskudd f0r finans: kr 4 246 kr 6 505 kr -7 084 kr -5 536 91 0 Finansinntekter kr -5 000 kr -6 500 kr -5 403 kr -6 387 920 Finanskostnader/gebyrer kr 50 kr kr 21 kr 900- Overskudd/underskudd: kr -704 kr 5 kr -12 466 kr -11 923 BALANSE - overskudd I + underskudd Eiendeler: Utestaende arsavgift pr 31.12 kr 4 800 kr 3 200 Driftskonto- Posten pr. 31.12. kr 62 150 kr 31 667 Kapitalkonto- Posten pr. 31.12. kr 205 603 kr 240 219 Sum eiendeler: kr 272 553 kr 275 086 Egenkapital: EK pr. 01.01.: kr -47 086 kr -35 163 Arets resultat (-overskudd/+underskudd) kr -1 2 466 kr -11 923 EK pr 31.12. kr -59 553 kr -47 086 Avsetning- Asfaltfond Avsetning - Uforutsette utgifter Avsetning - Styrehonorar 2 kr kr -193000 kr -20 000 kr -208 000-20 000 Sum avsetninger og gjeld kr -213 000 kr -228 000 Sum Egenkapital og gjeld kr -272 553 kr -275 086 Endret vedtak av 2013- fortsette a avsette 8000 kroner hvert ar Arlig avsetning i hht. vedtak av 1997 kr. 8 000 Regnskap 2014: lkke nok pa driftskonto til a overf0re kr. 8000,- (asfaltfond) til sparekonto i 2014, ma evt. gj0res i 2015. 2 Vedtak av 2002 - begrenset oppad til kr. 20 000 Arlig avsetning i hht. vedtak av 2002 kr. 2 000 3 Budsjett 15: Foreslatt oppstart av Veilysfond med kr 6000,- i avsetning pr ar, med tak pa kr 30.00C 4 Budsjett15: Foreslatt 0kning av Velavgift med kr 100,- for dekning av generell pris0kning samt Veilysfond 5 Kostnader pa total! kr 1.088,50 be tall i 2014, trukket fra konto i 2015. F0res pa 2015-regnskap 6 Regnskap 2014: Overf0rt 15.000 til bruk for asfaltlapping 2014 iht. arsm0tevedtak
Revisjonsberetning for 2014, Ullerudfaret Vel Utf!t1rt av Herman Hauge, vellets fungerende revisor Deter utf0rt kontroll av regnskapet for 2014, opp mot bilag og kontoutskrifter. Regnskapet for 2014 viser etter mitt skj0nn et korrekt bilde av velets 0konomiske virksomhet for 2014. Dr0bak, 15.02.2015 Herman Hauge
Vedlegg 1: Saker fra styret 1 - Til bud pa utskifting av vinduer Bj0rn Karlsen har innhentet tilbud pa skifte av vinduer, og informerer om tilbudet pa arsm0tet.. 2 - Opprettelse av asfaltfond- an bud asfaltering t i Ullerudfaret Vi har innhentet anbud pa asfaltering av hele veien, og ser at bel0pet overstiger det som er avsatt til asfaltering. Hullet nederst i veien ble reparert innenfor de rammer som arsm0tet 2014 godkjente. Styrets forslag era opprette et asfaltfond, - noe arsm0tet rna stemme over. 3 - Gjesteparkering Styret fikk i oppdrag av arsm0tet 2014, a utrede muligheten for a opprette flere gjesteparkeringsplasser. Vi har innhentet kommunens tilbakemelding i saken.
Vedlegg 2: Saker fra beboerne Forslag 1: Fra Svein Oddevik i 31: Forslag til arsm0te i Ullerudfaret vel 2015 Opprettelse av veilysfond lnnenfor feltet i Ullerudfaret Vel er det 5 gate- veilys, samt et sjette som star like utenfor var grense, - denne er det vel beboerne i vart Vel som har mest nytte av, - se vedlagt gate-/veilyskart: I hht. brev fra 2004 vedr. "Drift/vedlikehold av Vei- og gatelys i Frogn kommune" fra Frogn Kommune v/kommunalteknisk enhet- har kommunen kun ansvar for a betale stmmforbruket til vei- og gatelys i "private" veianlegg. Aile 0Vrige kostnader blir a belaste det enkelte Vel og/eller veilag. Det vii da si at vellet har et ansvar for belysningen sa vel innenfor vart veinett som i felles veinett (omfatter ogsa Ullerudasen), og at veinettet til enhver tid er tilfredsstillende opplyst. Sommeren 2014 ble det foretatt en gruppeutskifting av damplamper i eksisterende armaturer innen vart omrade, da lampene som satt der var svaert gamle og hadde svaert svakt lysutbytte - i alt 6 stk., hvor av to lam per lyste ikke i det hele tatt. Lampene ble sponset, men denne type damplamper har en beregnet 0konomisk levetid pa 5-7 ar. I f0lge lampeprodusentene har EU bestemt at fra og med 1. januar 2015 er det forbud mot produksjon og salg av visse typer damplamper (som inneholder sma mengder kvikks0lv) - nettopp slike damplamper som vi bruker i vare gate- veilysarmaturer. Disse gate- veilysarmaturene er na ca. 25 ar gamle (bl.a. inneholder de en kondensator som kan ha sma mengder av det forbudte stoffet PCB) - og derfor er disse armaturene i sin helhet (over)moden for utskifting. Ansvaret og kostnaden ved en slik utskifting tilh0rer vellet. Det rimeligste for oss vii vaere a skifte kun de eksiterende lysarmaturer som er i vart veinett- 6 stk. Det byttes til armaturer for h0ytrykknatriumlampe (varmt gul/oransje lys1), alt. med keramisk damplampe (kaldhvit lys1). (LEDer pr. i dag ikke aktuelt da disse armaturene fortsatt er under utvikling og ikke stabile nok for gate- vei-lys). Deter innhentet en budsjettpris fra lnfratek (pris pr. 12. jan. 2015) pa: Kompl. Armatur inkl. utskifting kr. 4 000 pr. stk. = tilsammen kr. 24 000,00 inkl. mva. Forslag: I og med at eksiterende lamper vii ha en beregnet levetid pa 5-7 ar opprettes det et "Gate- veilysfond" med avsetting pa kr. 6 000,00 hvert ar frem til 2020, med tak pa kr. 30 000,00 til utskifting av 6 stk. veilysarmaturer. Styret avgj0r ved utskiftingstidspunket hvilken type lysarmatur man 0nsker a velge. Fondet kan ikke benyttes til andre formal enn til Gate- veilys i Ullerudfaret.
Forslag 2: Fra Robert Lund i 27: Til arsm0te 2014 Ia jeg frem et forslag til endring av bruksomrade for en del av fellesarealet, definert til to alternative omrader sam kunne vrere egnet til gjesteparkeringsplasser. Arsm0te ga det nye styret i oppgave a jobbe videre med dette sp0rsmalet. Siden forrige arsm0te har vi ikke fatt noen informasjon om status i denne saken, annet enn et innlegg pa nettsiden den 25.04.2014 om at arsm0tet gjorde et forhastet vedtak om mulig gjesteparkering utenfor UF 31. Jeg regner med at styret har jobbet videre med dette sam forutsatt og har ny informasjon til medlemmene om fremdriften, men ber allikevel at mitt forslag fra i fjor settes pa sakslisten til arsm0te 2015 og at styret orienterer om status i sp0rsmalet om gjesteparkeringsplasser. Forslag som viser to alternative l0sninger for bedre gjesteparkering: Alternativ 1 er pa h0yre side av veien ved innkj0ringen, ved siden av Ullerudfaret 7. Dette arealet ser vi ikke sa ofte benyttet, og er nok det area let sam er best egnet, samt enklest a omgj0re til parkeringsplass rent "anleggsmessig". Deter forholdsvis flatt og med omtrent samme stigning sam veien. I tillegg ansees det sam det rimeligste tiltaket a gjennomf0re. Alternativ 2 har i dag en mer "privatisert" men ogsa forskj0nnende funksjon da deter pent opparbeidet med hage og trrer. Det har ogsa mer skranende terreng sam gj0r det mer omfattende og kostbart a bygge om. Ber om at arsm0te tar opp til diskusjon denne saken, og foreslar at primrert Alternativ 1 legges frem for avstemming, subsidirert Alternativ 2, evt. begge. Dette rna i neste omgang bearbeides og utformes sam s0knad om dispensasjon fra bebyggelsesplanen, og oms0kes til kommunen. Finansiering av dette rna diskuteres av arsm0tet. Ett alternativ er at det tas av asfaltfondet, ett annet en velavgifts0kning for a dekke inn kostnadene. Noe arbeid kan sikkert ogsa gj0res pa dugnad. Kart over Ullerudfaret med alternativene 1 og 2 merket inn med r0d markering.
Forslag 3: Fra Robert Lund, 27, Svein Oddevik, 31 og Jon lvar Paulsen, 23 Tilf0yelse av nytt avsnitt i Vedtektene. For a sikre at aile Jar sam me info og unnga misforstaelser og diskusjoner om hvordan bekjentgj0relser, m0teinnkallinger, agendaer o.l. skal forega i fremtiden- foreslas tilf0yelse med nytt avsnitt fern i vedtektene under 4- Foreningens Ledelse, ARSM0TET: Forslag: Aile bekjentgj0relser, m0teinnkallinger, referater o.l. skal vcere skriftlig og postlagt hver en kelt postkasse til hvert medlem iht gjeldende frister. Forslag 4: Fra Elisabeth Kroge, 20 Gjerde mot veien settes opp igjen Gjerde som ble tatt ned pa dugnaden i vares, 0nskes satt opp igjen.